-DENY SECURITY dont le siège social est situé route de Saint Valéry 80960 Saint Blimont ,au capital social de 414368 euros,immatriculée au RC d’Amiens sous le Siren 5520105603 représentée par xx
d’une part et les organisations syndicales représentatives :
-L’organisation CFDT, représentée par xx
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, de recourir au vote électronique conformément aux articles L2314- 26 et R2314-5 du Code du Travail.
Le recours au vote électronique fait l’objet d’un accord spécifique signé le 29/08/2023, distinct du présent protocole préélectoral.
L'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société AKG SOLUTIONS.
Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale (loi n° 2008-789 du 20 août 2008), les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.
D’après l’ordonnance 2005-882 du 2 août 2005 la durée des mandats des représentants est de 4 ans à compter de la proclamation des résultats.
Article 1 - Nombre de sièges à pourvoir
Le nombre de sièges à pourvoir pour chaque instance de vote est fonction de l’effectif à la date du premier jour du 1er tour de scrutin calculé selon les règles prévues aux articles L. 1111-2 et L. 1111-3 du Code du Travail. Plus précisément, y sont inclus :
les CDI à temps plein,
les CDD (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu), ces derniers n’ont pas souhaité être électeurs
les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),
les salariés à temps partiel en fonction de leur durée du travail.
En sont exclus :
les apprentis,
les titulaires d'un contrat de professionnalisation, jusqu'au terme prévu par le contrat lorsque celui-ci est à durée déterminée, ou, jusqu'à la fin de l'action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée.
L’effectif ainsi déterminé et pris en charge se compose, suivant les catégories professionnelles, de :
47 ouvriers et employés (
premier collège)
49,5 agents de maîtrise (
deuxième collège)
27 cadres (
troisième collège).
En conséquence, le nombre de sièges par collège est ainsi convenu :
Premier collège : 2 titulaires et 2 suppléants
Deuxième collège : 3 titulaires et 3 suppléants
Troisième collège : 1 titulaire et 1 suppléant
soit au total 6
sièges à pourvoir.
Article 2 - Date et Horaires Du Scrutin
Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des collèges :
Du 18/10/2023 à 08 :00 au 20/10/2023 à 10 :00
Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins 2 ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise concernée.
Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :
Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable.
Carence : absence de candidature syndicale au premier tour.
Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour.
Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.
Si besoin, le deuxième tour se déroulera :
Du 01/11/2023 à 08 :00 au 03/11/2023 à 10 :00
Article 3 - Electorat
Sont électeurs, conformément aux dispositions de l'article L2314-18 du Code du travail, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 16 ans accomplis et travaillant depuis trois mois au moins à la date du 1er jour du 1er tour de scrutin.
Les salariés mis à disposition, présents dans les locaux et remplissant une condition de présence de 12 mois continus, choisissent s’ils votent dans l’entreprise qui les emploie ou dans l’entreprise utilisatrice.
Les listes électorales, établies pour chaque collège, seront déposées pour consultation au plus tard le 04/10/2023. Chaque organisation syndicale peut consulter les listes électorales par simple demande. Toute réclamation éventuelle doit être présentée dans un délai de 3 jours devant le juge d’instance.
Article 4 - Modalités de constitution équilibrée et dépôt de Candidatures
Sont éligibles, conformément aux dispositions de l'article L2314-19 du Code du travail, tous les salariés sans distinction de sexe ou de nationalité, non déchus de leurs droits électoraux, âgés de 18 ans accomplis et travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins à la date du 1er jour du 1er tour de scrutin.
Sont exclus les conjoints, partenaires, et toute personne ayant un lien familial avec le chef d’entreprise. Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature.
Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l'entreprise utilisatrice.
Il est rappelé que l’article L.2314-33 du Code du Travail prévoit la limitation à 3 mandats successifs pour un même représentant au Comité Social et Economique. Par dérogation à l’article L.2314-33 , la limitation à 3 mandats successifs pour un même représentant au CSE ne sera pas appliquée.
De plus, conformément à l’article L2314-30 du Code du travail, chaque liste candidate doit respecter la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.
La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :
Pour les membres du comité social et économique
Collège 1 : 40,43 % de femmes et 59,57 % d’hommes
Collège 2 : 33,33 % de femmes et 66,67 % d’hommes
Collège 3 : 14,81 % de femmes et 85,19 % d’hommes
Sachant que :
Lorsque l’application de la règle de représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier il convient d’arrondir à l’entier supérieur en cas de décimale supérieur ou égale à 5, et à l’entier inférieur en cas de décimale inférieur à 5
En cas de nombre impair de sièges à pouvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire
En cas d‘exclusion de l’un ou l’autre sexe les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe non représenté. Ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste.
La proportion d’hommes et de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante :
Collège 1 : 2 sièges soit 1 candidate femme et 1 candidat homme
Collège 2 : 3 sièges soit 1 candidate femme et 2 candidats homme
Collège 3 : 1 siège soit 0 candidate femme et 1 candidat homme
Chaque liste doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de candidats d’un des sexes. Elle peut commencer librement par un homme ou une femme et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.
Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour communiqueront leurs listes au plus tard le 06/10/2023 à 12:00 h. Les listes seront déposées en deux exemplaires auprès du service RH. Un des exemplaires sera émargé et vaudra récépissé de dépôt. Toute candidature réceptionnée après cette date et heure limite ne pourra être retenue.
Une liste ne pourra comporter plus de candidats qu’il y a de sièges à pourvoir, ni prétendre à plus de sièges qu’elle ne présente de candidats. Un candidat peut se présenter simultanément pour un poste de titulaire et de suppléant, mais s’il est élu à la fois comme titulaire et suppléant il sera automatiquement désigné titulaire. Le siège suppléant sera alors attribué au candidat suivant selon les règles de dépouillement en vigueur.
La Direction affichera les listes déposées pour le premier tour le 06/10/2023 à 16:00 h.
Dans l’hypothèse d’un second tour, la date limite de dépôt des candidatures est fixée au 26/10/2023 à 12:00 h. La Direction affichera les listes déposées le 26/10/2023 à 16:00 h.
Article 5 - Propagande Electorale
Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre au service RH. :
une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisée : 500 ko). Cette proposition de foi peut intégrer la liste des candidats
un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko)
des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site
Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le 06/10/2023. Au-delà de cette date aucune nouvelle mise en ligne ne sera possible.
De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale au service RH jusqu’au 26/10/2023.
Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.
Article 6 - Composition des Bureaux de Vote
Compte tenu de l’organisation par vote électronique, un bureau de vote unique sera mis en place pour l’ensemble des collèges pour les deux tours de scrutin.
Ce bureau de vote sera constitué d’au moins un représentant de chaque collège.
Ce bureau de vote sera constitué par appel à volontaires. A défaut, le bureau de vote est composé à minima d’un président (Céline LECLERCQ) et de deux assesseurs (le salarié le plus âgé et le plus jeune).
Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins, et la proclamation des résultats. Il sera notamment investi des missions suivantes :
La recette et scellement du système de vote
Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS.
L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation pendant la période de vote.
Le fait de se porter candidat à ces élections est incompatible avec le rôle de membre du Bureau de vote ou Président du Bureau de vote.
Une notice explicative détaillée sera annexée au cahier des charges du prestataire synthétisant les opérations à mener.
Article 7 - Informations aux salariés
Les électeurs ont été informés le 19/09/2023 des dates et modalités des élections par messagerie et par affichage sur le panneau d’affichage de la Direction.
Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo selon les modalités décrites à l’article 8 ci-dessous. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.
Deux ordinateurs en libre-service seront mis à disposition des électeurs dans une salle prévue à cet effet (la salle de réunion située à l’accueil).
L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier ou courriel, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges. L’électeur reçoit une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales
Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix et du même collège électoral.
Article 8 - Déroulement du scrutin
8.1 Préparation du système de vote électronique
La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :
La sincérité et l’intégrité du vote
L’anonymat et le secret du vote
L’unicité du vote
La confidentialité et la liberté du vote
Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément aux articles R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité issus de cette expertise seront annexés au cahier des charges du prestataire et remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.
Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.
Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction.
L’employeur informe les organisations syndicales de l’accomplissement de ces formalités (R2314-11).
Les listes électorales, candidates, et membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos, et photos éventuelles doivent être communiqués au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 4.
8.2 Validation et test du système de vote
Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.
Suite à la vérification du système le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.
Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.
8.3 Déroulement de l’opération de vote
Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à 2 tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein d’une liste si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.
Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.
Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance et à son établissement. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.
L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entraîne transmission du vote et émargement. Elle fait également l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.
Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-16 et R2314-7 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.
Les membres du bureau de vote, les délégués de liste (scrutateurs), et les représentants de l’employeur désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.
Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Plusieurs rappels seront faits pendant la durée des élections en reprécisant les heures d’ouverture et de fermeture de la période de vote.
Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.
8.4 Descellement et Dépouillement
A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.
Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issue du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres du bureau de valider et signer ces documents.
Le dépouillement doit être effectué même en cas de carence ou de quorum non-atteint au premier tour.
Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de la société sur des panneaux prévus à cet effet.
Le présent protocole sera déposé auprès de la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi de la Somme à Amiens et pourra être consulté sur le site intranet de l’entreprise et sur le site de vote du prestataire.
Fait à Saint Blimont le 21 septembre 2023 en 2 exemplaires
A faire signer par les mandatés des deux parties, précédé de la mention « lu et approuvé »
