17 août 2023, relatif au travail à distance de la Caf de Maine-et-Loire
ENTRE
La Caisse d’Allocations Familiales de Maine-et-Loire,
représentée par Madame, Directrice
ET
Les organisations syndicales représentées par,
CFDT
CGT-FO
SNFOCOS
Préambule
Afin de permettre à ses salariés d’améliorer leur qualité de vie au travail par une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, la direction de la Caf de Maine-et-Loire souhaite poursuivre la mise en place du travail à distance dans un cadre convenant aux trois parties : les salariés, les managers et la direction.
Le travail à distance constitue également un vecteur d’attractivité et de fidélisation des salariés. Sa mise en œuvre concourt, en outre, aux objectifs de réduction des impacts environnementaux et énergétiques.
Cet accord vise à déterminer les conditions de mise en œuvre du travail à distance tout en garantissant la qualité du service rendu à nos bénéficiaires et la continuité de l’activité tout en maintenant le collectif de travail.
Les parties considèrent, en outre, que l’un des facteurs essentiels de cette organisation du travail repose sur l’autonomie du salarié ainsi que sur la confiance mutuelle entre le salarié et sa hiérarchie.
Le présent accord a été conclu dans le respect de l’accord national relatif au travail à distance signé le 11 juillet 2022.
Il remplace le précédent accord du 17 avril 2018 relatif à la mise en place du travail à distance au sein de la Caf de Maine et Loire qui arrive à échéance le 16 juin 2023 ainsi qu’à son avenant de prolongation signé le 1er mars 2023 et arrivant à terme le 31 décembre 2023.
ARTICLE 1 – Définition et champ d’application
1.1 Définition du télétravail
L’article L. 1222-9 du code du travail prévoit que le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
1.2 Champ d’application
Le travail à distance est ouvert à l’ensemble des salariés de la Caf de Maine et Loire, volontaires, quelles que soient la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.
Il concerne donc toutes les catégories professionnelles dès lors que la compatibilité de tout ou partie des activités exercées avec le travail à distance est validée.
Sont exclues de cet accord et donc non considérées comme du travail à distance :
Les périodes d’astreinte réalisées à distance ;
Les périodes durant lesquelles sont exercées les activités itinérantes s’effectuant par nature hors du lieu habituel de travail.
En outre, en cas d’épisode de pollution prévu par l’article L. 1222-9 du code du travail, d’intempéries ou de canicule, l’employeur pourra être amené à prendre des dispositions particulières dans le cadre de la mise en œuvre du travail à distance, en permettant par exemple d’augmenter le nombre de jours en télétravail.
L’employeur pourra également déclencher de telles dispositions, en cas de circonstances exceptionnelles collectives d’une durée et d’une ampleur significatives telles que l’activation d’un plan de continuité de l’activité (PCA), une opération de déménagement…, et ce, dans le respect des prérogatives des élus du personnel et des organisations syndicales.
ARTICLE 2 – Conditions de mise en œuvre
2.1 Principe du volontariat
Le travail à distance est fondé sur le principe du volontariat du salarié et de l’accord de l’employeur.
2.2 Continuité du service et des missions
Les parties s’entendent sur le fait que la mise en œuvre du télétravail relève d’une attention partagée entre les salariés et l’employeur quant à la garantie de continuité de service et la réalisation des missions et activités de la Caf de Maine et Loire.
2.3 Organisation du télétravail
2.3.1 Préservation du lien entre le salarié et son organisme
Afin de maintenir un lien suffisant entre le salarié et la Caf de Maine et Loire, et préserver l’appartenance au collectif, le télétravailleur doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.
Une dérogation peut être apportée à ce principe de 2 jours de présence sur site par semaine dans les conditions visées au point 2.3.4. de cet accord et en appréciant la situation de présence sur site des salariés plus globalement.
2.3.2 La durée du travail
L’organisation du travail à distance s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels de l’unité de travail à laquelle le salarié est affecté, et dans le respect des règles en vigueur à la Caf de Maine et Loire.
2.3.3 Formules de travail à distance
Deux formules sont proposées dans l’organisme en fonction des activités réalisées.
Le télétravail par demi-journée est possible dès lors que le recours à cette modalité préserve l’efficience d’organisation par exemple quand la demi-journée de télétravail complète une demi-journée d’absence ou un déplacement professionnel.
Chaque demi-journée de télétravail sera décomptée à raison d’une journée des enveloppes annuelles de jours de télétravail.
Une note de direction relative au télétravail présente la formule applicable pour les salariés concernés au regard des activités réalisées pour chacun des emplois et précise les modalités de mise en œuvre à la demi-journée.
La formule mixte avec jours fixe(s) et enveloppe annuelle
Les salariés concernés par la formule mixant télétravail hebdomadaire et enveloppe annuelle peuvent choisir entre :
1 jour fixe hebdomadaire + enveloppe annuelle de 40 jours ;
2 jours fixes hebdomadaires + enveloppe annuelle de 40 jours.
La formule sous forme d’enveloppe annuelle de jours
Les salariés concernés par la formule sous forme d’enveloppe annuelle de jours bénéficient d’un nombre de 80 jours.
2.3.4 Aménagement du télétravail dans des situations spécifiques
Par exception au principe de 2 jours de présence sur site, quand le télétravail est de nature à favoriser la continuité de l'activité et le maintien dans l'emploi, dans le sens de la prévention de la désinsertion professionnelle, le recours à un télétravail adapté pourra être mis en place.
Le travail à distance peut être un moyen efficace pour réduire la pénibilité des déplacements des femmes enceintes.
Il peut également servir de levier à l'adaptation du poste de travail des salariés en situation de handicap et favoriser leur maintien durable dans l'emploi.
L'employeur, dans le respect des prérogatives des instances représentatives du personnel (Comité social et économique) et compte tenu des préconisations éventuellement formulées par le médecin du travail, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.
Cet examen peut, notamment, le conduire à déroger aux 2 jours minimum de travail sur site devant être effectués dans l'organisme.
2.3.5 Lieu du travail à distance
Les salariés peuvent exercer le télétravail des différents lieux suivants :
Depuis des locaux de l'organisme employeur qui ne sont pas le lieu habituel de travail ;
Depuis le domicile du salarié ;
Depuis une autre résidence privée différente du domicile, dès lors que l'adresse déclarée à l'employeur est stable, se trouve en France et que le salarié atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l'activité professionnelle et conforme électriquement.
Depuis le site d'un autre organisme du Régime général de Sécurité sociale ;
Depuis un tiers-lieu en France, déclaré au préalable à son employeur, dès lors qu'il remplit les conditions de sécurité informatique suffisantes.
En situation de télétravail, si un incident ou une panne se produit, le salarié contacte son manager et éventuellement le service informatique pour les informer de la situation. Si l’incident perdure au-delà d’une heure, il y a suspension du télétravail et le salarié est tenu de se rendre sur son lieu de travail habituel.
A défaut, le salarié devra utiliser, en priorité et hors quota, les possibilités offertes par le protocole d’horaire variable ou poser une absence.
2.3.6 Participation à la vie de la Caf de Maine et Loire
Afin de garantir l’information et lien avec la Caf de Maine et Loire, les salariés en télétravail participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions de service.
Les journées de télétravail suspendues ne donnent pas lieu à report.
2.4 Procédure de demande
2.4.1 Examen de la demande
Le salarié, volontaire, souhaitant recourir au travail à distance, doit exprimer sa demande en suivant la procédure précisée dans la note de direction relative au télétravail. Il en est de même pour les salariés souhaitant modifier leur formule de travail à distance.
L’employeur apprécie cette demande au vu du respect de l’ensemble des critères cumulatifs ci-dessous énumérés :
Critères liés au salarié
Intégration dans l’organisme et instauration réelle de la relation avec le collectif ;
Autonomie dans son activité ;
Maîtrise des logiciels et des applicatifs métiers ;
Autonomie dans l’organisation du travail et des priorités.
Maintien de la continuité de service
Compatibilité avec la continuité de service et l’organisation de l’unité de travail.
Conditions matérielles
Faisabilité technique et disponibilité du matériel nécessaire en particulier informatique.
En cas d'acceptation, cette décision est prise sous réserve de la fourniture de l'attestation d'assurance, de l'attestation sur l'honneur de conformité des installations électriques lorsque la demande porte sur le télétravail à domicile, ou le cas échéant de l'attestation de diagnostic de conformité électrique.
En cas de refus, celui-ci doit être motivé par écrit, reposer sur des motifs objectifs et préciser le délai pour un nouvel examen de sa demande sans toutefois excéder 6 mois.
Si ce motif est le manque d’autonomie, le manager du salarié définit un plan d’accompagnement lui permettant d’accroître cette dernière.
2.4.2 Formalisation
La mise en place du télétravail résulte d’un accord entre les parties qui doit permettre d’assurer le bon fonctionnement et la continuité de service d’affectation des salariés.
Les modalités de mise en œuvre du télétravail sont formalisées et validées expressément par les parties par écrit sur la base des dispositions socles suivantes :
Le lieu de travail à distance (domicile, autre site…) ;
La ou les formule(s) de télétravail ;
La période pour laquelle l’autorisation de télétravail est donnée et les conditions de renouvellement ;
Le matériel mis à disposition ;
Les frais pris en charge ;
Les horaires de travail et plages horaires ;
Les règles de suspension ou réversibilité applicables dans l’organisme ;
Le rappel des règles de sécurité et de confidentialité ;
Le rappel des règles d’exercice du droit à la déconnexion.
2.4.3 Période d’adaptation et réversibilité temporaire ou permanente
Période d’adaptation
Une période d’adaptation est prévue afin que le salarié et l’employeur s’assurent que le télétravail correspond à leurs attentes. Cette période est de maximum 3 mois. Durant cette période, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours qui peut être réduit par accord des parties.
Cette période d’adaptation est effective une seule fois, et ne s’applique pas lorsque l’avenant est renouvelé sans changement de poste.
Un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.
Réversibilité temporaire ou permanente
Le travail à distance relevant d’une décision commune du salarié et de l’employeur, les parties ont la possibilité, au cours de son exercice, de l’adapter ou d’y mettre fin selon les modalités suivantes :
A l’initiative du salarié :
Au cours de l’exercice du travail à distance, le salarié peut faire valoir son souhait d’y mettre fin, sous réserve de respecter un délai de préavis de 15 jours. Ce délai peut être réduit en cas d’accord entre les parties.
A l’initiative de l’employeur :
En cours d’exercice du travail à distance, l’employeur peut décider de mettre fin ou suspendre temporairement le télétravail compte tenu de l’existence de motifs objectifs et argumentés rendant l'exercice du travail à distance impossible.
La décision de l'employeur est notifiée par écrit et argumentée.
Cette décision prend effet sous réserve de respecter un délai de préavis de 30 jours.
La réversibilité du travail à distance, à l'initiative du salarié comme de l'employeur, ne fait pas obstacle à la formulation d'une nouvelle demande de télétravail par le salarié.
En tout état de cause, l'employeur garantit au salarié les conditions de retour sur son poste de travail.
Les parties peuvent par ailleurs adapter les modalités du travail à distance par commun accord à tout moment. Cette modification est notifiée par écrit et elle est conditionnée à la validation formelle de l'employeur et du salarié.
2.4.4 Accompagnement lors de la mise en œuvre
Le manager porte une attention renforcée au suivi du salarié lorsqu'il débute le télétravail, afin d'accompagner sa prise d'autonomie et la maitrise des outils de travail et de communication à distance. Le salarié suit les formations adaptées pour soutenir cette nouvelle posture de travail. Par ailleurs, le manager organise des points de suivi réguliers avec le salarié au cours des mois suivant le début du travail à distance, et dès que le salarié en exprime le besoin.
En cours d'exercice du télétravail, un bilan de la situation de télétravail est systématiquement réalisé lors de l'entretien annuel d'évaluation afin d'identifier les adaptations éventuelles qui pourraient être apportées.
ARTICLE 3 – Assurance
En cas de télétravail à domicile, le salarié doit informer l'assureur du domicile qu'il y exerce une activité professionnelle, et s'assurer que l'assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ces journées de travail.
Il doit fournir à son organisme une attestation de l'assureur en ce sens avant la validation du démarrage en travail à distance. Cette assurance sera requise en cas de télétravail depuis une autre résidence privée.
ARTICLE 4 – Equipements
Le lieu d'exercice du télétravail doit être compatible avec l'exercice d'une activité professionnelle au regard des règles en matière d'hygiène et sécurité.
Lorsque le télétravail s'effectue à domicile, une attestation sur l'honneur visant la conformité électrique est demandée au salarié avant la validation de son démarrage en télétravail.
Cette attestation sera requise en cas de télétravail depuis une autre résidence privée.
A la demande du salarié, une prestation d'un diagnostiqueur professionnel sera prise en charge par l'employeur pour le seul domicile principal, avant la mise en place du télétravail, ou en cas de transformation notoire de l'installation électrique durant l'exercice du télétravail. L'employeur informe les salariés de cette faculté.
En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié.
Le télétravailleur doit pouvoir exercer son activité, être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance. A cet effet, l'employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d'exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que lorsqu'il travaille sur site.
A ce titre, une ligne téléphonique professionnelle ou un téléphone portable est mis à disposition du télétravailleur par l'employeur.
Celui-ci assure la maintenance et l'adaptation de l'équipement aux évolutions technologiques. L'utilisation de ce matériel ne peut se faire pour un usage privé.
En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l'organisme, ainsi que son manager.
Par ailleurs, en tant que de besoin, afin d'assurer l'ergonomie du poste du télétravailleur à domicile, l'organisme met à sa disposition un mobilier adapté ainsi que les équipements nécessaires à l'exercice de ses fonctions.
Le salarié s'engage à prendre soin de ces équipements et à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu'il est mis fin au télétravail.
ARTICLE 5 - Formation et sensibilisation
Les télétravailleurs reçoivent une sensibilisation appropriée sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d'organisation du travail.
Les managers chargés d'encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.
Les salariés de l'unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés par leur manager à cette forme d'organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.
ARTICLE 6 – Protection des données
L'organisme est responsable de la sécurisation du système d'information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.
Le télétravailleur s'engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur sur l'organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.
Il fera preuve d'une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l'application des dispositions en matière de mots de passe pour les travaux effectués à domicile.
ARTICLE 7 – Droits et garanties individuels et collectifs
7.1 Droits et garanties individuels
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à l’organisme.
En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.
A ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur.
Lors de l’entretien professionnel peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail.
Toutefois les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables les jours de télétravail.
Dans la situation d’une journée scindée en une demi-journée télétravaillée et une demi- journée non télétravaillée, si le salarié est amené à effectuer un déplacement professionnel pendant la demi-journée non télétravaillée alors il bénéficie des dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement.
Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurants, selon le régime applicable à son lieu habituel de travail.
L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les activités réalisées dans les locaux de l’organisme. Ce point sera systématiquement abordé lors de l’entretien annuel d’évaluation.
7.2 Droits et garanties collectives
En tant que salarié de l'organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d'effectifs.
A l'occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d'électorat et d'éligibilité que les autres salariés.
Comme eux, ils bénéficient également de l'information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants.
Les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédit d'heures.
Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes de télétravail.
ARTICLE 8 – Frais professionnels
Sur présentation de factures, l'employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail à domicile dans les conditions suivantes :
Le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques à la demande du salarié concernant son domicile,
Le surcoût éventuel de l'assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.
Quelle que soit la formule de télétravail, une indemnité forfaitaire journalière est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l'exercice du travail à distance (notamment abonnement internet, consommation d'électricité, d'eau, de chauffage).
Cette indemnité forfaitaire journalière est versée, mensuellement, pour chaque jour effectivement télétravaillé depuis le domicile, une autre résidence privée différente du domicile ou un tiers- lieu tels que mentionnés au 2.3.5 de cet accord.
L'indemnité forfaitaire n'est versée que pour les jours de télétravail effectif, elle n'est pas due lorsque le salarié n'a pas été en situation de télétravail (en raison d'absences diverses, travail sur site, formation, mission, réunion...), y compris lorsqu'une journée de télétravail était initialement prévue.
Le montant de l'indemnité est revalorisé au 1er janvier de chaque année en fonction du taux d'évolution annuelle constaté de l'indice lnsee « Logement, eau, gaz et combustible», ou de tout indice qui viendrait à s'y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L'Ucanss notifie aux organismes, ainsi qu'aux organisations syndicales, dès la publication de l'indice lnsee de référence de décembre, les nouveaux montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires.
ARTICLE 9 – Suivi du télétravail et santé au travail
Un bilan annuel des données relatives au télétravail dans l'organisme est présenté au comité social et économique. Il comprend des éléments permettant de comparer l'évolution salariale des télétravailleurs avec celle des autres salariés.
Une réflexion sera engagée pour favoriser une utilisation rationnelle des locaux en fonction des activités réalisées sur site en lien avec la stratégie immobilière de l’organisme.
L'employeur informe le télétravailleur de la politique de l'organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu'il est en situation de télétravail.
L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du Code de la Sécurité sociale.
A cet effet le télétravailleur informe son employeur de l'accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail dans la journée où l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).
ARTICLE 10 – Durée et modalités de suivi de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 années.
Un point de suivi sera organisé, aux deux ans de mise en œuvre de l’accord, lors d’une séance de négociation avec les représentants du personnel.
L’examen de l’application du présent accord portera notamment sur :
Le nombre de télétravailleurs,
L’effectif concerné par catégorie (employés et cadres, agents de direction),
Le nombre d’accords et de refus,
Les formules de télétravail.
Une évaluation de l’application de l’accord est réalisée dans l’année qui précède son échéance.
ARTICLE 11 – Révision de l’accord
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.
Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
ARTICLE 12 – Publicité de l’accord
Le présent accord sera remis aux organisations syndicales signataires ainsi qu’à la direction.
Il sera déposé en ligne sur la plateforme de l’UCANSS pour saisine de cette dernière, de la caisse nationale des allocations familiales et de la direction de la sécurité sociale en vue de son agrément.
Un exemplaire sera également déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes.
Après agrément, en application du décret n°2018-362 du 18 mai 2018, l’accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Enfin, le personnel de la Caf de Maine et Loire en sera informé par voie d’affichage dès son agrément, dans l’intranet de l’entreprise.
