Modification du Dispositif d’astreinte au 1er janvier 2020
ENTRE LES SOUSSIGNES :
Deux-Sèvres Habitat, Office Public de l’Habitat et Etablissement Public Industriel et Commercial, inscrit au RCS de NIORT sous le numéro B 347 616 062 dont le siège social est situé 7, rue Claude Debussy, 79100 Thouars,
Représenté par
M. _______________ en sa qualité de Directeur général,
D’UNE PART,
ET
Les Organisations syndicales de salariés représentatives de l’Office, à savoir :
M. _______________ représentant le syndicat CFDT ;
D’AUTRE PART,
Après avoir rappelé :
Que préalablement à la fusion d’Habitat Nord Deux-Sèvres et d’Habitat Sud Deux-Sèvres au 1er janvier 2019, un accord d'adaptation relatif notamment à la durée et à l’organisation du travail a été signé le 23 novembre 2018,
Que cet accord prévoit que les salariés participent pour l’année 2019 au dispositif d’astreinte conformément aux règles en vigueur dans leurs offices respectifs avant fusion dans l’attente d’une harmonisation du dispositif à compter du 1er janvier 2020,
Que les parties au présent avenant n°01 se sont entendues pour modifier les dispositions du point 7. Dispositif d’astreinte du chapitre 2 du III de l’accord d’adaptation.
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
Sommaire
TOC \o "1-6" \h \z \u Sommaire PAGEREF _Toc26534921 \h 3 Article 1 : Suppression du point 7. « Dispositif d’astreinte » PAGEREF _Toc26534922 \h 4 Article 2 : Création d’un Chapitre 3 : « Dispositif d’astreinte » PAGEREF _Toc26534923 \h 4 1.Préambule PAGEREF _Toc26534924 \h 4 2.Rappel PAGEREF _Toc26534925 \h 5 A.Définition du service PAGEREF _Toc26534926 \h 5 B.Durée et périodicité du service PAGEREF _Toc26534927 \h 6 C.Moyens mis à disposition PAGEREF _Toc26534928 \h 6 D.Périmètre d’intervention PAGEREF _Toc26534929 \h 7 E.Missions des responsables d’astreinte PAGEREF _Toc26534930 \h 7 F.Journal d’astreinte PAGEREF _Toc26534931 \h 9 G.Planning annuel PAGEREF _Toc26534932 \h 9 H.Rémunération PAGEREF _Toc26534933 \h 9 I.Gestion des moyens de l’astreinte PAGEREF _Toc26534934 \h 10 J.Suivi du dispositif d’astreinte PAGEREF _Toc26534935 \h 10 Article 3 : Autres dispositions PAGEREF _Toc26534936 \h 10 Article 4 : Dépôt et publicité PAGEREF _Toc26534937 \h 11
Article 1 : Suppression du point 7. « Dispositif d’astreinte »
Le point 7. « Dispositif d’astreinte » du Chapitre 2. « Organisation particulière du travail » du III. « Durée et organisation du travail » de l’accord d’adaptation du 23 novembre 2018 est annulé et remplacé à compter du 1er janvier 2020 par un Chapitre 3. « Dispositif d’astreinte ».
Article 2 : Création d’un Chapitre 3 : « Dispositif d’astreinte »
Un Chapitre 3. « Dispositif d’astreinte » est créé et inséré dans le III. « Durée et organisation du travail » à compter du 1er janvier 2020.
La rédaction de ce Chapitre est la suivante : Préambule Comme tous les bailleurs sociaux, la mission de Deux-Sèvres Habitat (Ci-après : DSH) est de fournir à tous ses locataires une bonne fonctionnalité des logements qui leur sont loués. On entend par logement, aussi bien le logement lui-même que les parties communes des immeubles et toutes les fonctionnalités techniques qui s’y rattachent. Le bon fonctionnement des équipements doit être assuré en permanence, de jour comme de nuit, en semaine comme en week-end. Compte tenu de la nature et de l’importance de notre parc immobilier, cette obligation de maintenance nécessite la mise en place d’un dispositif d’astreinte en dehors des horaires habituels d’ouverture au public des services de l’Office.
Cette astreinte sera en partie assurée par un prestataire extérieur, la société SOFRATEL. Il s’agit d’un service de réception téléphonique et de traitement de demandes d’interventions techniques en dehors des heures d’ouverture des bureaux, weekends et jours fériés compris. Le prestataire s’engage à contacter les sociétés en contrat avec DSH pour traiter les questions courantes. En cas d’évènements majeurs ou graves, SOFRATEL doit pouvoir contacter un représentant de l’Office.
Aussi, l’astreinte est assurée à tour de rôle, par période hebdomadaire, par chacun des membres participant au dispositif sur la base du volontariat.
L’astreinte ne consiste pas obligatoirement à remettre en service un système défectueux dans l’instant, car cela n’est pas toujours possible, mais à garantir la présence de DSH dans diverses situations se produisant sur son patrimoine :
Actes de vandalisme importants ne permettant plus le fonctionnement normal des installations
Incendies, explosions, …
Evacuation forcée des bâtiments
Autres évènements graves endommageant notre patrimoine, et par voie de conséquence les conditions de vie des occupants.
L’astreinte n’a pas pour objet de traiter des problèmes mineurs se produisant dans les logements. Elle n’a pas été créée pour régler des conflits de voisinage de nuit ou le week-end. Ce dispositif n’a pas non plus vocation à résoudre dans l’instant, tous les problèmes pouvant survenir sur le patrimoine. SOFRATEL doit être en mesure de prendre en charge ces questions sans solliciter le personnel de l’Office.
Son objet prioritaire est de prendre les dispositions éventuelles qu’imposent certains évènements, en collaboration avec les services institutionnels compétents (Principales communes ou collectivités : Niort, Bressuire, Thouars, St-Maixent, Parthenay, Cerizay, Services de Police, Gendarmerie, Pompiers/SDIS, Hôpitaux, SAMU social, etc…).
Il n’est pas question non plus, de se substituer à d’autres services en charge des situations d’urgence, mais de travailler en complémentarité, chacun dans son domaine de compétence. Ainsi, contrairement à certaines idées reçues, l’Office n’a pas vocation à trouver des solutions immédiates à tout type de situation.
Nous avons également institué une astreinte auprès de certaines entreprises sous contrat avec l’Office, lorsque la situation rencontrée requiert leur intervention, de même que divers services publics interviennent dans l’urgence (ERDF, GRDF, Syndicats des eaux…).
Ainsi, lorsque la situation rencontrée nécessite une évacuation provisoire ou durable des habitants, DSH n’a pas vocation à disposer de logements de secours immédiatement mobilisables.
En revanche, l’objectif de l’astreinte est d’aider à orienter les gens concernés vers les solutions les plus adaptées : accueil dans la famille proche, chez des voisins, contact avec les centres d’accueil d’urgence, hébergement hôtelier, formalités assurances…
Une cage d’escalier évacuée et des logements laissés vides, dans l’urgence, peuvent également imposer le recours momentané à une entreprise de surveillance et de gardiennage, afin d’assurer la sécurité des biens des résidants. C’est pourquoi la prise en charge de situations très exceptionnelles – heureusement très rares - prévoit la nécessité de recourir à des renforts, passant notamment par une intervention de la Direction générale. Rappel Le dispositif d’astreinte existe maintenant depuis plusieurs années. Ce mécanisme d’alerte déclenché en interne a fait ses preuves puisqu’avec du recul, nous constatons que l’Office a toujours été informé et présent lorsque des évènements exceptionnels et particulièrement graves se sont déroulés sur son patrimoine. Définition du service Le service d’astreinte vise à assurer une présence de l’Office dans les situations d’urgence technique exclusivement. Le ou la responsable d’astreinte est un interlocuteur pour les services de sécurité (Pompier, Police ou Gendarmerie) et les mairies des communes ou l’Office est implanté (Niort, Bressuire, Thouars, Parthenay, Saint Maixent et Cerizay principalement) Il ou elle peut être également amené(e) à représenter l’Office devant les locataires en se rendant directement sur les lieux.
De fait, le patrimoine de DSH (10 191 logements sur 89 communes du nord au sud du département) rend nécessaire de disposer de deux responsables d’astreinte pour optimiser le temps d’intervention sur place et répondre efficacement lors d’incident grave :
Lors d’incidents
graves dans le cadre de l’astreinte, il est prévu de contacter par téléphone le Directeur général ou le Directeur général adjoint.
Lorsque pour des raisons techniques, la liaison téléphonique en temps réel s’avère impossible (ce qui arrive pour des questions de couverture de réseau de téléphone portable notamment), il y a lieu de laisser un message explicatif sur répondeur, pour que la Direction puisse rappeler le collègue d’astreinte aussitôt que possible.
Ce dispositif s’applique en cas d’évènement grave imposant essentiellement une nécessité d’évacuation prolongée de locataires (hébergement extérieur, hôtel, etc…) suite à incendies ou autres causes, indépendamment des dispositions techniques pratiques à prendre.
Selon l’importance du sinistre, le Directeur général évalue ensuite l’opportunité d’informer le Président. Selon l’importance du sinistre, il arrive de devoir également faire appel au renfort d’autres collègues par domaines de compétences (ex. : régie cureuse, gardien d’immeuble …)
Toutefois, à défaut d’avoir pu obtenir un entretien téléphonique préalable avec la Direction générale (le DG ou le DGA), il conviendra alors d’informer directement le Président de DSH des évènements.
Durée et périodicité du service Le service d’astreinte dure une semaine du
mardi matin 10H00 au mardi suivant 10H00, en dehors des heures de service, le samedi et le dimanche y compris les jours fériés.
Pour des questions d’organisation de services (dont gestion des véhicules), il est demandé au salarié d’astreinte de ne pas prendre de RTT ou de congé durant sa période d’astreinte.
Par ailleurs, un même salarié ne pourra être assujetti au service d’astreinte plus de cinq fois par an, sauf accord express de sa part. Moyens mis à disposition
Un véhicule de service :
Par principe, il est souhaitable d’utiliser les véhicules quatre places sans signalétique de DSH. Ces véhicules doivent être remis à disposition tous les matins avant 9H00 au lieu où ils ont été empruntés.
Tous les autres véhicules de service de l’Office peuvent également être utilisés pour l’accomplissement de la période d’astreinte. Ainsi, lorsque le responsable d’astreinte est un salarié d’une agence, un véhicule de service peut être utilisé au titre de l’astreinte.
Dans le cadre de la période d’astreinte, ces véhicules ont vocation à être utilisés pour les interventions mais également pour les déplacements domicile/travail et les déplacements privés durant le week-end dans un rayon géographique proche (limité en distance) compte tenu de la permanence à assurer.
Les véhicules concernés sont assurés auprès de la GROUPAMA pour cet usage. Le salarié et les passagers sont également assurés (dommages corporels), ainsi que le contenu intérieur du véhicule (effets personnels pouvant être volés). Le conjoint ou un tiers est autorisé à conduire ces véhicules en cas de besoin (hors jeunes conducteurs – titulaire d’un permis de conduire en cours de validité).
Une valise d’astreinte comprenant :
Le carnet de bord de l’astreinte ou mémento d’astreinte.
Ce carnet se compose :
Des plans détaillés des communes principales du secteur concerné (GPS ?)
Des cartes d’implantation du patrimoine
D’une fiche synthétique mentionnant les noms et coordonnées des principales entreprises sous contrat avec DSH
De la liste des biens composant le patrimoine immobilier de l’office (extraction logiciel Prem).
De la liste des salariés de DSH (coordonnées indiquées après accord des salariés sauf LR).
Le planning de travail du personnel de la régie cureuse.
Le plan d’affectation des gardiens et employés d’immeubles sur le secteur du Clou Bouchet (Secteur sud)
La liste des numéros de téléphones et services utiles.
Un téléphone mobile et son chargeur. Tous les numéros utiles à l’astreinte sont enregistrés.
Un trousseau de clés avec les clés du véhicule de service, les clés pour l’accès à la salle du DSI (Secteur sud - code indiqué sur la fiche « contact DSH ») ainsi que les passes permettant l’accès au siège social, aux halls, aux machineries ascenseurs, aux terrasses des immeubles avec ascenseurs et divers locaux spécifiques.
NB : Le passe permettant l’accès aux machineries et aux terrasses des immeubles avec ascenseurs a été également fourni aux POMPIERS, à l’ASCENSORISTE.
NB bis : Les agences disposent des clés permettant l’accès aux terrasses mais pas aux machineries ascenseurs.
Ces moyens sont remis par le responsable d’astreinte à son successeur (prenant le relais conformément au planning), tous les mardi matin. Périmètre d’intervention Le périmètre d’intervention se situe sur l’ensemble du patrimoine de l’Office. Missions des responsables d’astreinte
Etre disponible et opérationnel :
Consigne :
Ne pas être trop éloigné pour être en capacité de pouvoir intervenir sur place rapidement si besoin (à moins d’une heure de trajet).
Avoir en permanence sur soi le téléphone d’astreinte connecté au réseau (nuits et jours).
Répondre aux appels.
Consigner les appels et les évènements :
Il s’agit :
Origine des appels.
Heure des appels.
Nature des appels.
Réponse donnée aux appels par le ou la responsable d’astreinte
En cas d’intervention sur site, consigner :
Lieux d’intervention.
Date, heure et durée de l’intervention.
Nature de l’évènement.
Identification des services d’astreinte présents (secours, services d’interventions, élus de permanence…).
Synthèse des actions, procédures et décisions prises par le salarié d’astreinte lors de l’intervention.
Remarques éventuelles
Agir de manière adaptée :
A/° : Lors d’un problème sans gravité concernant un dysfonctionnement technique :
Prendre les coordonnées du (ou des) locataires concernés.
Contacter l’entreprise sous contrat pour intervention si SOFRATEL ne l’a pas fait
Selon le cas, se rendre sur place pour :
Constater (cf. « consigner les appels et les évènements », paragraphe précédent).
Aider les services d’interventions dans leur démarche.
Remplir certaines formalités ou modalités administratives.
Prendre les noms et coordonnées des locataires sinistrés.
Réconforter les locataires moralement.
Conseiller les locataires sur les procédures en matière d’assurance.
Contacter les bons intervenants.
B/° : En cas d’évènement grave ou important (essentiellement quand il y a nécessité d’évacuation et de relogement) :
Prévenir le DG ou DGA.
Si la Direction est non joignable :
Laisser un message sur leur répondeur
Prévenir le Président (uniquement si la DG n’est pas joignable)
En cas d’évacuation d’une cage d’escalier, il peut être nécessaire de faire appel à une société de gardiennage qui assurera la sécurité des biens des locataires (n° de téléphone indiqué dans le tableau « astreinte – entreprise »)
Devoir de réserve, consignes à respecter :
A l’égard de la presse (journalistes) : ne faire aucun commentaire au nom de DSH aux journalistes pouvant être présents sur le site de l’évènement. Seuls le Président et le Directeur Général décideront des informations éventuelles à donner publiquement sur la base du compte rendu des évènements retranscrits par le collègue d’astreinte.
Attention :
Le numéro de téléphone de l’astreinte ne doit être, en aucun cas, communiqué à un locataire, à la presse ou tout autre personne.
Qui peut contacter le ou la responsable d’astreinte ?
SOFRATEL
Éventuellement :
Les services de permanence des principales communes ou l’Office est implanté
Les services de secours (Pompiers, Services de Police, Gendarmerie)
Journal d’astreinte
Rendre compte :
Toute intervention doit faire l’objet d’un rapport écrit sommaire (sous messagerie). Ce rapport est à transmettre
dès le 1er jour ouvrable suivant à :
La Direction générale.
Aux responsables des domaines d’activités, concernés par l’évènement.
Au Pôle Ressources Humaines pour le paiement des heures d’intervention.
Les messages collationnés par le Pôle des Ressources Humaines seront conservés pour constituer le journal d’astreinte.
Planning annuel Les plannings annuels (nord et sud) sont établis par le Pôle Ressources Humaines en fin d’année pour l’année suivante. Ils sont établis d’une manière théorique de manière à ce que le nombre de périodes d’astreintes soit identique pour les agents concernés. Il est bien évidemment modifiable en fonction des contraintes de chacun. Les demandes de changements ou permutations doivent être communiquées au Pôle Ressources Humaines qui mettra à jour les plannings en permanence : T:\02 DRCQS Commun\11_ASTREINTE DSH\01_PLANNINGS Rémunération Toute astreinte effectuée donne droit à une indemnisation versée mensuellement avec le salaire.
Forfaitaire :
- Forfait nuits sur semaine (12,00 € * 4) : 48,00 €. - Forfait week-end (66,00 € * 2) : 132,00 €. - Forfait jour férié : 66,00 €. Le forfait jour férié trouve à s’appliquer dès lors que le jour férié considéré est un jour ouvré (du lundi au vendredi) et entraine la déduction d’une nuit du forfait nuits sur semaine (hors jour férié le vendredi).
En heures supplémentaires en cas d’intervention sur les lieux :
Sur la base du taux de rémunération horaire du salarié d’astreinte :
25 % pour les 8 premières heures supplémentaires travaillées dans la même semaine
50 % pour les heures suivantes.
Gestion des moyens de l’astreinte La gestion des outils matériels permettant d’assurer l’astreinte (clefs, badges, véhicules, téléphones, carte sim …) est assurée par les Pôles Administration générale, Entretien courant, Systèmes d’information et Ressources Humaines.
Les données suivantes qui composent le carnet de bord de l’astreinte sont régulièrement mises à jour :
La mise à disposition des plans détaillés des communes.
La liste des numéros de téléphones et services utiles (institutions et administrations locales, urgences …).
Sous l’angle patrimonial, la gestion des connaissances est assurée par la Direction de la Proximité. Ces connaissances composent le carnet de bord de l’astreinte qu’il convient également de mettre à jour régulièrement.
Liste des mises à jour :
Cartes d’implantation du patrimoine
Fiche synthétique mentionnant les noms et coordonnées des principales entreprises sous contrat avec DSH
Liste des biens composant le patrimoine immobilier de DSH (extraction logiciel Prem)
Le planning de travail du personnel de la régie cureuse.
Le plan d’affectation des gardiens et employés d’immeubles sur le secteur du Clou Bouchet.
Sous l’angle RH de l’office, la gestion des connaissances est assurée par le pôle Ressources Humaines :
La liste des salariés de l’office (coordonnées indiquées après accord des salariés).
Ces données devront être mises à jour au moins une fois par an.
Suivi du dispositif d’astreinte L’organisation et le suivi du dispositif d’astreinte sont assurés par la Direction stratégique Relation Clientèle et Qualité de Services. Pour le suivi du dispositif d’astreinte, il sera organisé une réunion annuelle avec les personnels concernés. Cette réunion aura pour objectifs :
Echanges des pratiques entre les responsables.
Analyse des évènements en enseignements, partage d’expérience
Mise à niveau des connaissances entre les responsables notamment sur les sujets techniques.
Article 3 : Autres dispositions
Les autres dispositions de l’accord d’adaptation du 23 novembre 2018 non modifiées par le présent avenant, demeurent en vigueur.
Les dispositions du présent avenant n° 01 s’appliquent à compter du 1er janvier 2020. Article 4 : Dépôt et publicité
Un exemplaire du présent accord sera déposé, à l’initiative de la Direction de l’Office, dans les 15 jours qui suivent sa signature, auprès de la DIRECCTE ainsi qu’au secrétariat du greffe du conseil des Prud’hommes du lieu de sa conclusion. Une version électronique anonymisée sera également communiquée à la DIRECCTE.
Un exemplaire original sera établi pour chacune des parties à l’accord.
L’accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux réservés à la communication avec le personnel et sera mis en ligne sur le serveur GRH de l’Organisme.
Fait à Niort, le 12 décembre 2019. En 5 exemplaires originaux
Signatures précédées de la mention manuscrite « Lu et Approuvé, bon pour accord »
Pour la Direction de Deux-Sèvres Habitat :Monsieur _______________
Directeur général
Les Organisations syndicales de salariés représentatives de l’Office :
