La Caisse d’Allocations Familiales du Bas-Rhin, représentée par son directeur
Et, d’autre part :
Les organisations syndicales soussignées
Il a été convenu ce qui suit : Préambule
Les technologies de l’information et de la communication permettent désormais des possibilités d’organisation du travail selon des modalités diversifiées, et notamment le télétravail. Le télétravail a vocation à favoriser la qualité de vie au travail des salariés et la bonne articulation des temps professionnel et personnel. Au sein de la politique RSO de la CAF du Bas-Rhin, le télétravail contribue à la modernisation des relations managériales, fondée sur la confiance, l’auto-responsabilité, la transparence et la flexibilité. Il est source, dans le cadre d’une démarche managériale et organisationnelle adaptée, de développement de l’autonomie des salariés. Le télétravail constitue un vecteur d’attractivité, et de fidélisation des salariés. Son développement concourt en outre aux objectifs de réduction des risques environnementaux et routiers induits par les trajets entre le domicile et le lieu habituel de travail.
Le présent Protocole d’accord fait suite à : Un premier Protocole d’accord sur le télétravail conclu au sein de la Caf du Bas-Rhin le 29 août 2018 pour une durée de 3 ans à compter de la date de son agrément. Un deuxième Protocole d’accord sur le télétravail conclu le 22 février 2021 pour une durée de 3 ans à compter de la date de son agrément. Il visait à permettre un élargissement du nombre de bénéficiaires et à réviser les modalités de mise en œuvre adaptée à cette augmentation. Il tire les enseignements des périodes précédentes et est construit en répondant à trois préoccupations : - Faire évoluer notre cadre collectif pour contribuer à davantage « faire équipe » au sein de la Caf ; - Maintenir voire améliorer la qualité de service rendu à nos bénéficiaires, et la continuité de service ; - Approfondir et compléter l’accompagnement des managers dans un contexte où le télétravail crée des situations de travail hybride et des besoins d’animation et de suivi nouveaux.
Le présent accord vise donc à favoriser, dans le respect de nos différentes missions de service public, une bonne articulation des temps de vie, contribuant ainsi à la motivation des salariés. Le bilan partagé de l’application de l’accord précédent met également en évidence la nécessité d’agir pour éviter l’isolement des salariés au sein de leur équipe, qu’ils soient ou non en situation de télétravail. Ce constat conduit notamment à rechercher un meilleur équilibre dans la distribution des temps de télétravail dans la semaine.
Cet accord s’inscrit dans le cadre fixé par le Protocole d’accord national du 11 juillet 2022 relatif au travail à distance, et des dispositions du Code du travail.
Article 1 : DEFINITION
Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’organisme est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Dès lors, le télétravail est caractérisé par plusieurs critères cumulatifs :
le salarié peut exercer son activité en télétravail compte tenu de la compatibilité de celui-ci avec tout ou partie des missions et activités qu’il exerce ;
le salarié accède à son environnement de travail par l’utilisation des outils numériques et de communication mis à disposition par son employeur ;
ce télétravail est autorisé par l’employeur et organisé par le manager, compte tenu du bon fonctionnement du service et du collectif de travail, de la maitrise de l’emploi et de l’autonomie du salarié dans son poste et dans l’utilisation des outils numériques ;
le salarié alterne un temps minimal de présence sur site et un temps en télétravail ;
le télétravail s’exerce sur un autre lieu que celui auquel le salarié est habituellement affecté.
Article 2 : Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la CAF du Bas-Rhin, quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail. Il concerne toutes les catégories professionnelles dès lors que les activités exercées sont compatibles avec le télétravail. Pour cela, la Direction appréciera la situation en vertu d’une approche au cas par cas du poste occupé par le salarié et de la quotité adéquate de télétravail.
Les élus et représentants des organisations syndicales bénéficient de l’accès au télétravail dans les mêmes conditions que les autres salariés.
Ne sont pas considérés comme du télétravail : - les périodes d’astreinte réalisées à distance ; -les périodes durant lesquelles sont exercées les activités itinérantes s’effectuant par nature hors du lieu habituel de travail.
L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.
Article 3 : CRITERES D’ELIGIBILITE ET DE PRIORISATION
CRITERES D’ELIGIBILITE
Les demandes de télétravail sont examinées par l’employeur au vu des critères ci-dessous :
Compatibilité de l’activité avec le télétravail :
Le télétravail porte sur des emplois dont les activités principales sont en partie dématérialisées, mesurables et effectuées de manière régulière, sans qu’elles ne nécessitent une présence physique sur site. Dans chaque emploi, le télétravail concerne des journées consacrées exclusivement à des activités dématérialisées, ne nécessitant pas une présence sur site.
Autonomie du salarié, maîtrise de la tenue du poste de travail et intégration au collectif :
Les critères examinés à ce titre, sont notamment les suivants : Le salarié : - a une bonne maitrise de son poste de travail. Il travaille en autonomie de façon régulière sur l’ensemble de ses activités ; - est capable d’exécuter les tâches qui lui incombent à distance sans accompagnement technique ou informatique et dans le respect des consignes de sa hiérarchie ; - est capable de gérer son temps et son organisation tout en rendant compte de ses réalisations de façon périodique à sa hiérarchie ; -a une bonne maitrise des outils métiers et des outils collaboratifs nécessaires au télétravail.
Les demandeurs devront être suffisamment intégrés à leur collectif de travail.
L’avis porté par la ligne managériale sur ces critères est déterminant et lui permettra chaque année d’apprécier l’étendue du télétravail possible.
Organisation de travail et nécessité de service :
Le télétravail ne doit en aucun cas porter atteinte au bon fonctionnement du service, il doit en garantir sa continuité.
Conditions techniques :
L’aménagement du domicile doit être compatible avec l’exercice du télétravail. En situation de télétravail à domicile, le salarié utilise son abonnement internet personnel pour se connecter au réseau. Il doit pouvoir justifier d’un abonnement internet haut débit répondant aux exigences requises.
CRITERES DE PRIORISATION
En cas de pluralité de demandes, la priorité sera donnée aux candidatures en fonction :
de nécessités de santé objectivées par la médecine du travail ou une reconnaissance de travailleur handicapé,
de la distance et du temps de trajet habituel domicile/ travail,
de la présence d’un élément déterminant dans la conciliation vie professionnelle /vie personnelle (enfant malade ou handicapé à charge, ascendant(e) / conjoint(e) malade ou handicapé(e) à charge, degré d’isolement du parent avec enfant à charge),
conformément aux articles L2123-1-1, L3123-1-1 et L4135-1-1 du Code général des collectivités territoriales, aux salariés détenant un mandat électif (élu municipal, départemental ou régional).
Ces critères de priorisation s’appliqueront également, si besoin est, pour déterminer le nombre de jours hebdomadaires ou annuels de télétravail par agent dans une unité et/ou service donné.
Article 4 : LIEU DE TELETRAVAIL
Le télétravail peut être réalisé, sous réserve de l’accord de l’employeur : - soit au domicile du salarié ; - soit, en fonction des capacités d’accueil respectives, au sein des agences de la CAF ; - soit depuis le site d’un autre organisme du Régime général de Sécurité sociale, sous réserve de la conclusion d’une convention d’hébergement ; - soit depuis un tiers-lieu en France, déclaré préalablement à la Direction et dès lors que ce lieu remplit les conditions de sécurité informatique suffisantes.
Lorsque le télétravail est réalisé au domicile du salarié, sauf situation exceptionnelle à examiner par l’employeur, seule la résidence principale peut être le lieu d’exécution du télétravail, l’adresse du domicile étant celle figurant sur le bulletin de salaire et sur l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail.
Si le télétravail était réalisé depuis une autre résidence privée différente du domicile, l’adresse devra être déclarée à l’employeur, être stable, se trouver en France et que le salarié atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l’activité professionnelle et conforme électriquement. Dans le cas d’un empêchement le salarié empêché devra couvrir son absence par la prise de journées de congé, RTT ou d’un congé sans solde.
Article 5 : L’ORGANISATION du TELETRAVAIL
5.1 TEMPS MINIMUM DE TRAVAIL EFFECTUE DANS L’ORGANISME ET PARTICIPATION AU COLLECTIF
Le temps minimum de travail effectué sur le site habituel de travail, quelle que soit la durée du temps de travail du salarié est de 2 jours par semaine.
Si cette disposition ne fait pas obstacle à une prise de congés sollicitée par le salarié et validée par le manager un jour habituellement travaillé sur site, l’utilisation du droit à congé ne peut cependant pas conduire, notamment par la pose répétée de congés ‘isolés’, à un contournement de la présente disposition.
Une dérogation peut être apportée à ce principe de 2 jours de présence sur site par semaine, dans les conditions visées à l’article 6.
Afin de préserver le collectif de travail, un jour de présence fixe commune peut être défini au sein de chaque service. Ce jour de présence fixe peut être redéfini chaque année. Lorsque le service est concerné par un jour de présence fixe hebdomadaire, ces jours doivent être répartis, au sein de l’organisme, de manière équilibrée sur les jours de la semaine.
Selon les unités et/ou services, des jours de présence commune au sein des locaux habituels de travail pourront être déterminés, notamment pour favoriser la tenue de réunions mais aussi le partage de moments de convivialité. Ces jours de présence seront planifiés. Leur planification respectera un délai de prévenance minimum de 7 jours calendaires, sauf exception.
En cas de nécessité de service, la Direction se réserve la possibilité de demander au télétravailleur de revenir travailler sur site pour une durée déterminée. Ces décisions répondent à des situations nécessitées par la continuité du service (par exemple : plans de congés, absences imprévues de collègues, problèmes techniques de travail à distance, activité exceptionnelle non télétravaillable, autres). Sauf urgence manifeste, elles doivent être gérées entre le manager et le salarié avec la plus grande anticipation possible.
5.2 FORMULES DE TELETRAVAIL
Le télétravail peut être organisé, dans le respect du principe socle de 2 jours minimum de présence hebdomadaire sur site, selon les modalités suivantes :
Formule hebdomadaire à jour fixe
Soit : -1 jour de télétravail fixe hebdomadaire -2 jours de télétravail fixes hebdomadaires -3 jours de télétravail fixe hebdomadaires
Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le maintien du bon fonctionnement du service d’affectation du salarié.
Sur demande du salarié, le manager pourra accepter le déplacement, sur la même semaine, d’un des jours de télétravail figurant dans la formule. Cette modulation nécessite l’accord préalable du manager et doit rester exceptionnelle.
Par ailleurs, en cas de circonstances exceptionnelles (grève prolongée des transports, phénomène météorologique,…) ces jours de télétravail pourront être adaptés sur la semaine sur autorisation de la Direction.
Le télétravail pourra être réalisé sous forme de demi-journée dès lors que la demi-journée de télétravail complète une demi-journée d’absence, de déplacement ou une demi-journée de temps partiel.
Formule enveloppe annuelle
Sont concernés par cette formule de télétravail et sur décision de la Direction, les emplois pour lesquels un ou plusieurs jours fixes hebdomadaires de télétravail ne sont pas compatibles avec la nature de l’activité, en raison notamment de la saisonnalité ou imprévisibilité des activités. Cette information sera donnée par le manager pour son service avant expression des demandes.
L’enveloppe annuelle est de 80 jours au plus.
Lors de l’examen annuel des demandes de télétravail, la liste des salariés concernés par les emplois sera établie service par service et le nombre de jours de l’enveloppe annuelle défini, agent par agent. Le nombre de jours, précisé dans l’avenant au contrat de travail du salarié, sera décidé par accord entre le salarié et son manager.
Les jours seront utilisés après accord du responsable direct moyennant un délai de prévenance minimal de 48 heures. Afin de garantir le bon fonctionnement du service, le manager et le salarié pourront élaborer ensemble un planning prévisionnel d’utilisation, susceptible d’évolution si aléas. Le manager et son collaborateur planifieront alors au moins 20 jours de télétravail annuel. Ce mode d’organisation ne doit toutefois pas conduire le salarié à être présent à la CAF moins de 2 jours effectifs par semaine.
Le télétravail pourra ponctuellement être réalisé sous forme de demi-journée.
5.3 TELETRAVAIL ET OCCUPATION DES LOCAUX
Un lissage des présences sur site sera pris en compte afin de faciliter les performances informatiques, de réduire l’isolement, mais également tenir compte du taux d’occupation des locaux, notamment dans le cadre du plan de sobriété énergétique.
Les salariés optant pour une formule de télétravail hebdomadaire à 2 ou 3 jours, seront amenés à partager, si nécessaire, leurs bureaux.
Article 6 : AMENAGEMENTS PARTICULIERS
Par exception au principe de 2 jours sur site, quand le télétravail est de nature à favoriser la continuité de l’activité et le maintien dans l’emploi, le recours à un télétravail adapté pourra être mis en place.
6.1 – LES PICS DE POLLUTION
En cas d’épisode de pollution tel que prévu à l’article L 223-1 du code de l’environnement ayant amené le Préfet à édicter des règles de restrictions de circulation, les jours considérés, le télétravail pourra être organisé pour les agents concernés par ces restrictions, de façon exceptionnelle et dans la mesure du possible, selon les modalités suivantes :
Travail à domicile pour les agents exerçant leur activité d’ores et déjà en « télétravail » (nonobstant le fait que ce jour ne soit pas celui prévu habituellement en mode télétravail)
Travail à domicile pour les agents équipés d’un ordinateur portable et d’un accès à distance
Travail à domicile dans la limite des possibilités techniques et organisationnelles (nombre d’équipements disponibles) pour tous les autres salariés.
Par ailleurs, et en fonction des modalités de restrictions décidées par le Préfet, il sera étudié la possibilité pour les agents impactés de pouvoir exercer leur activité dans une agence extérieure de la CAF.
6.2 – LES SITUATIONS PARTICULIERES : PRECONISATIONS MEDICALES, FEMMES ENCEINTES, SALARIES EN SITUATION DE HANDICAP
Le télétravail peut être un moyen efficace pour réduire la pénibilité des déplacements des femmes enceintes. Le télétravail peut servir de levier d’adaptation du poste de travail des salariés en situations de handicap et favoriser leur maintien durable dans l’emploi.
A réception d’une demande du salarié ou d’une préconisation médicale formulée par le médecin du travail, l’employeur, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées. Cet examen peut notamment le conduire à déroger aux 2 jours minimum de travail devant être effectués sur son site habituel de travail. Ces adaptations aux règles de présentéisme de télétravail devront être limitées dans le temps.
Une information de ces situations sera faite annuellement lors d’une réunion de la CSSCT.
Article 7 : Conditions de mise en œuvre
7.1 – LE PRINCIPE DU VOLONTARIAT
Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat du salarié et de l’accord de l’employeur. Il appartient au salarié d’en solliciter le bénéfice lors des campagnes annuelles d’appel à candidatures.
7.2 – LES MODALITES DE CANDIDATURES ET LES REPONSES AUX SALARIES
L’employeur ouvre chaque année, en amont de la date de mise en œuvre, une campagne annuelle de recueil des souhaits de télétravail. La période de mise en œuvre s’entend du 1/9/N au 31/8/N+1.Le salarié formalise sa demande en utilisant le dossier de candidature fourni par l’organisme. Deux modalités d’examen sont donc appliquées : examen individuel et collectif afin de respecter le bon fonctionnement de l’organisme. Les demandes sont examinées par le manager direct, puis centralisées par le service RH pour transmission à la Direction de l’organisme qui prend la décision dans un délai de 30 jours. En cas de refus, celui-ci est motivé par écrit. Les motifs de refus sont explicités et peuvent être notamment les suivants : limites techniques, incompatibilité avec l’organisation de l’équipe ou de la Caf, insuffisance d’autonomie ou de qualité du travail. Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant un courrier argumenté à la Direction de l’organisme. La Direction de l’organisme répond par écrit, et de façon motivée à la demande réexamen dans un délai de 30 jours. En cas de refus, sur demande de l’agent, un plan d’action et d’accompagnement visant à permettre à l’agent d’être éligible au télétravail l’année suivante sera mis en place.
Dans des situations particulières (notamment nécessité de santé, modifications de la situation personnelle ou professionnelle du salarié, nouvel embauché, …), la mise en place du télétravail peut se faire en dehors des campagnes annuelles d’appels à volontaires. La complétude du dossier demeure nécessaire. La direction y répond par écrit dans un délai de 30 jours.
7.3 – LA FORMALISATION DE L’ACCORD DES PARTIES
Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, le salarié signe un avenant à son contrat de travail. Cet avenant est conclu pour une durée maximale d’un an. L’autorisation de télétravail peut être renouvelée auquel cas le salarié devra en faire la demande lors de la campagne annuelle suivante. En cas de changement de fonction ou de domicile, la poursuite du télétravail n’est pas automatique. Elle est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant.
7.4 –PERIODE D’ADAPTATION ET SUIVI
Afin de permettre au salarié et à la Caf du Bas-Rhin de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, une période d’adaptation est mise en place. Elle débute dès le premier jour de télétravail. Pendant cette période, d’une durée de 3 mois, chaque partie est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours qui peut être réduit par accord des parties.
La période d’adaptation est effective en une seule fois, et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste.
Dans tous les cas, le manager porte une attention renforcée au suivi du salarié lorsqu’il débute le télétravail, afin d’accompagner sa prise d’autonomie et la maitrise des outils de télétravail et de communication à distance. Il organise des points de suivi réguliers avec le salarié au cours de mois suivant le début du télétravail, et dès que le salarié en exprime le besoin.
En cours d’exercice du télétravail, un temps est consacré au suivi de l’organisation et de l’exercice du télétravail dans le cadre de l’Entretien Annuel d’Evaluation et d’Accompagnement, afin d’identifier les adaptations éventuelles qui pourraient être apportées.
Le salarié en télétravail participe à la vie de l’équipe au même titre que les salariés présents sur site mais selon des modalités adaptées au télétravail. Le manager utilise à cet effet les outils collaboratifs mis à sa disposition et veille à prévenir le risque d’isolement du télétravailleur. La relation entre le manager et le télétravailleur est basée sur la confiance et la transparence. Le suivi de l’activité du salarié est assuré par le manager direct au moyen des indicateurs habituels de suivi d’activité, de qualité et de supervision, au même titre que les salariés qui ne sont pas en télétravail. Des temps en présentiel à l’initiative du manager seront maintenus auquel le salarié devra participer (ex : temps de formation sur site, réunion physique, …).
7.5 –SUSPENSION PROVISOIRE DU TELETRAVAIL
Le télétravail pourra être suspendu notamment dans les situations ci-dessous :
Organisation de formations
Organisation de réunions (dans la mesure du possible en respectant un délai de prévenance de minimum 7 jours)
Déplacement professionnel
Nécessité de service motivée pour assurer la continuité des activités
Panne ou dégâts au domicile du salarié
Indisponibilité de l’outil informatique rendant impossible le travail à distance
Indisponibilité du lieu de coworking
Maintenance informatique – mise à jour du poste informatique
-Non-respect des engagements contractuels (comportement, temps de travail, productivité maintenue, etc).
Les suspensions ne donnent pas lieu à report du jour ou des jours non télétravaillés.
7.6 – REVERSIBILITE TEMPORAIRE OU PERMANENTE
Le télétravail relevant d’une décision commune du salarié et de son employeur, les parties ont la possibilité, au cours de son exercice, d’adapter ou de mettre fin au télétravail selon les modalités suivantes :
A l’initiative du salarié
En cours d’exercice du télétravail, le salarié peut faire valoir son souhait de mettre fin au télétravail, sous réserve de respecter un délai de préavis de 15 jours maximum. En cas d’accord entre les parties ce délai peut être réduit.
A l’initiative de l’employeur
En cours d’exercice du télétravail, l’employeur peut décider de mettre fin, ou suspendre temporairement, le télétravail, compte tenu de l’existence de motifs objectifs et argumentés rendant l’exercice du télétravail problématique. La décision peut prendre en compte, à titre d’illustrations, l’existence de difficultés techniques trop fréquentes, la dégradation des résultats en lien avec les objectifs fixées, un besoin d’accompagnement impliquant une présence plus régulière sur site, une situation d’isolement du salarié, le non-respect des obligations en matière de protection des données et de bonne utilisation des données informatiques. Cette décision prend appui sur une observation de la problématique rencontrée, matérialisée lors d’entretiens réguliers de suivi, et fait suite à la mise en place préalable d’actions visant à résoudre la problématique visée. Elle est notifiée par écrit et argumentée et prend effet sous réserve de respecter un délai de préavis de 30 jours, sauf situation d’urgence avérée.
Les situations de changement de fonction sont examinées au cas par cas et peuvent entrainer : -un maintien de la formule de télétravail en cours, accompagné ou non d’un changement des jours pour les formules hebdomadaires, en fonction de l’organisation du service, - une adaptation temporaire ou permanente de la formule le temps de la montée en compétence, accompagné ou non d’un changement de jours pour les formules hebdomadaires, en fonction de l’organisation du service, - Une réversibilité permanente du télétravail.
La décision est notifiée par écrit et prend effet à la date de changement de fonction. En tout état de cause, l’employeur garantit au salarié les conditions de retour sur son poste de travail. La réversibilité du télétravail, à l’initiative du salarié comme de l’employeur, ne fait pas obstacle à la formulation d’une nouvelle demande de télétravail par le salarié lors de la campagne annuelle suivante.
Article 8 : Assurance
En cas de télétravail à domicile, ou depuis une résidence privée, le salarié doit informer l’assureur du domicile qu’il y exerce une activité professionnelle, et s’assurer que l’assurance multirisques habitation couvre bien sa présence pendant ses jours de travail. Il doit fournir à son organisme une attestation de son assureur en ce sens, avant la signature de l’avenant au contrat de travail.
En cas de changement de domicile, l’agent poursuit le télétravail sous réserve de continuer à remplir l’ensemble des conditions d’éligibilité du présent accord. Le cas échéant, le télétravail pourra être suspendu dans l’attente du rétablissement de ces conditions.
Article 9 : Equipements de travail
Lorsque le télétravail s’effectue au domicile du salarié, son logement doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière de santé, d’hygiène et de sécurité. A cet égard un espace dédié au télétravail devra pouvoir être organisé.
9.1 - CONFORMITE ELECTRIQUE
Si le télétravail est effectué au domicile du salarié, le télétravailleur produit une certification sur l’honneur attestant de la conformité électrique de son domicile, avant la validation de son démarrage en télétravail. Un modèle de cette attestation sera mis à disposition. Si le télétravailleur n’était pas en mesure d’évaluer la conformité de son domicile, un diagnostic mené par un salarié de l’organisme habilité ou un prestataire externe pourrait s’y substituer. Le diagnostic serait pris en charge par l’employeur. L’employeur informe les salariés de cette faculté. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié.
9.2 -MATERIEL MIS A DISPOSITION PAR L’EMPLOYEUR
Le télétravailleur doit pouvoir exercer son activité, être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance selon les horaires convenus. A cet effet, l’employeur fournit le matériel informatique, de bureautique et de communication nécessaires. L’employeur assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques. L’utilisation de ce matériel est strictement réservée à l’exercice de l’activité professionnelle. Dans la mesure de ses possibilités, et en priorisant les agents télétravaillant le plus, l’organisme mettra à disposition un fauteuil de même qualité que ceux disponibles sur site. Par ailleurs, en tant que de besoin, sur demande de la médecine du travail, l’organisme met à disposition un mobilier adapté pour assurer l’ergonomie du poste de salarié en situation de handicap à son domicile. Le salarié s’engage à prendre soin de ces équipements, et à restituer le matériel lorsqu’il est mis fin au télétravail.
9.3 – DYSFONCTIONNEMENTS, VOLS
En cas de dysfonctionnement, de panne ou de vol du matériel, le salarié doit en informer immédiatement le service informatique et son manager. Si la panne est liée à son opérateur internet, c’est au salarié de prendre en charge les démarches. Le temps pendant lequel l’agent est dans l’impossibilité de travailler pour ce motif n’est pas décompté en temps de travail. En cas de difficulté de connexion, l’agent prend immédiatement contact, par tous moyens, avec la hotline informatique. Il prend également contact avec son responsable hiérarchique qui prend les mesures nécessaires pour gérer la situation en fonction de la durée prévisible de la panne. Si l’incident se révèle impossible à résoudre, ou d’une durée telle que le télétravail en est durablement perturbé, l’agent prend les dispositions pour réintégrer son lieu de travail habituel dans les meilleurs délais.
En cas d’impossibilité pour l’agent de réintégrer son poste de travail sur site, celui-ci devra poser un jour de congés ou RTT.
Article 10 : LA PRISE EN CHARGE DES Frais professionnels
10.1 - ASSURANCE ET DIAGNOSTIC ELECTRIQUE
Si le télétravail est effectué au domicile du salarié, le surcoût éventuel de l’assurance du domicile (sur production de justificatif), et le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques à la demande du salarié sont pris en charge par la Caf du Bas-Rhin.
10.2 - INDEMNITE DE TELETRAVAIL
Quelle que soit la formule de télétravail, une indemnité forfaitaire journalière est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (notamment abonnement internet, consommations d’électricité, d’eau, de chauffage). Cette indemnité forfaitaire journalière est versée pour chaque jour effectivement télétravaillé. Elle est également versée, sans proratisation, au salarié en télétravail sur la demi-journée. L’indemnité forfaitaire n’est versée que pour les jours de télétravail effectif, elle n’est pas due lorsque le salarié n’a pas été en situation de télétravail (en raison d’absences diverses, de travail sur site, formation, mission, réunion,…) y compris lorsqu’une journée de télétravail était initialement prévue. L’UCANSS notifie aux organismes, ainsi qu’aux organisations syndicales, dès la publication de l’indice Insee de référence de décembre, les montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires au 1er janvier de chaque année. Cette information est transmise aux salariés par le biais d’une note de Direction.
Article 11 : Protection des données
L’employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles. Le télétravailleur s‘engage à respecter les règles de sécurité du système d’information en vigueur à la Caf du Bas-Rhin, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données, leur confidentialité et le bon usage des ressources informatiques mises à disposition. Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile ou depuis un tiers-lieu. Des actions de sensibilisation et d’information visant à développer la culture de prévention des salariés quant à la protection des données et du matériel informatique en posture distancielle sont régulièrement mises en œuvre.
Article 12 : Droits ET GARANTIES individuels et collectifs
12.1 – APPLICATION DES DISPOSITIONS LEGALES ET CONVENTIONNELLES
Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l'organisme, notamment en matière d'accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l'organisme. En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d'évolution professionnelle que ses autres collègues. À ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l'employeur. Lors de l'entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d'organisation du travail.
Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables en situation de télétravail. Dans la situation d'une journée scindée en une demi-journée télétravaillée et une demi- journée non télétravaillée, si le salarié est amené à effectuer un déplacement professionnel pendant la demi-journée non télétravaillée alors il bénéficie des dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement.
Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant lorsque son organisme employeur en distribue habituellement. Ainsi, le télétravailleur bénéficie d'un titre restaurant pour chaque jour télétravaillé. La direction informe le télétravailleur de la politique de l'organisme en matière de santé et de sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu'il est en situation de télétravail.
12.2 – DUREE DU TRAVAIL ET RESPECT DE LA VIE PERSONNELLE
L’organisation du télétravail s’exerce dans le respect des règles légales et des protocoles locaux en vigueur, dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté. À ce titre, ils bénéficient des horaires variables s'ils sont mis en œuvre dans le service auquel ils appartiennent. Le suivi du temps de travail s’effectue via une fonction ‘pointage à l’écran’. Le télétravailleur sera joignable par téléphone ou via TEAMS durant les plages de connexion, dans le respect habituel d’application du règlement d’horaire variable. Lorsqu’il aura débadgé, il utilisera son droit à la déconnection
La Direction s’engage, conformément aux obligations légales et à l’accord local du 18 janvier 2002, à respecter et faire respecter les plages horaires, et veillera qu’aucun salarié ne soit contacté en dehors de celles-ci. Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires qu'à la demande de la Direction.
12.3 – PILOTAGE DE LA CHARGE DE TRAVAIL ET DES SOLLICITATIONS
La Direction s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l'organisme. Lors de l'entretien annuel d'évaluation, le manager conduit un échange spécifique sur la charge de travail et les modalités d'exercice du télétravail. Des formations et sensibilisations sont mises en place au sein de l’organisme afin de maitriser la densité des sollicitations en lien avec la diversification des canaux de contacts à distance, notamment sur la bonne utilisation et gestion des outils collaboratifs.
12.4 – APPLICATION DU DROIT A LA DECONNEXION
Le télétravail, en ce qu'il s'appuie sur l'usage des outils numériques et peut s'exercer au domicile du salarié, comporte un enjeu renforcé pour l'exercice effectif du droit à la déconnexion. Il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d'un droit à la déconnexion qui s'exerce dans les conditions posées par le code du travail et par notre accord local relatif au droit à la déconnexion du 20 mars 2023. Il s'entend comme le droit pour chaque salarié à ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail, et à bénéficier d'un temps de repos non interrompu. Il appartient également à chaque salarié de porter une attention avisée au respect de son propre droit à la déconnexion, ainsi qu'à l'exercice du droit à la déconnexion des autres.
12.5 – LA PRESERVATION DU COLLECTIF DE TRAVAIL
Le travail régulier à distance peut avoir pour effet d'accentuer le risque d'isolement des télétravailleurs. Le manager a un rôle majeur pour développer des nouveaux modes d'association des salariés dans le cadre d'une organisation mixte du travail, en utilisant les technologies numériques de communication et d'information, et en adaptant les modalités de coopération au sein de son équipe, et avec les autres services. Cette dimension fait l'objet d'un accompagnement renforcé dans le plan local d'accompagnement de la fonction managériale.
Article 13 : Relations sociales
En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs. A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d‘éligibilité que les autres salariés. Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès à leurs représentants. Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens. Le crédit d’heures peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes de télétravail.
Article 14 : Consultation dU CSE
La mise en œuvre du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable du CSE. Un bilan annuel de l’accord est réalisé et présenté à la représentation du personnel et aux signataires du présent accord. Des données statistiques par processus seront notamment établies.
Article 15 : Santé au travail et CSE
Le télétravail peut constituer un facteur d'amélioration de la qualité de vie au travail contribuant ainsi au soutien de la motivation des salariés et de leur implication Néanmoins, l'exercice fréquent du travail à distance peut emporter des risques spécifiques liés à l'isolement du salarié, ou encore au travail prolongé en posture assise et sur écran. Ceux-ci sont pris en compte dans le cadre du dialogue social via l'identification d'actions dans le plan de prévention des risques professionnels issus du DUERP.
L’employeur et le CSE doivent pouvoir s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent dès lors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence. En cas d’opposition du salarié à la visite de son domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.
En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes. En cas d’accident du télétravailleur survenu du fait ou à l’occasion du travail au domicile du salarié, il est fait application du même régime que si l’accident était intervenu dans les locaux de l’employeur pendant le temps de travail. A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).
Article 16 : Sensibilisation et formation au télétravail
Les télétravailleurs reçoivent un accompagnement approprié notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition, sur les sécurités et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail. L’accompagnement peut être renouvelé en cas de besoin.
Des actions de prévention santé seront mises en œuvre.
Les managers chargés d’encadrer les télétravailleurs sont accompagnés (sensibilisation, formation, …) afin de développer leurs compétences en matière de management à distance. Ces actions pourront porter sur l’utilisation des outils de communication et d’échange à distance, les modalités d’animation du collectif de travail et d’association des collaborateurs, les questions liées à la santé de leurs collaborateurs, le suivi individuel de l’activité de leurs collaborateurs, … Des ateliers entre managers sont organisés autour de ces thématiques permettant un partage d’expérience et de faire remonter le cas échéant, leurs difficultés, souhaits ou leviers d’amélioration à la direction de la CAF.
Les managers pourront relayer des informations sur l’organisation de l’activité entre télétravailleurs et agents sur site, afin de faciliter l’inclusion de chacun au sein de l’équipe.
L’ensemble des salariés sont sensibilisés à cette forme d’organisation du travail.
Article 17 : Durée et modalités de suivi de l’application de l’accord
L’accord est conclu pour une durée de trois ans à compter de la date de l’agrément. Dans le respect des dispositions prévues par le Code du travail, le présent accord peut faire l’objet d’une révision. Ainsi une clause de revoyure est prévue à l’issue d’un an d’application du présent accord sur la base du bilan annuel cité à l’article 14. Toute modification fera l’objet d’un avenant entre les parties signataires.
Agrément et entrée en vigueur
Après présentation du projet aux instances compétentes et signature de l’accord, ce dernier sera transmis pour agrément aux autorités de tutelle. Il prendra effet sous réserve de son agrément.
Formalités de dépôt et publicité
Une fois l’accord agréé, conformément aux mesures légales de publicité, il fera l’objet d’un dépôt :
Sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr
En un exemplaire au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Strasbourg.
Il sera communiqué au personnel de la Caf du Bas-Rhin sur l’intranet CAFCOM.
Fait à Strasbourg, en 4 exemplaires originaux, le 23 mai 2024
