la ________________ représentée par M____________, Directeur, d’une part,
Et
les Organisations Syndicales, d’autre part,
Il a été conclu le présent accord :
Préambule
Le déploiement du télétravail constitue un levier visant à favoriser la qualité de vie au travail des salariés et la bonne articulation des temps professionnel et personnel. Il peut être source, dans le cadre d’une démarche managériale et organisationnelle adaptée, de développement de l'autonomie des salariés.
Il s’inscrit dans le cadre du protocole d’accord UCANSS du 11 juillet 2022 relatif au travail à distance (agréé par la tutelle le 2 décembre 2022) ainsi que dans le cadre des règles définies par le Code du Travail.
Le télétravail ou travail à distance est une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Le salarié continue de bénéficier des mêmes droits individuels et collectifs que l’ensemble des salariés de l’organisme notamment en matière de droit à la déconnexion, formation professionnelle, de déroulement de carrière, d’accès aux informations syndicales et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.
Les télétravailleurs participent, dans les mêmes conditions que les autres, aux réunions de service. A ce titre, l'employeur veille dans la mesure du possible à organiser des réunions de travail permettant de favoriser la présence du télétravailleur.
Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l’y contraigne :
soit à domicile
soit dans un lieu connu préalablement de l’employeur
Le télétravail répond à différents enjeux devant être concilié dans la recherche d'un équilibre en vue de garantir :
Le maintien de la qualité du service rendu à nos bénéficiaires et la continuité de service
La souplesse d'organisation permettant d'améliorer la qualité de vie au travail grâce à des meilleures conditions de travail et à une bonne articulation des temps de vie contribuant à la motivation des salariés
La préservation du lien de chaque salarié avec l'organisme et le collectif de travail afin d'éviter tout phénomène d'isolement et de perte de sens au travail
L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure en complément du présent accord. Il en est de même en cas de conditions d’accès au lieu de travail ponctuellement « complexes » (intempéries majeures, épisode de pollution, canicule, travaux ne permettant pas de rester sur site …) où l’employeur pourra proposer une situation de télétravail complète pendant la période concernée.
Eligibilité des salariés
Le télétravail repose sur la base du double volontariat : celui du salarié et celui de l’employeur.
Il vise tous les salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.
Il concerne toutes les catégories professionnelles dès lors que la compatibilité de tout ou partie des activités exercées avec le télétravail est validée.
La formule de télétravail est adaptée en fonction des missions et des activités exercées.
Les demandes exprimées par les salariés sont examinées par l’employeur au vu :
Des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré
De la disponibilité du matériel informatique nécessaire
De la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié, notamment de sa capacité à travailler de manière autonome.
Une attention particulière sera portée aux modalités d’accès au télétravail pour les travailleurs handicapés ou pour les salariés concernés par des préconisations du médecin du travail permettant le maintien en poste. Ceux-ci pourront solliciter des aménagements spécifiques qui pourront être étudiés en concertation avec la Médecine du Travail.
Par demande écrite expresse du salarié auprès de son manager et après accord de la direction, le télétravail pourra être mis en place pour une durée d’un an, renouvelable tacitement chaque année.
Un éventuel refus de la demande sera motivé : non-respect des conditions d’éligibilité, impossibilités techniques, désorganisation réelle au sein de l’activité, autonomie insuffisante, incompatibilité entre l’habitation du ou de la salarié(e) et l’exercice de l’activité professionnelle au regard des règles d’hygiène et/ou de sécurité. Par suite du refus communiqué, un salarié pourra demander un nouvel examen de sa demande au moins 2 mois plus tard.
Ne sont pas considérées comme du télétravail :
Les périodes d'astreinte réalisées à distance ;
Les périodes durant lesquelles sont exercées les activités itinérantes s'effectuant par nature hors du lieu habituel de travail.
Conditions de mise en place
– Modalités pratiques
Il est rappelé que le passage au télétravail modifie uniquement la manière dont le travail est effectué et n'affecte pas la qualité de salarié. A ce titre, aucun avenant au contrat de travail ne sera signé. Les modalités de mise en place font l’objet du présent protocole et des échanges avec l’employeur d’écrits (mails et/ou courriers). Ces éléments précisent l’acceptation des conditions posées et les modalités essentielles d’exercice (règles de confidentialité, droit à la déconnexion, période d’adaptation systématique conformément à l’accord national sur le travail à distance avec entretien de bilan et réversibilité possible à l’initiative de chaque partie, durée de l’accord, rythme du télétravail pendulaire, délai de prévenance en cas de modification du rythme retenu …) Le manager porte une attention renforcée au suivi du salarié lorsqu'il débute le télétravail afin d'accompagner sa prise d'autonomie et la maîtrise des outils de travail et de communication à distance. La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions ou de lieu de télétravail est subordonnée à l’accord des deux parties et au respect de la procédure mentionnée à l’article 1. Le télétravail relevant d'une décision commune du salarié de son employeur, les parties ont la possibilité, au cours de son exercice, d'adapter ou de mettre fin au travail à distance selon les modalités suivantes :
À l'initiative du salarié : le salarié peut faire valoir son souhait de mettre fin au télétravail sous réserve de respecter un délai de préavis de 15 jours maximum.
À l'initiative de l’employeur : l'employeur peut décider de mettre fin ou suspendre temporairement le télétravail compte tenu de l'existence de motifs objectifs et argumentés rendant l'exercice du travail à distance impossible.
La décision de l'employeur est notifiée par écrit et argumentée (par exemple un changement de fonction, l'existence de problématiques techniques trop fréquentes, la dégradation des résultats en lien avec les objectifs fixés, un besoin d'accompagnement impliquant une présence plus régulière sur site, une situation d'isolement du salarié).
Cette décision prend appui sur une observation de la problématique rencontrée matérialisée lors d'entretiens réguliers de suivi et fait suite à la mise en place préalable d'actions visant à résoudre la problématique.
Cette décision prend effet sous réserve de respecter un délai de préavis de 30 jours. La réversibilité du télétravail, à l'initiative du salarié comme de l'employeur, ne fait pas obstacle à la formulation d'une nouvelle demande de télétravail par le salarié. En tout état de cause, l'employeur garantit au salarié les conditions de retour sur son poste de travail. Une suspension provisoire du télétravail est également possible à l’initiative du salarié en lien avec des circonstances de nature à empêcher la réalisation du télétravail telles qu’un problème de connexion internet, une inondation, un incendie, des intempéries… Les parties peuvent par ailleurs adapter les modalités du télétravail par commun accord à tout moment. Cette modification est notifiée par écrit et elle est conditionnée à la validation formelle de l'employeur et du salarié.
– Organisation des périodes et fréquence du télétravail
Une présence minimale de 2 jours sur site, quelque soit le temps de travail du salarié, servira de base aux validations et accords, la présence sur site __ étant essentiel au travail collaboratif en équipe, aux échanges et à la relation managériale. Le temps contractuel souhaité en télétravail et le rythme proposé devront faire l’objet d’un échange avec le manager et devront être explicitement mentionnés dans la demande écrite du salarié.
Deux formules de télétravail sont proposées aux salariés :
La formule hebdomadaire à jours fixes
La formule hebdomadaire couplant jour(s) fixe(s) à raison d’au moins une journée hebdomadaire et jour(s) flexible(s)
Le choix des formules et des jours de télétravail résulte d’un accord entre le salarié et l’employeur qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité du service d’affectation du salarié.
Le télétravail par demi-journée est possible dès lors que son recours préserve l’efficience d’organisation (complément d’une demi-journée d’absence, d’un déplacement professionnel, d’une formation ou d’une réunion). Concernant les jours flexibles et les demi-journées, un délai de prévenance d’une semaine est requis afin que les managers puissent gérer les éventuels impacts en termes d’organisation. Une étude de la mise à disposition d’un outil de réservation de bureaux pourra être réalisée pour les services pour lesquels un besoin serait identifié.
Des adaptations seront possibles pour les salariés en situation de handicap ou pour raisons de santé. Le télétravail peut servir de levier à l'adaptation du poste de travail des salariés en situation de handicap en lien avec les recommandations de la médecine du travail et favoriser leur maintien durable dans l'emploi. Elles seront également possibles, à la demande de la salariée, pour réduire la pénibilité des déplacements des femmes enceintes.
Des dérogations temporaires à la présence hebdomadaire minimale, liées à des circonstances qui provoquent une difficulté objective à se rendre sur site ou à travailler sur site (grève, travaux…) pourront être accordées par l’employeur.
– Lieu de télétravail
La réalisation du télétravail se déroule, hors situation exceptionnelle, au domicile du salarié ou sur un lieu différent déclaré par le salarié comme pouvant être, sur une période déterminée, le lieu exclusif de télétravail. Ces lieux doivent se situer en France.
Une attestation sur l’honneur visant la conformité électrique est demandée au salarié avant la validation de son démarrage en télétravail. Le télétravailleur, à sa demande, peut bénéficier d'une prestation d'un diagnostiqueur professionnel concernant l'installation électrique, prise en charge par l'employeur pour le seul domicile principal.
Dès lors qu’aucun changement de domicile ou travaux au domicile ne sera porté à la connaissance de l’employeur, le diagnostic de conformité électrique réalisé conservera sa validité.
Le salarié doit prévoir un espace de travail obéissant aux règles de sécurité électrique et permettant un aménagement ergonomique du poste de télétravail.
Un document attestant de la couverture par son assurance multirisque habitation pendant les jours de télétravail devra être remis au service Ressources Humaines, avant toute mise en œuvre du télétravail et lors de chaque échéance annuelle du contrat d’assurance. À défaut, la situation de télétravail sera suspendue.
L’employeur peut accepter que le travail à distance soit effectué dans un lieu privé différent du domicile, dès lors que l’adresse est déclarée à l’employeur, qu’elle est stable, se trouve en France et que le salarié atteste que ce lieu est également couvert par une assurance couvrant l’activité professionnelle.
Si, en sus du lieu de télétravail principal, un second lieu devait devenir pérenne, une attestation sur l’honneur visant la conformité électrique ou un diagnostic de conformité des installations électriques sera sollicité. L’éventuel diagnostic de conformité sera pris en charge par le salarié (l’employeur ne prenant à sa charge que le diagnostic lié à la résidence principale).
L’employeur met à la disposition le matériel nécessaire (unité centrale avec écran ou micro-ordinateur portable et liaison téléphonique avec casque) et ce pour un usage exclusivement professionnel. Le coût de l’abonnement et des communications du dispositif téléphonique professionnel mis à la disposition du ou de la salarié(e) incombe à l’employeur.
Les demandes d’équipements spécifiques nécessiteront une étude du poste de travail en lien avec les services de la Médecine du Travail.
– Gestion du Temps
L’application des horaires prévues par le contrat de travail de l’agent sera encadrée et le ou la salarié(e) concerné(e) badgera. À défaut, le temps de travail ne pourra être décompté. L’employeur et l’encadrement pourront contacter habituellement le salarié pendant les plages badgées de l’horaire variable.
Dans le cas où la connexion en télétravail au système d’information de la Branche serait impossible, en raison d’un dysfonctionnement matériel ou propre à la connexion, le collaborateur devra en informer immédiatement le service informatique et son manager.
Le service informatique est joignable tous les jours travaillés entre 8h15 et 12h ainsi qu’entre 13h et 16h45.
Dès lors que la décision de retour sur site sera prise par l’empolyeur et si le salarié a déjà débuté son activité professionnelle, le temps de trajet lieu de télétravail/site de travail habituel sera comptabilisé dans son intégralité comme du temps de travail.
A défaut de retour sur site, 1 heure maximum sera valorisée en temps de travail.
Si le salarié n’a pas encore débuté son activité professionnelle, le temps de retour sur site est considéré comme du temps de trajet et n’est pas pris en compte comme du temps de travail. Ces dispositions s’appliqueront que le télétravail soit réalisé au domicile du salarié ou sur un lieu différent déclaré par le salarié.
En cas d’impossibilité de télétravailler et en cas d’empêchement à revenir sur le lieu de travail, le collaborateur empêché devra couvrir son absence par la prise de journées de congés ou de RTT. Dans le cadre d’un retour obligatoire du salarié, l’employeur est tenu de lui mettre à disposition un bureau.
– Indemnité de télétravail
Les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement (frais de repas) ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail. Cependant, le télétravailleur bénéficiera des titres restaurant.
Les frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail sont pris en compte par le biais d’une indemnité forfaitaire. Cette indemnité vise à couvrir les frais liés à l’abonnement internet et à la consommation d’électricité, d’eau et de chauffage.
En application du protocole d’accord national du 1er janvier 2023, l’indemnité forfaitaire est de 2,95 € par jour télétravaillé, (revalorisation au 1er janvier en fonction du taux d’évolution annuelle de l’indice INSEE « logement, eau, gaz et combustible »). Elle est également versée, sans proratisation, au salarié en télétravail sur la demi-journée. Cette indemnité est versée à terme mensuel échu. L’indemnisation des jours télétravaillés à la journée ou sur 12 mois, sera réalisée conformément à l’accord national qui impose au minimum 2 jours par semaine de travail en présentiel excepté en cas d’adaptations ou dérogations prévues à l’article 2.2 du présent protocole.
De plus, en cas de surcoût des frais d’assurance lié à l’exercice du télétravail pour le seul domicile, l’employeur prendra en charge annuellement, sur justificatifs attestant da la différence de tarification, le surcoût éventuel.
Le présent accord est conclu pour une période indéterminée et sera applicable dès le lendemain de l’agrément ministériel. Le protocole est dénonçable chaque année civile avec un préavis de 3 mois transmis par courrier ou courriel. En cas d'évolution législative ou conventionnelle, le présent accord pourra être révisé à la demande de l'employeur ou d'une ou plusieurs organisations syndicales habilitées à engager la procédure de révision. La demande devra être adressée par lettre recommandée avec A/R aux intéressés. Les parties conviennent dans ce cas de se rencontrer dans un délai de trois mois suivant la date d'envoi afin d'ouvrir des négociations.
Un suivi de l’organisation du télétravail sera réalisé pour chaque télétravailleur à l’occasion de l’Entretien Annuel d’Evaluation et d’Accompagnement. De plus, un bilan annuel des données télétravail sera transmis aux IRP lors de la Négociation Annuelle Obligatoire.
Modalités de dépôt : Conformément aux mesures légales de publicité, le présent accord est :
rédigé en 4 exemplaires dont 1 exemplaire pour le Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de _____ ;
notifié aux organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ;
déposé auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure en version complète et en version anonymisée destinée à être publiée sur le site legifrance.gouv.fr ;
déposé auprès de la DSS, l’UCANSS et la CNAF via le portail Ucanss.
