ACCORD D’ENTREPRISE AUTORISANT LE VOTE ÉLECTRONIQUE EN VUE DES ELECTIONS DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL
Entre les soussignées :
D'une part,
Et
D'autre part,
Les parties ont convenu ce qui suit :
PREAMBULE
La société et l’organisation syndicale se sont entendues sur la mise en œuvre du vote électronique pour les élections du Comité Social et Economique.
Ainsi, le présent accord a pour objectifs de :
Faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l'occasion des élections des représentants des salariés,
Permettre au plus grand nombre de salariés d’exprimer leur vote.
En conséquence, il a été convenu et arrêté ce qui suit :
L’objet et le champ d’application de l’accord,
Les principes généraux,
Le respect des dispositions légales et règlementaires,
Les modalités d’information des salariés,
Les modalités de communication des listes électorales et des listes de candidats,
Les modalités de vote,
Le scellement du système et la formation au système,
La cellule d’assistance technique,
L’assistance aux électeurs,
Les bureaux de vote et la commission de surveillance,
Le dépouillement, les procès-verbaux et les résultats,
Les garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin,
Le protocole d’accord préélectoral,
La durée de l’accord,
Le suivi de l’accord,
La modification de l’accord,
La révision de l’accord,
Les formalités de communication et de publicité de l’accord.
ARTICLE 1 – L’OBJET ET LE CHAMP D’APPLICATION Cet accord a pour objet d'autoriser et de formaliser les modalités de mise en œuvre du vote électronique lors des élections des membres du Comité Social et Economique de la société devant se dérouler en fin d'année 2026.
ARTICLE 2 – LES PRINCIPES GENERAUX Les signataires conviennent par le présent accord d’autoriser le recours exclusif au vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique, excluant ainsi le recours à toute autre possibilité de vote, y compris le vote papier.
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La société (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la Commission Nationale Informatique et Libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires, notamment :
L’arrêté N°2007-602 du 25/04/2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles,
Les prescriptions règlementaires édictées aux articles R.2314-5 et suivants du Code du travail,
Les recommandations CNIL N°2019-053 du 25/04/2019 relatives à la sécurité des systèmes de vote électronique,
Le Règlement Général sur la Protection des Données, Règlement européen 2016-679
Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
L'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure,
Ce que les parties reconnaissent.
Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent accord.
ARTICLE 3 – LE RESPECT DES DISPOSITIONS LEGALES ET REGLEMENTAIRES
Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), la société sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales représentatives au sein de la société en seront informées.
L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales représentatives au sein de la société.
ARTICLE 4 – LES MODALITES D’INFORMATION DES SALARIES
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.
ARTICLE 5 – LES MODALITES DE COMMUNICATION DES LISTES ELECTORALES ET DES LISTES DE CANDIDATS La première transmission au prestataire des listes électorales, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord relatif à l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique, sera faite à la date prévue par ledit protocole.
Les listes de candidats, qui seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord précité, ainsi que les logos et les professions de foi éventuelles seront adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole précité.
Les professions de foi éventuelles devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF (2 Mo au maximum), de 5 pages maximum, consistant chacune en un feuillet 21 × 29,7 (format A4), couleur ou noir et blanc.
Les logos seront communiqués en format png (300 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 300 pixels.
Les dates limites de dépôt des candidatures, logos et professions de foi seront définies dans le protocole d’accord précité.
ARTICLE 6 – LES MODALITES DE VOTE 6.1 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.
Le prestataire assurera la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
6.2 Mise à disposition d’un matériel informatique
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Pendant la période ouvrée du scrutin, chaque électeur dispose d’un micro-ordinateur avec une connexion au site sécurisé du prestataire.
Par ailleurs, toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.
6.3 Ordre de présentation des listes
Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).
6.4 Déroulement des opérations de vote
Les électeurs pourront accéder au site de vote 24 heures sur 24, gratuitement, à partir de tout terminal connecté à internet.
Une fois connecté sur l'application, l’électeur devra saisir son identifiant, un code de sécurité à usage unique sera envoyé par le prestataire.
L'électeur se verra alors présenter les seules listes des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).
Le nom, le logo éventuel et la profession de foi éventuelle des différentes listes seront affichés. L'électeur pourra basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présentera ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.
Il sera proposé à l’électeur la possibilité de choisir une liste, de sélectionner ou non des candidats ou de procéder à un vote blanc et de revenir sur ce choix jusqu’à la validation qui déclenche l’envoi du bulletin de vote.
La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. Un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote, une fois le vote effectué, l’électeur peut à tout moment se reconnecter à la plateforme pour récupérer son accusé de réception de vote.
6.5 Matériel de vote - Codes confidentiels
Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel.
Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant généré aléatoirement par le prestataire sans qu’il soit communiqué à la société. Ce code permettra de se connecter à l'application informatique.
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant.
Chaque électeur recevra un code à usage unique à chaque connexion au système de vote.
6.6 Communication des codes de vote
Le prestataire communiquera les éléments nécessaires à l’authentification sur le système de vote par courriel à l’adresse mail professionnelle. Ce courriel mentionnera l’adresse du site de vote et les instructions nécessaires pour s’authentifier.
6.7 Protocole de restitution des nouveaux codes de vote
En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra demander un renvoi depuis le site de vote en renseignant plusieurs informations personnelles ou contacter l’assistance téléphonique.
Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des informations auprès des salariés-électeurs, il est prévu que la Direction transmette préalablement à la société un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, ainsi qu’une information personnelle complémentaire connue de chaque salarié électeur (ex : numéro de sécurité sociale).
Ces données permettront de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’électeur afin de pouvoir répondre à sa demande.
ARTICLE 7 – LE SCELLEMENT DU SYSTEME ET LA FORMATION AU SYSTEME
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera des correspondants chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.
Une cérémonie de scellement et une formation au système seront organisées et animées par la Responsable des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.
Les membres de la délégation du personnel et du Comité social et économique ainsi que les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.
Les organisations syndicales signataires du présent accord et celles ayant présenté une liste de candidats seront invitées par la Direction à assister à ces opérations de contrôles et de scellement, avant l’ouverture du scrutin.
L'information et la formation sont assurées :
Pour les délégués syndicaux représentant les organisations syndicales ayant présenté une liste de candidats et/ou ayant signé le protocole d’accord relatif à l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,
Pour les membres des bureaux de vote, par la participation à la cérémonie de scellement précédant l'ouverture du site de vote et par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.
Cette cérémonie consistera à :
Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote,
Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,
Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,
Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.
ARTICLE 8 – LA CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE
Une cellule d'assistance technique sera constituée. Elle sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.
La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
ARTICLE 9 – L’ASSISTANCE AUX ELECTEURS
Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.
ARTICLE 10 – LES BUREAUX DE VOTE ET LA COMMISSION DE SURVEILLANCE
Le bureau de vote sera constitué conformément aux dispositions prévues dans le protocole d’accord relatif à l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique au siège social de la société.
Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, les bureaux de vote seul auront compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres des bureaux de vote et de deux représentants de la société.
Elle participera au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.
Elle assistera aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail.
De même, la Direction pourra désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais pourront apporter leur aide aux opérations de dépouillement.
Les membres de la commission de surveillance auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.
ARTICLE 11 – LE DEPOUILLEMENT, LES PROCES-VERBAUX ET LES RESULTATS
Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs, y compris ceux arrivés avant clôture et n’ayant pu voter avant l’heure de clôture.
Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, les membres des bureaux de vote intégreront les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé.
Le dépouillement s'effectuera dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants.
Les attributions des sièges et la désignation des élus seront conformes aux dispositions du protocole d’accord relatif à l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique. Les résultats feront apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Le bureau de vote imprimera les listes d’émargements, les justificatifs et les procès-verbaux qu’ils signeront également.
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.
ARTICLE 12 – LES GARANTIES DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R. 2314-5 à R.2314-18 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. L'opinion émise par l'électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée qui ne devra pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Par ailleurs, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Article 13 – LE PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ORGANISATION DES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
Le protocole d’accord relatif à l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Le présent accord lui sera annexé et comportera la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 14 – LA DUREE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée et spécifiquement pour les élections des membres du Comité Social et Economique devant se dérouler fin 2026.
Article 15 – LE SUIVI DE L’ACCORD
Il ne sera pas mis en place de clause de rendez-vous en raison de l’objet de l’accord.
ARTICLE 16 – LA RÉVISION DE L’ACCORD
Les parties signataires auront la faculté de réviser le présent accord en raison d’évolutions législatives, réglementaires ou conventionnelles postérieures ou d’évolutions du contexte économique et social ayant présidé à sa rédaction. Les modalités de révisions interviendront selon les dispositions légales en vigueur.
Toute disposition modifiant le présent accord entre les parties signataires donnera lieu à l’établissement d’un avenant au présent accord.
ARTICLE 17 – LES FORMALITÉS DE COMMUNICATION ET DE PUBLICITÉ DE L’ACCORD En application des dispositions légales, la partie la plus diligente déposera le présent accord en version électronique par le biais de la base de données nationale à la DDETS et dans les formes prévues par les dispositions légales, ainsi qu’un exemplaire papier au greffe du Conseil de Prud’hommes de VERSAILLES.
Il sera en outre notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans la société et non signataires de celui-ci. Enfin, il sera transmis au Comité Social et Economique et affiché sur les panneaux réservés à cet effet.
Fait à Sur 10 pages En 4 exemplaires originaux Le 30 juin 2026
