pour l’élection des représentants du personnel au Conseil
et l’élection des membres du Conseil Social et Economique
de la Cpam de la Sarthe
Entre les soussignés :
CPAM de la Sarthe
dont le siège social est sis 178, avenue Bollée – 72033 LE MANS CEDEX 9 Siret : 786 338 830 00023
Représentée par, Directeur,
D’une part,
et
Les organisations syndicales :
FO représentée par, déléguée syndicale,
UNSA représenté par, délégué syndical,
D’autre part,
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
Préambule
L’adoption du vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’organisme en permettant notamment :
de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,
de faciliter le vote pour les salariés en déplacement, en télétravail…,
d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,
d'assurer un bon niveau de participation,
d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection des représentants du personnel au Conseil et des membres du Comité Social et Economique de la Cpam du Mans dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.
Les parties signataires conviennent de la mise en place d’un système de vote par voie électronique aux élections professionnelles dans les conditions détaillées ci-après.
S O M M A I R E
TOC \o "1-3" \h \z \u ARTICLE 1 -Principe du recours à un prestataire3 ARTICLE 2 -Cadre géographique des élections3 ARTICLE 3 -Dates et lieu des élections3 3.1Election des représentants du personnel au Conseil de la Caisse :3 3.2Election des membres du Comité Social et Economique :4 ARTICLE 4 -Déroulement des opérations de votes4 4.1 Transmission d’une notice d’information4 4.2 Matériel de vote - Codes confidentiels4 4.3 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception5 4.4 Modalités de vote5 4.5 Déroulement du vote5 ARTICLE 5 -Consultation de la participation6 ARTICLE 6 -Le scellement6 ARTICLE 7 -Assistance aux utilisateurs7 ARTICLE 8 -Matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur professionnel7 ARTICLE 9 -Assistance aux personnes ne pouvant pas voter seules7 ARTICLE 10 -Bureau de vote7 ARTICLE 11 -Dépouillement8 11.1 Procédure de dépouillement8 11.2 Signature et conservation des listes d’émargement9 ARTICLE 12 -Formalités9 ARTICLE 13 -Durée du protocole d’accord et entrée en vigueur9 ARTICLE 14 -Conditions de validité10 ARTICLE 15 -Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord10 ARTICLE 16 -Révision10 ARTICLE 17 -Publicité et dépôt de l’accord11 Principe du recours à un prestataire
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société Paragon spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l’Ucanss.
Dans ce cadre, un cahier des charges a été établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du Code du Travail. Il sera tenu à la disposition des salariés au Service du Personnel et mis à la disposition des salariés sur l’Intranet.
Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société Paragon dont le siège social est 131, Chemin du Bac à Traille, 69300 Caluire-et-Cuire, ci-après dé »nommé le « Prestataire ».
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent protocole d’accord la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique.
Cadre géographique des élections
Le présent accord concerne l’ensemble des salariés ayant la qualité d’électeurs à la date du premier tour du scrutin de l’élection des représentants du personnel au Conseil et de l’élection des membres du Comité Social et Economique mis en place au niveau de la Cpam de la Sarthe.
Dates et lieu des élections
3.1Election des représentants du personnel au Conseil de la Caisse :
Le premier tour des élections des représentants du personnel au Conseil de la Caisse se déroulera par vote électronique en 2022.
Les salariés pourront voter 24h/24 pendant la période de vote pour l’ensemble des collèges.
3.2Election des membres du Comité Social et Economique :
Le premier tour des élections des membres du Comité Social et Economique se déroulera par vote électronique en février 2023.
Les salariés pourront voter 24h/24 pendant la période de vote pour l’ensemble des collèges.
En cas de second tour, celui-ci se déroulera deux semaines après.
Déroulement des opérations de votes
4.1 Transmission d’une notice d’information
Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entraînera aucune réduction de salaire.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail ou à distance.
4.2 Matériel de vote - Codes confidentiels
Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile ou sur une adresse mail un moyen d’authentification confidentiel.
Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot de passe, sont générés aléatoirement par le Prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.
L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé deux à trois semaines avant le premier tour de chacune des deux élections à l’adresse personnelle du salarié et sur l’adresse mail professionnelle.
Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par deux envois séparés à l’adresse personnelle du salarié ou sur l’adresse mail professionnelle.
De nouveaux codes seront générés en cas de 2ème tour pour l’élection des membres du CSE à l’adresse personnelle du salarié ou sur l’adresse mail professionnelle.
Lors de chaque tour d’élections, lors de la connexion, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaître la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.
4.3 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception des codes d’accès, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.
L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix :
son département de naissance,
une partie du numéro de Sécurité Sociale
son code postal de résidence,
son matricule.
Les deux éléments retenus seront déterminés avec le Prestataire.
Le Prestataire lui adressera ses codes à son adresse mail professionnelle ou à son adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au Prestataire.
4.4 Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Les listes seront présentées à l’écran par ordre alphabétique
.
Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
4.5 Déroulement du vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur Internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le Prestataire.
Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur Internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant.
Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.
Il pourra alors procéder à son choix :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Consultation de la participation
Le Prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l’ouverture du vote électronique.
Il les consulte sur demande de la Direction de la Cpam de la Sarthe puis les lui communique afin qu’elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.
Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le Prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote un correspondant des Ressources Humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site Internet.
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Assistance aux utilisateurs
La cellule assistance technique du Prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.
Matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur professionnel
Durant chaque tour de scrutin, un ordinateur en libre-service protégé par un isoloir sera mis à disposition au siège de la Cpam de la Sarthe pour les électeurs non équipés.
Cet ordinateur permet à tout électeur de procéder au vote électronique. Il est expressément précisé qu’aucun moyen n’est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminés par ce protocole.
Les électeurs sont donc informés qu’en cas d’arrivée tardive ou d’arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site Internet, il peut arriver qu’ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.
Assistance aux personnes ne pouvant pas voter seules
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
Bureau de vote
Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.
La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.
A ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées.
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote.
Ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile.
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaire CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
les listes électorales,
les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
la composition du bureau de vote,
l’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
le journal des évènements,
le code de scellement du Système de vote.
Dépouillement
11.1 Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection.
Après saisie par les membres du Bureau des clés de déchiffrement, 3 clés valides sur 4 seront suffisantes pour procéder au descellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.
Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
11.2 Signature et conservation des listes d’émargement
A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.
Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellées et conservées par l’employeur.
L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
Formalités
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.
Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.
Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le Prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
La procédure de décompte des voies pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le Prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Durée du protocole d’accord et entrée en vigueur
Le présent protocole est conclu pour une durée de deux ans correspondant à celle nécessaire pour l’organisation de l’élection des représentants du personnel au Conseil de la Caisse en 2022 et de l’élection des membres du Comité Social et Economique de la Cpam de la Sarthe en 2023.
Le présent protocole sera transmis à la Direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D. 224-7 3° du Code de la Sécurité sociale.
Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).
Sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, l’agrément sera réputé accordé, à l’issue de délai d’un mois après l’avis du Comex.
Conditions de validité
Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli au moins 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations syndicales représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au Comité Social et Economique.
Rendez-vous et suivi de l’application du présent accord
En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir à l’issue des prochaines élections professionnelles par vote électronique. Un bilan de l’accord sera réalisé avec les organisations syndicales signataires.
Révision
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du Travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.
A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du Travail.
Publicité et dépôt de l’accord
Un exemplaire signé du présent accord sera remis à chaque signataire et aux membres du CSE.
Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel. Il sera diffusé dans l’Intranet de l’organisme.
Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE du Mans, du Greffe du Conseil des Prud’hommes du Mans, de la base de données nationale. A ce titre, les parties signataires conviennent de déposer l’intégralité du texte signé.
Fait à Le Mans, le 15 février 2022
En 4 exemplaires, un pour chacune des parties sus mentionnées et un exemplaire sera adressé au Conseil de Prud’hommes.
Le Directeur, Les organisations syndicales représentatives :
