SUR LA MISE EN PLACE D’UNE UNITE ECONOMIQUE ET SOCIALE
ET SUR L’ORGANISATION DES ELECTIONS EN DECOULANT
ENTRE LES SOUSSIGNEES :
La société
Centre d’Etudes Européen du Sud Ouest (CEE SO), société à responsabilité limitée à associé unique, dont le siège social est situé 26 rue Raze – 33000 BORDEAUX immatriculée sous le numéro RCS 337 642 821, dûment représentée par son représentant légal, dûment habilitée
Et
La société
INSEEC EXECUTIVE EDUCATION, société par actions simplifiée à associé unique dont le siège social est situé 26 rue Raze – 33000 BORDEAUX, immatriculée sous le numéro RCS 517 798 732, dûment représentée par son représentant légal, dûment habilitée
dénommées ci-dessous « les entreprises ou l’UES »,
D’une part ;
ET :
Le syndicat FEP-CFDT, représenté par <> dûment habilité à cet effet ;
D’autre part ;
Préambule
Les représentants du personnel de CEE SO ont sollicité à plusieurs reprises, lors de réunions en 2018 et 2019, la reconnaissance d’une Unité Economique et Sociale (UES) entre les entités CEE SO et INSEEC EXECUTIVE EDUCATION.
Le personnel INSEEC EXECUTIVE EDUCATION, ne bénéficiant pas de représentants du personnel du fait de l’effectif de l’entreprise, s’est déclaré favorable à cette mise en place.
Dans ce cadre, les Directions de ces 2 entreprises ont décidé de donner une suite favorable à cette demande et ont alors invité les organisations syndicales représentatives pour négocier la mise en place de cette UES et pour organiser les élections dans ce cadre, par courrier du 2 mars 2020.
Après négociations, les parties ont alors convenu des présentes dispositions ci-après-définies.
Article 1 – Reconnaissance et mise en place de l’Unité Economique et Sociale (UES)
1.1. Les parties sont d’accord sur le constat selon lequel les sociétés CEE SO et INSEEC EXECUTIVE EDUCATION forme dans les conditions actuelles :
d’une part, une unité économique, compte tenu de l’appartenance à un même groupe, des dirigeants communs et de l’identité des activités exercées ;
d’autre part, une unité sociale, compte tenu de l’identité des conditions de travail et de la convention collective applicable, de la permutabilité du personnel et de la proximité des locaux de travail.
Dans ces conditions, les parties conviennent de l’existence d’une Unité Economique et Sociale entre ces 2 sociétés permettant de créer une même communauté de travail, ce qui a pour conséquence immédiate l’organisation des élections du Comité social et Economique (CSE) au sein de cette même communauté de travail.
1.2. Cette UES est mise en place pour une durée indéterminée.
L’éventuelle intégration de toute nouvelle société dans le périmètre de l’UES fera l’objet d’une négociation entre les parties signataires du présent accord, et nécessitera en tout état de cause la conclusion d’un avenant, sous réserve que les critères économiques et sociaux soient réunis.
Dans l’hypothèse où les parties constateraient une modification du périmètre et/ou que les conditions de reconnaissance de l’UES ne soient plus réunies, une révision ou une dénonciation du présent accord pourra alors être envisagée conformément aux dispositions légales.
Dans le cas d’une dénonciation, toute partie devra adresser un courrier recommandé avec accusé de réception à tous les autres signataires du présent accord et devra respecter un délai de préavis de trois mois.
Article 2 – Organisation des élections au sein de l’UES
2.1 – Durée des mandats
La durée des mandats des membres du CSE de l’UES est fixée à 4 ans.
Du fait de la mise en place de cette UES et à l’issue des élections du CSE organisées dans ce cadre, les mandats actuels des Représentants du Personnel de la société CEE SO prendront automatiquement fin à la date de proclamation des résultats des élections de l’UES.
2.2 - Effectif de l'entreprise et nombre de sièges
L’effectif décompté au sein de l’UES en application des dispositions des articles L1111-2 et suivants du code du travail étant de
96,46 salariés en équivalent temps plein, le nombre de représentants à élire est, conformément à l’article R2314-1 du code du travail de :
5 titulaires ; 5 suppléants.
2.3 – Collèges électoraux, répartition du personnel et répartition des sièges
Compte-tenu des effectifs de l’entreprise, et pour assurer une meilleure représentation de l’ensemble du personnel, les parties au présent accord conviennent à l’unanimité de mettre en place un collège unique Employé/Technicien/Agent de Maîtrise/Cadre.
Conformément aux nouvelles dispositions en vigueur, la répartition des électeurs au sein du collège unique est présentée ci-après en précisant la part des hommes et des femmes.
Nb total d’électeurs
Nb électeurs masculins pourcentage Hommes
Nb électeurs féminins
pourcentage Femmes
Répartition des électeurs
220
113
51,4%
107
48,6%
En conséquence, l’ensemble du personnel votera au sein du collège unique pour élire l’ensemble des représentants.
2.4- Recours au vote électronique
Il est convenu que, pour la mise en place du CSE commun aux 2 entreprises, et conformément aux Décisions Unilatérales signées le 29 octobre 2018 et le 5 mars 2020, le vote s’effectuera exclusivement sous la forme électronique.
Le prestataire désigné pour mettre en place le vote électronique est le suivant : Election Europe.
La description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales figure en annexe.
Dans la mesure où l’accord signé sur le vote électronique est à durée indéterminée, il couvrira l’hypothèse des élections partielles.
2.5 – Date, heure et lieu de vote
Du fait du recours au vote électronique, et en vue d’augmenter la participation aux élections, il est convenu de prévoir pour chaque tour de scrutin des périodes de vote de 3 jours.
La date des élections pour le collège unique est fixée :
pour le 1er tour, du
mercredi 14 octobre 2020 à 9 heures au vendredi 16 octobre 2020 à 14 heures
pour le 2ème tour éventuel, du
mercredi 4 novembre 2020 à 9 heures au vendredi 6 novembre 2020 à 12 heures
La participation au scrutin n'engendrera aucune perte de salaire.
Les salariés pourront au choix voter depuis leur lieu de travail ou à l'extérieur.
2.6 - Listes électorales
Electorat
Conformément aux dispositions en vigueur, sont électeurs, à l’exception des cadres dirigeants assimilés par leur fonction à l’employeur, les salariés des deux sexes, âgés de 16 ans révolus, travaillant depuis au moins 3 mois dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques à la date du premier tour du scrutin, soit le vendredi 16 octobre 2020.
La condition d’ancienneté de 3 mois dans l’entreprise sera décomptée de façon continue ou discontinue depuis le 16 octobre 2019.
Etablissement des listes électorales
Les listes électorales seront établies par la Direction pour le collège unique et seront affichées sur les panneaux réservés aux communications de la Direction, le
jeudi 24 septembre 2020.
Elles seront éventuellement mises à jour si besoin jusqu’à 4 jours avant la date du premier tour du scrutin.
Les contestations qui pourraient naître à la suite de l’affichage de ces listes devront être adressées à la Direction et en cas de contentieux au Tribunal d’Instance au plus tard dans les 3 jours suivant cet affichage.
2.7 - Listes des candidats
Eligibilité
Conformément aux dispositions en vigueur, sont éligibles, à l’exception des conjoint, partenaire lié par un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l’employeur ainsi que les cadres dirigeants assimilés par leurs fonctions à l’employeur, les électeurs âgés de 18 ans révolus et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins à la date de premier tour du scrutin, soit le
vendredi 16 octobre 2020.
Etablissement des listes de candidats
Il est rappelé que pour le premier tour de scrutin, seules les organisations syndicales suivantes sont habilitées à présenter des candidatures :
les organisations syndicales reconnues représentatives dans l’entreprise,
celles ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise,
les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national et interprofessionnel,
les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, qui sont légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.
Un second tour peut s’avérer nécessaire compte-tenu de la réglementation applicable, notamment dans l’hypothèse où le quorum n’est pas atteint au premier tour (c’est-à-dire si le nombre de votes exprimés n’a pas atteint la moitié des électeurs inscrits) ou lorsque tous les sièges ne sont pas pourvus. Pour ce deuxième tour, des candidatures non syndicales pourront être déposées sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité. Les candidatures présentées au premier tour seront considérées comme maintenues sauf si les organisations syndicales déposent de nouvelles listes dans les délais prévus.
Les listes des candidats seront établies pour le collège unique, en distinguant les listes pour les titulaires et les listes pour les suppléants. Le nombre maximum de candidats d’une liste ne peut excéder le nombre de sièges à pourvoir. Une liste de candidats peut en revanche être incomplète, c’est-à-dire comprendre moins de candidats que de sièges à pourvoir.
Les listes devront être déposées contre récépissé auprès de
<> dont le bureau est situé 26 rue Raze – 33 000 Bordeaux (les candidatures peuvent être remises en main propre contre décharge ou par courrier recommandé qui devra avoir été reçu avant la date limite prévue ci-dessous ou par mail à <>@inseec.com qui enverra un récépissé par retour de courriel).
Afin de permettre aux électeurs de prendre connaissance des listes de candidats en temps utile, les dates limites de dépôt ou de réception des candidatures sont fixées :
pour le 1er tour au
jeudi 1er octobre 2020 à midi
pour le 2ème tour au
vendredi 23 octobre 2020 à midi
La Direction se chargera d’afficher les listes qui auront été valablement déposées sur les panneaux réservés aux communications de la Direction :
pour le 1er tour au
jeudi 1er octobre 2020 dans l’après-midi
pour le 2ème tour au
vendredi 23 octobre dans l’après-midi
Représentation équilibrée des hommes et des femmes
Conformément aux nouvelles dispositions en vigueur, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.
Lorsque l’application de ce texte n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi mathématique suivant : 1- Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 2- Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
Ces dispositions s’appliquent pour les titulaires comme pour les suppléants.
Dans notre situation, les listes devront être constituées de 3 hommes et 2 femmes.
2.8 - Propagande électorale
Les organisations syndicales assureront leur propagande électorale selon les dispositions légales relatives notamment à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.
Les professions de foi et les listes de candidatures devront être déposées contre récépissé à la Direction dans les mêmes conditions que les listes de candidats avant (cf article 7.2) :
pour le 1er tour, le
jeudi 1er octobre 2020 à midi
pour le 2ème tour, le
vendredi 23 octobre 2020 à midi
Chaque syndicat pourra communiquer une profession de foi à la Direction, sous la forme d’un document A4 recto/verso. Les éventuelles listes de candidats du premier tour maintenues pour un deuxième tour pourront communiquer un nouveau document si elles le souhaitent, à défaut la première profession de foi sera reprise.
Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote électronique pendant la durée du scrutin. Les professions de foi seront déposées en format pdf maximum de 300 Ko sans lien hypertexte intégré.
2.9- Déroulement du scrutin
Les membres du Comité social et économique sont élus au scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.
Le vote se déroulera dans le respect des dispositions prévues à l'annexe au présent accord.
Conformément à la réglementation applicable, un test du système de vote électronique, du système de dépouillement et le scellement définitif du système aura lieu dans les délais indiqués dans le calendrier ci-dessous.
En outre, une cellule technique sera mise en place, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.
Dans le cadre du vote électronique, l'identifiant, le mot de passe et la note explicative seront envoyés par mail professionnel. En tout état de cause, ces éléments seront adressés par courrier postal dans les délais indiqués dans le calendrier ci-dessous. Ces différents envois seront effectués par le prestataire de vote électronique.
Afin de garantir la sincérité du vote et l’identité des électeurs, pour pouvoir se connecter au site de vote, les électeurs devront fournir leur identifiant et leur mot de passe.
Les électeurs ont la faculté de raturer des noms d'une liste. En revanche, le panachage est interdit.
2.10 - Bureau de vote- Délégués de listes- Candidats- Représentant de l’employeur
Pour diriger et contrôler les opérations électorales, il est constitué, pour le collège unique, un bureau de vote.
Après invitation adressée à l’ensemble des salariés en vue de se porter volontaire, chaque bureau de vote sera composé de trois personnes, un président et deux assesseurs. A défaut de salariés volontaires, ils seront choisis de la manière suivante : les deux salariés électeurs les plus âgés et le salarié électeur le plus jeune et tous, acceptant cette fonction. Le salarié le plus âgé assurera la présidence.
Ce bureau de vote devra avoir été constitué le
mercredi 30 septembre 2020, pour les deux tours des élections. Le bureau de vote bénéficiera d’une formation sur le système de vote électronique, qui aura lieu le mercredi 07 octobre 2020.
Le bureau présidera aux opérations électorales dans le collège unique à la fois pour l’élection des titulaires et celle des suppléants pour lesquelles deux urnes électroniques distinctes seront utilisées.
Un représentant de chaque liste de candidats, électeur, dénommé délégué de liste, peut assister aux opérations électorales. Le temps passé par ces observateurs au déroulement des élections est rémunéré comme temps de travail.
Les candidats peuvent assister aux opérations électorales dans les mêmes conditions que les délégués de liste.
La Direction de l'entreprise peut désigner un représentant de son choix qui sera chargé d'assister aux opérations électorales.
Seuls les membres du bureau de vote et le représentant de la Direction auront accès à la liste d’émargement, c’est-à-dire aux noms des salariés qui ont déjà voté.
Les membres du bureau de vote, le représentant de la Direction et les délégués de liste auront accès au taux de participation.
Le bureau de vote procèdera au dépouillement et proclamera les résultats du vote.
Le dépouillement du vote a lieu publiquement, immédiatement après l'heure fixée pour la fin du scrutin, soit
le vendredi 16 octobre 2020 14 heures. Ses résultats sont consignés dans un procès-verbal signé par les membres du bureau pour chacun des scrutins relatifs aux membres titulaires et aux membres suppléants.
Les résultats sont ensuite proclamés par le président à haute voix, lequel doit par ailleurs constater publiquement et mentionner au procès-verbal les heures d’ouverture et de clôture du scrutin.
La Direction se chargera ensuite des diverses formalités de dépôt et d’information sur les résultats de l’élection.
Il est précisé que le premier tour devra impérativement faire l'objet d'un dépouillement pour servir de base au calcul de la représentativité, même si le quorum n'est pas atteint.
Les mêmes formalités devront être respectées en cas de tenue du deuxième tour.
2.11 - Calendrier récapitulatif des opérations électorales
Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :
Diffusion des appels à candidature par le service RH :
le jeudi 24 septembre 2020
Affichage des listes électorales et de la date, du lieu et de l’heure du scrutin par le service RH : le jeudi 24 septembre 2020
Date limite des dépôts des listes de candidature pour le premier tour :
le jeudi 1er octobre 2020 à midi
Date limite des dépôts des professions de foi :
le jeudi 1er octobre 2020 à midi
Désignation des membres du bureau de vote :
au plus tard le mercredi 30 septembre 2020
Date limite d'envoi des courriers sur le vote électronique aux salariés :
le mercredi 07 octobre 2020
Formation des membres du bureau de vote :
le mercredi 07 octobre 2020
Test du système de vote/ test du système de dépouillement/ scellement :
le mercredi 07 octobre 2020
Période du premier tour de scrutin pour l’élection : du mercredi 14 octobre 2020 à 9 heures au vendredi 16 octobre 2020 à 14 heures
Dépouillement du scrutin par le bureau de vote : le vendredi 16 octobre 2020 à 14 heures
Proclamation des résultats du premier tour et, si nécessaire, appel à candidatures pour le second tour : le
vendredi 16 octobre 2020 à 14 heures après le dépouillement
Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :
Date limite des dépôts des listes de candidature pour le second tour :
le vendredi 23 octobre 2020 à midi
Date limite des dépôts des professions de foi :
le vendredi 23 octobre 2020 à midi
Période du second tour de scrutin pour l’élection : du mercredi 4 novembre 2020 à 9 heures au vendredi 6 novembre 2020 à 12 heures
Dépouillement du scrutin par le bureau de vote : le vendredi 6 novembre 2020 à 12 heures
Proclamation des résultats définitifs des élections professionnelles : vendredi 6 novembre 2020 à 12 heures après le dépouillement
2.12 – Présence des suppléants aux réunions plénières du CSE
Il est expressément convenu entre les parties que les représentants élus en qualité de suppléant pourront assister aux réunions plénières du CSE avec les représentants titulaires, sans voix consultative ou de droit de vote à moins qu’ils remplacent un membre titulaire.
2.13 - Mutualisation et annualisation des heures de délégation
Conformément aux dispositions légales, les membres titulaires du CSE peuvent chaque mois se répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit des heures dont ils bénéficient, à condition que cela n’amène pas l’un deux à disposer dans le mois de plus d’1,5 fois le crédit d’heures dont bénéficierait un membre titulaire.
Les membres titulaires du CSE peuvent également cumuler leur crédit d’heures sur l’année. Les heures de délégation peuvent donc être utilisées cumulativement d’un mois sur l’autre, dans la limite de 12 mois, sans pouvoir disposer dans le mois de plus d’1,5 fois son crédit d’heures.
En cas de mutualisation ou d’annualisation, le titulaire doit informer par écrit l’employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue pour l’utilisation des heures ainsi cumulées.
Article 3 –Dépôt et publicité
Le présent accord est déposé en :
deux exemplaires sur la plateforme « TéléAccords » du ministère du travail : une version de l’accord signé des parties et une version anonymisée publiable sur la base de données nationale prévue par l’article L.2231-5-1 du Code du travail ;
un exemplaire original du présent accord auprès du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.
Un exemplaire du protocole sera remis à chaque signataire. Une copie pdf est envoyée par courriel à chaque organisation syndicale négociatrice du présent protocole.
Il fera l’objet d’une communication au personnel par voie d’affichage.
Fait à Bordeaux, le ________________
En 5 exemplaires originaux
Pour INSEEC EXECUTIVE EDUCATION.Pour CEE SO <><>
Pour les organisations syndicales Le syndicat FEP-CFDT – <>
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE
INTRODUCTION
Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, les sociétés CEE SO et INSEEC EXECUTIVE EDUCATION formant une UES ont étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.
Les sociétés CEE SO et INSEEC EXECUTIVE EDUCATION formant une UES ont pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet et de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.
Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.
Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole préélectoral.
1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES
1.1 Principes de l’élection
Les sociétés CEE SO et INSEEC EXECUTIVE EDUCATION formant une UES souhaitent utiliser un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections du Comité Social et Economique.
Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne
L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.
1.2 Modalités de l'élection
Modalités du vote
Vote Electronique :
Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.
Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.
Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.
Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.
Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.
Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.
Opérations de dépouillement
A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site. La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :
Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote
Intégration automatisée des résultats du vote internet
Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.
Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote
Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.
La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par le non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote. Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats. Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus. Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.
Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :
Résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;
Contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.
Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :
Quotient électoral ;
Pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.
Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous :
Dans un premier temps, il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.
Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.
S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».
A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.
Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.
Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.
En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.
Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.
Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.
Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.
Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :
L’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.
L’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.
2 INTERVENANTS
2.1 – Organisation des élections
La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction RH, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.
2.2 Le Prestataire
Références
Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.
Le Prestataire doit d’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les «
Principes Electoraux »).
De façon générale le Prestataire doit d’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection. Coordination, suivi de l’opération et garanties
Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales. Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.
Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.
Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.
Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement. En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux
Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.
Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le «
Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.
Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :
Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;
Le Logiciel ne contient aucune fonction espionne ;
Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la «
Recette Interne »).
Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :
Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ;
Le rapport de l’Audit ;
Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.
Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.
3 DEFINITION DU BESOIN
Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :
La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé
La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection
La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération
3.1 Fonctionnalités générales attendues
Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :
La coordination de l'opération en relation avec la Direction RH
Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection
La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs
Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement - le traitement et l’intégration des listes de candidats
La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin
Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique
La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion
La conservation des fichiers pendant les délais de recours
La destruction des archives
3.2 Contraintes
Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique. Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement. Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.
3.3 La plate-forme de vote électronique
La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.
La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.
Il comprend obligatoirement :
Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification
Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires
Une séparation stricte des données sera assurée :
a) pour le fichier des électeurs b) pour la réception des votes (urne électronique)
Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …)
Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal. Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.
La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :
La fiabilité de l’ensemble
Une protection des accès physiques
Un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données
La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin
Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés. Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.
Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la Direction RH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.
Disponibilité de la plateforme
La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau. L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote. Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption. Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la Direction RH. Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.
Accessibilité de la plateforme
L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé. En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle. Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.
Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente. Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales. Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des pré requis techniques sera clairement indiqué. L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.
Accès au système de vote
L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel. L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).
Recette
La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.
Maintenance
Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et Applicative.
Fonctionnalités du système de vote électronique
Horodatage
L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur. L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris. Chiffrement La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement d’applet sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.
Vérifiabilité
L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.
Procédure de vote Le système de vote devra permettre :
Le vote blanc
Le raturage dans une liste
À l’électeur de revenir sur son choix avant validation
La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique
La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)
Le système de vote devra interdire :
De sélectionner plus d’une liste
De voter plusieurs fois
Tout lien entre le nom de l’électeur et son vote
3.4 Mise en place d’un processus électoral
Moyens d’identification et d'authentification
A partir du fichier des électeurs, Le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe. Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral. Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la cellule technique.
Écrans de vote
Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra proposer une ergonomie adaptée au profil « électeur » des utilisateurs de ce type de service Web en mode
Responsive Web Design.
L’application de vote doit supporter tout type de navigateur en mode HTTPS (version TLS), Internet Explorer, Edge, Firefox, Safari, Chrome, etc… être compatible avec le niveau le plus bas de Javascript V1.1, et répondre aux standards du W3C et du WAI pour la compatibilité des interfaces pour les personnes handicapées, malvoyantes et non-voyantes (norme Web Accessibility Initiative).
La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.
Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.
Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.
Paramétrage de l’élection
La Direction RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.
La Direction RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 kilo-octets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 500 kilooctets.
Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.
Interface de contrôle
Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.
L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.
L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.
Tests et recette
Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :
Le bon fonctionnement du processus de connexion
La présence de la liste d’émargement
La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés
La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos
Le fonctionnement du processus de vote
Le fonctionnement du processus de dépouillement
Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.
Après la recette validée, le Prestataire :
Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles
Scellera les listes de candidats
Remettra à zéro le compteur des votes
Videra et scellera l’urne électronique
Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.
Période de vote
L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole préélectoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24 7/7.
Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.
La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement
L’émargement dans le fichier des électeurs
L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique
L’impossibilité de revoter
La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote
Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.
4 ASSISTANCE
4.1 Aux électeurs
Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées une hotline sera mise en place par la cellule technique pour :
Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…)
Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique ou SMS par le système d’administration après authentification stricte de l’électeur par la Direction RH sans que la Direction RH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.
4.2 A la Direction RH
Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :
Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration
L’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système
Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs
L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.
4.3 Documentation
Le Prestataire fournira :
Une documentation sur le système de vote
Une documentation sur le système de dépouillement
Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes
Le Prestataire fournira un rapport complet sur le cas échéant des incidents.
Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.
