Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val-d’Oise Les Marjoberts - 2 rue des Chauffours 95017 Cergy Pontoise Cedex Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val-d’Oise Les Marjoberts - 2 rue des Chauffours 95017 Cergy Pontoise Cedex PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE éLECTRONIQUE POUR L'ENSEMBLE DES ELECTIONS ORGANISEES AU SEIN DE LA CPAM DU VAL-D'OISE PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF À LA MISE EN PLACE DU VOTE éLECTRONIQUE POUR L'ENSEMBLE DES ELECTIONS ORGANISEES AU SEIN DE LA CPAM DU VAL-D'OISE
Protocole d’accord relatif à la mise en place du vote électronique pour l'ensemble des élections organisées au sein de la CPAM du Val-d’Oise
Entre :
La CPAM du Val-d’OiseSise au 2 rue des Chauffours, Immeuble des MARJOBERTS, 95017 CERGY-PONTOISE représentée par
d’une part ;
Et,
Les Organisations Syndicales représentatives au sein de la CPAM du Val-d’Oise, représentées par :
Pour la CFDT : Pour la CGT :
Pour FO :
Pour l’UNSA :
d’autre part.
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u
PRÉAMBULE PAGEREF _Toc209520504 \h 4
Article 1 Principe du recours à un prestataire PAGEREF _Toc209520505 \h 5
Article 2 Modalités d'organisation des opérations de vote électronique PAGEREF _Toc209520506 \h 5
2.1 Dates et lieu des élections PAGEREF _Toc209520507 \h 5
2.2 Matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d'un ordinateur professionnel PAGEREF _Toc209520508 \h 6
2.3 Plan de communication PAGEREF _Toc209520509 \h 6
Article 3 Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc209520510 \h 6
3.1 Facilitation du vote PAGEREF _Toc209520511 \h 6
11.3 Publicité et dépôt PAGEREF _Toc209520526 \h 11
PRÉAMBULE
Dans une optique de modernisation, de fiabilisation et de simplification du processus électoral, ainsi qu’afin de favoriser la participation des salariés, les parties signataires conviennent de recourir au vote électronique, via internet.
Le présent protocole d’accord a pour objet de fixer les modalités de mise en œuvre du vote électronique, sur le lieu de travail ou à distance, pour l'ensemble des élections professionnelles organisées au sein de la CPAM du Val-d'Oise, à savoir :
les élections des représentants du personnel au Comité Social et Économique (CSE),
les élections des représentants du personnel au Conseil,
les élections partielles éventuelles.
Le vote électronique sera également utilisé dans l’hypothèse d’un référendum d’entreprise ou de toute autre consultation électorale relevant du code du travail.
Ce dispositif s'inscrit dans le cadre des dispositions de l'article 1 de l'ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, qui prévoit notamment le recours au vote électronique pour l'élection des représentants du personnel au CSE, ainsi que l'article 1er du décret n°2017-1535 du 3 novembre 2017, qui autorise le recours au vote électronique pour l'élection des représentants du personnel dans les conseils des organismes locaux du régime général de sécurité sociale.
Les garanties, offertes par le système de vote électronique en termes de sécurité et de confidentialité des votes seront précisées dans un cahier des charges qui sera établi dans le respect des dispositions des articles R.2314-5 et suivants du code du travail. Il sera annexé au protocole d'accord préélectoral ou, le cas échéant, au protocole d’accord préalable au référendum.
Le système de vote retenu par la CPAM du Val-d’Oise en accord avec les organisations syndicales doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont notamment :
l’unicité du vote,
la sincérité et l’intégrité du vote,
l’anonymat et le secret du vote,
la confidentialité et la liberté de vote,
l’égalité d’accès au scrutin pour tous les électeurs.
Aussi, les parties se sont réunies les 9 et 16 septembre 2025, pour convenir ce qui suit :
Article 1 Principe du recours à un prestataire
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur, spécialisé dans le développement, la conception et la mise en place du système de vote électronique, choisi dans le cadre du marché public mutualisé, mis à disposition au sein du régime général par l’UCANSS.
À défaut de marché national, la CPAM du Val-d’Oise confiera la mise en œuvre du vote électronique au prestataire spécialisé de son choix.
La solution de vote électronique du prestataire choisi sera présentée aux organisations syndicales.
Le nom de la société retenue sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral ou, le cas échéant, dans le protocole d’accord préalable au référendum.
Le cahier des charges du prestataire choisi, respectant les dispositions des articles R.2314-6 et suivants du code du travail, sera tenu à la disposition des salariés au secteur des relations sociales et sera également mis à disposition sur l’Intranet.
Tous les électeurs voteront par voie électronique et aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
La description détaillée du fonctionnement du système retenu sera annexée au protocole d’accord préélectoral.
Article 2 Modalités d'organisation des opérations de vote électronique
2.1 Dates et lieu des élections
Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour, que les scrutins auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral ou, le cas échéant, dans le protocole d’accord préalable au référendum.
Durant cette période, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de n’importe quel terminal internet (ordinateur, smartphone ou tablette …), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu qu’ils auront choisi, en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.
En cas de second tour, le système de vote électronique sera également accessible durant une période délimitée.
2.2 Matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d'un ordinateur professionnel
Pendant la période ouvrée du scrutin, chaque responsable de service veillera à mettre à disposition des salariés non équipés d'un ordinateur professionnel, un poste informatique en libre-service dont l’emplacement permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.
2.3 Plan de communication
Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont, à l’ouverture et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette technique de vote.
En amont du scrutin :
Chaque électeur reçoit un courrier postal avant le scrutin comprenant une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales ou, le cas échéant, sur le déroulement du référendum, ainsi que ses moyens d’authentification.
Un courriel sera également adressé à l’ensemble des électeurs sur leur adresse professionnelle pour les informer de la période ouvrée du scrutin et pour les inciter à se manifester en cas de non réception des identifiants par courrier postal.
À l’ouverture du scrutin :
Un courriel sera adressé aux électeurs pour les inciter à voter.
Pendant la période de scrutin :
Un courriel de relance sera également adressé aux électeurs qui n’ont pas encore voté, afin d’augmenter le taux de participation.
Article 3 Déroulement des opérations de vote
3.1 Facilitation du vote
Chaque salarié sera informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps consacré à l'exercice du droit de vote aux élections professionnelles ou, le cas échéant, au référendum, pendant les horaires de travail est considéré comme du temps de travail.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n'importe quel terminal internet, de leur lieu de travail ou à distance.
3.2 Matériel de vote - Codes confidentiels
Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le protocole d'accord préélectoral ou, le cas échéant, dans le protocole d’accord préalable au référendum, des codes d’accès confidentiels.
Ces codes se composent d’un premier code d’accès personnel et confidentiel permettant de s’identifier sur le site de vote et d’un mot de passe permettant de confirmer l’identification sur le site de vote.
Ces moyens d’authentification confidentiels sont générés aléatoirement par le prestataire du vote électronique sans qu’ils soient communiqués à la CPAM du Val-d’Oise.
L’envoi de ces moyens d’authentification confidentiels sera fait par 2 canaux séparés, à savoir par 2 moyens de transmission différents, conformément aux recommandations de la CNIL.
Les modes d’envoi (exemple courrier simple et courriel) seront précisés dans le protocole d’accord préélectoral ou, le cas échéant, dans le protocole d’accord préalable au référendum.
De nouveaux codes seront générés en cas de deuxième tour.
Lors de la connexion sur la plateforme de vote, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaître la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers), sera systématiquement demandé au salarié.
En cas de nouvelles recommandations de la CNIL sur ces modalités d'envoi, les parties signataires s'engagent à s'y conformer.
3.3 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception En cas de perte des identifiants de vote, l’électeur pourra contacter la cellule d’assistance téléphonique du prestataire.
Les modalités de récupération des codes confidentiels en cas de perte ou de non réception, seront fixées dans le protocole d'accord préélectoral ou, le cas échéant, dans le protocole d’accord préalable au référendum.
3.4 Contenu des pages Web
Listes de candidats et bulletins de vote dans le cadre d'élections professionnelles
Les listes de candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront envoyées à la Direction, qui les transmettra, en l'état, au prestataire.
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins de vote et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
L’ordre d’apparition des listes de candidats sur les écrans sera précisé dans le protocole d’accord préélectoral, en fonction des modes d’affichages proposés par le prestataire en charge de la mise en œuvre du vote électronique.
Questions soumises à référendum
Dans l’hypothèse de l’organisation d’un référendum d’entreprise, le contenu de la page Web sera déterminé dans le protocole d’accord préalable au référendum.
La ou les questions soumises à référendum, telle(s) que déterminée(s) dans le protocole d’accord préalable au référendum, sera/seront formalisée(s) par ce dernier de manière claire et précise pour éviter tout risque de manipulation et toute ambiguïté.
Elles seront transmises au prestataire par le secteur études et relations sociales.
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des questions soumises au vote des électeurs.
Afin de ne pas influencer le vote des électeurs, le prestataire veille à ce que la dimension et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les questions posées.
3.5 Déroulement du vote
La connexion au site de vote s’effectue via le navigateur internet à l'aide d'une adresse qui sera fournie par le prestataire et qui sera mentionnée dans le protocole d'accord préélectoral ou, le cas échéant, dans le protocole d’accord préalable au référendum.
La saisie du code d'accès et du mot de passe ainsi que le troisième identifiant permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège.
Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.
Sa validation définitive vaut signature de la liste d'émargement dès réception dans l'urne électronique.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.
Article 4 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données
Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Article 5 Consultation de la participation
Les modalités de consultation du taux de participation durant la période de scrutin seront fixées dans le protocole d'accord préélectoral ou, le cas échéant, dans le protocole d’accord préalable au référendum.
Article 6 Scellement
Une réunion de scellement est organisée, en présence des membres du bureau de vote, du prestataire, et a minima d’un correspondant des ressources humaines. Au cours de cette réunion, les membres du bureau de vote procèderont aux contrôles des données, au test du système de vote électronique et du système de dépouillement à l’issue duquel, le système sera scellé.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
figer les données de l'élection (fichiers électeurs, fichiers candidats, professions de foi, paramétrage global de l'élection, et le cas échéant fichier contenant les questions soumises à référendum),
remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s'assurer que les urnes sont vides,
créer la clé globale de chiffrement de l'élection et donc des bulletins de vote.
Article 7 Assistance aux électeurs
La cellule d'assistance technique du prestataire, sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement et à la supervision technique du système de vote.
Durant la période d'ouverture du scrutin, le cellule d'assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l'envoi des codes d'accès.
Par ailleurs, pendant cette période ouvrée du scrutin, les électeurs qui rencontreraient des difficultés pour voter pourront contacter un correspondant au niveau du secteur études et relations sociales qui fera le lien avec le prestataire pour obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote.
Article 8 Bureau de vote
La composition du bureau de vote et ses missions seront fixées dans le protocole d'accord préélectoral.
Les membres du bureau de vote et les membres de la délégation du personnel bénéficieront d’une formation sur le système de vote retenu.
Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
La participation au bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n'entrainera aucune réduction de salaire.
En application des dispositions légales, la liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.
Article 9 Dépouillement
Procédure du dépouillement
Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en présence des membres du bureau de vote et des représentants de listes souhaitant être présents, avec l'assistance du chef de projet du prestataire.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur le nombre de clés éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.
Les membres des bureaux de vote éditent, signent les procès-verbaux et proclament les résultats.
Signature et conservation des listes d'émargement
À l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote. Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l'employeur. L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.
Article 10 Formalités
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles et dans le cadre de référendums d’entreprise, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.
Article 11 Dispositions générales de l'accord
11.1 Entrée en vigueur et durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, sous réserve de l’obtention de l’agrément ministériel.
Il prend effet à compter du premier jour du mois suivant la date d’agrément.
11.2 Révision/ Dénonciation
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions légales en vigueur.
Toute demande d’engagement de la procédure de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de deux mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle de l’avenant de révision. Les dispositions initiales, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à l’agrément d’un tel avenant.
Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé, à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.
11.3 Publicité et dépôt
Un exemplaire de l'accord sera déposé auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des prud'hommes.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Une copie sera remise à chacune des parties signataires.
Il fera l'objet d'une publication sur le site intranet de l'organisme.
