Le précédent accord local en date du 20 février 2017 a été conclu pour une durée de 3 ans après sa date d’agrément, soit jusqu’au 19 mai 2020. Depuis, un nouvel accord national en date du 28 novembre 2017 a été conclu pour une durée de 5 ans, soit du 13 décembre 2017 au 12 décembre 2022. Enfin, les ordonnances dites « MACRON » du 22 septembre 2017 adaptent le cadre juridique du télétravail afin de faciliter et favoriser son recours pour les salariés.
Le nouvel accord local présenté prend en compte ces évolutions.
La crise COVID 19 est venue considérablement changer la vision du travail et renforcer le fait que les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile/lieu de travail.
Le présent accord local conforme aux dispositions du protocole national négocié par l’Ucanss vient en préciser certaines modalités d’application et de déploiement au sein de la Caf du Gard.
Un accord local en date du 3 novembre 2014 avait été conclu pour une durée d’un an à titre expérimental.
À l’issue de cette expérimentation, il ressort :
Une diminution des temps de transport, qui permet au télétravailleur d’être davantage concentré sur son travail.
Une meilleure conciliation vie familiale / vie professionnelle.
La nécessité de préserver un lien suffisant entre les salariés de l’organisme.
En prenant en compte les dispositions de l’accord Ucanss en date du 4 mars 2014 sur le travail à distance, les parties conviennent que :
Le télétravail peut s’exercer sur tous les sites dédiés de l’organisme et d’autres lieux mis à disposition par des partenaires externes ou institutionnels.
Le salarié en télétravail doit être présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins deux jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail, sauf dérogation liée à des situations particulières.
Les salariés exerçant des activités itinérantes par leur nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur n’entrent pas dans le champ d’application de cet accord.
Article 1 : Définition du télétravail
Le Code du travail définit le télétravail comme « une organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication mises à sa disposition ».
L’article L.1222-11 du Code du travail dispose qu’ «en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémies, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés ». Il s’agit de circonstances exceptionnelles extérieures à la relation de travail et non attachées à la situation individuelle d’un ou de plusieurs salariés (risques majeurs de type épidémie, inondation, tremblement de terre à titre d’exemples). En conséquence, un régime dérogatoire a vocation à être mis en place et est défini dans le plan de continuité d’activité.
En cas d’épisode de pollution, au sens de l’article L.223.1 du Code de l’environnement, c’est-à-dire lorsque les normes de qualité de l’air ne sont pas respectées, des mesures de restriction de la circulation décidées par le Préfet peuvent être mises en place. Il conviendra alors d’organiser le travail dans ces circonstances.
Article 2 : Définition du télétravailleur
On entend par télétravailleur, toute personne salariée de l’organisme qui effectue du télétravail tel que défini ci-dessus.
Ne sont pas visés par les présentes dispositions, les salariés exerçant des activités itinérantes par nature qui ne peuvent être réalisées dans les locaux de l’employeur.
Article 3 : Conditions de mise en œuvre
Les demandes des salariés sont examinées par l’employeur au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles au regard du poste de travail considéré et de la maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié.
Ainsi, les demandes sont examinées par la Direction selon les critères ci-dessous :
3-1 Compatibilité de l’activité avec le télétravail
Ne sont pas compatibles avec le télétravail, les activités :
nécessitant une présence physique et/ou des contacts réguliers avec les autres services ou usagers ;
ne permettant pas de traiter l’information sous forme dématérialisée (manutention, maintenance, installation de matériel, …).
3-2 Autonomie du salarié et maîtrise de la tenue du poste de travail
L’accès au télétravail ne requiert aucune condition d’ancienneté dans l’emploi. Toutefois, le salarié doit faire preuve d’une autonomie dans l’exercice de sa fonction. De ce point de vue, l’avis porté par la ligne managériale sur le degré d’autonomie est déterminant.
3-3 Organisation de travail et nécessité de service
Les accords de télétravail ne doivent en aucun cas porter atteinte au bon fonctionnement du service et en garantir sa continuité.
3-4 Par ailleurs, certaines situations particulières pourront être considérées comme prioritaires :
L’état de santé du salarié attesté par un avis du médecin du travail.
Un temps de trajet conséquent entre le domicile et le lieu de travail.
L’aspect de conciliation vie familiale/vie professionnelle en lien avec les contraintes familiales (garde d’enfants, ascendant à charge, …).
3-5 Equipements de travail
Lorsque le télétravail s’effectue au domicile du salarié, son habitation doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité.
En outre, l’accessibilité à Internet depuis le domicile du télétravailleur est une contrainte technique à l’éligibilité. La connexion à Internet doit être performante et répondre aux critères suivants : débit réseau minimum 400 Kb/s et un temps de latence inférieur à 100 ms.
Article 4 : Les étapes de mise en place du télétravail
Le télétravail reste fondé sur le principe du volontariat. Il appartient donc au salarié de solliciter l’accès au télétravail.
4-1 Les modalités de candidatures
Les candidatures au télétravail se font lors de la campagne ad hoc qui suit un calendrier qui sera précisé à l’ensemble du personnel par note de service. En tout état de cause, la réponse au salarié ne pourra excéder un délai de 45 jours.
Le salarié intéressé adresse une demande motivée à son responsable direct par le biais du questionnaire de recensement mis à disposition. Les précisions attendues relèvent :
du lieu d’exécution du télétravail (plateau, domicile du salarié ou tout autre lieu) ;
des jours proposés (étant entendu qu’à l’exception de situations particulières liées à l’état de santé du salarié, les jours de présence sur le lieu de travail habituel du salarié doivent être au moins de 2 jours par semaine).
L’encadrement se prononce avec précision sur les aspects organisationnels, la nature des activités et l’autonomie nécessaire pour exercer l’emploi à distance.
L’encadrement du service Ressources Humaines apporte dans un second temps, un éclairage sur les motivations et aspirations ou tout autre élément permettant l’arbitrage nécessaire. Il se rapproche, en cas de besoin, du Médecin du travail. A l’identique des demandes individuelles de temps partiels, le Conseil de Direction se prononce sur l’ensemble des demandes à la lumière des éléments recensés.
4-2 Les réponses aux salariés
Les décisions ainsi obtenues sont transmises au service Ressources Humaines en charge des notifications individuelles aux salariés, sous couvert de la ligne hiérarchique. Un entretien individuel est systématiquement proposé par le responsable direct au salarié qui n’obtient pas d’accord. Cet entretien est mené avec un représentant du service Ressources Humaines qui pourra, le cas échéant, proposer des accompagnements pour ce qui relève de sa compétence.
La réponse de l’employeur doit être motivée. Les principaux motifs de refus sont les suivants, bien que cette liste ne soit pas exhaustive et non hiérarchisée :
Incompatibilité au regard des règles d’hygiène et de sécurité ;
Incompatibilité entre le télétravail et l’organisation de l’équipe ou du service ;
Incompatibilité entre le télétravail et les missions attachées au poste ;
Insuffisante maîtrise de l’emploi dont fait preuve le salarié ou l’incapacité du salarié à travailler de manière autonome ;
Manque de matériels informatiques.
4-3 Les modalités de mise en place : l’avenant au contrat initial
Concernant les accords, des avenants au contrat de travail sont rédigés et rappellent le caractère volontaire de la démarche, le principe de réversibilité et d’égalité. Ils précisent également les modalités d’exécution du télétravail :
La répartition des jours de télétravail et de présence sur site ;
Les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être contacté ;
Le matériel mis à disposition ;
La durée de la période d’adaptation ;
Les conditions de réversibilité du télétravail ;
Le rappel des règles de sécurité et de confidentialité.
Ces avenants sont conclus pour une durée de date à date à compter de la date de signature. Ils peuvent être renouvelés.
Au terme de la durée d’un an, le télétravail ne peut être reconduit que par la conclusion d’un nouvel avenant. En cas de changement du salarié (de fonction ou de domicile), la poursuite du télétravail est subordonnée à la conclusion d’un nouvel avenant entre le salarié et l’organisme.
4-4 La période d’adaptation
Elle débute dès le premier jour du télétravail.
Une période d’adaptation au télétravail est prévue dans l’avenant, elle a une durée de 3 mois maximum et doit permettre à chacune des parties de s’assurer qu’elle corresponde bien aux attentes. Durant cette période, chacune des parties pourra demander la suspension provisoire ou l’arrêt du télétravail, moyennant un délai d’un mois.
La décision de mettre fin au télétravail peut être liée soit à des raisons individuelles soit collectives et le retour du salarié sur son poste de travail n’est pas assimilable à une sanction disciplinaire. Dans les cas de rupture de l’avenant, quel qu’en soit la raison ou la motivation : un entretien entre le salarié, son responsable et l’encadrement du service des Ressources Humaines est organisé. Cet entretien donne lieu à un compte rendu.
Pour un premier contrat, un entretien entre le télétravailleur et son responsable doit être fait 15 jours avant la fin de la période d’adaptation pour faire un bilan. Ce bilan devra être transmis au service Ressources Humaines.
La période d’adaptation ne vaut que lors de la conclusion du premier avenant au contrat. Lorsque l’avenant est renouvelé, il n’y a pas de période d’adaptation.
4-5 Le principe de réversibilité
L’accord des parties pour passer au télétravail est réversible tant à l’initiative du salarié que de l’employeur. Ce principe est mis en œuvre par accord des parties.
Au cours de cette période le salarié et l’employeur peuvent mettre un terme au télétravail avec un délai de prévenance de 30 jours sans accord des parties.
Article 5 : L’organisation du télétravail
5.1 Jours de télétravail
Les jours de télétravail résultent d’un accord entre les parties qui doit permettre d’assurer le maintien du bon fonctionnement du service d’affectation du salarié. Ni l’employeur, ni le salarié ne peuvent imposer leur choix. A défaut d’accord, le télétravail ne peut être mis en place.
Ce choix est fixe et les jours de télétravail choisis ne sont pas modifiables.
Exceptionnellement et dans des situations très spécifiques, le ou les jours de télétravail choisis par le salarié pourra ou pourront être modifiés. La demande devra être faite à l’encadrement qui donnera en retour son accord éventuel et par écrit. Cet accord revêt un caractère obligatoire et fait automatiquement l’objet d’une communication au service Ressources Humaines.
Le salarié doit être présent dans son unité de travail au moins 2 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail et sauf lorsque le télétravail est justifié par des raisons médicales.
5.2 Sensibilisation et/ou formation sur le télétravail
Les télétravailleurs reçoivent de par l’expertise des informaticiens une sensibilisation appropriée notamment sur les équipements mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.
Ils bénéficient, en tant que de besoin, d’une formation.
Les managers chargés d’encadrer les télétravailleurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de management à distance.
Les salariés de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés par leur responsable direct à cette forme d’organisation du travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.
5-3 L’organisation matérielle du poste de travail
Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.
À cet effet, l’employeur fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire. Il revient au télétravailleur de s’assurer qu’il dispose personnellement à son domicile de tout l’équipement nécessaire et adapté.
L’utilisation de ces matériels est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.
Le télétravailleur prend en charge le transport de son équipement lors de sa récupération dans les locaux de la Caf.
L’employeur assure la maintenance et l’adaptation des équipements aux évolutions technologiques.
Le salarié s’engage à prendre soin des équipements dans un formulaire prévu à cet effet et à restituer le matériel lorsqu’il est mis fin au télétravail.
5-4 Le temps de travail et les plages de disponibilité
Les salariés en télétravail s’engagent à respecter les dispositions législatives relatives au temps de travail ainsi que toutes les dispositions du règlement d’horaires variables (notamment le respect des plages fixes). A cet égard, leur temps de travail se gérera via l’applicatif dédié (e-temptation) ou à partir des badgeuses sur les plateaux en disposant.
5-5 Le suivi de l’activité
La charge de travail et la productivité seront évaluées dans les mêmes conditions que pour les autres salariés en tenant compte des spécificités de chaque poste de télétravail.
En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans le lieu habituel de travail.
Par ailleurs, les télétravailleurs devront donner le même niveau de visibilité sur leur activité qu’un salarié travaillant sur leur site habituel.
Article 6 : La gestion de carrière des télétravailleurs et leurs droits
Les mêmes règles de gestion de carrière sont applicables aux télétravailleurs et aux autres salariés. Les télétravailleurs bénéficient d’un entretien annuel d’évaluation ainsi que d’un entretien professionnel.
Les salariés en télétravail bénéficient des mêmes avantages que les autres salariés. Cette égalité de statut juridique a conduit la commission nationale des titres restaurant à admettre que les télétravailleurs peuvent prétendre aux titres restaurants lorsque leur journée de travail comprend deux plages fixes.
Article 7 : La prévention de l’isolement
Les parties au présent accord ont conscience que la mise en place du télétravail peut engendrer un risque d’isolement. Les salariés concernés notamment dans le cadre du télétravail à domicile peuvent perdre leur sentiment d’appartenance à l’entreprise et se retrouver socialement isolés.
Il est donc nécessaire que les salariés optant pour le télétravail puissent rester en contact avec leur manager et leurs collègues. Dans ce contexte, les dispositions suivantes seront mises en place pour les télétravailleurs :
Le télétravail s’exercera de façon pendulaire c’est-à-dire avec une alternance de jours travaillés sur le lieu habituel dans les locaux de l’employeur et les jours travaillés au domicile, sur plateau ou tout autre lieu.
La répartition de ces journées au sein de la semaine pourra être organisée de façon différente en fonction des métiers et des services. Cette répartition sera définie en concertation et après avis du manager. Le sentiment d’isolement des télétravailleurs fera l’objet d’un point particulier de l’Entretien Annuel d’Evaluation et d’Accompagnement.
Une attention particulière sera portée quant aux conditions de travail du télétravailleur pouvant générer des alertes et des besoins de formation ou d’accompagnement.
Les personnels en télétravail devront assister aux réunions pour lesquelles leur présence physique est requise par leur manager. En cas de réunion organisée durant les jours de télétravail, le jour de télétravail pourra être exceptionnellement modifié (cf. 5.1).
Article 8 : La santé, la sécurité et le suivi médical
Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail doivent être strictement respectées par l’ensemble des parties.
Des visites spécifiques par l’employeur et la Commission Santé et Sécurité au Travail pourront être organisées sur les plateaux.
En cas d’accident survenu au domicile de télétravail, le régime des accidents du travail s’applique de la même façon que si l’accident était survenu dans les locaux de l’employeur. La déclaration doit être faite dans la journée de l’accident ou, sauf cas de force majeure, dans les 24 heures.
Article 9 : La vie privée du salarié dans le cadre du télétravail à domicile
Le télétravailleur à domicile a droit au respect de sa vie privée. L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile. Dans ce but, l’avenant au contrat de travail fixe les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur doit être joignable. Elles correspondent aux plages fixes définies par le règlement d’horaires variables.
En ce qui concerne le télétravail sur plateau, ce sont les modalités du règlement d’horaires variables qui s’appliquent.
Article 10 : Protection des données
Le télétravailleur à domicile doit respecter les standards d’utilisation du matériel informatique, notamment les éléments définis dans la charte d’utilisation du matériel informatique ainsi que la charte de sécurité du système d’information et ses annexes.
Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation frauduleuse ou abusive des outils mis à sa disposition.
Il s’engage à utiliser le matériel confié dans le cadre d’un strict usage professionnel.
Article 11 : Panne du réseau et/ou du matériel des salariés
En cas de difficultés de connexion, le salarié prend contact d’une part avec le service informatique pour un diagnostic du type de panne et d’autre part, avec son responsable hiérarchique qui prendra les mesures nécessaires pour gérer la situation en fonction de la durée prévisible de la panne.
Si l’incident se révèle impossible à résoudre ou d’une durée telle que le télétravail en est durablement perturbé, le salarié prend ses dispositions pour réintégrer l’activité professionnelle sur son lieu de travail habituel.
Article 12 : Assurance
Le salarié qui opte pour le télétravail à domicile doit déclarer sa situation auprès de sa compagnie d’assurance.
L’attestation d’assurance multirisque habitation devra être transmise au service Ressources Humaines. Ce document devra mentionner que l’assurance couvre sa présence durant les jours de télétravail. A défaut de remise de ce document par le salarié, le télétravail ne pourra débuter.
Article 13 : Les conditions de prise en charge financière du télétravail à domicile par l’employeur
Sur présentation de factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire à domicile dans les conditions suivantes :
Le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques ;
Le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour son montant réel.
En sus de la prise en charge des factures de téléphone (abonnement et communications) du dispositif téléphonique professionnel, une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement Internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).
Cette indemnité forfaitaire mensuelle, qui est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés, est fixée, au 1er janvier 2020, à 10,39 euros pour une journée en télétravail par semaine, à 20,79 euros pour 2 jours par semaine en télétravail et à 31,18 euros pour 3 jours par semaine en télétravail.
Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels.
Les montants sont valorisés au 1er janvier de chaque année en fonction de l’évolution de l’indice INSEE. L’UCANSS notifie alors les nouveaux montants aux organismes.
Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence du télétravailleur de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques, …).
Article 14 :Le principe d’égalité de traitement et le respect des droits individuels et collectifs des télétravailleurs
Les collaborateurs optant pour le télétravail restent liés à l’entreprise dans les conditions normales de la législation du travail (textes législatifs, Convention Collective Nationale de Travail et contrat de travail). Ils bénéficient des mêmes droits et avantages que les autres salariés.
Le passage au télétravail ne vient pas affecter la qualité de salarié du télétravailleur quel que soit le lieu.
Pour les droits individuels, ils s’exercent en cohérence avec les objectifs prévus dans l’entretien annuel, notamment en matière de formation professionnelle et de déroulement de carrière.
Pour les droits collectifs, ils bénéficient notamment des mêmes relations avec les représentants du personnel et des mêmes accès aux informations syndicales.
Enfin, ils sont électeurs et éligibles dans les conditions de droit commun des élections professionnelles.
Article 15 : Dispositions diverses
Durée de l’accord
L’accord est conclu pour une durée déterminée à compter de sa date d’agrément et jusqu'à mai 2022.
Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par le Code de la sécurité sociale et ne vaut en aucun cas engagement unilatéral de l’employeur.
Suivi de l’accord
L’employeur fournira aux organisations syndicales, lors d’un échange, un bilan annuel de la campagne ainsi qu’un suivi des indicateurs et domaines suivants :
Nombre de télétravailleurs et emplois concernés ;
Nombre de télétravailleurs en plateau et à domicile ;
Nombre de demandes acceptées et refusées par service ;
Difficultés rencontrées par les salariés et les managers ;
Nombre de ruptures de contrat de télétravail en cours d’avenant ;
Impacts du télétravail sur la productivité du salarié et sur la qualité de vie au travail.
Formalités de dépôt et de publicité
Le présent accord sera notifié aux organisations syndicales représentatives et sera déposé auprès de la Direccte et du greffe du Conseil des Prud’hommes dans les conditions prévues par le Code du travail.
