Gestion des déplacements professionnels des Chambres d’agriculture de Normandie
Entre les soussignés, le collège employeur des Chambres d’agriculture de Normandie, représenté par , président de la CRAN D'une part,
et les organisations syndicales représentatives des salariés des Chambres d’agriculture de Normandie représentées pour la CFE – CGC, M. pour la FGA - CFDT, M. d’autre part,
PRÉAMBULE Cet accord s’inscrit dans les dispositions prévues par l’accord sur les négociations sociales et l’harmonisation des conditions d’emploi. Dans le cadre du projet CAP Normandie, avec comme étape importante la régionalisation des fonctions supports au 1er janvier 2017 puis la création des pôles métiers régionaux au 1er janvier 2018 ainsi que les transferts des contrats de travail des salariés des Chambres d’agriculture de la Seine Maritime et de l’Eure au sein du service commun 27-76 de la Chambre régionale, l’harmonisation des pratiques de gestion des frais de déplacement constitue un enjeu d’équité au niveau du réseau Normand. Conscients que ces transferts des salariés vers la Chambre Régionale d’agriculture de Normandie génèrent potentiellement des écarts de traitements entre salariés partageant des métiers et/ou des espaces de travail communs ; employeurs et salariés ont négocié les dispositions du présent accord visant à clarifier et harmoniser les règles de gestion des déplacements professionnels des salariés des Chambres d’agriculture de Normandie. Au-delà de la nécessaire harmonisation des conditions d’emplois, cet accord vise à sécuriser les salariés sur la façon dont seront gérés les déplacements professionnels. Il a également pour vocation de fixer un cadre d’échanges entre partenaires sociaux sur les questions portant sur les modalités pratiques de gestion des frais de déplacement des salariés dans le cadre de leur activité professionnelle.
ARTICLE 1 - OBJET Le présent accord a pour objet de :
Définir les conditions de mise à disposition et d’utilisation des véhicules de service en libre-service et affectés.
Décrire la procédure de détermination et d’information aux instances représentatives du barème régional kilométrique.
Article 2 - DUREE, DENONCIATION, REVISION Durée Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.
Révision La ou les parties signataires qui demandent la révision de l’accord peuvent le faire à tout moment en prévenant les autres parties par pli recommandé précisant les points litigieux et indiquant les propositions. La demande de révision peut aussi bien émaner de syndicats non signataires, dès lors qu’ils ont recueilli à eux tous au moins 30 % des suffrages lors des dernières élections et à condition qu’ils adhèrent préalablement au présent accord.
Les partenaires sociaux se réuniront dans un délai d’un mois qui suit la date d'expédition de la lettre recommandée. La demande de révision n'entraîne pas la dénonciation de l’accord. Les points faisant l'objet de la demande de révision resteront applicables jusqu'à validation par les instances représentatives du personnel compétentes, après signature par le ou les syndicats représentatifs au moment de la révision, d'un accord de révision.
Dénonciation Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires sous réserve d'un préavis de 3 mois. La dénonciation peut aussi bien émaner de syndicats non signataires, dès lors qu’ils ont recueilli à eux tous au moins 50 % des suffrages lors des dernières élections. La dénonciation sera notifiée par son auteur au moyen d'une lettre recommandée avec accusé de réception, adressée aux parties signataires et en référence à l’article L2261-9 du code du travail. Les motifs de la dénonciation seront précisés dans la lettre. Les partenaires sociaux commenceront à étudier le texte de la nouvelle convention proposée par la partie qui dénonce, dans un délai de trois mois qui suit la date d'expédition de la lettre recommandée. A l’expiration de ce délai de préavis, et durant un délai de survie qui ne peut dépasser 12 mois, l’accord dénoncé continue à produire ses effets. Le terme de la survie de l'accord dénoncé est donc, selon les circonstances, l'issue négative des discussions postérieures à la mise en cause ou la conclusion d’un accord de substitution.
ARTICLE 3 - CHAMP D'APPLICATION Le présent accord s'applique à tous les personnels des Chambres d'agriculture de Normandie.
ARTICLE 4 – Conditions d’utilisation des véhicules en LIBRE service (VLS) Afin de maîtriser les coûts afférents aux missions des collaborateurs des Chambres d’agriculture de Normandie, il est décidé de mettre en place / maintenir les flottes de VLS. Le plan prévisionnel d’investissement de VLS concernés par cette politique de gestion est communiqué annuellement aux instances ad hoc représentatives du personnel. Des véhicules en libre-service sont mis à disposition des salariés des Chambres d’agriculture de Normandie. Pour tout déplacement, les salariés doivent privilégier les moyens de transport les plus économiques et en particulier les véhicules en libre-service. Les véhicules en libre-service doivent être réservés par les salariés selon les procédures signalées sur les intranets des Chambres d’agriculture. A défaut de véhicule en libre-service disponible, les salariés sont autorisés à utiliser leur véhicule personnel. Ils sont alors remboursés selon le barème kilométrique en vigueur. L’employeur couvre les risques liés à cet usage professionnel du véhicule personnel par la souscription d’un contrat d’assurance flotte spécifique. A son arrivée à la Chambre d'agriculture, chaque collaborateur se voit donner l’accès à un règlement qui précise les modalités d'usage de ces véhicules. Dans un souci de simplification de l'activité et en accord avec le responsable des réservations, les salariés pourront récupérer le VLS la veille de la mission et/ou rendre le véhicule le lendemain de leur déplacement professionnel. Cette tolérance ne doit pas mettre en difficulté l'activité des autres salariés. Enfin, il est formellement interdit de faire du covoiturage à titre onéreux avec les véhicules professionnels.
ARTICLE 5 – Véhicules de service affectés Afin de maîtriser les coûts afférents aux missions des collaborateurs des Chambres d’agriculture de Normandie, il est décidé que des véhicules de service seront affectés à l’usage unique de certains collaborateurs. Le plan prévisionnel d’investissement de VSA concernés par cette politique de gestion est communiqué annuellement aux instances ad hoc représentatives du personnel. Le présent article a pour objet de préciser les modalités d’affectation et de gestion de ces VSA.
5.1Critère de mise à disposition de véhicules de service affectés
Un salarié qui effectuerait plus de 10°000 km/an à titre professionnel se verra proposer un véhicule de service affecté. Il a la possibilité de refuser l'affectation. Sauf avis médical, ce refus entraîne automatiquement le remboursement des kilomètres professionnels effectués avec un véhicule personnel au barème de la dernière tranche kilométrique du barème régional de remboursement des kilomètres professionnels effectués avec le véhicule personnel. A partir de 6°000 km/an parcourus à titre professionnel, un salarié peut demander à son employeur de se voir mis à disposition un véhicule de service affecté. Cette demande est argumentée. La réponse de l’employeur est motivée. Le choix des véhicules à proposer aux salariés est effectué conformément aux obligations réglementaires. L’employeur propose un véhicule dont le nombre de places et la motorisation sont adaptés aux exigences professionnelles du salarié.
Chaque salarié se voyant attribuer un véhicule de service affecté doit signer une convention individuelle de mise à disposition portant notamment sur les conditions d'usage et de refacturation des kilomètres personnels réalisés avec le véhicule de service affecté.
Le non-respect des dispositions prévues par cette convention individuelle peut conduire à des sanctions disciplinaires. Pour rappel, il est formellement interdit de faire du covoiturage à titre onéreux avec les véhicules professionnels.
5.2Utilisation du véhicule de service affecté (VSA) à titre privé :
Au moment de l’attribution du VSA, le salarié a la faculté d’opter pour la refacturation de ses kilomètres personnels réalisés avec le VSA selon deux méthodes :
Au réel : chaque km privé est facturé selon les dispositions de l’article 5.3,
Au forfait : soit un montant annuel basé sur un pourcentage du prix d’achat du véhicule, conformément aux barèmes définis par les caisses sociales (URSAFF/MSA).
Dans les deux cas, sauf dérogation argumentée et prévue dans la convention de mise à disposition, un VSA ne peut être conduit que par le salarié auquel a été attribué le véhicule, ou un salarié des Chambres d’agriculture de Normandie dans le cadre professionnel.
5.2.1Cas des salariés concernés par le calcul des débours au réel :
Les véhicules de service affectés peuvent être utilisés pour un usage privé dans des limites raisonnables et notamment dans le respect de la proportion de 55% des km à titre professionnel / 45% des km à titre privé. Le calcul des kilomètres professionnels est réalisé à partir du lieu de travail principal du salarié (résidence administrative). Les kilomètres effectués à titre privé sont déterminés annuellement par le calcul de la différence entre les kilomètres professionnels déclarés et les kilomètres constatés au compteur du VSA.
Par exception, lorsque le salarié utilise son VSA pour se rendre ou revenir des rendez-vous sans passer par sa résidence administrative, les trajets domicile-lieu d’exercice de la mission ne sont pas refacturés, considérant que ces trajets sont réalisés dans le prolongement de l’activité professionnelle. Au début de chaque année, un bilan est fait par le responsable hiérarchique direct. Il conviendra de s’assurer du respect de la proportion maximale des km parcourus selon la règle suivante : 55% à titre professionnel minimum / 45% à titre privé maximum. En cas de non-respect de ce ratio (essentiellement en lien avec les trajets domicile-travail), l’employeur étudie avec le salarié une solution adaptée conforme à la réglementation en vigueur. Il est convenu qu’un salarié ayant opté pour une facturation des débours au réel ne sera pas facturé d’un montant supérieur à celui qui lui aurait été facturé s’il avait opté pour l’option facturation forfaitaire des débours.
5.2.2Cas des salariés concernés par le calcul des débours au forfait :
Le nombre de kilomètres privés effectués avec le VSA n’est pas soumis au ratio défini dans l’article 5.2.1.
5.3Prise en charge par le salarié des kilomètres privés parcourus avec le VSA
Les kilomètres réalisés à titre privé avec le VSA sont refacturés annuellement à son utilisateur sur une base proche du prix de revient. A la demande du salarié, cette facturation peut être mensuelle et payée par virement automatique du salarié vers l’employeur. Le montant du virement automatique du salarié sur le compte de l’employeur au titre des débours est défini d’un commun accord entre le salarié et l’employeur. Un bilan des débours dus et facturés est établi annuellement en début d’année N au titre des débours de l’année N-1.
En cas de trop perçu par l’employeur, la différence est immédiatement remboursée au salarié.
En cas de débours non perçus par l’employeur, une facture de régularisation est transmise au salarié.
Par convention au sein des Chambres d’agriculture de Normandie, ces kilomètres sont appelés « débours ». NB : les déplacements avec les véhicules de service affectés ou les véhicules en libre-service réalisés dans le cadre des heures de délégation sont considérés comme déplacements professionnels et déclarés comme tels.
5.4Méthode de calcul et de détermination du débours
La méthode générale de calcul du débours refacturé aux détenteurs d’un VSA s'effectue sur la base des frais directs constatés et supportés par l'entreprise fournis par les services financiers aux membres des instances ad hoc représentatives du personnel (amortissement du véhicule, entretien, assurances, carburant).
Ce montant est établi annuellement pour l'ensemble de la flotte, et décliné comme suit :
Catégorie 1 : Utilitaires et véhicules 2 places,
Catégorie 2 : véhicules dont le prix d’achat TTC est inférieur à celui défini annuellement par les instances représentatives compétentes,
Catégorie 3 : véhicules dont le prix d’achat TTC est supérieur ou égal à celui défini annuellement par les instances représentatives compétentes,
Débours forfaitaires.
Les barèmes sont déterminés annuellement par les instances représentatives compétentes, conformément aux dispositions statutaires. Le barème du débours ainsi validé est communiqué aux salariés. Dans le cas d’une évolution significative du barème des débours, une nouvelle convention de mise à disposition des véhicules de service affectés est soumise à la signature des salariés concernés. Le refus du nouveau barème entraîne les conséquences prévues par l’alinéa 1 de l’article 5.1 du présent accord.
5.5Restitution du véhicule de service affecté
Le véhicule de service affecté est restitué sans délai en cas de rupture du contrat de travail. Les salariés utilisateurs d’un VSA s’engagent également à le restituer en cas de congé ou de suspension du contrat de travail d'une durée supérieure à 5 semaines consécutives. En cas de changement de mission du salarié, rendant caduque la mise à disposition du VSA, le salarié dispose d'un délai de 3 mois maximum avant de le restituer. Ce délai court à compter de la réception d'un écrit de l'employeur confirmant le retrait du véhicule de service affecté.
ARTICLE 6 – Conventions et réglements spécifiques Les employeurs établissent une note générale relative aux frais de déplacements professionnels des salariés des Chambres d’agriculture. Ce document a pour but de préciser les règles applicables et de définir les conditions harmonisées de prise en charge et de remboursement des frais de mission. La note générale fait l’objet d’une consultation des instances ad hoc représentatives du personnel. Elle peut être révisée à tout moment par les employeurs. Chaque nouvelle version est communiquée, pour avis, aux représentants des salariés membres des instances ad hoc représentatives du personnel. Les conventions de mise à disposition des VSA et les règles d’utilisation des VLS sont également soumises à la consultation des instances ad hoc représentatives du personnel.
ARTICLE 7 – NégociationS annuelles Conformément au statut du Personnel Administratif des Chambres d’agriculture les barèmes de remboursement des frais professionnels sont validés par les instances ad hoc représentatives du personnel. L’instance valide annuellement :
Le plafond de remboursement des frais de restauration,
Le plafond de remboursement des nuitées,
Le barème des kilométriques parcourus à titre professionnel avec un véhicule personnel,
Le barème des kilométriques parcourus à titre privé avec un véhicule de service mis à disposition.
Ces barèmes sont revus annuellement après parution du ou des indices INSEE choisis par les instances ad hoc représentatives du personnel.
ARTICLE 8 – Compensations individuelles
Compensations au titre de l’année 2018 :
Les compensations individuelles sont applicables aux salariés ayant bénéficié des dispositions précédentes suivantes :
Les salariés ex CA27, transférés à la CRAN le 1er janvier 2018 et ne s’étant pas vu proposer de VSA en 2018 alors qu’ils ont effectué plus de 10°000 KM professionnels en 2018,
Les salariés de la CA50 et de la CA61 ayant bénéficié en 2017 d’avantages spécifiques relatifs à l’usage de leur véhicule affecté.
La mise en place des nouvelles dispositions du présent accord pouvant avoir un impact financier pour certains collaborateurs, il est prévu qu’un bilan soit pratiqué pour évaluer individuellement l'impact financier des accords sociaux signés en 2018 et des nouvelles modalités du présent accord. Si, fin 2018, un salarié constate que les nouvelles modalités de gestion des frais de mission et des VSA ont eu un impact financier négatif, il peut solliciter son employeur pour bénéficier d'une prime exceptionnelle compensatoire au titre de l'année 2018. Le calcul aura lieu courant 1er semestre 2019 et le montant sera versé au plus tard le 30 juin 2019. Ces dispositions compensatoires ont vocation à accompagner la transition 2017-2018 et ne seront appliquées qu'une seule fois pour cette période. Cette compensation tient compte des gains et des pertes individuels au titre des nouveaux accords sociaux régionaux signés en 2018 (à ce jour, télétravail, gratification et le présent accord).
Compensations au titre de l’année 2019 :
Les salariés ex CA27 ayant été transférés à la CRAN au 1er janvier 2018 et qui, en 2019 ne se sont pas vus proposer un VSA alors qu’ils ont effectué plus de 10°000 KM professionnels en 2018 seront également concernés par le versement d’une prime compensatoire exceptionnelle unique au titre de l'année 2019, dans les mêmes conditions générales que pour l’année 2018. Cette compensation tient compte des gains et des pertes individuels au titre des nouveaux accords sociaux régionaux signés en 2018 et 2019. Le calcul aura lieu courant 1er semestre 2020 et le montant sera versé au plus tard le 30 juin 2020.
ARTICLE 9 – Précédentes dispositions Les parties conviennent que les dispositions relatives aux déplacements professionnels des salariés des Chambres d’agriculture de Normandie figurant dans les précédents accords d’établissements et leurs avenants, des règlements intérieurs ou des notes de service sont annulées et remplacées par le présent accord.
ARTICLE 10 - ENTRÉE EN VIGUEUR Sous condition de validation préalable par la CRP, les dispositions du présent accord entrent en vigueur à compter du 1er janvier 2019. L’accord signé et validé sera adressé, en référence au code du travail, en deux exemplaires (un papier et un numérique) au tribunal administratif et à la DIRECCTE du lieu de conclusion de l’accord. Il reviendra ensuite aux directions des établissements concernés par le champ d’application d’organiser l’information des instances représentatives du personnel de chaque établissement.
Fait à Caen, le 13/11/2018 en trois exemplaires originaux, remis à chaque signataire,
Pour les représentants des employeurs
Le président de la CRP,M.
Pour les représentants des salariés
Le délégué syndical de la FGA-CFDT,M. Le délégué syndical de CFE-CGC,M.
