Accord relatif télétravail au sein de la société chugai pharma france
Entre les soussignées :
La société CHUGAI PHARMA FRANCE SAS, société anonyme simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro B 435 074 422, au capital de 1.000.000 d’euros et dont le siège social est situé Tour Franklin, Arche Sud, 100/101 Quartier Boieldieu, 92042 Paris La Défense Cedex. Représentée par xx agissant en qualité de Président, dûment habilité aux fins des présentes, Ci-après dénommée « CHUGAI PHARMA FRANCE »
d’une part,
Et :
L’organisation syndicale UNSA représentative dans l'entreprise, représentée par xx, déléguée syndicale
d’autre part,
PREAMBULE
Il a été conclu le présent avenant n°1 à l’accord relatif au télétravail signé le 19 août 2018. Cet avenant a pour objet de mettre à jour l’accord suite aux négociations réalisées entre juillet et septembre 2020 avec l’organisation syndicale représentative.
Ces négociations et adaptations autour de l’accord existant ont porté principalement sur :
Les conditions d’éligibilité.
Les conditions d’installation.
La revue du nombre maximum de jours et leur organisation dans la semaine.
Les conditions de prise en charge de l’abonnement au fournisseur d’accès internet (FAI).
La durée de la période d’adaptation.
En conséquence, les dispositions des articles suivants sont modifiées comme suit :
ARTICLE 1 : ELIGIBILITE
1.1 - Statut et Ancienneté :
Le télétravail est ouvert aux salariés (hors alternance) à temps plein ou à temps partiel (ou forfait jours réduit, le cas échéant) supérieur ou égal à 50% d’un temps plein et qui bénéficient d’au moins deux mois d’ancienneté dans l’entreprise au jour de la mise en œuvre du télétravail, ceci afin de s'assurer que le télétravailleur capitalise sur une compréhension de l’organisation du lien social indispensable pour ce mode d’organisation du travail.
Lorsque le télétravail est prescrit par le médecin du travail pour une durée limitée en raison de l’état de santé du salarié, il est conclu un avenant au contrat de travail spécifique qui relève du présent accord, sous réserve des aménagements requis pour se conformer aux préconisations du médecin du travail.
1.4 - Conditions d’installation :
Le télétravail n’est réalisable qu’au domicile principal du salarié en France (par défaut, l'adresse déclarée à l'entreprise comme lieu d'habitation habituel) et à un unique autre lieu en France métropolitaine choisi par le salarié (cf Kit annexe). Il sera ouvert aux salariés qui justifieront des équipements permettant de bonnes conditions de travail (dans l’un et l’autre de ces deux lieux le cas échéant), et notamment : Une installation électrique conforme (matérialisée par une déclaration sur l’honneur du salarié ou une attestation datée de moins d’un an émanant d’un professionnel qualifié),(cf Kit annexe). Une connexion internet avec un débit suffisant pour exercer son activité professionnelle. Un espace de travail adapté. Le salarié devra disposer de l’ergonomie nécessaire pour exercer son activité en toute sécurité, dans des bonnes conditions de confort et de concentration. Le salarié en attestera la réalité par une déclaration sur l’honneur.
Un contrôle de ces installations pourra être réalisé par le Comité Social et Économique dans le cadre du rôle de Santé Sécurité Conditions de travail via une visite au domicile du salarié, sous réserve de l’accord de ce dernier. Avant toute mise en œuvre du télétravail, une fois celui-ci convenu par le biais d’un avenant au contrat de travail, le salarié devra déclarer son activité de télétravail auprès de son assureur et fournir une attestation établissant que son assurance multirisques habitation couvre l’un et l’autre de ces deux lieux (le cas échéant) en cas de télétravail (cf Kit annexe).
ARTICLE 2 – ORGANISATION HEBDOMADAIRE DU TELETRAVAIL
Le télétravail dans l’entreprise est organisé dans un cadre hebdomadaire, quelle que soit l’organisation du temps de travail prévue par le contrat de travail. La répartition se réalise par journées entières de travail. Les salariés pourront accéder à 2 jours maximum de télétravail par semaine (dont un jour fixe et un jour variable de leur choix dans les conditions définies ci-dessous) si leur temps de travail est supérieur ou égal à 80 % d’un temps plein. Les salariés dont le temps de travail est compris entre 50 % et <80 % d’un temps plein pourront accéder à 1 jour fixe maximum de télétravail par semaine.
2.1 – Les jours « fixes » de télétravail
Pour permettre aux services de s’organiser et de se coordonner entre eux, les jours fixes accessibles au télétravail sont déterminés pour tous les salariés (quel que soit leur temps de travail) : les jours fixes de télétravail seront donc possibles le lundi ou le vendredi uniquement. Le jour prévu pour le télétravail sera fixé d’un commun accord entre le salarié et son Responsable Hiérarchique en tenant compte des souhaits du salarié et des contraintes d’organisation du service. Le choix devra être fait entre deux options en fonction du temps de travail :
Si le temps de travail >= 80% : Option 1 : 1 jour fixe de télétravail par semaine (le lundi ou le vendredi). Option 2 : 1 jour fixe de télétravail toutes les 2 semaines (un lundi ou un vendredi). Si l’option 2 est retenue par le salarié, ce dernier ne pourra pas bénéficier d’un jour variable supplémentaire de télétravail
Si le temps de travail est >= 50% et < 80%, le salarié ne bénéficie pas de jour variable : Option 1 : 1 jour fixe de télétravail par semaine (le lundi ou le vendredi). Option 2 : 1 jour fixe de télétravail toutes les 2 semaines (un lundi ou un vendredi).
Si le salarié souhaite ponctuellement modifier son jour fixe de télétravail (du lundi au vendredi ou du vendredi au lundi), il le proposera à son manager en respectant un délai minimum de prévenance de 48 heures en lui adressant un mail. Le manager donnera son accord formel par mail avant la mise en œuvre avec copie au service RH (rh.chugai@chugai-pharm.fr).
2.2 – Les jours « variables » de télétravail
Les salariés dont le temps de travail est égal ou supérieur à 80 % d’un temps plein peuvent, accéder à un jour supplémentaire de télétravail par semaine (non repositionnable d’une semaine sur une autre). Le jour variable de télétravail pouvant être réalisé un des 4 autres jours de la semaine. Ils en informeront leur hiérarchie en utilisant obligatoirement le SIRH (Système d’information Ressources Humaines) mis en œuvre par CHUGAI PHARMA France, au plus tard 48 heures avant le jour variable de télétravail.
ARTICLE 3 – MOYENS
3.1 - Mise à disposition de matériel informatique :
La Société CHUGAI PHARMA France met à la disposition du salarié en télétravail le matériel informatique nécessaire. Le télétravailleur s’engage à respecter les modalités interne liées à l’utilisation du matériel mis à sa disposition par la Société. Le salarié en télétravail doit veiller à ce que toutes les informations, fichiers et données demeurent confidentiels et s’engage à mettre tout en œuvre pour protéger les données utilisées et leur confidentialité. L’ensemble des moyens informatiques mis à disposition du télétravailleur doit être utilisé pour un usage exclusivement professionnel et le télétravailleur doit prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaire pour éviter l’accès à un tiers. En cas de non-respect de ces règles, il s’exposerait à des sanctions telles que prévues dans le règlement intérieur. Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés (logiciel inclus). Il informe immédiatement son employeur en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition. Le salarié en télétravail disposera d’une priorité de support informatique les jours où il travaillera au dehors des locaux de l’entreprise, pour résoudre d’éventuels problèmes techniques le plus rapidement possible et lui permettre ainsi de reprendre son activité. En cas de défaillance prolongée des outils nécessaires à la réalisation des tâches à distance, l’entreprise se réserve le droit de demander au salarié de venir travailler dans les locaux de l’entreprise ou de poser une absence du salarié équivalente à la période non travaillée (CP, JRS).
3.3 - Forfait abonnement au fournisseur d’accès internet (FAI) :
Sous réserve du changement des règles, qu’elles soient d’origine législative, réglementaire ou administrative, relatives à la qualification par l’URSSAF de ces remboursements, l’entreprise prendra en charge une partie du coût facturé par le fournisseur d’accès internet (forfait mensuel « REMBOURSEMENT INTERNET TELETRAVAIL», sur présentation des factures lors de la mise en place et du renouvellement du télétravail) selon l’option choisie et entérinée dans l’avenant au contrat de travail du salarié : 5 € par mois, pour une journée de télétravail toutes les 2 semaines 10 € par mois, pour une journée en télétravail par semaine 20 € par mois pour 2 jours de télétravail par semaine.
Le versement de ce forfait mensuel sera suspendu en cas d’absence du collaborateur de plus d’un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques ….). Les dépenses hors forfait ne seront remboursées que si elles relèvent explicitement d’activités professionnelles sur notes de frais justifiées (toute prestation de type VOD est par nature personnelle et est donc exclue des frais professionnels).
S’ils ne disposent pas déjà d’un téléphone mobile fourni par la Société, les salariés en télétravail utiliseront les solutions mises à disposition par l’entreprise (type Teams, 3CX …) pour passer et recevoir leurs appels depuis leur PC, y compris vers les mobiles. Le surcoût sera pris en charge par l’entreprise.
ARTICLE 4 : MISE EN PLACE
4.1 - Demande, réponse et recours :
Lorsqu’un salarié demande à bénéficier du télétravail, il complète obligatoirement la grille de diagnostic sur son éligibilité (cf. Kit annexe) et le formulaire de demande de télétravail (cf. Kit annexe) et adresse ces documents par courriel avec accusé de réception à son responsable hiérarchique, avec copie à la Direction des Ressources Humaines. La demande doit être motivée et préciser le jour fixe de la semaine envisagée pour le télétravail. Son Responsable Hiérarchique disposera d’un délai de 15 jours à réception de la demande pour organiser un entretien et lui faire connaître sa réponse. Tout refus devra être motivé. En cas de refus de sa hiérarchie, le salarié qui le souhaite pourra s’adresser à la Direction des Ressources Humaines qui réalisera une analyse complémentaire de sa demande et de la justification du refus du management. En cas de proposition de télétravail à l’initiative de l’entreprise, un entretien sera organisé par le Responsable Hiérarchique du salarié concerné. Tout passage en télétravail donnera lieu à la signature d’un avenant dans les conditions précisées ci-dessous :
4.2 - Durée et avenant au contrat de travail :
En cas d’accord du salarié et de l’entreprise, un avenant au contrat de travail organisera le télétravail en précisant notamment la répartition des jours travaillés dans et en dehors des locaux de l’entreprise (tel que précisé dans l’article 1-4). Il sera conclu pour une durée définie dont la date de fin ne peut être postérieure au 31 juillet 2021.
Période d’adaptation : La mise en place du télétravail sera assortie d’une période d’adaptation proportionnelle à sa durée (2 mois pour une période de télétravail prévisionnelle de 1 an) permettant notamment de tester le bon fonctionnement des technologies de communication et d’information au domicile du salarié ainsi que le degré de compatibilité avéré de l’activité du salarié avec ce mode d’organisation du travail. Pendant cette période d’adaptation, chacune des parties pourra librement mettre fin à l’organisation en télétravail, à condition de respecter un délai de prévenance de 2 semaines.
L’organisation du travail sous forme de télétravail sera réversible à l’initiative du salarié ou de l’employeur,
En cours de période en respectant un préavis d’un mois,
A chaque renouvellement.
S'il est mis fin au télétravail sur demande de l'employeur, un entretien est organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique. Les raisons de cet arrêt y seront exposées au salarié. Lorsqu’il est mis fin à l'organisation du télétravail au dehors des locaux de l’entreprise, le salarié reprend ses activités dans le cadre de son contrat de travail préexistant à l’avenant contractuel relatif au télétravail.
4.3 - Organisation :
Le Responsable Hiérarchique s’efforcera de prendre en compte, dans la mesure du possible, l’organisation en télétravail des salariés de son équipe pour organiser la vie de son service. Néanmoins, le télétravailleur sera tenu de participer aux réunions portées à sa connaissance comme importantes par son Responsable Hiérarchique dans un délai de prévenance de 24 heures minimum.
Pour ce faire, il est admis qu'en raison de circonstances particulières (réunions importantes, contacts clients, évènements personnels, formation, séminaire de travail ...) le salarié, ou son responsable hiérarchique, pourront suspendre provisoirement le télétravail pour une semaine donnée, en respectant un délai minimum de prévenance de 72 heures (au plus tard le mardi matin pour le vendredi et au plus tard le mercredi matin pour le lundi), sachant que ce délai pourra être ramené à 24 heures en présence d’un évènement exceptionnel imprévu. Toute suspension provisoire du télétravail devra être communiquée à la Direction des Ressources Humaines par le Responsable Hiérarchique.
Le salarié en télétravail s’engage à fournir la prestation prévue à son contrat de travail de manière identique, que son exécution soit dans les locaux de l’entreprise ou en télétravail. L’organisation du télétravail s'exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le télétravailleur est affecté. Les horaires de télétravail sont établis sur des bases comparables à celles d'un travail accompli dans l'entreprise ou l'établissement d'appartenance du salarié. Chaque télétravailleur est tenu de respecter le temps de travail effectif pour lequel il est rémunéré. Afin de permettre le contrôle de l’activité ainsi que le suivi de l’organisation du travail et de la charge de travail, il est rappelé que le salarié devra remplir le document de suivi et de gestion des jours de travail, selon le modèle établi par la Société et en utilisant les outils spécifiques SIRH mis à sa disposition pour ce faire.
Le Responsable Hiérarchique rencontrera son salarié en télétravail pour assurer un suivi de ses réalisations et spécifiquement avant la fin de la période d’adaptation. Ces points pourront être déterminants dans la poursuite de ce mode d’organisation. Un point spécifique sera aussi fait lors de l’entretien annuel d’appréciation et lors de l’entretien professionnel pendant lesquels un échange avec le télétravailleur portant notamment sur son activité professionnelle, ses conditions d’activité et sa charge de travail sera effectué.
Ils définiront des objectifs qui reflèteront une charge de travail équivalente aux salariés de son équipe qui ne sont pas en télétravail tout en prenant en compte l’alternance domicile / lieu de travail dans la définition et la répartition des objectifs.
4.4 - Droits du salarié :
Pour respecter sa vie privée, l’employeur s’engage à ne pas solliciter le salarié en télétravail en dehors de plage horaire 9h-18h tel que mentionné dans l’accord sur le télétravail en vigueur. En outre, la Société s’engagera à ne communiquer à l’extérieur aucune information de nature privée concernant le salarié et notamment son adresse ou son numéro de téléphone personnels.
Les télétravailleurs ont les mêmes droits individuels et collectifs que l’ensemble des salariés de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle et de déroulement de carrière. Le Responsable Hiérarchique traitera donc de façon identique l’ensemble des salariés de son équipe, qu’il s’agisse des éléments de rémunération ou de promotion sans différenciation du fait de l’organisation en télétravail.
Le salarié en télétravail reste couvert par la législation sur les accidents de travail et les maladies professionnelles pour les accidents survenus dans l’exécution de son travail à son domicile ou dans l’autre lieu de travail en France qu’il aura choisi.
Toutes les obligations pesant sur les locaux d'une entreprise ne sont pas transposables à l'identique au dehors de l’entreprise. Afin que le télétravailleur soit responsabilisé dans ce domaine, il est informé de la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail et en particulier, des règles relatives à l’utilisation des écrans de visualisation et sur le fait qu'il doit disposer, ce dont il atteste, d'un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles. L’entreprise informera le médecin du travail de la qualité de télétravailleur du salarié concerné selon les modalités définies entre la Société et le médecin du travail. Il lui sera demandé d’apprécier les conditions dans lesquelles le télétravailleur travaille au dehors de l’entreprise et de vérifier les impacts éventuels sur sa santé physique et/ou morale liés à la situation de télétravail. A sa demande, le salarié bénéficiera d’une information ciblée sur les équipements techniques mis à sa disposition pour travailler à distance par le service informatique.
ARTICLE 5 : MODALITE DE SUIVI DES ENGAGEMENTS
Les parties conviennent de se réunir à minima deux fois par an, ou plus si nécessaire à la demande de l’une ou l’autre des parties, pour faire le point sur le suivi des engagements pris dans le cadre de cette négociation.
Les autres dispositions de l’accord relatif au télétravail signé le 19 août 2018 demeurent inchangées. Le présent avenant entre en vigueur le 1er octobre 2020 et prendra fin le 31 juillet 2021.
Le présent avenant sera déposé auprès de la DIRECCTE de Nanterre et du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre. Il sera communiqué à l’ensemble du personnel de l’établissement Industrie et Services. La Direction des Ressources Humaines notifiera le présent avenant, sans délai, par courrier recommandé avec accusé de réception à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise non-signataires. A l’expiration du délai d’opposition, le présent avenant sera déposé par la Direction des Ressources Humaines de l’entreprise à la DIRECCTE et au conseil de prud’hommes de Nanterre.
Le présent avenant fera l’objet des formalités de dépôt prévues par les textes en vigueur, il sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage et par mail.
