Protocole d'accord préélectoral pour l'élection d'un Comité Social et Economique
Renouvellement du Comité Social Economique (CSE)
Le présent protocole est conclu entre :
La Société CIRMA ENTREPRISE
Société par Actions Simplifiée, au capital de 464 441 Euros, dont le siège social est à 12 Avenue du Chemin de la Vie – 33440 AMBARES ET LAGRAVE, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bordeaux sous le numéro 60201844200221, représentée par
XXXXXXXXXXXXXXXXX en sa qualité de Chef d’Entreprise, dûment habilité pour la signature des présentes,
Et les organisations syndicales représentatives :
L’organisation syndicale CGT, représentée à la réunion par
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Les organisations syndicales intéressées à la présente négociation ont été convoquées, par courrier recommandé du 21 février 2024 et affichage en date du 21 février 2024.
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, de recourir au vote électronique conformément aux articles L2314- 26 et R2314-5 du Code du Travail.
Le recours au vote électronique a fait l’objet d’un accord spécifique signé le 1er février 2024, distinct du présent protocole préélectoral.
L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale (loi n° 2008-789 du 20 août 2008), les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.
Aux termes de l’article L2314-33 du Code du travail, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont élus pour quatre ans.
Article 1 : Date et heure des élections
L’objet du présent protocole porte sur les élections des membres de la délégation du personnel composant le comité social et économique (ci-après désigné le CSE).
Le 1er tour aura lieu pour l’ensemble des collèges le 16 mai 2024 de 9h30 h à 16h00,
Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.
Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :
Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.
Carence : absence de candidature syndicale au premier tour.
Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.
Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.
Le 2nd tour éventuel aura lieu le 30 mai 2024 de 9h30 h à 16h00,
Article 2 : Effectif de l’entreprise, nombre de sièges à pourvoir, collèges électoraux et répartition du personnel entre les collèges
Article 2.1 - Effectif de l’entreprise
Le nombre de sièges à pourvoir pour chaque instance de vote est fonction de l’effectif à la date du premier jour du 1er tour de scrutin calculé selon les règles prévues aux articles L. 1111-2 et L. 1111-3 du Code du Travail. Plus précisément, y sont inclus :
les CDI à temps plein,
les CDD (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu)
les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés à temps partiel en fonction de leur durée du travail.
En sont exclus :
les apprentis,
les titulaires d'un contrat de professionnalisation, jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée, ou, jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée.
L’effectif de l’entreprise, apprécié à la date du 1er tour de scrutin, s’élève à 63 salariés, calculé selon les règles légales de décompte des effectifs.
Article 2.2 - Nombre de sièges à pourvoir (rappel de l’article R. 2314-1 du Code du travail)
Le nombre de membres de la délégation du personnel du CSE à élire, compte tenu de l’effectif, est de :
4 titulaires
4 suppléants
Article 2.3 - Répartition du personnel entre les collèges
La répartition, dans les collèges électoraux, du personnel votant inscrit sur les listes électorales est faite de la façon suivante :
Votent dans le premier collège les membres du personnel classés du groupe
A 1 à C 6 inclus
Votent dans le second collège les membres du personnel classés du groupe D 7 à I 18 inclus
Article 2.4 - Répartition des sièges entre les catégories
Il est convenu entre les parties de répartir les sièges de la façon suivante :
Collège 1 : 3 titulaires – 3 suppléants
Collège 2 : 1 titulaire– 1 suppléant
Article 3 : Représentation équilibrée entre les femmes et les hommes
En application de l’article L. 2314-30 du Code du travail, une représentation équilibrée des femmes et des hommes doit être assurée au sein des instances représentatives.
Pour chaque collège électoral, les listes qui comportent plusieurs candidats doivent par conséquent être composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes. La proportion de femmes et d’hommes pour chaque collège est la suivante :
Pour les membres du comité social et économique
Collège 1 : 75 % de femmes et 25 % d’hommes
Collège 2 : 56 % de femmes et 44 % d’hommes
Sachant que :
Lorsque l’application de la règle de représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier il convient d’arrondir à l’entier supérieur en cas de décimale supérieur ou égale à 5, et à l’entier inférieur en cas de décimale inférieur à 5
En cas de nombre impair de sièges à pouvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire
En cas d‘exclusion de l’un ou l’autre sexe les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté. Ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste
Article 4 : Critères de l’électorat
Conformément à l’article L.2314-18 du code du travail, sont électeurs l'ensemble des salariés âgés de seize ans révolus, travaillant depuis trois mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques à la date du 1er jour du 1er tour de scrutin.
Article 5 : Critères d’éligibilité
Sont éligibles, conformément aux dispositions de l'article L2314-19 du Code du travail, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 18 ans accomplis et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins à la date du 1er jour du 1er tour de scrutin.
Sont exclus les conjoints, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur ainsi que des salariés qui disposent d'une délégation écrite particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés au chef d'entreprise ou qui le représentent effectivement devant le comité social et économique. Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l'entreprise utilisatrice.
Article 6 : Dépôt des candidatures
Les listes de candidatures proposées au 1er tour par les organisations syndicales seront présentées par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre récépissé) et déposées au plus tard le
29 avril 2024 à 16h00, au service Richesses Humaines de l’entreprise.
Le cas échéant, les listes de candidatures proposées au 2nd tour par tout candidat libre ou une organisation syndicale seront présentées par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre récépissé) et déposées au plus tard le
21 mai à 16h00, au service Richesses Humaines de l’entreprise.
Les listes de candidatures, établies par collège, doivent préciser :
s’il s’agit du 1er ou du 2nd tour des élections,
le cas échéant, pour le 1er tour, le nom de l’organisation syndicale,
s’il s’agit de la liste des titulaires ou des suppléants,
le nom et prénom du candidat, contresigné par l’intéressé.
L’affichage des listes sera effectué par la Direction à compter du 30 avril 2024 pour le 1er tour des élections et du 22 mai 2024 dans l’hypothèse d’un second tour.
Une liste ne peut comporter plus de candidats qu’il n’y a de sièges à pourvoir, ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats.
Les doubles candidatures titulaire/suppléant sont admises. Dans le cas où le candidat est élu à la fois comme titulaire et comme suppléant, la candidature de titulaire prévaut sur celle de suppléant.
Article 7 : Listes électorales
La liste électorale établie pour chaque collège, sera affichée le
02 avril 2024 sur le panneau d’affichage destiné au personnel. Elle comprend le nom et le prénom, l’âge, la date d’entrée du salarié dans l’entreprise, l’emploi ou la fonction occupée ou la qualification.
Article 8 : Diffusion de la propagande électorale
Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre au Service des Richesses Humaines :
une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisée : 500 ko).
un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50 ko)
des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site
Elle devra faire l’objet d’un fichier distinct de celui des listes de candidats.
Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le
19 avril 2024. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.
Les fichiers seront publiés en l’état, la mise en page et le sens d’affichage relevant de la responsabilité des candidats.
De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale au Service des Richesses Humaines jusqu’au
21 mai 2024.
Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.
Article 9 : Composition du bureau de vote
Compte tenu de l’organisation par vote électronique, un bureau de vote unique sera mis en place pour l’ensemble des collèges pour les deux tours de scrutin. Dans la mesure du possible, le même du Bureau de vote siégera pour chaque tour de scrutin.
Ce bureau de vote sera constitué d’au moins un représentant de chaque collège de la façon suivante :
1 président : salarié le plus âgé de l’entreprise
2 assesseurs : 2ème salarié le plus âgé de l’entreprise et salarié le plus jeune de l’entreprise
Seul un électeur pourra être membre du Bureau de vote.
Le Gestionnaire de l'élection se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer le Bureau de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions. En cas de refus, le bureau de vote sera constitué sur la base du volontariat.
L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.
Une notice explicative détaillée sera annexée au cahier des charges du prestataire synthétisant les opérations à mener.
Article 10 : Information des salariés
Les électeurs ont été informés le
20 mars 2024 des dates et modalités des élections par affichage sur les panneaux Direction.
Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX selon les modalités décrites à l’article 11 ci-dessous. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.
Un ordinateur en libre-service seront mis à disposition des électeurs dans une salle prévue à cet effet. Ces électeurs devront se manifester auprès du Service des Richesses Humaines au moins 15 jours ouvrés précédant le début du scrutin.
L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.
Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral.
Article 11 : Déroulement du scrutin Article 11.1 : Préparation du système de vote électronique
La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société
XXXXXXXXXXXXXXXXXXX qui s’engage sur :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès du service des Richesses Humaines.
Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.
Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.
L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités (R2314-11).
Les listes électorales, candidates, et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos, et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 8.
Article 11.2 : Validation et test du système de vote
Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.
Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.
Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.
Article 11.3 : Déroulement de l’opération de vote
Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein d’une liste si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.
Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.
Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance et à son établissement. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.
L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entraîne transmission du vote et émargement. Elle fait également l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-16 et R2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les membres du bureau de vote, les délégués de liste, et les représentatifs de l’employeur désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Pour les salariés dont l’adresse courriel est connue, plusieurs rappels seront faits pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote.
Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.
Article 12 : Descellement et dépouillement
A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.
Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issu du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.
Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour.
Il revient au président du bureau de vote de proclamer les résultats des scrutins.
Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet au plus tard le lendemain de la proclamation des résultats.
Un exemplaire du procès-verbal sera adressé au
CTEP - TSA 92315 - 62971 ARRAS CEDEX 9
Un exemplaire est adressé aux organisations syndicales de salariés ayant présenté des listes de candidats aux scrutins concernés et à celles ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.
Article 13 : Affichage du protocole
Le présent protocole sera déposé auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi de la Nouvelle Aquitaine et pourra être consulté sur les panneaux Direction de l’entreprise et sur le site de vote du prestataire. Un exemplaire sera adressé aux salariés via la plateforme MyPeopleDoc.
Fait à AMBARES, le 19 mars 2024.
Pour la société CIRMA ENTREPRISEPour l’Organisation Syndicale CGT
