PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL RELATIF AUX ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023 DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA CARSAT CENTRE OUEST
SOMMAIRE
PRÉAMBULE – p.4
ARTICLE 1 – DATE DES ÉLECTIONS ET DURÉE DES MANDATS – p.4
ARTICLE 2 – EFFECTIF ET NOMBRE DE SIÈGES À POURVOIR – p.4
ARTICLE 4 – COLLÈGES ÉLECTORAUX – p.5 4.1 – Nombre et composition des collèges – p.5 4.2 – Répartition du personnel dans les collèges – p.5 4.3 – Répartition des sièges entre les collèges – p.5 4.4 – Proportion de femmes et d’hommes dans chaque collège – p.6
ARTICLE 5 – REPRÉSENTATION ÉQUILIBRÉE DES FEMMES ET DES HOMMES – p.6
ARTICLE 6 – ÉLECTORAT – p.7
ARTICLE 7 – ÉLIGIBILITÉ – p.7
ARTICLE 8 – ÉLABORATION ET AFFICHAGE DES LISTES ÉLECTORALES – p.7
ARTICLE 9 – LISTES DE CANDIDATS – p.7
ARTICLE 10 – PROFESSIONS DE FOI – p.8
ARTICLE 11 – PROPAGANDE ÉLECTORALE – p.8 11.1 – Distribution de tracts et affichage – p.9 11.2 – Réunions – p.9
ARTICLE 12 – CRÉDIT D’HEURES – p.9
ARTICLE 13 – MODALITÉS D’ORGANISATION ET DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES – p.10 13.1 – Mode de vote – p.10 13.2 – Accessibilité du système de vote et suivi des opérations – p.10 13.3 – Cellule d’assistance technique et scellement du système de vote – p.11 13.4 – Bureau de vote et formation – p.11 13.5 – Déroulement du scrutin – p.12 13.6 – Dépouillement, établissement des procès-verbaux et conservation des données – p.12
ARTICLE 14 – DURÉE DU PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL – p.13
ARTICLE 15 – PUBLICITÉ DU PROTOCOLE D’ACCORD PRÉÉLECTORAL – p.13
Entre les soussignées :
d'une part,
La Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail du Centre Ouest, ci-après désignée CARSAT Centre Ouest, dont le siège est situé à LIMOGES - 37 avenue du Président René Coty - représentée par
Monsieur Gilles COURROS, en sa qualité de Directeur Général,
Et
Les Organisations syndicales ci-dessous mentionnées, prises en la personne de leurs représentants qualifiés : La CGT, représentée par; FO, représentée par; La CFE-CGC, représentée par; La SNU TEFI FSU, représentée par ; La CFDT, représentée par; La CFTC, représentée par.
d'autre part,
Est intervenu l’accord préélectoral, ci-après, en vue de l'élection des représentants du personnel au Comité Social et Economique (CSE).
PREAMBULE
La Direction de la CARSAT Centre Ouest a invité les organisations syndicales intéressées à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral destiné à organiser les élections de la délégation du personnel dans le cadre du renouvellement du CSE qui est mis en place au niveau du périmètre de la CARSAT Centre Ouest pour l’ensemble de ses sites. Le protocole négocié s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral et du Code du travail applicables en matière d’élections professionnelles prévus aux articles L. 2314-4 et suivants du Code du travail. Il a notamment pour vocation de fixer :
la répartition du personnel dans les différents collèges électoraux ;
la répartition des sièges à pourvoir entre les différents collèges électoraux ;
la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral ;
les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS ET DUREE DES MANDATS
Le premier tour de la délégation du personnel au CSE aura lieu pour l'ensemble des collèges :
du mardi 7 novembre 2023 à 10h00 au mardi 14 novembre 2023 à 14h00.
En cas de second tour, celui-ci se déroulera :
du mardi 21 novembre 2023 à 10h00 au mercredi 22 novembre 2023 à 14h00.
La durée du mandat des membres de la délégation du personnel du CSE est de trois ans. Le nombre de mandats successifs est limité à trois.
ARTICLE 2 – EFFECTIF ET NOMBRE DE SIEGES A POURVOIR
Les parties constatent que l’effectif de la CARSAT Centre Ouest, évalué dans les conditions prévues par la réglementation du travail, est de
746.24 au 7 novembre 2023.
Compte tenu de l’effectif et en application des textes en vigueur, le nombre de sièges à pourvoir est de 14 pour les titulaires et 14 pour les suppléants.
ARTICLE 3 – CREDITS D’HEURES
3-1 – Le crédit d’heures légal
Les parties rappellent que le crédit d’heures individuel dont dispose chaque membre titulaire du CSE, en application de l’article R. 2314-1 du Code du travail, est de
24 heures par mois.
Les règles relatives au report et à la mutualisation des heures de délégation, telles que prévues par les articles R. 2315-5 et R. 2315-6 du Code du travail, sont applicables.
3-2 – Le crédit d’heures extra-légal
Afin de prendre en compte le rôle spécifique incombant aux membres du Bureau du CSE, un volume d’heures supplémentaires est accordé pour le fonctionnement des œuvres sociales du comité dans les conditions suivantes :
1800 heures par an allouées au Bureau du CSE.
Ce volume d’heure global est à la discrétion du Secrétaire du CSE pour sa répartition entre les membres du Bureau et les membres élus de la délégation du personnel au CSE.
ARTICLE 4 – COLLEGES ELECTORAUX
Article 4-1 – Nombre et composition des collèges
Il est prévu deux collèges, selon les modalités suivantes :
1er collège : collège « Employés » ;
2eme collège : collège « Cadres ».
Article 4-2 – Répartition du personnel dans les collèges
Les parties conviennent de répartir le personnel entre les deux collèges de la façon suivante :
Le collège « Employés » comprend :
les salariés de la classification des Employés et Cadres des niveaux 1 à 4,
les salariés de la classification des Employés et Cadres de niveau 5 n’exerçant pas une fonction de management,
les salariés de la classification des Informaticiens des niveaux IA à IVB.
Le collège « Cadres » comprend :
les salariés de la classification des Employés et Cadres de niveau 5B exerçant une fonction de management,
les salariés de la classification des Employés et Cadres à partir du niveau 6,
les salariés de la classification des Informaticiens des niveaux VA à X,
les ingénieurs-conseils,
les agents de Direction.
Article 4-3 – Répartition des sièges entre les collèges
L’effectif composant chacun des collèges, évalué au 7 novembre 2023 se compose de :
612 personnes appartenant au collège « Employés »
135 personnes appartenant au collège « Cadres »
Les parties conviennent de répartir les sièges entre les collèges de la manière suivante :
Titulaires
Suppléants
Collège « Employés »
11
11
Collège « Cadres »
3
3
Article 4-4 – Proportion de femmes et d’hommes dans chaque collège
La proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège, correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur chaque liste électorale, s’établit dans les conditions suivantes :
Proportion de femmes
Proportion d’hommes
Nombre
Taux
Nombre
Taux
Collège « Employés »
504
82 %
108
18 %
Collège « Cadres »
71
53 %
64
47 %
ARTICLE 5 – REPRESENTATION EQUILIBREE DES FEMMES ET DES HOMMES
Les listes de candidats (titulaires et suppléants) présentées par les organisations syndicales au 1er comme au 2nd tour devront respecter les dispositions de l’article L. 2314-30 du Code du travail relatives à la représentation équilibrée des femmes et des hommes. Pour chaque collège électoral, la proportion de femmes et d’hommes est précisé à l’article 4-4 du présent protocole. Ainsi, la répartition des femmes et des hommes sur les listes devrait être la suivante, en respectant le principe de l’alternance :
Titulaires
Suppléants
Femme Homme Femme Homme Collège « Employés » 9 2 9 2 Collège « Cadres » 2 1 2 1
ARTICLE 6 – ELECTORAT
Sont électeurs l'ensemble des salariés :
âgés de seize ans révolus,
travaillant depuis trois mois au moins dans l'Institution
et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.
Concernant les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, la condition de
présence dans l'organisme est de douze mois continus pour y être électeur. En revanche, ces salariés ne sont pas éligibles.
ARTICLE 7 – ELIGIBILITE
Sont éligibles les électeurs âgés de dix-huit ans révolus et travaillant dans l’Institution depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur, ainsi que des salariés qui disposent d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés à ce dernier ou qui le représentent effectivement devant le CSE.
ARTICLE 8 – ELABORATION ET AFFICHAGE DES LISTES ELECTORALES
La liste du personnel électeur et éligible sera établie, pour chaque collège, par l’employeur et sera affichée le
mardi 17 octobre 2023 sur l’intranet de la CARSAT Centre Ouest – Espace Elections.
Elles mentionneront : les nom et prénom des inscrits, leur date de naissance, leur appartenance à la CARSAT Centre Ouest, leur ancienneté, leur collège d’appartenance. Les listes électorales seront transmises au prestataire le
mardi 17 octobre 2023.
Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être adressées, dans les trois jours suivant l’affichage, au Tribunal judiciaire.
ARTICLE 9 – LISTES DES CANDIDATS
Les organisations syndicales mentionnées à l'article L. 2314-5 du Code du travail et habilitées à présenter des candidatures au premier tour sont :
Les organisations syndicales reconnues représentatives dans l’entreprise ;
Les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ;
Les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveaux national et interprofessionnel ;
Les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins 2 ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.
Elles communiqueront leurs listes de candidats au plus tard le
lundi 23 octobre 2023 à 12h00 au secrétariat de la Sous-Direction des Ressources Humaines selon l’une des modalités suivantes :
par lettre recommandée avec AR ;
par lettre remise en main propre contre récépissé
par mail (au format pdf) avec AR à l’attention du Sous-Directeur Ressources Humaines avec en copie l’adresse elections.professionnelles@carsat-centreouest.fr.
Des listes distinctes devront être établies par collège et, à l’intérieur de chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants. L’employeur affichera les listes communiquées le
mardi 24 octobre 2023 sur l’intranet de la CARSAT Centre Ouest – Espace Elections.
L’employeur transmettra les listes au prestataire
au plus tard le mardi 24 octobre 2023. Celles-ci seront présentées sur le site de vote de manière aléatoire.
Si un second tour était nécessaire, les nouvelles candidatures devraient être communiquées au plus tard le
mercredi 15 novembre 2023 à 14h00, dans les mêmes formes que pour le premier tour.
ARTICLE 10 – PROFESSIONS DE FOI
Au premier tour, les organisations syndicales pourront transmettre leurs professions de foi au plus tard le
lundi 23 octobre 2023 à 12h00 au secrétariat de la Sous-Direction des Ressources Humaines selon l’une des modalités suivantes :
par lettre recommandée avec AR ;
par lettre remise en main propre contre récépissé ;
par mail (au format pdf) avec AR à l’attention du Sous-Directeur Ressources Humaines avec en copie l’adresse elections.professionnelles@carsat-centreouest.fr.
Au second tour, les professions de foi pourront être transmises au plus tard le
mercredi 15 novembre 2023 à 14h00, dans les mêmes formes que pour le premier tour.
Afin d’être mises en ligne sur le site de vote électronique, les professions de foi devront respecter le format
PDF d’un poids maximal de 2 Mo. Elles pourront être accompagnées du logo de la liste en format image JPEG, PNG ou GIF.
ARTICLE 11 – PROPAGANDE ELECTORALE
La propagande électorale s’exercera selon les moyens prévus aux articles 11.1 et 11.2. Avant le premier tour, la propagande électorale pourra être exercée par les organisations syndicales qui sont habilitées à présenter des candidats. Après le premier tour, elle s'ouvrira aux autres organisations syndicales et aux candidats libres. La propagande électorale prendra fin sous toutes ses formes le :
lundi 6 novembre 2023 à 17h00 pour le premier tour ;
lundi 20 novembre 2023 à 17h00 pour le second tour.
Article 11-1 – Distribution de tracts et affichage
La propagande électorale s’exercera par distribution de tracts et affichage sur les panneaux prévus à cet effet, ainsi que sur l’intranet de la CARSAT Centre Ouest – Espace Elections (les informations électorales à publier sur l’intranet devant faire l’objet d’une demande de diffusion à l’attention de la Direction par mail avec AR adressé au Sous-Directeur Ressources Humaines avec en copie l’adresse elections.professionnelles@carsat-centreouest.fr. Les agents de la CARSAT Centre Ouest mandatés par les organisations syndicales habilitées à présenter des candidats pour le 1er tour des élections professionnelles pourront, sur réservation préalable et sous réserve de leur disponibilité, disposer de véhicules de service pour les déplacements réalisés pendant la période de propagande électorale préalable au 1er tour des élections (à savoir jusqu'au 6 novembre 2023 à 17h00). Cette mise à disposition a lieu dans la limite d'un véhicule par organisation syndicale.
Article 11-2 – Réunions
Chaque organisation syndicale habilitée à présenter des candidats au 1er tour des élections professionnelles pourra, jusqu’à l’échéance de la période de propagande électorale prévue pour le 1er tour, organiser une réunion d’information à l’attention du personnel au moyen de l’outil de communication collaboratif Microsoft Teams. Pour ce faire, une information écrite devra être adressée à l’attention du Directeur Général de la CARSAT Centre Ouest, par mail (secretariat-direction@carsat-centreouest.fr) au moins deux jours ouvrés avant la date prévue. Cette réunion devra avoir lieu en dehors du temps de travail des salariés, pendant la plage mobile de la mi-journée (soit entre 11h30 à 14h00), tel que prévue par les dispositions conventionnelles en vigueur dans l’organisme, et ne saurait excéder une durée d’une heure.
ARTICLE 12 – CRÉDIT D’HEURES
Chaque organisation syndicale habilitée à présenter des candidats pour le 1er tour des élections professionnelles disposera d’un volume global de 60 heures pour les besoins de la campagne électorale, à la main du délégué syndical ou du représentant de l’organisation syndicale concernée. Ce volume d’heures est à utiliser avant le début du 1er tour des élections. L’absence prise sur ce fondement est accordée sur convocation émanant du délégué syndical ou du représentant de l’organisation syndicale concernée, moyennant un délai de prévenance d’un jour ouvré et transmission de ladite convocation faisant état du/des jour(s) concerné(s) ainsi que des heures d’absences, par mail, à l’attention de la Sous-Direction des Ressources Humaines (elections.professionnelles@carsat-centreouest.fr). Le temps de trajet entre le siège social de la CARSAT Centre Ouest et les sites extérieurs ne s’impute pas sur le crédit d’heures prévu au présent article et est considéré comme du temps de travail effectif pour les agents de la CARSAT Centre Ouest concernés.
ARTICLE 13 – MODALITES D’ORGANISATION ET DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES
Article 13-1 – Mode de vote
Les parties signataires conviennent de procéder à un vote électronique pour les présentes élections professionnelles, conformément à l’accord d’entreprise conclu le 6 juin 2023. Le prestataire, choisi pour la mise en place des présentes élections professionnelles, est la société SLIB selon un cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail. La description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexée au présent protocole d’accord préélectoral. L’employeur informera les Organisations Syndicales signataires de ce protocole et les salariés des formalités relatives à la conformité du Règlement général à la protection des données (RGPD).
Article 13-2 – Accessibilité du système de vote et suivi des opérations
Accès au site de vote
Pendant toute la durée des opérations électorales, le système de vote sera accessible par internet à tout utilisateur muni d’un identifiant personnel et d’un mot de passe fourni par le prestataire. En complément de son identifiant et mot de passe, pour s’authentifier sur le site de vote, l’électeur répondra à une question non triviale en fournissant son numéro matricule affecté par l’employeur. Chaque salarié recevra une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. La connexion sur la plateforme de vote électronique se fera à l’aide des mêmes identifiants lors des deux tours de l’élection.
Envoi des identifiants et des mots de passe
Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils ne pourront être cédés à qui que ce soit et pour quelque raison que ce soit. Conformément aux délibérations de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, les identifiants et mots de passe permettant l’authentification sur la plateforme de vote seront remis aux électeurs de manière sécurisée, via deux canaux de communication distincts, afin de réduire les risques d’interception par un tiers. Par ailleurs, ce processus d’authentification sera complété par une question non triviale à laquelle l’électeur devra répondre. Les identifiants et les mots de passe seront édités sous la responsabilité du prestataire selon un processus sécurisé et remis de la façon suivante : Envoi de l’identifiant par un courrier postal au domicile de l’électeur à la dernière adresse communiquée par ce dernier à la Sous-Direction des Ressources Humaines, Récupération du mot de passe, selon une procédure sécurisée, par sms ou mail, au choix de l’électeur.
Assistance électeur
En cas de perte de ses moyens d’authentification, une procédure permettra à l’électeur d’effectuer son vote selon la procédure de secours suivante : Renvoi des identifiants et des mots de passe par le support hotline de SLIB selon une procédure sécurisée. Ce service support sera disponible 24h sur 24 et 7 jours sur 7. La procédure de secours de renvoi des identifiants et des mots de passe, assurera la confidentialité de l’envoi. Les données d’identification de l’électeur seront : prénom, nom, date et lieu de naissance et la question défi-réponse. L’utilisateur aura également la possibilité de récupérer son mot de passe depuis la page d’accueil du site de vote selon un processus sécurisé.
Accès au taux de participation
Pendant le déroulement des opérations électorales, la consultation du taux de participation s’effectuera conformément l’article 5 du protocole d’accord relatif à la mise en place du vote électronique au sein de la CARSAT Centre Ouest. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.
Article 13-3 – Cellule d’assistance technique et scellement du système de vote
Le prestataire mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :
Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.
Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement après lequel le système sera scellé.
Contrôlera, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Article 13-4 – Bureau de vote et formation
Un bureau de vote unique sera constitué pour l’ensemble des collèges. Le bureau de vote veillera à la régularité des opérations électorales, procèdera au dépouillement du scrutin, proclamera les résultats et dressera le procès-verbal des élections. Il sera composé de trois personnes, deux assesseurs et un président désignés de la façon suivante : les deux salariés électeurs et volontaires les plus âgés et le salarié électeur volontaire le plus jeune, le président étant le salarié le plus âgé qui ne devra pas figurer parmi l’une des listes de candidats. L’employeur informera les électeurs, par tout moyen, de la liste des membres du bureau de vote avant l’ouverture du scrutin. Les membres du bureau de vote, les membres titulaires et suppléants du CSE de la CARSAT Centre Ouest en exercice, les représentants des organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole et deux agents de la Sous-Direction des Ressources Humaines bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Les listes d’émargement ne seront accessibles qu’aux membres du bureau de vote, à des fins de contrôle du déroulement des scrutins pendant les opérations de vote. Conformément aux dispositions relatives au vote électronique, au minimum trois clés de déchiffrement seront émises pour chaque tour de scrutin et remises au bureau de vote.
Article 13-5 – Déroulement du scrutin
Le scrutin sera de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Si le nombre des votants était inférieur à la moitié des électeurs inscrits, il serait procédé, dans un délai de quinze jours, à un second tour de scrutin pour lequel les électeurs pourront voter pour des listes autres que celles présentées par une organisation syndicale. Par ailleurs, l’organisation d’un second tour est également obligatoire si aucune candidature syndicale ne s’est manifestée et en cas de vacance partielle des sièges. Lorsque le nom d'un candidat a été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10 % des suffrages exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l'ordre de présentation. Les ratures seront prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne des voix de la liste.
Article 13-6 – Dépouillement, établissement des procès-verbaux et conservation des données
Le dépouillement aura lieu en public immédiatement après le scrutin et ne sera possible que par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes. Les bulletins blancs ou nuls seront exclus des bulletins valables afin de décompter le nombre de suffrages valablement exprimés. Les résultats tiendront compte des bulletins de chaque liste, puis des voix recueillies pour chaque candidature. Le bureau de vote établira et signera le procès-verbal, avant la proclamation des résultats en public. Il le remettra, dès la fin du dépouillement, à l’employeur. En application de l’article R. 2314-22 du Code du travail, un exemplaire du procès-verbal des élections au CSE sera transmis par l'employeur au prestataire agissant pour le compte du ministre chargé du Travail dans les quinze jours suivant la tenue de ces élections au moyen d'un formulaire homologué. Une copie du procès-verbal des élections sera également communiquée aux organisations syndicales qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés, ainsi qu’à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral. Les résultats des élections seront portés à la connaissance du personnel sur l’intranet de la CARSAT Centre Ouest
– Espace Elections et par affichage dans les locaux de travail et de l’UCANSS via l’application nationale correspondante.
Le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 14 – DUREE DU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Le présent protocole cessera de produire effet à la fin des mandats des membres du CSE élus à l’issue des élections professionnelles 2023.
ARTICLE 15 – PUBLICITE DU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Le présent protocole sera établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation. Il sera consultable par l’ensemble des salariés sur l’intranet de l’organisme.
Annexe 1 : Récapitulatif des opérations électorales Annexe 2 : Cahier des charges relatif à l’organisation matérielle et technique par vote électronique de l’élection des membres du Comité Social et Economique.
Annexe 3 : Protocole d’accord relatif à la mise en place du vote électronique au sein de la CARSAT Centre Ouest pour l’organisation des élections professionnelles des membres du Comité Social et Économique.
Fait à LIMOGES, le
11 octobre 2023, en 8 exemplaires originaux.
Le Directeur Général de la CARSAT Centre Ouest,
Les Organisations Syndicales
CGT,
FO,
FO,
CFE-CGC,
SNU TEFI FSU,
SNU TEFI FSU,
CFDT,
CFDT,
CFTC,
CFTC,
ANNEXE 1 - RÉCAPITULATIF DES OPÉRATIONS ÉLECTORALES
Scrutin 1er Tour
17/10/2023
Affichage des listes électorales
17/10/2023
Transmission des listes électorales à SLIB
23/10/2023 à 12h00
Date limite de réception des candidatures, des professions de foi et des logos
Au plus tard le 23/10/2023
Transmission des candidatures, des professions de foi et des logos à SLIB
24/10/2023
Affichage des listes de candidats
07/11/2023 à 10h00
Ouverture du vote
14/11/2023 à 14h00
Fin du vote
14/11/2023 à 14h10
Dépouillement
14/11/2023 à 14h15
Proclamation des résultats
Scrutin 2nd Tour
15/11/2023 à 14h00
Date limite de réception des candidatures, des professions de foi et des logos
15/11/2023
Affichage des listes de candidats
Au plus tard le 15/11/2023
Transmission des candidatures, des professions de foi et des logos à SLIB
21/11/2023 à 10h00
Ouverture du vote
22/11/2023 à 14h00
Fin du vote
22/11/2023 à 14h10
Dépouillement
22/11/2023 à 14h15
Proclamation des résultats
ANNEXE 2 – CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
INTRODUCTION
Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, la CARSAT Centre Ouest a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
La CARSAT Centre Ouest a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R. 2314-5 et suivants du code du Travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.
Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole préélectoral.
1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES
1.1 Principes de l’élection
La CARSAT Centre Ouest souhaite utiliser un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
1.2 Modalités de l'élection
Modalités du vote
Vote Electronique :
Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.
Conformément aux recommandations de la CNIL prises sur la base de la délibération n°2019-0553 du 25 avril 2019, l’envoi de ce matériel de vote (un identifiant et un mot de passe) sera fait par 2 envois distincts. En sus, le salarié devra répondre à une question non triviale excluant la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.
Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.
Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.
Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.
Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.
Opérations de dépouillement
A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site. La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :
Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote
Intégration automatisée des résultats du vote internet
Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.
Signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de votes et proclamation des résultats.
Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.
La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par la non-corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote. Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats. Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus. Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :
Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;
Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.
Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :
Quotient électoral ;
Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.
Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous :
Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.
Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.
S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».
A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.
Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.
Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.
En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.
Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.
Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.
Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.
Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :
L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.
L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
2 INTERVENANTS
2.1 – Organisation des élections
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Sous-Direction RH, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.
2.2 Le Prestataire
Références
Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.
Le Prestataire doit s’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les «
Principes Electoraux »).
De façon générale le Prestataire doit d’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.
Coordination, suivi de l’opération et garanties
Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales. Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.
Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.
Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.
Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement. En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux
Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.
Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le «
Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.
Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :
Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité,
destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;
Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ;
Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la «
Recette Interne »).
Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :
Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ;
Le rapport de l’Audit ;
Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.
Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.
3 DEFINITION DU BESOIN
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :
La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé
La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection
La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération
3.1 Fonctionnalités générales attendues
Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :
La coordination de l'opération en relation avec la Sous-Direction RH
Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection
La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs
Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement - le traitement et l’intégration des listes de candidats
La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin
Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique
La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion
La conservation des fichiers pendant les délais de recours
La destruction des archives
3.2 Contraintes
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique. Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement. Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.
3.3 La plate-forme de vote électronique
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.
La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.
Il comprend obligatoirement :
Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification
Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires
Une séparation stricte des données sera assurée :
a) pour le fichier des électeurs b) pour la réception des votes (urne électronique)
Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)
Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal. Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.
La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :
La fiabilité de l’ensemble
Une protection des accès physiques
Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données
La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin
Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés. Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne. Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Sous-Direction RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.
Disponibilité de la plateforme
La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau. L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote. Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption. Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Sous-Direction RH. Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.
Accessibilité de la plateforme
L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé. En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle. Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente. Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales. Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué. L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.
Accès au système de vote
L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel. L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).
Recette
La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.
Maintenance
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.
Fonctionnalités du système de vote électronique
Horodatage
L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur. L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.
Chiffrement
La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement d’applet sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.
Vérifiabilité
L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.
Procédure de vote
Le système de vote devra permettre :
Le vote blanc
Le raturage dans une liste
À l’électeur de revenir sur son choix avant validation
La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique
La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)
Le système de vote devra interdire :
De sélectionner plus d’une liste
De voter plusieurs fois
Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote
3.4 Mise en place d’un processus électoral
Moyens d’identification et d'authentification
A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe. Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral. Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la cellule technique.
Écrans de vote
Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra proposer une ergonomie adaptée au profil « électeur » des utilisateurs de ce type de service Web en mode
Responsive Web Design.
L’application de vote doit supporter tout type de navigateur en mode HTTPS (version TLS), Internet Explorer, Edge, Firefox, Safari, Chrome, etc… être compatible avec le niveau le plus bas de Javascript V1.1, et répondre aux standards du W3C et du WAI pour la compatibilité des interfaces pour les personnes handicapées, malvoyantes et non-voyantes (norme Web Accessibility Initiative).
La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.
Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.
Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.
Paramétrage de l’élection
La Sous-Direction RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.
La Sous-Direction RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format PDF d’un poids maximal de 2 Mo. Le logo de la liste pourra être en format image JPEG, PNG ou GIF
Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.
Interface de contrôle
Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.
L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.
L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.
Tests et recette
Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :
Le bon fonctionnement du processus de connexion
La présence de la liste d’émargement
La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés
La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos
Le fonctionnement du processus de vote
Le fonctionnement du processus de dépouillement
Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.
Après la recette validée, le Prestataire :
Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles
Scellera les listes de candidats
Remettra à zéro le compteur des votes
Videra et scellera l’urne électronique
Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.
Période de vote
L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24 7/7.
Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.
La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement
L’émargement dans le fichier des électeurs
L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique
L’impossibilité de revoter
La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote
Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.
4 ASSISTANCE
4.1 Aux électeurs
Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la cellule technique pour :
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)
Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification stricte de l’électeur par la Sous-Direction RH sans que la Sous-Direction RH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.
4.2 A la Sous-Direction RH
Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :
Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration
L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs
L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
4.3 Documentation
Le Prestataire fournira :
Une documentation sur le système de vote
Une documentation sur le système de dépouillement
Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes
Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents.
Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.
