Protocole d’accord relatif à la mise en place du vote électronique
Entre les soussignés,
La CPAM de la Vienne représentée par XXX en qualité de Directrice ayant mandat pour négocier,
d’une part
Et,
La CGT, représentée par XXX
Il a été convenu ce qui suit :
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue des prochaines élections (représentants des salariés au Conseil, élections CSE dans le cadre d’une fin de mandature) dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u Article 1. Principe du recours à un prestataire PAGEREF _Toc211586235 \h 5 Article 2. Cadre géographique des élections PAGEREF _Toc211586236 \h 5 Article 3. Déroulement des opérations de votes PAGEREF _Toc211586237 \h 5 Article 4. Consultation de la participation PAGEREF _Toc211586238 \h 6 Article 5. Le scellement PAGEREF _Toc211586239 \h 7 Article 6. Assistance aux utilisateurs PAGEREF _Toc211586240 \h 7 Article 7. Assistance aux personnes ne pouvant voter seules PAGEREF _Toc211586241 \h 7 Article 8. Bureau de vote PAGEREF _Toc211586242 \h 7 Article 9. Dépouillement PAGEREF _Toc211586243 \h 7 Article 10. Formalités PAGEREF _Toc211586244 \h 8 Article 11. Durée du protocole d’accord PAGEREF _Toc211586245 \h 8 Article 12. Révision PAGEREF _Toc211586246 \h 8 Article 13. Publicité PAGEREF _Toc211586247 \h 9
Article 1. Principe du recours à un prestataire
La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société retenue dans le cadre d’une mise en concurrence prévue par l’accord cadre 22AC09, ceci sur la base du marché public mutualisé mis à disposition au sein du régime général par l’UCANSS. Dans ce cadre un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés au service RH de l’organisme et sera également mis à disposition sur l’intranet. Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.
Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.
Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.
Article 2. Cadre géographique des élections
Les élections concernent l’ensemble des salariés de la CPAM de la Vienne.
Article 3. Déroulement des opérations de votes
3.1 Transmission d’une notice d’information
Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet ou intranet, de leur lieu de travail et/ou à distance.
3.2. Matériel de vote – Codes confidentiels
Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra sur son adresse mail professionnelle un moyen d’authentification confidentiel. Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés.
3.3 – Protocole de restitution des codes confidentiels en cadre de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.
L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et au choix : son département de naissance, son matricule.
Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.
3.4 – Modalités de votes
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs. Les listes sont présentées à l’écran selon les dispositions de l’accord pré-électoral prévu pour l’élection. Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
3.5 – Déroulement du vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire.
Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe ainsi que le troisième identifiant. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale.
À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.
La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.
Un accusé réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote.
Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Article 4. Consultation de la participation
Le Prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique.
Article 5. Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement, avant l’ouverture du vote un correspondant des ressources humaines, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote avant l’ouverture du site internet. Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Article 6. Assistance aux utilisateurs
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.
Article 7. Assistance aux personnes ne pouvant voter seules Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
Article 8. Bureau de vote
Les formalités relatives au bureau de vote seront précisées dans l’accord pré-électoral de l’élection en question.
Article 9. Dépouillement Les formalités relatives au dépouillement du vote seront précisées dans l’accord pré-électoral de l’élection en question.
Article 10. Formalités Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports.
Article 11. Durée du protocole d’accord
Le présent protocole est conclu pour une durée de 3 ans.
Article 12. Révision Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232- 12 du code du travail.
Article 13. Publicité
Il sera déposé un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes.
Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail. Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.
Le présent protocole fera l’objet d’une publication sur l’intranet de l’organisme.
