PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF À LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL
ENTRE :
XXX, Directeur de la Cpam de Seine et Marne,
d’une part,
ET
Les organisations syndicales soussignées,
d’autre part,
il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Vu le Protocole d’accord national relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail du 16 novembre 2012, Vu le Protocole d’accord national relatif à la diversité et à l’égalité des chances du 28 juin 2016, Vu le Protocole d’accord national relatif au contrat de génération du 28 juin 2016, Vu l’accord national interprofessionnel sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail du 19 juin 2013 qui définit la QVT : « La qualité de vie au travail désigne et regroupe sous un même intitulé les actions qui permettent de concilier à la fois l’amélioration des conditions de travail pour les salariés et la performance globale des entreprises, d’autant plus quand leurs organisations se transforment. De ce fait, la question du travail fait partie intégrante des objectifs stratégiques de l’entreprise et doit être prise en compte dans son fonctionnement quotidien afin, en particulier, d’anticiper les conséquences des mutations économiques »,
Cet accord national interprofessionnel pose également le principe que « la performance d’une entreprise repose à la fois sur des relations collectives constructives et sur une réelle attention portée aux salariés en tant que personne ». En effet, favoriser la qualité de vie au travail constitue une bonne pratique au service de la santé des salariés et permet également d’accroitre la performance globale de l’entreprise. Entre d’autres termes, améliorer la qualité de vie au travail vise la performance sociale durable de l’entreprise. Les parties font le constat d’un contexte institutionnel évolutif qui nécessite des adaptations continues sur les plans organisationnel, technologique ou métier. La nécessité est donc encore plus prégnante d’accompagner les changements tout en ne négligeant pas de la qualité de vie au travail. La Cpam de Seine-et-Marne met en œuvre depuis plusieurs années diverses actions en lien direct ou indirect avec la Qualité de Vie au Travail : on notera par exemple la formalisation d’un plan d’action sur la prévention des risques professionnels sur la période 2010-2013 et un plan d’action sur la prévention de la gestion des agressions et des incivilités en 2014 ou encore diverses mesures ponctuelles en lien avec la qualité de vie au travail.
Au travers de cet accord, les parties ont cherché à privilégier une approche globale des thématiques intégrées dans le champ de la qualité de vie au travail. Le présent accord a ainsi pour ambition de prolonger cette politique de prévention, d’en poursuivre son développement et de la faire évoluer vers une politique plus globale d’amélioration de la qualité de vie au travail. Il vise à conjuguer l’efficience, la performance de l’organisation avec des conditions de vie au travail satisfaisantes et permettant la meilleure conciliation vie privée, vie professionnelle. Les parties en concluant cet accord définissent des actions lisibles et identifiables. Cet accord se veut donc un outil au service de tous les salariés de la caisse, qu’ils soient employés ou cadres, visant à mettre en œuvre un plan d’actions coordonnées, concrètes, en cohérence avec les valeurs de l’Institution, de la branche maladie et de la Cpam de Seine et Marne. A l’issue des séances de négociations des 22 mai 2017, 19 juin 2017, 8 novembre 2017 et 1er décembre 2017, les signataires souhaitent compléter les dispositions des protocoles déjà existants par la mise en œuvre des actions déclinées dans le présent document afin de promouvoir la qualité de vie au travail au sein de la Cpam de Seine-et-Marne. L’accord se décline en 8 chapitres :
chapitre préliminaire
chapitre 1 : favoriser la santé au travail en améliorant les espaces et les conditions de travail ;
chapitre 2 : mieux accompagner la conduite du changement en favorisant l’implication des salaries par des démarches participatives et le développement de nouveaux espaces d’échanges ;
chapitre 3 : optimiser la conciliation de la vie privée des salariés avec leur vie professionnelle ;
chapitre 4 : accompagner les managers, acteurs pivots de la QVT ;
chapitre 5 : mieux accompagner les salariés dans la gestion d’une situation professionnelle sensible ;
chapitre 6 : accompagner les salariés dans leur mobilité professionnelle ;
chapitre 7 : modalités d’application et de suivi de l’accord.
CHAPITRE PRÉLIMINAIRE
Champ d’application
Le présent protocole s’applique à l’ensemble des salariés et à l’ensemble des sites de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie de Seine-et-Marne.
ÉLÉMENTS de définition
La particularité du concept de la qualité de vie au travail est qu’il ne fait pas l’objet d’une définition unique et partagée.
L’accord national interprofessionnel (ANI) sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail du 19 juin 2013 la définit ainsi : « La qualité de vie au travail désigne et regroupe sous un même intitulé les actions qui permettent de concilier à la fois l’amélioration des conditions de travail pour les salariés et la performance globale des entreprises, d’autant plus quand leurs organisations se transforment. De ce fait, la question du travail fait partie intégrante des objectifs stratégiques de l’entreprise et doit être prise en compte dans son fonctionnement quotidien afin, en particulier, d’anticiper les conséquences des mutations économiques. »
Les parties décident de retenir cette définition.
Des acteurs engagés dans une démarche durable
La démarche de qualité de vie au travail engage le collectif de travail dans son ensemble et implique des actions partagées et portées par tous les acteurs. Chacun contribue collectivement à l’amélioration de la qualité de vie au travail et individuellement en fonction de ses compétences et sa mission dans l’entreprise.
La Direction
Le développement de la qualité de vie au travail implique une authentique conviction de la part de la Direction.
Dans le cadre de ses obligations légales, la Direction doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. A ce titre, elle met en œuvre des actions de prévention visant à améliorer les conditions de travail des salariés et met en place une organisation ainsi que des moyens garantissant la sécurité et la santé des salariés. De surcroît, la Direction de la Cpam de Seine-et-Marne porte fortement les actions visant à l’amélioration de la performance de l’entreprise et de la qualité de vie au travail des individus au sein de l’organisme.
La fonction ressources humaines
3.2.1Un référent santé au travail Le référent santé au travail est une aide indispensable et incontournable à l’employeur en matière de gestion de la santé et de la sécurité au travail. Au sein de la Cpam de Seine-et-Marne, le référent est désigné au sein du Dgrh. Il pilote la déclinaison locale du plan national Santé, Sécurité et Conditions de Travail en partenariat avec les acteurs locaux de la prévention des risques professionnels de l’entreprise.
3.2.2Un référent QVT Le référent QVT (Qualité de Vie au Travail) est désigné par la Direction. Il s’agit du Manager Stratégique du Département Gestion des Ressources Humaines qui sera accompagné d’ambassadeurs relevant des Directions de branche.
Ses missions sont les suivantes :
piloter le copil QVT ;
coordonner et suivre la mise en œuvre des dispositions du présent protocole ;
réaliser le bilan de cette mise en œuvre ;
suivre le tableau de bord ;
participer au comité de suivi du protocole ;
proposer des idées novatrices en matière de qualité de vie au travail ;
siéger ponctuellement en CHSCT (ou ultérieurement en Comité Social et Économique) selon l’ordre du jour.
Le référent QVT bénéficie d’une formation ad hoc.
Les représentants du personnel
Le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail ainsi que les délégués du personnel notamment (ou ultérieurement le CSE) contribuent à la prévention et à la protection de la santé physique et mentale et de la sécurité des travailleurs de l’entreprise ainsi qu’à l'amélioration des conditions de travail. Ils veillent aussi à la bonne application des dispositions légales en matière de santé et sécurité au travail. En raison de leur connaissance du quotidien des salariés, les représentants du personnel sont des acteurs indispensables en matière de qualité de vie au travail.
Les managers
La Direction et le management ont un rôle primordial en matière de QVT en raison de l’impact des modes de management en la matière.
La Direction s’engage à sensibiliser et à former les managers, acteurs au cœur de la démarche, qui ont pour mission de concilier l’atteinte des résultats de performance de l’entreprise avec la qualité de vie au travail de leurs équipes.
Les ambassadeurs QVT
Chaque Agent de Direction désigne, pour sa branche, un ambassadeur, employé ou cadre, sur la base du volontariat. Les ambassadeurs constitueront une communauté destinée à faire prospérer la qualité de vie au travail dans l’organisme. Ils auront pour mission de relayer les idées en lien avec la qualité de vie au travail au sein de leur direction de branche et les faire partager au-delà des frontières des directions de branche grâce à des échanges entre pairs.
Le collectif de travail
Les bénéficiaires directs de la qualité de vie au travail sont les salariés. C’est pourquoi, leur contribution est importante. Afin de développer la qualité de vie au travail, l’opportunité doit être donnée aux salariés de s’exprimer et d’agir régulièrement sur leurs conditions de travail mais aussi lors d’évènements dédiés.
Le service de santé au travail
Le service de santé au travail est un interlocuteur privilégié de l’employeur sur des projets de prévention et d’amélioration des conditions de travail des salariés. Il est en effet expert des risques professionnels et peut donc conseiller l’employeur sur les améliorations à apporter au regard de la santé des salariés.
la mise en place d’outils de veille et de pilotage
Les parties privilégient une démarche de pilotage structurée avec la mise en place d’outils de veille et de pilotage.
Outre la nomination d’un référent QVT prévue à l’article précédent, les parties choisissent de mettre en place d’une part, une structure dédiée et d’autre part, un outil de veille de ce dispositif.
Mettre en place un copil annuel QVT
Un Copil QVT est créé afin de suivre la mise en œuvre des dispositions du présent accord.
Le Copil QVT sera favorisé par la Direction Adjointe et piloté par le référent QVT.
Il sera composé de représentants de chaque direction de branche (ambassadeurs QVT), d’un représentant du Dgi; du secrétaire du CHSCT (ou ultérieurement du CSE) et d’un représentant du CHSCT (ou ultérieurement du CSE) par organisation syndicale.
Lors de la mise en œuvre du Protocole, il pourrait se réunir 2 à 3 fois par an puis une fois par an.
La présentation des résultats du tableau de bord QVT sera systématiquement inscrite à l’ordre du jour.
Mettre en place un tableau de bord relatif à la QVT
Une veille de la qualité de vie au travail sera mise en place via la création d’un tableau de bord qui sera élaboré à partir d’indicateurs définis dans le cadre du premier Copil QVT. Les travaux du Copil seront validés en comité de Direction dans un esprit de concertation. Indicateur d’objectif de délai et de suivi Mise en place du tableau de bord dans les 3 mois suivant l’agrément et sa mise à jour régulière en fonction de la fréquence de suivi défini pour chacun des indicateurs composant le tableau de bord.
CHAPITRE 1 : FAVORISER LA SANTE AU TRAVAIL EN AMÉLIORANT LES ESPACES ET LES CONDITIONS DE TRAVAIL
Les parties conviennent de l’importance de la qualité de l’environnement de travail pour les salariés et portent donc une attention accrue aux espaces de travail et à leurs aménagements. Elles privilégient : d’une part, leur participation au choix de ces espaces de travail suite à des réorganisations spatiales et à l’ergonomie du mobilier. Elles favorisent d’autre part la diffusion des messages de prévention en interne.
Associer systématiquement les salariés aux changements des espaces de travail qui les concernent lors de changements immobiliers
Afin de renforcer la prise en considération des besoins des salariés, la Direction les associe aux changements d’espaces de travail. La consultation des équipes s’appuie sur le contrat de service entre le DGI/SBAM et les Directions clientes afin de rendre les collaborateurs acteurs du changement. Ainsi, lors d’une réorganisation des espaces de travail, une concertation avec les collaborateurs est engagée. Dans un premier temps, les besoins de ces derniers sont recueillis. Dans un second temps, une première proposition d’aménagement, fondée sur les besoins exprimés, est soumise à la concertation des équipes concernées par le changement. Dans un troisième temps, l’encadrement, en présence du DGI, présente les plans aux équipes au cours d’une réunion.
Le représentant du DGI mesure la faisabilité et l’opportunité des demandes. Un compte-rendu est transmis au CHSCT (ou ultérieurement du CSE).
Indicateurs d’objectif et de délai 100 % des changements d’espaces de travail respectant la procédure de concertation des équipes à compter du mois suivant l’agrément de ce protocole d’accord
Indicateur de suivi Nombre de procédures de concertation réalisées / nombre de changements d’espaces de travail effectués.
améliorer le confort du mobilier et de l’ÉQUIPEMENT
La Direction vise à prévenir les douleurs liées aux postures professionnelles en continuant à privilégier voire améliorer le confort des postes de travail par la réalisation de nouveaux investissements en matière de mobiliers. La Direction réalisera un test d’achat de ce mobilier dans les services prioritairement désignés par le SIMT.
Un bilan de ces améliorations sera adressé aux membres du Copil QVT.
Indicateur de délai Réaliser un test d’achat du mobilier précité dans les 6 mois suivant l’agrément de ce protocole d’accord /nombre de demandes
Indicateur de suivi Nombre d’achats de mobiliers et d’équipements optimisant le confort réalisés / nombre total de demandes d’achats de mobiliers et d’équipements optimisant le confort
Les demandes individuelles de mobilier ou d’équipement seront étudiées par l’Animateur Prévention des Risques Professionnels. Dans la mesure du possible, elles pourront être satisfaites soit directement, soit après visite médicale auprès du médecin du travail.
Par ailleurs, la Direction privilégie, d’une part, la prévention des douleurs liées aux postures professionnelles, d’autre part, elle maintient les actions de prévention en matière de santé auprès des salariés de la caisse.
Prévenir les douleurs liées aux postures professionnelles
Mise en place d’une formation sur les gestes et postures à adopter : La Direction souhaite prévenir les douleurs liées aux postures professionnelles via des formations sur les gestes et postures. Le secteur de la formation professionnelle et l’animateur en prévention des risques professionnels du Département de la Gestion Interne sont en charge de définir d’une part, les besoins et d’autre part, le programme de formation le plus adapté. La formation sur les gestes et postures sera intégrée dans le plan de formation.
Indicateur d’objectif de délai Déterminer la formation sur les gestes et postures la plus adaptée aux postures professionnelles Programmer une formation au plus tard dans le plan de formation 2019 100% des demandes de formation sur les gestes et postures satisfaites lorsque celle-ci n’a pas été suivie sur les cinq dernières années
Indicateur de suivi Nombre de formations gestes et postures suivies
Maintenir les actions de prévention en matière de santé
Enfin, de manière générale, la Direction a réalisé diverses actions de communication sur la prévention (dépistages de certains cancers et vaccinations). Elle a également été amenée à prendre en charge des frais d’inscription à des courses dédiées à la prévention des cancers par exemple.
La Direction s’engage à promouvoir des actions de prévention en matière de santé initialement destinées aux assurés auprès des salariés de la caisse. Elle favorise ainsi la compréhension des enjeux de l’Assurance maladie et l’adhésion aux valeurs de l’entreprise. Ces actions s’inscrivent dans une démarche « gagnant/gagnant » dans la mesure où le salarié en bénéficie à titre personnel et par ailleurs, est mieux informé pour en être le relai auprès du grand public.
La Direction, lorsqu’elle organise un dispositif de vaccination antigrippale à l’attention des salariés de la caisse, permet le déroulement de la vaccination sur le temps de travail des salariés.
Indicateur de suivi Nombre d’actions de prévention en matière de santé proposées aux salariés
CHAPITRE 2 : MIEUX ACCOMPAGNER LA CONDUITE DU CHANGEMENT EN FAVORISANT L’IMPLICATION DES SALARIES PAR DES DÉMARCHES PARTICIPATIVES ET LE DÉVELOPPEMENT DE NOUVEAUX ESPACES D’ÉCHANGES
Mieux accompagner la conduite du changement améliore la qualité de vie au travail. C’est pourquoi, les parties, conscientes de l’importance de cet accompagnement, ont choisi de :
Favoriser l’implication des salariés à travers la mise en place de démarches participatives
Innover en matière de communication et de travail collaboratif
Expérimenter une formation sur la communication « bienveillante » entre les salariés
Favoriser l’implication des salaries en DÉVELOPPANT des DÉMARCHES participatives
Depuis quelques années, la Direction a développé le travail en mode participatif.
Elle s’engage ici à renforcer ces démarches d’association des salariés à l’amélioration du fonctionnement de l’organisme afin de donner du sens au travail de manière générale et du sens au changement, en particulier.
Elle encouragera donc la mise en place des démarches participatives comme les défis, les Innovathon, les Ateliers Simples d’Optimisation… Indicateur de suivi Nombre d’évènements organisés relevant d’une démarche participative Nombre d’ASO
RÉNOVER LES ESPACES DE DIALOGUE ENTRE LA DIRECTION ET LES SALARIES
La Direction souhaite favoriser une communication directe entre elle et les salariés. Outre les échanges directs possibles lors de réunions impliquant la participation des agents de direction, la Direction de l’organisme souhaite expérimenter de nouvelles modalités d’échanges. Les espaces d’échanges directs entre la Direction et les salariés permettent de répondre aux questions que se posent les salariés sur les actions de la Direction. Cela contribue à donner du sens à la politique conduite au sein de l’organisme. La Direction s’engage donc à promouvoir ces espaces. Ils peuvent, par exemple, prendre la forme d’un tchat, d’un forum, de groupes de réflexion, de petits déjeuners ….
Indicateur de suivi Mise en place d’espaces d’échanges directs entre la Direction et les salariés : au moins un espace de dialogue organisé par semestre
utiliser RÉGULIÈREMENT le dispositif du bsi POUR AGIR
La Direction recourra régulièrement au dispositif du Baromètre Social Interne afin de recueillir le ressenti des salariés et les attentes des salariés quant à leur condition et qualité de vie au travail. Les résultats du BSI seront systématiquement exploités, un retour de ces derniers sera effectué auprès des salariés et un plan d’action sera mis en œuvre le cas échéant. Indicateur de suivi Recours au BSI deux fois sur la période d’application du protocole
Renforcer l’implication des EMPLOYÉS dans les conduites de projet
Afin de mieux prendre en compte les impacts RH et organisationnels des changements menés dans l’organisme, la Direction souhaite développer l’implication des employés (tant les référents techniques que les techniciens) le plus en amont possible des projets en les associant aux différents comités opérationnels et de pilotage. Les participants seront choisis par l’encadrement sur la base du volontariat. La participation des employés aux différents groupes projets sera valorisée lors des EAEA.
Indicateur de suivi 90 % de projets avec la participation d’employés aux comités opérationnels ou aux comités de pilotage Nombre d’ASO mis en place
Expérimenter une formation promouvant le savoir vivre ensemble
La Direction expérimentera, au cours des trois prochaines années, tant à destination des managers qu’à destination des employés, une formation promouvant le savoir vivre ensemble.
Indicateur de suivi Nombre de salariés formés Satisfaction à chaud et à froid pour les stagiaires
CHAPITRE 3 : OPTIMISER LA CONCILIATION DE LA VIE PRIVÉE DES SALARIES AVEC LEUR VIE PROFESSIONNELLE
Les signataires s’inscrivent dans une démarche d’optimisation de la conciliation de la vie privée des salariés en facilitant l’accès à différents services à travers des partenariats avec certains acteurs institutionnels, d’une part, en renforçant l’accompagnement des salariés qui partent en retraite et d’autre part, en permettant la pratique d’une activité de relaxation. Ils optimisent également l’accompagnement du personnel en situation de fragilité sociale et maintiennent le « parcours attentionné » pour les proches lorsqu’un salarié de la caisse décède (versant salarié et versant assuré). Ils accompagnent les évènements de la vie en mettant en place le don de Jours de Réduction de Temps de Travail (JRTT) et en favorisant dans certaines circonstances le travail à distance sur le site de l’entreprise.
Faciliter la vie PRIVÉE des salaries aU travers DE différents services Proposes sur le lieu de travail
Nouer des partenariats avec les acteurs institutionnels afin de mieux faire connaitre leurs offres de service aux salariés de la Caisse
Ainsi, les partenariats envisagés pourraient être les suivants :
Avec l’Urssaf, pour une meilleure visibilité sur le contenu des offres de service suivantes :
le Cesu (Chèque Emploi Service Universel) « déclaratif » : dispositif réservé aux particuliers employeurs pour déclarer facilement les salariés employés à leur domicile pour des activités de services à la personne ;
le titre Cesu : mode de paiement qui permet de régler un service à la personne ;
Pajemploi qui assure la gestion des comptes « garde d’enfants à domicile » des parents bénéficiant du complément de libre choix du mode de garde de la Paje.
Avec la Caf, sur la prime d’activité, l’APL (Aide personnalisée au logement) ou la PAJE (Prestation d’Accueil du Jeune Enfant), les réseaux existant pour l’écoute, l’appui et l’accompagnement des parents ou des services offerts pour l’accompagnement des personnes dans leurs démarches administratives lors de la perte d’un proche ;
À terme, la Direction souhaite mettre en place un partenariat avec la Caf de Seine-et-Marne sur la thématique du soutien à la parentalité et dans le cadre de la perte d’un proche.
Avec la Cnav, afin de permettre aux seniors de préparer leur retraite bien en amont
Les partenariats créés avec les acteurs institutionnels pourraient prendre la forme de réunions, de la mise à disposition de supports de communication ou encore l’accès à des contacts privilégiés… Ces modalités seront à définir avec les partenaires.
Indicateur de délai Nombre de contacts noués avec les partenaires institutionnels à travers l’employeur
renforcer l’accompagnement de la préparation du départ en retraite
Concernant le départ en retraite des agents, les signataires s’engagent à poursuivre l’organisation des réunions collectives et des réunions individuelles organisées chaque année si la CNAV maintient cette offre de service. Afin que les agents préparent plus sereinement leur départ en retraite, la Direction proposera aussi une formation relative à la retraite (informations sur les dispositions légales relatives à la retraite, préparation de son nouveau projet de vie, patrimoine et retraite…) lors de la présentation des orientations du plan de formation 2019.
Cette formation sera destinée aux agents partant en retraite au cours du deuxième semestre 2019 ou durant l’année 2020. Cette formation fera l’objet d’une expérimentation et sera maintenue pour les années ultérieures si les salariés considèrent qu’elle leur a été bénéfique.
Indicateur de suivi Nombre de participants aux réunions collectives Nombre de participants aux réunions individuelles Nombre de salariés bénéficiant d’une formation à la préparation du départ en retraite
Mieux accompagner le personnel en situation FINANCIÈRE fragile
L’accès aux soins
Dans le but de favoriser l’accès aux soins des salariés ayant des difficultés temporaires, la Direction souhaite déployer l’accès au service de la Pfidass aux salariés de l’organisme. La prise de contact confidentielle se fait par un courriel du salarié demandeur, proposant un jour et un créneau de contact qui peut être, au choix du salarié, pendant ou en dehors du temps de travail. Une note de service déterminera les modalités de prise de contact. Un flyer est remis par le Dgrh aux nouveaux agents sous CDD ou CDI au moment de leur première embauche dans l’organisme. Le Dgrh se tient à la disposition des agents traversant une situation financière difficile pour échanger sur les diverses aides réservées à ce type de situation au sein de la Cpam de Seine-et-Marne et rappeler l’offre existante en la matière au salarié en situation financière précaire, c’est-à-dire le recours à une assistante sociale et l’offre du comité d’entreprise.
Maintenir les Services attentionnés A L’ÉGARD des proches d’un agent DÉCéDé
Lorsque le Dgrh a connaissance du décès d’un agent de la CPAM de Seine-et-Marne, il prend contact avec les proches de l’agent afin de les accompagner dans les démarches à accomplir auprès du Dgrh (informations et documents à transmettre au Dgrh pour le versement du salaire et la transmission du solde de tout compte ainsi que pour le versement du capital décès par le service de prévoyance).
Il accompagne également pour les formalités à accomplir auprès du service de prévoyance (frais d’obsèques, rente de conjoint, rente d’éducation).
Il donne à la famille de l’agent le nom d’un contact au pôle capitaux décès pour l’accompagner dans ses démarches sur le versement de la prestation capital décès, le cas échéant.
Les parties maintiennent ce parcours attentionné à l’égard des proches des agents de la Cpam 77.
AMÉNAGER LES CONDITIONS DE TRAVAIL DES SALARIES TRAVERSANT DES PÉRIODES PERSONNELLES DIFFICILES
Mise en place du Don de Jours de Réduction de Temps de Travail envers des agents traversant des périodes personnelles sensibles
Les conditions relatives au bénéfice du don de JRTT
Les dispositions du code du travail prévoient que peut bénéficier d’un don de jours de repos le salarié qui assume la charge d'un enfant âgé de moins de vingt ans atteint d'une maladie, d'un handicap ou victime d'un accident d'une particulière gravité rendant indispensable une présence soutenue et des soins contraignants. A cette fin, il doit transmettre un certificat médical, mentionnant la particulière gravité de la maladie, du handicap ou de l'accident de l’enfant ainsi que le caractère indispensable d'une présence soutenue et de soins contraignants. Ce certificat doit être établi par le médecin qui suit l'enfant au titre de la maladie, du handicap ou de l'accident.
La Direction souhaite renforcer la solidarité au sein de la Cpam de Seine-et-Marne en étendant le dispositif légal aux salariés traversant une des situations difficiles suivantes :
hospitalisation d’un proche (conjoint, enfants ou parents) pour maladie grave et pour une longue durée. Si l’hospitalisation concerne un enfant, l’agent devra avoir épuisé ses droits à congés enfant malade prévus par l’article 39 de la convention collective (congés enfants malade de l’année en cours mais aussi ceux non consommés de l’année précédente dans la limite de 20 jours ouvrés par année civile).
situation de tension familiale liée à la perte d’autonomie d’un parent.
perte d’un enfant.
Une note de service en définira les modalités.
La procédure du don de JRTT
La personne se trouvant dans une des situations précitées peut solliciter l’intervention du Dgrh pour activer l’appel aux dons. Sous réserve des justificatifs validés par la Direction, cet appel aux dons sera mis en place sur Intranet de manière anonyme, l’appel fournira quelques éléments sur la situation de la personne concernée sans, toutefois, que l’identité du bénéficiaire ne soit dévoilée. Tout salarié de la Cpam de Seine-et-Marne peut-être donateur anonyme. Le don de JRTT par donateur est limité à 10 jours. Aucune contrepartie n’est attribuée aux donateurs. Le don de JRTT sera acté par écrit signé par le salarié donateur et l’employeur afin de tracer les conséquences sur les droits à congés.
Le nombre de jours collectés est plafonné à 90 jours ouvrés par bénéficiaire.
Les JRTT sont utilisés dans l’ordre des dons. L’éventuel reliquat sera restitué aux agents donateurs.
Les identités des bénéficiaires et des donateurs ne sont pas communiqués.
Indicateur de suivi Nombre d’appels au don et nombre de jours collectés total et par don
Les conséquences de l’absence du salarié
Pendant la période d’absence du salarié bénéficiaire d’un don de JRTT, la rémunération du salarié est maintenue. La période d'absence est assimilée à une période de travail effectif uniquement pour la détermination des droits relatifs à son ancienneté. Elle n’est pas assimilée à une période de travail effectif pour le calcul des droits :
à congés payés et JRTT ;
au maintien de salaire prévu par l’article 41 de la convention collective ;
à la prime d’intéressement.
Travail à distance sur le site de l’entreprise
La Direction souhaite proposer le travail à distance sur le site de l’organisme aux agents traversant des périodes difficiles (familiales ou médicales : hospitalisation / perte d’un proche / soutien familial, sortie d’hospitalisation, reprise après un arrêt de plus de 6 mois). Ces salariés pourront travailler ponctuellement sur un site plus proche de leur domicile. Lors de la première demande, la durée de ce travail à distance sera de un mois maximum. Elle pourra être prolongée par la Direction.
Toute personne souhaitant bénéficier de ce dispositif devra solliciter le Directeur, sous couvert du Directeur de branche. Si l’emploi est potentiellement travaillable à distance, sous réserve des justificatifs adéquats le DGRH se chargera de la mise en œuvre et de la coordination avec les services impactés (SASSI, DGI, responsable du site…). Si l’emploi n’est pas potentiellement travaillable à distance, sa demande fera l’objet d’un examen par la Direction. En cas de refus, sur saisine du salarié, un deuxième examen de la demande sera réalisé en concertation avec le comité de suivi. Le bénéfice du travail à distance fera l’objet d’une formalisation par un écrit.
Ce dispositif serait mis en œuvre progressivement à partir de l’année 2018. Indicateur de suivi Nombre de salariés concernés utilisant le travail à distance Nombre de demandes de travail à distance acceptées / nombre total de demandes de travail à distance formulées
Mettre en place une EXPÉRIMENTATION d’un espace partage
La Direction expérimentera la mise en place d’espace de travail partagé utilisable par les salariés itinérants, par exemple pour établir le compte-rendu de leurs visites à proximité du lieu de leur rendez-vous (DAM, CIS-PS, Chargés d’enquête, Correspondants employeurs…).
L’expérimentation sera mise en œuvre progressivement à compter de l’année 2018 sur les sites disposant des surfaces nécessaires.
Ces espaces ou des postes de travail pourront être également utilisés par le personnel en " déplacement " en amont ou à l'issue des réunions /groupes de travail ou formations afin d'éviter des trajets excessifs eu égard au temps de travail restant, sous réserve de l'accord de la hiérarchie directe.
Indicateur de suivi Mise en œuvre d’une expérimentation sur le site de Rubelles et étude d’opportunité à lancer sur les autres sites
ENTRETIENS DE RETOUR APRÈS UNE ABSENCE DE LONGUE DURÉE
Afin de faciliter la reprise d’activité des salariés, ces derniers se voient proposer un entretien de retour réalisé par le manager d’unité. Cet entretien est systématiquement proposé au salarié qui reprend son activité et doit être programmé dans le mois qui suit le jour de la reprise. Il permet au salarié et à son responsable d’échanger sur les conditions optimales de la reprise d’activité du salarié et prévoir les formations ou les accompagnements nécessaires ou utiles. Cet entretien pourra être complété par un entretien RH lorsque l’agent le sollicite. Les absences concernées sont par exemple le congé de maternité, le congé parental d'éducation, le congé de proche aidant, le congé d'adoption, le congé sabbatique, la période de mobilité volontaire sécurisée, l’arrêt de longue maladie prévu à l'article L.324-1 du code de la Sécurité Sociale (arrêt supérieur ou égal à 6 mois).
MOBILITÉ GÉOGRAPHIQUE
Les agents peuvent solliciter par écrit une demande de mobilité géographique à tout moment de l’année. Ces demandes de mobilité géographique sont recensées, examinées et suivies. Une réponse est systématiquement adressée à l’agent.
Indicateur de suivi Nombre d’accords sur une mobilité géographique rapportés aux nombres de demandes
CHAPITRE 4 ACCOMPAGNER LES MANAGERS, ACTEURS PIVOTS DE LA QVT
Les parties ont conscience de l’importance du rôle du manager, acteur clé dans l’amélioration de la Qualité de Vie au Travail. Il convient donc de :
Les accompagner dans leur pratique d’un management favorisant la qualité de vie au travail
Les accompagner en matière de détection de situation de stress ou de mal être professionnel
Créer pour eux des espaces d’échanges entre pairs
ACCOMPAGNER LES MANAGERS DANS LEUR PRATIQUE D’un MANAGEMENT PARTICIPATIF ET FAVORISANT LA QUALITÉ DE VIE AU TRAVAIL
23.1 Innovation
L’objectif ici est d’accompagner les managers afin qu’ils mobilisent leur propre créativité et celle de leurs collaborateurs, de créer un environnement managérial facilitant l’expression et la concrétisation d’idées, de développer une culture de l’innovation et de diagnostiquer les freins à l’innovation. Il s’agit également d’enrichir les pratiques de management avec les pratiques du coaching et du team-building et de s’inspirer de pratiques innovantes.
Dans ce cadre, la Direction proposera aux managers une formation relative à l’innovation dans le management lors de la présentation des orientations du plan de formation 2019.
23.2 conduite du changement
La Direction maintiendra et développera l’offre existante destinée aux managers en matière de conduite du changement.
Indicateur de suivi Nombre de managers formés Il est préconisé d’innerver le quotidien de travail, hors défi et Innovathon, de méthodes génératrices ou libératrices d’idées. Cela pourrait par exemple s’effectuer à travers des arbres ou boîtes à idées. A l’occasion des réunions de services, les équipes qui le souhaitent peuvent se fixer un objectif de service individualisé en matière de QVT.
Un guide méthodologique des différents types d’exercice de stimulation de l’innovation sera mis à la disposition des managers.
Indicateur de suivi Nombre d’actions réalisées dans ce cadre Nombre d’idées exploitées Nombre d’idées mises en œuvre
Aider les managers à déceler les salariés en état de stress ou de mal-ÊTRE professionnel
La Direction la proposera aux managers, dans le cadre de prochains plans de formation, les formations complémentaires suivantes :
une formation à la détection des collaborateurs en difficulté (outils et méthodes permettant la détection et l’interprétation des premiers signes de mal-être, savoir quand et comment intervenir…), sous réserve de la création de cette formation par l’Institut 4.10 de préférence ou avec un autre prestataire ;
une formation à la conduite des entretiens avec un salarié en souffrance (expérimentée dans le cadre du plan de formation 2017).
Indicateur de suivi Nombre de managers ayant suivi une formation à la détection des collaborateurs en difficulté
Le manager qui aura détecté un collaborateur en difficulté en alertera la Direction ou le Dgrh afin que cet agent soit accompagné.
mettre en place des ATELIERS D’ÉCHANGES entre managers de même emploi
La Direction mettra en place des ateliers de co-développement afin d’instaurer des espaces d’échanges entre managers de même emploi sans présence de leur responsable hiérarchique, dans la mesure du possible
L’objectif est de faire interagir le groupe sur des problématiques managériales rencontrées par chacun des participants et de construire en collectif les réponses les plus adaptées. Ces ateliers sont animés par un prestataire externe.
Indicateur de suivi Nombre d’ateliers de co-développement organisés
CHAPITRE 5 MIEUX ACCOMPAGNER LES SALARIéS dans la gestion d’une situation professionnelle sensible
Les parties entendent accompagner les salariés rencontrant une difficulté professionnelle impactant leur vie au travail. Elles développent le recours aux formations pour les salariés souhaitant prévenir ou gérer au mieux les situations de stress. Elles rappellent le partenariat avec l’association AVIMEJ (Aide aux Victimes et Médiation Judicaire) et la société Pros-consulte (société spécialisée dans la gestion des risques psychosociaux). Elles prévoient le recours à un outil pour faciliter la gestion des agressions et des incivilités.
Aider les salariés dans la gestion de leur stress
Au sein de la Cpam de Seine-et-Marne, selon les résultats du BSI 2017, 30% des salariés se sentent anormalement stressés et 53% normalement.
Afin de lutter contre le stress au travail, les salariés seront informés de l'existence d’une formation sur la gestion du stress (comprendre le stress, prévenir et remédier au stress, gérer ses émotions…). Tout salarié qui n’a jamais suivi cette formation ou qui l’a suivi depuis plus de cinq ans pourra demander d’assister à cette formation s’il en ressent le besoin.
Indicateur de suivi Nombre de salariés ayant suivi une formation sur la gestion du stress
Maintenir le partenariat avec des associations d’aide aux victimes d’agression ET SOCIÉTÉS SPÉCIALISÉES dans la gestion des risques psychosociaux
Avimej
La Direction maintient son partenariat avec l’association AVIMEJ (Aide aux Victimes et Médiation Judicaire). La Direction communiquera, à nouveau, vers les secteurs en contact avec le public sur ce dispositif d’aide aux victimes mis en place au sein de la Cpam de Seine-et-Marne. Cette communication se traduira par l’information, par e-mail, des salariés dont la mission les met en contact régulier avec nos trois publics. Ces agents, s’ils sont victimes d’agression, peuvent en effet demander l’intervention d’AVIMEJ via leur déclaration d’agression. Leur responsable saisit alors le secrétariat de la Direction Adjointe pour organiser un rendez-vous avec le prestataire en charge du soutien psychologique. Une brève paraîtra sur l’Intranet afin de rappeler la démarche et les voies de recours et renvoyer vers l’encadrement pour plus de précisions. Une enquête de satisfaction concernant la prestation apportée sera par ailleurs réalisée auprès des bénéficiaires. De plus, un bilan quantitatif des recours à cette assistance sera établi.
Indicateur de suivi Nombre de salariés ayant bénéficié d’un accompagnement par Avimej
prestataire charge du dispositif d’écoute et de soutien psychologique
La Direction maintient le dispositif d’écoute et de soutien psychologique national assuré par un prestataire. Le salarié en situation difficile peut contacter ce prestataire par téléphone au numéro dédié afin d’être pris en charge anonymement et gratuitement par un psychologue. Indicateur de suivi Nombre de salariés ayant bénéficié d’un accompagnement par le prestataire chargé du dispositif d’écoute et de soutien psychologique
La constitution de partie civile de la CPAM 77
Il est rappelé que, conformément au Protocole d'accord national du 16 novembre 2012 relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, la Cpam de Seine-et-Marne se constitue partie civile quand un salarié, ou ses ayant-droits, dépose une plainte consécutive à une agression survenue dans l’exercice de ses fonctions.
Une note de service rappellera la procédure à suivre concernant la prise en charge des frais d’avocat par la Cpam 77 liés à la défense du salarié victime d’une agression survenue dans l’exercice de ses fonctions.
Indicateur de suivi Nombre de dépôt de plainte par un salarié pour lequel la Cpam 77 s’est portée partie civile rapporté au nombre total de dépôt de plainte
CHAPITRE 6 ACCOMPAGNER LES SALARIÉS DANS LEUR MOBILITÉ PROFESSIONNELLE
Les parties sont conscientes de l’importance de donner de la lisibilité aux salariés sur les perspectives et les évolutions professionnelles. A ce titre, la Cpam de Seine-et-Marne a déployé un outil « Navig job » qui, progressivement, affiche les passerelles possibles entre les différents emplois de la caisse et les logiques de professionnalisation.
La Direction optimise cet accompagnement en proposant une offre attentionnée en deux axes :
un entretien avec un représentant des ressources humaines pour les agents disposant d’une certaine ancienneté dans leur poste
une aide à la préparation d’un entretien de recrutement pour les salariés dont les dernières candidatures se sont révélées infructueuses
ÉTENDRE l’OFFRE D’Entretien RESSOURCES HUMAINES
La Cpam de Seine-et-Marne propose des entretiens relatifs à la mobilité aux personnes en ayant fait la demande lors de leur entretien professionnel afin d’évoquer leur carrière professionnelle avec un représentant du secteur des ressources humaines (entretien de suivi RH) ou encore aux personnes en contact régulier avec le public ayant fait part d’un souhait de mobilité lors de leur entretien professionnel et n’ayant pas eu de mobilité depuis 4 ans.
La Direction souhaite étendre l’entretien RH aux salariés qui occupent leur poste depuis plus de 5 ans et qui ont émis un souhait de mobilité professionnelle lors de leur entretien professionnel. Ces salariés recevront un courriel les invitant à un entretien avec un représentant du secteur des ressources humaines afin d’évoquer le sujet de cette mobilité. La priorité sera donnée aux personnes ayant le plus d’ancienneté dans leur emploi sachant que le Département des ressources humaines s’engage à réaliser une cinquantaine d’entretiens par an. La Direction communiquera sur cette offre de service qui débutera à compter de la date d’agrément du présent protocole.
Indicateur de suivi Nombre d’entretiens réalisés
Aider Les salaries a RÉUSSIR un entretien de recrutement
La Direction proposera une formation visant à la préparation des entretiens de recrutement (améliorer sa communication et gérer son stress, susciter l’intérêt du jury et répondre à ses attentes, préparer et optimiser sa présentation…) lors de la présentation des orientations du plan de formation 2019.
Les personnes s’étant présentées, au cours des deux dernières années, à deux entretiens de recrutement qui se sont révélés infructueux seront prioritaires pour suivre cette formation. Cette possibilité de formation sera rappelée à chaque agent dont la candidature est refusée via l’e-mail de refus envoyé par le DGRH.
Indicateur de suivi Nombre de salariés formés à la préparation de l’entretien de recrutement / nombre de demandes de formation de la part d’agents respectant les conditions énoncées
Chapitre 7 : Modalités d’application et de suivi de l’accord
Suivi de l’accord
Un comité de suivi, constitué des délégués syndicaux des organisations syndicales signataires, se réunira une fois par semestre durant la première année d’exécution du protocole puis une fois par an. Un bilan du présent protocole sera transmis avant chaque réunion.
validité de l’accord
Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant au moins 30% des suffrages exprimés au 1er tour des dernières élections des titulaires au comité d’entreprise, et en l’absence d’opposition d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés.
procédure d’agrément et de communication de l’accord
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives présentes dans l’organisme, au comité d’entreprise, au CHSCT. Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’État (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale). L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Il sera aussi transmis à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (en application de l’article L.2231-6 du Code du travail) et au greffe du Conseil de Prud’hommes de Melun. Une copie de cet accord sera adressée à la Mission Nationale de Contrôle et d’audit des organismes de Sécurité sociale ainsi qu’à la CNAMTS. Le protocole d’accord sera adressé par courriel à tous les agents. Il sera également mis en ligne dans l’intranet/ rubrique Ressources Humaines.
durée de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’au 31 décembre 2021. Ses dispositions sont mises en place à compter du premier jour du mois suivant l’agrément et cesseront de plein droit de produire effet à cette date. Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.
