ACCORD RELATIF AUX MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DE LA SOCIETE CIRMA ENTREPRISE
ENTRELES SOUSSIGNES
La Société CIRMA ENTREPRISE
Société par Actions Simplifiée, au capital de 464 441 Euros, dont le siège social est à 12 Avenue du Chemin de la Vie – 33440 AMBARES ET LAGRAVE, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bordeaux sous le numéro 60201844200221, Représentée par
XXXXXXXXXX en sa qualité de Chef d’Entreprise, dûment habilité pour la signature des présentes,
Ci-après dénommée « la Société »
D’UNE PART,
ET
L’Organisation Syndicale représentative C.G.T, représentée par
XXXXXXXXXX en sa qualité de Déléguée Syndicale
Il a été convenu :
PREAMBULE
Conformément aux dispositions légales, et afin de permettre une participation plus aisée de tous les salariés au processus électoral, les parties conviennent par le présent accord de permettre le recours au vote électronique.
Le présent accord précise ainsi le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations du vote électronique. Les parties conviennent en outre, que le protocole d’accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur pourra apporter toutes les précisions techniques et fonctionnelles pouvant être utiles au bon déroulement du scrutin.
Article 1 – Les modalités de vote
Sauf impossibilité pour certains salariés de voter par voie électronique, les parties conviennent que la seule modalité d’exercice du droit de vote dans l’entreprise sera le vote électronique.
Les salariés ne pouvant pas recourir au vote électronique par leurs propres moyens devront se manifester auprès de la Direction afin qu’il leur soit mis à disposition un moyen permettant le vote électronique (ordinateur, …). Ils devront à cet effet en aviser la direction dans les 15 jours ouvrés précédant le début du scrutin.
Article 2 - Principe du recours à un prestataire
Compte tenu de la technicité nécessaire pour garantir le bon déroulement d’un scrutin par voie électronique, les parties conviennent d’en confier l’organisation tant matérielle que technique à un prestataire spécialisé.
Les parties rappellent que le système utilisé doit respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et doit donc garantir : - la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. La société AGK Solutions (VOTEO) (dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.
Le protocole d'accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur fera référence au présent accord et mentionnera les coordonnées du prestataire choisi.
Article 3 – Protection des données personnelles
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise seront informées des modalités selon lesquelles les informations portant sur le personnel et issues des fichiers internes de l’entreprise seront transmises au prestataire. Cette transmission d’information reste strictement limitée aux informations impératives à l’organisation des opérations électorales.
Article 4 – Organisation du vote électronique
Dans le cadre du processus électoral, le protocole d’accord préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur, précisera les dates et heures de l’ouverture des scrutins. Les membres du bureau de vote, ainsi que toutes personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales, auront la possibilité de contrôler les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique.
À tout moment durant les plages horaires fixées au protocole ou à la décision unilatérale, tout électeur pourra voter à partir d’un terminal internet ou intranet, via un lien direct avec le site internet du prestataire. Chaque électeur pourra ainsi se prononcer de son domicile ou de tout autre lieu par une connexion sur le site sécurisé du prestataire et dédié aux élections professionnelles de l’entreprise.
Un ordinateur sera mis à la disposition des salariés ne disposant pas d’un ordinateur professionnel. Ce matériel sera installé dans un lieu permettant de garantir la confidentialité de leur vote.
Par ailleurs, les salariés non présents dans l’entreprise pendant les périodes de scrutin pourront à leur choix soit se rendre sur le site de l’entreprise soit se connecter au site du prestataire à partir de leur domicile ou de tout autre endroit leur permettant d’avoir un accès à internet.
4.1. Confidentialité des données transmises
Afin de garantir la confidentialité des données transmises dans le cadre du processus électoral, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs des différents collèges électoraux, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Par ailleurs, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.
Le système mis en place garantit également la confidentialité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Enfin, le système mis en place est conçu de telle sorte qu’il sera scellé aux heures d’ouverture et de fermeture des différents scrutins.
4.2. Contenu des fichiers
Deux fichiers seront prévus : un fichier « électeur », un fichier « urne électronique ». Le fichier « électeur » sera établi à partir des listes électorales.
Ce fichier permettra de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant émis leur choix ainsi que d’éditer les listes d’émargement.
Le fichier « contenu de l’urne électronique » recensera, pour sa part, les votes exprimés par voie électronique et comportera les données suivantes :
Les listes électorales avec les noms, prénoms des inscrits, leur date d’entrée dans l’entreprise, leur date de naissance, ainsi que le collège électoral dont chacun relève ;
Le fichier des électeurs avec les noms et prénoms des électeurs, le collège électoral, le moyen d’authentification et les coordonnées ;
Les listes d’émargement avec le collège électoral, nom et prénom des électeurs ;
Les listes de candidats avec le collège électoral, le nom et prénom des candidats aux sièges titulaires et aux sièges suppléants, leur appartenance éventuelle à une organisation syndicale ;
Les listes de résultats avec les noms et prénoms des candidats élus et non élus, le nombre de voix obtenues, l’appartenance éventuelle à une organisation syndicale, leur collège et les destinataires des données.
Ces destinataires des données sont :
Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel de l’entreprise
Pour le fichier des électeurs : les électeurs dans la limite des informations qui les concernent
Pour les listes d’émargement : les membres du bureau de vote, les agents habilités des services du personnel de l’entreprise
Pour les listes de candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel de l’entreprise,
Pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités des services du personnel de l’entreprise
4.3. Garantie des exigences techniques
Il est rappelé que préalablement à sa mise en place, le dispositif de vote électronique doit être, soumis à une expertise indépendante. Le rapport d’expertise sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
Le prestataire est garant du respect des dispositions légales et réglementaires relatives aux opérations électorales. A cet effet, un dispositif de secours, répondant aux mêmes exigences que le dispositif originel, est prévu afin de pallier à toute panne éventuelle.
4.4. Mise en place d'une cellule d'assistance technique
Une cellule d'assistance technique est mise en place afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Elle sera composée d’une personne mandatée par le prestataire. La cellule d’assistance technique pourra solliciter, si elle l’estime opportun, l’aide d’une personne appartenant à l’organisme prestataire. La cellule d’assistance technique a pour fonction :
De procéder à un test du système de vote électronique préalablement à son ouverture ;
De procéder à un test de dépouillement avant l’ouverture du scrutin. Une fois ce test effectué, l’urne est scellée ;
De vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés dédiées ;
De vérifier, une fois les opérations électorales terminées, le scellement du système.
4.5. Déroulement du vote
Le prestataire garantit, pour toutes les listes, la similitude des bulletins électroniques, tant au niveau de leur dimension que de la police de caractère utilisée.
Par ailleurs, une fois émis, le choix de l’électeur doit apparaître clairement à l’écran et une modification du choix est permise avant validation du vote. Une fois validé, le vote est transmis pour émargement.
L’électeur recevra alors un accusé de réception : chacun des électeurs devra le conserver.
4.6. Dépouillement
Le système est scellé par la cellule technique une fois les opérations de vote terminées. Les données sont alors figées, horodatées et scellées.
Pour garantir l’intégrité du scrutin, l’accès au fichier « contenu de l’urne électronique » ne peut être effectué que par activation conjointe de 2 clefs de chiffrement. Celles-ci sont détenues par le président et les assesseurs.
Les données doivent être conservées jusqu’au terme des délais de recours, soit durant les 15 jours suivant la clôture du scrutin, ou en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce qu’une décision de justice définitive ait été prononcée.
Une fois ces délais échus, les données seront détruites.
Article 5. Information des représentants
Une formation sur le système de vote électronique choisi sera prévue à l’attention des représentants du personnel, des délégués syndicaux ainsi que des membres du bureau de vote.
Article 6 - Communication des listes électorales et des listes de candidats
Une fois les listes électorales établies conformément aux dispositions du protocole préélectoral ou le cas échéant de la décision unilatérale de l’employeur, celles-ci seront transmises au prestataire. Cette transmission sera faite à la date prévue au protocole ou le cas échéant à la décision unilatérale de l’employeur, et conformément au calendrier électoral.
Les listes de candidats seront également transmises au prestataire, ainsi que les logos et les professions de foi dans les conditions et délais prévus au protocole préélectoral, ou le cas échéant à la décision unilatérale de l’employeur.
Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur blanche d'un poids conseillé égal à 500 Ko sans lien hypertexte et sur une ou deux pages.
Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format définit par le prestataire.
Article 7 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.
Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
Article 8 – Information du personnel sur le déroulement des opérations de vote
Afin de permettre le bon déroulement des opérations de vote électronique, une note explicative sera transmise aux salariés préalablement au 1er tour de scrutin suivant un délai défini dans le protocole préélectoral ou le cas échéant la décision unilatérale de l’employeur.
Préalablement à la mise en service du site de vote, les tests mentionnés à l’article 4.4 seront effectués. Le système de vote sera ensuite scellé en présence de l’employeur, des organisations syndicales et du prestataire.
Article 9 - Modalités d'accès au serveur de vote
Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès.
Pour les salariés qui en auront manifesté le souhait, ces informations pourront leur être adressées sur une adresse électronique personnelle ou par SMS.
Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.
Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.
Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question personnelle pour s'authentifier.
Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit par mail soit par SMS. La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu'une fois.
Il est rappelé que ces informations utiles au vote électronique sont individuelles et ne peuvent en aucun cas être transmises ou communiquées à un autre salarié de l’entreprise.
Article 10 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences légales, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. Le vote exprimé par chaque électeur est ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour le soir de l’élection après la clôture du scrutin.
A l’heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique sera fermé. Le dépouillement sera alors réalisé par le bureau de vote. A cet effet, le président et les assesseurs utiliseront les codes délivrés par le prestataire à cet effet.
Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. L’attribution des sièges et la désignation des élus s’effectuera conformément aux dispositions prévues dans le protocole préélectoral, ou le cas échéant dans la décision unilatérale de l’employeur ainsi que des dispositions prévues au code du travail. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.
Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.
Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Article 12 – Champ d’application
Le présent accord est applicable à CIRMA Entreprise pour les élections des membres du Comité Social et Economique.
Article 13. Durée d'application et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité Social et Economique. Il entrera en vigueur le 1er février 2024. Il prendra fin à l’expiration dudit processus.
Article 14 – Conditions de suivi et clause de rendez-vous
En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir tous les ans à compter de la date de son entrée en vigueur.
Article 15. Révision
Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.
Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.
La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.
L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.
Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du Code du travail.
Dans le cas où, au moment de la révision, l’entreprise ne dispose pas de délégués syndicaux, il sera fait application des dispositions des articles L. 2232-21 et suivants du Code du travail.
Article 16. Renouvellement
Les parties conviennent de se revoir dans un délai d’un mois avant l’expiration du présent accord, en vue de discuter de son éventuel renouvellement. Dans ce cas, les dispositions du présent accord seront reconduites pour une même durée, au terme de laquelle elles cesseront de plein droit de produire leurs effets. A cette date, le présent accord ne continuera pas à produire ses effets en tant qu’accord à durée indéterminée.
Article 17. Dépôt
Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.
Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-4 à D. 2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail et au greffe du Conseil de Prud’hommes de BORDEAUX.
Enfin, conformément à l’article L2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera publié sur la base de données nationale. L’accord sera publié dans une version anonymisée de sorte que les noms et prénoms des signataires n’apparaissent pas.
Les engagements pris dans le présent accord seront portés à la connaissance des salariés par affichage sur les panneaux de Direction.
Fait le 1er février 2024 à AMBARES, en 4 exemplaires,
