PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES ET POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL
Application de l'accord Début : 14/02/2022 Fin : 01/01/2999
PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES ET POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL
Entre :
La XXXX représentée par sa Directrice XXXX
Et :
Les Organisations syndicales représentatives existantes au sein de la XXX, représentées par :
M. XXX, Délégué Syndical de la CGT, M. XXX, Délégué Syndical de FO
Il est convenu ce qui suit :
Préambule
Afin de faciliter l'organisation des élections des représentants du personnel au Conseil de la XXX, et des élections des membres du CSE, afin également de favoriser la participation des salariés (notamment en cas d’absentéisme lié à la pandémie) et d'augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par internet. Ce dispositif s'inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique du 21 juin 2004, qui autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles, ainsi que dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales ». L’article L.2314-26 du Code du Travail prévoit qu’un accord d’entreprise peut décider de cette possibilité de recours au vote électronique. Les articles R.2314-5 et suivants du Code du Travail précisent les conditions et les modalités de mise en place du vote électronique et imposent de suivre un cahier des charges respectant des prescriptions règlementaires minimales. Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés et publié sur l’intranet. Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, ainsi que de l’adressage des moyens d’identification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral. Le présent accord sera annexé aux protocoles d'accords préélectoraux à venir. Ceux-ci fixeront le détail des modalités d'organisation des élections. La description détaillée du fonctionnement du système de vote sera annexée aux protocoles préélectoraux. Les signataires du présent protocole s’accordent sur les points suivants :
Article 1 : Champ d’application du présent accord
Ce protocole s’applique à l’ensemble des salariés de la XXXX des Côtes d’Armor, sur tous les sites, appelés à voter dans le cadre des élections des représentants du personnel au Conseil ou des élections des membres titulaires et suppléants du CSE.
Article 2 : Principe du recours à un prestataire extérieur
Compte-tenu de la technicité nécessaire au bon déroulement des opérations de vote et à la sécurité du processus électoral, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé. Ce prestataire sera mentionné dans le protocole d’accord pré-électoral négocié et signé lors de chaque élection.
Article 3 : Déroulement des opérations de vote
Article 3.1 : modalités de vote Les parties conviennent d’opter pour un vote exclusivement par internet. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les salariés pourront voter sur le lieu de travail, pendant le temps de travail, dans la limite du temps nécessaire. Ce temps ne fera l’objet d’aucune réduction de salaire. Il leur sera également possible de voter hors temps et lieu de travail, depuis une tablette, un smartphone ou un ordinateur personnel.
Les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours, afin de favoriser la participation. Les dates de vote seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.
La connexion au site de vote aura lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire. L’électeur devra ensuite saisir l’identifiant et le mot de passe qui lui auront été transmis, ainsi qu’une troisième donnée d’identification (question « DEFI »).
L’électeur pourra choisir soit de voter pour une liste complète, soit de raturer des noms de candidats, soit de voter blanc. Son choix lui sera rappelé et pourra être modifié avant la validation du vote. A tout moment l’électeur pourra interrompre son vote et le reprendre ultérieurement.
La confirmation du vote vaut émargement de la liste dès réception dans l’urne électronique.
Un accusé de réception pourra être téléchargé par l’électeur, avant que le système ne coupe tout lien entre le bulletin de vote et l’identité de l’électeur, conformément aux textes en vigueur.
Article 3.2 : confidentialité des données transmises Les parties conviennent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles contenues dans les fichiers constitués pour établir les listes électorales et les listes de candidats. Ces données seront transmises au prestataire conformément aux règles en vigueur.
Article 3.3 : sécurité et confidentialité du vote L’expression du vote et les éléments permettant d’identifier l’électeur seront séparés. Ainsi, conformément aux exigences posées par l’article R.2314-10 du Code du Travail, une cellule d’assistance technique sera mise en place, afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
-matériel de vote / codes d’accès confidentiels (identifiant et mot de passe)
Conformément aux recommandations CNIL, l’identifiant et le mot de passe permettant à chaque électeur de voter, lui seront adressés au moyen de deux canaux séparés. L’identifiant sera adressé par courrier postal au domicile de l’électeur. Le mot de passe sera adressé par mail, sur l’adresse électronique professionnelle transmise au prestataire dans le fichier électeurs. Pour les salariés en absence de longue durée, une procédure exceptionnelle sera mise en place : il leur sera demandé en amont l’autorisation de communiquer leur adresse mail personnelle au prestataire pour l’envoi du mot de passe. Une troisième donnée d’identification sera nécessaire pour identifier l’électeur sur le site internet de vote. Elle consistera en une « question DEFI » dont seul le salarié connaîtra la réponse.
-protocole de restitution des codes d’accès en cas de perte ou de non-réception En cas de perte ou de non-réception de ces codes d’accès (identifiant et/ou mot de passe), l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne.
Le prestataire adressera alors à nouveau l’identifiant perdu ou non-reçu, ainsi qu’un nouveau mot de passe, après avoir vérifié l’identité du salarié électeur. Celui-ci devra répondre à 5 questions, en communiquant plusieurs données personnelles qui auront été préalablement transmises par la Direction au prestataire.
Les parties s’accorderont lors des négociations du protocole préélectoral, sur la nature des données personnelles à transmettre.
Le couple identifiant/mot de passe sera adressé uniquement sur les coordonnées transmises par le service Ressources Humaines (par défaut, la boite mail professionnelle). La procédure exceptionnelle d’envoi sur la boite mail personnelle pourra être utilisée dans ce cadre, après autorisation donnée par le salarié en absence de longue durée.
Article 4 : stockage des données
Les fichiers supports comprenant les données personnelles nécessaires à l’organisation des élections seront conservés par le prestataire sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours ou jusqu’à la date de décision juridictionnelle définitive. A l’expiration de ce délai ou à échéance de cette date, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports, après avoir informé la Direction de l’organisme.
Article 5 : communication et accompagnement des salariés
Une Note de Service sera diffusée afin d’informer les salariés sur les conditions et les règles du vote en ligne. Les envois des codes d’accès par le prestataire seront accompagnés d’une notice de vote. Une hotline sera mise en place par le prestataire afin de répondre aux questions et aux difficultés éventuelles auxquelles les électeurs seraient confrontés.
Tout électeur atteint d’un handicap le mettant en difficulté pour voter seul, pourra requérir l’assistance d’un autre salarié.
Article 6 : consultation de la participation en cours de scrutin
Les parties s’accordent sur l’habilitation des personnes suivantes à consulter la participation en cours de scrutin :
-les représentants des listes de candidats (2 par liste), désignés par les organisations syndicales, -un ou plusieurs représentants de la Direction, -les Délégués Syndicaux, -les membres du bureau de vote.
Article 7 : scellement des urnes
Le prestataire formera les représentants des listes de candidats (2 par liste), les Délégués Syndicaux, un ou plusieurs représentants de la Direction et les membres du bureau de vote sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du site internet.
Le scellement des urnes a pour effet de : -figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, professions de foi, paramétrage global de l’élection) -remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer qu’elles sont vides, -créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Article 8 : bureau de vote
Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations de vote et proclameront les résultats. La participation au bureau de vote se fera pendant les horaires de travail et n’entrainera aucune réduction de salaire. A ce titre : -ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de chiffrement seront générées, -ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote, -ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile, -ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de chiffrement
Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires Cerfa) édités et imprimés sous leur contrôle
Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales,
Les listes de candidats et les documents attachés (professions de foi notamment),
La composition du bureau de vote,
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
Le journal des évènements,
Le code de scellement du système de vote.
Article 9 : dépouillement
9.1 : procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de liste et Délégués Syndicaux souhaitant être présents et d’un ou plusieurs représentants de la direction en charge de l’élection. Après saisie par les membres du bureau des clés de chiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au descellement des urnes.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales (élections des membres du CSE).
9.2 : signature et conservation des listes d’émargement
A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Article 10 : expertise indépendante et formalités CNIL
Conformément à l’article R.2314-9 du Code du Travail, une expertise de la solution de vote retenue sera diligentée en amont de la période de vote, par un expert indépendant. Le résultat de cette expertise sera adressé aux organisations syndicales signataires du présent protocole. Le Délégué à la Protection des Données effectuera les opérations nécessaires conformément aux dispositions en vigueur édictées par la CNIL et au RGPD.
Article 11 :Durée d’application, modalités de révision et de dénonciation du présent accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
11.1 : Modalités de révision Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du Code du Travail, par accord conclu sous la forme d’un avenant. A la demande de révision, adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en mains propres contre décharge à la Direction et à chaque organisation syndicale habilitée à négocier l’avenant, seront jointes les modifications que son ou ses auteur(s) souhaite(nt) apporter au présent accord. La durée du préavis sera de 6 mois à compter de la réception de la notification du souhait de révision par son ou ses auteur(s).
11.2 : Modalités de dénonciation L’accord pourra être dénoncé, conformément à l’article L.2222-6 du Code du Travail. La durée du préavis sera de 6 mois à compter de la réception de la notification du souhait de dénonciation par son ou ses auteurs. Les dispositions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du Code du Travail s’appliqueront.
Article 12 : Modalités de suivi de l’accord
Le présent accord fera l’objet du suivi de son application. Les parties conviennent de se rencontrer avant chaque élection, afin d’échanger sur le prestataire retenu et sur les conditions du marché, ainsi qu’après chaque élection, afin de faire le bilan de son déroulement.
Article 13 : Information et publicité
Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme et aux instances représentatives du personnel. Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel par voie d’affichage sur les panneaux prévus à cet effet, et sur Intranet.
Article 14 : Dépôt de l’accord et agrément
Cet accord local sera également transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7 3° du Code de la Sécurité Sociale.
L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS et du Greffe du Conseil des Prud’hommes.
