2.OBJET DE L'ACCORD PAGEREF _Toc183534493 \h 4 3.BENEFICIAIRES PAGEREF _Toc183534494 \h 4 4.CONGES EXCEPTIONNELS POUR EVENEMENTS FAMILIAUX PAGEREF _Toc183534495 \h 4 4.1MODALITES DE PRISE DES CONGES EXCEPTIONNELS PAGEREF _Toc183534496 \h 5 5.CONGES D’ANCIENNETE PAGEREF _Toc183534497 \h 6 5.1Utilisation des jours d'ancienneté acquis en cours d'année PAGEREF _Toc183534498 \h 6 6.CONGES ANNUELS PAGEREF _Toc183534499 \h 7 7.PRIMES DE COOPTATION PAGEREF _Toc183534500 \h 7 7.1Conditions d’attribution PAGEREF _Toc183534501 \h 7 7.2Conditions de Versement PAGEREF _Toc183534502 \h 8 7.3Exclusions PAGEREF _Toc183534503 \h 8 7.4Obligations des Salariés PAGEREF _Toc183534504 \h 8 7.5Suivi et Évaluation PAGEREF _Toc183534505 \h 8 8.FLEXIBILITE DES HORAIRES DE TRAVAIL PAGEREF _Toc183534506 \h 9 8.1Objectif et cadre general PAGEREF _Toc183534507 \h 9 8.1.1Cadres en forfait jours ou heures PAGEREF _Toc183534508 \h 9 8.1.2Période d’essai PAGEREF _Toc183534509 \h 9 8.1.3Conditions d’accès à la flexibilité horaire pour les alternants PAGEREF _Toc183534510 \h 9 8.1.4Les stagiaires PAGEREF _Toc183534511 \h 10 8.1.5Conditions d’accès à la flexibilité horaire pour les cadres et ETAM à temps partiel PAGEREF _Toc183534512 \h 10 8.2Priorité absolue aux missions clients et règles de sécurité PAGEREF _Toc183534513 \h 10 8.3Plages horaires fixes et flexibles PAGEREF _Toc183534514 \h 11 8.3.1Plages fixes (présence obligatoire) PAGEREF _Toc183534515 \h 11 8.3.2Plages horaires flexibles : PAGEREF _Toc183534516 \h 12 8.4Responsabilité individuelle de la gestion des horaires PAGEREF _Toc183534517 \h 14 8.5Responsabilité des salariés et des managers sur le respect des horaires PAGEREF _Toc183534518 \h 14 8.6Période de test de 6 mois PAGEREF _Toc183534519 \h 14 8.7Bilan et ajustements PAGEREF _Toc183534520 \h 15 9.DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS CHEZ LE(S) CLIENT(S) PAGEREF _Toc183534521 \h 16 9.1Conditions Générales PAGEREF _Toc183534522 \h 16 9.2Définition du Déplacement Professionnel PAGEREF _Toc183534523 \h 16 9.3Point de Référence pour les Déplacements PAGEREF _Toc183534524 \h 16 9.4Départ et Retour PAGEREF _Toc183534525 \h 17 9.5Hébergement PAGEREF _Toc183534526 \h 17 9.6Estimation de la Durée de Trajet PAGEREF _Toc183534527 \h 18 9.7Transport PAGEREF _Toc183534528 \h 18 9.8Frais Supplémentaires PAGEREF _Toc183534529 \h 18 9.9Jours de Repos Offerts - DV Days PAGEREF _Toc183534530 \h 18 9.10Suivi et Contrôle PAGEREF _Toc183534531 \h 19 10.NOTES DE FRAIS PAGEREF _Toc183534532 \h 20 10.1Principes Généraux PAGEREF _Toc183534533 \h 20 10.2Frais de Repas PAGEREF _Toc183534534 \h 20 10.3Hébergement PAGEREF _Toc183534535 \h 20 10.4Transports PAGEREF _Toc183534536 \h 20 10.5Autres Frais PAGEREF _Toc183534537 \h 20 10.6Procédure de Remboursement PAGEREF _Toc183534538 \h 21 10.7Suivi et Audit PAGEREF _Toc183534539 \h 21 11.APPLICATION ET SUIVI DU PRESENT ACCORD PAGEREF _Toc183534540 \h 22 12.DUREE ET REVISION PAGEREF _Toc183534541 \h 22 13.DENONCIATION DE L'ACCORD PAGEREF _Toc183534542 \h 22 14.DEPOT LEGAL ET INFORMATIONS DU PERSONNEL ET DES PARTENAIRES SOCIAUX PAGEREF _Toc183534543 \h 22 15.ENTREE EN VIGUEUR DE L'ACCORD PAGEREF _Toc183534544 \h 23 16.FAQ – FOIRE AUX QUESTIONS PAGEREF _Toc183534545 \h 24 16.1CONGES EXCEPTIONNELS POUR ÉVENEMENTS FAMILIAUX PAGEREF _Toc183534546 \h 24 16.2CONGES D'ANCIENNETE PAGEREF _Toc183534547 \h 25 16.3CONGES ANNUELS PAGEREF _Toc183534548 \h 26 16.4PRIMES DE COOPTATION PAGEREF _Toc183534549 \h 28 16.5FLEXIBILITE DES HORAIRES CHEZ DECIVISION PAGEREF _Toc183534550 \h 29 16.6DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS CHEZ LE(S) CLIENT(S) PAGEREF _Toc183534551 \h 35 16.7NOTES DE FRAIS PAGEREF _Toc183534552 \h 37
ACCORD D'ENTREPRISE
AMÉNAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL ET AVANTAGES SOCIAUX Entre : La
société DeciVision enregistrée sous le SIREN 488 742 164 et représentée par XX, Directeur Général,
Et : Les représentants du personnel au sein du Comité Social et Économique (CSE),
PRÉAMBULE
Le présent accord a pour objet l’organisation de la prise et des départs en congé, l’attribution de primes de cooptation et avantages sociaux spécifiques à la société DECIVISION, les règles relatives aux déplacements et aux frais professionnels. Pour rappel, la Convention Collective applicable au sein de la société est celle de la branche des bureaux d'études techniques, des cabinets d'ingénieurs-conseils et des sociétés de conseils dite “SYNTEC” dans le présent accord. Le présent accord prime sur toutes les dispositions conventionnelles de la convention collective de branche conformément aux dispositions légales. Il est précisé qu’en cas de modification de la convention collective de branche, les avantages prévus aux présentes ne se cumulent pas avec les nouveaux avantages susceptibles d’être accordés par la convention collective de branche dans l’avenir mais s’y substituent jusqu’à concurrence de l’avantage le plus favorable comparé avantage par avantage. Compte tenu des modifications législatives et des apports jurisprudentiels intervenus au cours des dernières années ainsi que de l’évolution croissante de l’activité de la Société, il est apparu nécessaire de mettre en place un accord d’entreprise propre à la Société afin de répondre à ses besoins mais également à ceux de ses collaborateurs. L’accord vise notamment à :
Maintenir de la flexibilité et de l’agilité afin de répondre aux évolutions de l’activité ;
Améliorer la compétitivité de l’entreprise et sa capacité concurrentielle ;
Concilier les nécessités organisationnelles et le développement de la Société avec l'activité des salariés ;
Fixer un cadre clair afin de garantir l’équité professionnelle entre les collaborateurs et d’optimiser, simplifier, rationaliser l’organisation du travail, ainsi que la gestion des Ressources Humaines.
Afin de fidéliser ses collaborateurs la société a également souhaité leur attribuer certains avantages sociaux et primes directement liées à leur implication dans la vie et la croissance de l’entreprise. Le présent accord n’a ni pour objet, ni pour effet de se cumuler avec les dispositions conventionnelles de branche. Le présent accord se substitue aux dispositions conventionnelles de branche et à tout usage et/ou engagement unilatéral ayant le même objet. Conformément à l’article L. 2232-23-1 du Code du travail, l’accord a été négocié avec les membres élus titulaires du Comité Social et Economique (CSE) de la Société lors de 3 réunions de négociation intervenues les 25 octobre et 06 décembre 2024. Le personnel a été informé du contenu des négociations. Il a enfin été soumis à la signature des membres élus titulaires du CSE représentant la majorité des suffrages exprimés aux dernières élections. Il a été convenu ce qui suit :
OBJET DE L'ACCORD
Cet accord a pour objet de définir les conditions d'attribution et de prise des congés exceptionnels pour évènements familiaux, la gestion des congés, des primes de cooptation, des horaires de travail, des déplacements professionnels et des notes de frais au sein de la société DeciVision.
BÉNÉFICIAIRES
Le présent dispositif prévu par ce document est applicable à l’ensemble des salariés de la société, en CDI ou en CDD. Il s’appliquera également aux apprentis et aux alternants. Il est rappelé que les stagiaires ne sont pas concernés, dans la mesure où ils ne sont pas liés à la Société par un contrat de travail. Toute nouvelle personne embauchée après la mise en œuvre de ce document sera automatiquement intégrée en cas de besoin.
CONGÉS EXCEPTIONNELS POUR ÉVÉNEMENTS FAMILIAUX
Des autorisations d’absence exceptionnelle avec maintien de la rémunération, en plus des 25 jours ouvrés de congés légaux et des congés pour évènements familiaux conventionnels prévus au jour des présentes pour la convention collective de branche étendue, seront accordés au salarié en cas de survenance des évènements suivants :
Evénements
Convention SYNTEC / Code du travail
Jours supplémentaires offerts par DeciVision
Total
Mariage du salarié ou conclusion d'un PACS
4 jours ouvrés 1 jour ouvré
5 jours ouvrés de congés exceptionnels
Décès du père ou de la mère
3 jours ouvrés 2 jours ouvrés
5 jours ouvrés de congés exceptionnels
Décès du conjoint, du concubin ou du partenaire lié par un Pacs
3 jours ouvrés 2 jours ouvrés
5 jours ouvrés de congés exceptionnels
Décès des Grands parents
2 jours ouvrés 3 jours ouvrés
5 jours ouvrés de congés exceptionnels
Décès d’un frère ou d’une sœur
3 jours ouvrés 2 jours ouvrés
5 jours ouvrés de congés exceptionnels
Décès du beau-père ou de la belle-mère (père ou mère de l’époux ou du partenaire de PACS du salarié)
3 jours ouvrés 2 jours ouvrés
5 jours ouvrés de congés exceptionnels
MODALITÉS DE PRISE DES CONGÉS EXCEPTIONNELS Les congés exceptionnels pour évènements familiaux seront pris :
Pour le mariage et le Pacs : le jour de congé supplémentaire accordé par les présentes sera obligatoirement accolé aux 4 jours ouvrés de congés conventionnels pris pour partie ou en totalité avant ou après l’évènement qui y donne naissance. Ces jours de congés devront être demandés dans un délai de 3 mois maximum à partir de la date du mariage ou du Pacs. Passé ce délai ils seront perdus.
Les jours de congés exceptionnels pour mariage ou Pacs ne devront pas être accolés aux congés payés légaux sauf accord préalable du supérieur hiérarchique. Le salarié devra informer son supérieur hiérarchique de la date de l’évènement et de la date souhaitée des jours de congés exceptionnels en rapport avec l’évènement au moins trois mois avant la date de début des congés souhaités.
Pour le décès : les jours de congés supplémentaires accordés par les présentes seront obligatoirement accolés aux jours ouvrés de congés conventionnels pris en totalité après l’évènement qui y donne naissance
CONGÉS D’ANCIENNETÉ Conformément à la Convention Collective SYNTEC, les salariés de l'entreprise bénéficient de jours de congés supplémentaires en fonction de leur ancienneté. Des jours de congés supplémentaires sont accordés selon les modalités suivantes :
Après 5 années complètes d’ancienneté, la convention prévoit l'attribution d'un (1) jour ouvré supplémentaire de congé. À ce jour, la société DeciVision ajoute un (1) jour ouvré offert supplémentaire, portant ainsi le total à deux (2) jours de congés supplémentaires après 5 ans d'ancienneté.
Après 10 années complètes d’ancienneté, la convention prévoit l'attribution d'un second jour ouvré supplémentaire. La société DeciVision ajoute également un (1) jour ouvré offert supplémentaire, portant ainsi le total à quatre (4) jours de congés supplémentaires après 10 ans d'ancienneté.
Ces jours de congés supplémentaires sont cumulés avec les congés payés annuels et suivent les mêmes règles de prise et de gestion.
Années d’ancienneté
Congés supplémentaire prévu par la convention SYNTEC
Jours supplémentaires offerts par DeciVision
Total de jours de congés supplémentaires
Après 5 ans
1 jour ouvré supplémentaire 1 jour ouvré
2 jours ouvrés
Après 10 ans
1 jour ouvré supplémentaire 1 jour ouvré supplémentaire
4 jours ouvrés
Après 15 ans
1 jour ouvré supplémentaire Aucun
5 jours ouvrés
Après 20 ans
1 jour ouvré supplémentaire Aucun
6 jours ouvrés
Utilisation des jours d'ancienneté acquis en cours d'année Lorsque le salarié atteint 5, 10, 15 ou 20 ans d’ancienneté en cours d’année civile, les jours de congés supplémentaires, y compris les jours offerts par DeciVision, seront reportés à la période de référence suivante. Vous les cumulez mois par mois comme des CP à partir de juin. Ces jours pourront alors être pris dans les mêmes conditions que les congés payés annuels.
CONGÉS ANNUELS Tous les salariés ont droit aux congés payés annuels comme prévu par la législation et la convention collective applicable. La planification des congés doit tenir compte des besoins opérationnels de l'entreprise et des souhaits des salariés, dans un esprit de dialogue et de respect mutuel. Les congés payés s'acquièrent
du 1er juin de l'année N au 31 mai de l'année N + 1.
Les congés d’été devront être pris pour une durée de trois semaines dont deux semaines d’affilées entre le 1er mai et le 15 septembre.
Du 15 janvier au 15 février, les collaborateurs doivent formuler auprès de l’employeur, par le biais du SIRH Factorial, leurs souhaits de prise de congés pour l’année à venir
Du 15 février au 15 mars, une période est laissée aux collaborateurs afin de s’organiser entre eux, sur la base d’un document de synthèse fourni par la société DECIVISION.
Le 1er avril au maximum, la société DECIVISION fixe l’ordre des départs en congés.
Attention ! les congés pour les consultants qui sont en régie doivent être positionnés durant les périodes de fermeture des clients si elles existent.
La société DECIVISION tente de satisfaire au mieux les souhaits de prise de congés exprimés par les collaborateurs. En cas d’arbitrage, les souhaits des collaborateurs qui n’ont pas pu être accordés seront pris en compte en priorité l’année suivante, si les contraintes de fonctionnement de l’entreprise le permettent.
PRIMES DE COOPTATION La société DeciVision souhaite encourager ses salariés à participer activement au recrutement en recommandant des candidats de qualité. Afin de reconnaître cet engagement, les modalités suivantes régissent l'attribution des primes de cooptation : Conditions d’attribution Candidature pour un CDI : Un salarié recommandant une personne pour un poste en CDI percevra une prime de cooptation de 2 000 € brut, sous réserve que le candidat recommandé soit recruté et confirmé en CDI à l'issue de sa période d'essai. Candidature pour une Alternance M2 ou un Stage de M2 : Un salarié recommandant une personne pour une année d’alternance M2 ou un stage de niveau Master 2 percevra une prime de cooptation de 1 000 € brut, à condition que le candidat soit recruté et confirmé en CDI à la fin de son alternance ou stage. Candidature pour une Alternance ou un Stage de L3/M1 : Un salarié recommandant une personne pour une alternance ou un stage de niveau Licence 3 ou Master 1 percevra une prime de 500 € brut, si le candidat est confirmé en Alternance ou en stage M2 lors de son démarrage en M2. Conditions de Versement Le salarié doit être présent dans l'entreprise et ne pas être en préavis de départ au moment du déclenchement et du versement de la prime. La prime est versée après la confirmation du candidat recommandé en CDI ou à l'entrée en stage M2, selon les cas précités. Cette prime exceptionnelle et ponctuelle n’étant pas liée à l’activité du salarié n'est pas incluse dans l'assiette de calcul des congés payés ni pour la détermination de la prime de précarité. Elle n'est donc pas prise en compte dans le calcul de la prime de vacances prévue par la Convention Collective Syntec. Exclusions Les chargés de recrutement, les salariés du service ressources humaines, les directeurs technique, responsable techniques, responsable de service (administratif, commercial, marketing, DSI, etc …) ainsi que les « team leader » ne sont pas éligibles à cette prime de cooptation. Obligations des Salariés Les salariés souhaitant bénéficier de la prime de cooptation doivent soumettre la candidature par mail au Ressources Humaines à l’adresse service-rh@decivision.com, en précisant leur relation avec le candidat recommandé et en joignant impérativement le CV du candidat. Le/la salarié(e) sera informé(e) par le service ressources humaines de la suite donnée à cette recommandation et de l’avancée du processus. Les salariés sont encouragés à ne recommander que des candidats répondant aux critères de compétence et aux valeurs de DeciVision. Suivi et Évaluation Le département des Ressources Humaines est chargé de suivre les recommandations, les recrutements effectués, et les primes versées, afin de s'assurer de la transparence et de l'équité du processus de cooptation. Un bilan annuel de la politique de cooptation sera présenté au CSE, incluant le nombre de candidatures recommandées, le nombre de recrutements effectués par cooptation, et le total des primes versées.
FLEXIBILITÉ DES HORAIRES DE TRAVAIL Dans l’objectif d'améliorer la qualité de vie au travail tout en maintenant une performance opérationnelle optimale, DeciVision met en place un dispositif de
flexibilité horaire quotidienne. Ce dispositif vise à offrir plus d’autonomie aux salariés dans la gestion de leur emploi du temps, tout en garantissant le respect des engagements contractuels et la satisfaction des clients.
Objectif et cadre général
La flexibilité horaire quotidienne repose sur un équilibre entre
responsabilisation des salariés, engagement vis-à-vis des clients, et efficacité opérationnelle. Ce dispositif permet aux salariés en CDI et CDD d’organiser leur journée de travail autour de plages horaires fixes et flexibles, à condition de respecter les heures de travail hebdomadaires obligatoires fixées par le contrat de travail :
7,5 heures par jour pour les cadres à temps complet
7 heures par jour pour les ETAM à temps complet.
Cadres en forfait jours ou heures
Les cadres en forfait jour ou forfait heure, qui organisent leur temps de manière autonome, ne sont pas concernés par ces dispositions.
Période d’essai
La flexibilité des horaires est accessible à l’ensemble des salariés
après la validation de leur période d’essai. Cela signifie que les salariés en période d’essai doivent suivre les horaires de travail standard (option 1), sans possibilité de choisir parmi les options de flexibilité.
Dès la validation de leur période d’essai, ils pourront planifier leurs horaires selon les modalités de flexibilité définies dans cet accord.
Conditions d’accès à la flexibilité horaire pour les alternants
Les alternants (apprentissage et professionnalisation) devront accomplir une période probatoire de
4 mois de présence effective avant d’accéder à la flexibilité des horaires.
Cette période est justifiée par la nécessité d'assurer leur bonne intégration et de garantir qu'ils maîtrisent les exigences de leur poste avant de bénéficier d'une organisation de travail flexible. Pendant cette période, les alternants suivent les horaires standards (Option 1) de l’entreprise. À l'issue de cette période probatoire, les alternants peuvent choisir parmi les options de flexibilité horaire (ETAM), sous réserve de validation par leur maitre d’apprentissage et selon les modalités de flexibilité définies dans cet accord. Il est précisé que durant les périodes d'examen ou de formation à l'école, les horaires de flexibilité ne s'appliquent pas. Les apprentis doivent se conformer aux horaires définis par leur centre de formation ou leur école pendant ces périodes. La flexibilité est réservée aux jours où l’apprenti est présent dans l'entreprise.
Les stagiaires
Les stagiaires ne sont pas concernés par ces dispositions.
Conditions d’accès à la flexibilité horaire pour les cadres et ETAM à temps partiel
Les cadres et ETAM à temps partiel bénéficient également de la flexibilité horaire, avec des ajustements proportionnels à leur temps de travail hebdomadaire et en fonction de leur contrat de travail.
Horaires adaptés en fonction du temps partiel
La durée quotidienne de travail est ajustée en fonction du contrat de travail et du planning du salarié. Par exemple, un ETAM à 50 % travaillera 3,5 heures par jour (au lieu de 7 heures). Les plages fixes de travail (voir article 8.3) s'appliquent conformément à la durée de travail contractuelle et au planning défini. Si le salarié à temps partiel ne travaille qu'une partie de la journée, il devra respecter la plage fixe qui correspond à sa période de présence.
Validation des horaires avec le manager
Les cadres et ETAM à temps partiel doivent valider leurs horaires de travail flexibles avec leur manager afin de garantir une bonne coordination avec les autres membres de l'équipe et d'assurer le respect des besoins opérationnels de l'entreprise.
Priorité absolue aux missions clients et règles de sécurité
Lorsqu’un salarié est en mission pour un client,
les impératifs du client priment sur les options de flexibilité horaire.
Lorsque des missions ou des projets requièrent des horaires spécifiques définis par les clients, ces derniers prévalent sur les plages horaires flexibles. Les salariés concernés sont informés en avance de ces exigences et des arrangements nécessaires sont discutés pour minimiser l'impact sur leur équilibre travail-vie personnelle. Le manager s’assurera que la mission du client reste la priorité absolue et que le salarié est entièrement disponible pour répondre aux attentes du client. Si le client impose des règles de sécurité spécifiques, comme l'interdiction de se connecter aux systèmes externes, les consultants doivent se conformer à ces exigences. Plages horaires fixes et flexibles Plages fixes (présence obligatoire)
POUR LES CADRES
Matin : de 9h00 à 12h30
Après-midi : de 14h00 à 17h30 du lundi au jeudi / de 14h00 à 17h00 le vendredi
POUR LES ETAMS
Matin : de 9h00 à 12h30
Après-midi : de 14h00 à 17h00 du lundi au jeudi / de 14h00 à 16h30 le vendredi
Pendant ces plages fixes, les salariés doivent impérativement être présents sur site (ou connectés pour ceux en télétravail ou chez le client), à leur poste de travail, et pleinement opérationnels. Cela signifie qu'ils doivent être prêts à travailler, participer aux réunions, répondre aux sollicitations, et accomplir leurs missions (Pour les salariés à temps partiel, se reporter au point 8.1.5)
left
L'absence pendant ces plages fixes sans motif valable ne sera pas tolérée et pourra faire l'objet de mesures disciplinaires.
leftPour les consultants en mission chez des clients avec des règles de sécurité spécifiques, telles que des entreprises ou organisations publiques soumises à des mesures strictes, la flexibilité horaire ne s'applique pas de manière classique. Ces consultants doivent se conformer aux horaires et règles en vigueur chez le client et vu avec leur manager, même si cela implique des contraintes comme l’impossibilité de se connecter aux systèmes de DeciVision pour des raisons de sécurité.
En dehors de ces plages, les salariés bénéficient d’une flexibilité pour organiser le début et la fin de leur journée en choisissant librement parmi les options proposées. Chaque journée doit inclure un total de
7,5 heures pour les cadres à temps complet ou de 7 heures pour les ETAM à temps complet, hors pause déjeuner.
La durée du travail doit respecter les limites légales et conventionnelles. Les salariés doivent veiller à accomplir le nombre d'heures de travail requis par leur contrat de travail, en tenant compte de la flexibilité offerte.
Il est précisé que les heures d'arrivée mentionnées (ex : 9h00) correspondent au début effectif du travail. Cela signifie que le salarié doit être présent, connecté à son poste, et prêt à démarrer son activité à cette heure précise. Il ne s'agit pas de l'heure d'arrivée sur site, mais bien du moment où le salarié est opérationnel. (Article L3121-1 du Code du travail)
Plages horaires flexibles :
Options de flexibilité pour les cadres à temps complet (7,5 heures/jour) :
Du lundi au jeudi
Options
CADRE
Heure de début d’activité
Plage horaire de la Pause déjeuner (durée)
Heure de fin d’activité
Nombre d’heures de travail /jour
Option 1 (Horaires de travail standards)
9h00
12h30-14h (1h30)
18h00
7,5 h
Option 2 8h30 12h30-14h (1h30) 17h30 7,5 h Option 3 8h45 12h30-14h (1h30) 17h45 7,5 h
Option 4
9h00
12h30-13h30 (1h) 17h30 7,5 h
Uniquement le vendredi
Options
CADRE
Heure de début d’activité
Plage horaire de la Pause déjeuner (durée)
Heure de fin d’activité
Nombre d’heures de travail /jour
Option 1 (Horaires de travail standards)
9h00
12h30-14h (1h30)
18h00
7,5 h
Option 2 8h30 12h30-14h (1h30) 17h30 7,5 h Option 3 8h45 12h30-14h (1h30) 17h45 7,5 h Option 4 9h00 12h30-13h30 (1h) 17h30 7,5 h Option 5 Vendredi uniquement 8h45 12h30-13h30 (1h) 17h15 7,5 h Option 6 Vendredi uniquement 8h30 12h30-13h30 (1h) 17h00 7,5 h
Options de flexibilité pour les ETAM à temps complet (7 heures/jour) :
Du lundi au jeudi
Options
ETAM
Heure de début d’activité
Plage horaire de la Pause déjeuner (durée)
Heure de fin d’activité
Nombre d’heures de travail /jour
Option 1 (Horaires de travail standards)
9h00
12h30-14h (1h30)
17h30
7 h
Option 2 8h30 12h30-14h (1h30) 17h00 7 h Option 3 8h45 12h30-14h (1h30) 17h15 7 h Option 4 9h00 12h30-13h30 (1h) 17h00 7 h
Uniquement le vendredi
Options
ETAM
Heure de début d’activité
Plage horaire de la Pause déjeuner (durée)
Heure de fin d’activité
Nombre d’heures de travail /jour
Option 1 (Horaires de travail standards)
9h00
12h30-14h (1h30)
17h30
7 h
Option 2 8h30 12h30-14h (1h30) 17h00 7 h Option 3 8h45 12h30-14h (1h30) 17h15 7 h Option 4 9h00 12h30-13h30 (1h) 17h00 7 h Option 5 Vendredi uniquement 8h45 12h30-13h30 (1h) 16h45 7 h Option 6 Vendredi uniquement 8h30 12h30-13h30 (1h) 16h30 7 h Responsabilité individuelle de la gestion des horaires
Afin de garantir une organisation efficace et une autonomie accrue,
chaque salarié est responsable de la gestion de ses horaires, dans le respect des règles de l’entreprise et de la durée de travail contractuelle. Les salariés doivent s’assurer que leur emploi du temps est compatible avec les impératifs de service, les besoins spécifiques des clients, et les objectifs de l’équipe.
Les salariés devront respecter les plages fixes définies par l’entreprise. Ils sont libres de gérer les plages flexibles autour de ces horaires, tant que leur travail est effectué et que les engagements pris sont tenus. Les managers peuvent intervenir en cas de non-respect répété des horaires ou des objectifs, mais la gestion quotidienne des horaires repose avant tout sur la responsabilisation individuelle. Une transparence et une communication régulière avec les équipes sont encouragées pour assurer une bonne coordination et éviter toute perturbation dans le travail d’équipe. Responsabilité des salariés et des managers sur le respect des horaires
La responsabilité est un pilier fondamental de ce dispositif.
Chaque salarié est tenu de :
Respecter les plages fixes définies par l’entreprise.
Gérer ses heures de pause et de travail avec rigueur, en tenant compte des impératifs de service, des besoins des clients et des objectifs de l’équipe.
Faire preuve de transparence et d’honnêteté dans la gestion de son emploi du temps, en veillant à accomplir les heures de travail requises par son contrat et à respecter les engagements pris.
Les salariés sont autonomes dans la gestion de leur emploi du temps et sont responsables de veiller à ce que leur organisation n’entrave pas le bon fonctionnement des équipes ou les exigences des clients.
Les managers jouent un rôle de supervision générale et interviennent en cas de non-respect répété des règles ou des objectifs. Ils sont responsables de :
S’assurer que les plages fixes sont respectées et que les salariés accomplissent leurs missions de manière efficace.
Encadrer et corriger les abus. En cas de non-respect répété des horaires ou des engagements pris, des mesures correctives pourront être appliquées, y compris la suspension temporaire de la flexibilité pour les salariés concernés.
Ce dispositif a pour but d’encourager la responsabilisation des salariés tout en assurant une gestion rigoureuse et équitable des horaires de travail.
Période de test de 6 mois
Ce dispositif de flexibilité sera mis en place à titre
expérimental pour une durée de 6 mois, à compter de la date de mise en œuvre du présent accord. Cette période d’essai permettra d’évaluer l’impact de la flexibilité sur la productivité, la satisfaction des salariés, ainsi que sur la gestion des missions clients.
Durant cette période, un suivi régulier sera assuré par les managers et les ressources humaines pour identifier les ajustements nécessaires. À l’issue des 6 mois, un bilan sera effectué avec la participation des équipes et des managers concernés, afin de décider si le dispositif sera
maintenu, modifié, ou abandonné.
Bilan et ajustements
À la fin de la période de test, un
bilan complet sera réalisé en collaboration avec l’ensemble des parties prenantes. Ce bilan portera sur les critères suivants :
L’efficacité du dispositif en termes de
productivité.
Le respect des horaires par les salariés.
L’impact sur la
satisfaction des clients.
En fonction des résultats obtenus, des
ajustements pourront être apportés au dispositif, et une décision sera prise quant à sa généralisation ou son abandon.
DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS CHEZ LE(S) CLIENT(S) Les déplacements professionnels sont une composante essentielle des missions des consultants et ingénieurs d'affaires, dont le poste et le contrat de travail prévoient des déplacements fréquents à l'échelle nationale. D’autres postes peuvent également être amenés à effectuer des déplacements de manière occasionnelle, selon les besoins de l'activité. Ces déplacements, réalisés dans l’intérêt de l'entreprise, sont organisés par DeciVision dans des conditions optimales afin de garantir la sécurité et le bien-être des salariés. Conditions Générales Les déplacements professionnels sont organisés pour optimiser les temps de transport et minimiser leur impact sur la vie personnelle des salariés. La durée du travail pendant les déplacements reste conforme à la réglementation en vigueur, avec un total quotidien ne devant pas excéder la durée légale du travail. La durée légale quotidienne de travail ne doit pas excéder 10 heures par jour, sauf dérogations ou en cas de circonstances exceptionnelles. Un temps de repos quotidien obligatoire de 11 heures consécutives doit être respecté entre deux journées de travail. (Articles L. 3121-18 et L3131-1 du Code du travail). Si votre déplacement engendre un dépassement des horaires légaux alors vous devez vous rapprocher de votre manager qui recherchera une solution adéquate. Définition du Déplacement Professionnel Un déplacement professionnel désigne tout trajet temporaire qu’un salarié effectue pour se rendre sur un lieu de mission distinct de son lieu de travail habituel ou de son agence de rattachement. Ce trajet est motivé par les besoins de l’entreprise, notamment pour des rendez-vous clients, des missions de prestation, ou des formations. Pour certains salariés, les déplacements professionnels constituent une clause essentielle du contrat de travail. Ces salariés acceptent d'effectuer des déplacements fréquents, parfois de longue durée, en fonction des besoins de l’activité de l’entreprise. Les modalités de ces déplacements peuvent varier, et l’acceptation de cette clause fait partie intégrante des responsabilités liées à leur poste. Point de Référence pour les Déplacements L'agence de rattachement, tel que précisée dans le contrat de travail, est le point de référence pour le calcul des déplacements professionnels. Cependant, dans les cas où le domicile du salarié est plus proche du lieu de mission que l'agence de rattachement, le trajet peut être calculé à partir du domicile, dans un souci d'efficacité et de réduction des temps de déplacement. Départ et Retour Les déplacements professionnels se font entre 7h00 et 20h00. C’est-à-dire que les départs et retours liés aux déplacements professionnels sont planifiés, dans la mesure du possible, pendant cette plage horaire. L’objectif est de :
Protéger le temps de repos.
Limiter les déplacements entre 7h00 et 20h00 permet de s’assurer que les salariés bénéficient d’un repos adéquat en évitant les départs très matinaux ou les retours tardifs.
Respecter les règles de sécurité et de bien-être.
Les trajets en dehors de cette plage (comme tôt le matin ou tard le soir) peuvent être fatigants et augmentent les risques de sécurité. Limiter les déplacements à cette plage horaire permet de réduire ces risques.
Rationaliser les déplacements.
Cela facilite la gestion des hébergements, car si un déplacement impose un départ avant 7h00 ou un retour après 20h00, un hébergement peut être prévu pour éviter des trajets à des heures contraignantes. Un repos quotidien minimum de 11 heures consécutives est garanti pour le salarié, conformément aux dispositions du Code du travail. Les départs sont planifiés de manière à limiter les départs précoces. Si un départ avant 7h00 est nécessaire, une prise en charge de l’hébergement la veille est prévue. Exemple : Je dois partir de mon domicile mardi à 6h30 pour être à l’heure ce même jour sur le lieu de ma mission. Je peux solliciter le service administratif afin de bénéficier d’un hébergement pour la veille, c’est-à-dire pour le lundi. Cela me permettra de limiter au maximum mon temps de trajet le mardi et d’éviter un départ très matinal. L’hébergement sera pris en charge par l’entreprise, et je pourrai ainsi débuter ma mission dans des conditions optimales de repos et de ponctualité. Hébergement Un hébergement est prévu, pour les salariés en déplacement professionnel afin de garantir leur confort et leur sécurité, si :
Le temps de trajet entre le lieu de départ (domicile ou agence, selon les besoins de la mission) et le lieu de mission dépasse 2 heures aller. Dans ce cas, l’hébergement permet de limiter les déplacements longs et de garantir que le salarié arrive dans de bonnes conditions sur le site.
L’heure de départ nécessaire pour se rendre chez le client ou le lieu de mission doit se faire avant 7h00. Cette condition vise à éviter les départs trop matinaux, afin de préserver le repos du salarié et de limiter la fatigue liée aux déplacements.
Exemple 1 : Je dois être à 9h00 chez mon client. Pour me rendre chez lui, Mappy indique 2h30 aller de route entre mon domicile et l’adresse du client. Dans ce cas, je peux solliciter le service administratif afin de bénéficier d’un hébergement la veille de mon rendez-vous proche de l’adresse de mon client. Exemple 2 : Je dois être chez mon client à 8h00. J’ai 1h30 de route pour aller chez lui. Ce qui veut dire que je devrai partir de mon domicile avant 6h30. Dans ce cas, je peux bénéficier d’un hébergement. Lorsqu’un déplacement nécessite un hébergement, celui-ci est organisé par le service administratif de DeciVision pour assurer un confort satisfaisant au salarié. La demande d’hébergement doit être faite dès que possible, afin de permettre au service administratif de s’organiser efficacement. Estimation de la Durée de Trajet Pour estimer la durée de trajet dans le cadre des déplacements professionnels, l’entreprise utilise des outils de navigation en ligne (par exemple, Google Maps ou Mappy) pour les trajets en voiture, en se basant sur les conditions de circulation moyennes. Toutefois, les transports en commun sont privilégiés car ils sont généralement moins coûteux pour l’entreprise et peuvent également offrir des durées de trajet plus courtes. La comparaison entre les différents modes de transport est systématiquement réalisée afin de choisir l’option la plus économique et efficace. Les estimations peuvent être ajustées au cas par cas en fonction des circonstances, notamment pour les déplacements dans les grandes métropoles ou pour les déplacements effectués aux heures de pointe. Transport Modes de Transport : Les transports en commun sont privilégiés pour leurs avantages écologiques et économiques. Toutefois, l’utilisation de la voiture personnelle ou d’une voiture de location peut être autorisée avec l’accord du manager, en fonction des nécessités du déplacement et si un gain de temps d’au moins 30 minutes est constaté sur un trajet aller. Remboursement : Les frais de transport sont intégralement remboursés sur présentation des justificatifs, conformément à la politique de frais de DeciVision et au barème URSSAF précisés dans les contrats de travail et le livret d’accueil remis à chaque salarié. Frais Supplémentaires Les frais de repas sont remboursés selon les barèmes en vigueur, avec utilisation de la carte restaurant pour le déjeuner (midi) et remboursement sur justificatifs pour le dîner (soir). Concernant le petit-déjeuner, si celui n’est pas compris dans votre réservation d’hôtel, il est également remboursé. Les dépenses liées à l'hébergement et aux frais de déplacement exceptionnels (taxis, parking, péages) sont prises en charge par l'entreprise, dans le cadre de la politique de frais définie, sur présentation de justificatifs. Jours de Repos Offerts - DV Days En reconnaissance de l’engagement des salariés, des jours de repos supplémentaires ou compensatoires, appelés DV Days, ont été instaurés par Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE). Les modalités d’attribution et de prise de ces jours sont précisées dans cette décision, visant à valoriser l’implication de chacun. Suivi et Contrôle Le suivi des déplacements professionnels est assuré par le service administratif, qui veille au respect de la politique de frais de DeciVision et à l’optimisation des coûts.
NOTES DE FRAIS La société DeciVision reconnaît l'importance d'une gestion claire et équitable des notes de frais engagés par les salariés dans l'exercice de leurs fonctions. Cet article définit les modalités de remboursement des frais professionnels. Principes Généraux Objectif : Assurer une indemnisation juste et rapide des frais engagés par les salariés pour les besoins de leur activité professionnelle, dans le respect des politiques internes et des réglementations fiscales. Responsabilité : Les salariés sont responsables de la soumission de leurs notes de frais dans les délais impartis, accompagnées des justificatifs requis. Frais de Repas
Petit-déjeuner : Les frais de petit-déjeuner sont pris en charge uniquement lorsque le salarié bénéficie d’un hébergement dans le cadre d’un déplacement professionnel. Dans ce cas, le petit-déjeuner est inclus par défaut dans la réservation de l'hôtel effectuée par l’entreprise. Si celui n’est pas compris dans votre réservation d’hôtel, il est remboursé sur justificatifs.
Déjeuner : Les frais de déjeuner sont couverts par les tickets restaurant fournis par l'entreprise.
Dîner : Les frais de dîner sont pris en charge uniquement dans le cadre d’un déplacement professionnel impliquant que le salarié ne puisse pas rentrer à son domicile le soir même. Le remboursement s’effectue sur présentation de justificatifs, dans la limite du barème de l'URSSAF en vigueur.
Hébergement Organisation : L'hébergement lors des déplacements professionnels est pris en charge et organisé par le service administratif de DeciVision, garantissant des conditions de séjour conformes aux attentes des salariés et aux besoins de l'entreprise. Transports Déplacements Locaux : Les frais de transport local (transports en commun, parking, péages) sont remboursés sur justificatifs, dans le cadre des missions professionnelles. Utilisation Véhicule Personnel : Si l'utilisation d'un véhicule personnel est autorisée par le manager, les frais kilométriques sont remboursés selon le barème de l'URSSAF pour un véhicule allant jusqu'à 7 CV. Autres Frais Tout autre frais professionnel exceptionnel, non prévu dans les catégories précédentes (par exemple : achat de matériel spécifique nécessaire à la mission, frais de communication professionnelle imprévus, ou autres dépenses justifiées par une obligation professionnelle), doit être approuvé au préalable par le manager. Procédure de Remboursement Soumission : Les notes de frais doivent être soumises mensuellement via le système dédié, accompagnées de tous les justificatifs nécessaires. Validation : Les demandes de remboursement de frais exceptionnels cités à l’article IX.5 sont validées par le manager direct et traitées par le service comptable dans les meilleurs délais. Suivi et Audit Contrôle : Des audits peuvent être effectués pour s'assurer de la conformité des dépenses avec les politiques de l'entreprise. Les salariés recevront des informations sur les procédures de soumission et de remboursement des frais pour garantir une gestion efficace et conforme.
APPLICATION ET SUIVI DU PRÉSENT ACCORD Le suivi de l'application de cet accord sera réalisé par une commission composée de membres du CSE et de la direction chargée d’examiner tout problème d’interprétation ou d’application de l’accord. Tout ajustement nécessaire sera négocié dans le cadre du dialogue social. La commission de suivi se réunira à l’initiative de la Direction. DURÉE ET RÉVISION Cet accord est conclu pour une durée indéterminée. Toute révision du présent accord devra faire l'objet d'une négociation entre les parties signataires et donnera lieu à l'établissement d'un avenant. La demande de révision devra être notifiée à l'ensemble des signataires par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Une réunion devra être organisée dans le délai de 3 mois pour examiner les suites à donner à cette demande. DÉNONCIATION DE L'ACCORD Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois. Cette dénonciation sera notifiée par écrit aux autres signataires et donnera lieu aux formalités de dépôt conformément à l'article L. 2261-9 du Code du travail. DÉPOT LÉGAL ET INFORMATIONS DU PERSONNEL ET DES PARTENAIRES SOCIAUX L’accord sera notifié aux organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CTDT, CFTC, CFE-CGC). L'accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du Travail et au greffe du conseil de prud'hommes de Toulouse. Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties. Les salariés seront informés de la signature de cet accord par une information figurant sur les panneaux de la Direction réservés à la communication avec le personnel. Cet accord sera mis en ligne sur l'intranet de l'entreprise pour pouvoir y être consulté par le personnel. Cet accord et son annexe sont versés dans la base de données nationale conformément aux prescriptions de l'article L. 2231-5-1 du Code du travail pour sa diffusion au plus grand nombre. ENTRÉE EN VIGUEUR DE L'ACCORD Le présent accord entrera en vigueur immédiatement et jour suivant son dépôt.
Fait à Toulouse, le 13/12/2024 Pour les représentants du personnel,Pour la société DeciVision,
Directeur Général
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FAQ – FOIRE AUX QUESTIONS CONGÉS EXCEPTIONNELS POUR ÉVENEMENTS FAMILIAUX
Combien de jours de congés exceptionnels ai-je droit en cas de mariage ou de PACS ?
Vous avez droit à 5 jours ouvrés de congés exceptionnels : 4 jours prévus par la convention Syntec/Code du travail. 1 jour supplémentaire offert par DeciVision. (Référence : Article 4, tableau des événements familiaux)
Combien de jours puis-je prendre en cas de décès d’un membre de ma famille ?
Voici les jours de congés auxquels vous avez droit selon le lien avec le défunt : Père ou mère : 5 jours ouvrés (3 jours Syntec + 2 jours DeciVision). Conjoint, concubin ou partenaire de PACS : 5 jours ouvrés (3 jours Syntec + 2 jours DeciVision). Grands-parents : 5 jours ouvrés (2 jours Syntec + 3 jours DeciVision). Frère ou sœur : 5 jours ouvrés (3 jours Syntec + 2 jours DeciVision). Beau-père ou belle-mère : 5 jours ouvrés (3 jours Syntec + 2 jours DeciVision). (Référence : Article 4, tableau des événements familiaux)
Par exemple, si le décès survient le lundi 4 septembre 2024, vos 5 jours devront être pris à compter du mardi 5 septembre 2024, immédiatement après l'événement.
Puis-je poser mes congés pour un mariage ou un PACS à une autre date que celle de l’événement ?
Oui, vous pouvez poser vos congés exceptionnels avant ou après l’événement, mais ils doivent être utilisés dans un délai maximum de 3 mois après la date du mariage ou du PACS.
Le jour supplémentaire offert par DeciVision doit obligatoirement être accolé aux 4 jours conventionnels. (Référence : Article 4.1)
Par exemple, si vous vous mariez le 15 juillet 2024, vous devez poser vos jours de congés exceptionnels avant le 15 octobre 2024. Si vous ne faites pas la demande avant cette date, les jours seront perdus.
Puis-je accoler les jours de congés exceptionnels pour mariage ou PACS à mes congés payés légaux ?
Non, sauf si vous obtenez un accord préalable de votre supérieur hiérarchique. Ces jours doivent être posés de manière distincte des congés payés. (Référence : Article 4.1)
Par exemple, si vous souhaitez poser vos congés payés juste après vos congés exceptionnels pour mariage, vous devez demander explicitement l’autorisation de votre manager.
Comment dois-je organiser mes congés en cas de décès d’un proche ?
Les jours de congés exceptionnels pour décès doivent être pris immédiatement après l’événement. Tous les jours, qu’ils soient prévus par Syntec ou offerts par DeciVision, doivent être accolés. (Référence : Article 4.1)
Par exemple, si un décès survient le mercredi 6 mars 2024, vous devez prendre vos 5 jours ouvrés à partir du jeudi 7 mars 2024, sans les fractionner.
CONGÉS D'ANCIENNETÉ
Quand est-ce que je bénéficie des jours de congés supplémentaires liés à l'ancienneté ?
Les jours de congés supplémentaires sont attribués après avoir atteint 5, 10, 15, ou 20 ans d’ancienneté dans l’entreprise. (Référence : Article 5, tableau récapitulatif) Si vous avez été embauché le 1er mars 2018, vous atteindrez 5 ans d’ancienneté le 1er mars 2023. Vous bénéficierez alors de 2 jours supplémentaires (1 jour Syntec + 1 jour offert par DeciVision). Ces jours seront disponibles dès l'ouverture de la période de référence suivante.
Si j’atteins une nouvelle tranche d’ancienneté en cours d’année, quand puis-je utiliser ces jours supplémentaires ?
Les jours de congés supplémentaires acquis en cours d'année sont reportés à la période de référence suivante. Vous les cumulez mois par mois à partir de juin, comme pour les congés payés annuels. (Référence : Article 5.1) Si vous atteignez 10 ans d'ancienneté le 15 juillet 2024, les 4 jours de congés supplémentaires (2 Syntec + 2 offerts) seront reportés et utilisables à partir de juin 2025, lorsque la nouvelle période de référence commencera.
Les jours de congés d’ancienneté offerts par DeciVision sont-ils cumulables avec les congés payés annuels ?
Oui, ces jours de congés supplémentaires s’ajoutent aux congés payés annuels et suivent les mêmes règles de prise et de gestion. (Référence : Article 5) Si vous avez droit à 25 jours de congés payés et que vous avez 15 ans d’ancienneté, vous bénéficierez d’un total de 30 jours ouvrés (25 jours de CP + 5 jours de congés d’ancienneté). Ces 30 jours peuvent être posés selon les mêmes règles que vos congés habituels.
Est-ce que les jours de congés supplémentaires sont perdus si je ne les utilise pas avant la fin de la période de référence ?
Non, les jours de congés supplémentaires suivent les règles des congés payés annuels. Si vous ne les utilisez pas dans la période de référence, ils peuvent être reportés selon les règles internes. (Référence : Article 5.1) Si vous avez 4 jours de congés supplémentaires liés à vos 10 ans d'ancienneté, mais que vous n’en utilisez que 2 au cours de l’année, les 2 jours restants pourront être reportés à l’année suivante, sous réserve des modalités prévues par l’entreprise.
Les jours offerts par DeciVision sont-ils maintenus si je quitte l’entreprise ?
Les jours de congés supplémentaires (y compris ceux offerts par DeciVision) sont acquis définitivement une fois la tranche d’ancienneté atteinte. Si vous quittez l’entreprise, ils seront calculés au prorata de votre présence sur la période de référence (entre le 1er juin de l’année N et le 31 mai de l’année N+1) et intégrés dans le calcul de votre solde de tout compte. (Référence : Article 5) Si vous démissionnez avec un préavis se terminant le 30 novembre 2024 après avoir atteint 5 ans d'ancienneté le 01 juin 2024, les jours de congés supplémentaires acquis (de juin à novembre) seront inclus dans votre solde de tout compte, même si vous ne les avez pas encore pris.
CONGÉS ANNUELS
Quand puis-je poser mes congés pour l’année à venir ?
Vous devez dans un premier temps formuler vos souhaits de congés pour l’année suivante entre le 15 janvier et le 15 février via le SIRH Factorial. Cette étape permet de centraliser les demandes.
(Référence : Article 6)
Exemple : Si vous souhaitez poser des congés pour août, vous devez soumettre vos souhaits entre le 15 janvier et le 15 février de la même année.
Comment se déroule l’organisation des congés après la soumission des souhaits ?
15 février au 15 mars : Les collaborateurs disposent d’un mois pour s’organiser entre eux, à partir d’un document de synthèse fourni par DeciVision.
1er avril au plus tard : L’entreprise fixe l’ordre des départs en congés, en tenant compte des souhaits exprimés et des contraintes opérationnelles.
(Référence : Article 6)
Exemple : Vous soumettez vos congés pour juillet. Entre le 15 février et le 15 mars, vous consultez le document partagé pour ajuster vos dates si nécessaire. DeciVision confirme votre planning avant le 1er avril.
Combien de semaines de congés dois-je prendre durant l’été, et à quelles dates ?
Les congés d’été doivent inclure trois semaines, dont deux semaines consécutives, prises entre le 1er mai et le 15 septembre.
Attention ! les congés pour les consultants qui sont en régie doivent être positionnés durant les périodes de fermeture des clients si elles existent.
(Référence : Article 6)
Exemple : Si vous prévoyez des congés d’été en août, vous pouvez poser deux semaines consécutives (par exemple, du 1er au 14 août) et une semaine supplémentaire avant ou après, à convenir.
Que se passe-t-il si mes souhaits de congés ne peuvent pas être satisfaits ?
En cas d’arbitrage, DeciVision essaie de satisfaire vos souhaits de congés pour l’année suivante, dans la mesure où les contraintes opérationnelles le permettent. (Référence : Article 6)
Exemple : Si votre demande pour deux semaines en juillet ne peut pas être validée cette année, elle sera prioritaire l’année suivante, sous réserve des besoins de l’entreprise.
Quels sont les principes de base pour l’acquisition et la prise des congés payés ?
Les congés payés s’acquièrent entre le 1er juin de l’année N et le 31 mai de l’année N+1.
La planification des congés doit respecter un équilibre entre les besoins de l’entreprise et les souhaits des salariés, dans un esprit de dialogue et de respect mutuel.
(Référence : Article 6)
Exemple : Si vous rejoignez l’entreprise en septembre 2024, vos congés seront calculés proportionnellement au temps travaillé jusqu’au 31 mai 2025.
PRIMES DE COOPTATION
Quand et sous quelles conditions ma prime de cooptation sera-t-elle versée ?
La prime est versée uniquement si :
Le salarié coopteur est présent dans l’entreprise et ne se trouve pas en période de préavis au moment du versement.
Le candidat recommandé est confirmé en CDI, en stage, ou en alternance, selon le cas.
(Référence : Article 7.2)
Par exemple, si vous quittez l’entreprise avant que le candidat soit confirmé, vous ne pourrez pas percevoir la prime, même si votre recommandation a abouti à un recrutement.
Qui n’est pas éligible à la prime de cooptation ?
Les salariés occupant les postes suivants ne sont pas éligibles à la prime de cooptation :
Chargés de recrutement.
Membres des services RH.
Directeurs techniques, responsables techniques, responsables de service (administratif, commercial, marketing, DSI, etc.).
Team leaders.
(Référence : Article 7.3)
Par exemple, si vous êtes responsable technique, vous ne pouvez pas prétendre à une prime de cooptation, même si vous recommandez un candidat.
Comment dois-je soumettre une candidature pour bénéficier de la prime de cooptation ?
Vous devez envoyer par mail au département des Ressources Humaines le CV du candidat en précisant la relation que vous avez lui. (Référence : Article 7.4)
Par exemple, si vous recommandez un ancien collègue, vous devrez préciser dans votre candidature que vous avez travaillé avec lui/elle.
La prime de cooptation est-elle incluse dans le calcul des congés payés ou de la prime de vacances ?
Non, la prime de cooptation est une prime exceptionnelle et ponctuelle. Elle n'est pas incluse dans l’assiette de calcul des congés payés, de la prime de vacances ou de la prime de précarité. (Référence : Article 7.2) Par exemple, si vous percevez une prime de cooptation de 2 000 €, ce montant ne sera pas pris en compte dans le calcul de vos indemnités de congés payés.
Comment la transparence du processus de cooptation est-elle garantie ?
Le département des Ressources Humaines suit les recommandations, recrutements et primes versées pour assurer transparence et équité. Un bilan annuel est présenté au CSE, comprenant :
Le nombre de candidatures recommandées.
Le nombre de recrutements réalisés par cooptation.
Le total des primes versées.
(Référence : Article 7.5)
Par exemple, lors du bilan annuel, vous pourrez connaître combien de recrutements ont été effectués grâce au processus de cooptation.
FLEXIBILITÉ DES HORAIRES CHEZ DECIVISION
Je bénéficie d’horaires flexibles mais que se passe-t-il si je suis en mission chez un client ?
Lorsqu’un salarié est en mission pour un client,
les impératifs du client priment. Vous devrez donc suivre les horaires imposés par le client, même si cela diffère de vos plages flexibles. La flexibilité horaire est suspendue pendant toute la durée de la mission client. Le manager est chargé de s’assurer que cette règle est bien appliquée.
Exemple : Si vous choisissez habituellement l'option avec une prise de poste à 9h et un départ à 17h30, mais que le client impose une journée de 9h à 18h, vous devrez respecter ces horaires. (Référence : Art. 8.2)
Je suis cadre. Quelles sont les options qui s'offrent à moi pour organiser ma journée de travail ?
En tant que cadre, vous devez effectuer
7,5 heures de travail par jour, incluant une pause déjeuner. Vous avez la possibilité de choisir l’une des quatre options suivantes qui s’appliquent du lundi au jeudi (Référence : Art. 8.3.b) :
Du lundi au jeudi
Options
CADRE
Heure de début d’activité
Plage horaire de la Pause déjeuner (durée)
Heure de fin d’activité
Nombre d’heures de travail /jour
Option 1 (Horaires de travail standards)
9h00
12h30-14h (1h30)
18h00
7,5 h
Option 2 8h30 12h30-14h (1h30) 17h30 7,5 h Option 3 8h45 12h30-14h (1h30) 17h45 7,5 h
Option 4
9h00
12h30-13h30 (1h) 17h30 7,5 h Et vous avez la possibilité de choisir en plus l’une des 2 options suivantes qui s’appliquera uniquement le vendredi.
Uniquement le vendredi
Options
CADRE
Heure de début d’activité
Plage horaire de la Pause déjeuner (durée)
Heure de fin d’activité
Nombre d’heures de travail /jour
Option 5 Vendredi uniquement 8h45 12h30-13h30 (1h) 17h15 7,5 h Option 6 Vendredi uniquement 8h30 12h30-13h30 (1h) 17h00 7,5 h
Vous êtes responsables de vos horaires dans le respect des plages fixes et des besoins de l’équipe, tout en veillant à respecter vos engagements et les objectifs. (Référence : Art. 8.4 et Art. 8.5).
Je suis ETAM. Comment puis-je organiser ma journée ?
En tant qu'ETAM, vous devez effectuer
7 heures de travail par jour, hors pause déjeuner. Vous avez le choix entre les quatre options suivantes du lundi au jeudi (Référence : Art. 8.3.b) :
Du lundi au jeudi
Options
ETAM
Heure de début d’activité
Plage horaire de la Pause déjeuner (durée)
Heure de fin d’activité
Nombre d’heures de travail /jour
Option 1 (Horaires de travail standards)
9h00
12h30-14h (1h30)
17h30
7 h
Option 2 8h30 12h30-14h (1h30) 17h00 7 h Option 3 8h45 12h30-14h (1h30) 17h15 7 h Option 4 9h00 12h30-13h30 (1h) 17h00 7 h Et vous avez la possibilité de choisir en plus l’une des 2 options suivantes qui s’appliquera uniquement le vendredi.
Uniquement le vendredi
Options
ETAM
Heure de début d’activité
Plage horaire de la Pause déjeuner (durée)
Heure de fin d’activité
Nombre d’heures de travail /jour
Option 5 Vendredi uniquement 8h45 12h30-13h30 (1h) 16h45 7 h Option 6 Vendredi uniquement 8h30 12h30-13h30 (1h) 16h30 7 h
Comme pour les cadres, vous êtes responsables de vos horaires dans le respect des plages fixes et des besoins de l’équipe, tout en veillant à respecter vos engagements et les objectifs. (Référence : Art. 8.4 et Art. 8.5).
Je suis alternant. Si je suis en période d’examen ou en formation à l’école, la flexibilité s’applique-t-elle toujours ?
Non, pendant les périodes d'examen ou de formation à l'école, les horaires de flexibilité ne s'appliquent pas. Vous devrez vous conformer aux horaires définis par votre centre de formation ou votre école pendant ces périodes. La flexibilité est réservée aux jours où vous êtes en présence dans l'entreprise. (Référence : Art. 8.1.c)
Puis-je changer d'option en cours de mois si mon planning personnel change ?
Oui, vous êtes responsables de la gestion de vos horaires. Vous pouvez adapter votre emploi du temps en fonction de vos besoins, tant que vous respectez les plages fixes, les impératifs de service, et que cela n’affecte pas la bonne organisation de l’équipe. Aucun changement formel n’est nécessaire auprès de votre manager. (Référence : Art. 8.4)
Comment puis-je être sûr que je respecte bien les 7,5 heures (pour les cadres) ou 7 heures (pour les ETAM) chaque jour ?
La gestion du temps repose sur la
responsabilité individuelle.
Voici quelques conseils :
Vérifiez quotidiennement vos horaires (heure d'arrivée, heure de départ, durée de la pause déjeuner).
Communiquez avec votre manager si vous avez des doutes sur le respect de vos heures.
Assurez-vous que votre pause déjeuner respecte la durée choisie (1h ou 1h30).
En cas d’abus ou de dérives répétées, des mesures correctives seront envisagées. (Référence : Art. 8.5)
Comment mon manager va-t-il contrôler mes horaires ?
Tout abus de flexibilité, comme des pauses prolongées ou des départs anticipés non justifiés, sera suivi de mesures correctives. Les managers sont chargés de surveiller le respect des règles de flexibilité. Ils pourront faire des vérifications ponctuelles et encadrer les écarts ou abus s’ils surviennent. En cas d’abus répétés, des sanctions pourront être envisagées, comme la suspension de la flexibilité pour le salarié concerné. L'idée n'est pas de surveiller chaque mouvement, mais de s'assurer que chacun respecte les plages fixes et les options proposées. Le suivi se fait dans un esprit de confiance et de responsabilisation. (Référence : Art. 8.2 et 8.5)
Et si je remarque que certains de mes collègues abusent du système de flexibilité, par exemple en prenant une pause prolongée ou en partant plus tôt ?
Des règles claires sont mises en place pour s'assurer que tout le monde respecte les horaires convenus. Les managers seront vigilants aux abus (pauses prolongées, départs anticipés…). Si vous constatez des abus de la part d'un collègue :
Discutez directement avec lui si vous êtes à l’aise, pour lui rappeler les règles.
Si nécessaire,
informez votre manager pour qu’il puisse traiter la situation de manière appropriée.
L'objectif est de maintenir une équité dans le respect des horaires pour tous. (Référence : Art. 8.5)
Quelle est la durée de la période de test, et que se passera-t-il après ?
La
période de test dure 6 mois. Un bilan sera réalisé à la fin de cette période pour évaluer :
Le respect des horaires par les salariés.
L’impact sur la
productivité et la satisfaction des clients.
La capacité des équipes à s’organiser avec ces options.
En fonction du bilan, le dispositif pourra être
maintenu, ajusté ou abandonné. (Référence : Art. 8.6 et Art. 8.7)
Puis-je choisir une option différente de mes collègues dans la même équipe ?
Oui, chaque salarié est libre de choisir son option horaire, tant que les plages fixes et les besoins de l’équipe sont respectés. La coordination avec vos collègues est essentielle pour assurer une bonne organisation, mais vous n’êtes pas obligés de choisir les mêmes horaires. (Référence : Art. 8.4)
Est-ce que j’aurai suffisamment d’autonomie pour choisir mes horaires ?
Oui, vous avez toute l'autonomie pour organiser vos horaires. Vous devez choisir vos plages flexibles parmi les options proposées, tout en respectant les plages fixes et les objectifs de l’équipe. Vous êtes libres de gérer vos horaires dans ce cadre. (Référence : Art. 8.4 et 8.5)
Si je choisis de partir à 17h30, est-ce que mon manager pensera que je travaille moins ?
Le choix d'une option avec une fin de journée à 17h30 n'implique en aucun cas que vous travaillez moins que les autres. Vous effectuez le nombre d’heure journalier lié à votre statut. La performance est évaluée en fonction des résultats et des objectifs atteints, pas uniquement sur la présence physique.
Votre engagement et votre productivité restent les critères principaux. (Référence : Art. 8.5)
Que faire en cas d’imprévu personnel ou d’urgence qui m’empêche de respecter mes horaires ?
Vous êtes tenu de respecter la durée quotidienne de travail contractuelle. En cas d’imprévu (rendez-vous médical, urgence familiale, etc.) qui vous empêche de respecter vos horaires : Informez votre manager.
Un dialogue avec votre manager permettra de trouver un arrangement compatible avec les impératifs légaux et les besoins opérationnels. La communication reste importante pour maintenir une bonne organisation. (Référence : Art. 8.5)
Dois-je planifier mes horaires à l’avance ?
Non, il n’y a pas de planification à l’avance requise. Vous êtes libres de gérer vos horaires en choisissant parmi les options de plages flexibles, tout en respectant les plages fixes et les besoins de l’équipe. (Référence : Art. 8.4)
Si je choisis une option avec une fin de journée plus tardive, vais-je avoir plus de travail ?
Non, la charge de travail n’est pas liée à l’option choisie. Chaque salarié doit respecter le volume horaire prévu, mais cela ne signifie pas que ceux qui partent plus tard ont plus de travail. La répartition des tâches reste équitable entre tous. (Référence : Art. 8.4)
Cette flexibilité va-t-elle réellement améliorer mon équilibre vie pro/vie perso ?
Le dispositif de flexibilité horaire est justement conçu pour aider les salariés à mieux concilier leurs vies personnelle et professionnelle. En vous offrant le choix de l’organisation de vos journées, nous espérons améliorer votre équilibre. Cependant, la réussite de ce dispositif repose sur votre capacité à respecter les horaires et à maintenir un bon niveau de performance. (Référence : Art. 8.1) DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS CHEZ LE(S) CLIENT(S)
Qu'est-ce qu’un déplacement professionnel selon la politique de DeciVision ?
Un déplacement professionnel est tout trajet temporaire effectué par un salarié pour se rendre sur un lieu de mission distinct de son lieu de travail habituel ou de son agence de rattachement. Il peut s’agir de rendez-vous clients, de missions de prestation, ou de formations, et constitue une obligation pour certains postes.
(Référence : Article 9.10)
Exemple : Si vous êtes basé à Toulouse et devez-vous rendre à Bordeaux pour une mission de deux jours chez un client, cela constitue un déplacement professionnel.
Quelles sont les conditions pour bénéficier d’un hébergement lors d’un déplacement professionnel ?
Vous pouvez bénéficier d’un hébergement dans les cas suivants :
Si le temps de trajet entre votre point de départ (domicile ou agence) et le lieu de mission dépasse 2 heures aller.
Si l’heure de départ pour rejoindre le client ou le lieu de mission est avant 7h00.
(Référence : Article 9.3)
Exemple 1 : Vous devez être chez un client à 9h00, mais votre trajet depuis le domicile prend 2h30. Un hébergement sera prévu la veille.
Exemple 2 : Vous devez arriver chez un client à 8h00, nécessitant un départ à 6h30. Dans ce cas, vous pouvez bénéficier d’un hébergement la veille.
À quelle plage horaire sont limités les départs et retours pour déplacements professionnels ?
Les départs et retours sont planifiés entre 7h00 et 20h00 pour protéger le temps de repos des salariés, garantir leur sécurité, et éviter les trajets très matinaux ou tardifs.
Si un déplacement nécessite un départ avant 7h00, un hébergement sera pris en charge la veille.
(Référence : Article 9.2)
Exemple : Vous avez une mission qui commence à 9h00, mais le trajet nécessite de partir à 5h30. Vous pouvez demander un hébergement la veille.
Comment est calculée la durée de trajet pour déterminer les droits au remboursement ou à un hébergement ?
La durée de trajet est calculée en utilisant des outils de navigation en ligne (par exemple, Google Maps ou Mappy) pour les trajets en voiture, en tenant compte des conditions de circulation moyennes. Toutefois, les transports en commun, tels que le TGV par exemple, sont privilégiés lorsqu’ils offrent un trajet moins coûteux pour l’entreprise ou une durée significativement plus courte. Une comparaison est effectuée entre les différents modes de transport pour évaluer l’option la plus économique et adaptée.
Lorsque le trajet dépasse les seuils définis dans l’accord (par exemple, 3 heures aller ou un départ avant 7h00), l’hébergement peut être proposé, sous réserve de l’organisation préalable par le service administratif.
(Référence : Article 9.4)
Exemple : Vous devez effectuer un déplacement pour une mission. En voiture, le temps de trajet estimé est de 3h, en fonction des conditions de circulation. En TGV, le temps de trajet est de 2h, avec un coût global moindre pour l’entreprise. Dans ce cas, le transport en commun est privilégié, car il réduit à la fois la durée de trajet et les frais associés. Si le départ ou l’arrivée impliquait des horaires contraignants (par exemple, avant 7h00 ou après 22h00), vous pouvez également bénéficier d’un hébergement.
Que se passe-t-il si mon déplacement dépasse les horaires légaux ou affecte mon repos ?
La durée du travail pendant les déplacements reste conforme à la réglementation (10 heures maximum par jour, sauf dérogation). Un temps de repos quotidien de 11 heures consécutives est obligatoire entre deux journées de travail. Si votre déplacement engendre un dépassement des horaires légaux alors vous devez vous rapprocher de votre manager qui recherchera une solution adéquate.
(Référence : Article 9.1)
Exemple : Si vous terminez votre mission à 21h00, vous devez bénéficier d’un repos minimum de 11 heures avant de reprendre le travail le lendemain. Si ce n’est pas le cas, informez votre Manager qui recherchera une solution.
Est-ce que je bénéficie de jours de repos supplémentaires en lien avec mes déplacements ?
En reconnaissance de l’engagement des salariés, des DV Days (jours de repos compensatoires) sont attribués par Décision Unilatérale de l’Employeur. Les modalités précises sont définies dans une décision annexe.
(Référence : Article 9.7)
Comment le suivi des déplacements est-il assuré ?
Le service administratif suit les déplacements professionnels pour garantir :
Le respect de la politique de frais.
L’optimisation des coûts.
Un bilan annuel est présenté à la direction, incluant les frais liés aux déplacements. (Référence : Article 9.8)
Exemple : Le service administratif pourra vérifier les justificatifs pour vos frais de transport, d’hébergement ou de repas, afin d’assurer la conformité avec les règles de l’entreprise.
NOTES DE FRAIS
Quels frais de repas sont pris en charge par DeciVision ?
Petit-déjeuner : Pris en charge uniquement si vous bénéficiez d’un hébergement lors d’un déplacement professionnel. Généralement inclus dans la réservation d’hôtel.
Déjeuner : Couvert par les tickets restaurant fournis par l’entreprise.
Dîner : Pris en charge si vous ne pouvez pas rentrer à votre domicile le soir même dans le cadre d’un déplacement professionnel. Remboursement sur justificatifs, dans la limite du barème URSSAF.
(Référence : Article 10.2)
Exemple : Si vous séjournez dans un hôtel pour un déplacement, le petit-déjeuner est inclus. Si vous dînez à l’extérieur car vous ne rentrez pas chez vous, conservez le justificatif pour obtenir un remboursement.
Quels sont les frais de transport pris en charge, et comment sont-ils remboursés ?
Déplacements locaux : Transports en commun, péages, et parking sont remboursés sur présentation de justificatifs.
Véhicule personnel : Si autorisé par votre manager, les frais kilométriques sont remboursés selon le barème URSSAF (véhicule jusqu’à 7 CV).
(Référence : Article 10.4)
Exemple : Si vous utilisez votre voiture pour une mission validée par votre manager, conservez vos justificatifs de péages que vous devrez transmettre via notre SIRH.
Comment sont organisés les hébergements pour les déplacements professionnels ?
Les hébergements sont pris en charge et organisés par le service administratif pour garantir des conditions optimales.
Vous devez faire votre demande dès que possible pour permettre une réservation efficace.
(Référence : Article 10.3)
Exemple : Si un déplacement nécessite une nuitée, informez le service administratif dès confirmation de votre mission pour qu’ils réservent un hôtel proche du lieu de mission.
Que faire si j’engage des frais exceptionnels non prévus dans les catégories classiques ?
Tout frais exceptionnel (achat de matériel spécifique, frais de communication imprévus, etc.) doit être approuvé par votre manager avant d’être engagé. Ces frais seront remboursés sur présentation des justificatifs et validation par le service comptable.
(Référence : Article 10.5)
Exemple : Si vous devez acheter un outil spécifique pour une mission, obtenez d’abord l’accord écrit de votre manager avant d’effectuer l’achat.
Quelle est la procédure pour soumettre une note de frais ?
Soumission : Les notes de frais doivent être soumises mensuellement via le système dédié, accompagnées de tous les justificatifs nécessaires.
Validation : Les frais exceptionnels doivent être validés par votre manager avant traitement par le service comptable.
(Référence : Article 10.6)
Exemple : Si vous avez plusieurs frais de mission (transport, repas, etc.) en février, soumettez votre note de frais avant la fin du mois avec tous les justificatifs scannés.
Comment DeciVision contrôle-t-elle les dépenses pour assurer leur conformité ?
Des audits réguliers peuvent être effectués pour vérifier que les dépenses respectent les politiques internes. Les salariés sont informés des procédures de soumission et de remboursement pour éviter toute non-conformité.
(Référence : Article 10.7)
Exemple : Si un audit détecte un justificatif manquant ou une dépense non conforme, vous serez contacté pour fournir les informations ou clarifications nécessaires.
