Caisse d’Allocations Familiales de la Haute-Marne,
34 rue du Commandant Hugueny à CHAUMONT, représentée par Madame
XXX, Directrice
et
Madame
XXX, représentant le syndicat Confédération Française Démocratique du Travail (C.F.D.T)
Madame
XXX, représentant le syndicat Force Ouvrière (FO)
Préambule
Depuis la loi du 21/6/2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, l’article L. 2314-26 du Code du Travail prévoit que les élections professionnelles peuvent se tenir par vote électronique. L’ordonnance n°2017-1386 du 22/09/2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales précisent les modalités de mise en œuvre.
Dans ce cadre, afin de faciliter l’organisation des prochaines élections des représentants du personnel au Conseil d’administration de la Caf de la Haute-Marne et des représentants du personnel au sein du Comité Social et Economique de la Caf en 2026, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par internet. Ce recours au vote électronique s’inscrit dans une volonté de renforcer et de moderniser le dialogue social et contribue aussi à la démarche de développement durable de l’organisme.
Ce protocole d’accord s’inscrit dans le prolongement des protocoles d’accord du 14/09/2021 relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration en 2022, et du 21/01/2022 relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique de juin 2022. L’instauration du vote électronique pour ces deux élections présentant un bilan satisfaisant, la Direction et les organisations syndicales représentatives souhaitent renouveler ce mode de fonctionnement.
Le vote électronique a pour objectif de
faciliter l’organisation des élections professionnelles, supprimant notamment l’incertitude liée aux supports papier et aux acheminements postaux,
favoriser la participation des salariés, l’électeur n’ayant plus d’obligation de se déplacer jusqu’aux urnes,
augmenter la sécurisation des résultats, avec la suppression des urnes et des tâches liées au dépouillement papier,
s’inscrire dans une logique de développement durable, avec une réduction des envois papier.
Article 1 : Champ d’application
Le présent protocole d’accord a ainsi pour objet de prévoir le recours au vote électronique au sein de la Caf de la Haute-Marne pour les élections des
représentants du personnel au Conseil d’administration en 2025-2026, conformément à l’article L.231-15 du Code de la Sécurité Sociale
membres du Comité Social et Economique de la Caf de la Haute-Marne au printemps 2026, conformément à l’article L. 2314-26 du Code du Travail
Le présent protocole sera annexé aux protocoles pré-électoraux, qui fixeront le détail des modalités d’organisation de l’élection.
Article 2 : Modalités d’organisation des opérations
Article 2-1 Vote exclusivement électronique
Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement électronique pour ces deux élections.
Il sera proscrit tout recours au papier, pour l’ensemble des opérations de vote et pour tous les sites de l’organisme.
Article 2-2 Choix d’un prestataire extérieur
Compte tenu de la technicité nécessaire, des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données, il est prévu de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé. En application de l’information technique Ucanss n°2023-086 du 31/05/2023, la Caf aura recours à un marché subséquent, dans le cadre de l’accord cadre interbranches n°22AC09 de l’Ucanss relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique via internet pour les élections professionnelles au sein des organismes de Sécurité sociale. Le prestataire retenu est spécialisé dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique.
Le cahier des charges, respectant l’ensemble des prescriptions légales des articles R.2314-5 et suivants du Code du Travail, sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail (au secrétariat de direction) et sur l’intranet de l’organisme.
Le prestataire retenu sera désigné dans le protocole d’accord pré-électoral. Il dispensera une formation sur le système de vote auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres des bureaux de vote.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Article 2-3 Listes électorales
La Direction établira un fichier « Listes électorales » comprenant les données suivantes : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance, résidence administrative, adresse postale ou e-mail.
Ce fichier sera transmis au prestataire pour permettre à ce dernier de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir les codes confidentiels pour voter par internet.
Ce fichier est distinct de la liste électorale établie et affichée conformément à la législation en vigueur.
Article 2-4 Liste de candidats et bulletins de vote
La liste des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises au service Ressources Humaines, qui les transmettra en l’état au prestataire.
Les listes présentées par les organisations syndicales seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.
Article 2-5 Communication au personnel
Un plan de communication interne à destination des salariés est mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technologie de vote.
En amont du scrutin :
Information sur les conditions et règles du vote en ligne : chaque salarié sera informé au moyen d’une notice d’information détaillée du déroulement des opérations électorales. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance
Information sur la date d’envoi des codes / identifiants de vote par le prestataire (les identifiants de connexion au site et les codes confidentiels faisant l’objet de deux envois séparés par courriel),
Messages d’information sur l’intranet.
Pendant le scrutin :
Les électeurs pourront joindre une cellule d’assistance technique au sein du service Ressources Humaines afin d’obtenir les informations qu’ils jugeraient nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote.
Article 2-6 Lieux, dates et durée du scrutin
Les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Caf se dérouleront par vote électronique au
premier trimestre 2026. La date des élections sera définie dans le protocole pré-électoral de ces élections.
Les élections des membres du Comité Social et Economiques de la Caf se dérouleront par vote électronique au
deuxième trimestre 2026, avec potentiellement deux tours.
Les électeurs pourront voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou d’un lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Les élections se dérouleront conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.
En cas de panne du dispositif principal, le prestataire retenu pour le vote électronique s’engage à mettre en place un dispositif de secours. Les données mises à jour seront notamment automatiquement répliquées sur un serveur de secours.
Article 3 : Déroulement des opérations de vote
Article 3-1 Modalités d’accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra, avant le scrutin, une note récapitulant les opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote et d’un code confidentiel, généré de manière aléatoire par le prestataire.
Le prestataire désigné devra respecter les recommandations éditées par la CNIL relatives à la sécurité des systèmes de vote électroniques. Les modalités de génération et d’envoi des codes personnels (envoi séparé notamment des identifiants et mots de passe) doivent être conçues de façon à garantir leur confidentialité et, par voie de conséquence, la sécurité du vote et la fiabilité des élections. A cet effet, les identifiants de vote et le code confidentiel seront envoyés séparément par courriel. Une fois connecté selon le processus sécurisé par le prestataire, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées.
La liste d’émargement générée par le prestataire au fil des votes effectifs ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Le dépouillement sera réalisé de façon automatique par les membres du bureau de vote grâce à la saisie des clés de déchiffrement.
Article 3-2 Matériel de vote – Codes confidentiels
Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra sur une adresse mail un moyen d’authentification confidentiel.
Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot de passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. L’envoi de ce matériel sera réalisé selon un calendrier défini dans les protocoles pré-électoraux.
Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par deux envois séparés, sur l’adresse mail fourni par le salarié à l’employeur et par SMS.
De nouveaux codes seront générés en cas de deuxième tour.
Pour les élections, lors de la connexion, un troisième identifiant consistant en le numéro agent, dont le salarié est le seul à connaître la réponse, sera demandé au salarié.
En cas de perte ou de non-réception des identifiants, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne. Il aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et, au choix : son département de naissance, une partie du numéro de sécurité sociale, son code postal de résidence, son matricule. Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle communiquée par l’électeur et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.
Article 3-3 Modalités de vote Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif de vote électronique des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.
Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Article 3-4 Déroulement du vote et consultation de la participation La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire. Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe, ainsi que le troisième identifiant.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix : choisir une liste, raturer des candidats, voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé de réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son votre. Toute personnel non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Le prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l’ouverture du vote électronique. Il les consulte sur demande de la Directrice puis les lui communique afin qu’elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.
Article 3-5 Scellement Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote, un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Article 3-6 Assistance aux utilisateurs Une cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.
Article 3-7 Assistance aux électeurs Durant chaque tout de scrutin, un ordinateur libre-service sera mis à disposition sur site pour les électeurs non équipés. Cet ordinateur permettra aux électeurs ne disposant pas de matériel informatique de procéder au vote électronique. Il est expressément précisé qu’aucun moyen n’est prévu pour modifier les plages de vote déterminées dans le protocole pré-électoral.
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
Article 3-8 Bureau de vote Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
A ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
Ils seront alertés par la cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
Ils participeront à la séance de dépouillement au cours de laquelle ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement, proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA) édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales,
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
La composition du bureau de vote,
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
Le journal des événements,
Le code de scellement du système de vote.
Article 3-9 Dépouillement Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants des listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.
Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, trois clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Pour les élections du CSE, le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la procédure de recours.
Article 3-10 Formalités Conformément à la loi n°78-17 du 6/01/1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours, et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde.
La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en voir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Article 3-11 Garantie de confidentialité des voix et stockage des données pendant la durée du scrutin Afin de répondre aux exigences des articles R. 2314-10 et R. 2324-6 du Code du Travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés. Le vote de l’électeur est crypté et stocké dans une urne électronique, sans lien avec le fichier d’authentification des électeurs.
Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Seul le nombre de votants pourra être communiqué au cours du scrutin.
Article 4 : Durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration de l’organisme en 2025-2026 et des membres du Comité Social et Economique de la Caf au printemps 2026.
Il fait l’objet d’un suivi lors des réunions du Comité Social et Economique de l’organisme. A l’arrivée du terme de cet accord, il cessera de produire ses effets. Il pourra être révisé dans les conditions légales.
Article 5 : Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du Travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisation syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du Travail.
Article 6 : Publicité
Après agrément, le présent accord fera l’objet, conformément aux mesures légales de publicité, d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail et au Secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Chaumont.
Une copie est remise à chaque organisation syndicale.
Le présent protocole fera également l’objet d’une publication sur l’intranet de l’organisme.
