Protocole d’accord relatif à la mise en œuvre du vote électronique
Le présent avenant est conclu, Entre d’une part : La CPAM des Deux-Sèvres, représentée par son Directeur :
xxx
Et, d’autre part : Les organisations syndicales ci-après désignées, représentées par :
xxx pour la Confédération générale du travail (CGT) ;
xxx pour Force ouvrière (FO) ;
Il a été convenu ce qui suit : Préambule : Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue du renouvellement des instances du Comité Social et Economique de la CPAM des Deux-Sèvres, dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales. Les informations relatives au processus électoral seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales. Les modalités d’organisation détaillées de l’élection figureront au sein du protocole d’accord préélectoral qui mentionnera, conformément à l’article R. 2314-13 du code du travail, la conclusion du présent accord sur le recours au vote électronique. Article 1 – Principe du recours à un prestataire La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à une société spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique et retenue dans le cadre du marché public mutualisé mis à disposition au sein du Régime général par l’UCANSS. Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique. Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé. Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collègues électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral. La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société Legavote, dont le siège social est situé 27 rue Saint-Simon – 69009 LYON, ci-après dénommée « le prestataire ». Article 2 – Cadre géographique des élections Le présent accord prévoit le recours au vote électronique dans le cadre du renouvellement des instances du Comité Social et Economique (CSE) de la CPAM des Deux-Sèvres. Le premier tour des élections professionnelles se tiendra conformément aux dispositions légales en vigueur, avant l’expiration des mandats en cours fixée au 15 décembre 2026, et au plus tard dans un délai de quinze jours précédant cette échéance. Les dates envisagées sont les suivantes :
1er tour : du 01/12/2026 au 04/12/2026,
2nd tour : du 11/12/2026 au 15/12/2026.
Ces élections concernent l’ensemble des salariés électeurs de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie des Deux-Sèvres. Article 3 – Déroulement des opérations de vote
Transmission d’une notice d’information
Une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera transmise à chaque salarié dans les conditions définies par le protocole d’accord préélectoral. Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin définie au sein de protocole d’accord préélectoral (1er tour et, le cas échéant, 2nd tour), à partir de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail et/ou à distance.
Matériel de vote – Codes confidentiels
Conformément aux recommandations de la CNIL, le code d’accès (login) et le mot de passe permettant l’authentification de l’électeur seront envoyés séparément par le biais de deux canaux différents. Les modalités seront définies au sein du protocole d’accord préélectoral. Le code d’accès et le mot de passe sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Conformément aux recommandations de la CNIL, lors de la connexion au système de vote électronique, un troisième identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié. Ces modalités s’appliqueront au premier tour, ainsi qu’au second tour le cas échéant.
Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception
En cas de perte ou de non-réception du code d’accès et/ou mot de passe, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du prestataire ou se déclarer en ligne. La procédure de récupération des codes sera définie dans le protocole d’accord préélectoral.
Modalités de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif de vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs. Les modalités d’affichage des listes seront définies au sein du PAP. Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie soient identiques pour toutes les listes.
Déroulement du vote
La connexion au site de vote a lieu par le navigateur Internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire. Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse du navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès, son mot de passe ainsi que le troisième identifiant. Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix : -Choisir une liste complète, -Barrer les noms de candidats, -Voter blanc. Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale. À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre. La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique. Un accusé de réception confirme au salarié l’enregistrement définitif de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Article 4 – Consultation de la participation Le prestataire est autorisé à consulter les taux de participation à chacun des scrutins pendant l'ouverture du vote électronique. Il les consulte sur demande de la Direction et lui communique afin qu'elle se charge de diffuser, le cas échéant, cette information à toutes les listes en présence. Article 5 – Le scellement Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire assurera, avant l’ouverture du scrutin, une formation sur le système de vote électronique auprès des membres de la délégation du personnel et du bureau de vote. Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :
Figer les données de l’élection (fichier électeurs, fichiers candidats, profession de foi, paramétrage global de l’élection),
Remettre les compteurs des urnes à zéro et ainsi s’assurer que les urnes sont vides,
Créer la clé globale de chiffrement de l’élection et donc des bulletins de vote.
Article 6 – Assistance aux utilisateurs La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote. Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes confidentiels. Article 7 – Dispositif de secours en cas de panne La plateforme Legavote est répartie sur deux centre de données distincts, assurant la continuité de service et la tolérance aux pannes. Un dispositif de continuité et de reprise d’activité (PCA/PRA) est mis en œuvre afin de garantir, en cas d’incident, une durée maximale d’interruption du scrutin limitée à :
1 minute en cas de problème n’impactant pas l’intégralité du datacenter entier,
30 minutes en cas de problème impactant le datacenter entier.
Article 8 – Matériel mis à disposition pour les salariés non équipés d’un ordinateur professionnel Durant chaque tour de scrutin, un ordinateur en libre-service protégé par un isoloir sera mis à disposition pour les électeurs non équipés (médecins vacataires et techniciennes entretien). Cet ordinateur permet à tout électeur de procéder au vote électronique. Il est expressément précisé qu'aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par le protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, le vote sur un poste en libre-service ne pourra être garanti. Article 9 – Assistance aux personnes ne pouvant voter seules Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix. Article 10 – Bureau de vote Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats. La participation au bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire. À ce titre :
Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées,
Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,
Ils seront alertés par la cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,
Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :
Ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de déchiffrement,
Ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA) édités et imprimés sous leur contrôle.
Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :
Les listes électorales,
Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),
La composition du bureau de vote,
L’évolution du taux de participation pendant la période d’ouverture du scrutin,
Le journal des événements,
Le code de scellement du système de vote.
Article 11 – Dépouillement
Procédure de dépouillement
Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et des représentants RH de l’élection. Après saisie par les membres du bureau des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin. Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.
Signature et conservation des listes d’émargement
A l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signés par les membres du bureau de vote. Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellées et conservée par l’employeur. L’enveloppe sera détruite à l’issue de la période de recours. Article 12 – Formalités L’élection sera organisée dans le respect de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version en vigueur actuellement. L’employeur s’engage à réaliser toutes les formalités nécessaires en matière de protection des données personnelles. Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d’accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité. Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau. A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire, après en avoir informé le gestionnaire de l’élection, procèdera à la destruction des fichiers supports. Article 13 – Entrée en vigueur et durée du protocole Le présent protocole entrera en vigueur le jour suivant son agrément par la Direction de la Sécurité Sociale. Le présent accord est conclu pour une durée déterminée couvrant l’ensemble des opérations électorales relatives aux élections professionnelles 2026 de renouvellement du CSE, depuis la préparation du scrutin jusqu’à la proclamation définitive des résultats et l’expiration des délais de contestation. Il cessera de produire effet à l’issue de ces opérations. Article 14 – Rendez-vous et suivi de l’application de l’accord À l’issue des opérations électorales, un bilan du recours au vote électronique pourra être réalisé avec les organisations syndicales. Ce bilan aura pour objet d’évaluer les conditions de mise en œuvre du dispositif et, le cas échéant, d’identifier les axes d’amélioration pour les prochaines échéances électorales. Article 15 – Révision Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du code du travail. La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord. L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision. Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L.2232-12 du code du travail. Article 16 – Publicité Il sera déposé un exemplaire auprès du greffe du Conseil de prud’hommes de Niort. Conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail. Une copie sera remise à chaque organisation syndicale. Le présent protocole fera l’objet d’une publication sur le site intranet de l’organisme.
