ACCORD RELATIF AU RECOURS A LA VISIOCONFERENCE LORS DES REUNIONS DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE CAP’ETUDES
ENTRE LES SOUSSIGNES
L’Employeur, la
Représentée par X en sa qualité de représentant du Président ; D’une part,
ET
Le
membre titulaire Y de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de la SAS CAP’ÉTUDES ;
D’autre part.
Il a été convenu ce qui suit :
Sommaire TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE PAGEREF _Toc207095004 \h 4 Article 1 – Objet PAGEREF _Toc207095005 \h 4 Article 2 – Champ d’application PAGEREF _Toc207095006 \h 4 Article 3 – Le recours à la visioconférence PAGEREF _Toc207095007 \h 4 3.1. – Cadre juridique PAGEREF _Toc207095008 \h 5 3.2 – Réunions concernées PAGEREF _Toc207095009 \h 5 3.3 - Hybridation PAGEREF _Toc207095010 \h 5 3.4 – Information des représentants du personnel PAGEREF _Toc207095011 \h 5 3.5 – Moyens techniques PAGEREF _Toc207095012 \h 5 3.5 – Modalités de vote PAGEREF _Toc207095013 \h 6 3.6 – Suspension de la séance PAGEREF _Toc207095014 \h 6 3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique PAGEREF _Toc207095015 \h 6 3.8 – Enregistrement PAGEREF _Toc207095016 \h 7 Article 4 — Application de l'accord PAGEREF _Toc207095017 \h 7 4.1 – Entrée en vigueur et publicité PAGEREF _Toc207095018 \h 7 4.2 – Conditions de révision PAGEREF _Toc207095019 \h 7 4.3 – Publicité PAGEREF _Toc207095020 \h 8 PREAMBULE L’assouplissement de l’organisation matérielle des réunions du CSE a amené l’employeur et les membres du CSE à engager des discussions sur la possibilité de recourir à la visioconférence. Le CSE s’est ainsi réuni le 22 juillet 2025 à 13h00 et ses membres ont conversé sur les différents avantages que représente le recours à ce dispositif tant pour les représentants de la délégation du personnel que pour l’employeur, s’agissant notamment de :
La réduction des temps de trajets entre les différents sites de la société ;
L’inscriptions à une démarche RSE en évitant les déplacements : ce qui aura un impact sur l’environnement et sur la santé des membres composant l’instance ;
La réduction des frais liés à ces déplacements ;
L’amélioration de la présence des membres du CSE aux réunions.
A cette occasion, les membres du CSE ont également pris acte que la visioconférence était depuis plusieurs années largement utilisée dans l’entreprise et que tous les salariés étaient dotés de matériel et de systèmes leur permettant de l’utiliser avec facilité, confidentialité et sécurité. C’est ainsi qu’aux termes de leurs négociations, les parties ont convenu de conclure le présent accord. Article 1 – Objet Le présent accord a pour objet de définir les modalités de recours à la visioconférence dans le cadre des réunions du Comité Social et Economique de la société CAP’ÉTUDES. Article 2 – Champ d’application Le présent accord est applicable à l’ensemble des membres du Comité Social et Economique de société CAP’ÉTUDES, titulaires ou suppléants. Les parties conviennent que le présent accord se substitue à toute pratique ou usage antérieur portant sur le même objet. Article 3 – Le recours à la visioconférence
3.1. – Cadre juridique L’article L.2315-4 du Code du travail dispose que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. En l'absence d'accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. » Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017, notamment codifié aux articles D.2315-1 et suivants, détermine les conditions techniques du recours à la visioconférence pour les réunions du Comité Social et Economique et les modalités pour procéder, dans ce cadre, au vote. 3.2 – Réunions concernées Le recours à la visioconférence sera possible pour toutes les réunions du Comité Social et Economique, ordinaires et extraordinaires, pendant toute la durée du présent accord. 3.3 - Hybridation Il sera également possible de tenir des réunions dîtes « hybrides » c’est-à-dire comportant une partie des membres en présentiel et une partie des membres en visioconférence. 3.4 – Information des représentants du personnel L'information des membres du Comité Social et Economique sur les modalités de tenue de chaque réunion se fera, dans la mesure du possible, dans un délai raisonnable et, au plus tard lors de l’élaboration de l'ordre du jour. Le lien d’accès à la visioconférence figurera sur la convocation à la réunion. 3.5 – Moyens techniques La visioconférence sera réalisée au moyen de la plateforme de visioconférence «Teams » - à ce jour intégralement déployée dans l’entreprise pour tous les collaborateurs -, ou de tout autre dispositif permettant l’identification des participants (connexion avec adresse e-mail professionnelle), leur participation effective et assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations. Le Président s’assurera du fonctionnement du dispositif avant le début de la réunion. En cas de dysfonctionnement identifié et à défaut de résolution du problème, le Président et les membres élus du Comité Social et Economique pourront décider du report de la réunion de l’instance. Toute suspension de séance en cours de réunion devra être mentionnée dans le procès-verbal. 3.5 – Modalités de vote
Vote à main levée
Les votes ont lieu habituellement à main levée. Le recueil d’avis pourra se faire :
Soit par main levée de manière claire et non équivoque ;
Soit, lorsque le dispositif de visioconférence le permettra, en levant virtuellement la main grâce à l’outil prévu à cet effet.
Vote à bulletin secret
Dans les cas de consultations expressément prévus par la loi où il ne serait pas possible de voter à main levée, il sera procédé à un vote à bulletin secret. Le dispositif technique devra garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu devra assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. A cet effet, l’entreprise aura recours à un outil de vote externe et sécurisé. Le vote aura lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposeront d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le Président du CSE. Dans les cas d’une réunion « hybride », le vote électronique sera le seul mode d’expression des voix possibles. 3.6 – Suspension de la séance Le Président et les membres du CSE (à la majorité des présents) gardent la possibilité de suspendre la séance. Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnement de la réunion, il est convenu entre les parties que la durée d’une suspension de séance ne pourra pas dépasser 30 minutes, et qu’il ne pourra pas y avoir plus de 2 suspensions par réunion Lors de la suspension de séance, le son et l’image seront coupés temporairement. 3.7 – Matériel mis à disposition et sécurité informatique Les membres du Comité Social et Economique doivent utiliser les équipements mis à disposition par l'entreprise pour la visioconférence. Les membres du Comité Social et Economique doivent veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de leur matériel informatique afin de s'assurer qu'ils en soient les seuls utilisateurs pendant les réunions du CSE. Plus généralement, pour des raisons de sécurité informatique, il est rappelé que les membres du Comité Social et Economique doivent se conformer strictement aux règles en vigueur de l'entreprise. Ils s'engagent ainsi à respecter la politique informatique applicable, notamment au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui leur seront transmises par le service informatique de l'entreprise. 3.8 – Enregistrement Les enregistrements des réunions sont interdits. Il sera cependant possible de recourir à un dispositif d’intelligence artificielle destiné à la production de comptes-rendus ou de procès-verbaux. Article 4 — Application de l'accord 4.1 – Entrée en vigueur et publicité Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Le présent accord entre en vigueur dès le lendemain de son dépôt auprès des services du ministère du travail et au greffe du conseil de prud’hommes. 4.2 – Conditions de révision Le présent accord pourra être révisé à tout moment. Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées (l’employeur ou une majorité des membres titulaires du CSE) devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge aux autres parties, et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision ainsi que le projet de texte révisé. Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision. A défaut d’accord, les parties constateront la résiliation du présent accord. Pendant ce délai augmenté de la période de négociation, l’accord se poursuivra. Tout avenant au présent accord fera l’objet des mêmes mesures de publicité que l’accord initial. 4.3 – Publicité Le présent accord sera déposé par l’employeur sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné des pièces prévues à l'article D.2231-7 du Code du travail. Conformément à l'article D.2231-2 du Code du travail, un exemplaire de l'accord sera également remis au greffe du conseil de prud'hommes de VALENCE. Enfin, le présent accord sera diffusé sur l'intranet de l’entreprise.
