Accord sur le recours au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique 2019 de la société DAIKIN AIRCONDITIONING France
Application de l'accord Début : 03/10/2019 Fin : 31/12/2019
La SOCIETE DAIKIN AIRCONDITIONING FRANCE, SAS au capital de 1.524.497,17 Euros, immatriculée au RCS de NANTERRE sous le numéro 967 501 065, dont le siège social est situé au 31 rue des Hautes Pâtures, Le Narval, Bâtiment B, 92737 NANTERRE Cedex, prise en la personne de son représentant légal en exercice, Monsieur XXX et, par délégation de pouvoirs, Madame XXX, Sr Manager Ressources Humaines,
D’une part
ET :
Le syndicat CFDT, représenté par Madame XXXX, Déléguée syndicale centrale
ARTICLE 1.1 Modalités de vote4 ARTICLE 1.2 Modalités des élections4 ARTICLE 1.3 Bulletins de vote7 ARTICLE 1.4 Listes de candidats7
ARTICLE 2 Assistance aux votants et garanties de confidentialité et de sécurité du vote8
ARTICLE 2.1 Modalités d’accès au serveur de vote8 ARTICLE 2.2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des donnée pendant la durée du scrutin10 ARTICLE 2.3 Conservation des données10
ARTICLE 3 Durée, dépôt et publicité de l’accord11
ARTICLE 1 Organisation des opérations électorales
Les parties décident que les élections professionnelles seront organisées par voie électronique par un prestataire dans le respect du cahier des charges exposé ci-après, destiné à garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote. Il est rappelé en effet que le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment celle des fichiers constitués pour établir les listes électorales des différents collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, d’émargement, d’enregistrement et de dépouillement des votes. La société NEOVOTE (ci-après dénommée « le prestataire ») dont le système de vote électronique a été audité et l'audit mis à disposition de la commission nationale informatique et libertés, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles
R. 2314-9 à R. 2314-21 et R. 2324-5 à R. 2324-17 du code du travail. Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,
l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.
En tant que seul syndicat représentatif dans l’entreprise, la CFDT sera informée par la société de l’accomplissement de ces formalités. Parallèlement, la société DAIKIN AIRCONDITIONING FRANCE sera amenée à conclure avec les organisations syndicales représentatives le protocole préélectoral définissant les modalités des élections et notamment :
Le calendrier des opérations électorales,
La répartition du personnel entre les collèges électoraux,
Le nombre et la répartition des sièges,
La constitution des bureaux de vote.
Le présent accord sera annexé au protocole préélectoral.
ARTICLE 1.1 Modalités de vote
Les parties décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections professionnelles du CSE de la société DAIKIN AIRCONDITIONING FRANCE qui se dérouleront entre les mois de novembre et décembre 2019.
ARTICLE 1.2 Modalités des élections
La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de la Direction des Ressources Humaines de la société DAIKIN AIRCONDITIONING FRANCE. Etablissement du fichier des électeurs A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines transmet au prestataire les données nécessaires à l’établissement d’un fichier des électeurs établi à partir des listes électorales. Le fichier des électeurs contiendra les données suivantes :
Civilité, noms et prénoms des inscrits
Date d’entrée dans l’entreprise
Date et lieu de naissance
Collège d’appartenance,
Etablissement d’appartenance
Adresse postale
Eligibilité
En revanche, les listes électorales affichées feront seulement mention des éléments suivants :
Civilité, noms et prénoms des inscrits
Ancienneté / date d’entrée dans l’entreprise
Age / Date de naissance
Eligibilité
Le fichier des électeurs a pour finalité de permettre de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :
de s’identifier et de prendre part au vote,
de compléter la liste d’émargement.
Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Lieux et temps du scrutin Les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu aux dates et heures fixées par le protocole d’accord préélectoral. Compte tenu de la date d’échéance des mandats actuels, les deux tours de scrutin devraient avoir lieu aux dates suivantes (sous réserve de modification par le protocole d’accord préélectoral) :
1er tour de scrutin : du vendredi 22/11/2019 au lundi 25/11/2019 (week-end inclus)
2ème tour de scrutin : du vendredi 06/12/2019 au lundi 09/12/2019 (week-end inclus)
Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire. Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres de la cellule d’assistance technique prévue ci-après. Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Liste d’émargement : La liste d’émargement enregistre les données suivantes :
Collège d’appartenance
Noms et prénoms des électeurs ayant voté
Heure et date du vote
La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Bureaux de vote et dépouillement Les bureaux de vote seront organisés conformément aux dispositions du protocole préélectoral.
Le déverrouillage du système de vote ne peut être réalisé qu’en présence du Président et des membres du bureau de vote.
Le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement sur les trois qui doivent être éditées, selon les modalités fixées réglementairement.
A l’issue du dépouillement électronique, les bureaux de vote auront accès aux résultats, qui, pour chaque scrutin, apparaîtront lisiblement et feront l’objet d’une édition sécurisée :
Procès-verbaux établis conformément aux imprimés CERFA
Résultats bruts, nombre de suffrages par liste et par candidat
Listes d’émargement
Tableau de mesure de l’audience de la représentativité syndicale
Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau. Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques sera mis en place. Cellule d’assistance technique : Une cellule d’assistance technique composée de représentants de la Direction, des membres des bureaux de vote et de représentants du prestataire sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. La cellule d’assistance technique sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du vote électronique. En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :
Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifiera que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés dédiées à cet effet ;
Procèdera, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel ce système sera scellé ;
Contrôlera, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
Il sera créé un site de supervision réservé aux membres de la cellule d’assistance technique, qui pourront notamment vérifier, pour chaque scrutin, le taux de participation en temps réel, ainsi que les contrôles d’intégrité réalisés par le système. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Les membres de la délégation du personnel, les membres du bureau de vote et un représentant du service RH bénéficieront d’une formation sur le système électronique retenu.
ARTICLE 1.3 Bulletins de vote
Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote en intégrant les listes de candidats et les logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
ARTICLE 1.4 Listes de candidats
Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes:
Collège d'appartenance
Noms et prénoms des candidats
Titulaires ou suppléants
Ordre de présentation
Etablissement de rattachement
Appartenance syndicale, le cas échéant
Les listes de candidats :
Seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique
Ne pourront comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir
Pourront comporter un nombre de candidats inférieur au nombre de sièges à pourvoir
Un salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés. Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote, à condition qu’elles respectent le format suivant :
Fichier .PDF non protégé par un mot de passe, sans lien hypertexte
Format A4 recto/verso maximum
Poids maximum égal à 5Mo
Le logo sera communiqué au service RH. Pour assurer l’égalité de traitement entre les listes de candidats tous les logos apparaitront à l’écran en respectant le format suivant :
Fichier JPEG, PNG, BMP ou GIF
Plus de 200 pixels de côté et poids inférieur à 500Ko
ARTICLE 2 Assistance aux votants et garanties de confidentialité et de sécurité du vote
Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette technique de vote. Assistance aux électeurs Les salariés pourront faire appel à une assistance téléphonique, gérée par le prestataire, en vue d’obtenir toutes les informations qu’ils jugent nécessaires au bon déroulement du vote, notamment en cas de problème technique. Elle sera accessible pendant le scrutin, 7 jours sur 7, 24 heures sur 24.
ARTICLE 2.1 Modalités d’accès au serveur de vote
Un site de vote dédié aux élections professionnelles et comportant une rubrique d‘aide et d’explications sur le déroulement du vote sera mis en place par le prestataire. Ce site de vote garantit une totale sécurité du vote.
Le prestataire adressera un courrier au domicile personnel de chaque électeur, au maximum une semaine avant le début de chaque scrutin. Ce dernier contiendra :
L’adresse du serveur de vote
Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le prestataire
La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.
Une notice d’explication détaillée sur les modalités du vote électronique
La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote. Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote :
Pour se connecter au serveur de vote, l’électeur devra saisir son identifiant personnel ainsi que sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).
Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées.
Lorsqu’il aura exprimé son vote, son choix apparaîtra clairement à l’écran ; il pourra être modifié avant validation. Chaque vote devra être confirmé par la saisie du mot de passe confidentiel.
La validation du vote par la saisie du mot de passe vaudra signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.
La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.
Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant et/ou son mot de passe personnel(s), il pourra obtenir la réédition de son identifiant et/ou de son mot de passe selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :
Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote
L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro vert indiqué par Neovote
L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis déclenche l’envoi après avoir vérifié l’identité de l’utilisateur à partir des données affichés par le Système
Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu par ce dernier (email, SMS ou serveur vocal)
La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran
Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne
L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote
L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile
Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur
L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande
Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification
En cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,
En cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.
Dans tous les cas, la procédure a pour effet :
Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé) et un nouveau mot de passe (le mot de passe précédent devenant alors inutilisable) ;
Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser son identifiant (inchangé).
Les données d'identification de l'électeur, sont :
Nom et Prénom
Date de naissance
Lieu de naissance
Toute re-génération d'identifiant et de mot de passe est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.
ARTICLE 2.2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des donnée pendant la durée du scrutin
Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales. Conformément aux articles L.2314-21 et L.2324-19 du code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ». Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
ARTICLE 2.3 Conservation des données
Conformément à l’article R.2314-8 du code du travail, le prestataire conservera sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes devra, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire pourra procéder à la destruction des fichiers supports.
ARTICLE 3 Durée, dépôt et publicité de l’accord
Le présent accord est conclu pour les élections du CSE de la société DAIKIN AIRCONDITIONING FRANCE qui se dérouleront aux mois de novembre et décembre 2019. Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à chacune des organisations syndicales représentatives dans le périmètre de l'accord à l'issue de la procédure de signature. Il sera également déposé selon les modalités ci-après :
Le présent accord sera déposé en deux exemplaires, l’un sur support papier et l’autre sur support électronique via le site internet « teleaccords.travail.emploi.gouv.fr., accompagné des pièces énoncées à l’article D. 2231-7 du code du travail, auprès de la DIRECCTE – Unité Territoriale des Hauts de Seine, 13 rue de Lens, NANTERRE (92022).
Le présent accord et ses annexes seront également déposés, en un exemplaire original, auprès du secrétariat du Greffe du Conseil de Prudhommes de NANTERRE.
Le présent accord sera publié sur la base de données nationale des accords d’entreprise (https://www.legifrance.gouv.fr/initRechAccordsEntreprise.do) conformément à la législation en vigueur, dans une version anonymisée ne comportant pas l’identité des négociateurs et des signataires. A cet effet, la version ainsi rendue anonyme de l'accord à des fins de publication est déposée en même temps que l'accord et les pièces mentionnées aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail.
Le présent accord sera affiché dans l’entreprise, publié sur l’intranet et remis par la Direction aux institutions représentatives du personnel. Il sera également publié sur la BDES mise à disposition du futur CSE.
Fait à Nanterre, le 02 octobre 2019. En 4 exemplaires originaux dont 2 pour les formalités de dépôt et 1 remis à chacune des parties.
