Protocole d'accord local relatif à la mise en place du vote électronique en vue des élections des représentants au comité social economique et des représentants du personnel au conseil de la CPAM des Landes
Application de l'accord Début : 01/02/2025 Fin : 31/01/2030
Protocole d’accord local relatif à la mise en place du vote électronique
En vue des élections des représentants au Comité Social et Economique et
des représentants du personnel au Conseil de la CPAM des Landes.
Entre :
La Caisse Primaire d’Assurance Maladie des Landes, représentée par son Directeur, ________
Et
Les organisations syndicales soussignées :
Confédération générale du travail (CGT) représentée par Madame _______ Confédération générale du travail - Force ouvrière (CGT-FO) représentée par Monsieur ________
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique de la CPAM, afin de faciliter l’organisation de ces élections en simplifiant le processus de vote, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de l’article 1 de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 (L 2314-26 du Code du Travail) prévoyant que les élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par la voie du vote électronique. Par ailleurs, l'article D. 231-15 du Code de la Sécurité Sociale prévoit que l'élection des représentants du personnel au Conseil peut également avoir lieu par vote électronique, selon les modalités prévues à l'article L. 2314-26 du Code du Travail.
Dans ce contexte, le présent accord a pour objet de fixer le cadre général de la mise en œuvre de cette modalité dématérialisée de vote.
Article 1. Principe du recours à un prestataire
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à un prestataire spécialisé dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l'UCANSS.
Dans ce cadre, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail. Il sera mis à disposition des salariés sur l'intranet.
Afin d'assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l'organisation du vote, tous les électeurs de l'organisme voteront de manière électronique.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Article 2. Détermination des modalités de vote Le protocole d'accord préélectoral conclu avant chaque élection détermine le calendrier électoral, la répartition des sièges et les modalités pratiques de gestion des opérations de vote. Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et identifiera le nom du prestataire retenu pour la mise en place du vote électronique.
Article 3. Déroulement des opérations de vote
3.1. Information sur le déroulement des opérations de vote
Chaque salarié sera informé du déroulement des opérations électorales.
Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.
Les électeurs auront la possibilité de voter pendant la période du scrutin, selon les plages horaires et dates d'ouverture et de clôture de scrutin déterminées dans le protocole d'accord préélectoral, de n'importe quel terminal de connexion par internet, de leur lieu de travail et/ou à distance.
En plus des membres du bureau de vote, le ou les correspondants RH pourront avoir accès sur le site de vote aux données utiles permettant de garantir le bon déroulement des opérations électorales (taux de participation pendant la période d'ouverture du scrutin, journal des évènements ...).
3.2. Modalités de transmission des moyens d'authentification et codes confidentiels
Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile ou sur une adresse mail un moyen d'authentification confidentiel. Les codes d'accès, qui se composent d'un code d'accès et d'un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu'ils soient communiqués à l'entreprise. Conformément aux recommandations de la CNIL, l'envoi du code d'accès (login) et du mot de passe sera fait par deux envois séparés via deux canaux différents (par exemple : l’un par courrier postal, l’autre par courriel). De nouveaux codes seront générés pour le deuxième tour si un deuxième tour a lieu. Lors de la connexion, un 3ème identifiant sera demandé au salarié (par exemple : une question dont le salarié est seul à connaître la question).
3.3. Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non réception
En cas de perte ou de non-réception de ce courrier ou ce courriel, l'électeur pourra s'adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne, jusqu'à la clôture des élections. L'électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant les données le concernant. Le prestataire lui adressera alors ses codes par mail.
3.3. Affichage web des listes de candidats et professions de foi
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l'écran des bulletins de vote après avoir procédé à l'intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs. Les listes sont présentées à l'écran par ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
3.4. Déroulement du vote électronique
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l'aide d'une adresse qui sera fournie par le prestataire retenu. Après avoir saisi cette URL dans la barre d'adresse dans le navigateur internet, l'électeur devra saisir le code d'accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants (pour la seule élection des représentants du personnel au CSE).
Il pourra alors procéder à son choix : -choisir une liste complète, -raturer des candidats, -voter blanc.
Le choix de l'électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l'électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l'électeur vaut signature de la liste d'émargement dès réception dans l'urne électronique. Un accusé réception confirme au salarié l'enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Article 4 – Le scellement Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondant(s) des ressources humaines, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote au système de vote électronique. Le scellement des urnes électroniques a pour effet de:
figer les données de l'élection,
remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s'assurer que les urnes sont vides,
créer la clé globale de chiffrement de l'élection et donc des bulletins de vote.
Article 5. Assistance aux utilisateurs La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d'ouverture du scrutin, la cellule d'assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l'envoi des codes d'accès.
Article 6. Bureau de vote Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du Bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin (article R 2314-16 du Code du travail). La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n'entraînera aucune réduction de salaire. À ce titre :
ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
ils seront alertés par la Cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement
ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote les listes électorales, les listes de candidats et les documents éventuels attachés. Ils pourront également accéder à la composition du bureau de vote, l'évolution du taux de participation pendant la période d'ouverture du scrutin, le journal des événements, le code de scellement du Système de vote.
Article 7. Dépouillement 7.1. Procédure de dépouillement Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l'élection, représentants de la Direction et du service RH. Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement pour procéder au descellement des urnes, (sans nécessité de saisie de la totalité des clés de déchiffrement pour prendre en compte l'absentéisme inopiné qui pourrait concerner des membres du bureau de vote), le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin. 7.2. Signature et conservation des listes d’émargement À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Article 8. Respect des dispositions de la CNIL et des dispositions légales en matière de droit d’accès aux informations Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Article 9 – Durée de l’accord Le présent accord est conclu pour 5 ans.
Article 10 – Modalités de suivi de l’accord Un point de situation sera organisé avec les organisations syndicales après chaque élection et à la fin de la période de l'accord.
Article 11 – Modalités de révision de l’accord Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salarié(e)s habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur(e) souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.
Article 12 – Entrée en vigueur de l’accord Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives du personnel de la CPAM des Landes. Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel. L’accord collectif sera transmis de manière dématérialisée via l’applicatif dédié sur le site de l’UCANSS à la Direction de la sécurité sociale et à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D.224-7-3 du code de la sécurité sociale. L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex. Il entrera en vigueur le premier jour du mois suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L.123-1 et L.123-2 du code de la sécurité sociale). Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de télé-procédure du ministère du travail, et du greffe du conseil des prud’hommes.
