Avenant portant révision de l’Accord du 4 octobre 2016 relatif à la Mise en Place du Vote Dématérialisé par Internet pour les Elections Professionnelles du Comité Social et Economique
Application de l'accord Début : 27/09/2023 Fin : 01/01/2999
Accord portant révision de l’accord du 4 octobre 2016 relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique
Entre :
BPCE FACTOR, située à Charenton-Le-Pont (94220), 5 avenue de la Liberté, et dont le siège social est au 7 Promenade Germaine Sablon 75013 Paris, représentée par *, en sa qualité de Directrice des ressources humaines,
d'une part
et
l’Organisation Syndicale Représentative de BPCE Factor, la CFDT, prise en la personne de ses représentants en vertu du mandat dont ils disposent,
*, Délégué Syndical, *, Délégué Syndical
d'autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule :
Le présent accord porte révision de l’accord du 4 octobre 2016 relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections professionnelles des membres du Comité d’Entreprise et des Délégués du Personnel. Dans un souci de lisibilité et afin d’en faciliter la mise en application, les parties ont décidé de rédiger une version mise à jour de l’accord de sorte qu’à la date de l’entrée en vigueur du présent accord, seul celui-ci trouvera à s’appliquer. Conscients de l’importance que revêt l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE) dans la vie de l’entreprise, la direction et les organisations syndicales signataires du présent accord sont convenues de mettre en place le vote électronique afin notamment :
de permettre aux salariés n’étant pas présent dans les locaux de l’entreprise de participer au vote ;
d’augmenter le taux de participation ;
de sécuriser et simplifier le processus électoral ;
de faciliter le décompte final des résultats ;
de réduire l’impact environnemental de l’organisation des élections.
Le recours au vote électronique tel qu’il résulte du présent accord s’inscrit dans le respect des principes fondamentaux qui commandent les opérations électorales et doit notamment garantir :
le secret du scrutin ;
le caractère personnel, anonyme et libre du vote ;
la sincérité des opérations électorales
l’intégrité du vote ;
l’unicité du vote ;
le secret du vote.
À cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :
les conditions d’organisation du vote électronique ;
les garanties de sécurité et confidentialité que doit présenter le dispositif ;
les modalités de contrôle du système.
Partie 1 : Champ et cadre juridique de l’accord
Article 1 : Champ d’application :
Le présent accord s’applique au sein de l’entreprise BPCE Factor et concerne l’ensemble des personnes ayant la qualité d’électeur à l’occasion des élections au Comité Social et Economique.
Article 2 : Cadre juridique
Le recours au vote électronique s’effectue dans le respect des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur. L’employeur et les organisations syndicales veilleront plus particulièrement à ce que le recours au vote électronique soit conforme :
au règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;
à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
au code du travail ;
aux principes généraux du droit électoral ;
à l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;
aux délibérations de la CNIL ;
à tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.
Il convient notamment de se référer à ces textes pour les questions qui ne sont pas abordés par le présent accord. En outre, pour chaque élection il convient de se reporter également aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou à défaut des modalités d’organisation unilatéralement fixées par l’entreprise.
Article 3 : Elections concernées
Conformément à l’article L. 2314-26 du code du travail, il est décidé de recourir au vote électronique dans les conditions prévues par le présent accord lors des élections relatives à la mise en place du Comité Social et Economique, à son renouvellement ou à l’occasion d’élections partielles, pour chaque tour de scrutin et chaque collège.
Partie 2 : Recours à un prestataire extérieur et caractéristiques du système retenu
Article 4 : Choix d’un prestataire extérieur par l’entreprise
La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire (ci-après désigné le prestataire) spécialisé dans le développement et la mise à disposition de solutions de vote électronique choisi par l’employeur sur la base du cahier des charges annexé au présent accord. Le système retenu par l’entreprise garantit la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Si le choix du prestataire est déjà arrêté, ses coordonnées sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Article 5 : Expertise préalable
Préalablement, à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL. Le rapport d’expertise est :
communiqué à la direction de l’entreprise et au prestataire ;
tenu à la disposition de la CNIL ainsi que des salariés à la Direction des Ressources Humaines.
Partie 3 : Préparation du vote
Article 6 : Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 7 : Etablissement des listes électorales
Les listes électorales sont établies par l’employeur et transmises au prestataire. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur.
Article 8 : Etablissement des listes de candidats
Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.
Article 9 : Formation sur le système de vote
Les membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.
Article 10 : Information des salariés
Avant l’ouverture du scrutin, une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée au salarié par voie postale ou par courrier électronique. A cet effet, il est rappelé que l’actualisation des coordonnées téléphoniques, de l’adresse postale et de l’adresse de courrier électronique personnelles relève de la responsabilité individuelle des salariés qui doivent en informer formellement la société. La notice comporte :
l’adresse du site de vote ;
les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;
les modalités d’accès au site de vote ;
les modalités de vote ;
la période d’ouverture du vote électronique.
Partie 4 : Déroulement du vote
Article 11 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties signataires conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe (vote physique ou par correspondance).
Article 12 : Période de vote électronique
La période d’ouverture du vote électronique sera déterminée par le protocole d’accord préélectoral, ou par l’employeur lorsqu’il lui revient de fixer unilatéralement les modalités d’organisation et de déroulement des élections à défaut d’accord préélectoral valablement signé. Pendant cette période, les électeurs auront la faculté de voter à tout moment par l’intermédiaire de tout terminal permettant d’accéder au site de vote. Le matériel spécialement mis à disposition par l’entreprise afin que tout électeur puisse procéder au vote ne sera accessible que pendant les heures d’ouverture de l’entreprise. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Article 13 : Mise à disposition du matériel de vote
Pendant les heures d’ouverture de l’entreprise, le matériel nécessaire au vote électronique sera mis à disposition des électeurs qui ne souhaitent pas utiliser leur matériel personnel ou qui ne disposent pas des outils permettant d’y procéder. Ainsi, les salariés pourront utiliser l’ordinateur professionnel et l’accès au réseau internet de l’entreprise pendant les horaires habituels de travail. Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraine aucune réduction de salaire. Les conditions de cette mise à disposition garantissent le secret du vote.
Article 14 : Bulletins de vote
Sous réserve de dispositions contraires prévues par le protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour. L’électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.
Article 15 : Salariés atteints d’une infirmité les empêchant de voter
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Article 16 : Participation en cours de scrutin
Aucun résultat partiel ne peut être communiqué en cours de scrutin. Néanmoins, les parties conviennent que le taux de participation pour chaque scrutin pourra être révélé au cours du scrutin aux organisations syndicales et à la Direction. Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.
Article 17 : Evènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Partie 5 : Clôture du scrutin
Article 18 : Clôture du scrutin, dépouillement et procès-verbaux
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement. Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique. Le dépouillement débute par l’élection des membres titulaires puis celle des suppléants. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Les membres du bureau de votes signeront la liste d’émargement ainsi que les procès-verbaux d’élection. Ils proclament les résultats. Les résultats des élections et les procès-verbaux sont télétransmis à l’administration.
Article 19 : Conservation des fichiers supports
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Partie 6 : Dispositions générales
Article 20 : Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter de sa signature.
Article 21 : Adhésion
Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement. L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DREETS. Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.
Article 22 : Révision de l’accord
Chaque partie signataire ou adhérente peut à tout moment demander la révision de tout ou partie du présent accord, en adressant par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties à l’accord, un document exposant les motifs de sa demande, l’indication des dispositions à réviser et la proposition de texte(s) de remplacement. Dans un délai maximum d’un mois suivant la réception de ce courrier, les parties ouvrent une négociation en vue de la révision des dispositions de l’accord.
Article 23 : Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie. La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
Article 24 : Communication de l'accord
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.
Article 25 : Dépôt de l’accord
Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :
sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail ;
et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Créteil.
Article 26 : Publication de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Fait à Charenton-Le-Pont, le 25 septembre 2023 en 4 exemplaires originaux.
Pour la Société BPCE Factor
* Directrice des Ressources Humaines, de la Communication Interne et de la Logistique
Pour l’organisation syndicale
* Délégué Syndical représentant la C.F.D.T.
*
Délégué Syndical représentant la C.F.D.T.
ANNEXE : CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE
Le présent cahier des charges fixe les conditions auxquelles sont subordonnées la conclusion du contrat avec le prestataire qui aura en charge la mise en place et la gestion du vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE de BPCE Factor.
Contexte
Au jour de la rédaction du présent cahier des charges, l’entreprise BPCE Factor est constituée de 4 établissements. Dans ce contexte, l’entreprise et les organisations syndicales représentatives de l’accord du 25 septembre 2023 ont décidé de mettre en place le vote électronique pour l’élection des membres du CSE et de recourir à un prestataire extérieur (ci-après désigné le prestataire) qui assurera l’organisation et la gestion technique et matérielle du vote électronique.
Principes généraux
Le prestataire retenu s’engage à respecter les textes applicables au vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE et tout particulièrement :
le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;
la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
le code du travail ;
les principes généraux du droit électoral ;
l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;
les délibérations de la CNIL ;
le protocole d’accord préélectoral propre à l’élection considérée ;
l’accord collectif du 25 septembre 2023 sur la mise en place du vote électronique ;
tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.
La solution présentée par le prestataire doit notamment garantir :
le secret du scrutin ;
le caractère personnel et libre du vote ;
la sincérité des opérations électorales
l’intégrité du vote ;
l’unicité du vote ;
le secret du vote.
Plus généralement, le prestataire devra mettre toute son expertise à disposition afin que le vote électronique se déroule dans les meilleures conditions, soit adapté à l’environnement de l’entreprise et permette de répondre dans les meilleurs délais aux demandes qui lui sont formulées. Il assurera une prestation permanente de conseil auprès de l’entreprise dans tous les domaines relatifs au vote électronique. Il devra répondre en tous points :
à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
aux dispositions relative à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)).
Enfin, le prestataire s’engage à garantir la confidentialité des données et informations dont il pourra prendre connaissance. Il limitera l’accès à ces informations aux seules personnes de son entreprise qui ont vocation à participer à la mise en place et l’organisation du vote électronique. Ces personnes étant elle-même tenues dans les mêmes conditions de garantir la confidentialité de ces données et informations.
Données enregistrées
Conformément à l’arrêté du 25 avril 2007, les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;
pour le fichier des électeurs : établissement, matricule, sexe, civilité, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées postales / électronique, collège, droit de vote, éligibilité, moyen d’authentification ;
pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement ;
pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;
pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;
pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, agents habilités des services du personnel.
Confidentialité et sécurité du système
Le système mis en place par le prestataire assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par l’entreprise. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Accessibilité du système
Le système retenu doit être accessible à toutes personnes, notamment aux personnes en situation de handicap.
Expertise du système
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique doit être soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.
Cellule d’assistance technique
L’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
Service d’assistance téléphonique
Le prestataire doit mettre en place, au cours de la période de scrutin, un dispositif d’assistance téléphonique destiné à :
renseigner les électeurs ;
apporter des solutions en cas de difficultés rencontrées par les électeurs (difficulté d’accès au système de vote, perte des codes d’accès, etc.).
Notice d’information détaillée
Le prestataire devra établir une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique. Cette notice, qui doit être communiquée au salarié, doit comporter a minima :
l’adresse du site de vote ;
les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;
les modalités d’accès au site de vote ;
les modalités de vote ;
la période d’ouverture du vote électronique.
Formation sur le système de vote
Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation dispensée par le prestataire portant sur le système de vote électronique.
Liste électorale et fichier électeurs
Les listes électorales sont établies par l’entreprise et transmises au prestataire qui constituera alors le « fichier électeur ». Les listes électorales comportent a minima :
les noms et prénoms des inscrits ;
la date d’entrée dans l’entreprise ;
la date de naissance ;
le collège d’appartenance.
Le fichier électeur comportent a minima :
les noms et prénoms des inscrits ;
le collège d’appartenance ;
le moyen d’authentification ;
les coordonnées ;
La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Système de vote
12.1 Accès permanent au site de vote
Le système de vote électronique du prestataire doit permettre aux électeurs de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique à partir de tout terminal (personnel ou professionnel) permettant un accès au site de vote. En dehors de cette période, le vote des électeurs doit être rendu impossible. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
12.2 Authentification du salarié électeur
Le vote de l’électeur ne doit être rendu possible qu’après authentification. Cette authentification doit résulter, pour les 2 tours de scrutin, de la saisie de codes d’accès personnels (un code d’identification + un mot de passe) Le prestataire qui a en charge la communication des codes d’accès doit mettre en place une procédure de génération et de communication des codes d’identification assurant leur confidentialité. Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification. En cas de perte ou de non-réception des codes d’identification, le prestataire doit prévoir une procédure sécurisée et confidentielle de réédition des codes.
12.3 Liste de candidats et bulletin de vote
Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou, selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé. Les fichiers relatifs aux listes de candidats comportent les mentions suivantes :
collège d’appartenance ;
noms et prénoms des candidats ;
titulaires ou suppléants ;
le cas échéant, l’appartenance syndicale.
Sauf disposition contraire du protocole d’accord préélectoral, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour (dimension du bulletin, caractères, police). Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement). Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire. Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs. Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes. Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.
12.4 Vote du salarié
Le salarié ne peut procéder au vote qu’après saisine de ses codes d’identification. Après connexion, le salarié pourra faire son choix entre les listes de candidats propres à son collège. Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. Il doit également pouvoir procéder à un vote blanc. Pour chaque scrutin, les listes de candidats et le vote blanc sont affichés sur une même page. Les listes de candidats aux fonctions de titulaires sont présentées avant celles de candidats aux fonctions de suppléants. Le vote de l’électeur apparaît clairement à l’écran et peut être modifié avant validation. La validation du vote le rend définitif et empêche toute modification. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver. Le système doit assurer le caractère anonyme du vote et son unicité. Le vote doit être chiffré avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ». Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
12.5 Liste d’émargement
La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin. Les listes d’émargement comportent le collège, noms et prénoms des électeurs. L’émargement indique la date et l’heure du vote.
12.6 Clôture du scrutin
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Dépouillement
L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement. Il appartient au prestataire de générer des clés de chiffrement différentes conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007. Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Le dispositif mis en place par le prestataire doit permettre le dépouillement des bulletins de vote électronique et l’établissement des résultats des élections avec l’affectation des sièges.
Procès-verbaux
Les résultats des élections et les procès-verbaux des élections doivent pourvoir être télétransmis à l’administration dans le respect des dispositions de l’arrêté du 4 novembre 2019 fixant les modalités de transmission par voie électronique des résultats des élections professionnelles au ministre chargé du travail.
Conservation des fichiers supports
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
Dispositif de secours
Le système mis en place par le prestataire doit comprendre un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et caractéristiques que le système principal.
