relatif au fonctionnement du Comité Social Economique
ENTRE LES SOUSSIGNES L’Unité Economique et Sociale CAPEL représentée par D’une part, ET Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES CAPEL représentées :
pour la C.F.D.T. par
Pour F.O. par
Dûment mandatés à cet effet d’autre part,
TOC \o "1-2" \h \z \u 1.Préambule PAGEREF _Toc6481717 \h - 4 - 2.Dispositions finales - Durée de cet accord, révision PAGEREF _Toc6481718 \h - 4 - 3.Personnalité juridique PAGEREF _Toc6481719 \h - 4 - 4.Présidence PAGEREF _Toc6481720 \h - 4 - 5.Désignation des membres composant le bureau PAGEREF _Toc6481721 \h - 5 - 6.Rôles du bureau PAGEREF _Toc6481722 \h - 5 - 7.Rôles spécifiques du secrétaire PAGEREF _Toc6481723 \h - 5 - 8.Rôles spécifiques du trésorier PAGEREF _Toc6481724 \h - 6 - 9.Rôles spécifiques du secrétaire-adjoint PAGEREF _Toc6481725 \h - 6 - 10.Rôles spécifiques du trésorier-adjoint PAGEREF _Toc6481726 \h - 7 - 11.Durée du mandat des membres du bureau PAGEREF _Toc6481727 \h - 7 - 12.Les commissions obligatoires : La commission santé, sécurité, et conditions de travail PAGEREF _Toc6481728 \h - 8 - 13.Les commissions obligatoires : La commission formation PAGEREF _Toc6481729 \h - 8 - 14.Les commissions obligatoires : La commission Egalité Professionnelle PAGEREF _Toc6481730 \h - 8 - 15.Les commissions obligatoires : La commission logement PAGEREF _Toc6481731 \h - 8 - 16.Les commissions facultatives PAGEREF _Toc6481732 \h - 9 - 17.La commission complémentaire santé : PAGEREF _Toc6481733 \h - 9 - 18.La commission festivités PAGEREF _Toc6481734 \h - 9 - 19.La commission voyages PAGEREF _Toc6481735 \h - 9 - 20.La commission appartements : PAGEREF _Toc6481736 \h - 9 - 21.La commission achats groupés PAGEREF _Toc6481737 \h - 9 - 22.La commission distributeurs de boissons PAGEREF _Toc6481738 \h - 10 - 23.Ajout ou révocation de commissions facultatives PAGEREF _Toc6481739 \h - 10 - 24.Rapport des commissions PAGEREF _Toc6481740 \h - 10 - 25.Présidence des commissions PAGEREF _Toc6481741 \h - 10 - 26.Périodicité des réunions plénières obligatoires : PAGEREF _Toc6481742 \h - 10 - 27.La réunion préparatoire : PAGEREF _Toc6481743 \h - 10 - 28.La réunion extraordinaire PAGEREF _Toc6481744 \h - 10 - 29.La réunion plénière obligatoire PAGEREF _Toc6481745 \h - 11 - 30.La réunion préparatoire PAGEREF _Toc6481746 \h - 11 - 31.La réunion extraordinaire PAGEREF _Toc6481747 \h - 11 - 32.Ordre du jour des réunions PAGEREF _Toc6481748 \h - 11 - 33.Assistance par des personnes extérieures au comité PAGEREF _Toc6481749 \h - 11 - 34.Suspension de séance PAGEREF _Toc6481750 \h - 12 - 35.Vote des résolutions et décisions PAGEREF _Toc6481751 \h - 12 - 36.Établissement et diffusion du procès-verbal PAGEREF _Toc6481752 \h - 12 - 37.Secret professionnel PAGEREF _Toc6481753 \h - 13 - 38.Les heures de délégations, le crédit d'heures : PAGEREF _Toc6481754 \h - 13 - 39.La pose d'heures de délégation : PAGEREF _Toc6481755 \h - 13 - 40.Le bon de délégation PAGEREF _Toc6481756 \h - 14 - 41.Gestion financière et comptable PAGEREF _Toc6481757 \h - 14 - 42.La comptabilité : sa forme PAGEREF _Toc6481758 \h - 15 - 43.Approbation des comptes annuels PAGEREF _Toc6481759 \h - 15 - 44.Audit des comptes du CSE PAGEREF _Toc6481760 \h - 15 - 45.La lettre de mission de l’expert-comptable PAGEREF _Toc6481761 \h - 16 - 46.Gestion Période transition du CE vers le CSE PAGEREF _Toc6481762 \h - 16 - 47.Compte rendu de gestion PAGEREF _Toc6481763 \h - 16 - 48.Financement du CSE PAGEREF _Toc6481764 \h - 16 - 49.Moyens mis à la disposition du comité PAGEREF _Toc6481765 \h - 17 - 50.La liberté de déplacement des élus PAGEREF _Toc6481766 \h - 17 - 51.Remboursement des frais de déplacement des membres du CSE PAGEREF _Toc6481767 \h - 17 - 52.La formation CSE des élus PAGEREF _Toc6481768 \h - 18 - 53.La formation santé, sécurité et conditions de travail : PAGEREF _Toc6481769 \h - 18 - 54.La mise en place d’actions sociales et culturelles PAGEREF _Toc6481770 \h - 19 - 55.Durée et modification PAGEREF _Toc6481771 \h - 19 - 56.Dispositions finales - Consultation des représentants du personnel PAGEREF _Toc6481772 \h - 19 - 57.Disposition finales - Interprétation de l’accord PAGEREF _Toc6481773 \h - 20 - 58.Dispositions finales - Publicité et dépôt de l’accord PAGEREF _Toc6481774 \h - 20 - 59.Annexe 1 : UES CAPEL PAGEREF _Toc6481775 \h - 21 - 60.ANNEXE 2 : trame rapport commission PAGEREF _Toc6481776 \h - 22 - 61.ANNEXE 3 : Bon de délégation PAGEREF _Toc6481777 \h - 23 - 62.ANNEXE 4 : Calendrier – ordre du jour CSE PAGEREF _Toc6481778 \h - 24 - 63.ANNEXE 5 : Accord UES Capel du 26 octobre 2018 relatif à la commission du CSE SANTE-SECURITE et CONDITIONS de TRAVAIL PAGEREF _Toc6481779 \h - 25 - 64.ANNEXE 6 : Accord relatif à la gestion des heures de délégation PAGEREF _Toc6481780 \h - 26 -
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT : Préambule L’élection de septembre 2018 visant à élire les représentants du personnel au sein de l’UES Capel a vu la transformation du Comité d’Entreprise en Comité Social Economique (CSE), avec pour effet de rendre obsolète le règlement intérieur jusque-là applicable au sein de l’UES Capel. Compte tenu de ce changement et avec la volonté de faire évoluer le fonctionnement du CSE, les élus ont engagé un travail en commun visant à bâtir un nouveau règlement. A la suite de cette démarche menée en concertation, la Direction a proposé aux élus d’utiliser ce travail comme base d’un potentiel accord relatif au fonctionnement du CSE, de sorte que tous les sujets soient abordés - notamment ceux qui requièrent l’engagement de la Direction - et que chaque organisation syndicale puisse se prononcer quant à ce projet d’accord. Parvenues au terme de leurs discussions, l’engagement commun des parties signataires marque leur attachement au dialogue social au sein de l’UES Capel. Dispositions finales - Durée de cet accord, révision Cet accord est fixé par les parties signataires pour une durée indéterminée. Personnalité juridique Le comité social et économique jouit de la personnalité juridique. Il en résulte que : le comité social et économique à la capacité personnelle de signer tout contrat. Il peut posséder un patrimoine propre, agir en justice, être bénéficiaire de dons et legs, avoir des comptes bancaires. Il est garant de la sécurité des salariés qui participent aux activés qu'il organise, et de ce fait, doit souscrire à une ou des polices d'assurances ; il doit payer ses fournisseurs, les taxes et les impôts. Le secrétaire et le trésorier sont habilités à représenter le comité social et économique et passer des actes en son nom. En cas d'indisponibilité du secrétaire ou du trésorier, le secrétaire adjoint et le trésorier-adjoint les remplaceront valablement. Le comité peut en outre décider par un vote majoritaire de donner mandat à une personne nommément désignée pour le représenter dans le cadre d’une mission spécifique. Présidence Le comité social économique est présidé par le chef d'entreprise ou son représentant. Désignation des membres composant le bureau Au cours de la première réunion suivant les élections, le comité social économique, procède à la mise en place de son bureau composé d'un secrétaire, d'un trésorier, d'un secrétaire adjoint et d'un trésorier adjoint. Le secrétaire et le trésorier sont obligatoirement choisis parmi les membres titulaires du comité. Le secrétaire-adjoint et le trésorier-adjoint peuvent être choisis parmi les membres suppléants. Tous les membres du bureau sont élus par vote à bulletins secrets à la majorité des voix exprimées. Les abstentions, les votes blancs et les votes nuls ne sont pas comptabilisés. En cas de partage des voix, il est procédé à un second tour de scrutin. Si à l'issue de ce second tour le partage persiste, sera élu le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de voix lors des élections professionnelles. Rôles du bureau Le bureau engage toutes les dépenses sans restriction jusqu'à l'approbation des budgets prévisionnels des activités sociales et culturelles et de fonctionnement. Aussi, après le vote et l'approbation des budgets prévisionnels, l'engagement des dépenses se fera dans la limite des lignes budgétaires. Le bureau peut réunir les élus dans le cadre de réunions préparatoires aux réunions plénières afin de définir de façon collégiale les sujets que le secrétaire défendra face au président pour l'inscription à l'ordre du jour de la réunion officielle. Le bureau peut réunir les élus dans tout autre cas qu'il jugerait nécessaire. Le bureau administre les affaires courantes, organise les travaux du comité, et veille à la mise en œuvre des décisions du comité. Le bureau élabore les budgets prévisionnels. Rôles spécifiques du secrétaire Le Secrétaire réceptionne des élus ou directement du personnel les questions sept jours avant la réunion pleinière, par mail de préférence. Il les transmet à la Direction des Ressources Humaines quatre jours avant la réunion, par mail. Le secrétaire fixe, conjointement avec le président du CSE, l'ordre du jour des réunions plénières. Il rédige le procès-verbal de chaque séance et le communique aux membres du comité, avec la convocation de la réunion suivante au plus tard trois jours avant la réunion, de sorte que d’éventuelles remarques puissent être formulées en réunion et intégrées au procès-verbal avant sa diffusion et son affichage. Il est destinataire de toute la correspondance adressée au comité, non décachetée et donne connaissance aux membres du comité. Il signe toute la correspondance émanant du comité. Le secrétaire préside le bureau, les réunions préparatoires, et toute autre réunion entre les élus hors réunions plénières Le secrétaire a un rôle d'arbitre final dans les sujets débattus dans les réunions préparatoires qui seront présentés au président notamment pour l'élaboration de l'ordre du jour des réunions officielles. Le secrétaire, s'assure de la construction d'un projet d'ordre du jour cohérent, résultant de la réunion préparatoire. Le secrétaire veille à la bonne exécution des travaux des commissions et à la rédaction d'un compte rendu qui pourra être communiqué aux membres du comité. Le secrétaire s'assure de la diffusion des procès-verbaux approuvés et signés, auprès des salariés. Le secrétaire peut engager les dépenses de fonctionnement, les dépenses des activités sociales et culturelles dans les limites ci-dessous par achat ou dépense. Toutefois, le secrétaire et le trésorier peuvent engager
Individuellement une dépense à hauteur de 2000 euros,
Conjointement une dépense à hauteur de 6 000 euros,
Et ce, dans la limite des budgets prévisionnels approuvés par les élus. Une fiche d'engagement sera signée par le secrétaire et le trésorier et sera rattachée à la facture. Au-delà de ces montant, l’engagement du bureau est requis. Rôles spécifiques du trésorier Le trésorier est responsable de la tenue des comptes et livres comptables du comité. Il gère les fonds du comité. Il règle les factures et archive les documents comptables. Il rend compte, tous les semestres, aux membres du comité de l'utilisation des fonds. Le trésorier est mandaté pour faire ouvrir les comptes bancaires ou postaux au nom du comité et reçoit délégation générale pour procéder à tout type d'opérations sur ces comptes. Le trésorier est l’interlocuteur privilégié de l’expert-comptable du CSE. Le rapport d’activité et de gestion est établi sous sa direction, de même que l'arrêté des comptes. Le trésorier présente les comptes et les différents rapports obligatoires lors de la réunion annuelle spécifique d’approbation des comptes. Rôles spécifiques du secrétaire-adjoint Le rôle premier du secrétaire-adjoint est d'aider et d'assister le secrétaire dans l'exercice de ses fonctions spécifiques. Le secrétaire-adjoint, avec mandat du secrétaire, pourra le représenter, signer les contrats, et engager le CSE vis à vis des tiers et organismes extérieurs. Le secrétaire-adjoint est le responsable de la communication, il est chargé de transmettre les informations non confidentielles aux salariés, de centraliser et de remonter les interrogations des salariés, de témoigner des travaux et des nouvelles actions du CSE auprès des salariés, au travers de supports physiques ou dématérialisés, de promouvoir les actions sociales du comité. Le secrétaire-adjoint remplace le secrétaire de plein droit en cas d’absence temporaire ou définitive de ce dernier. Rôles spécifiques du trésorier-adjoint Le rôle premier du trésorier-adjoint est d'aider et d'assister le trésorier dans l'exercice de ses fonctions spécifiques. Le trésorier-adjoint, avec mandat du trésorier, pourra le représenter, signer les contrats, et engager le CSE vis à vis des tiers et organismes extérieurs. Le trésorier-adjoint est le responsable des activités sociales et culturelles en rapport à l’hébergement, sorties, et séjours. Il est en charge de l'action sociale des appartements du comité, des hébergements de vacances, d'organismes partenaires du CSE, de l'entretien des biens immobiliers du CSE, de l'organisation des sorties et séjours au bénéfice des salariés. Le trésorier-adjoint remplace le trésorier de plein droit en cas d’absence temporaire ou définitive de ce dernier. Durée du mandat des membres du bureau Le secrétaire, le trésorier et adjoints du CSE sont élus à ces postes pour toute la durée du mandat. Sur décision du CSE, le secrétaire, le trésorier ou tout membre du bureau peut être révoqué de ses fonctions à tout moment. Cette révocation doit être effectuée dans le respect des droits de la défense de l'intéressé : - les faits qui lui sont reprochés doivent être portés à sa connaissance au cours de la réunion plénière; - la décision de révocation est prise par le comité en séance plénière à la majorité des voix exprimées à bulletin secret. Au cas où le titulaire d'un de ces postes cesse de faire partie du comité au cours de son mandat (absence définitive), ou souhaite être déchargé de ses fonctions, il est remplacé par son adjoint pour la durée du mandat restant à courir.
Les commissions obligatoires : La commission santé, sécurité, et conditions de travail Elle est composée de membres élus, titulaires ou suppléants, du comité social et économique. Les membres de la commission sont choisis par les élus titulaires du CSE par le vote d'une résolution La commission comprend au minimum 4 membres dont au moins un représentant du deuxième ou du troisième collège.
Elle est chargée par délégation du CSE de toutes les attributions relatives à la santé, la sécurité, et aux conditions de travail dans la société, à l'exception du recours à un expert et des attributions consultatives du CSE
La commission se réunit autant de fois que nécessaire.
Son fonctionnement est défini par accord (cf ANNEXE 2)
Les commissions obligatoires : La commission formation
Un accord relatif à la commission du CSE Santé sécurité et Conditions de travail a été signé au sein de l’UES Capel en date du 26 octobre 2018. Ses dispositions demeurent applicables. Accord en annexe 6 Les commissions obligatoires : La commission Egalité Professionnelle Elle est composée de 3 membres minimum et 7 maximums. Elle a pour mission de préparer les délibérations du CSE sur le rapport de l'égalité professionnelle, et plus particulièrement l'avis que doit émettre le CSE sur le rapport annuel de l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Elle se réunit au minimum deux fois par an. Les commissions obligatoires : La commission logement Elle est composée de 3 membres minimum et de 5 maximums. Elle facilite le logement et l'accession des salariés à la propriété et à la location des locaux d'habitation. A cet effet, elle :
recherche les possibilités d'offre de logements correspondant aux besoins du personnel, en liaison avec les organismes habilités à collecter la participation des employeurs à l'effort de construction ;
informe les salariés sur leurs conditions d'accès à la propriété ou à la location d'un logement et les assiste dans les démarches nécessaires pour l'obtention des aides financières auxquelles ils peuvent prétendre.
Elle se réunit à minima une fois par an.
Les commissions facultatives Le CSE peut décider de constituer des commissions permanentes ou temporaires chargées d'étudier des problèmes relevant de sa compétence. Il détermine la composition et les modalités de fonctionnement de chaque commission. Les commissions se réunissent une fois par an et remettent un rapport au Secrétaire (voir annexe 3) pour présentation lors de la réunion suivante du CSE, et intégration de ce rapport au bilan annuel des commissions présenté lors du CSE de décembre par le Secrétaire de CSE. Ce bilan fera apparaitre le nombre de réunions, le nombre d’élus participants ainsi que les sujets traités par les différentes commissions. La commission complémentaire santé : Elle comprend au minimum 3 membres et 7 au maximum. Elle a pour mission de préparer, d’étudier les documents économiques et bilans financiers recueillis auprès de l’organisme en vigueur. Elle interviendra plus particulièrement au renouvellement du contrat annuel.
Elle se réunit à minima deux fois par an.
La commission festivités Elle comprend au minimum 6 membres et au maximum 15 ; elle est chargée de l'organisation et de la mise en place des fêtes, soirées, arbre de Noël, du CSE au bénéfice des salariés. La commission se réunit au moins deux fois par an. La commission voyages
Elle comprend au minimum 3 membres, au maximum 7 membres. Elle est chargée de l'organisation générale des sorties, voyages, séjours, mise en place par le comité au bénéfice des salariés. Elle se réunit au moins une fois par an. La commission appartements : Elle comprend 3 membres au minimum et au maximum 12. Elle est chargée de la gestion locative des appartements du comité, de l'entretien des appartements, de la valorisation des appartements, auprès des salariés. Elle se réunit au moins 3 fois par an. La commission achats groupés Elle comprend 3 membres au minimum et au maximum 6. Elle est chargée de suivre les achats en groupe proposés par le comité. La commission négocie les prix des marchandises auprès des vendeurs et magasins et en fait bénéficier les salariés. La commission distributeurs de boissons Elle comprend au minimum 3 membres et au maximum 7 ; Elle prend en charge la gestion des distributeurs de boissons installés dans les sites. Elle négocie avec le prestataire les prix des articles et les choix proposés. Ajout ou révocation de commissions facultatives Les élus titulaires et suppléants, par vote à la majorité des présents, lors d’une séance plénière, peuvent décider de rajouter ou de supprimer une commission facultative. Rapport des commissions Après étude et réflexion, ces commissions remettent au comité des propositions contenues dans un rapport soumis à délibération du comité en séance plénière, par le biais d’un rapport ou compte-rendu transmis au Secrétaire du CSE (trame en annexe 3) Présidence des commissions Le président de chaque commission sera obligatoirement un membre titulaire du CSE. Périodicité des réunions plénières obligatoires : Le comité social et économique se réunit au moins une fois par mois à l'initiative de son président. Les élus peuvent s'opposer au calendrier défini par le président si les choix opérés portent atteinte au bon fonctionnement du CSE. La réunion préparatoire : A la demande du bureau du CSE, les élus se réunissent au moins 7 jours calendaires avant la date de la réunion plénière. Cette réunion pourra se faire dans les murs de l'entreprise ou à l'extérieur. Dans le cas d'une réunion dans l'enceinte de l'entreprise, une salle de réunion devra, à la demande des élus, être mise à leur disposition en fonction des moyens disponibles, à Cahors ou ailleurs. La réunion extraordinaire Le comité social et économique peut se réunir en outre à la demande du président, ou de la majorité de ses membres en séance extraordinaire :
par l’employeur à chaque fois qu’il le juge nécessaire ou que la loi le lui impose (licenciement économique…)
à la demande de la majorité des membres du CSE :
soit d’une lettre signée par les membres du comité que le secrétaire adresse à l’employeur
soit d’un vote des membres du CSE au cours d’une réunion ordinaire
Dans ce contexte, une réunion préparatoire fera l’objet d’heures de délégations supplémentaires dans la limite de 3 heures. La réunion plénière obligatoire Le président convoque, au minimum 3 jours avant la date de la réunion, chacun des membres titulaires et suppléants, ainsi que les représentants syndicaux auprès du comité par mail ou par lettre remise en main propre contre décharge. Les suppléants assistent aux réunions même s'ils ne sont pas en remplacement effectif de titulaires. Cette convocation est également transmise au management pour des raisons d’organisation. Les réunions pleinières obligatoires font l’objet d’un calendrier annuel établi chaque année par le Président et présenté en séance du mois de décembre. La réunion préparatoire Le bureau peut convenir ou pas de la nécessité d'une réunion préparatoire. S'il juge que la réunion est nécessaire, il convoquera par le biais du secrétaire tous les membres élus, titulaires et suppléants, par mail ou courrier simple, au minimum 5 jours avant la date de la réunion. La réunion extraordinaire La convocation de chaque membre du comité, doit respecter un délai de prévenance de 3 jours minimum. Ordre du jour des réunions
L'ordre du jour est arrêté conjointement par le secrétaire et le président ou son représentant, 72h avant la réunion.
Assistance par des personnes extérieures au comité
Le président ou son représentant peut se faire assister de trois membres du personnel de la société au maximum au cours des réunions s'il le juge utile. Les élus ne peuvent s'y opposer. Sous réserve de l'accord du président, les membres du comité peuvent décider, par un vote à la majorité des membres présents, la présence d'une personne extérieure au comité pendant tout ou partie de la réunion, salarié ou non.
Suspension de séance Le président (ou son représentant) ainsi que tout autre membre du CSE peut demander une suspension de séance. Si la majorité des membres présents le souhaitent, un vote à main levée sera organisé par le Président. Le procès-verbal mentionnera les suspensions de séance. Vote des résolutions et décisions Les résolutions et décisions sont adoptées à la majorité des élus titulaires présents ou de leurs suppléants en cas d’absences, c'est-à-dire si au moins la moitié + 1 membre ayant voix délibérative votent pour (les votes nuls, blancs et abstentionnistes sont assimilés à des votes contre). Le vote s'effectue à main levée, sauf lorsque le vote à bulletin secret est imposé par les prescriptions légales ou lorsqu'il est demandé par un membre délibérant sur une question. Établissement et diffusion du procès-verbal A chaque début de réunion plénière, possibilité est donnée aux élus titulaires de voter à main levée en vue de procéder à un enregistrement audio de tout ou partie de la séance afin de faciliter la rédaction du procès-verbal. Néanmoins, le président peut exiger à tout moment l'arrêt de l'enregistrement du fait de la communication d'informations confidentielles qu'il ferait au comité. Le procès-verbal de la réunion est établi par le secrétaire ou par un élu titulaire ou suppléant désigné par le secrétaire, dans un délai maximum de 15 jours suivant la réunion. Le procès-verbal donne un résumé des principales interventions et mentionne :
le nom de toutes les personnes présentes à la réunion ;
le résultat de tous les votes, le texte complet des décisions et recommandations adoptées au cours de la réunion ;
les réponses du président aux demandes qui lui ont été soumises au cours de la précédente réunion.
Il est communiqué à tous les membres du comité au moins 3 jours avant la réunion suivante, pour approbation après d'éventuelles modifications en début de séance, il est voté à main levée à la majorité des élus titulaires présents. Après approbation, le procès-verbal est diffusé au personnel à l'initiative du secrétaire, dans un délai de 5 jour ouvrés. Le Secrétaire transmet le PV à la Direction des Ressources Humaines qui en assure la diffusion. La diffusion prend les formes suivantes :
affiché sur les panneaux réservés
mis en ligne sur un espace sécurisé dont l’accès est réservé aux salariés travaillant dans l’entreprise ou sur le site internet, le blog du CSE, l'application mobile du CSE
diffusé par mail ou sur le site intranet de l’entreprise.
En complément de cette diffusion, si besoin le Secrétaire du CSE peut tout à fait envoyer le procès-verbal par mail vers le personnel ou tout autre moyen. Les membres du comité sont tenus à une obligation de discrétion lorsque le président le leur demande expressément ainsi que toutes personnes présentes à la réunion. Cependant, le procès-verbal reprendra intégralement les propos tenus lors de la séance, confidentiels ou pas. Ce procès-verbal officiel sera conservé par le secrétaire sans limitation de temps. Pour diffuser un procès-verbal contenant des informations confidentielles, le secrétaire veillera à censurer ou supprimer au préalable les passages concernés par ces informations confidentielles. Secret professionnel Les membres du comité social et économique sont tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication. En outre, les membres du comité ainsi que toutes personnes présentes seront avertis par le président chaque fois que leur seront donnés des renseignements d'ordre confidentiel. Ils sont tenus, en ce qui concerne ces renseignements, à une obligation de discrétion, avec toutes conséquences de droit pouvant en découler. Ces renseignements ne pourront, en aucun cas, être divulgués. Pour ce qui concerne les réunions d’information – consultation relatives à des procédures d’inaptitude du personnel, les informations détaillées figureront en annexe du procès verbal de la réunion et ne seront pas affichées. Les heures de délégations, le crédit d'heures : Les parties signataires du présent accord rappellent par le présent accord l’application du principe de mutualisation des heures entre élus titulaires et suppléants. Cf annexe 7 La pose d'heures de délégation : La pose des heures de délégation est libre. La société ne peut ni imposer ni programmer le moment de la prise de celles-ci. Les heures de délégations s'utilisent en priorité sur les horaires de travail. Dans ce cas, l'utilisation des heures de délégation vaut absence justifiée et implique un maintien total du salaire de l'élu. Les heures de délégation peuvent être utilisées en dehors des horaires de travail de l'élu si les nécessités du mandat le justifient. Elles valent alors heures supplémentaires ou complémentaires et doivent faire l'objet de la majoration applicable. Comme le temps de travail, leur décompte est annualisé. La pose d’heures de délégation doit être compatible avec les exigences de repos et de sécurité, à savoir : respecter un délai de repos de 11h entre deux postes ou deux journées de travail. Avertir l'employeur : Les heures du crédit peuvent être utilisées librement sans autorisation ni contrôle de la société. Cependant, il appartient à chaque élu de prévenir par écrit, par mail, son supérieur hiérarchique direct ou le service des ressources humaines. Aucun délai de prévenance minimum n’est à respecter. Aucune obligation de préciser l'objet, le motif de la pose des heures. Les parties signataires conviennent – pour des raisons d’organisation – du fait qu’il est souhaitable de prévenir au plus tôt d’une délégation. Impact des réunions et rendez-vous sur le crédit d'heures : Le temps passé aux réunions convoquées par le président n’est jamais déduit du crédit d'heures de délégation De même, le temps passé dans les réunions des commissions obligatoires n'est pas déduit du crédit d'heures de délégation. Les heures des réunions préparatoires et des réunions convoquées par le bureau, sont déduites du crédit d'heures. De même que tous les rendez-vous avec les salariés, les fournisseurs et organismes extérieurs. Toutes les autres heures nécessaires à l'exercice du mandat de l'élu viendront elles aussi en déduction des heures de délégations sauf les heures de formation des élus. Heures consacrées aux commissions Le temps consacré aux différentes commissions est considéré comme temps de travail, donc ouvre droit au maintien de salaire et n'est pas déduit des heures de délégation. Le bon de délégation Cf annexe 4 Gestion financière et comptable Les budgets prévisionnels Le bureau soumet au comité, lors d'une réunion plénière, 2 budgets prévisionnels en février de la nouvelle année :
Un budget des actions sociales et culturelles
Un budget de fonctionnement
Les budgets feront l'objet d'un vote à main levée à la majorité des élus présents, pour son approbation. Si demande spécifique, un vote à bulletin secret pourra être organisé. Les budgets approuvés donnent les limites des dépenses autorisées. En cas de dépenses supplémentaires, exceptionnelles ou non budgétées, le bureau informera le comité et lui apportera toutes les pièces justificatives, lors de la prochaine réunion plénière. Les budgets prévisionnels peuvent être modifiés et seront présentés aux élus pour une nouvelle approbation en séance plénière. Ces modifications devront être motivées par le bureau, ne pourront se faire qu'une fois – sauf circonstances exceptionnelles - et devront intervenir au plus tard 60 jours après la date de la première approbation, soit fin avril au plus tard, sauf circonstances exceptionnelles. La comptabilité : sa forme La tenue de la comptabilité incombe au trésorier, à défaut au trésorier-adjoint. L'exactitude et la sincérité des écritures est de la responsabilité du trésorier. Le CSE tiendra 2 comptabilités, à savoir : Une comptabilité des opérations relevant des actions sociales et culturelles Une comptabilité des opérations relevant du fonctionnement Approbation des comptes annuels Les comptes du comité d’entreprise seront arrêtés au 31/12 de chaque année par le trésorier élu du comité en collaboration avec l'expert-comptable. Ils produiront au bénéfice du comité, les documents suivants :
Un compte de résultat simplifié avec une section recettes et dépenses des activités sociales et culturelles, et une section recettes et dépenses pour le fonctionnement.
Un bilan simplifié avec séparation des données relevant des activités sociales et culturelles et des données relevant du fonctionnement propre du CSE.
Une annexe explicative exhaustive
La présentation des comptes annuels, relève de la mission de l'expert-comptable et se fera au plus tard le 31 mai de l'année suivante lors d'une réunion plénière. L'expert-comptable, à cette occasion, est d'office invité à prendre part à la réunion, du moins, au point à l'ordre du jour le concernant. En vue de procéder à l’approbation des comptes par le biais d’un vote, les documents présentés par l’expert-comptable auront été envoyés préalablement avec la convocation des élus à la réunion. Les comptes annuels seront approuvés à main levée à la majorité des élus titulaires présents, ou leurs suppléants en cas d’absences. Lors de cette réunion sera présenté le rapport oral d’activité de gestion du comité d’entreprise. Celui-ci présente des informations qualitatives sur les activités et sur la gestion financière, de nature à éclairer l'analyse des comptes par les membres élus du comité et les salariés de l'entreprise. Le comité portera à la connaissance de tout salarié de l’entreprise le souhaitant, les comptes annuels. Audit des comptes du CSE Un audit des comptes du CSE devra être obligatoirement mené tous les quatre ans par un expert-comptable autre que celui qui présente les comptes du CSE. Le trésorier et le secrétaire resteront à sa disposition pour d'éventuelles explications, sans que ce temps ne soit déduit des heures de délégation. L'audit portera uniquement sur la bonne tenue de la comptabilité, sur la vérification des pièces justificatives et le respect des règles et obligations comptables des CSE de taille moyenne. Son rapport sera communiqué et présenté au CSE lors d'une réunion plénière, au plus tard six mois après la proclamation des résultats des élections. A cette occasion, l'expert-comptable sera d'office autorisé à assister en partie à la réunion plénière. La lettre de mission de l’expert-comptable Lors du CSE du mois de janvier pour la clôture annuelle des comptes, Et lors du CSE qui suit le nouveau mandat électoral (après proclamation des résultats) pour l’audit des comptes tous les quatre ans, Afin d’engager la mission de l’expert-comptable, le projet de lettre de mission sera transmis aux élus du CSE avec la convocation de la réunion pleinière pour présentation et intégration d’éventuelles remarques avant signature par le Secrétaire de CSE, et engagement de l’expert-comptable. Gestion Période transition du CE vers le CSE Les parties signataires conviennent de solliciter un expert-comptable en vue de présenter en réunion pleinière du CSE :
L’arrêté les comptes du CSE au 1er octobre 2018
la clôture 2018
Et ce, au plus tard en CSE du mois de mai 19 (avec transmission des documents avec la convocation).
Réaliser un audit des comptes sur les quatre années du mandat précédant
Et ce, au plus tard en CSE du mois de septembre 19 (avec transmission des doc. avec la convocation). Compte rendu de gestion Les membres du comité sortant rendent compte au nouveau comité de leur gestion. Ils lui remettent à cet effet, par l'intermédiaire du secrétaire, tous documents relatifs à l’administration et l’activité du comité. Financement du CSE Le comité social et économique perçoit de la société une subvention annuelle affectée au financement des activités sociales et culturelles. Cette subvention, de 1 % des salaires bruts, est versée trimestriellement par virement sur le compte bancaire dédié aux opérations relevant des actions sociales et culturelles. Le comité perçoit également la totalité d'une dotation de fonctionnement égale à 0,2 % de la masse salariale brute. Cette dotation lui est versée trimestriellement par virement sur le compte bancaire dédié aux opérations relevant du fonctionnement. Les comptes bancaires seront communiqués par le trésorier du CSE. Moyens mis à la disposition du comité La société a légalement l'obligation de mettre à disposition du CSE les éléments suivants :
Un local avec son mobilier
Le loyer éventuel du local, les frais d'entretien, taxes et impôts, restent à la charge de la société.
Du matériel informatique : 1 téléphone, 1 ordinateur avec suite bureautique, 1 imprimante, 1 accès internet.
Du papier à impression
Affranchissement
De plus, la société conçoit à la mise à la disposition du comité, de l'élément et le service suivant :
Un local servant de réserve
Possibilité d'utiliser gratuitement la photocopieuse centrale couleur.
La liberté de déplacement des élus Les élus du comité social et économique, tout comme les représentants syndicaux du CSE, disposent d'une liberté totale de déplacement dans l'entreprise. Aucun site ou zone de l'entreprise, accueillant des salariés, ne peut être fermé aux élus, à condition de respecter les règles de sécurité. Remboursement des frais de déplacement des membres du CSE Les frais de déplacement, de restauration éventuelle, des membres du CSE titulaires, suppléants, et représentants syndicaux concernant les réunions ordinaires ou extraordinaires sont à la charge de l'employeur. Les frais de déplacements, d'hébergement, de restauration, des élus du comité nécessités par le fonctionnement et les activités du CSE, par les réunions convoquées par le Secrétaire ou le Secrétaire Adjoint, sont remboursés selon les conditions suivantes : Les frais de déplacements : en cas d'utilisation de sa voiture personnelle, les indemnités kilométriques sont calculées selon le barème fiscal en vigueur. Les tickets de train (2ème classe), la location éventuelle d'un véhicule, frais taxi, et autres moyens de transports, sont remboursés intégralement. Pour les frais remboursés par repas et les frais d’hébergement, il sera fait application du barème en vigueur au sein de Capel, en utilisant les documents « Notes de frais » en vigueur. Ce barème sera communiqué chaque année aux élus en séance. Les remboursements se font par chèque ou virement sur restitution des pièces justificatives, dans un délai de 7 jours au maximum. La formation CSE des élus L'ensemble des élus dispose du droit de s'absenter pour suivre une formation économique, dès le début de leur mandat. Il appartient aux élus de prendre l'initiative de demander à l'employeur le bénéfice de ce congé. Pendant ce congé de formation qui ne peut excéder 5 jours, l'élu dispose d'un maintien de salaire et la durée du congé n'affecte pas le crédit d'heures de délégation. Pour organiser cette formation, les élus doivent, au préalable, prendre une résolution autorisant un ou plusieurs élus à utiliser le budget de fonctionnement afin de payer l'organisme de formation habilité et de rembourser les frais de déplacement, d'hébergement, et de restauration. Une fois la résolution prise, l'élu concerné doit adresser une demande écrite de départ en congé à l'employeur 30 jours avant de le début de la formation mentionnant la date du congé, sa durée, et le nom de l'organisme. L'organisme formateur doit être habileté et devra fournir une attestation de présence à l'élu qui la remettra à l'employeur. La demande de congé de formation CSE peut être renouvelée tous les 4 ans de mandat ; elle est ouverte à tous les élus dans la limite du budget prévisionnel et les membres du bureau sont inscrits en premier. Les dépenses de formation ont pour limite le montant prévu au budget prévisionnel de fonctionnement ; c’est pourquoi le lieu de formation sera retenu en cohérence avec le territoire de Capel et la provenance des élus. La formation santé, sécurité et conditions de travail : Cette formation peut être demandée par les nouveaux élus à tout moment, puis à nouveau tous les 4 ans de mandats réalisés de façon consécutive ou non. Elle est accessible aux élus titulaires et suppléants que les élus participent ou non à la commission santé, sécurité et conditions de travail. Pour pouvoir partir en formation, l'élu présente une demande écrite de congé exceptionnel au moins 30 jours avant la date de la formation. Cette demande mentionnera les dates de stage, sa durée, son prix, et le nom de l'organisme choisi. L'employeur ne peut refuser la demande. Il peut toutefois reporter le départ en formation d'un délai maximal de 6 mois s'il motive sa décision par les conséquences préjudiciables pour l'entreprise de l'absence de l'élu. Le coût de la formation est à la charge de l'entreprise ainsi que les frais de déplacement, d'hébergement, de restauration, qui sont remboursés à l'élu selon les barèmes prévus par Capel. Durant le temps de formation, l'élu bénéficie du maintien de sa rémunération sans avoir à poser des heures de délégation. Pour obtenir ce maintien, l'élu remet à son retour à l'employeur, l'attestation de fin de stage délivrée par l'organisme de formation ainsi que les pièces justificatives des frais engagés pour suivre le stage. La durée du congé est de 5 jours (pour les entreprises de plus de 300 salariés), sauf aménagement particulier. Si des formations complémentaires s'avèrent nécessaires, le budget de fonctionnement peut être utilisé dans la limite du montant de la ligne budgétaire prévisionnel. La mise en place d’actions sociales et culturelles Sur proposition des commissions ou d’un élu, et dans la limite du budget prévisionnel voté par les élus, le bureau pourra en cours d’année mettre en place de nouvelles actions sociales et culturelles. Le bureau, lors d’une séance plénière, informera et soumettra au vote des élus du CSE, cette nouvelle mesure, à la majorité des élus présents. L’arrêt d’une action sociale et culturelle en cours d’année, fera l’objet d’un vote en réunion pleinière de CSE en vue de confirmer ou non cet arrêt. Il appartient au bureau lors de l’élaboration du budget prévisionnel, d’inclure dans la mesure du possible, l’ensemble des nouvelles actions, et d’y soustraire les actions non reconduites. Durée et modification Le présent accord est adopté pour une durée indéterminée. Chaque élu du comité a la faculté de proposer aux autres membres du CSE les modifications qu'il souhaite apporter au présent règlement. Pour ce faire, il doit faire parvenir au secrétaire sa proposition de modification dans un délai de 30 jours précédant la réunion plénière. La proposition fera l'objet d'une inscription à l'ordre du jour de la réunion plénière du CSE et y sera débattue. Les membres du CSE émettront un avis à la majorité des membres présents en vue d'adopter ou de rejeter cette modification. Lorsque la modification est adoptée, les membres du CSE préciseront, dans le PV de la réunion, sa date d'entrée en vigueur. Dispositions finales - Consultation des représentants du personnel Le présent accord a été soumis avant sa signature à la consultation des membres du CSE, en date du 15 mars 2019. Disposition finales - Interprétation de l’accord Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend né de l’application du présent accord. Dispositions finales - Publicité et dépôt de l’accord Le présent accord sera annexé au Procès Verbal de la réunion du CSE tenue ce 15 mars 2019 à Saint germain les Vergnes. et déposé en trois exemplaires (une version papier signée et une version électronique en format Word) à la DIRECCTE de Cahors et un exemplaire au secrétariat greffe du conseil des prud’hommes de Cahors à l’expiration du délai d’opposition de huit jours. Cet accord sera également affiché sur tous les panneaux de l’UES Capel.
Fait à Cahors, le 18 avril 2019
Pour le syndicat C.F.D.T.Pour le syndicat F.O.Pour La DirectionCACHET DE L'ENTREPRISE
Annexe 1 : UES CAPEL
L’UES CAPEL résulte d’un accord du 7 octobre 2008
En date du 20 juin 2018, voici la liste des sociétés qui composent l’UES CAPEL.
A noter : Dans le cas d’une éventuelle création de société appartenant à l’UES CAPEL, cet accord serait applicable à cette nouvelle entité.
ANNEXE 2 : trame rapport commission
ANNEXE 3 : Bon de délégation
ANNEXE 4 : Calendrier – ordre du jour CSE
Janvier Approbation en séance lettre de mission clôture des comptes par expert-comptable Présentation barème Capel frais Février Budget prévisionnel CSE Mars Bilan social & égalité H/F Avril Bilan frais de santé N-1 Mai Présentation comptes annuels Juin Bilan formation N-1 Orientations formation N+1 Juillet
Août
Septembre
Octobre Présentation rapport commission logement Novembre
décembre Calendrier annuel réunion pleinières N+1 Bilan des commissions obligatoires et facultatives
ANNEXE 5 : Accord UES Capel du 26 octobre 2018 relatif à la commission du CSE SANTE-SECURITE et CONDITIONS de TRAVAIL
ANNEXE 6 : Accord relatif à la gestion des heures de délégation
Cf AVENANT N°4 BIS à l’accord RTT du 18 juin 1999 – article IV Cf ACCORD protocole électoral du 4 mai 2018 – article 25 fonctionnement des instances
