Article 10 : Listes électorales et listes de candidatsPAGEREF _Toc147411988 \h7
Article 11 : Vote à bulletin secret sous enveloppePAGEREF _Toc147411989 \h7
Article 12 : Information et formation liées au vote électroniquePAGEREF _Toc147411990 \h8
Article 13 : Modalités d’accès au serveur de votePAGEREF _Toc147411991 \h8
Article 14 : Déroulement du scrutinPAGEREF _Toc147411992 \h8
Article 15 : Clôture du scrutinPAGEREF _Toc147411993 \h9
Article 16 : Protocole d'accord préélectoral et cahier des chargesPAGEREF _Toc147411994 \h9
Article 17 : Interprétation de l'accordPAGEREF _Toc147411995 \h9
Article 18 : Dénonciation de l'accordPAGEREF _Toc147411996 \h10
Article 19 : Révision de l'accordPAGEREF _Toc147411997 \h10
Article 20 : Dépôt et publicitéPAGEREF _Toc147411998 \h10
Préambule
Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du CSE, à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin et chaque collège. Ceci aura également pour but de faciliter les démarches de vote lors des élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique de la Société et d’augmenter la participation des salariés, les parties souhaitent autoriser le recours au vote électronique. Le présent accord a donc pour objet de définir les modalités d'organisation de ces élections par voie électronique. Compte tenu de l'effectif de la société et de la présence de délégués syndicaux, le présent accord est conclu dans les conditions fixées par les articles L2232-12 et suivants du Code du travail.
Il a donc été convenu et arrêté ce qui suit :
Signataires et Cadre de l’Accord
Le présent accord est conclu
entre
la Société Bollhoff SNEP, dont le siège social est situé 35 avenue Charles de Gaulle, 42600 Montbrison. N° SIRET : 886 350 230 00019 représentée par […] en qualité de Responsable de site,
d’une part
et
L’organisation syndicale représentative : la CGT, représentée par […], délégué syndical
d’autre part.
Article 1 : Champ d'application et durée de l’accord Le présent accord s’applique au sein de l’entreprise Bollhoff SNEP et concerne l’ensemble des personnes ayant la qualité d’électeur à l’occasion des élections au CSE.
Article 2 : Cadre juridique Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur. L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme : -au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ; -à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ; -au code du travail ; -aux principes généraux du droit électoral ; -à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ; -aux délibérations de la CNIL ; -à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes. Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par le présent accord. En outre, pour chaque élection, il convient de se reporter également aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou à défaut des modalités d’organisation unilatéralement fixées par l’entreprise.
Article 3 : Lieu et temps du scrutin L'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peut être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance via tout terminal d’accès à Internet en se connectant au site de vote. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique seront définies dans le cadre du protocole d'accord préélectoral. Elles pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 4 : Recours à un prestataire La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après désigné le prestataire) spécialisé dans le développement et la mise à disposition de solutions de vote électronique choisi par l’employeur sur la base du cahier des charges annexé au présent accord.
Article 5 : Confidentialité des données Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles :
des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,
ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés. Le système de vote électronique peut être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Article 6 : Contenu des fichiers Le traitement du fichier relatif aux électeurs est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur. Le fichier relatif au contenu de l'urne électronique recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Les données enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, mention "titulaires" ou "suppléants", appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires.
Les destinataires ou catégories de destinataires des données sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote (à des fins de contrôle de déroulement du scrutin), agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
Article 7 : Stockage des données L'employeur ou le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Article 8 : Expertise indépendante Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique. Article 9 : Cellule d'assistance technique Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Article 10 : Listes électorales et listes de candidats Les listes électorales, les listes de candidats, et le cas échéant les professions de foi, sont transmises pour importation et intégration dans le système de vote électronique avant la date prévue dans le cadre du protocole d'accord préélectoral. Les organisations syndicales présentant une liste pourront transmettre un logo dont la taille, le poids et le format seront précisés par le prestataire, afin de figurer sur le bulletin de vote électronique de manière identique pour chaque organisation syndicale. Les professions de foi qui apparaîtront en ligne, devront également respecter la taille, le poids et le format, identiques pour toutes, sollicités par le prestataire. La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.
Article 11 : Vote à bulletin secret sous enveloppe Le présent accord exclut expressément le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe.
Article 12 : Information et formation liées au vote électronique Au jour du scrutin, chaque salarié disposer d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel, et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu conformément à l’article R. 2314-12 du Code du travail.
Article 13 : Modalités d’accès au serveur de vote Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par un identifiant et un mot de passe qui lui auront été transmis soit :
par courriel électronique à son adresse email professionnelle ;
par courriel électronique à son adresse email personnelle ;
par courrier papier à son adresse postale personnelle ;
remis en main propre contre décharge par l’employeur,
selon des modalités garantissant sa confidentialité. L’identifiant et le mot de passe seront identiques en cas de second tour.
Ils permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l'unicité de son vote. Il sera impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification. L'électeur accède aux listes de candidats correspondant à son collège et exprime son vote pour les titulaires et pour les suppléants. Son choix apparaît distinctement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver. Tout électeur atteint d'une infirmité le mettant dans l'impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée. Ils doivent alors s’identifier auprès du prestataire qui lui adresse de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique". La validation le rend définitif et empêche toute modification. Elle vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
Article 14 : Déroulement du scrutin Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Article 15 : Clôture du scrutin Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé " contenu de l'urne électronique ". La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Article 16 : Protocole d'accord préélectoral et cahier des charges Il est rappelé que le principe du recours au vote électronique doit être prévu par le protocole d'accord préélectoral. Le protocole d'accord préélectoral comportera, en annexe, un cahier des charges contenant une description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.
Article 17 : Interprétation de l'accord En cas de différend individuel ou collectif né de l'application du présent accord, les parties signataires se réuniront à l'initiative de la partie la plus diligente pour étudier et tenter de régler le différend. Cette réunion devra se tenir dans les 5 jours suivant la demande. Un procès-verbal rédigé par la Direction exposera le contenu du différend ainsi que la position retenue. Les parties s'engagent à ne pas initier d'action contentieuse portant sur ledit différend avant l'expiration de ce délai.
Article 18 : Dénonciation de l'accord L'accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail. Par ailleurs, conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans la Société, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Direccte. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
Article 19 : Révision de l'accord L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues par les dispositions légales prévues aux articles L. 2261-7, L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.
Article 20 : Dépôt et publicité Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.
Conformément aux articles D. 2231-2, D. 2231-4 et L. 2231-5-1 du Code du travail, le présent accord fera l’objet des formalités de publicité et sera déposé en version numérique sur la plateforme : « teleaccords.travail-emploi.gouv.fr », ainsi qu’au Greffe du Conseil de Prud’hommes de .
Fait à Montbrison, le 16/10/2023, en 3 exemplaires originaux.
[…][…] Responsable de siteDélégué syndical CGT
Annexe 1 – Cahier des charges relatif à l’organisation matérielle et technique des élections professionnelles par vote électronique ____________________________________________________
Article 1 : Présentation de la mission 1.1 Cadre de la mission 1.2 Mission du prestataire 1.3 Expertise indépendante 1.4 Confidentialité des données transmises 1.5 Contenu des fichiers 1.6 Accessibilité des données 1.7 Assistance technique Article 2 : Préparation des élections 2.1 Constitution des fichiers électeurs 2.2 Transmission des moyens d'authentification aux électeurs 2.3 Constitution du fichier candidats 2.4 Propagande électorale 2.5 Formation 2.6 Calendrier prévisionnel
Article 3 : Déroulement du vote 3.1 Hébergement du dispositif de vote 3.2 Etapes de vote pour les électeurs 3.3 Interface spécifique pour les membres du bureau Article 4 : Clôture du scrutin et dépouillement 4.1 Dépouillement 4.2 Edition des listes d'émargement 4.3 Dépouillement 4.4 Procès-verbaux 4.5 Conservation des données
Dans le cadre de l’organisation de ses élections professionnelles, la société Bollhoff SNEP souhaite recourir à un système de vote électronique par Internet. Sont concernés à la date de mise en place du présent accord 123,64 salariés environ. Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra s'inscrire dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales : le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance effective du vote et le contrôle a posteriori par le juge de l'élection. En cela, il devra être conforme en tous points aux prescriptions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique ainsi qu'aux prescriptions des délibérations n° 2010-371 du 21 octobre 2010 et n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Les données personnelles collectées pour le fonctionnement du système de vote électronique ne devront être utilisées qu’aux fins d’établir la liste électorale, adresser le matériel de vote et réaliser les émargements. Le prestataire devra également respecter les obligations d’information des personnes dont les données personnelles sont collectées telles qu’elles figurent aux articles 13 et 14 du règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD).
1.2 Mission du prestataire
Le prestataire aura pour mission :
de préparer les élections en tenant compte du protocole d'accord préélectoral,
de former les membres du bureau,
d'acheminer ou d'assurer l'acheminement des moyens d'authentification aux électeurs,
de mettre en oeuvre le système de vote par Internet,
d'émettre les listes d'émargement,
de procéder au dépouillement des bulletins électroniques,
de mettre en place une cellule d'assistance téléphonique pendant le vote,
de remplir les procès-verbaux des élections,
de détruire les données et les fichiers à l’issue des délais de recours.
1.3 Expertise indépendante
Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales et réglementaires préalablement à sa mise en place. L'expert ne doit avoir aucun lien d'intérêt avec le prestataire et doit répondre aux conditions fixées par la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique. Le rapport de l'expert doit être tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
1.4 Confidentialité des données transmises
Le dispositif de vote doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges. Il doit également garantir la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote doit être traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".
1.5 Contenu des fichiers
Le traitement "fichier des électeurs" sera établi à partir des listes électorales. Il aura pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote, à l'organisateur et à l'équipe technique à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote feront l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recensera les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier feront l'objet d'un chiffrement sans comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.Enregistrement des données Les données enregistrées sont les suivantes :
pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège, moyens d'authentification ;
pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms et sexe, titulaires ou suppléants, syndicat ;
pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.
Destinataires des donnéesLes destinataires ou catégories de destinataires des données sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.
1.6 Accessibilité des données
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront cryptés de telle sorte que le prestataire ne puisse pas en prendre connaissance de quelque manière que ce soit.
1.7 Assistance technique
Une cellule d’assistance technique sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.Avant l’ouverture du vote, elle devra procéder à un test du système de vote électronique et du système de dépouillement et vérifier que l'urne électronique est vide avant de sceller le système. A l’issue des opérations de vote et avant l’opération de dépouillement, elle devra contrôler le scellement du système.Une hotline téléphonique sera ouverte pendant la durée des scrutins. Il est rappelé qu'en cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l'organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. En cas de perte des identifiants par un électeur, celui-ci pourra demander la génération d'un nouveau code qui lui sera communiqué selon le mode d'acheminement mis en place conformément aux prescriptions du paragraphe 2.2. Si une donnée erronée d’un électeur a été importée empêchant celui-ci de voter, le prestataire devra prévoir un dispositif lui permettant de demande la rectification de ses données sous le contrôle des membres du bureau.
Article 2 : Préparation des élections
2.1 Constitution du fichier électeurs
Les listes électorales par collège seront transmises par l’employeur sur un support numérique aux fins d’intégration dans le système.Il est rappelé que ces listes devront comporter les mentions suivantes :
noms et prénoms ;
date d'entrée ;
date de naissance ;
collège d’appartenance.
Les listes transmises au prestataire devront également mentionner certains des éléments suivants, en fonction du choix d'envoi et de vérification des identifiants :
adresse postale ;
adresse électronique personnelle ou professionnelle ;
numéro de téléphone portable personnel ;
numéro de sécurité sociale ;
date et département de naissance.
Ces données permettront d’attribuer des codes d’accès aux électeurs et constituer les listes d’émargement.La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par l'employeur.
2.2 Transmission des moyens d’authentification aux électeurs
Chaque électeur recevra un identifiant et un mot de passe personnel par courrier postal à son domicile ou par email personnel et confidentiel, dans les jours précédant l'ouverture du vote. L'adresse du site de vote, les dates et heures d'ouverture seront précisées dans cette communication. Les identifiants et mots de passe doivent pouvoir être utilisés pour les deux tours des élections. Le mot de passe doit être généré de manière aléatoire et l’anonymat est garanti. Le prestataire ne doit pas pouvoir accéder à ces données.
2.3 Constitution du fichier candidats
Les données suivantes doivent être transmises au prestataire :
nom de la liste,
noms, prénoms et sexe des candidats,
collège,
titulaires ou suppléants,
appartenance syndicale le cas échéant,
ordre des candidats par liste,
ordre de présentation des listes.
2.4 Propagande électorale
Les professions de foi et les logos seront transmis pour importation et intégration dans le système de vote électronique.Ils devront expressément préciser à quelle liste ils se rapportent. Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. La taille du logo sera identique pour toutes les organisations syndicales.Les professions de foi qui apparaîtront en ligne, devront être transmises au format PDF d'un poids maximum égal à 2 Mo.Les caractères et la police utilisés seront identiques pour toutes les listes.
2.5 Formation
Le prestataire fournira une formation aux membres du bureau sur le système de vote électronique, soit par téléphone, soit par visio-conférence.Une notice d'utilisation leur sera également transmise.
2.6 Calendrier prévisionnel
Le dispositif de vote devra permettre le respect du calendrier prévu dans le protocole d'accord préélectoral ou, le cas échéant, les dispositions unilatéralement arrêtées par l'employeur. A titre indicatif, ce calendrier est le suivant :
Communication de la liste électorale J-15 Communication des listes de candidats et des professions de foi J-10 Envoi des codes aux électeurs par courrier postal J-7 Envoi des codes aux électeurs par mail J-3 Formation des membres du bureau J-2 Cérémonie de scellement du premier tour J-2 Premier tour J Dépouillement et résultats J Communication des listes de candidats et des professions de foi J+10 Cérémonie de scellement du second tour J+13 Second tour éventuel J+15 Dépouillement et résultats J+15 Destruction des données A l'expiration des délais de recours
Article 3 : Déroulement du vote
3.1 Hébergement du dispositif de vote électronique
Les serveurs de vote devront être hautement sécurisés et situés dans un centre de données situé en France. L’application de vote devra être accessible sur tout support informatique (ordinateur PC ou Mac, Smartphone, tablette) et sur tout type de navigateur à jour (Google Chrome, Internet Explorer, Safari, Mozilla Firefox). Elle devra garantir la confidentialité du vote. Une charte graphique pourra être définie avec la société.
3.2 Étapes de vote pour les électeurs
Lorsque l’électeur accèdera au site internet, il sera amené à suivre les étapes suivantes :
s’identifier : identifiant et code secret ;
confirmer son identité : information personnelle ou code SMS ;
prendre connaissance des listes de candidatures ;
choisir une liste ou voter blanc ;
rayer s’il le souhaite certains candidats présents sur la liste ;
relire son choix qui apparaîtra clairement à l’écran avec possibilité de le modifier avant validation ;
confirmer son choix ;
télécharger et imprimer un accusé de réception confirmant qu’il a bien participé au vote.
La validation entraîne transmission du vote et émargement.
3.3 Interface spécifique pour les membres du bureau
Les membres du bureau doivent disposer d'une interface dédiée leur permettant de suivre les votes (sans pouvoir accéder aux résultats partiels), d'éditer les listes d'émargement, de consulter le nombre de bulletins dans l'urne et de vérifier l'intégrité du système.Ils devront également pouvoir décider toute mesure d'information et de sauvegarde, notamment pour décider la suspension des opérations de vote sans l'intervention du prestataire, en application des dispositions légales. L'accès à l'interface sera sécurisé et limité aux utilisateurs habilités.
Article 4 : Clôture du scrutin et dépouillement
4.1 Scellement
Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs. Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
4.2 Edition des listes d'émargement
L'émargement électronique doit permettre d'assurer l'unicité de vote, empêchant ainsi toute tentative de double vote.Les listes d'émargement pourront être éditées par les membres du bureau.
4.3 Dépouillement
Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes provenant des membres du bureau. Les clés seront remises aux membres du bureau désignés par l'organisateur du vote selon des modalités en garantissant la confidentialité.La génération des clés doit être publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les membres du bureau de vote ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote. Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
4.4 Procès-verbaux
A la suite du dépouillement, les membres du bureau devront être en mesure de télécharger les procès-verbaux dûment remplis afin qu’ils puissent directement les signer.
4.5 Conservation des données
Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours en matière d’élections professionnelles ou, le cas échéant, jusqu'à ce que la décision de justice acquière un caractère définitif.
