PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES
Entre d’une part,
la CPAM de Lot-et Garonne,
Et d’autre part,
Les organisations syndicales soussignées :
syndicat FO,
syndicat SNFOCOS,
syndicat SOLIDAIRES,
d'autre part,
il a été conclu les dispositions qui suivent :
PRÉAMBULE
Afin de favoriser la participation des salariés, d’augmenter la sécurisation des résultats et d’optimiser l’organisation des élections au sein de la CPAM de Lot-et-Garonne, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place, le vote électronique par Internet, pour les opérations de vote aux élections :
des représentants du personnel au Conseil (article D231-15 du Code de la sécurité sociale) ;
des membres du Comité Social et Economique (CSE) conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail.
Ce dispositif s’inscrit également dans le cadre de :
la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles ;
l’accord-cadre interbranche relatif à la mise en place d’un système de vote électronique à destination des organismes de sécurité sociale ;
la déclinaison Assurance Maladie du référentiel RSO de la Sécurité Sociale et notamment aux engagements n°3 « Réduire notre impact environnemental » et n°4 « Intégrer les enjeux RSO dans la stratégie et le processus achat » ;
Dès lors, le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et pour les élections des représentants des salariés au Conseil et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre. De fait, cet accord viendra en référence complémentaire lors des négociations des prochains protocoles d’accord pré-électoraux, lesquels doivent fixer le détail des modalités d’organisation des processus électoraux du Comité Social Economique ou du Conseil.
SOMMAIRE
TOC \o "1-4" \f \h \z \t "Chapitre;1;Article;2;Alinéa1;3;Alinéa2;4" ARTICLE 1 : MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc189735862 \h 4
ARTICLE 2 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc189735863 \h 4
Article 2.1 – Paramétrage de la solution de vote par le prestataire PAGEREF _Toc189735864 \h 4 Article 2.2 – Listes électorales PAGEREF _Toc189735865 \h 5 Article 2.3 – Liste de candidats et bulletins de vote PAGEREF _Toc189735866 \h 6 Article 2.4 – Plan de communication, information des salariés, formation PAGEREF _Toc189735867 \h 6
ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE PAGEREF _Toc189735868 \h 6
Article 3.1 – Confidentialité et anonymat du vote PAGEREF _Toc189735869 \h 6 Article 3.2 – Modalités d’accès au serveur du vote PAGEREF _Toc189735870 \h 7 Article 3.3 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin PAGEREF _Toc189735871 \h 7 Article 3.4 – Dispositif de secours PAGEREF _Toc189735872 \h 8 Article 3.5 – Le scellement PAGEREF _Toc189735873 \h 8 Article 3.6 – Bureau de vote PAGEREF _Toc189735874 \h 8 Article 3.7 – Consultation de la participation PAGEREF _Toc189735875 \h 9 Article 3.8 – Modalités de vote PAGEREF _Toc189735876 \h 9 Article 3.9 – Dépouillement des bulletins de vote PAGEREF _Toc189735877 \h 9
Article 5.1 – Assistances aux utilisateurs PAGEREF _Toc189735880 \h 11 Article 5.2 – Assistance aux personnes ne pouvant voter seules PAGEREF _Toc189735881 \h 11
ARTICLE 6 : DUREE DE L’ACCORD PAGEREF _Toc189735882 \h 11
ARTICLE 7 : CLAUSE DE RENDEZ6VOUS PAGEREF _Toc189735883 \h 11
ARTICLE 8 : REVISION PAGEREF _Toc189735884 \h 11
ARTICLE 9 : ENTREE EN VIGUEUR – MESURES DE PUBLICITE PAGEREF _Toc189735885 \h 12
ARTICLE 1 : MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour chaque élection professionnelle. Autrement dit, il sera désormais proscrit tout recours au papier pour l’ensemble des opérations de vote et ce, sur l’ensemble des sites de la CPAM de Lot-et-Garonne et pour l’ensemble des électeurs. Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral. La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à un prestataire extérieur spécialisé dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant, compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité du processus électoral et la confidentialité des données. Le prestataire retenu suite à une consultation relevant de la procédure des marchés publics sera désigné dans le protocole d’accord préélectoral. Un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés et mis à disposition sur l’intranet.
ARTICLE 2 : MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. Pendant l’ouverture du scrutin, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de mission ou de villégiature, en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections. En cas de second tour, le système de vote électronique sera accessible durant la même période. Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.
Article 2.1 – Paramétrage de la solution de vote par le prestataire
Le paramétrage sera strictement conforme aux exigences règlementaires, fonctionnelles et techniques précisées dans le cahier des charges de l’accord cadre UCANSS relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique pour les élections au sein des organismes de sécurité sociale. La CPAM de Lot-et-Garonne transmettra tous les référentiels électoraux au prestataire pour paramétrage dans le système de vote électronique. Aussi, le prestataire devra disposer d’un outil sécurisé et sûr de collecte de l’ensemble des documents, de façon centralisée. Le prestataire mettra à disposition de l’organisme deux plateformes distinctes, une pour les électeurs et une autre pour les gestionnaires de l’élection dont les fonctionnalités seront différentes. A minima, la
plateforme « Electeurs » comprendra :
Un espace de connexion sur lequel le votant entrera les identifiants qu’il aura reçus en accord avec les recommandations de la CNIL et avec le protocole d’accord préélectoral (+ un troisième identifiant distinct dont le salarié est le seul à connaitre la réponse) ;
Un espace d’accueil avec une présentation des scrutins, un accès aux candidatures et professions de foi dématérialisées au format PDF avec l’apparition des logos ;
Un accès à une documentation technique d’utilisation de la plateforme ainsi qu’un numéro de la cellule d’assistance technique à contacter en cas de demande d’aide au vote ou à l’usage d’une fonctionnalité sur la plateforme (24/24 7j/7).
A minima, la
plateforme « Gestionnaire » (dédiée au Service Ressources Humaines et membres du bureau de vote) comprendra :
Un espace de connexion sur lequel le gestionnaire entrera les identifiants qu’il aura reçus en accord avec les recommandations de la CNIL et avec le protocole d’accord préélectoral ;
Un accès aux listes électorales dématérialisées, ainsi qu’aux candidatures et professions de foi avec les logos apparents (documents au format PDF) ;
Un suivi en direct du taux de participation à l’élection ;
Un journal des événements par scrutin doit être visible et consultable.
Communément aux deux accès : Le prestataire devra prendre en compte dans son offre un envoi de courrier postal en France Métropolitaine. Tout document devra être rédigé en langue française uniquement et contextualisés en fonction de la spécificité des élections, ainsi qu’aux spécificités de la CPAM de Lot-et-Garonne. Les courriers précisant les identifiants et mots de passe seront accompagnés d’une notice d’information sur la solution de vote électronique mise en place pour les élections. Les courriers seront personnalisés à la charte graphique de l’organisme. Le prestataire détaillera le processus de renouvellement d’identifiants en cas de non réception ou de perte.
Article 2.2 – Listes électorales La Direction de la CPAM de Lot-et-Garonne établira un fichier « listes électorales » comportant les données suivantes : nom et prénoms des électeurs, date d’entrée, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale. Le service des Ressources humaines transmettra ce fichier au prestataire. Toutefois, les seules mentions qui devront apparaître lors de la diffusion de la liste électorale seront les noms, prénoms, dates de naissances et dates d’embauches des électeurs.
Article 2.3 – Liste de candidats et bulletins de vote Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises au service des Ressources Humaines, qui les transmettra, en l’état, au prestataire. Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs. Les listes seront présentées à l’écran par ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins de vote et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes. Article 2.4 – Plan de communication, information des salariés, formation Un plan de communication interne à destination des salariés électeurs, membres des bureaux de vote, candidats aux élections, sera mis en œuvre par le Service RH en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.
En amont du scrutin :
Informations sur les conditions et les règles du vote en ligne
Information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire
Messages ciblés sur Liam, par messagerie professionnelle et par envoi postal aux personnes absentes durant la période de campagne électorale.
Pendant le scrutin :
Tout au long du scrutin, les électeurs auront également la possibilité d’appeler la cellule d’assistance technique déployée par le prestataire, afin d’obtenir toutes informations jugées nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote. Cette cellule est chargée de veiller au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Parallèlement, il pourra être adressé par la Direction un mail à l’ensemble des agents qui rappelle l’importance des élections.
ARTICLE 3 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE Article 3.1 – Confidentialité et anonymat du vote Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra sur une adresse mail, selon les modalités déterminées dans le protocole d’accord préélectoral, et/ou à son domicile un moyen d’authentification confidentiel. Les codes d’authentification, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’organisme. Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés et par 2 canaux de communication différents (à titre d’exemple : messagerie professionnelle du salarié et/ou personnelle fourni à l’employeur par le salarié, SMS, courrier envoyé par voie postale,...). De nouveaux codes seront générés en cas de deuxième tour. Pour les deux tours d’élections, lors de la connexion, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaître la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance, n° agent et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié. En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne afin que lui soit attribué de nouveaux identifiants permettant d’effectuer son vote et de rendre ses moyens d’authentification perdus ou volés inutilisables. Le prestataire lui adressera alors ses nouveaux identifiants, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l’électeur, et fournie dans le fichier des électeurs transmis au prestataire.
Article 3.2 – Modalités d’accès au serveur du vote
L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur des identifiants de connexion. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège de l’élection concernée, pour les titulaires et les suppléants. Conformément au code électoral, il pourra alors procéder à son choix :
choisir une liste complète,
raturer des candidats,
voter blanc.
Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. La liste d’émargement enregistre les données suivantes : nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure de vote. Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote, et confirme l’enregistrement définitif de son vote.
Article 3.3 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences de confidentialité du vote, il est mis en place 2 systèmes informatiques distincts pour :
les éléments d’identification de l’électeur
l’expression du vote
Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Article 3.4 – Dispositif de secours
En cas de panne du dispositif principal, un dispositif de secours est mis en place, à savoir que chaque serveur du système de vote est répliqué en temps réel sur un serveur miroir dans le second centre d’hébergement du prestataire faisant office de sauvegarde et de relais. Ce système offre donc les mêmes garanties que le système principal, et est totalement transparent pour l’utilisateur puisqu’aucune interruption de service ou baisse de la qualité de service ne pourra exister. Article 3.5 – Le scellement
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera sur le dispositif de scellement : Avant l’ouverture du vote :
un représentant des ressources humaines
les représentants des organisations syndicales représentatives du personnel
Avant l’ouverture du site internet :
les membres du bureau de vote
Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, professions de foi, etc.).
remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que celles-ci soient vides.
créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Article 3.6 – Bureau de vote Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail. À ce titre,
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
Ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édictés et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales,
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
La composition du bureau de vote,
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
Le journal des événements,
Le code de scellement du Système de vote.
Article 3.7 – Consultation de la participation Le prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. Il les consultera sur demande de la Direction de la CPAM de Lot-et-Garonne, puis les lui communiquera afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence.
Article 3.8 – Modalités de vote Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.
Les listes sont présentées à l’écran par ordre alphabétique.
Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.
Article 3.9 – Dépouillement des bulletins de vote
Procédure de dépouillement
La clôture du scrutin se fera automatiquement à la date fixée par le protocole d’accord préélectoral. A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule technique du prestataire, en présence des représentants des listes de candidats, contrôlera la fermeture du scrutin (article R2314-15 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement. Le dépouillement aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l’élection. Le dépouillement des urnes sera réalisé de façon automatique par les membres du bureau de vote grâce à la saisie des clés de déchiffrement. Le nombre exact de clés sera déterminé dans le protocole d’accord préélectoral, en tenant compte des modalités techniques du prestataire retenu. Le système de vote effectuera les calculs nécessaires à la proclamation des résultats : calculs détaillés d’affectation des sièges, représentativité, production des procès-verbaux. Pour les élections des représentants du personnel du Comité Social et Economique : le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales. A la demande de la CPAM de Lot-et-Garonne, le prestataire devra être en mesure de réaliser un paramétrage spécifique de son système de vote électronique afin qu’il soit opérationnel pour répondre techniquement au besoin de l’UCANSS de collecte des résultats. Il est rappelé que les résultats doivent parvenir à l’UCANSS sous un délai de 15 jours après leur proclamation.
Signature et conservation des listes d’émargement
À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote. Elles seront ensuite placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours.
ARTICLE 4 : FORMALITES Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l’employeur au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procédera à la destruction des fichiers supports. ARTICLE 5 : ASSISTANCES Article 5.1 – Assistances aux utilisateurs
La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote.
Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès. Article 5.2 – Assistance aux personnes ne pouvant voter seules
Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.
ARTICLE 6 : DUREE DE L’ACCORD En raison de la nouveauté du vote électronique dans notre organisme, le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans. Le présent accord est applicable à la date de signature sous réserve de l’agrément ministériel et se substitue de plein droit à compter de cette date à l’ensemble des dispositions en vigueur portant sur le même objet.
ARTICLE 7 : CLAUSE DE RENDEZ-VOUS
En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de deux mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
ARTICLE 8 : REVISION
Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail".
ARTICLE 9 : ENTREE EN VIGUEUR – MESURES DE PUBLICITE Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa signature et sous réserve de l’agrément de l’autorité compétente de l’Etat, conformément à l’article L123-2 du code de la Sécurité Sociale. Il sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel prévu par l’article L 123-2-1 du Code de la Sécurité Sociale, via le portail de l’UCANSS. Il sera également transmis à l’unité territoriale de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail. Enfin, un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil des Prud’hommes. Une version anonyme de cet accord sera publiée sur la base de données nationale (legifrance.fr) conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail. Le présent accord diffusé à l’ensemble des salariés dans l’Intranet de l’organisme. En outre, en application de l’article R. 2262-2 du code du travail, le présent accord sera transmis à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Fait à Agen, le 06/02/2025
Les Organisations Syndicales Représentatives, Le Directeur,
