Vu les dispositions légales en vigueur, Vu la Convention collective nationale du personnel des organismes de sécurité sociale,
ENTRE : La Caisse d’Allocations Familiales des Pyrénées-Orientales, 112 rue du Docteur Henri Ey, 66000 Perpignan ; représentée par Monsieur XX XXXX, Directeur, dûment mandaté pour conclure les présentes, ci-après désignée « la CAF », d’une part, ET : Les organisations syndicales représentatives :
XX XXXX, déléguée syndicale FO
XX XXXX, déléguée syndicale CGT
ci-après désignées les « Syndicats », d’autre part,
Ci-après désignée ensemble « les parties signataires ».
Préambule En préambule à cet accord, les parties signataires ont convenu ce qui suit : L’accord sur le travail à distance s’inscrit pleinement dans l’accord national interprofessionnel du 26 novembre 2020 et dans le prolongement de l’accord local relatif au télétravail du 30 mars 2021 ainsi que des accords locaux en matière de responsabilité sociale et notamment des accords locaux relatifs à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances signés le 30 mars 2021 et le 2 mai 2017. Il reprend le cadre des règles définies par le code du travail, et s’appuie sur l’accord national relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail du 16 novembre 2012 ainsi que sur les accords nationaux relatifs au travail à distance du 11 juillet 2022, du 28 novembre 2017 et du 4 mars 2014. En effet, les partenaires sociaux nationaux ont également souhaité définir un cadre de mise en œuvre du travail à distance dans le régime général de Sécurité sociale qui sécurise les relations de travail dans les organismes qui s’engageraient dans cette voie. Les parties signataires du présent accord local considèrent que le travail à distance peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés. Le télétravail contribue à l’évolution des relations managériales, et implique la confiance du manager, l’autonomie et la responsabilité du télétravailleur. Pour l’organisme, le télétravail permet d’allier la recherche de performance et d’efficacité pour les organismes et les intérêts individuels des salariés. Le télétravail est un facteur de développement durable en réduisant les déplacements des salariés, à la condition d’une maîtrise et d’une optimisation de l’équipement informatique. Une attention particulière est portée au maintien d’un lien social entre le salarié et l’organisme afin d’éviter tout phénomène d’isolement. Les conditions d’exercice de son activité professionnelle par le télétravailleur doivent s’inscrire dans le respect du droit à la déconnexion, conformément au protocole d’accord local relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 30 mars 2021. Des actions de sensibilisation et supports de communication sont diffusées auprès des télétravailleurs pour prévenir des situations d’isolement et de non-déconnexion. Les risques spécifiques au télétravail sont traités dans le cadre du document unique d’évaluation des risques professionnels, et font l’objet d’actions de prévention dans le cadre du programme annuel de prévention des risques professionnels. Les parties signataires du présent accord partagent l’attention à porter à l’adaptation des modalités d’utilisation des outils numériques à destination des acteurs du dialogue social dans l’entreprise dans le cadre du développement du télétravail. Cet accord est négocié dans un contexte de développement du télétravail depuis 2019 sur la base initiale d’une charte locale. Après une phase d’expérimentation, le télétravail a été généralisé à compter du 1er janvier 2019 avec 25% de salariés télétravailleurs. Au 1er janvier 2023, 75% des salariés bénéficiaient d’un avenant à leur contrat de travail pour télétravailler de manière régulière sur de(s) jour(s) fixe(s) ou sur la base d’un forfait.
Ceci exposé, les parties signataires sont convenues de ce qui suit :
Article 1 - Le télétravail à la Caf des Pyrénées-Orientales 1.1. Les principes du télétravail
1.1.1. Le volontariat Selon l’article L. 1222-9 du Code du travail, sans préjudice de l’application, s’il y a lieu, des dispositions du Code du travail, protégeant les travailleurs à domicile, le télétravail désigne « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ». L’un des principes du télétravail est basé sur le caractère volontaire de la demande tant pour le salarié que pour l'employeur. Le volontariat est donc fondé sur une acceptation mutuelle. Le refus par un salarié d’accepter cette forme d’organisation du travail ne constitue pas un motif de rupture du contrat de travail (article L.1222-9 du code du travail). Par ailleurs, refuser du télétravail ne peut être ni un motif de sanction, ni pénalisant par rapport au déroulement de carrière du salarié. 1.1.2. Un nombre minimal incompressible de jours de travail sur site Le principe est celui d’une présence minimale sur site de deux jours ouvrés. Il s’agit d’un minimum. L’objectif de ce seuil est de maintenir le lien avec les collègues, l’organisation dans son ensemble, l’esprit d’entreprise et le collectif de travail auxquels les partenaires à la négociation sont attachés. Cette présence minimale implique des modalités d’organisation du télétravail différentes en fonction :
du temps de travail du salarié,
de son autonomie sur le poste de travail : un salarié avec moins d’autonomie aura besoin d’être davantage sur site,
des activités exercées notamment par nature à l’extérieur du site, comme par exemple des réunions partenariales,
de l’organisation du service,
des contraintes du service.
Une dérogation peut être apportée à ce principe de deux jours de présence sur site par semaine en augmentant le nombre de jours télétravaillés dans les cas suivants et sur préconisation du médecin du travail :
le télétravail est de nature à favoriser la continuité de l’activité et le maintien dans l’emploi, dans le sens de la prévention de la désinsertion professionnelle,
le télétravail permet d’adapter le poste de travail des salariés en situation de handicap, de maladie chronique ou invalidante ou de salariés en situation de fragilité et de favoriser leur maintien durable dans l’emploi sur préconisation,
le télétravail permet de réduire la pénibilité des déplacements des femmes enceintes.
Une dérogation à ce principe de deux jours minimum de présence sur site par semaine peut également être apportée pour les aidants familiaux pour une durée de trois mois renouvelable.
1.1.3. La subsidiarité du télétravail Le télétravail est une modalité d’organisation du travail concourant à l’amélioration de l’organisation du travail, de l’écoulement de la charge et permettant d’améliorer les conditions de travail des salariés, de faciliter la conciliation vie professionnelle et vie privée, en cohérence avec la démarche de développement durable de notre organisme. Le télétravail est subsidiaire et n’est en aucune façon prioritaire par rapport à des nécessités de service qui impliquent un travail sur site, de faire face à de l’absentéisme ou à des déplacements à l’extérieur. 1.1.4. L’harmonisation des modalités de télétravail dans une même situation Afin de renforcer le sentiment d’équité entre les salariés, les partenaires sociaux souhaitent confirmer le principe d’une harmonisation des modalités de télétravail entre salariés qui seraient dans une même situation, c’est-à-dire :
même souhait de télétravail
même temps de travail
même autonomie
même métier, mêmes missions exercées
même rythme d’activités à l’extérieur et en déplacement
mêmes contraintes de service.
1.1.5. La souplesse dans le mode d’organisation, conciliée avec les impératifs d’organisation Le télétravail s’inscrit dans un mode d’organisation et de management agile et collaboratif, qui suppose une adaptabilité aux circonstances et aux éventuels imprévus liés au travail lui-même, et liés parfois à l’organisation personnelle du salarié télétravailleur. Les modalités d’organisation du télétravail viseront à permettre une adaptation de la formule de télétravail aux besoins de souplesse dans les planifications, variables selon les services. 1.1.6. La pendularité Le télétravail est exercé de manière pendulaire. Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels
de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail soit à son domicile, depuis une autre résidence privée différente du domicile dès lors que l’adresse déclarée à l’employeur est stable et se trouve en France, soit dans d’autres locaux de l’employeur que son lieu de travail habituel, soit dans les locaux d’un autre organisme du régime général de Sécurité sociale sans que la nature de son activité l’y contraigne.
Sur la base de cette définition, l’organisation du télétravail s'entendra comme étant la situation où le salarié, sur la base du volontariat, effectuera son activité professionnelle alternativement à son domicile (ou dans d’autres locaux de l’organisme ou d’un autre organisme de sécurité sociale) et dans les locaux de l’organisme. Ce type de télétravail, dit pendulaire, sera formalisé par un avenant à durée déterminée à son contrat de travail. 1.1.7. Périodes d’adaptation, de suspension ou d’adaptation provisoires et de réversibilité Le télétravail n’est ni un droit ni une obligation, c’est une possibilité d’organisation de travail qui peut être mise en place dans un organisme. Période d’adaptation Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période d’adaptation où pendant cette période (qui devra durer au maximum 3 mois), chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail ou d’en adapter les modalités dans le respect d’un délai de prévenance de quinze jours qui peut être réduit par accord des parties. En cas de changement de formule de télétravail, il n’est pas prévu de nouvelle période d’adaptation.
Période de suspension ou d’adaptation provisoire du télétravail liées à des circonstances ponctuelles. Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire de réaliser ses missions en télétravail (par exemple incendie ou inondation du lieu de télétravail, indisponibilité de la connexion internet, mise en œuvre de prérequis au démarrage du télétravail en cas de changement de domicile tels que l’assurance et l’attestation sur l’honneur relative à la conformité électrique, ou le cas échéant, le diagnostic électrique). Dans ces hypothèses, le salarié ou son manager peut demander la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail. Période de réversibilité temporaire ou permanente A l’issue de la période d’adaptation, il est prévu une réversibilité temporaire ou permanente du télétravail à l’initiative du salarié ou de l’employeur. Le salarié peut mettre fin unilatéralement au télétravail en informant l’employeur de son souhait. Cette notification devra respecter un délai de préavis de 15 jours maximum. Les parties peuvent décider, d’un commun accord, de réduire ce délai. L’employeur peut mettre fin ou suspendre temporairement unilatéralement le télétravail compte tenu de l’existence de motifs objectifs et argumentés rendant l’exercice du travail à distance impossible. La décision de l’employeur est motivée, notifiée par écrit et argumentée. Cette décision prend appui sur une observation de la problématique rencontrée, matérialisée lors d’entretiens réguliers de suivi, et fait suite à la mise en place préalable d’actions visant à résoudre la problématique visée. Cette décision prend effet sous réserve de respecter un délai de préavis de 30 jours. En tout état de cause, l’employeur garantit au salarié les conditions de retour sur son poste de travail. La réversibilité du télétravail, à l’initiative du salarié comme de l’employeur, ne fait pas obstacle à la formulation d’une nouvelle demande de télétravail par le salarié. Les parties peuvent par ailleurs adapter les modalités du télétravail par commun accord à tout moment. Cette modification est notifiée par écrit et elle est conditionnée à la validation formelle de l’employeur et du salarié.
1.1.8. L’égalité de traitement Le télétravailleur est un salarié comme un autre. Il bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux qui sont applicables au salarié, en situation comparable, travaillant dans les locaux de l’organisme. Ainsi un salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que l’ensemble des salariés de l'organisme, notamment en matière de formation professionnelle, de gestion de carrière, d’accès aux informations syndicales, d’accès aux prestations du comité social et économique, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme, au même titre que les autres collaborateurs de l’organisme. Les représentants du personnel ont accès au télétravail dans les mêmes conditions que l’ensemble des autres salariés. Afin de favoriser le dialogue social, sa tenue en présentiel est privilégiée. La charge de travail et les délais d’exécution demandés au télétravailleur seront équivalents à celle des salariés travaillant dans les locaux de l’organisme de façon permanente et ayant des fonctions comparables.
1.1.9. Le respect de la vie privée La vie privée du télétravailleur est respectée. A cet effet, le salarié peut être contacté par appel vocal (téléphone, Teams…) par le manager ou les collègues quand il est connecté. Le télétravailleur ne pourra pas être contacté en dehors de ses temps de connexion. L’organisation du télétravail s'exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté. 1.1.10 Les salariés concernés Le télétravail est ouvert aux personnels sans distinction, aux salariés de l’organisme en contrat à durée déterminée et indéterminée. En cas de mobilité interne, le télétravailleur peut être maintenu en télétravail à sa prise de poste si le poste est éligible au télétravail, si son autonomie est évaluée comme suffisante par son manager et le service RH, et s’il est volontaire pour poursuivre le télétravail. Tous les agents itinérants peuvent bénéficier du télétravail concernant leurs activités non itinérantes, notamment les contrôleurs assermentés prestations légales exclus dans le précédent accord. L’accord ne vise pas les salariés pour lesquels l’ensemble des activités est par nature réalisée de manière impérative en présence physique dans les locaux de l’organisme : les salariés de l’établissement d’accueil de jeunes enfants et l’équipe entretien /reprographie. 1.2. Les situations de télétravail concernées 1.2.1 Les situations de télétravail régulières L’accord concerne les situations de télétravail régulières. 1.2.2 Les circonstances exceptionnelles L’organisation dérogatoire du télétravail découlant de circonstances exceptionnelles collectives peut relever du champ d’application de l’accord local dans le cas d’une situation d’une durée et d’une ampleur significative (ex : PCA, opération de déménagement) y compris en ce qui concerne les règles d’indemnisation. 1.2.3 Le lieu de résidence Le télétravail à domicile est concerné par cet accord. Ses dispositions précisent certaines mesures concernant le télétravail dans une autre résidence privée, envisageable avec l’accord de l’employeur, à condition d’être stable et située en France. En cas de télétravail, toujours de façon volontaire, au sein d’un autre organisme de sécurité sociale, une convention d’hébergement devra être conclue préalablement à la mise en œuvre du télétravail depuis les locaux d’un autre organisme. Les règles concernant l’indemnisation et l’équipement mobilier ne seraient pas applicables. Le télétravail dans un espace de co-working tiers n’est pas envisagé dans le cadre de cet accord.
Article 2 - Les formules de télétravail Il convient de distinguer deux formes principales de télétravail.
2.1. Le télétravail régulier, sur un nombre et une même répartition régulière des jours sur une semaine de travail Ce mode de télétravail concerne les métiers pour lesquels le nombre de jours de présence sur site est identique d’une semaine sur l’autre compte tenu de la régularité de l’organisation du travail, sans contraintes spécifiques de présence sur site, ou de déplacements extérieurs. Afin de répondre au principe de souplesse posé en préalable, et pour faciliter les organisations, les jours de télétravail prédéfinis dans l’avenant au contrat de travail, en nombre de jours par semaine, et répartis sur les jours de la semaine (lundi / mardi / mercredi / jeudi / vendredi) pourront faire l’objet d’une adaptation ponctuelle de leur répartition sur la semaine à la demande et en accord avec le manager afin de faire face à des imprévus. Cette souplesse ne doit pas impliquer un report d’un jour de télétravail d’une semaine sur l’autre. Afin de garantir le respect du nombre de jours de télétravail hebdomadaire, l'annulation d'un jour de télétravail reste exceptionnelle.
2.2. Le télétravail sous la forme d’une enveloppe forfaitaire de jours de télétravail
Ce mode de télétravail concernera les métiers pour lesquels du télétravail sur jours réguliers et fixes sur la semaine n’est pas compatible avec l’organisation du travail, les métiers, missions, un besoin de présence sur site variable et / ou des déplacements externes fréquents (exemples : managers, cadres experts du service informatique, conseillers thématiques en action sociale, conseillers en développement territorial, personnels du pôle relation de service, travailleurs sociaux). La formule du forfait permet de faire varier les planifications de jours de télétravail en fonction des contraintes professionnelles de chaque semaine, et de répartir les jours de télétravail différemment d’une semaine sur l’autre dans l’enveloppe globale du forfait et dans le respect des deux jours de travail sur site. Compte tenu des contraintes d’organisation des salariés bénéficiaires de cette formule de l’enveloppe forfaitaire de jours de télétravail annuel, une planification du télétravail à la demi-journée est permise dans le cadre de l’enveloppe forfaitaire de jours télétravaillés en cas d’organisation d’une réunion interne ou externe sur l’autre demi-journée. Cette souplesse doit permettre d’assurer une présence sur site sur une demi-journée compte tenu des contraintes d’organisation, ou d’assurer un déplacement sur une autre demi-journée par exemple. En cas de déplacement sur une demi-journée, les mêmes règles que pour les salariés travaillant sur site s’appliquent : déplacement avec véhicule de service depuis le site de la Caf, aucune indemnité kilométrique ni repas n’est due dans ce cadre. Afin de répondre à un besoin d’équité des salariés dans l’accès au télétravail, l’enveloppe de jours télétravaillés est possiblement comprise entre 20 et 120 jours de télétravail, en cohérence avec les contraintes de service et le principe de subsidiarité, à la présence minimale de 2 jours sur site par semaine.
Article 3 - La mise en œuvre organisationnelle du télétravail
3.1. La demande
3.1.1. La formalisation de la demande
Les salariés peuvent demander à bénéficier du télétravail dans le cadre d’une campagne pluriannuelle de recensement des souhaits couvrant la durée du présent accord. La complétude d’un questionnaire en ligne transmis à l’ensemble du personnel permet le recensement des demandes de télétravail et les souhaits des agents. Seuls les salariés qui souhaitent formuler une demande de télétravail ou une évolution des modalités de télétravail répondent au questionnaire. Ce questionnaire équivaut à une demande écrite du salarié et intègre une grille d’analyse d’auto-évaluation à compléter par le candidat. Cette démarche vise à évaluer chez le salarié sa vision personnelle du télétravail, son niveau d'autonomie, ses capacités d'organisation et sa capacité à respecter un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Hors campagne de recensement des souhaits de télétravail, et dans l’objectif de faciliter l’accès au télétravail, sur demande du manager (en cas de recrutement en contrat à durée déterminée ou indéterminée, mutation, retour de longue absence, changement de calendrier pour les télétravailleurs réguliers, changement d’activité entraînant un passage de la régularité au forfait ou du forfait vers la régularité, etc.), le service RH transmet le questionnaire en ligne au salarié concerné pour recenser sa demande de télétravail.
3.1.2. L’examen de la demande
Compatibilité des activités exercées avec le travail à distance
Outre la disponibilité du matériel informatique nécessaire, certains critères essentiels comme la présence physique nécessaire dans les locaux de l’organisme peuvent amener la Direction à refuser le télétravail à un de ses collaborateurs. L’organisation du télétravail n’est pas compatible avec une activité qui requiert une présence quotidienne obligatoire dans la tenue du poste. Par exemple : activité de l’accueil quotidienne, manipulation de documents non dématérialisés, activité liée à la sécurité et la surveillance, activité de nettoyage, technicien qui assure la maintenance physique informatique… La sécurité et la confidentialité des données doivent être préservées dans le cadre du télétravail. L'accès à des informations hautement stratégiques au domicile d’un salarié en télétravail devra être approuvé par la Direction et techniquement validé par le service de sécurité informatique. Le télétravailleur doit pouvoir traiter de l'information sous format dématérialisé et pouvant s'échanger au travers d'un réseau informatique. L’organisme devra s’assurer que l’organisation du télétravail ne viendra pas entraver le bon fonctionnement du service et en particulier veiller à disposer d’un nombre minimum de salariés pour assurer le fonctionnement de l’équipe et la continuité du service. L’organisme devra étudier toute nouvelle demande en tenant compte du nombre de salariés déjà en télétravail, du nombre de salariés à temps partiel… Cela permettra d’évaluer le nombre de télétravailleurs par rapport au nombre total d’agents du secteur pour le bon fonctionnement du secteur afin de répondre à ses impératifs d’offre de service. Le manager complète une grille d’éligibilité des activités du poste lorsqu’une demande de télétravail est formulée au sein de son équipe.
Critères d’éligibilité du salarié :
Un salarié autonome est un salarié qui doit avoir un bon niveau de maîtrise dans les tâches confiées. Le demandeur doit être en capacité d’exécuter des tâches avec un minimum de supervision de sa hiérarchie ce qui suppose un niveau de compétences suffisant amenant à un besoin d'encadrement moindre. Cela se traduit aussi par la capacité à prendre des initiatives sur son activité, à savoir alerter à bon escient sa hiérarchie. Sa capacité d’auto-organisation et de reporting doit être adaptée. Le demandeur doit pouvoir gérer son temps et son organisation de travail tout en rendant compte de ses réalisations de façon périodique à son manager. Le salarié doit avoir un bon niveau de maîtrise des outils d’information et de communication à distance. De plus, le salarié doit être capable de « bien vivre » le détachement du collectif de travail. Afin d’éviter tout risque d’isolement la grille d’auto-évaluation est un bon moyen pour aider les candidats au télétravail à réaliser un diagnostic sur leurs aptitudes à exercer une partie de leur activité à domicile. Le manager complète une grille d’éligibilité du salarié lorsqu’une demande de télétravail ou d’évolution des modalités relatives l’organisation du travail est formulée au sein de son équipe.
3.1.3. La décision
Le manager et la RH examinent les critères d’éligibilité des activités télétravaillables et du salarié lorsqu’il s’agit de nouvelles demandes ou quand la situation du salarié a changé (retour longue absence, changement de poste, participation à une formation professionnelle de longue durée …). C’est la Direction de l’organisme qui prend la décision finale à la demande du salarié. Elle peut accepter ou refuser toute demande de télétravail, après examen, en se basant sur le profil des candidats et sur la compatibilité de leurs activités avec le télétravail. Pour prendre sa décision, la Direction s’appuiera sur l’avis du manager et de la RH. Dans une situation où une priorisation des demandes de télétravail serait nécessaire compte tenu des contraintes organisationnelles et matérielles, elle sera réalisée ainsi : à compétences égales, la priorisation sera réalisée entre les demandes de télétravail en fonction des motifs :
état de santé du salarié sur préconisation de la médecine du travail étant précisé qu’en application de l’article R 4624-34 du Code du travail la visite médicale peut être réalisée à la demande du salarié, de l’employeur ou du médecin du travail.
mandat d’élu municipal, départemental ou régional,
temps de trajet,
contraintes liées à la prise en charge d’un ascendant ou la situation de santé ou handicap d’un descendant (ne se substitue pas aux absences pour enfant malade),
nouvelle demande, sous réserve que les premiers critères ne permettent pas de prioriser les demandes.
La réponse de l’employeur intervient dans les 30 jours après la date limite de réponse au questionnaire Forms réalisé dans le cadre de la campagne pluriannuelle. La réponse est écrite, par mail expliquant la réponse apportée (accord / accord adapté par rapport à la demande initiale du salarié ou refus). En cas de refus ou d’adaptation, l’employeur motive sa décision. Le salarié peut demander par écrit un réexamen de sa demande dans les 30 jours. L’employeur a 30 jours pour répondre de manière motivée et par écrit. Si le refus est motivé par le manque d’autonomie du salarié, le manager définit un plan d’accompagnement permettant à l’agent de développer son autonomie. Une fois le salarié devenu plus autonome, il peut renouveler sa demande.
3.2. La période de télétravail
La campagne est réalisée de manière pluriannuelle pour recenser les demandes de télétravail sur la durée du présent accord avec une mise en œuvre à compter du 1er mai 2024 permettant ainsi d’aligner la période de télétravail sur les périodes de gestion des congés et RTT dans l’objectif de faciliter les organisations de travail. Afin de conserver un lien avec l'environnement de travail, le télétravail sera organisé en alternance avec des jours en télétravail à domicile et des jours dans les locaux de l’organisme. Un salarié doit être présent sur site au moins deux jours ouvrés par semaine quel que soit son temps de travail (ou plus selon les besoins du service). Afin de faciliter la répartition du personnel sur l’ensemble des jours de la semaine, tous les jours de la semaine sont télétravaillables. Un équilibre dans la répartition des jours télétravaillés permet d’assurer une qualité de travail pour les personnels sur site, grâce à une utilisation des bureaux et équipements informatiques partagés dans de bonnes conditions de travail. Si un impératif de réunion en présentiel, ou de formation ou d’absentéisme important l’exige, un retour sur site est prévu pour une journée normalement télétravaillée.
3.3. Le télétravail à titre occasionnel
Des salariés non-télétravailleurs peuvent demander occasionnellement à exercer leur activité professionnelle en télétravail. Cette demande peut notamment être motivée par le besoin de réalisation de travaux spécifiques dans des délais contraints impliquant le besoin de s’isoler. Si le salarié non-télétravailleur n’est pas équipé d’un PC portable, cette possibilité sera soumise à la condition de disponibilité d’un PC portable. La demande est adressée par mail par le salarié à son manager, qui transmet la demande à l’agent de direction de branche et à l’agent de direction en charge des ressources. L’accord est formalisé par mail de la direction, sans avenant au contrat de travail. La demande doit être anticipée afin de permettre la mise à disposition de l’équipement. Dans le cadre de l’évolution des aménagements mobiliers, l’employeur propose des espaces de travail réservables permettant de s’isoler pour mener des travaux spécifiques dans des délais contraints.
3.4. Le télétravail en cas de pic de pollution
Dans une situation de pic de pollution notifiée par les autorités compétentes en matière de santé publique sur le département, le télétravail pourra à titre exceptionnel être étendu : les télétravailleurs pourront rester en télétravail y compris si le ou les jours concernés n’étaient pas normalement télétravaillés. Les salariés non-télétravailleurs équipés de matériel informatique mobile pourront également ces jours-là télétravailler.
3.5. L’avenant au contrat de travail
Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail. Cet avenant est conclu pour une durée maximale ne pouvant excéder la durée du présent accord.
3.6. Les horaires de travail
Les horaires de travail sont ceux du service dans lequel le salarié exerce son emploi conformément au règlement de gestion du temps annexé au Règlement intérieur. Les durées légales de repos devront être respectées, ainsi que le droit à la déconnexion. Le respect des règles de gestion du temps propres à l’organisme doivent également être respectées. Une journée de télétravail équivaut à un jour de travail au sens du contrat de travail. Dans le cadre du respect de la vie privée du salarié, l’employeur et ses collègues de travail pourront contacter le salarié dès lors qu’il est connecté sur son poste de travail, en dehors des plages fixes, afin de permettre le bon fonctionnement du service. La référence aux plages fixes et aux plages variables en vigueur dans l’organisme est retenue par défaut dans l’avenant au contrat de travail pour déterminer les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable. Le télétravailleur badge à distance sur son poste de travail. Le télétravailleur bénéficie des mêmes règles relatives à la durée du travail que les autres salariés de l’organisme. Il pourra effectuer des heures supplémentaires sur demande expresse de son employeur.
Les règles sur le droit à la déconnexion sont applicables en situation de télétravail. Le droit à la déconnexion s’entend comme le droit pour chaque salarié à ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail, et à bénéficier d’un temps de repos non interrompu.
Les principes concernant le droit et le devoir de déconnexion hors du temps de travail
Les principes suivants sont partagés par les parties :
Sur les temps de repos et de congés, le matériel mis à disposition ne doit pas en principe, être utilisé à titre professionnel. Il est demandé de limiter les communications professionnelles aux situations d’urgence. Sauf urgence, il n'est pas souhaitable de communiquer professionnellement sur le temps minimum de repos quotidien (11h), hebdomadaire (35h) et pendant les congés. L’urgence concerne notamment la santé d'un salarié, l’intégrité physique des personnes et des biens, le déclenchement d’un plan de continuité d'activité.
Il est demandé de ne pas envoyer vers la messagerie personnelle des travaux à réaliser sur les temps de repos,
Dans les situations de télétravail il convient d’organiser et de distinguer son temps de travail et son temps de repos,
Alerter la hiérarchie en cas de difficultés dans l’écoulement de la charge de travail ayant un impact sur les temps de repos,
Pour l’employeur, sensibiliser et/ou former les salariés concernés étant donné leurs équipements en outils de mobilité. En complément, la charte d’usage des outils collaboratifs et l’accompagnement à la transformation numérique mis en place au sein de l’organisme dans l’objectif d’harmoniser les pratiques et de maîtriser la densité des sollicitations en lien avec la diversification des canaux est de nature à alléger la charge liée à la gestion de l’information.
3.7. Les absences
3.7.1. Congés
Le télétravailleur demeure soumis aux règles de gestion applicables à l'ensemble des congés telles qu'elles résultent des dispositions légales et conventionnelles en vigueur.
3.7.2. Arrêt de travail
En cas d'arrêt de travail prononcé par un médecin, le service RH puis le manager devront être informés et le télétravailleur devra transmettre son certificat médical dans les 48 heures, au même titre que les autres collaborateurs.
3.7.3. Accident survenu au cours de l’exercice du télétravail
Un accident survenu au salarié en télétravail à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail sera soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l’organisme pendant le temps de travail. Le télétravailleur devra établir par tous les moyens possibles, les circonstances exactes de l'accident dont il a été victime. C'est sur cette base et sur les compléments d'enquête qui seront éventuellement effectués par la Caisse primaire d’assurance maladie que celle-ci qualifiera la nature de l'accident. Le service de gestion des ressources humaines devra être averti de cet accident dans un délai maximum de 24 heures.
3.8. L’accompagnement au démarrage du télétravail (sensibilisation et formation) et bilans réguliers
Les salariés en télétravail bénéficieront d’une formation notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail. Cette formation pourra être assurée par le support informatique pour la partie technique. Ces formations pourront être renouvelées si nécessaire. Par ailleurs, le manager organise des points de suivi réguliers avec le salarié au cours des mois suivant le début du télétravail et dès que le salarié en exprime le besoin. En complément, un bilan spécifique de la situation de télétravail est adossé systématiquement à l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement afin d’évoquer les ajustements nécessaires. Les collègues directs des télétravailleurs (mêmes unités de travail) sont sensibilisés à ces nouvelles conditions d’exercice du travail. Ils sont notamment informés des conditions dans lesquelles ils peuvent contacter leur collègue lorsqu’il est en télétravail. Les managers chargés d’encadrer des télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance. Ils veillent à la préservation du collectif de travail en mettant en place des modes d’association des salariés dans le cadre d’une organisation mixte du travail et en adaptant les modalités de coopération au sein de l’équipe et avec les autres services. Ils sont également sensibilisés, comme l’ensemble du personnel, aux risques professionnels spécifiques à la posture de télétravail.
3.9. La mise en œuvre technique du télétravail
3.9.1. Eléments mobiliers et bureautiques
L’organisme fournit au salarié le matériel informatique et de communication nécessaire à la mise en œuvre du télétravail. A la demande du salarié, un fauteuil de bureau pourra être fourni dans un objectif de prévention des troubles musculosquelettiques. Le poste peut également être adapté en situation de télétravail conformément aux préconisations du médecin du travail. A l’issue de la période de télétravail, le salarié rend le matériel informatique et mobilier mis à disposition par l’organisme dans le cadre du télétravail.
3.9.2. Accès à distance au réseau de l’organisme
Le réseau VPN permettra de se connecter en WIFI sur la box personnelle du télétravailleur. Il dispose ainsi des mêmes outils informatiques que lorsqu'il exerce dans l’organisme. Il est indispensable de bénéficier de l’ADSL. En cas de panne ou d'incident technique, le télétravailleur devra contacter directement le support informatique de l’organisme et préviendra immédiatement son manager. L’organisme pourra alors décider de suspendre exceptionnellement le télétravail. Ainsi un retour du salarié au siège de l’organisme sera envisagé provisoirement en attendant que l’incident technique soit réparé. Ce retour depuis la résidence principale ou une autre résidence privée, compte-tenu de contraintes professionnelles s’effectue sur du temps de travail si le salarié a déjà débuté sa journée de travail.
3.9.3. Téléphonie
Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone. A cet effet l’employeur met à disposition du salarié un accès à la téléphonie administrative par casque.
3.9.4. Attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques dans le cadre du télétravail régulier (jour fixe ou enveloppe forfaitaire)
Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité. Lorsque le télétravail s’effectue à domicile, une attestation sur l’honneur visant la conformité électrique est demandée au salarié avant la validation de son démarrage de télétravail. Cette attestation sera requise en cas de télétravail depuis une autre résidence privée. A la demande du salarié, une prestation d’un diagnostiqueur professionnel sera prise en charge par l’employeur pour le seul domicile principal, avant la mise en place du télétravail, en cas de transformation notoire de l’installation électrique durant l’exercice du télétravail ou en cas de déménagement. L’attestation est de nouveau nécessaire en cas de travaux préconisés au terme d’un premier diagnostic (installations électriques non conformes) ou en cas de changement de domicile du salarié. Sans remise de ces documents par le salarié, l’organisme refusera la mise en œuvre du télétravail.
3.9.5. Diagnostic Internet
Le télétravailleur doit posséder, à titre privé, une connexion internet ADSL, fibre, 4G ou 5G avec les caractéristiques minimales suivantes, mises à jour en fonction de l’évolution des normes attendues. Début 2023, la norme attendue est de :
Débit supérieur à 250 Kb/s ou 2 Mb/s
Temps de latence inférieur à 90 ms.
Ces tests réseau sont réalisés par l’agent lui-même depuis son ordinateur personnel, sur l’un de ces trois sites : www.Nperf.com/fr ; www.Ping-test.net ; www.speedtest.net/fr A la suite du test, l’agent transmettra le résultat au service informatique pour analyse. En cas de non-conformité, l’organisme refusera la mise en œuvre du télétravail.
3.9.6. Assurances
Le salarié informe son assureur qu’il exerce une activité professionnelle à son domicile afin de s’assurer que son assurance multirisques habitation couvre bien sa présence pendant les jours de télétravail. A cet effet, il devra fournir à l’organisme une attestation assurance multirisque habitation du lieu de télétravail. Il est de nouveau nécessaire de fournir cette attestation en cas de date de fin mentionnée sur l’attestation précédente, de changement de domicile du salarié ou si le télétravail s’exerce sur deux lieux différents. En effet, dans le cadre de l’exercice du télétravail dans une autre résidence privée, une attestation d’assurance garantissant la possibilité d’un exercice du télétravail pour le salarié est requise. L’éventuel surcoût de l’assurance du domicile principal est pris en charge par l’employeur pour son montant réel sur demande du salarié.
3.10. Les modalités financières du télétravail
3.10.1. La prise en charge des repas
Un salarié en télétravail à son domicile bénéficie d’un temps de repas compris dans son horaire de travail journalier. Il peut donc prétendre au même avantage qu’un salarié sur site, à savoir l’octroi de ticket restaurant.
3.10.2. L’indemnité forfaitaire journalière
L’article 5 de l’accord national relatif aux frais professionnels prévoit que le salarié en télétravail perçoit une indemnité forfaitaire journalière versée mensuellement pour les frais professionnels découlant de son activité (abonnement internet, électricité, eau, chauffage). Le montant de cette indemnité est fixé à 2,95 euros depuis le 1er janvier 2023 et est réévaluée chaque année selon l’évolution de l’indice Insee « logement, eau, gaz et combustible » ou de tout autre indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique. L’Ucanss notifie, le cas échéant, aux organismes les nouveaux montants. L’indemnité est versée mensuellement pour chaque jour effectivement télétravaillé depuis le domicile ou une autre résidence privée. Le service RH procède au paiement des indemnités saisie par les salariés dans l’applicatif de gestion du présentéisme au dernier jour du mois. Chaque salarié s’engage à la fiabilité des données saisies et au respect des échéances de saisie pour permettre le paiement de l’indemnité le mois suivant. L’indemnité est également versée, sans proratisation, au salarié en télétravail sur la demi-journée. L’indemnité forfaitaire de télétravail est également payée en cas de réalisation d’heures supplémentaires sur sessions proposées par la Direction le samedi matin.
Mode de calcul : Le paiement des indemnités est réalisé sur la base des déclarations saisies par le télétravailleur sur l’outil de planification : le télétravailleur est responsable de la réalité de ses déclarations. Les indemnités sont versées sur le mois M+1 pour l’ensemble des salariés qu’ils soient en situation de télétravail régulier, qu’ils bénéficient d’une enveloppe forfaitaire de jours de télétravail ou qu’ils soient en situation de télétravail exceptionnel. Un récapitulatif annuel des indemnités versées sera transmis aux télétravailleurs. Les versements seront faits par virement bancaire.
3.11. Confidentialité et charte informatique
Le salarié s'engage à respecter les dispositions de la charte nationale de sécurité de l’utilisateur du système d’information annexée au Règlement Intérieur de l’organisme et remis à chaque nouveau collaborateur lors de son embauche. Un rappel des règles de sécurité des données et de confidentialité est inséré dans l’avenant au contrat de travail. La signature de l’avenant par le télétravailleur vaudra engagement de sa part.
3.12. Santé et sécurité
Le télétravail peut constituer un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés et de leur implication. Néanmoins, l’exercice fréquent du travail à distance peut emporter des risques spécifiques liés par exemple à l’isolement du salarié ou encore au travail prolongé en posture assise et sur écran. Au regard de la loi, l’organisme est tenu de respecter son obligation de prendre des mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de ses travailleurs. Les risques spécifiques au télétravail sont pris en compte dans le cadre du dialogue social par l’identification d’actions dans le programme annuel de prévention des risques professionnels issus du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP). L’organisme fournit au salarié les normes en matière d'ergonomie au poste de travail et d'utilisation de l'écran.
Article 4 - Modalité d’application et de suivi de l’accord
4.1. Conditions de validité de l’accord
Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli plus de 50% des suffrages exprimés en faveur d’organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au Comité social et économique quel que soit le nombre de votant.
4.2. Publicité et dépôt de l’accord
L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale (DSS) dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7 3° du Code de la Sécurité sociale. L’accord sera réputé agréé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la DSS, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la Sécurité sociale).
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, aux instances représentatives du personnel. Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel par note de direction et affichage. Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, et du greffe du conseil des prud’hommes.
4.3. Durée de l’accord
L’accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’au 30 avril 2027. Il fera l’objet d’un bilan annuel au cours d’une réunion du Comité social et économique. Les modalités d’application feront l’objet d’un échange annuel avec les délégués syndicaux. Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressé par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
A Perpignan, le 11 janvier 2024
Le Directeur,
XX XXXX
Les Organisations syndicales,
XX XXXX, déléguée syndicale FOXX XXXX, déléguée syndicale CGT
