PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A L’UTILISATION DES NOUVELLES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION
Entre les soussignés
La CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES DU PUY DE DOME, située 4 rue Auger, 63100 CLERMONT-FERRAND
Représentée par , en qualité de Directeur, ayant tous pouvoirs à effet des présentes,
D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives :
- le Syndicat CGT, représenté par , en qualité de déléguée syndicale, - le Syndicat FO, représenté par , en qualité de déléguée syndicale,
D’autre part.
Il a été convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Dans le cadre de la loi n° 2004-391 du 4 mai 2004 relative au dialogue social et de l’article 11 du protocole d’accord du 1er février 2008 sur l’exercice du droit syndical, les parties signataires du présent protocole ont souhaité définir un cadre d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC) pour les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme, ainsi que pour le Comité Social et Économique (CSE).
Le présent accord collectif, donnant accès aux NTIC, bénéficie à l’ensemble des organisations syndicales, représentatives ou non, ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme, ainsi qu'au CSE.
Le présent protocole a également pour objet de permettre à chaque salarié de l’organisme d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.
L’accès à ces nouvelles technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale.
Par ailleurs, l’utilisation des NTIC s’opère dans le respect de la charte nationale de sécurité du système d'information et des règles de confidentialité permettant le respect les libertés individuelles et collectives, en conformité avec le Règlement général de la protection des données (RGPD).
Les informations diffusées s’inscrivent dans le cadre général des attributions des organisations syndicales et des règles relatives au droit de la presse. A ce titre, le contenu des informations ne peut contenir ni injures, ni diffamations telles que définies à l’article 29 de la Loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse et il doit assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image protégés par l’article 9 du code civil.
Par conséquent, les ressources informatiques ne doivent pas être utilisées pour diffuser des images ou des propos portant atteinte :
à l’image de marque de l’organisme ;
aux ressources de l’organisme ;
à l’intégrité et à la conservation des données de l’organisme ;
aux règles du secret professionnel en vigueur dans l’organisme.
Le contenu des informations diffusées ne doit contenir ni injure, ni diffamation ; la protection de la vie privée et notamment le droit à l’image doivent être respectés.
CHAPITRE 1 – ACCES A INTRANET ET INTERNET
Article 1-1 – Principes
La CAF du Puy-de-Dôme reconnaît à chacun des salariés le droit d’avoir librement accès à l’information syndicale de son choix et aux informations du CSE en utilisant les moyens technologiques installés par l’organisme.
A cet effet, chaque organisation syndicale, dès lors qu’elle a constitué une section syndicale au sein de l’organisme, dispose d’un espace dédié sur l’intranet de la CAF du Puy-de-Dôme.
Le portail « syndicat » est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de la CAF du Puy-de-Dôme. Il regroupe les sites des différentes organisations syndicales. Au sein de ce portail, chaque entité est représentée par son sigle.
Le CSE dispose également d’un portail CSE sous Intranet.
L’organisme s’engage à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant le site des organisations syndicales ou du CSE.
Article 1-2 – L’accès à l’intranet et à internet
Le CSE et chaque organisation syndicale dans l’organisme disposent d’un accès à internet à partir du matériel mis à disposition du CSE ou de l’organisation syndicale.
Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans l’organisme, pendant les heures de délégation ou en dehors du temps de travail.
Article 1-3 – Contenu des sites
Le contenu des sites est librement déterminé par les instances sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical ou en lien avec les activités du CSE. Les Instances sont responsables du contenu des sites.
La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions des organisations syndicales ou du CSE et respecter les prescriptions générales prévues dans le préambule du présent protocole.
Article 1-4 – Conditions de mise en ligne
Les personnes mandatées par les organisations syndicales ou le CSE sont habilités pour la mise à jour des espaces. Celle-ci est effectuée pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.
La création du site se fait en collaboration avec le service Communication de l’organisme.
Le support technique est assuré par le service informatique local.
Article 1-5 – Accès à l’intranet
Les organisations syndicales et le CSE ont accès au contenu de l’intranet de l’organisme.
Les organisations syndicales et le CSE s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme, sous réserve que cela ne constitue pas une entrave à l’exercice du droit syndical.
Article 1-6 – Accès à internet
Conformément à la politique de sécurité mise en œuvre dans l’organisme, les personnes mandatées par les organisations syndicales ou le CSE ont un accès à internet.
Article 1-7 – Utilisation à distance
L’ordinateur mis à disposition de l’organisation syndicale ou du CSE peut être utilisé en mode « télétravail », selon les mêmes modalités que celles prévues en cas de télétravail des salariés dans le cadre de l’accord local en vigueur sur le télétravail. Le matériel possède tous les protocoles de sécurité Caf (Windows Hello).
La sécurité des connexions à distance doit être assurée en conformité avec les règles de sécurité interne de l’organisme, notamment en utilisant un VPN et en respectant les mesures de protection des données personnelles. CHAPITRE 2 – UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES
Chaque organisation syndicale et le CSE bénéficient d’une adresse électronique spécifique leur permettant de communiquer tant en interne qu’en externe.
A cette fin, une boîte aux lettres électronique distincte de celle réservée à un usage professionnel est ouverte aux coordonnées de chaque organisation syndicale et du CSE.
Cette boîte aux lettres est de type « boîte aux lettres partagée – BP » et permet aux salariés habilités par l’organisation syndicale ou le CSE de diffuser des messages et de prendre connaissance des messages reçus. La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical, du représentant de la section syndicale de l’organisme ou du secrétaire du CSE.
Les salariés peuvent utiliser leur messagerie professionnelle pour communiquer avec les organisations syndicales au sein de l’organisme.
Article 2-1 – Conditions d’utilisation de la messagerie
Les organisations syndicales et le CSE utilisent la messagerie, pendant les heures de délégations ou en dehors de leur temps de travail, pour l’envoi de messages à caractère individuel ou groupés, à destination, notamment :
de la Direction ;
des salariés adhérents du syndicat ;
des autres syndicats.
Elle peut également être utilisée à destination des salariés de l’organisme, à condition d’offrir la possibilité à ces derniers de s’opposer à la réception de messages syndicaux, grâce à la fonction « Courrier indésirable » (clic droit sur le message/Courrier indésirable/Bloquer l’expéditeur).
Chaque salarié a la possibilité d’adresser un message à une organisation syndicale ou au CSE. La réponse de l’organisation syndicale ou du CSE ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par le salarié.
Les informations syndicales à caractère général ont vocation à être portées à la connaissance des salariés prioritairement par le biais des sites syndicaux mentionnés ci-dessus.
La nature des communications doit rester conforme aux attributions des organisations syndicales de l’organisme et du CSE.
Article 2-2 – Confidentialité des échanges
Au même titre que l’ensemble des messages véhiculés sur le réseau de l’organisme, la confidentialité des échanges électroniques éventuels des salariés avec les organisations syndicales et le CSE est garantie par l’employeur.
Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.
Le destinataire met en œuvre les mesures qu’il estime nécessaires afin de garantir la confidentialité des messages reçus.
L’employeur met en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité, il n’exercera aucun contrôle sur les listes de diffusion constituées.
Tous les échanges via messagerie doivent être conformes aux règles du RGPD, notamment en matière de conservation des messages et de traitement des données personnelles. La mise en œuvre de la cryptographie des messages sensibles est recommandée.
Article 2-3 – Formation
Pour une utilisation optimale du site intranet et des outils de messagerie mis à disposition, la CAF prend à sa charge, à l’entrée en vigueur du présent protocole, la formation des 3 membres désignés par chaque organisation syndicale pour une information sur les fonctionnalités de l’Intranet et l’utilisation de la messagerie partagée.
En cas de modifications de la liste des membres citée en préambule du présent accord, il ne sera pas dispensé de nouvelles formations par la CAF, celles-ci incombant alors aux organisations syndicales et au CSE.
Les organisations syndicales et le CSE bénéficieront d’une formation à la sécurité des systèmes d’information et à la gestion des risques numériques, incluant notamment la prévention du phishing, la gestion des mots de passe et la protection des données personnelles (RGPD). Cette formation sera dispensée au déploiement de cet accord puis annuellement.
CHAPITRE 3 – ORGANISATION MATERIELLE ET LOGICIELS
Article 3-1 – Le matériel mis à disposition
La CAF du Puy-de-Dôme met à disposition des organisations syndicales et du CSE :
1 PC portable ou tiny aux normes de l’entreprise pour chaque élu et représentant syndical (1 seul PC si plusieurs mandats),
1 dock dans chaque local (CSE et syndicats),
L’accès à Office,
1 accès à l’intranet et à internet au réseau Caf,
L’accès aux copieurs du siège.
Ils sont mis gracieusement à disposition des organisations syndicales et du CSE pour l’utilisation du présent protocole d’accord. Ce matériel est restitué par chaque élu et/ou représentant syndical en fin de mandat. Le matériel reste la propriété de l’organisme.
Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité du CSE et des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.
Il ne peut être utilisé d’autre matériel ou d’autres logiciels que ceux-ci, sauf accord particulier donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de la CAF du Puy-de-Dôme.
Les salariés de l’Instance CSE auront un PC Caf dédié mis à disposition et un accès aux informations essentielles de l’organisme (Intranet de l’entreprise, système de communication téléphonique et mail, alertes de sécurité, assistance informatique/logistique interne). L’accès aux logiciels métiers est bloqué.
L’entretien courant est assuré, selon les règles en vigueur, par le service informatique de la CAF.
Article 3-2 – La capacité la messagerie
La capacité de chaque site syndical est de 10 Giga octets (Go).
La diffusion de messages individuels doit être conforme aux limites et restrictions habituellement observées par tout salarié de l’organisme.
Dans ce cadre, les organisations syndicales et le CSE s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.
CHAPITRE 4 - ACCES BDESE
Article 4-1 – Accès BDESE
La BDESE sera accessible sur un drive dédié (office 365) avec des alertes en cas de mise à jour.
CHAPITRE 5- DISPOSITIONS GENERALES
Article 5-1 – Portée de l’accord
Le présent accord est applicable de plein droit aux organisations syndicales représentatives ainsi qu’au CSE.
Il s’applique également aux organisations syndicales non représentatives ayant constitué une section syndicale au sein de l’organisme, dès lors que cette information est portée à la connaissance de la Direction.
Dans le cas où une nouvelle section syndicale serait créée durant la période de validité du présent accord, la formation mentionnée à l’article 2-3 serait dispensée aux membres désignés par l’organisation syndicale consécutivement à la création de ladite section.
Article 5-2 – Non-respect de l’accord
En cas de non-respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée ou au CSE, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.
Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.
Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’une ou l’autre des parties peut décider de saisir la juridiction compétente.
Article 5-4 – Suivi de l’accord
Un suivi de cet accord sera assuré une fois par an conformément aux dispositions de l’article 8 de l’accord cadre sur les modalités d’organisation de la négociation annuelle à la CAF du Puy-de-Dôme signé le 25 juin 2024. Le suivi inclura une évaluation des outils numériques utilisés, leur efficacité, ainsi que les retours des syndicats et des salariés sur leur utilisation.
Article 5-5 - Durée de l’accord
Le présent accord d'entreprise est conclu pour une
durée déterminée de trois ans.
Il entrera en vigueur à compter du lendemain suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat.
Article 5-6 - Révision, dépôt et publicité de l’accord
Le présent avenant peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Les parties conviennent de se revoir en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles des règles impactant les termes du présent protocole d’accord.
Conformément aux mesures légales de publicité, cet accord sera transmis :
Aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme,
Aux instances représentatives du Personnel,
À la Direction de la Sécurité Sociale, pour agrément, laquelle le transmet à l’UCANSS pour avis du COMEX,
À l'unité territoriale de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS),
Au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes de Clermont-Ferrand.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Un exemplaire sera tenu à la disposition du personnel sur l’Intranet de l’entreprise.
