Accord d'entreprise CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DU PUY DE DOME
ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR L’ÉLECTION DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA CAF DU PUY-DE-DÔME
Application de l'accord Début : 11/01/2026 Fin : 12/03/2026
ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR L’ÉLECTION DES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA CAF DU PUY-DE-DÔME
Entre les soussignés
La CAISSE D’ALLOCATIONS FAMILIALES DU PUY DE DOME, situé 4 Rue Auger, 63100 CLERMONT-FERRAND
Représentée par , en qualité de Directeur, ayant tous pouvoirs à effet des présentes,
D’une part,
Et
Les organisations syndicales représentatives :
- le Syndicat CGT, représenté par , en qualité de déléguée syndicale, - le Syndicat FO, représenté par , en qualité de déléguée syndicale,
D’autre part.
PRÉAMBULE
L’employeur et les représentants du personnel, ont souhaité, par le présent accord, prendre en considération les nouvelles dispositions relatives à l’organisation du dialogue social dans l’entreprise et notamment l’article 2314-26 du Code du travail, modifié par ordonnance, instaurant le vote électronique comme moyen d’organisation légitime pour les élections professionnelles.
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration de la Caisse d’Allocations Familiales du Puy-de-Dôme, conformément :
aux articles
D. 231-1 à D. 231-23 du Code de la Sécurité sociale,
aux articles
L. 2121-1 et L. 2314-6 du Code du travail,
au
décret n°2011-595 du 26 mai 2011,
et à la
recommandation CNIL n°2019-053 du 25 avril 2019.
Il garantit la sincérité du scrutin, le secret du vote et l’intégrité des opérations électorales. Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées dans le cahier des charges annexé au présent accord.
Article 1. Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la CAF du Puy-de-Dôme remplissant les conditions d’électorat et d’éligibilité pour l’élection des représentants du personnel au Conseil d’Administration :
Électeurs : salariés avec au moins 3 mois d’ancienneté.
Éligibles : salariés âgés de 18 ans et justifiant de 6 mois d’ancienneté continue, hors agents de direction.
Article 2. Objet
Le vote électronique offrant une solution d’organisation plus simple, favorisant la participation tout en étant sécurisé et garantissant la sincérité du scrutin, les parties ont décidé de l’imposer comme unique mode d’expression. Le vote à bulletins papiers étant définitivement exclus.
Article 3. Recours à un prestataire
Au regard des dispositions en vigueur, la Caf du Puy-de-Dôme fait appel à un prestataire spécialisé pour la mise en œuvre d’une solution de vote électronique, conforme aux principes régissant ce type de scrutin et au cahier des charges annexé à la présente décision.
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société LEGAVOTE, spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l’UCANSS.
Article 4. Modalités d’organisation du vote électronique
Un protocole d’accord préélectoral viendra préciser les modalités d’organisation, prise en accord avec les organisations syndicales qui seront présentes pour la négociation. Après signature, celui-ci sera affiché pour que l’ensemble des salariés en prennent connaissance avant le premier tour du scrutin. Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraine aucune réduction de salaire. Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation. Pour les agents occupant des espaces partagés, et afin de garantir la confidentialité, il est possible d’utiliser des bulles équipées de poste informatique en libre-service.
Article 5. Durée et suivi de l’accord
Le présent accord d'entreprise est conclu pour les élections 2026 des représentants du personnel au conseil d’administration.
Il entrera en vigueur à compter du lendemain suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat.
Article 6. Révision, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Les parties conviennent de se revoir en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles des règles impactant les termes du présent protocole d’accord.
Conformément aux mesures légales de publicité, cet accord sera transmis :
Aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme,
Aux instances représentatives du Personnel,
À la Direction de la Sécurité Sociale, pour agrément, laquelle le transmet à l’UCANSS pour avis du COMEX,
À l'unité territoriale de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS),
Au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes de Clermont-Ferrand.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Un exemplaire sera tenu à la disposition du personnel sur l’Intranet de l’entreprise.
ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
1 - Dispositions générales
Le prestataire candidat s’engage, pendant toute la durée du contrat, et notamment durant le processus électoral, à exercer sa prestation dans le respect des principes généraux du droit électoral. Le système doit dans ces conditions garantir :
La sincérité et l’intégrité du vote ;
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;
Le secret et l’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;
La confidentialité et la liberté du vote.
Le dispositif retenu permet d’observer strictement :
- La délibération de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via internet. - Le Code de la sécurité sociale - Le Règlement Général sur la Protection des Données n° 2016/679 du 14 avril 2016
2 - Champ des élections des représentants du personnel au conseil d’administration
Le vote électronique est le moyen exclusif d’expression pour les élections des représentants du personnel au conseil d’administration, qui se tiendront du 10 mars 2026 à 10h00 au 12 mars 2026 à 15h00. Le vote à bulletins papiers est définitivement exclus. Le vote électronique pourra voir lieu à distance ou sur le lieu de travail. Le scrutin est de liste, à un tour avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. A la date prévisionnelle du démarrage du scrutin, le corps électoral représente environ 300 électeurs, composé des :
Salariés ayant la qualité d’électeurs
Salariés mis à la disposition, dès lors qu’ils remplissent les conditions d’électorat et ont choisi d’exercer leur droit de vote au sein de la société.
3 - Prestation attendue
3.1 - Préparation et mise en place des opérations électorales
Afin d’organiser convenablement les élections des représentants du personnel au Conseil d’Administration, un directeur de projet devra être mis à disposition du responsable de traitement afin d’être l’interlocuteur privilégié. Durant la première réunion, un rétroplanning devra être mis en place afin d’avoir une vue d’ensemble des élections, tenant compte des normes juridiques en vigueur et notamment le code du travail. Les dates pourront être ajustées au besoin. Des modèles devront être fournis sur demande du responsable de traitement et notamment : l'accord d'entreprise, la lettre d'information aux salariés et aux organisations syndicales, les coordonnées des OS à inviter, le protocole d'accord préélectoral, l'accusé de réception de candidatures.
3.2 - Transmission des éléments de configuration
Le prestataire devra fournir les différents documents types qui permettront de faciliter la collecte de données par le responsable de traitement et notamment : - Fichier des électeurs - Fichier de modification des listes électorales - Fichier des candidatures - Fichier de constitution des bureaux de vote Les documents devront ensuite pouvoir être déposés sur un espace sécurisé et transiter via un canal chiffré. Des droits d'accès permettent de limiter l’accès à cet espace uniquement pour les personnes concernées. Chaque fichier déposé dans cet espace de partage qui contient des données personnelles devra être supprimé dès qu’il aura été traité par le directeur de projet. Tous les autres documents seront automatiquement détruits en même temps que la plateforme.
3.3 - Scellement du système de vote
Quelques jours avant le début du scrutin la plateforme de vote devra être scellée par les membres du bureau de vote lors d’une cérémonie à laquelle les électeurs peuvent assister. A cet effet, les membres du bureau de vote devront recevoir une formation à l’utilisation de la plateforme de vote par le directeur de projet. Le scellement du système entraîne l'impossibilité de modifier la configuration du vote, les listes électorales, les listes de candidats ainsi que les heures d’ouverture et de fermeture des votes. Ce scellement devra s’effectuer concrètement par la génération de clés de chiffrement qui permettent le cryptage et le décryptage du système de vote électronique. Au moins 3 clés de chiffrement devront être éditées. Le scellement est effectué par la combinaison d'au moins deux clés de chiffrement, dont celle du président du bureau de vote (ou son représentant) et celle d'au moins un assesseur.
3.4 - Assistance aux électeurs
En cas d’erreur dans ses coordonnées (email, information non-triviale, numéro de téléphone…), l’électeur ne sera pas reconnu par le système et ne pourra pas se connecter à la plateforme. Il devra pouvoir, via un formulaire disponible depuis l’interface de connexion, générer un ticket pour une demande d’assistance. Le ticket sera modéré, dans un premier temps, par les équipes du prestataire et pourra ensuite être assigné au responsable de traitement notamment si le ticket concerne l’information non-triviale. Par ailleurs, une cellule d’assistance téléphonique devra être disponible dès l’envoi des identifiants de connexion et jusqu’à l’issue des scrutins pour aider les électeurs dans leur processus de connexion et de vote. Elle devra être accessible gratuitement aux électeurs et joignable 7j/7 et 24h/24.
3.5 - Dépouillement et proclamation des résultats
La cérémonie de dépouillement est une réunion publique qui peut être ouverte aux électeurs. A la fermeture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants devront être figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les empreintes numériques permettant ces scellements devront être automatiquement envoyées par email aux membres du bureau de vote. Le dépouillement ne pourra être déclenché qu’en présence du Président (ou son représentant) et d’au moins un assesseur détenteur de clé. Immédiatement après le dépouillement, un tableau récapitulatif de l’état de l’urne sera mis à notre disposition, sur lequel nous pourrons consulter, entre autres, le nombre de bulletins dans l’urne, le taux de participation, le nombre de bulletins blancs…Ainsi qu’un tableau décomptant les voix obtenues liste par liste avec le pourcentage associé. A la fin des opérations de dépouillement, l’ensemble des documents nécessaires à attester de la bonne conformité des élections devront être générés et récupérables dans la zone de partage de documents par le responsable de traitement.
4 - Modalités technique du système de vote
4.1 - Expertise indépendante
Conformément à la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, le prestataire retenu devra être en mesure de fournir une version simplifiée du dernier audit effectué en dehors de tout cadre électoral, afin de témoigner de la conformité de sa solution. Il devra également, à la demande du responsable de traitement, se soumettre à une expertise complète couvrant notamment : - le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ; - les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ; - le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ; - les échanges réseau ; - les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ; - les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ; - l'évaluation du niveau de risque du scrutin ; - la pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité. Cette expertise devra être réalisée par un expert indépendant n’ayant aucun intérêt dans la société émettrice de la demande d’expertise ou dans celle du prestataire de vote.
4.2 - Sécurité de l'adressage des moyens d'authentification
En plus des méthodes standards SPF / DKIM / DMARC permettant d’identifier l’expéditeur des emails, le prestataire devra parfaire la sécurité de l'adressage et notamment utiliser le protocole de sécurité TLS (Transport Layer Security) qui chiffre les e-mails lors de leur transfert pour améliorer la confidentialité. Quels que soient les protocoles de sécurité complémentaires mis en place, ils devront garantir l’acheminement sécurisé des moyens d’authentification.
4.3 - Chiffrement des bulletins et horodatage
La plateforme de vote devra être en mesure de chiffrer les bulletins afin que le vote reste anonyme. Aucune relation entre le bulletin de l’électeur et son identité ne devra être possible. L’horodatage devra être utilisé sur la plateforme de vote électronique pour sécuriser les registres d’activité, sceller les empreintes numériques prises au moment du scellement ou au moment de la fermeture des urnes et enregistrer les émargements.
4.4 - Incident et résolution
Une procédure de gestion des incidents permettant de détecter, qualifier, analyser et corriger les
dysfonctionnements devra être prévu par le prestataire conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD).
Si un incident venait à être détecté sur la plateforme de vote les organisateurs devraient, par ailleurs, être immédiatement prévenus. Dans le cas où l’incident viendrait à entrainer une fuite de données personnelles constituant un risque au regard de la vie privée des personnes concernées, le prestataire reconnaît avoir conscience qu’un signalement à la CNIL deviendra obligatoire dans un délai de 72h. Les incidents seront répertoriés dans le registre d’activité de la plateforme de vote.
5 - Modalités pratiques du vote électronique
5.1 - Réception du matériel de vote
Chaque électeur devra recevoir environ 10 jours avant le début du vote, un identifiant généré aléatoirement. Il recevra également une notice de vote lui détaillant la procédure au préalable. En cas de perte ou de non-réception, il pourra rentrer en contact avec le prestataire afin de permettre un réassort. Identifiant et notice sont adressés par mail sur l’adresse professionnelle. Les salariés absents de l’organisme recevront ces éléments par courrier simple.
5.2 - Authentification
Le prestataire devra être en mesure d’apporter des conseils sur la méthode d’authentification qui sera retenue en fonction du niveau de sécurité adéquat pour ce type de scrutin. En outre, la procédure devra s’appuyer sur les recommandations de la CNIL, demandant 2 canaux distincts et la réponse à une question non-triviale, afin de renforcer l’authentification et de réduire les risques d’usurpation d’identité.
5.3 - Procédure de réassort
Le prestataire devra prévoir une procédure de réassort permettant de garantir l’exercice personnel du droit de vote et la sincérité du scrutin. La cellule d’assistance devra notamment s’assurer de bien identifier l’électeur avant de procéder à quelconque action.
5.4 - Affichage et vote
Une fois identifié, l’interface électeur devra permettre :
Consulter les candidatures, professions de foi…
Consulter la liste des membres du bureau de vote
Pendant le scrutin :
Voter
Télécharger l’accusé de réception de vote
Interroger l’urne pour connaître le nombre de bulletins.
Après proclamation des résultats :
Consulter les résultats (si publiés par l’organisateur du vote)
Télécharger le procès-verbal (si publié par l’organisateur du vote)
6 - Données personnelles
Le prestataire devra se conformer aux recommandations de la CNIL en matière de vote électronique et au Règlement Général sur la Protection des Données notamment son article 28 relatif à la sous-traitance. Par ailleurs, un onglet accessible avant et après connexion devra définir de manière claire et précise le traitement et la manière dont les électeurs pourront faire valoir leurs droits.
