ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU VOTE ÉLECTRONIQUE LORS DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES
ENTRE :
La Société XXX, sise XXX, représentée par XXX dûment mandatée pour conclure les présentes
ci-après désigné «
l’Entreprise »
D’une part,
ET :
Le
syndicat CFDT, représenté par XXX en sa qualité de Déléguée Syndicale ;
ci-après désignées «
les organisations syndicales représentatives »
D’autre part.
Ensemble «
les Parties »
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
Conformément à la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles, d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique.
Le présent accord a pour objectifs de :
Faciliter les démarches relatives au vote des salariés à l’occasion des élections du comité social et économique ;
Réduire l’abstention des salariés lors de ce vote et, ainsi, accroître la légitimité des élus au comité.
Le présent accord collectif précise le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :
Article 1 – Modalité de vote
Les Parties conviennent d’adopter le vote électronique lors des élections des membres du CSE de l’entreprise XXX.
Article 2 – Recours à un prestataire
Les Parties conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du vote électronique.
La société prestataire qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.
Article 3 – Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF. Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG.
Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format.
Article 4 – Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Article 5 – Déroulement des opérations de vote
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert : - par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ; - par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site ou serveur sécurisé propre aux élections.
Article 6 – Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur s’est identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit selon toute autre procédure sécurisée.
Article 7 – Garantie de confidentialité et stockage des données
Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les représentants de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.
Article 8 – Dépouillement
A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des représentants de liste et de l'employeur ou son représentant.
Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Article 9 – Protocole d’accord préélectoral
Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.
Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
Article 10 – Dispositions finales
Article 10.1 – Durée de l’accord
Le présent accord est applicable dans l’entreprise pour les élections des membres du comité social et économique.
Il est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.
Article 10.2 – Litiges
Les Parties au présent accord conviennent de se rencontrer chaque fois que cela sera nécessaire pour régler d’éventuelles questions liées à l’application et à l’interprétation des dispositions du présent accord.
Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différent résultant de l’application du présent accord.
La demande de réunion devra consigner l’exposé du différend. La position retenue en fin de réunion fera l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction, ce document étant remis à chacune des parties signataires.
Si cela devait être nécessaire et après acceptation formelle des parties signataires, une seconde réunion pourrait être organisée dans les huit jours suivant la première réunion.
Jusqu’à l’expiration de ces délais, les parties signataires s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différent faisant l’objet de cette procédure.
A défaut d’accord amiable et en cas d’échec du processus ci-dessus, chacune des parties pourra alors saisir le tribunal compétent.
Article 10.3 – Révision
Les Parties conviennent de se revoir lors de chaque renouvellement de la délégation du personnel du CSE en vue d’une révision éventuelle des présentes dispositions.
L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail.
Article 10.4 – Dénonciation
L’accord pour être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L. 2261-9 et suivants du code du travail.
En cas de dénonciation du présent accord, celui-ci donnera lieu à l’application d’un préavis d’une durée de trois mois qui sera suivi de l’engagement d’une négociation d’un accord de substitution.
Article 10.5 – Dépôt et publicité de l’accord
L’accord donnera lieu à dépôt :
- sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » ; - et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud'hommes de Paris.
L'accord sera adressé par mail à la CPPNI à l’adresse secretariatcppni@ccn-betic.fr, pour l’établissement de son rapport d’activité, comme le prévoit la convention collective SYNTEC.
Fait à XXX, le XXX
La réception par tout moyen d’un exemplaire numérique dudit Contrat signé par les Parties via la solution DocuSign® est considéré comme la réception d’un original.
Pour la société XXX
XXX Directrice des Affaires Sociales et Juridiques
Pour les organisations syndicales :
XXX CFDT
CAHIER DES CHARGES POUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE
Préambule
La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à : •simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral, •faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement, •obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes, •inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.
Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.
Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Article 1 – Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.
Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants : -Vérifier l’identité des électeurs, -Assurer l’intégrité du vote, -Assurer l’unicité du vote, -Assurer l’anonymat et la sincérité du vote, -Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote, -Assurer la publicité du scrutin.
Article 2 – Prestations attendues
Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges : -La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant : oL’organisation et l’administration du processus de vote ; oL’expression du vote par les électeurs ; oLe dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ; oL’archivage puis la destruction des fichiers. -La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ; -La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ; -La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ; -La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ; -La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ; -La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.
Article 3 – Modalités de mise en œuvre du vote électronique
Section 3.01 Choix de la modalité de vote électronique
Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.
Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.
Section 3.02 Etablissement des fichiers
Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.
Section 3.03 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données
Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.
Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.
Section 3.04 Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote.
Elle a notamment pour mission de : •Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ; •Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ; •Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Section 3.05 Expertise indépendante
Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.
Section 3.06 Information et formation
Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.
Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.
Article 4 –Déroulement des opérations de vote
Section 4.01 Ouverture et fermeture des scrutins
Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral. L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.
Section 4.02 Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.
Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote.
Les formats sont conformes aux stipulations de l’accord d’entreprise. Le poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.
Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.
Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).
Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Section 4.03 Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections : -l'adresse du serveur de vote, -des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote, -la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre de l’accord d’entreprise.
L’électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral) sur la page de connexion au site. La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.
Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège.
L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe.
En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès en prenant attache avec le prestataire qui lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit selon toute autre procédure sécurisée.
Section 4.04 Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.
Section 4.05 Opérations de dépouillement
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).
Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.
Article 5 – Garanties apportées par le Prestataire
Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service : 1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie ; 2/ sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation et 3/ sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.
