PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU TRAVAIL À DISTANCE À LA CAF DU PUY-DE-DÔME
Entre les soussignés
La CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES DU PUY DE DOME
Représentée par , en qualité de Directeur, ayant tous pouvoirs à effet des présentes,
D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives :
- le Syndicat , représenté par , en qualité de , - le Syndicat , représenté par , en qualité de ,
D’autre part.
PREAMBULE
Le présent accord a pour objectif de formaliser les conditions et modalités de recours au télétravail au sein de de la Caf du Puy-de-Dôme.
Il s’inscrit dans le prolongement de la charte relative au télétravail conclu le 25 juin 2021, de l’accord national signé le 11 juillet 2022 et de l’accord local relatif au droit à la déconnexion signé le 8 décembre 2022 et agréé le 12 février 2023.
En application des ordonnances du 22 septembre 2017, les rapports entre accords de branche et accords d’entreprise sont définis selon 3 blocs thématiques. Il résulte de la combinaison de ces dispositions qu’en matière de télétravail, c’est l’accord d’entreprise qui prime sur l’accord de branche même de manière moins favorable.
L’ensemble des dispositions prévues par le protocole d’accord relatif au travail à distance signé entre l’UCANSS et les organisations syndicales le 11 juillet 2022, constitue un cadre de référence ayant permis d’orienter la négociation locale.
Les technologies de l’information et de la communication offrent des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieux de travail.
L’accord contribue à la politique de développement durable de la Caf du Puy-de-Dôme, et notamment sur le bilan carbone lié à la réduction des déplacements des salariés. Le travail à distance répond à différents enjeux devant être conciliés dans la recherche d’un équilibre en vue de garantir :
Le maintien, voire l’amélioration, de la qualité du service rendu à nos bénéficiaires, et la continuité de service,
La souplesse d’organisation permettant d’améliorer la qualité de vie au travail grâce à des meilleures conditions de travail et à une bonne articulation des temps de vie, contribuant ainsi à la motivation des salariés,
La préservation du lien de chaque salarié avec l’organisme et le collectif de travail afin d’éviter tout phénomène d’isolement et la perte de sens au travail.
Les signataires de cet accord considèrent que le travail à distance peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail.
Ils ont porté une attention particulière au maintien d’un lien entre les salariés et l’organisme propre à éviter tout phénomène d’isolement, et rappellent que les conditions d’exercice de leur activité professionnelle, par les télétravailleurs, doivent s’inscrire dans le respect du droit à la déconnexion.
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \hPREAMBULEPAGEREF _Toc143076373 \h1
Article 1. DéfinitionPAGEREF _Toc143076374 \h5 Article 2. Champ d’applicationPAGEREF _Toc143076375 \h5 Article 3. Critère d’éligibilitéPAGEREF _Toc143076376 \h5 3.1. Compatibilité de l’activité avec le télétravail :PAGEREF _Toc143076377 \h5 3.2. Autonomie du salarié et maîtrise de la tenue du poste de travail :PAGEREF _Toc143076378 \h6 3.3. Faisabilité technique et connaissances informatiques de base :PAGEREF _Toc143076379 \h6 Article 4. Lieu de télétravailPAGEREF _Toc143076380 \h6 Article 5. L’organisation du travailPAGEREF _Toc143076381 \h7 5.1 Formules de télétravailPAGEREF _Toc143076382 \h7 5.2. Le temps de travail et les plages de disponibilitéPAGEREF _Toc143076383 \h8 5.3. Le suivi de l’activitéPAGEREF _Toc143076384 \h8 Article 6. Les étapes de mise en place du télétravailPAGEREF _Toc143076385 \h8 6.1. Le principe du volontariatPAGEREF _Toc143076386 \h8 6.2. Les modalités de candidaturesPAGEREF _Toc143076387 \h8 6.3. Les réponses aux salariésPAGEREF _Toc143076388 \h9 6.4. La formalisation de l’accord des partiesPAGEREF _Toc143076389 \h9 6.5. La période d’adaptationPAGEREF _Toc143076390 \h10 6.6. La suspension ou l’aménagement du télétravailPAGEREF _Toc143076391 \h10 6.7. La réversibilité temporaire ou permanentePAGEREF _Toc143076392 \h10 Article 7. Aménagements particuliersPAGEREF _Toc143076393 \h11 7.1. Les circonstances exceptionnelles collectivesPAGEREF _Toc143076394 \h11 7.2. Les pics de pollutionPAGEREF _Toc143076395 \h11 7.3. Le télétravail sur préconisations médicalesPAGEREF _Toc143076396 \h11 7.4. Les salariés en situation de handicap et de grossessePAGEREF _Toc143076397 \h12 7.5. Le télétravail et le mandat d’élu localPAGEREF _Toc143076398 \h12 7.6. Les salariés aidantsPAGEREF _Toc143076399 \h12 Article 8. La préservation du collectif de travail et la mise en place de charte de fonctionnementPAGEREF _Toc143076400 \h12 Article 9. Équipements de travailPAGEREF _Toc143076401 \h13 9.1. Espace de travailPAGEREF _Toc143076402 \h13 9.2 Matériel informatiquePAGEREF _Toc143076403 \h13 9.3. MobilierPAGEREF _Toc143076404 \h14 Article 10. La gestion des dysfonctionnementsPAGEREF _Toc143076405 \h14 Article 11. Frais professionnelsPAGEREF _Toc143076406 \h15 Article 12. Protection des donnéesPAGEREF _Toc143076407 \h15 Article 13. Droits et garanties individuels et collectifsPAGEREF _Toc143076408 \h15 13.1. Application des dispositions légales et conventionnellesPAGEREF _Toc143076409 \h15 13.2. Durée du travail et respect de la vie personnellePAGEREF _Toc143076410 \h16 13.3. Pilotage de la charge de travail et des sollicitationsPAGEREF _Toc143076411 \h16 13.4. Application du droit à la déconnexionPAGEREF _Toc143076412 \h16 Article 14. Relations socialesPAGEREF _Toc143076413 \h16 Article 15. Consultation de la représentation du personnelPAGEREF _Toc143076414 \h17 Article 16. Santé au travail et représentation du personnelPAGEREF _Toc143076415 \h17 Article 17. Sensibilisation et formation au télétravailPAGEREF _Toc143076416 \h17 Article 18. Durée de l’accordPAGEREF _Toc143076417 \h18 Article 19. Rendez-vous et suivi de l’application du présent accordPAGEREF _Toc143076418 \h18 Article 20. RévisionPAGEREF _Toc143076419 \h18 Article 21. PublicitéPAGEREF _Toc143076420 \h18
Article 1. Définition
Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’organisme est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Dès lors, le télétravail est caractérisé par plusieurs critères cumulatifs :
Le salarié peut exercer son activité en télétravail compte tenu de la compatibilité de tout ou partie des missions et activités qu’il exerce avec le travail à distance ;
Le salarié accède à son environnement de travail par l’utilisation des outils numériques et de communication mis à disposition par son employeur ;
Ce travail à distance est autorisé par l’employeur et organisé par le manager, compte tenu du bon fonctionnement du service et du collectif de travail, de la maitrise de l’emploi et de l’autonomie du salarié dans son poste et dans l’utilisation des outils numériques ;
Le salarié alterne un temps minimal de présence sur site et un temps en télétravail ;
Le télétravail s’exerce sur un autre lieu que celui auquel le salarié est habituellement affecté.
Article 2. Champ d’application
Cet accord s’applique à l’ensemble des salariés de la CAF du Puy-de-Dôme, peu importe la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.
Il concerne toutes les catégories professionnelles dès lors que les activités exercées sont compatibles avec le travail à distance. Pour cela, la Direction appréciera la situation en vertu d’une approche au cas par cas du poste occupé par le salarié et de la quotité adéquate de télétravail.
Ne sont pas considérés comme du télétravail :
Les périodes d’astreinte réalisées à distance, l’astreinte correspondant à une période de repos, le salarié ne peut être considéré en situation de travail effectif.
Les périodes durant lesquelles sont exercées les activités itinérantes s’effectuant par nature hors du lieu habituel de travail.
Article 3. Critère d’éligibilité
Les demandes de télétravail des salariés sont examinées par l’employeur au vu des critères ci-dessous : 3.1. Compatibilité de l’activité avec le télétravail : Ne sont pas compatibles avec le télétravail, les activités :
Nécessitant une présence et des contacts en présentiel réguliers avec les autres services ou usagers
Ne permettant pas de traiter l’information sous forme dématérialisée (manutention, maintenance, installation de matériel, …).
Nécessitant par nature une présence physique dans l’organisme ou chez des partenaires (exemples : l’accueil des allocataires, certaines formations et réunions collectives, interventions techniques dans les locaux, participations à des commissions…).
Les salariés exerçant ces activités ne peuvent être placés en situation de télétravail durant ces périodes d’activité.
3.2. Autonomie du salarié et maîtrise de la tenue du poste de travail :
Le salarié doit faire preuve d’une autonomie dans l’exercice de sa fonction. De ce point de vue, l’avis porté par la ligne managériale sur le degré d’autonomie est déterminant.
Les nouveaux embauchés ou salariés en mobilité n’auront la possibilité de solliciter et bénéficier du télétravail, hors campagne, que si le manager évalue qu’ils ont l’autonomie et le niveau de qualité attendus pour la tenue du poste à l’issue de la période d’essai pour les nouveaux embauchés et de la période probatoire pour les salariés en mobilité. Les salariés de retour d’une absence de longue durée (congé maternité, parental, …) ne pourront également prétendre au télétravail immédiatement à la reprise de l’activité. Ces salariés disposeront d'un accompagnement leur permettant une reprise effective d'activité et l'appropriation des évolutions législatives, internes et éventuellement technologiques (outils métiers, collaboratifs). Un plan d’action leur sera systématiquement proposé. Le manager s'assurera que cet accompagnement permette un retour au télétravail dans les meilleurs délais. 3.3. Faisabilité technique et connaissances informatiques de base :
Le télétravailleur doit :
Avoir les Connaissances de base en informatique. Ce socle minimal de connaissances doit permettre à tout télétravailleur de se connecter à son domicile avec les moyens mis à disposition ainsi qu’avec ses propres outils (box internet) et de pouvoir identifier et/ou solutionner des questionnements ou panne de premier niveau.
Être titulaire d’une connexion internet sécurisée : connexion privée sécurisée assurée par un fournisseur d’accès internet reconnu.
Posséder un débit internet conforme et vérifié par un test de débit internet (qualité du débit : 8 méga minimum). Les conditions de travail en situation de télétravail ne doivent pas être dégradées mais maintenues, voire améliorées.
Travailler au sein d’un espace dont la conformité électrique est établie.
Être titulaire d’une assurance du lieu de télétravail.
Respecter les règles RGPD, la charte informatique de l’organisme, la confidentialité (verrouillage de l’ordinateur, confidentialité des échanges téléphoniques ou teams, etc.) et le secret professionnel en tout lieu (tiers lieu)
Article 4. Lieu de télétravail
Le travail à distance peut être réalisé :
- Depuis
des locaux de l'organisme qui ne sont pas le lieu habituel de travail ;
- Depuis
le domicile du salarié, dont l’adresse présente une fiabilité et est celle indiquée sur le bulletin de salaire ;
- Depuis une autre
résidence privée différente du domicile, dès lors que l'adresse déclarée à l'employeur est stable, se trouve en France et que le salarié atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l'activité professionnelle et conforme électriquement,
- Depuis
le site d'un autre organisme du Régime général de Sécurité sociale
- Depuis
un tiers-lieu en France (comme les sites de co working), déclaré et autorisé préalablement par la Direction et dès lors que ce lieu remplit les conditions de sécurité informatique et de confidentialité (bureau individuel) et de conditions de travail (double écran...) suffisantes.
Dans tous les cas, la distance entre le lieu de télétravail et le site habituel de travail (résidence administrative) ne peut permettre au salarié de se soustraire aux 2 jours de présence sur site obligatoires par semaine et aux éventuels évènements (notamment incidents informatiques, réunions, nécessités de service... ainsi que toutes les situations envisagées dans l’art 6.6 du présent accord) nécessitant un retour sur site. Article 5. L’organisation du travail 5.1 Formules de télétravail
Le télétravail ne doit en aucun cas porter atteinte au bon fonctionnement du service, il doit en garantir sa continuité.
Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et son organisme employeur, et préserver l'appartenance au collectif,
le télétravailleur doit être présent dans l'unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.
Plusieurs formules d’organisation sont proposées soit à jour fixe et mobile, soit sous forme d’enveloppes, soit selon une formule mixte (jour fixe + enveloppe annuelle maximale), en fonction de l’organisation de service et des métiers définie par la ligne managériale.
Ces formules constituent le cadre maximal d’exercice en télétravail pour le salarié étant entendu qu’en fonction des obligations et nécessités de service certaines journées pourront ne pas être prises*.
Agents
1 jour fixe 1 jour fixe + 1 jour mobile 1 jour fixe + enveloppe annuelle jusqu’à 50 jours*
Managers
(Managers opérationnels, responsables de proximité, d’unité, de service, Agents de Direction)
Enveloppe annuelle jusqu’à 50 jours*
Agents exerçant des activités spécifiques :
Chargés de conseil et développement, Assistantes de direction et secrétaires
Enveloppe annuelle jusqu’à 60 jours*
Le télétravail pourra être réalisé sous forme de demi-journée complétant une demi-journée d’absence, une demi-journée de temps partiel, ou de déplacement. Dans ce cas cette demi-journée est décomptée comme une journée de télétravail. 5.2. Le temps de travail et les plages de disponibilité Les salariés en télétravail s’engagent à respecter les dispositions législatives relatives au temps de travail ainsi que toutes les dispositions du règlement d’horaires variables (notamment le respect des plages fixes).
Le télétravailleur dispose des mêmes droits que chaque salarié concernant le droit à la déconnexion conformément aux dispositions détaillées à l’article 13-4.
5.3. Le suivi de l’activité
La charge de travail, la productivité et les délais d’exécution seront évalués dans les mêmes conditions que pour les autres salariés en tenant compte des spécificités de chaque poste de télétravail.
Les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans le lieu habituel de travail.
Les télétravailleurs devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité qu’un salarié travaillant sur leur site habituel en actualisant notamment leur agenda et leur profil teams (définition d’un statut).
Article 6. Les étapes de mise en place du télétravail 6.1. Le principe du volontariat Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat du salarié et de l'accord de l'employeur. 6.2. Les modalités de candidatures
Le salarié doit formuler une demande de télétravail auprès de la Direction, dans le cadre de la campagne de déploiement définie par note de direction. Des situations particulières (mutation, embauche, mobilité professionnelle interne, retour d’absence de longue durée) peuvent nécessiter une gestion hors campagne.
Lorsqu'un salarié exprime une demande de télétravail, la Direction examine cette demande au vu des conditions de faisabilité tant techniques (équipement, test de débit internet), qu'organisationnelles au regard du ou des activités éligibles au sein du poste considéré, de la disponibilité du matériel informatique nécessaire, et de la maîtrise de l'emploi dont fait preuve le salarié notamment de sa capacité à travailler de manière autonome, ceci dans le cadre de la préservation de la continuité de service.
Dans le cadre de sa candidature, le salarié intéressé adresse une demande précisant :
Cette attestation sera requise en cas de télétravail depuis une autre résidence privée.
A la demande du salarié, une prestation d'un diagnostiqueur professionnel sera prise en charge par l'employeur pour le seul domicile principal, avant la mise en place du télétravail, ou en cas de transformation notoire de l'installation électrique durant l'exercice du télétravail. L'employeur informe les salariés de cette faculté. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes et un éventuel second diagnostic sont à la charge du salarié.
La conformité de l’espace de télétravail.
L’attestation d’assurance du ou des lieux dédiés au télétravail,
En cas de télétravail à domicile, ou depuis une résidence privée le salarié doit informer l'assureur du domicile qu'il y exerce une activité professionnelle, et s'assurer que l'assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ses journées de travail. Il doit fournir à son organisme une attestation de l'assureur en ce sens avant la validation du démarrage en télétravail.
La formule de télétravail choisie.
Le manager analyse la demande de télétravail et se prononce sur les aspects organisationnels, la nature des activités et l’autonomie nécessaire pour exercer les missions à distance. 6.3. Les réponses aux salariés
La Direction informera le salarié de sa décision dans un délai qui ne pourra excéder un délai de 30 jours, sauf circonstances exceptionnelles.
Un entretien individuel est systématiquement proposé par le responsable direct au salarié qui n’obtient pas d’accord.
En cas de refus, celui-ci sera motivé par écrit et reposera sur des motifs objectifs.
Le salarié pourra alors demander le réexamen de sa demande de manière écrite et argumentée dans un délai de 30 jours ouvrables suivant la notification de la décision de refus de l’employeur. La Direction est tenue de répondre à cette demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours ouvrables. En cas de refus du télétravail au motif que le salarié manque d'autonomie, le manager définit un plan d'accompagnement lui permettant d'accroitre cette dernière. Dans ces situations, le salarié ne pourra solliciter du télétravail que lors d’une prochaine campagne. 6.4. La formalisation de l’accord des parties L’accord de l’employeur est formalisé par
avenant.
L’avenant précisera notamment les modalités d’exécution du télétravail :
Le ou les lieu(x) de travail à distance ;
La période pour laquelle l’autorisation de télétravail est donnée ainsi que les conditions de renouvellement ;
La répartition des jours de télétravail et de présence sur site ;
Les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être contacté ;
Le matériel mis à disposition ;
Les frais pris en charge ;
La durée de la période d’adaptation ;
Les conditions de réversibilité du télétravail ;
Le rappel des règles de sécurité et de confidentialité ;
Le rappel des règles d’exercice du droit à la déconnexion.
L’autorisation de télétravail est donnée pour une durée d’un an de date à date à compter de la date de signature. Elle peut être renouvelée auquel cas le salarié devra en faire la demande lors de la campagne annuelle.
6.5. La période d’adaptation
Une période d’adaptation est mise en place lors de la conclusion du premier avenant au contrat de travail relatif au télétravail. Elle débute dès le premier jour du télétravail.
Elle a une durée de 3 mois maximum et doit permettre à chacune des parties de s’assurer qu’elle corresponde bien aux attentes. Durant cette période, chacune des parties pourra demander la suspension provisoire ou l’arrêt du télétravail, moyennant un délai de prévenance de 15 jours.
Dans tous les cas, le manager porte une attention renforcée au suivi du salarié lorsqu'il débute le télétravail, afin d'accompagner sa prise d'autonomie et la maitrise des outils de travail et de communication à distance. Le salarié suit les formations adaptées pour soutenir cette nouvelle posture de travail. Par ailleurs, le manager organise des points de suivi réguliers avec le salarié au cours des mois suivant le début du travail à distance, et dès que le salarié en exprime le besoin.
En cours d'exercice du télétravail, un bilan de la situation de télétravail est systématiquement réalisé lors de l'entretien annuel d'évaluation afin d'identifier les adaptations éventuelles qui pourraient être apportées.
6.6. La suspension ou l’aménagement du télétravail
Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l'empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail :
Incendie,
Inondation du lieu de télétravail,
Indisponibilité de la connexion internet,
Mise en œuvre de prérequis au démarrage du télétravail en cas de changement de domicile tels que le test de débit, l'assurance et l'attestation sur l'honneur relative à la conformité électrique, ou le cas échéant, le diagnostic électrique
Dans ces hypothèses, le salarié ou le manager peut demander, dès qu'il a connaissance de ces événements, la suspension ou l'aménagement à titre temporaire du télétravail.
La suspension du télétravail, sans report des jours non pris, s’effectue également dans les situations suivantes :
Formations et réunions de service pour lesquelles le présentiel est souhaité,
Intervention en tant que tuteur ou formateur,
Nécessités de service.
6.7. La réversibilité temporaire ou permanente
Le télétravail relevant d'une décision commune du salarié et de son employeur, les parties ont la possibilité, au cours de l’exercice de celui-ci, d'adapter ou de mettre fin au travail à distance selon les modalités suivantes :
A l'initiative du salarié :
Au cours d'exercice du télétravail, le salarié peut demander de mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de préavis de 15 jours maximum. En cas d'accord entre les parties ce délai peut être réduit.
A l'initiative de l'employeur :
En cours d'exercice du télétravail, l'employeur peut décider de mettre fin, ou suspendre temporairement, le télétravail compte tenu de l'existence de motifs objectifs et argumentés rendant l'exercice du travail à distance impossible ou inopportun. La décision de l'employeur est notifiée par écrit et argumentée. Cette décision prend appui sur une observation de la problématique rencontrée, matérialisée lors d'entretien réguliers de suivi, et fait suite à la mise en place préalable d'actions visant à résoudre la problématique visée. Cette décision prend effet sous réserve de respecter un délai de préavis de 15 jours.
La réversibilité du télétravail, à l'initiative du salarié comme de l'employeur, ne fait pas obstacle à la formulation d'une nouvelle demande de télétravail par le salarié. En tout état de cause, l'employeur garantit au salarié les conditions de retour sur son poste de travail.
Les parties peuvent par ailleurs adapter les modalités de lieu du télétravail par commun accord à tout moment. Cette modification est notifiée par écrit et elle est conditionnée à la validation formelle de l'employeur et du salarié.
Article 7. Aménagements particuliers
Par exception au principe de deux jours de présence sur site, quand le télétravail est de nature à favoriser la continuité d’activité et le maintien dans l’emploi, le recours à un télétravail adapté pourra être mis en place. 7.1. Les circonstances exceptionnelles collectives
L’organisation dérogatoire du télétravail mis en place en cas de circonstances exceptionnelles collectives peut relever du champ d’application de l’accord relatif au travail à distance, s’il vise une situation d’une durée et d’une ampleur significatives telles que :
L’activation d’un plan de continuité d’activité (PCA),
Une opération de déménagement,
Des travaux au sein de l’organisme...
Il ne pourra être déclenché qu’à l’initiative de l’employeur, compte tenu des circonstances locales, dans le respect des prérogatives des élus du personnel et des organisations syndicales. Les règles d’indemnisation ci-après continueront de s’appliquer dans ce cadre.
7.2. Les pics de pollution
En cas de pic de pollution, par application des dispositions de la loi du 13/02/2018, les mesures suivantes seront déployées :
Personnel concerné : seront invités à télétravailler tous les télétravailleurs et le personnel déjà équipé de matériel nomade
Délai de prévenance : dès connaissance du pic de pollution communiqué officiellement par les services météorologiques, la CAF respectera un délai de prévenance de 24h
Lieux d’exercice : tous les lieux de télétravail identifiés
Conditions d’organisation : matériel déjà installé ou mise à disposition de matériel nomade…
Durée : sauf situation météorologique exceptionnelle, pas plus de 3 jours consécutifs en référence à l’obligation d’être présent au moins 2 jours par semaine dans l’organisme
Conditions de déclenchement et interruption : sur décision de la Direction
7.3. Le télétravail sur préconisations médicales
L'employeur, dans le respect des prérogatives des instances représentatives du personnel (Comité social et économique) et compte tenu des préconisations éventuellement formulées par le médecin du travail, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.
7.4. Les salariés en situation de handicap et de grossesse
Le télétravail peut être un moyen efficace pour réduire la pénibilité des déplacements des salariés en situation de handicap et des femmes enceintes ou de nature à favoriser leur maintien en activité ou leur emploi. En référence à l’article L 1222-9 du Code du travail relatif aux modalités d’accès de ces salariés, les parties conviennent d’étudier la mise en place du télétravail après avis du médecin du travail. Une information sur ces situations sera faite lors des réunions de la CSSCT. 7.5. Le télétravail et le mandat d’élu local
Un salarié exerçant un mandat d’élu municipal, départemental ou régional peut se voir favoriser l’accès au télétravail, sous réserve de la compatibilité à son poste de travail. Pour ces cas, une étude particulière sera réalisée par le service Ressources Humaines, en lien avec la Direction, afin de trouver la meilleure organisation possible selon les contraintes liées au poste de travail appréciées par le responsable de service. 7.6. Les salariés aidants
Le télétravail pour les salariés aidants d'un enfant, d'un parent ou d'un proche peut être considéré́ comme un aménagement de poste rendu nécessaire afin de permettre aux salariés de concilier leur vie professionnelle et leur présence auprès du proche aidé. A ce titre et conformément à l'article L. 1222-9 du Code du travail, les demandes effectuées dans le cadre de ces situations feront l'objet d'une attention particulière de la Direction. Une information sur ces situations sera faite lors des réunions de la CSSCT.
Article 8. La préservation du collectif de travail et la mise en place de charte de fonctionnement
Le travail régulier à distance peut avoir pour effet d'accentuer le risque d'isolement des télétravailleurs.
Le manager a un rôle majeur pour développer des nouveaux modes d'association des salariés dans le cadre d'une organisation mixte du travail, en utilisant les technologies numériques de communication et d'information, et en adaptant les modalités de coopération au sein de son équipe, et avec les autres services. Le mode de fonctionnement collectif est formalisé dans une charte de fonctionnement du service en mode hybride propre à chaque collectif de travail. Cette charte décrira notamment :
Le choix du jour fixe ;
Les règles de pose des jours de télétravail forfaitaires et mobiles : délai de prévenance, taux de présentéisme sur site à respecter ;
Les situations pour lesquelles le présentiel doit être privilégié ;
Les modalités de réalisation des réunions ;
Les modes de communication visant notamment à maitriser la densité des sollicitations en lien avec la diversification des canaux de contact à distance
L’accès à la formation ;
L’intégration des nouveaux salariés dans le collectif.
La charte sera rédigée à partir d’une trame mise à disposition par le service Ressources Humaines qui pourra être en appui si nécessaire. Le terme « collectif de travail » peut correspondre à un pôle, une unité ou un service composé du manager et de l’équipe qu’il encadre mais aussi à un agent de Direction et l’équipe d’encadrement dont il a la responsabilité ou encore à un cadre stratégique avec les cadres qu’il manage. Le Service Ressources Humaines s’assure que chaque charte de fonctionnement respecte le présent accord.
Article 9. Équipements de travail 9.1. Espace de travail
Le lieu d'exercice du télétravail doit être compatible avec l'exercice d'une activité professionnelle au regard des règles en matière d'hygiène et sécurité.
L’environnement personnel doit être propice à la concentration et à la communication. Le salarié atteste disposer au sein de son domicile d’un espace de travail lui permettant d’exercer ses missions en respectant les règles de santé et de sécurité : ergonomie du poste de travail, place suffisante (écrans), espace aéré, etc. 9.2 Matériel informatique
L’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d'exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que lorsqu'il travaille sur site. Le matériel adapté à la nature de l’activité sera mis à disposition et ne peut être refusé par le salarié sous peine d’inéligibilité au télétravail (exemple : deux écrans pour certaines activités…). Celui-ci assure la maintenance et l'adaptation de l'équipement aux évolutions technologiques. L'utilisation de ce matériel ne peut se faire pour un usage privé. Il revient au télétravailleur de s’assurer qu’il dispose personnellement à son domicile de tout l’équipement nécessaire et adapté à sa connexion (box internet, etc.).
Le télétravailleur doit pouvoir être joignable via la solution de téléphonie, teams ou par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.
L’activation des caméras dans une visioconférence facilite la fluidité de la communication et participe à la convivialité de la réunion. La solution de visioconférence mise à disposition par la CAF du Puy-de-Dôme permet de flouter, voire masquer l’arrière-plan, afin de permettre aux participants de ne pas faire apparaître dans la visioconférence les images de leur domicile (qui peuvent révéler des informations privées) ou les tiers qui passeraient dans le champ de vision de la caméra. Au regard de ce dispositif et conformément aux préconisations CNIL, il est demandé au télétravailleur d’activer sa caméra pendant les réunions, entretiens bilatéraux, etc. afin d’être visible comme si la réunion se déroulait sur le lieu de travail. L’utilisation de ces matériels est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.
Le salarié s'engage à restituer le matériel informatique lié à son activité de télétravail lorsqu'il est mis fin au télétravail.
En cas d’absence supérieure à un mois, l’employeur se réserve le droit de demander au salarié de restituer tout ou partie du matériel informatique. Dans le cas spécifique d’absence prévue et organisée supérieure à un mois (de type congés maternité, congés sans solde…) le matériel est restitué avant le départ des salariés.
9.3. Mobilier
En tant que de besoin, afin d'assurer l'ergonomie du poste du télétravailleur à domicile, l'organisme met à sa disposition un mobilier adapté ainsi que les équipements nécessaires à l'exercice de ses fonctions dans des conditions équivalentes à celles dont il bénéficie lorsqu'il travaille sur site. Pour les salariés ne disposant pas de matériel (siège de bureau et/ou plan de travail adapté), l’employeur propose deux dispositifs :
Le don de matériel amorti,
OU
En cas d’impossibilité de fournir du matériel, une aide à l’achat de matériel par le salarié. Le remboursement est opéré dans la limité de 50% de la dépense réelle de mobilier dans le cadre du télétravail, ce remboursement étant limité à 150€ maximum (montant soumis à cotisations).
Cet achat doit participer à la prévention des risques de TMS.
Dans le cadre d’un don ou financement de matériel, la Direction et les représentants du personnel se réservent le droit de visiter l’espace dédié au télétravail afin de s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail (cf. article 16).
Le salarié s'engage à prendre soin de ces équipements.
Article 10. La gestion des dysfonctionnements En cas de panne inopinée des applicatifs nécessaires à l’exercice de l’activité télétravaillée (panne logicielle), de panne matérielle ou d'indisponibilité totale du système d'information, ou toute autre circonstance de nature à l’empêcher de remplir ses missions, le télétravailleur devra en aviser immédiatement son Responsable et se conformer à ses instructions, à savoir :
Utilisation du guide de dépannage informatique.
Vérifier auprès du service informatique que la panne ne peut être résolue dans l’heure si elle a trait aux outils informatiques ou aux applicatifs.
Dans ce cas, sur décision du manager :
Retour sur le lieu de résidence administrative. En cas de retour sur le lieu de résidence administrative, peu importe l’origine de la panne, le temps de trajet « aller » sera alors comptabilisé comme temps de travail, dès lors que le salarié a débuté son activité professionnelle.
Utilisation momentanée des outils bureautiques et documentaires en ligne selon accessibilité.
Quel que soit le degré de criticité de la panne, si celle-ci survient après 15h15 et en cas d’impossibilité de travailler sur les outils bureautiques et documentaires, le salarié est invité à se déconnecter.
Le salarié ne souhaitant pas revenir sur le lieu de résidence administrative est autorisé à poser un congé (CP, RTT...) ou une Xtime (si son compteur temps le permet). Ces dernières dispositions ne s’appliquent pas à la situation particulière d’exercice du télétravail depuis une autre résidence privée éloignée du site de travail habituel : dans ce cas le seul recours à un congé ou jour de RTT sera possible. En cas de dysfonctionnement pendant plusieurs jours consécutifs, les dispositions ci-dessus énoncées sont applicables uniquement le 1er jour de la panne. Les jours suivants, le salarié prend ses dispositions pour regagner son site habituel de travail, sauf application des articles 7.3 et 7.4. Aménagements du télétravail dans des situations particulières. Article 11. Frais professionnels
Sur présentation de factures, l'employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail à domicile dans les conditions suivantes : - le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques à la demande du salarié concernant son domicile, - le surcoût éventuel de l'assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.
Quelle que soit la formule de télétravail, une indemnité forfaitaire journalière est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l'exercice du travail à distance (notamment abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau, de chauffage).
Cette indemnité forfaitaire journalière est versée, mensuellement, pour chaque journée ou demi-journée effectivement télétravaillée depuis le domicile, une autre résidence privée différente du domicile ou un tiers lieu, à hauteur de 2,95 € à la date de la signature de cet accord. L'exercice du télétravail dans un autre lieu (site extérieur de l’organisme ou d’un autre organisme de Sécurité sociale mis à disposition, domicile d’un parent ou autre…) ne donne pas lieu au versement de l’indemnité en tenant compte du fait que le télétravailleur ne supporte pas les frais professionnels découlant de l’exercice du travail à distance.
L'indemnité forfaitaire n'est versée que pour les jours de télétravail effectifs, elle n'est pas due lorsque le salarié n'a pas été en situation de télétravail (en raison d'absences diverses, travail sur site, formation, mission, réunion...), y compris lorsqu'une journée de télétravail était initialement prévue. Le montant de l'indemnité est revalorisé au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d'évolution annuelle constaté de l'indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible », ou de tout indice qui viendrait à s'y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L'Ucanss notifie aux organismes, ainsi qu'aux organisations syndicales, dès la publication de l'indice Insee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires. Article 12. Protection des données
L'organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d'information utilisé par les salariés à des fins professionnelles. Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l'organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données, leur confidentialité et le bon usage des ressources informatiques mises à disposition. Il fera preuve d'une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l'application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile ou depuis un tiers-lieu. Article 13. Droits et garanties individuels et collectifs
13.1. Application des dispositions légales et conventionnelles
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'organisme, notamment en matière d'accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l'organisme. En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d'évolution professionnelle que ses autres collègues. À ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l'employeur. Lors de l'entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d'organisation du travail. Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables en situation de télétravail. Dans la situation d'une journée scindée en une demi-journée télétravaillée et une demi- journée non télétravaillée, si le salarié est amené à effectuer un déplacement professionnel pendant la demi-journée non télétravaillée alors il bénéficie des dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement. Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant. Ainsi, le télétravailleur bénéficie d'un titre restaurant pour chaque journée ou demi-journée télétravaillée. La direction informe le télétravailleur de la politique de l'organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu'il est en situation de télétravail.
13.2. Durée du travail et respect de la vie personnelle
L'organisation du télétravail s'exerce dans le cadre des horaires de travail habituels et donc dans le respect des règles légales en vigueur. À ce titre, ils bénéficient des horaires variables s'ils sont mis en œuvre dans le service auquel ils appartiennent. La Direction s’engage, conformément aux obligations légales, à respecter et faire respecter les plages horaires. Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu'à la demande de la Direction.
13.3. Pilotage de la charge de travail et des sollicitations
La Direction s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l'organisme. Lors de l'entretien annuel d'évaluation, le manager conduit un échange spécifique sur la charge de travail et les modalités d'exercice du télétravail.
13.4. Application du droit à la déconnexion
Le télétravail, en ce qu'il s'appuie sur l'usage des outils numériques et peut s'exercer au domicile du salarié, comporte un enjeu renforcé pour l'exercice effectif du droit à la déconnexion. Il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d'un droit à la déconnexion qui s'exerce dans les conditions posées par le code du travail et l’accord local signé le 8 décembre 2022 et agréé le 12 février 2023. Il s'entend comme le droit pour chaque salarié à ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail, et à bénéficier d'un temps de repos non interrompu. Il appartient également à chaque salarié de porter une attention avisée au respect de son propre droit à la déconnexion, ainsi qu'à l'exercice du droit à la déconnexion des autres. Article 14. Relations sociales
En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs. À l'occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d'électorat et d'éligibilité que les autres salariés. Comme eux, ils bénéficient de l'information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants. Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens. Le crédit d'heure peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.
Article 15. Consultation de la représentation du personnel
La mise en œuvre du télétravail fait l'objet d'une consultation préalable de la représentation du personnel. Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l'organisme lui est présenté. Il comprend des éléments permettant de comparer l'évolution salariale des télétravailleurs avec celle des autres salariés.
En outre, la liste nominative des salariés en situation de télétravail, après recueil de l’accord exprès du salarié concerné, est transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu'aux représentants du personnel. Article 16. Santé au travail et représentation du personnel
Le télétravail peut constituer un facteur d'amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés et de leur implication Néanmoins, l'exercice fréquent du travail à distance peut emporter des risques spécifiques liés à l'isolement du salarié, ou encore au travail prolongé en posture assise et sur écran. Ceux-ci sont pris en compte dans le cadre du dialogue social via l'identification d'actions dans le plan de prévention des risques professionnels issus du DUERP. La Direction et les représentants du personnel doivent pouvoir s'assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l'hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent ainsi avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence notamment lors du financement ou don de mobilier. En cas d'opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, la Direction pourra décider de refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail. En cas de risques identifiés liés à l'état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu'à l'achèvement de la remise aux normes. L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale. À cet effet, le télétravailleur informe le service Rh de l'accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime). Article 17. Sensibilisation et formation au télétravail
Les télétravailleurs reçoivent par les services chargés de l’informatique une sensibilisation appropriée notamment sur les équipements mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail. Ils bénéficient, en tant que de besoin, d’une formation. Le service Développement RH travaille en lien avec le service informatique pour le déploiement de formations en lien avec le télétravail (différents modules : office 365, excel, word, etc.). Les facilitateurs numériques restent aussi accessibles pour toutes questions informatiques de premier niveau (cf. note de direction n°24-2020).
De plus, les salariés en situation de télétravail reçoivent également une sensibilisation concernant la protection des données et la bonne utilisation du matériel informatique en posture de travail à distance.
La CAF du Puy-de-Dôme poursuivra sa démarche de formation des managers chargés d’encadrer les télétravailleurs afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.
Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés par leur responsable direct à cette forme d’organisation du travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.
Article 18. Durée de l’accord Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans, sous réserve de l’agrément de la Direction de la Sécurité sociale. Il pourra être révisé dans les conditions légales. Article 19. Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord Le suivi de l’application du présent accord sera réalisé par une commission de suivi composée des délégués syndicaux de la Caf du Puy-de-Dôme, chaque délégué syndical pouvant être accompagné d’un salarié de l’organisme, et de l’employeur ou son représentant, accompagné d’un ou deux collaborateurs.
Cette commission de suivi se réunira une fois par an à l’initiative de l’une des parties signataires.
Article 20. Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail. Article 21. Publicité
Conformément aux mesures légales de publicité, cet accord sera transmis :
Aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme,
Aux instances représentatives du Personnel,
À la Direction de la Sécurité Sociale, pour agrément, laquelle le transmet à l’UCANSS pour avis du COMEX,
À l'unité territoriale de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS),
Au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes de Clermont-Ferrand.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Un exemplaire sera tenu à la disposition du personnel sur l’Intranet de l’entreprise.
