AVENANT AU PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’ACCES ET LA DIFFUSION D’INFORMATIONS SUR INTRANET DES ORGANISATIONS SYNDICALES
Entre :
D’une part,
La Caisse d'Allocations Familiales d'Ille-et-Vilaine, représentée par XXXX
Et d’autre part,
Les organisations syndicales suivantes :
Vu le protocole d’accord du 2 février 2015 relatif à l’accès et la diffusion d’informations sur intranet des organisations syndicales ;
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
La Direction de la CAF d’Ille-et-Vilaine et les organisations syndicales représentatives ont souhaité, par un accord conclu le 2 février 2015, définir le cadre d’accès et d’utilisation par les organisations syndicales des technologies d’information et de communication au sein de l’organisme.
Le présent avenant a pour objet de modifier ledit accord afin d’en adapter les dispositions aux évolutions technologiques et orientations fixées par la CNAF, s’agissant notamment des outils mis à disposition des organisations pour la diffusion d’informations à caractère syndical et la communication auprès des salariés.
L’accord du 2 février 2015 est modifié ainsi qu’il suit.
LES DISPOSITIONS MODIFIEES
PREAMBULE
Dans le cadre de la loi n°2004-391 du 04 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication aux organisations syndicales dans l’organisme.
Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
L’accès à ces technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
Cette utilisation des outils numériques de l’entreprise s’exerce dans le cadre plus général des règles énoncées par la charte d’utilisation des moyens informatiques de l’organisme (cf. annexe), et dans le respect des dispositions du Règlement général relatif à la protection des données (RGPD) et de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
CHAPITRE 1: L’UTILISATION DE L’INTRANET ET DES OUTILS COLLABORATIFS
ARTICLE 1 : L’ACCES A L’INTRANET ET AUX OUTILS COLLABORATIFS
Chaque organisation syndicale représentative ou non, ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme, dispose d'un accès à l’Intranet de la Caf.
Elle dispose également, dans les conditions précisées ci-après, des habilitations nécessaires ainsi que d’un accès aux outils de messagerie et outils collaboratifs de l’entreprise (Office 365, notamment Outlook, Teams et SharePoint).
Cet accès des organisations syndicales s’effectue dans le respect des règles d'utilisation en vigueur dans l'organisme et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.
ARTICLE 2 : LA MISE A DISPOSITION D’UN ESPACE SYNDICAL ACCESSIBLE VIA L’INTRANET
Chaque organisation représentative ou non, ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme, dispose d'un espace Teams dédié, accessible via l’Intranet, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale d’une part, et l’échange entre adhérents à chaque syndicat d’autre part.
Cet espace, propre à chaque organisation, est construit suivant une structure définie avec la Direction de l’organisme.
La Direction s’engage à assurer une communication interne (périodicité annuelle) par courriel auprès des salariés pour faire connaître l’existence de cet espace et des autres vecteurs de communication syndicales, ainsi que les modalités d’accès à ces derniers.
ARTICLE 2-1 : LA LIBERTE D’ACCES A L’INFORMATION SYNDICALE
Tout salarié bénéficie d'une liberté d'accès à l 'information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l'organisme à partir de son poste de travail. Dans ce cadre, l’organisme s’engage à ne pas chercher l'identification des salariés consultant l’espace des organisations syndicales représentatives. La solution technique retenue garantit la liberté des salariés d’être destinataire ou non des informations à caractère syndical diffusée par chaque organisation (abonnement / désabonnement à la discrétion du salarié).
ARTICLE 2-2 : LE SECRET PROFESSIONNEL LIE AUX INFORMATIONS DIFFUSEES SUR LES ESPACES SYNDICAUX
Les organisations syndicales s'engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu'à des usages internes à l 'organisme.
ARTICLE 2-3 : LE CONTENU DE L’ESPACE SYNDICAL
La communication des informations et tracts à caractère syndical auprès des salariés s’effectue via un canal dédié au sein de l’espace Teams mis à disposition de chaque organisation. Le contenu de ce canal est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu'il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité. La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales représentatives et respecter les règles relatives au droit de la presse. Cette information peut prendre la forme de documents écrits ou supports multimédia (Exemple : image ou vidéo). Chaque information devra être identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui en est à l’origine. Les organisations syndicales ne devront pas utiliser le logo de la Caf que ce soit sous la forme de marque déposée ou sous une forme modifiée. Les logos syndicaux ne devront pas être utilisés par l’employeur. Les communications syndicales diffusées respecteront les textes légaux en vigueur. Ainsi, il est rappelé que le contenu des espaces mis à disposition des organisations ne doit contenir, ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée, assurer le respect du droit à l’image, et que le contenu des informations doit, également, être conforme aux statuts des organisations syndicales (exclusion des publications politiques) et respecter les dispositions réglementaires relatives au secret professionnel.
ARTICLE 2-4 : LES CONDITIONS DE MISE EN LIGNE
Les publications destinées à l'ensemble du personnel sous les canaux Teams syndicaux quel qu’en soit le format sont communiquées simultanément à la direction de l'organisme et sont diffusées par les organisations syndicales de l'organisme pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.
Chaque organisation syndicale doit désigner au maximum cinq salariés de l'organisme habilités à opérer la mise à jour des espaces concernées : le délégué syndical, le représentant de la section syndicale et trois suppléants. Le syndicat peut modifier la liste des cinq personnes habilitées. Cette liste actualisée est communiquée à la direction.
Le canal Teams dédié aux communications syndicales sera accessible via l’Intranet.
Ce canal est le support qui permet de diffuser toutes publications ou tracts de nature syndicale.
Les espaces des organisations syndicales représentatives sont créés et bénéficient de la même protection que les autres espaces de la Caf d’Ille et Vilaine.
En cas de dépassement de la capacité de l’espace considéré, la Direction prendra contact avec le délégué concerné.
ARTICLE 2-5 NOUVEAU : LA COMMUNICATION INTERNE A CHAQUE ORGANISATION SYNDICALE
Chaque organisation, représentative ou non, ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme, est autorisée à utiliser Teams aux fins de faciliter les échanges entre ses adhérents. A cette fin, les organisations syndicales pourront créer un canal partagé au sein de l'équipe Teams mise à leur disposition pour permettre l'échange avec les seuls adhérents. Afin de garantir la confidentialité des échanges, l'accès à ce canal est limité aux représentants de l’organisation syndicale à savoir le délégué syndical et le représentant syndical ainsi qu’aux seules personnes spécifiquement habilitées par l’organisation concernée. Le nom de ce canal et les personnes chargées de l’administrer sont communiqués à l’employeur. Les organisations syndicales pourront l’utiliser afin d’échanger sur le chat mais égalementd’organiser la réunion mensuelle hors temps de travail. La confidentialité des échanges avec les salariés ou les adhérents, via les outils de discussion instantanée, devra être assurée.
ARTICLE 3 : L’ACCES A INTERNET
ARTICLE SUPPRIME
ARTICLE 4 : L’ACCES A LA MESSAGERIE
Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’organisme bénéficie d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de l’organisation syndicale locale, permettant de communiquer tant en interne qu’en externe. Des boîtes aux lettres distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque organisation syndicale. La gestion de ces adresses électroniques est placée sous la responsabilité du délégué syndical.
ARTICLE 4-1 MODALITES D’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES
Les organisations syndicales peuvent utiliser la messagerie, pendant les heures de délégations, ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination de la Direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats. Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, dans le strict cadre de la réponse aux sollicitations adressés par ces derniers au syndicat. La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales. A ce titre, l’information ne doit contenir ni injure, ni dénigrement, ni diffamation, ou propos à caractère raciste ou discriminatoire, ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et du droit à l’image. L’utilisation de la messagerie ne devra pas perturber l’activité professionnelle des personnes envoyant ou recevant des messages et devra rester compatible avec le bon fonctionnement des services.
ARTICLE 4-2 LA CONFIDENTIALITE DES ECHANGES DES SALARIES AVEC LES ORGANISATIONS SYNDICALES
Cette obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’organisation syndicale. L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés. L’organisation syndicale est soumise aux règles définies par la charte informatique de l’organisme, et par le règlement général sur la protection des données et la loi informatique et libertés. L’employeur doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.
CHAPITRE 2: lE cadre technique d’UTILISATION
ARTICLE 5 : LE MATERIEL
La Caf d’Ille-et-Vilaine met à la disposition des organisations syndicales, au sein de chacun de leurs locaux situés au siège de l’organisme :
Un poste informatique fixe aux normes de l’organisme
Un poste informatique fixe hors réseau CNAF
Un ordinateur portable aux normes de l’organisme
A titre complémentaire et dans le cadre de besoins ponctuels (absences, déplacements), les organisations pourront solliciter le prêt d’un ordinateur portable supplémentaire auprès du service informatique.
Le matériel reste la propriété de l’organisme. Sur le poste connecté au réseau CNAF, il est interdit d’utiliser d’autres matériels ou d’autres logiciels, sauf accord donné par la direction après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.
Pour leurs besoins en impressions et copies, les organisations syndicales pourront utiliser les copieurs situés à chaque étage des locaux au siège de l’organisme.
Les produits consommables (papier, recharges d’encre…) sont pris en charge par l’employeur dans les limites d’un usage raisonnable. La direction se réserve le droit de réexaminer les modalités de prise en charge dans le cas de consommations importantes (exemple : opérations ponctuelles).
ARTICLE 6: LA CAPACITE DES SITES ET DE LA MESSAGERIE
La capacité de chaque espace syndical est de 10 giga octets. De façon générale, l’utilisation de ces espaces doit être conforme à la charte informatique de l’organisme.
Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les organisations syndicales s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.
ARTICLE 7 – LA MAINTENANCE
Les organisations syndicales seront soumises comme l’ensemble des utilisateurs aux contraintes associées à l’utilisation du système informatique.
En cas d’incident, elles bénéficieront, comme l’ensemble des utilisateurs, d’une assistance et d’une maintenance pour leur matériel par le service informatique de la CAF.
ARTICLE 7 BIS NOUVEAU – LIMITATIONS D’USAGE
L’utilisation des outils collaboratifs s’effectue dans les limites d’usage fixées par le présent accord.
En particulier, l’utilisation de l’outil Microsoft Teams par les organisations syndicales s’inscrit dans les 2 cas de figure suivants :
Comme outil de diffusion des tracts et informations à caractère syndical (articles 2-1 à 2-4)
Comme outil de communication interne à chaque organisation syndicale (article 2-5)
A titre subsidiaire, l’utilisation de Teams comme outil de messagerie instantanée (usage individuel par chaque élu) est également autorisée, dès lors que cette utilisation s’inscrit dans un cadre bilatéral et n’a pas pour objet ni pour effet de contourner les limites fixées dans le présent accord.
Ces usages ont un caractère limitatif : tout autre usage ou demande complémentaire devra être soumis à l’approbation de l’employeur, conformément à la politique de supervision mise en place à la CAF sur cet outil. L’utilisation de Teams en dehors des Teams syndicaux et cas d’usages visés aux articles 2-1 à 2-5 est donc proscrite. Hors ces cas, l’accès à ces outils notamment aux fins de l’organisation d’échanges en visio-conférence avec les salariés (assemblée générale, réunion syndicale ouverte à l’ensemble du personnel), pourra cependant être étudiée sur demande des organisations auprès de la Direction. L’utilisation des autres outils numériques est limitée aux ressources identifiées dans le champ de l’accord.
L’utilisation de l’outils Forms pour réaliser des enquêtes auprès des salariés est possible, sous réserve d’information préalable de l’employeur. La diffusion de ces enquêtes s’effectue de préférence via l’espace Teams destiné aux communications syndicales
Cette utilisation s’inscrit dans le respect de la charte informatique de l’entreprise et du Règlement Général sur la Protection des Données, la responsabilité de chaque organisation étant susceptible d’être engagée en cas de manquement.
CHAPITRE 3 : DISPOSITIONS DIVERSES
ARTICLE 8 – UTILISATION ABUSIVE
En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires en vue de régler le différend.
Si, à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.
LES DISPOSITIONS SUPPRIMEES
Les annexes à l’accord du 2 février 2015 sont supprimées.
modalites d’APPLICATION DE L’AVENANT
DUREE DE L’ACCORD
Le présent avenant sera annexé à l’accord local relatif à l’accès des organisations syndicales aux technologies d’information et de communication au sein de la Caf d’Ille et Vilaine. L’avenant a, comme cet accord, une durée indéterminée.
La dénonciation du présent avenant suit les modalités de dénonciation de l’accord relatif à l’accès des organisations syndicales aux technologies d’information et de communication au sein de la Caf d’Ille et Vilaine du 2 février 2015.
COMMUNICATION ET DEPOT
Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée et s’applique sous réserve de l’agrément prévu aux articles R.123-1-1 et D.224-7 du Code de la sécurité sociale. En application de l’article L.2261-9 du Code du travail, le présent avenant peut être révisé ou dénoncé par les parties signataires. Le présent avenant fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail. Un exemplaire de l’accord sera déposé auprès du greffe du Conseil de prud’hommes. Les salariés de la Caf seront informés du présent accord par voie de diffusion sur le site intranet dans la rubrique dédiée.
