La Caisse d’Allocations Familiales de la Haute-Garonne, représentée par son directeur,
Et d’autre part,
Les organisations syndicales soussignées,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule : objectifs de l’accord
Le présent protocole définit un cadre pour la mise en œuvre du travail à distance au sein de la Caf de la Haute-Garonne, dans le respect des dispositions du Code du Travail.
Il vise à répondre aux objectifs de responsabilité sociale de l’entreprise, dans une démarche de développement durable, en :
améliorant la conciliation vie professionnelle et vie privée des salariés,
contribuant au maintien de leur santé et de leur sécurité en réduisant le stress et les risques routiers,
réduisant l’impact environnemental des activités de l’Organisme par une limitation des déplacements.
Article 1 : Définition
Le travail à distance est défini comme une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Le télétravail s’adresse à l’ensemble des salariés occupant un emploi éligible au télétravail.
Il respecte les principes généraux suivants :
le volontariat,
la contractualisation,
la réversibilité,
l’égalité de traitement,
la prise en charge par l’employeur des coûts liés à sa mise en place.
Les télétravailleurs sont électeurs et éligibles aux élections professionnelles et peuvent exercer un mandat de représentant du personnel dans les mêmes conditions que les autres salariés.
Article 2 : L’éligibilité au travail à distance
L’évaluation de l’éligibilité au télétravail repose sur trois critères liés au savoir-faire du salarié, à ses activités et au lieu de télétravail.
Le salarié
Pour exercer son activité en télétravail, le salarié doit être autonome. Cela signifie qu’il possède un bon niveau de maîtrise dans les tâches qui lui sont confiées. Ce critère est évalué par le manager lors des entretiens annuels d’évaluation et d’accompagnement (EAEA).
L’activité
L’activité se définit par les tâches qui la composent et par leur volume.
Une tâche est dite télétravaillable si elle est dématérialisable. Cela signifie qu’elle ne nécessite pas de présence physique sur le lieu habituel de travail.
Un salarié peut exercer en télétravail si un volume suffisant de tâches télétravaillables est identifié et qu’elles peuvent être regroupées sur une journée.
Le salarié et le manager peuvent évaluer ensemble les composantes éligibles d’une activité.
Le lieu de travail à distance
Le salarié peut télétravailler depuis :
son domicile,
un centre de télétravail ou un site mis à la disposition de l'employeur,
un site distant appartenant à l'employeur.
Article 3 : Le processus de demande
Le télétravail est à l’initiative du salarié (avec accord du responsable hiérarchique) ou de l’employeur.
Dans le premier cas, la gestion de la demande de télétravail comprend trois phases : la formalisation de la demande du salarié ; le dialogue entre le salarié et le responsable hiérarchique direct ; la décision de la direction.
Le candidat au télétravail formule sa demande auprès de son responsable en lui adressant un formulaire dit « d’auto-positionnement ». La demande précise ses motivations, les tâches qu'il propose d'effectuer en télétravail et l'organisation souhaitée.
Le manager organise un entretien avec le salarié afin de s'accorder sur des règles communes de fonctionnement. Le manager est ensuite chargé de formuler un avis fondé sur l’évaluation de l’autonomie du demandeur et la continuité de service.
Une réponse d’accord de principe ou de rejet motivé sera notifiée au salarié dans un délai de 45 jours au maximum à compter de la date de réception de sa demande.
Face à un nombre conséquent de demandes, des règles de priorisation de leur traitement pourront être appliquées. Elles concernent l’éloignement du domicile (temps de trajet domicile – travail), les situations individuelles particulières et la répartition des télétravailleurs entre les différentes directions de la Caf.
En cas de refus, le salarié a la possibilité de demander un réexamen de sa situation dans un délai de 30 jours suivant la notification de la décision de refus. Cette demande se fait de manière écrite et argumentée.
Dans le deuxième cas, le télétravail peut être à l’initiative de l’employeur, notamment en cas de déclenchement du Plan de continuité d’activité.
La période de campagne d’appel à candidatures est annuelle.
Ce processus de demande n’est pas applicable aux salariés pour lesquels le médecin du travail prescrit le recours au télétravail pour un motif médical et aux salariées enceintes, qui peuvent en faire la demande dès la déclaration de grossesse afin de réduire les trajets et la fatigue.
Pour ces deux cas, le poste doit être compatible avec le télétravail et le salarié doit avoir le degré d’autonomie suffisant.
Article 4 : La contractualisation
Les prérequis
Lorsque la demande du salarié est acceptée, l'employeur organise la vérification de la conformité électrique de l'habitation par un tiers.
L'assurance habitation du salarié est également requise.
L’avenant au contrat de travail
Si aucune réserve n'est soulevée, le salarié signe un avenant à son contrat de travail pour une durée d’un an (hors décisions du médecin du travail ou situations de grossesse), renouvelable sur demande expresse de celui-ci.
Cet avenant est valable uniquement pour le poste que le salarié occupe à la signature de celui-ci. En cas de changement d’emploi ou d’affectation, la poursuite du télétravail est subordonnée à l’accord entre les deux parties.
La période d’adaptation
Une période d’adaptation de trois mois est mise en place à compter de la date de démarrage du télétravail indiquée dans l’avenant au contrat, laissant la possibilité aux deux parties d’améliorer le mode d’organisation ou d’y mettre fin.
Le renouvellement de l’avenant
La demande de renouvellement de l’avenant doit être formulée par écrit par le salarié 90 jours avant son échéance auprès de son responsable hiérarchique et du responsable des ressources humaines.
La période d’adaptation ne s’applique pas en cas de renouvellement de l’avenant.
Article 5 : L'organisation
Les jours de télétravail
Cas général du télétravail en jours fixes La durée minimale de présence dans le lieu habituel de travail du salarié télétravailleur est de trois jours par semaine.
Il peut être dérogé à cette règle lorsque le télétravail vise à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap ou lorsque cela est préconisé par la médecine du travail pour maintenir un salarié en activité.
Le télétravail s’effectue en règle générale par journées fixes et entières (ou demi-journée si elle complète une demi-journée de RTT fixe ou de temps partiel).
Le nombre de jours télétravaillés et le calendrier résultent d’un accord entre le manager et le salarié. Ces modalités sont arrêtées lors de l'entretien de demande initiale.
Ce calendrier est fixé en fonction des nécessités de service et mis à la disposition du collectif de travail.
Par principe, les jours de télétravail ainsi définis sont fixes et non reportables.
Cas spécifique d’un forfait annuel de jours de télétravail Une alternative est proposée aux salariés de niveau 5 et plus, qui peuvent demander à bénéficier d’un forfait annuel de 20 jours de télétravail. En cas d’acceptation de la demande, les dates des jours de télétravail doivent être fixées de manière discontinue, afin de ne pas déroger à la règle de trois jours de présence par semaine sur le lieu habituel de travail. La demande d’utilisation des jours de télétravail doit être adressée par écrit au manager direct avec un délai de prévenance de 7 jours. L’accord du manager doit être formalisé par écrit.
Les horaires
Le salarié exerce ses activités dans le cadre des horaires habituels de son service et de ceux figurant à son contrat de travail. Les plages horaires durant lesquelles le salarié pourra être joint par téléphone ou courriel sont les plages fixes du règlement d’horaires variables. Le salarié gère l’organisation de son temps de travail dans le respect des durées légales et réglementaires de repos.
Le contrôle du temps de travail se fait par badgeage sur le poste de travail via le logiciel de gestion du temps.
Les crédits d’heures de représentants du personnel peuvent être utilisés, en tout ou partie, pendant les périodes de télétravail.
Le télétravail à domicile
Pour que le télétravail puisse se pratiquer au domicile du salarié, l’habitation doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité. A ce titre, l’organisme mandate un diagnostiqueur professionnel pour vérifier la conformité de l’installation électrique du domicile à la réglementation en vigueur lui permettant d’exercer son activité en toute sécurité. Le diagnostic de conformité électrique est pris en charge financièrement par l'employeur. Les coûts de mise en conformité des installations électriques, qui sont un préalable au démarrage du télétravail, ne sont pas pris en charge par l'employeur.
Le salarié fournit une attestation d’assurance « habitation » certifiant que son assureur a pris acte du fait qu’il exerce une activité professionnelle à domicile. Le salarié transmet au service informatique le débit de la connexion internet de son domicile, afin de s’assurer qu’il pourra travailler dans les mêmes conditions que sur son lieu de travail habituel. Le télétravailleur doit s'assurer de pouvoir travailler dans de bonnes conditions, y compris en matière de protection des données.
En cas de changement d’adresse, le salarié doit immédiatement en avertir le service de gestion du personnel.
Les équipements de travail
L’employeur veille à ce que le salarié dispose du matériel et des outils informatiques lui permettant d’assurer ses missions. Certains sont fixes sur le lieu de télétravail (domicile ou autre lieu) et sur le lieu de travail habituel, d’autres sont mobiles et doivent être transportés par le salarié entre les différents lieux de travail.
Les salariés qui télétravaillent au forfait bénéficient d’un ordinateur portable et d’un casque empruntés auprès du service informatique, sauf s’ils disposent déjà de ce matériel dans le cadre de leur activité.
L’employeur est garant de la maintenance et de l’entretien des outils qu’il fournit. Il en assure le support uniquement dans ses locaux. Le retour du matériel pour toute intervention est à la charge du salarié.
Pour les salariés reconnus travailleurs handicapés et afin d’assurer l’ergonomie du poste de télétravail, l’organisme peut mettre à disposition du mobilier (un bureau et un fauteuil). Des équipements adaptés sont fournis à la demande de la médecine du travail. En cas de besoin, ils peuvent bénéficier d’un accompagnement spécifique dans l’aménagement de leur poste de travail à domicile.
Article 6 : La prise en charge des coûts
Lorsque le télétravail est organisé en journées fixes, une indemnité forfaitaire est due et versée annuellement au salarié à l’échéance de l’avenant pour couvrir les frais professionnels découlant de l'exercice de ses missions : abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau et de chauffage. Elle est fixée à 10€ par mois pour une journée par semaine télétravaillée. Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels. Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence du télétravailleur de plus d’un mois en continu (maladie, maternité…). Lorsque le télétravail est organisé sous la forme d’un forfait de jours à prendre au cours de l’année, l’indemnité correspond à 2,50 € par jour télétravaillé.
Le remboursement des frais de restauration se fait par la délivrance d’un ticket restaurant pour chaque jour télétravaillé.
La participation de l’employeur au coût d’abonnement aux transports publics n’est pas abattue du ou des jour(s) de télétravail.
Article 7 : La suspension ou l’ajout de journée de télétravail à titre exceptionnel
Le manager peut demander la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail pour des raisons de :
formations,
panne Informatique,
nécessité de service.
Le salarié peut également demander la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail en cas de situation exceptionnelle ou de domicile temporairement inadéquat.
En cas d'épisode de pollution faisant l'objet de mesures prises par le Préfet, telles que des restrictions de circulation en voiture, selon les critères fixés à l'article L. 223-1 du code de l'environnement, des journées de télétravail pourront être ajoutées.
La demande d’aménagement est formulée par écrit.
Elle peut se traduire par un retour immédiat ou, en dernier recours, par la pose de jours de congés ou RTT. Les frais de déplacements sont à la charge du salarié.
Article 8 : La fin du télétravail
Toute décision, émanant de l’une ou l’autre des parties est notifiée par écrit. A son retour, le salarié retrouve son poste et ses conditions de travail antérieures. Il rapporte le matériel informatique et le mobilier par ses propres moyens au siège de la Caf.
Pendant la période d’adaptation
Pendant cette période l’employeur et le salarié sont libres de mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance de 30 jours.
Au plus tard 15 jours avant le terme de la période d’adaptation, le manager organise un entretien avec le salarié. Ce bilan permet d’apprécier l’opportunité de poursuivre le télétravail, chacune des parties étant libre d’y mettre un terme en respectant le délai de prévenance.
A l’issue de la période d’adaptation
A l’issue de la période d’adaptation et avant le terme de l’avenant (1 an), il peut être mis fin par accord des parties au télétravail en respectant un délai de prévenance de 30 jours pour l’employeur et 15 jours pour le salarié.
La non-reconduction du télétravail
Suite à une demande de renouvellement, la direction notifie par écrit son accord ou son refus motivé de reconduire l'avenant dans un délai de 45 jours à compter de la demande.
Article 9 : L'accompagnement
Un référent télétravail est identifié au sein de l’organisme. Son rôle est d’accompagner les parties prenantes et de les conseiller sur les modalités de mise en œuvre de ces nouvelles organisations de travail. Il est garant de l’application des dispositions légales et des mesures prises par l’organisme. Il assure la diffusion de tous les outils d’accompagnement.
L’organisme propose dans son plan de formation annuel une formation au management à distance et au télétravail à destination des managers.
Il met à disposition une documentation sous forme de guides à destination des managers et des télétravailleurs (diffusion des bonnes pratiques et modes d’emploi des équipements informatiques).
Le document unique et le plan d’actions santé et sécurité sont mis à jour, considérant la prévention des risques physiques et psycho-sociaux liés au travail à distance.
Article 10 : Evaluation du dispositif au sein de l’organisme
L’organisme met en œuvre un suivi du télétravail qui sera présenté annuellement et à l’échéance de l’accord aux instances représentatives du personnel.
Les indicateurs retenus concernent :
l’effectif en télétravail,
le nombre de jours télétravaillés et la répartition dans la semaine,
les coûts du télétravail,
l’économie de CO2,
le taux de réversibilité,
la satisfaction relative au dispositif.
Article 11 : Validité de l’accord
Le présent accord sera valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au Comité d’Entreprise. Si cette condition n’est pas remplie mais que l’accord a été signé par des organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au premier tour des élections mentionnées ci-dessus, celles-ci pourront demander une consultation des salariés visant à valider l’accord. Celui-ci sera valable s’il est validé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés.
Article 12 : Procédure d’agrément et de communication de l’accord
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme.
L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).
L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. En cas d’absence de réponse de la tutelle, il sera réputé accordé au plus tard quatre mois après transmission à la DSS.
Après agrément, un exemplaire du présent accord sera adressé :
A la Direccte,
Aux Instances Représentatives du Personnel,
A chaque membre du personnel.
Par ailleurs, ce document sera remis à tous les salariés lors de l’embauche, sera tenu à leur disposition sur le lieu de travail et fera l’objet d’une diffusion sur l’intranet de l’organisme.
Article 13 : Durée de l’accord
L’accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans à compter de sa date d’agrément. Il prendra fin de plein droit à l’arrivée de son terme et cessera de produire tout effet à cette date. Il n’est pas renouvelable par tacite reconduction.
