PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU FORFAIT JOURS
Le présent accord est conclu, Entre d’une part : La CPAM des Deux-Sèvres, représentée par son Directeur :
xxx
Et, d’autre part : Les organisations syndicales ci-après désignées, représentées par :
xxx pour la Confédération générale du travail (CGT) ;
xxx pour Force ouvrière (FO).
Il a été convenu ce qui suit : Préambule : Les articles L. 3121-53 et suivants du Code du travail permettent le décompte du temps de travail de certains salariés sur la base d’un forfait jours annuel. Ces salariés ne sont soumis ni à la durée légale hebdomadaire ni aux durées quotidienne et hebdomadaire maximales de travail prévues par le Code du travail. En tout état de cause, le respect des durées minimales de repos est garanti, conformément aux dispositions légales en vigueur :
Un repos quotidien de 11 heures consécutives (article L. 3131-1 du Code du travail) ;
Un repos hebdomadaire d’une durée minimale de 35 heures consécutives, porté à 48 heures en application de l’accord-cadre du 11 juin 1982.
L’article 8 de l’avenant au protocole d’accord local de mise en œuvre de l’aménagement et de la réduction du temps de travail du 12 février 2013 définit les modalités d’organisation du temps de travail sous la forme d’un forfait de 211 jours pour les cadres exerçant des activités de management supérieur ou d’études, de conception, d’expertise de très haut niveau, pour lesquels la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée du fait de la nature de leurs fonctions, des responsabilités qu’ils exercent et du degré d’autonomie dont ils bénéficient dans l’organisation de leur emploi du temps. Depuis la délibération du Comex du 14 novembre 2018, les organismes peuvent, par le biais d’un accord collectif, permettre la mise en place de conventions de forfait portant la durée du travail entre 205 et 211 jours. Les parties signataires souhaitent établir un protocole de forfait jours pour certaines catégories de personnels. En effet, certains salariés, en raison de leurs responsabilités et de leurs fonctions, disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps. Le dispositif de forfait jours a pour objectif de donner plus de souplesse en adaptant les modalités d’aménagement d’emploi du temps aux contraintes organisationnelles, aux responsabilités et aux impératifs d’adaptabilité et de réactivité des salariés concernés. Cette organisation permet également de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle. Cette flexibilité, tant pour le salarié que pour l’employeur, est fondée sur le respect des textes et la confiance réciproque. Le présent protocole d’accord met fin à l’article 8 de l’avenant au protocole d’accord local de mise en œuvre de l’aménagement et de la réduction du temps de travail du 12 février 2013 et se substitue à l’ensemble des mesures, décisions d’employeur, usages et accords collectifs ayant le même objet. Article 1 – Principe Le forfait annuel en jours permet de ne plus avoir à distinguer, dans une journée, ce qui relève ou non du temps de travail effectif. Il n’y a donc pas lieu de distinguer les temps de travail effectifs, les pauses et les temps de trajet. Toute journée, comportant pour partie du temps de travail, doit par conséquent être comptabilisée comme un jour travaillé, sauf à identifier la prise effective d’une demi-journée de repos. Il est précisé que la demi-journée de repos est une plage de travail séparée d’une autre par la pause méridienne. Article 2 – Eligibilité au forfait L’article L. 3121-58 du Code du travail prévoit qu’il n’est possible de conclure une convention de forfait en jours sur l’année qu’avec :
Les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés ;
Les salariés dont la durée de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.
Après analyse et dans le respect de ces dispositions légales, les parties conviennent que les salariés susceptibles de conclure une convention de forfait au sein de l’organisme sont les cadres qui ont une durée du temps de travail qui ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps du fait de la nature de leur fonction et des fluctuations d’activité qui y sont associées. Les parties conviennent que la conclusion d’une convention de forfait est établie sur la base du
volontariat du salarié après accord et avis du responsable hiérarchique.
La décision sera prise au regard des missions confiées, de l’atteinte des objectifs et de l’autonomie dans l’organisation de l’emploi du temps du salarié ayant formulé la demande. Article 3 – Convention individuelle de forfait Une convention individuelle de forfait jours matérialise l’accord écrit du salarié et de l’employeur. Elle reprend les éléments suivants :
Le nombre de jours de travail compris dans le forfait ;
La période de référence ;
La rémunération ;
Le respect des repos quotidien et hebdomadaire ;
Les modalités d’évaluation de suivi de la charge de travail ;
Le droit à la déconnexion.
Un
exemplaire signé est remis à chacune des parties.
La convention individuelle peut être
modifiée ou résiliée par écrit, à l’initiative du salarié ou de l’employeur, dans les conditions suivantes :
Le salarié peut demander à sortir du dispositif à tout moment, sous réserve d’un
préavis d’un mois ;
L’employeur peut y mettre fin dans les mêmes conditions si le salarié ne remplit plus les critères d’autonomie requis ou rencontre des difficultés à gérer son temps de travail.
Dans les deux cas, un
entretien préalable est organisé avec le responsable hiérarchique afin d’examiner la situation et ses implications.
Le passage d’un exercice du travail en forfait jours à un exercice du travail en heures est une modification du contrat de travail qui nécessite un accord du salarié et de l’employeur. De même, en cas de changement d’emploi ou de modification significative des missions du salarié, un échange aura lieu entre le salarié et sa hiérarchie afin d’évaluer la cohérence du maintien du dispositif de forfait jours au regard des nouvelles fonctions exercées. En cas de fin d’exercice du travail sous le régime du forfait jours, la durée du travail du salarié sera régie par le protocole d’accord relatif à l’horaire variable en vigueur au sein de l’organisme. Article 4 – Période annuelle de référence Le nombre de jours travaillés dans le cadre du forfait sera décompté sur l’année civile, soit sur la période du
1er janvier au 31 décembre de l’année N.
Article 5 – Nombre de jours travaillés Pour les agents de Direction relevant d’une convention collective différente, le nombre de jours compris dans le forfait est de
211 jours par an. Pour les autres salariés, le nombre de jours compris dans le forfait est fixé à 206 jours par an.
La journée de solidarité est incluse dans ces forfaits. Article 6 – Dépassement du nombre de jours travaillés Le salarié ne peut dépasser le nombre de jours travaillés que par deux hypothèses :
L’affectation des jours de repos dans un compte épargne temps, conformément à l’article L. 3151-3 du Code du travail ;
Le rachat direct de ses jours de repos, sous réserve de l’accord de la Direction et conformément à l’article L. 3121-59 du Code du travail (cf. article 9 du présent accord).
Article 7 – Nombre de jours de repos L’application d’une convention de forfait en jours ouvre au salarié le bénéfice de jours de repos s’ajoutant aux repos hebdomadaires, jours fériés et congés légaux et conventionnels. Le nombre de jours de repos du salarié au forfait correspond à un quota attribué en début d’exercice et qui varie selon les années en fonction du nombre de jours calendaires, repos hebdomadaires et jours fériés chômés. Il est déterminé chaque année par une lettre circulaire UCANSS. Le nombre de jours de repos est le résultat du décompte suivant, effectué chaque année au réel :
Nombre de jours calendaires de l’année
365 ou 366
- nombre de jours de repos hebdomadaire X - nombre de jours fériés X (1) - nombre de jours de congés principaux 28 (2) - nombre de jours forfaitisés 206
= nombre de jours de repos
(1) : nombre de jours fériés, à l'exclusion de ceux qui tombent un samedi ou un dimanche qui sont déjà décomptés dans les jours de repos hebdomadaire. (2) : 24 jours de congés principaux + 3 jours de congés mobiles + la journée de solidarité dite " journée administrative" du protocole d'accord du 3 avril 1978 relatif à la rémunération et à l'aménagement de la durée annuelle du travail du personnel des organismes de sécurité sociale et de leurs établissements. Le nombre de jours de repos est calculé chaque début d’année et communiqué par le service RH aux salariés concernés. Il s’agit d’un nombre collectif qui ne tient pas compte des situations individuelles.
Les congés supplémentaires individuels (ancienneté, congé enfant à charge, évènements familiaux, etc) et absences inopinées telles que la maladie réduisent d’autant le forfait de jours annuels travaillés.
Par ailleurs, les jours de repos des salariés au forfait n’obéissent pas à une logique d’acquisition. De ce fait, les absences telles que la maladie vont s’imputer sur le nombre de jours théoriques travaillés et, dès lors, le réduire,
sans affecter les jours de repos auxquels le salarié a droit.
De même, les absences rémunérées n’ont pas d’incidence sur la rémunération. En revanche, en cas d’
absences non rémunérées (congé sans solde, maladie sans solde…), la rémunération du salarié au forfait est réduite proportionnellement au nombre de jours d’absence.
Article 8 – Dépassement du nombre de jours de repos Le dépassement du nombre de jours de repos n’est
pas autorisé.
Le salarié qui a pris plus de jours de repos qu’il n’aurait dû devra régulariser sa situation. A défaut, il sera en absence sans solde injustifiée. Article 9 – Renonciation aux jours de repos Les parties souhaitent permettre aux salariés au forfait de conserver des avantages liés aux jours de repos et à leur monétisation en leur offrant la possibilité de renoncer à des jours de repos. Le salarié peut, avec accord de l’employeur, renoncer à une partie de ses jours de repos et dépasser ainsi le nombre de jours travaillés en contrepartie d’une majoration de son salaire qui ne peut être inférieure à
10% pour ces jours travaillés supplémentaires.
Afin de préserver la santé et le droit au repos des salariés au forfait, cette renonciation ne pourra conduire à ce que le nombre de jours travaillés dépasse
215 jours par an.
Un avenant à la convention de forfait est alors signé entre les parties. Conformément à l’article L. 3121-59 du Code du travail, l’avenant ne peut être conclu que pour la période de référence en cours et ne peut être tacitement reconduit. Article 10 – Temps de travail et temps de repos Les salariés bénéficiant d’une convention de forfait gèrent leur emploi du temps de façon autonome. De ce fait, ils ne sont pas soumis aux dispositions de l’article L. 3121-62 du Code du travail relatif à :
A la durée quotidienne maximale de travail effectif prévue à l’article L. 3121-18 du Code du travail (10h) ;
Aux durée hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-20 et L.3121-22 du Code du travail (48h) ;
A la durée légale hebdomadaire prévue à l’article L. 3121-27 du Code du travail (35 heures).
Néanmoins, les dispositions relatives au repos quotidien et au repos hebdomadaire leur sont applicables :
Repos quotidien d’une durée minimale de
11 heures consécutives prévu à l’article L. 3131-1 du Code du travail ;
Repos hebdomadaire de
48 heures consécutives prévu à l’article IV du protocole d’accord du 11 juin 1982 portant accord-cadre sur les conditions de travail du personnel des organismes de Sécurité sociale et de leurs établissements.
Article 11 – Arrivée ou départ en cours de période de référence Lorsque le salarié arrive dans l’organisme ou quitte celui-ci en cours d’année, sa rémunération est calculée au prorata de son temps de présence, conformément aux règles fixées conventionnellement.
Arrivée en cours d’année
Lorsque le salarié est recruté en cours d’année, il convient de calculer le forfait et le nombre de jours de repos au prorata du temps de présence et en fonction de la date d’arrivée. Il s’agit de déterminer sur l’année de référence, le nombre de jours à travailler pour le cadre dont la mise en œuvre du forfait débute en cours d’année. Etape 1 : calcul du nombre de jours ouvrés du salarié (A) : Nombre de jours calendaires à compter de l’embauche du salarié jusqu’à la fin de la période de référence - nombre de jours fériés sur cette même période - nombre de jours de repos hebdomadaires sur cette même période = A Etape 2 : calcul du nombre de jours ouvrés de l’année considérée (B) : Nombre de jours calendaires de l’année - nombre de jours de repos hebdomadaire annuel - nombre de jours fériés sur l’année = B Etape 3 : calcul du nombre de jours à travailler (C) : Nombre de jours compris dans le forfait (206) * (A / B) = C Le résultat est arrondi au nombre entier inférieur.
Etape 4 : calcul du nombre de jours de congés pour la période (D) : 28 * (A / B) = D Le résultat est arrondi au nombre entier supérieur. Etape 5 : calcul du nombre de jours de repos pour la période (E) : A – C – D = E Par conséquent, le salarié doit travailler au maximum C jours pour bénéficier de E jours de repos et devrait pouvoir prendre D jours de congés.
Exemple : Un salarié passe au forfait au 1er août 2024.
Nombre de jours calendaires entre le 01/08 et le 31/12 : 153 Nombre de jours fériés entre le 01/08 et le 31/12 : 4 Nombre de jours de repos hebdomadaires entre le 01/08 et le 31/12 : 44
A = 153 – 4 – 44 = 105 jours ouvrés pour le salarié
Nombre de jours calendaires en 2024 : 366 Nombre de jours fériés en 2024 : 10 Nombre de jours de repos hebdomadaires en 2024 : 104
B = 366 – 10 – 104 = 252 jours ouvrés en 2024
C = 206 * (105/252) = 85 jours à travailler pour la période
D = 28 * (105/252) = 12 jours de congés pour la période
E = 105 – 85 – 12 = 8 jours de repos pour la période
Départ en cours d’année
Lorsque le salarié quitte l’organisme en cours d’année, il convient de distinguer deux cas :
La date de départ est connue de l’employeur avant le début de la période de référence : dans cette hypothèse, il convient de calculer le nombre de jours à travailler au prorata du temps de présence du salarié sur l’année, selon les mêmes formules qu’en cas d’arrivée en cours d’année ;
La date de départ n’est pas connue par l’employeur avant le début de la période de référence : dans cette hypothèse, il s’agit d’appliquer le plafond de 211 jours pour un agent de direction ou de 206 jours pour un cadre au forfait jours.
S’agissant de l’indemnisation des jours de repos non pris en cas de départ du cadre au forfait, la nature du forfait jours conduit à appréhender les jours de repos comme un quota laissé à la libre disposition des cadres concernés sans lien avec la logique d’acquisition qui prédomine pour les jours de repos octroyés aux autres catégories de personnel à l’occasion de la réduction du temps de travail (RTT). De ce fait,
il n’est pas tenu compte du nombre de jours de repos effectivement pris ni des jours de travail effectivement effectués à la date de rupture du contrat de travail d’un cadre au forfait en jours et il n’y a pas lieu de les indemniser.
Article 12 – Décompte et déclaration des journées travaillées La durée de travail des salariés au forfait fait l’objet d’un décompte annuel en journée ou demi-journées travaillés. La demi-journée s’entend comme toute période de travail prenant fin avant la pause méridienne ou bien celle qui débute après la pause méridienne. Le décompte du temps de travail est fait au moyen d’une
déclaration de présence quotidienne obligatoire via le logiciel de gestion des temps. Le cadre au forfait déclare s’il est présent le matin, l’après-midi ou bien la journée complète. Ce document fait l’objet d’une signature par le salarié.
De plus, le salarié devra transmettre mensuellement une
déclaration individuelle des jours travaillés. Ce document est établi via une extraction du logiciel de gestion des temps et devra être transmis auprès du service Ressources Humaines via l’outil de traitement des demandes.
En cas d’oubli de déclaration de présence dans le logiciel de gestion des temps, le salarié devra faire une demande de régularisation auprès du service Ressources Humaines. En cas de travail en demi-journée, le salarié au forfait devra poser un congé dans le logiciel de gestion des temps. Article 13 – Entretien annuel et suivi de la charge de travail La CPAM des Deux-Sèvres porte une attention particulière à la protection de la sécurité et de la santé de ses salariés. Le présent article définit les modalités de suivi de la charge de travail et de l’articulation entre vie professionnelle et vie personnelle du salarié en forfait jours. Conformément à l’article L. 3121-60 du Code du travail, l’employeur doit s’assurer régulièrement que la charge de travail du salarié est raisonnable et permet une bonne répartition de son temps de travail. Il doit également s’assurer que la charge de travail est compatible avec les temps de repos quotidiens et hebdomadaires. Chaque année, un entretien de suivi est organisé entre le salarié et son manager afin d’échanger sur les éléments suivants :
La charge de travail du salarié ;
L'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle ;
Sa rémunération ;
L'organisation du travail dans l'entreprise.
Ces points seront également évoqués lors de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement (EAEA) et formalisés par écrit dans l’outil dédié. Durant la première année de mise en œuvre de la convention de forfait, un bilan sera réalisé tous les 6 mois avec le salarié. L'organisation du travail du salarié au forfait doit faire l'objet d'un suivi régulier par le manager qui doit veiller notamment aux éventuelles surcharges de travail et au respect des durées minimales de repos. Le salarié au forfait-jours doit, sous la responsabilité de l’employeur, tenir un document individuel de suivi faisant apparaître le nombre et la date des journées travaillées et non travaillées (en précisant leur qualification : repos hebdomadaire, congés payés, jour de repos…). Ce document pourra être dématérialisé via l’outil de gestion des temps. Ce document individuel de suivi doit permettre un point régulier entre le salarié et son manager concernant notamment les jours de travail et de repos afin de favoriser la prise de l'ensemble des jours de repos dans le courant de l'exercice. À tout moment, le salarié peut alerter, par courriel, son manager au sujet d’une surcharge de travail ou d’une difficulté à respecter ses temps de repos quotidien ou hebdomadaire. A réception de ce courriel, le manager organise un entretien avec son salarié dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans un délai maximal de 7 jours ouvrés. Au cours de cet entretien, les dysfonctionnements sont évoqués et des mesures correctives sont mises en place (adaptation de la charge de travail …). Un entretien de bilan est organisé entre le salarié et son manager, dans un délai d’un mois à compter du premier entretien, afin de vérifier l’efficacité des mesures correctives apportées. Dans les mêmes conditions, un entretien peut être organisé à l’initiative du manager s’il estime qu’un salarié est dans une situation de surcharge de travail, que la répartition du travail n’est pas assurée ou s’il constate que les temps de repos ne sont pas respectés. Article 14 – Droit à la déconnexion Conformément à l’article L. 3121-64 du Code du travail, l’accord prévoyant la conclusion de conventions individuelles de forfait doit déterminer les modalités selon lesquelles le salarié peut exercer son droit à la déconnexion et faire référence à l’accord ou à la charte élaborée localement. Conformément à l’accord de méthode signé le 22 décembre 2023, des négociations sont en cours au sein de la CPAM des Deux-Sèvres afin d’instaurer ce texte relatif au droit à la déconnexion. Dans l’attente, les modalités d’exercice du droit à la déconnexion pour les salariés au forfait jours sont développées dans le présent article. Le droit à la déconnexion vise à :
Garantir le respect des temps de repos et des congés ;
Prévenir les risques liés à l’hyper connexion et à la surcharge de travail ;
Préserver l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.
Les règles de bon usage et principes suivants s’appliquent :
Utilisation de la messagerie électronique
Les fonctions suivantes doivent être privilégiées pour l’utilisation de la messagerie :
Systématiser la réponse automatique en cas d’absence avec envoi d’un mail comportant les coordonnées d’un(e) collègue pouvant assurer le remplacement ;
Programmer l’envoi différé des emails hors des horaires habituels de travail ;
Limiter le nombre de destinataires des emails aux seules personnes devant faire une action ;
N’utiliser la fonction « répondre à tous » que si nécessaire ;
Programmer les réunions suffisamment à l’avance en vérifiant les disponibilités des invités.
Par ailleurs, l’usage du mail est un mode de communication parmi d’autres notamment plus directs (téléphone, réunion, échange verbal) et ne doit pas devenir le seul outil. Le téléphone ou l’échange direct doit être privilégié pour les questions urgentes.
Usage des outils numérique en dehors des temps de travail
Le salarié au forfait n’est pas tenu de prendre connaissance de ses messages ou de répondre à des sollicitations professionnelles pendant ses temps de repos et congés : l’usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone pendant ces temps doit revêtir un caractère exceptionnel et urgent. Une situation d’urgence se définit comme un évènement imprévu nécessitant une intervention immédiate pour éviter des conséquences graves. Une telle situation doit être traitée prioritairement par téléphone. Aucune mesure ne pourra être prise à l’encontre du salarié qui ne répond pas à une sollicitation pendant ses temps de repos ou ses congés.
Sensibilisation et communication :
Des actions de formation et de sensibilisation seront organisées à destination des cadres au forfait en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques. L’employeur s’engage à communiquer régulièrement sur l’usage raisonné des outils numériques et le respect du droit à la déconnexion. Le salarié dont le droit à la déconnexion n’est pas respecté devra en informer le service RH afin que des mesures correctives soient mises en place. Les dispositions relatives au droit à la déconnexion des salariés au forfait jours mentionnées dans le présent article pourront être revues et détaillées dans le cadre de l’accord ou de la charte sur le droit à la déconnexion qui sera élaborée localement. Article 15 – Suivi de l’accord En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir chaque année. De plus, le CSE est consulté chaque année sur le recours aux conventions individuelles de forfait ainsi que sur les modalités de suivi de la charge des salariés concernés. Article 16 – Entrée en vigueur et durée de l’accord Le présent protocole d’accord est conclu pour une durée indéterminée. Conformément à l’article L. 123-2 du code de la Sécurité sociale, il entrera en vigueur après avoir reçu l’agrément de la Direction de la Sécurité sociale. Article 17 – Révision Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail. Article 18 – Formalités de dépôt et publicité Le présent accord sera transmis à la Direction de la Sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’UCANSS pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale. En l’absence de retour de la Direction de la Sécurité sociale à l’issue d’un mois après l’avis de Comex, l’agrément sera réputé accordé de manière implicite. Une fois l’agrément obtenu, et conformément aux mesures légales de publicité, l’accord fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail et un exemplaire sera transmis aux greffes du Conseil des prud’hommes de Niort. Une copie sera remise à chaque organisation syndicale. Le présent protocole fera l’objet d’une publication sur l’intranet à la suite de son entrée en vigueur. Article 19 – Dénonciation Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord peut être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception. La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois. Le courrier de dénonciation sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail et auprès du greffe du conseil de prud’hommes de Niort.
