ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE
PAR VOIE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES CSE
Entre les soussignés
La Société CAP VACANCIEL dont le siège social est situé 5 avenue Victor Hugo 43100 BRIOUDE représentée par X en qualité de Président d’une part
Et X, pour le syndicat FO, représentatif au sein de ex - VACANCIEL, X, pour le syndicat CGC, représentatif au sein de ex - VACANCIEL,
d’autre part Il est convenu ce qui suit :
PREAMBULE
Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des membres de la délégation du personnel au CSE, le vote électronique par Internet.
Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d’application (N°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.
Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.
Principes généraux
Le système retenu par la Société CAP VACANCIEL doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote
Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties sont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Modalité d’organisation des opérations
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de chaque élection, le protocole d’accord préélectoral, définira – conformément au dispositif légal - notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.
Le protocole d’accord préélectoral comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et le déroulement des opérations électorales.
Déclaration CNIL
Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord sont tenues informées par l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.
Formation au système de vote électronique
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.
Expertise indépendante
Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :
D’une part de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
D’autre part du décret n° 2017-1819 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.
Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.
Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décrets et arrêtés en vigueur.
Cellule d’assistance technique
L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Déroulement des opérations de vote
Établissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.
Les listes électorales seront affichées au siège et sur les établissements. Elles seront également adressées par email aux candidats en tête de liste et au représentant syndical le cas échéant. L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Lieu et temps du scrutin
Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible mais le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.
Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. Un lien vers une vidéo de présentation du système de vote sera communiqué aux salariés.
Chaque salarié dispose d’une notice d’information explicative et détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne. Cette notice est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.
Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.
Afin d’encourager la participation et d’apporter de la convivialité au scrutin, des « Instants vote » seront organisés sur l’ensemble des établissements. Ceux-ci seront organisés le 1er jour du scrutin afin de donner le « top départ » de l’élection. Un affichage spécifique sera mis en place, un rappel du déroulement des opérations électorales sera affiché et un ordinateur sera mis à disposition pour permettre aux collaborateurs qui le souhaitent de voter depuis leur lieu de travail. Pour cela une communication sera faite le jour ouvré qui précède afin que chacun se munisse de ses codes d’accès.
Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification. Le PAP déterminera le lieu de réception de ce courrier (domicile ou lieu de travail). En cas de perte par le salarié de son identifiant et/ou du mot de passe, 2 procédures co-existent :
soit le salarié fait sa demande sur la plateforme de vote et les nouveaux codes seront envoyés de façon sécurisée sur une adresse mail.
soit le salarié fait sa demande (physique) auprès du service RH qui lui attribuera une enveloppe scellée dans laquelle il aura son nouvel identifiant et mot de passe.
L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.
A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.
L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.
L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.
En cas de 2e tour, il est prévu l’envoi de nouveaux identifiants et mots de passe en cas de 2nd tour.
Déroulement du vote
Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.
Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.
Programmation du site
Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.
Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs. Les professions de foi doivent être au format A4, maximum un Recto & Verso et en format PDF.
ARTICLE 5 - Clôture et Résultats
Clôture
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.
La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée par courrier en recommandé avec accusé de réception au domicile des membres du bureau de vote, de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et ses deux assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.
Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Délais de recours et destruction des données
La Société CAP VACANCIEL et/ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration de ces délais, la Société CAP VACANCIEL ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 6 - Sécurité et confidentialité
Anonymat et confidentialité des suffrages
Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».
Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur. Les données du fichier « contenu de l’urne électronique » font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Existence et contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont :
Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, établissement ou service;
Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, établissement ou service, adresses des salariés ;
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, nom de la liste;
Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, établissement ou service ;
Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :
Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, service RH.
Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant, organisations syndicales pour vérification de leur validité
Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, service RH
Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou service RH.
Le dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
ARTICLE 7 - Application de l’accord
Le présent accord est conclu le 30/01/2019 pour la durée de l’élection du CSE de l’entreprise CAP VACANCIEL en 2019.
ARTICLE 8 - Publicité de l’accord
L’accord validé sera déposé par la Direction de la société en deux exemplaires, dont un sur support papier et l’autre sur support électronique, à la DIRECCTE du siège social de la Société CAP VACANCIEL ainsi qu’au Conseil de Prud’hommes du ressort du siège social.
Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.
Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.
Fait à Valence, le 30/01/2019
X, Président, pour la société CAP VACANCIEL
X, pour le syndicat FO, représentatif au sein de ex - VACANCIEL,
X, pour le syndicat CGC, représentatif au sein de ex- VACANCIEL,
NB : Le CSE de ex-Cap Vacances a été sollicité et a donné un avis favorable à cet accord d’entreprise
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE
PRÉSENTATION GÉNÉRALE DES BESOINS : VOTE ÉLECTRONIQUE
1.1. CONTEXTE DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE
Dans le cadre de l’organisation des élections de son CSE, CAP VACANCIEL souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet. L’organisation de ces élections est encadrée par le Code du travail. Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique
1.2. NATURE DES PRESTATIONS ATTENDUES.
Le prestataire sera chargé de :
La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle du service RH
La mise en œuvre du système de vote électronique
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges ainsi que le calcul de la représentativité des organisations syndicales dans l’entreprise.
La fourniture des éléments de sécurisation de l’ensemble des opérations.
2. FONCTIONNALITÉS ATTENDUES DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE
2.1. FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES.
2.1.1 – SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE DISTANT
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par CAP VACANCIEL mais chez un prestataire externe. Les données seront stockées sur des serveurs réservés aux opérations électorales. Le système sera accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période d’ouverture des scrutins, via le web du réseau internet. A chaque étape du vote, le candidat en tête de liste et le représentant syndical le cas échéant aura un droit de regard sur le respect de la procédure.
2.1.2 – SÉCURISATION DU SYSTÈME PROPOSÉ.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de la communication des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)
2.2. SCÉNARIO DE VOTE
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant et un code secret.
Une étape de présentation des listes de candidatures en présence
Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »
La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie (par décochage)
La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés
La confirmation par l’électeur du choix effectué
La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote
La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Enchaînement des élections : L’électeur ayant en général la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de poursuivre le déroulement du scénario pour réaliser le vote suivant.
Traitements sous-jacents : Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité des votes ; le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.
À cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.
L’intégrité du système ; la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés
À cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
2.3. PROCÉDURE D’OUVERTURE DES ÉLECTIONS
L’ouverture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote.
Étapes
La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en « ligne » suivantes :
L’accès sécurisé à la procédure d’ouverture ; le Président et les autres membres du bureau seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification
Le contrôle du certificat serveur de l’application de vote
Le contrôle du scellement du système de vote électronique
Le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides
Le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection
Le contrôle de la liste des émargements
L’ouverture du scrutin sera programmée par le prestataire en présence des membres du bureau.
2.4. PROCÉDURE DE FERMETURE DES ÉLECTIONS
Étapes La date de fermeture automatique du scrutin est programmée en même temps que la date d’ouverture du scrutin est fixée.
2.5. DÉPOUILLEMENT DES URNES ÉLECTRONIQUES ET DÉCHIFFREMENT DES BULLETINS DE VOTE
Étapes La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :
L’accès sécurisé à la procédure ; le Président et les autres membres du bureau seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification
La remise « en ligne » au prestataire de la ou des clés de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote
L’édition « en ligne » des résultats des élections ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat
La remise par le prestataire des procès-verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa
La fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale
2.6. SCELLEMENT DU SYSTÈME
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé au moment du paramétrage de l’ouverture et de la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau.
2.7. CHIFFREMENT DES BULLETINS DE VOTE DANS L’URNE ÉLECTRONIQUE
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une ou des clés de chiffrement selon un algorithme « asymétrique » (clé de chiffrement et clé de déchiffrement ne doivent pas être identiques). La (les) clé de déchiffrement est tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique. Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et membres du bureau de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
2.8. LISTE DES ÉMARGEMENTS
L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable.
2.9. ASSISTANCE TECHNIQUE
Le prestataire constituera une cellule d’assistance technique. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition du Service de la politique du personnel et des membres du bureau. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique (hotline) sera mis en service au profit des électeurs pendant la durée du scrutin.
2.10. DISPOSITIFS DE SECOURS
Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau aura compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin nonobstant toute fermeture automatique précédemment programmée.
3. AUTRES PRESTATIONS À FOURNIR
3.1. PRÉPARATION DES ÉLECTIONS
3.1.1 – PRESTATIONS LIÉES AU « FICHIER ÉLECTEURS »
Constitution du fichier des électeurs Les listes électorales sont constituées par CAP VACANCIEL. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique en vue de la constitution du fichier des électeurs.
Objet du fichier des électeurs
Le fichier des électeurs sera utilisé aux seules fins suivantes :
Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé
Contrôler les accès au système de vote électronique
Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur
Éditer les listes d’émargement
Transmission du fichier des électeurs Le prestataire proposera un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Confidentialité du fichier des électeurs Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier des électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.
À l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le fichier des électeurs et à ne conserver aucune de ses données. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
À partir des informations du fichier des électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le présent document. Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
D’un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes
D’un code secret qu’il sera seul à connaître
Communication des moyens d’authentification Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification.
Contrôle des listes électorales électroniques Afin de permettre une vérification par le bureau, le prestataire fournira, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique. La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.
Mise à jour du fichier des électeurs Le fichier des électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des scrutins, notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales. Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés.
3.1.2 – PRESTATIONS LIÉES AUX LISTES DE CANDIDATS
Généralités Les listes de candidats sont validées par le bureau, puis transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique. Le système permettra par ailleurs la reproduction en ligne des professions de foi. Les membres du bureau vérifieront en présence du prestataire la validité de toutes les informations mises en place à destination des électeurs.
3.1.3 – PHASE DE TEST ET DE RECETTE DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE
Objectifs des tests Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection. Période de test Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarii durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. Cette période de test se tiendra à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
3.1.4 – SCRUTIN À BLANC
Objectifs du scrutin à blanc Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarii d’élections et la bonne intégration des listes de candidats et des professions de foi. Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.
Étapes du scrutin à blanc Le « scrutin à blanc » vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase, les membres du bureau peuvent tester tous les modules de l’application, y compris le module de dépouillement des bulletins de vote. Pour ce faire, les membres du bureau et le prestataire ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.
Au terme de ce test, les membres du bureau valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin, le module de « contrôle du scellement » permettra aux membres du bureau de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification substantielle depuis le « scrutin à blanc ».
3.1.5 – REMISE DES RÉSULTATS
Listes d’émargement Les listes d’émargement définitives seront remises à CAP VACANCIEL sur support numérique à l’issue des élections. Après la clôture du scrutin, les listes d’émargement définitives seront consultables par le bureau.
Résultats bruts Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques. Les membres du bureau auront accès à ces résultats.
Procès-verbaux des élections Les procès-verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles Cerfa, seront mis à la disposition de CAP VACANCES par le prestataire
Calcul de la représentativité syndicale Le calcul de la représentativité syndicale sur la base du nombre de bulletins recueillis par chaque liste sera automatiquement réalisé une fois le dépouillement effectué. Lors de la remise des listes de candidats et en cas de liste commune, CAP VACANCES fournira au prestataire les règles de répartition des suffrages.
3.2. GESTION INFORMATIQUE ET TECHNIQUE DU SYSTÈME DE VOTE ÉLECTRONIQUE
Disponibilité du système de vote électronique Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Ticket d’enregistrement du vote L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.
Conservation des données Le prestataire conservera, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse aura été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des voix doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.
À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse aura été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
