ACCORD DE REVISION RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA SOCIÉTÉ
CLOUD FACTORY BUSINESS SERVICES S.A.S.
Cloud Factory Business Services S.A.S. 2 rue d’Amsterdam91250 Tigery
La société
Cloud Factory Business Services S.A.S. au capital de 250 000 euros, immatriculée au registre du commerce des sociétés de Paris sous le n° 400 767 786, dont le siège social est situé au 2 rue d’Amsterdam – 91250 Tigery, représentée par Monsieur XXX, agissant en qualité de Directeur Ressources Humaines CFBS, dûment mandaté aux fins des présentes par Monsieur XXXXX, Président de Cloud Factory Business Services S.A.S. La société Cloud Factory Business Services S.A.S., emploie 342 salariés au 31 août 2023. Elle est composée de 27 sites clients et 4 centres de compétences. Canon France Business Services S.A.S., est la filiale de Paragon, spécialisée dans les prestations d'externalisation des services et processus documentaires. Cloud Factory Business Services S.A.S., sera ci-après dénommée, «
la société ».
Les Organisations Syndicales
Les Organisations Syndicales représentatives au sein de Cloud Factory Business Services, ayant été dûment mandatées afin de négocier et conclure le présent Accord :
CGT CFBS
Table des matières
TOC \o "1-3" \h \z \u
Article 1Objet et champ d’application PAGEREF _Toc152606335 \h 3
4.2.Formation au système de vote électronique et support aux électeurs PAGEREF _Toc152606340 \h 4
4.3.Expertise indépendante et formalités de déclaration au registre PAGEREF _Toc152606341 \h 5
4.4.Cellule d'assistance technique et sécurité PAGEREF _Toc152606342 \h 5
4.5.Support Electeur PAGEREF _Toc152606343 \h 6
4.6.Rôle du Représentant du Prestataire PAGEREF _Toc152606344 \h 6
Article 5Déroulement des opérations de vote PAGEREF _Toc152606345 \h 6
5.1.Etablissement des listes électorales et transmission PAGEREF _Toc152606346 \h 6
5.2.Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin PAGEREF _Toc152606347 \h 6
5.3.Caractéristiques du site de vote PAGEREF _Toc152606348 \h 7
5.4.Modalités d’accès au site de vote PAGEREF _Toc152606349 \h 7
5.5.Déroulement du vote PAGEREF _Toc152606350 \h 8
5.6.Suivi des opérations de vote PAGEREF _Toc152606351 \h 9
Article 6Clôture et résultats PAGEREF _Toc152606352 \h 9
6.1.Clôture PAGEREF _Toc152606353 \h 9
6.2.Décompte et attribution des sièges PAGEREF _Toc152606354 \h 9
6.3.Délais de recours et destruction des données PAGEREF _Toc152606355 \h 9
Article 7Sécurité et confidentialité PAGEREF _Toc152606356 \h 10
7.1.Anonymat et confidentialité des suffrages PAGEREF _Toc152606357 \h 10
7.2.Le dispositif de secours PAGEREF _Toc152606358 \h 10
Article 8Durée de l’accord et entrée en vigueur PAGEREF _Toc152606359 \h 10
Article 9Révision de l’accord PAGEREF _Toc152606360 \h 10
Article 10Formalités et publicité PAGEREF _Toc152606361 \h 11
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles. Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la sécurité des systèmes de vote électroniques. Un accord de mise en place du vote électronique, conclu le 10 juillet 2019, a posé le principe du recours au vote électronique au sein de l’entreprise, et définit les garanties et mesures de sécurité devant accompagner ce système. Depuis, la CNIL ayant renforcé ses recommandations sur la sécurisation des systèmes de vote électronique, la Direction a proposé aux organisations syndicales une révision de l’accord relatif à la mise en place du vote électronique. De plus, la Direction a souhaité acter le recours à la solution de vote électronique « Paragon Elections » de Paragon PBPS, ci-après dénommé le « Prestataire ».
CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :
Objet et champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.
Principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Ainsi, le système retenu par les Parties repose sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :
L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur
L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
La confidentialité, le secret du vote
Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe
Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.
Modalités d’organisation des opérations
Protocole d’accord préélectoral
Dans le cadre de l’élection professionnelle des membres de la délégation du personnel au CSE, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.
Formation au système de vote électronique et support aux électeurs
Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l’ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d’une assistance éventuelle en cas de difficulté :
Les modalités de vote contenant les codes d'accès personnels des électeurs (valables aussi en cas de second tour) rappelleront les plages d'ouverture du vote et fourniront les informations nécessaires pour accéder au site de vote ;
Le numéro d’assistance aux électeurs du Prestataire sera communiqué aux électeurs avec le code d'accès au site de vote ;
L’assistance aux électeurs du Prestataire répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l’expression du vote et pourra assister à distance tout électeur en difficulté. Cette assistance sera accessible à tous, dès la réception du code d'accès au site de vote jusqu'à l’issue du scrutin ;
Expertise indépendante et formalités de déclaration au registre
Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du Prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et le code du travail. Selon les recommandations de la CNIL, l’expert indépendant doit répondre à 3 critères :
Être un informaticien spécialisé dans la sécurité
Ne pas avoir d’intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l’organisme responsable de traitement qui a décidé d’utiliser la solution de vote
Posséder si possible une expérience dans l’analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d’au moins deux prestataires différents
Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL). Ce n’est qu’après la réalisation de cette expertise que le système de vote peut être mis en œuvre.
Cellule d'assistance technique et sécurité
Une cellule d'assistance technique, interlocutrice du Bureau de vote, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;
Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;
Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Support Electeur
Le prestataire met à disposition un support téléphonique à l’attention des électeurs, pour résoudre les problèmes liés à l’utilisation : mauvaise saisie des codes de vote, mauvaise saisie de l’URL du site de vote, perte des codes confidentiels de vote, etc.
Rôle du Représentant du Prestataire
Le Représentant du Prestataire veillera au bon fonctionnement du système de vote pendant toute la durée des opérations électorales. A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité, et l’intégrité du système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le prestataire.
Déroulement des opérations de vote
Etablissement des listes électorales et transmission
Le contrôle de la conformité des listes d'électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société. L'intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.
Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin
Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Chaque électeur reçoit par courrier postal, avant le premier tour des élections : l’adresse du site de vote, un code d’accès personnel d’authentification au serveur de vote, et les dates de début et de fin du vote électronique pour le premier et l’éventuel deuxième tour. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote. Il est précisé que sur les centres de compétences et sites, un ordinateur sera mis à la disposition des salariés n’en disposant pas (sous réserve de la faisabilité en fonction des contraintes clients). Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral. Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.
Caractéristiques du site de vote
Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote. Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote. Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral, en prenant en compte les contraintes techniques du prestataire. Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères des bulletins, et de la police de caractères des bulletins. De plus, la même limite d’espace sera autorisée aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats. Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement). Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.
Modalités d’accès au site de vote
Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :
L’adresse du site de vote,
Un code d’accès personnel pour s’authentifier au serveur de vote (valable aussi en cas de second tour),
Les dates de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence. L’électeur s’identifiera au système de vote en saisissant son code d’accès personnel et en répondant à une question défi-réponse (matricule par exemple). Cette dernière donnée correspond à une donnée à caractère personnel qui est connue de l’électeur mais qui ne lui est pas transmise. Une fois identifié, l’électeur sera invité à confirmer l’envoi de son mot passe via le canal de transmission défini dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence. Dans cette communication, un lien personnalisé à usage unique permettra à l’électeur de créer son mot de passe personnel et confidentiel qui lui permettra d’accéder à son espace de vote. La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels. Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les listes de candidats correspondant aux scrutins le concernant dans son collège. En cas de perte ou de non-réception du code d’accès personnel, l’électeur peut se faire renvoyer son code selon une procédure sécurisée accessible depuis la page d’accueil du site de vote. Les modalités d’assistance aux électeurs seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral.
Déroulement du vote
Le moyen d'authentification permet au serveur de vérifier l'identité de l'électeur et garantit l’unicité de son vote. L'électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaitre clairement à l'écran ; il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception que l'électeur a la possibilité de conserver. La saisie du code d'accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d'émargement dès l'enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l'accès à l'élection pour laquelle le vote vient d'être réalisé.
Suivi des opérations de vote
La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être accessible au bureau de vote de chaque scrutin, aux représentants de liste, et à la DRH, afin d’encourager la participation au scrutin, si nécessaire.
Clôture et résultats
Clôture
A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés (non modifiables), horodatés et archivés dans un coffre-fort électronique.
Décompte et attribution des sièges
Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées pour chaque scrutin. La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs, à l’exclusion de toute autre personne. Le système de vote est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Délais de recours et destruction des données
Le prestataire conserve sous scellé jusqu’à l’expiration du délai de recours, et lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers support comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers support.
Sécurité et confidentialité
Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique » scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote. Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Le dispositif de secours
Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la prochaine mandature des membres de la délégation du personnel au CSE. Il entrera en vigueur à compter de sa date de signature. Si une élection partielle devait être organisée pour un des collèges électoraux, le présent accord servirait de référence.
Révision de l’accord
A la demande de la Direction ou d'une ou plusieurs organisations syndicales habilitées par l'article L.2261-7-1 du code du travail, une négociation de révision du présent accord pourra être ouverte. Cette demande de révision peut intervenir à tout moment au cours de l'application du présent accord. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accuse de réception à chacune des autres parties et comporter, outre l'indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de modifications. L'avenant portant révision de tout ou partie de l'accord se substitue de plein droit aux stipulations de l'accord qu'il modifie. L'avenant sera soumis aux mêmes formalités de publicité et dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.
Formalités et publicité
Le présent accord négocié dans les termes de l'article L.2232-12 du Code du Travail constitue un accord collectif. II en résulte qu'il est soumis à l'ensemble des règles applicables en la matière et notamment à celles du dépôt défini par les articles L.2231-5, L.2231-5-1, L.2231-6, D.2231-2 et suivants du Code du Travail. Conformément aux dispositions de l'article L. 2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié, après signature, à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
