La Direction de la Société [...], représentée par Monsieur [...] [...] en qualité de Directeur des Ressources Humaines, d'une part et
Les Organisations Syndicales […] représentées par Messieurs [...] [...] et [...] [...] en qualité de Délégués Syndicaux,, en vertu du mandat reçu à cet effet, d'autre part,
il a été convenu ce qui suit :
La Société [...] organise les élections des Instances Représentatives du Personnel selon les modalités suivantes :
Préambule - Anciennetés et dates de référence pour l'électorat et l'éligibilité
Afin de neutraliser l'effet de la durée d'ouverture du vote par internet sur les droits des salariés à participer aux élections en qualité d'électeurs, et à présenter leurs candidatures au premier ou au second tour, il est ici convenu que
Conformément à la jurisprudence (Cassation 20-20.047) :
.la condition d'ancienneté requise pour bénéficier du droit de vote est mesurée à la date d'ouverture du vote par internet pour le premier tour, .la condition d'ancienneté requise pour bénéficier de l'éligibilité est mesurée à la date d'ouverture du vote par internet pour le premier tour,
Conformément à la possibilité que confirme le même arrêt, les dispositions plus favorables suivantes dérogent aux conditions d'ancienneté exigées par les articles L. 2314-18 et L. 2314-19 du code du travail :
.l’ancienneté légale ou conventionnelle pour bénéficier du droit de vote, rappelée ci-après parmi les conditions pour être électeur, est réduite du nombre de jours calendaires d'ouverture du vote par internet précédant le jour du dépouillement, .l'ancienneté légale ou conventionnelle pour être autorisé à déposer sa candidature au premier tour, rappelée ci-après parmi les conditions pour être éligible, est réduite du nombre de jours calendaires d'ouverture du vote par internet précédant le jour du dépouillement, .la condition d'ancienneté réduite en faveur des candidatures pour le premier tour est elle-même réduite pour le second tour du nombre de jours calendaires séparant les dates de dépouillement des deux tours.
Article 1 - Effectif
Sont pris en compte dans l'effectif d'assujettissement : -les salariés en CDI et les salariés en CDD, -les travailleurs à domicile, -les salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé, maladie, maternité, ...), -les salariés temporaires, -les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure, présents dans les locaux depuis un an au moins, et y exécutant la majeure partie de leur temps de travail.
Ne sont pas pris en compte dans l'effectif d'assujettissement : -les salariés sous contrat d'apprentissage, - les salariés sous contrat de professionnalisation, jusqu'au terme du CDD ou de l'action de professionnalisation du CDI selon le cas, -les remplaçants des personnels absents ou dont le contrat est suspendu.
A l’exception des salariés en forfait jours, les personnels à temps partiel sont comptabilisés au prorata de leur durée de travail contractuelle sur la durée conventionnelle ou légale en vigueur.
Les salariés en CDD, les intermittents, les salariés temporaires et les personnels mis à disposition par une entreprise extérieure sont comptabilisés au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois.
L'effectif devrait être calculé à la date du premier tour, mais pour des raisons pratiques il est ici convenu d'arrêter ce calcul à la date du 31/07/2023.
En l'absence d'accord relatif au(x) CSE, et conformément à la décision prise par la Direction, les parties conviennent que les élections sont organisées au niveau de l’entreprise :
[...] SAS Effectif calculé en équivalent Temps Plein Nombre légal de membres
Femmes Hommes Cumul Titulaires Suppléants TOTAL 504.13 368.45 872.58 15 15
Article 2 - Durée des mandats
La durée des mandats est légalement fixée à 4 ans.
Article 2.1 – Limitation du nombre de mandats successifs
Pour les entreprises de 50 salariés ou plus, le nombre de mandats successifs est légalement limité à 3.
Les conditions d'application de ces limites sont les suivantes : -le nombre et la durée des mandats effectués avant la mise en place du premier Comité Social et économique ne sont pas pris en compte, - le nombre et la durée des mandats successifs sont remis à zéro après une période sans mandat correspondant à la durée d'un mandat, sans que cette période puisse être inférieure à 4 ans
- ces limites sont purement indicatives, seules seront appliquées celles du protocole régissant les élections à l’issue desquelles prendront effet les derniers mandats possibles dans les limites légales.
Article 3 - Collèges électoraux et répartition des sièges
L'effectif de l’entreprise est réparti entre différents collèges.
La répartition des sièges est proportionnelle à l'effectif de chacun des collèges, avec un minimum de 1 siège par collège. Ce minimum de 1 siège est applicable quel que soit l'effectif, même très faible, mais sous réserve qu'au moins un électeur soit éligible. Le nombre de sièges à pourvoir est identique pour les titulaires et pour les suppléants.
Établissement Sièges à Collège Effectif ETP Nombre
Répartir
F H Cumul de sièges [...] SAS 15 n° 1 Ouvriers et employés 271.22 157.95 429.17 7
n° 2 Techniciens, agents de maîtrise 135.27 105.98 241.25 4
n° 3 Ingénieurs et cadres 97.64 104.52 202.16 4
Une répartition définitive des femmes et des hommes sur les listes électorales est donnée ci-après lors de l'établissement du présent protocole ; afin de permettre aux listes de candidats de respecter leurs obligations de présentation équilibrée de leurs candidates et candidats (Situation au 31/07/2023)
Établissement Collège Nombre d'électeurs
F H Cumul [...] SAS n° 1 Ouvriers et employés 417 259 676
n° 2 Techniciens, agents de maîtrise 138 106 244
n° 3 Ingénieurs et cadres 100 106 206
Article 4 - Conditions pour être électeur
Les électeurs sont les salariés de l'entreprise, qu'ils soient pris en compte ou non dans le calcul de l'effectif, mais aux conditions suivantes à la date du premier tour du scrutin : -bénéficier d'un contrat de travail, -être âgé de 16 ans révolus, -jouir de ses droits civiques, -travailler depuis 3 mois au moins dans l'entreprise.
Les personnels mis à disposition, aux conditions de prise en compte dans l'effectif d'assujettissement à la date du premier tour du scrutin, peuvent choisir d’être électeurs, à la condition de renoncer à ce droit dans l’entreprise qui les emploie, mais sans que ce renoncement leur interdise de s'y porter candidat.
Article 5 - Listes électorales
Les listes électorales sont établies et affichées par la Direction, pour chaque collège.
Ces listes comportent les indications suivantes : -nom et prénom, -date de naissance,
Elles comportent aussi un décompte du nombre total d'inscrits ainsi que sa répartition entre les femmes et les hommes.
Elles sont affichées au plus tard le 13/09/2023.
Les éventuelles contestations doivent être déclarées au Tribunal Judiciaire au plus tard le 18/09/2023.
Ce délai de contestation passé, les listes électorales éventuellement corrigées ne peuvent normalement plus être modifiées et elles restent valables pour les deux tours du scrutin. Afin de respecter au mieux le droit de vote de chaque électeur, et dans la limite du possible, la Direction s’engage toutefois à actualiser les listes électorales jusqu’à la clôture du premier tour. La Direction s’engage à ce titre à conserver les éléments de nature à démontrer la totale légitimité des modifications réalisées, et sous réserve d’éventuelles contraintes matérielles, à réafficher les listes électorales actualisées. Sauf décision de justice contraire, les listes électorales ainsi établies définitivement à la clôture du premier tour ne peuvent en aucune façon être actualisées pour le second tour.
Les parties s'entendent pour décider formellement que les listes électorales éditées le 19/09/2023,donc après la prise en compte des éventuelles demandes de correction adressées à la Direction avant l'expiration du délai de contestation, et au moins 2 jours ouvrés avant la date limite de dépôt des candidatures du premier tour, seront les listes de référence transmises au juge dans le cas où il lui serait demandé de valider le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures des femmes et des hommes au dit premier tour.
Les listes transmises au juge pour la validation du respect des règles de répartition au second tour seraient les listes établies définitivement à la clôture du premier tour
Article 6 - Conditions pour être éligible
Pour être éligible, un salarié doit répondre aux conditions suivantes pour chaque tour de scrutin : -être électeur dans le même collège, -être âgé de 18 ans révolus à la date du scrutin, -travailler depuis 1 an au moins dans l'entreprise, -ne pas avoir de lien proche avec l’employeur (conjoint, partenaire de PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré), - ne pas disposer d’une délégation écrite particulière d’autorité permettant d’être assimilé au chef d’entreprise, ni le représenter effectivement devant le comité social et économique.
Les temps partiels travaillant simultanément dans plusieurs entreprises peuvent choisir celle dans laquelle ils sont éligibles.
Les personnels mis à disposition, même enregistrés comme électeurs, ne sont pas éligibles au CSE.
Article 7 - Listes de candidats
Pour des raisons d'ordre matériel tenant à l'organisation du vote, les dates limites de dépôt des listes sont fixées : -pour le premier tour :au21/09/2023à12H00 -pour le second tour :au11/10/2023à12H00
Les listes de candidat(e)s doivent être déposées obligatoirement selon l'une des modalités suivantes :
par courrier recommandé avec Accusé de Réception à l'attention de la Direction des Ressources Humaines,
par remise en main propre contre décharge à Monsieur [...] [...] ou à Monsieur […] ou à Madame […].
Les listes sont établies par collège, en distinguant les Titulaires et les Suppléants.
Elles peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir. Les candidatures doubles (Titulaire et Suppléant) sont autorisées, mais un candidat élu Titulaire ne peut pas être élu Suppléant.
Les listes sont affichées par la Direction au plus tard le premier jour travaillé suivant la date limite de dépôt.
Au premier tour de scrutin, seules les organisations syndicales suivantes peuvent présenter des candidats (article L.2314-5 du Code du Travail) : -les syndicats représentatifs dans l’entreprise, -les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel, -tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, est légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement.
Au second tour, les candidatures sont libres. Sauf à ce qu'elles soient déposées sous forme de listes, ces candidatures individuelles constituent chacune une liste. Chaque organisation syndicale, chaque liste sans étiquette en cas de second tour, peut désigner lors du dépôt un délégué de liste(s) auquel il sera proposé de contresigner le procès-verbal général des élections à l'issue du dépouillement.
Les listes communes (intersyndicales) présentées au premier tour doivent préciser la règle de répartition des suffrages obtenus entre les organisations syndicales, faute de quoi cette répartition est réalisée à parts égales pour le calcul de la représentativité. Pour être applicable, cette règle de répartition est communiquée aux électeurs avant l'ouverture du scrutin : - par affichage, en complément des listes concernées, - par une mention sur la page d'accueil du site internet de vote, -le cas échéant par une note jointe au matériel de vote par correspondance, - par une mention sur les professions de foi des listes concernées.
Les listes communes doivent également préciser l'organisation syndicale représentée par chacun des candidats, sans que cela signifie qu'ils en sont adhérents. Cette précision est indispensable pour : -déterminer l'ordre des suppléances en cas d'absence d'un titulaire : conformément à l'article L.2314-37 du Code du Travail, la priorité doit être donnée à la même organisation syndicale, -le cas échéant répartir les sièges entre les organisations syndicales au Comité de Groupe (article L2333-4 du Code du Travail).
Représentation équilibrée des candidatures : chaque liste de candidats présentée par une Organisation Syndicale doit être établie en tenant compte des règles suivantes, sur la base du nombre de candidats qu'elle présente, et applicables indépendamment à chaque scrutin (pour chaque établissement, pour chaque collège, pour les titulaires et pour les suppléants) : .si la liste ne comporte qu'une seule candidature pour un seul siège, elle peut être indifféremment celle d'une femme ou celle d'un homme, .sauf cas particulier dérogeant à toutes les autres règles (*), si le nombre de sièges à pourvoir est supérieur à 1, et si la liste électorale du collège concerné est mixte, la liste comporte obligatoirement au moins une femme et au moins un homme, .les nombres de femmes et d'hommes autorisés sur la liste sont proportionnels aux nombres de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale de référence du collège concerné, .la règle d'arrondi lorsque le calcul proportionnel du nombre de candidats autorisés pour un sexe ne donne pas un nombre entier est un arrondi à l'entier inférieur si la décimale est inférieure à 5, et à l'entier supérieur dans le cas contraire, .lorsque l'application des calculs et arrondis légaux conduit à un nombre cumulé de candidatures autorisées pour les femmes et les hommes dépassant le nombre de sièges à pourvoir, il est ici convenu de diminuer de 1 unité le résultat obtenu pour chaque sexe et de laisser la liberté aux listes de choisir indifféremment l'un ou l'autre sexe pour la candidature complémentaire, sous réserve que la liste comporte au minimum une femme et un homme, .lorsque l'application des calculs et arrondis ci-avant conduit à n'autoriser aucune candidature pour l'un des deux sexes, le candidat du sexe le moins représenté ne peut être placé qu'en seconde position dans l'ordre de présentation, .sauf dans le cas précédent, la liste doit présenter alternativement un candidat de chaque sexe, en commençant indifféremment par une femme ou par un homme, et en finissant avec l'éventuel surplus de candidats du sexe le plus représenté. .(*) cas particulier : lorsque sur la base du nombre de sièges à pourvoir, l'application des calculs légaux conduit à n'autoriser que 0,5 candidature ou moins pour l'un des deux sexes, la liste peut au choix ne comporter que des candidats du sexe le plus représenté, ou comporter un candidat du sexe le moins représenté (si le calcul donne moins de 0,5 ce candidat doit être placé en seconde position, si le calcul donne exactement 0,5 il peut être placé en première ou en seconde position).
Exemple de calcul pour un collège constitué de 1416 femmes et 607 hommes, avec 15 sièges à pourvoir : -nombre de candidatures autorisées pour les femmes = 15 x 1416 / (1416 + 607) = 10,4992… soit 10 -nombre de candidatures autorisées pour les hommes = 15 x 607 / (1416 + 607) = 4,5007… soit 5
Exemples de listes possibles avec ces 15 sièges à pourvoir : -liste entière = F-H-F-H-F-H-F-H-F-H-F-F-F-F-F ou H-F-H-F-H-F-H-F-H-F-F-F-F-F-F -liste incomplète de 10 = F-H-F-H-F-H-F-F-F-F ou H-F-H-F-H-F-F-F-F-F
Article 8 - Date des élections
La date de dépouillement de l'ensemble des scrutins est fixée : -pour le premier tour :au06/10/2023à12H00 -pour le second tour :au26/10/2023à12H00
Article 9 - Vote par internet
Conformément à l'accord d'entreprise, relatif au vote par voie électronique, conclu le 15/07/2019, les parties conviennent que les élections ont lieu par internet.
La solution technique utilisée pour le vote par internet est celle mise au point et commercialisée par : [ …]
L’URL retenue pour le site de vote est […]
9.1 – Paramétrage des langues proposées et de l'affichage initial des listes
Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles au choix de chaque électeur dans les langues suivantes : français
Les enveloppes symbolisant les scrutins sont toujours présentées Titulaires au-dessus et Suppléants en dessous.
L'interface de vote prévoit deux possibilités d'affichage des listes en présence : le logo accompagné du nom de la liste. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste, accompagnés éventuellement de leurs photos. L'affichage initial proposé aux électeurs est le logo accompagné du nom de la liste.
9.2 - Ordre de présentation des listes
Indépendamment pour chaque scrutin, les listes en présence sont proposées aux électeurs sur un même écran, dans la limite de 20 listes (10 listes sur un smartphone). Au-delà de cette limite, un ascenseur apparait et permet de toutes les visualiser. La norme d'affichage 1024x768 utilisée est volontairement ancienne pour la plus grande compatibilité avec les matériels utilisés).
La présentation de ces listes est réalisée sur une colonne, alimentée de haut en bas.
L'ordre de présentation de ces listes est le suivant :
-ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales
-dans l'éventualité d'un second tour, les listes sans étiquette sont placées à la suite des listes présentées par les organisations syndicales, par ordre alphabétique des nom et prénom des têtes de listes
Les logos doivent être déposés avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées article 7.
La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, ils sont donc nécessairement déposés au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 70 pixels et d'une largeur de 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire).
9.3 - Photos des candidats
L'affichage des candidats de chacune des listes en présence est accompagné d'une photo individuelle, après accord écrit de chacun d'entre eux. A défaut d'accord pour un candidat, seule une ombre est présentée. Les photos doivent être déposées avec les listes de candidats, aux conditions, dates et heures fixées article 7. La Direction de la Société les transmet au prestataire sans altération, elles sont donc déposées au format GIF ou JPG, d'une hauteur de 215 pixels et d'une largeur de 175 pixels. A défaut de respect de ces dimensions, il est ici convenu que c'est le logiciel du prestataire qui réduit ou agrandit les photos, et ajoute si nécessaire une bande blanche sur les côtés pour ne jamais les déformer.
9.4 - Consultation de la participation
Conformément à l'accord d'entreprise, relatif au vote par voie électronique, conclu le 15/07/2019, le nombre de votants peut être révélé pendant les scrutins.
Le prestataire est donc autorisé à communiquer un code personnel à la Direction de la Société ainsi qu'à chaque Organisation Syndicale ayant présenté au moins une candidature : chaque code permet de déclencher une extraction de la participation, dont le résultat est communiqué automatiquement à tous les détenteurs de codes.
Accès aux listes d'émargements Il est ici rappelé que pendant l'ouverture du scrutin les listes d'émargements ne sont accessibles qu'aux seuls membres du bureau de vote, sur demande des électeurs concernés et exclusivement à des fins de contrôle. Chaque électeur peut ainsi demander à un membre du bureau de vote de consulter la liste d'émargements afin de vérifier si l'émargement de son vote a été ou non enregistré et si l'horodatage obligatoire est conforme à l'accusé réception qu'il a obtenu. À noter que cette recherche par un membre du bureau de vote est tracée, et que la liste des électeurs ainsi contrôlés peut être imprimée et conservée après le dépouillement. À l'issue du scrutin, les listes d'émargements sont conformément à la jurisprudence (Cassation 14-25.925) imprimées et signées par les membres du bureau de vote puis (Cassation 20-20.047) conservées sous scellés par les agents habilités du service du personnel. Elles ne sont transmises à personne, à l'exception du juge si une demande de vérification lui est adressée dans le cadre d'un contentieux.
9.5 – Identification des électeurs
Les différentes informations qui peuvent être utilisées pour l'identification des électeurs sont les suivantes : -numéro d'électeur : afin d'exclure tout risque de doublon, c'est un numéro unique qui est attribué à chaque électeur lors de son inscription sur les listes électorales, -adresse e-mail : elle est utilisée pour l'acquisition de moyens de connexion par voie dématérialisée, -adresse postale : elle est utilisée pour l’envoi de moyens de connexion par courrier, -identifiant et mot de passe : ce sont les moyens de connexion indispensables pour accéder au site de vote, - code défi (ou question défi) : c’est une information personnelle complémentaire aux moyens de connexion, conseillée pour limiter les tentatives d’usurpation d’identité.
Le numéro d'électeur est indiqué par la DRH dans le fichier transmis au prestataire, il s'agit du matricule paye. Pour chaque personnel mis à disposition qui fait le choix de voter au sein de l'entreprise utilisatrice, la DRH crée un numéro unique qu’elle communique à l'électeur et qui ne peut pas être confondu avec celui d'un salarié, par exemple MADxxx ou STxxx.
L'adresse e-mail transmise au prestataire par la DRH est l'adresse e-mail personnelle de chaque électeur.
L’adresse postale transmise au prestataire par la DRH est l’adresse personnelle de chaque électeur.
L'identifiant et le mot de passe sont déterminés ci-après en fonction de leur mode de communication, le numéro d’électeur unique garantissant dans tous les cas l’impossibilité de voter deux fois.
Afin de préserver le meilleur compromis entre la sécurité et la facilité d’accès au vote, il est ici convenu de choisir comme code défi : la date de naissance
9.6 – Communication des moyens de connexion
Les moyens de connexion sont acquis par voie dématérialisée, avec la possibilité d’en recevoir par voie postale pour les électeurs ne disposant pas d’adresse e-mail sur demande à la DRH.
9.6.1 - Acquisition par voie dématérialisée
Le prestataire met à la disposition des électeurs un site internet permettant à chacun de créer son propre mot de passe et de se procurer un identifiant unique généré aléatoirement.
Les demandes d’identifiants sont enregistrées à partir du site de vote, par les électeurs eux-mêmes, et sécurisées par un mot de passe individuel : -saisie de l'adresse e-mail personnelle, -création d'un mot de passe libre de 6 à 30 caractères alphanumériques.
Le traitement des demandes par le site internet dédié est automatisé : -vérification de l'existence de l'adresse e-mail dans le fichier transmis par la DRH au prestataire, -génération d'un identifiant aléatoire et unique, -envoi de cet identifiant à l'adresse e-mail saisie.
Seul l’électeur à l’origine de la demande peut ensuite accéder au site de vote en renseignant : -l’identifiant qui lui a été transmis, -le mot de passe qu’il s’est créé, - le code défi
9.6.2 - Communication par voie postale
Cette communication par voie postale est mise en place individuellement, à la demande d'un électeur, lorsque ce dernier ne peut pas accéder à sa boite e-mail personnelle et/ou ne veut pas communiquer son adresse e-mail personnelle.
Un courrier est adressé par le prestataire à chaque électeur concerné, à son adresse personnelle, dans les jours qui précèdent l’ouverture du site de vote par internet.
Afin de faciliter l’accès au vote tout en limitant les risques d’usurpation d’identité, il est ici convenu des dispositions suivantes : -l’identifiant n’est pas indiqué sur le courrier, il s’agit du matricule paye, -le mot de passe est indiqué sur le courrier, il est généré aléatoirement par le logiciel du prestataire, -le code défi n’est pas indiqué sur le courrier.
Les retours pour adresse erronée sont gérés par le prestataire dans les conditions suivantes : -si le temps le permet encore, le prestataire interroge la Direction afin de connaître l'adresse corrigée, puis il procède à un nouvel envoi, -si le temps ne permet plus à l'électeur de recevoir son courrier avant la fermeture du vote par internet, le prestataire en informe la Direction qui prend contact avec l'électeur concerné et l'informe du protocole de restitution.
9.7 - Protocole de restitution des moyens de connexion
Ce protocole est utilisé : - lorsque les moyens de connexion sont acquis par voie dématérialisée, pour le cas où un électeur ne pourrait pas accéder à la boite e-mail lui permettant de recevoir son identifiant, - lorsque les moyens de connexion sont communiqués par voie postale, pour les cas de perte, vol, ou retour tardif pour adresse erronée, et si l'électeur ne peut pas utiliser d'adresse e-mail pour recevoir un identifiant.
Le prestataire possède un logiciel confidentiel et protégé sur internet, lui permettant de restituer leurs moyens de connexion aux électeurs concernés.
Une demande est remise par l'électeur au Président du bureau de vote, ou adressée par l'électeur à la DRH à l'attention du Président du bureau de vote, par courriel ou par MMS. Cette demande comporte les éléments suivants : -copie d'un justificatif d'identité de l'électeur, -numéro de téléphone auquel il faut le joindre pour lui communiquer ses moyens de connexion, -mot de passe provisoire au choix de l'électeur. À réception de la demande, après son contrôle par le Président du bureau de vote et sa transmission au prestataire, ce dernier recherche les moyens de connexion et les note en assurant leur confidentialité. Il appelle ensuite le numéro indiqué, vérifie le mot de passe provisoire choisi par l'électeur, et lui communique ses moyens de connexion. Celui-ci peut alors voter depuis n'importe quel poste connecté à internet. À noter que cette recherche par le prestataire est tracée, et que la liste des électeurs concernés est conservée et remise à la DRH après le dépouillement.
9.8 – Scellement du système et formation (articles R.2314-15 et R.2314-12 du Code du Travail)
Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire intervient dans les jours qui précèdent l'ouverture du site internet, en visio-conférence avec les membres du bureau de vote.
Cette intervention consiste à : -tester le logiciel de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote, -initialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides par mesure de la participation, -générer les clefs USB de sécurisation externe des logiciels conservées par le prestataire, -faire créer les clefs de chiffrement propres aux élections considérées par les membres du bureau de vote, et les conserver en assurant leur confidentialité, -pour un scellement avec des membres du bureau de vote à distance, demander à chacun d'entre eux de conserver une copie de sa clef de telle sorte qu'elle reste confidentielle mais puisse être transmise à un remplaçant en cas d'absence pour le dépouillement, -pour un scellement réunissant en un même lieu les membres du bureau de vote et la Direction des Ressources Humaines, mettre les clefs sous scellés et les remettre à la Direction des Ressources Humaines afin qu'elle les conserve jusqu'au jour du dépouillement, date à laquelle ils sont alors confiés au Président du bureau de vote.
Les organisations syndicales ayant déposé au moins une candidature, ainsi que les membres du bureau de vote, sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.
En cas de second tour, les clefs de chiffrement utilisées pour autoriser le dépouillement du premier tour sont conservées en assurant leur confidentialité dans les mêmes conditions que lors du scellement. Le constat que les urnes sont vides est réalisé par une nouvelle mesure de participation.
L'information et la formation sont assurées : -pour les Délégués Syndicaux et les membres du bureau de vote présents, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote, -pour tous les électeurs, par la mise à disposition d'un diaporama ou d'un document imprimable, tous deux présentant le mode d'emploi de chaque page du site de vote, -pour les membres de bureau de vote absents lors du scellement, par la mise à disposition du mode d'emploi du site leur permettant d'accéder aux résultats à l'issue du dépouillement.
9.9 – Cellule d'assistance technique (articles R.2314-10 du Code du Travail)
La cellule d'assistance technique est constituée de personnels du prestataire. Elle est chargée notamment de : -veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote par internet, -procéder aux tests et au scellement du système avant l'ouverture du vote (article 9.8), - assister les électeurs pendant toute la période de vote (assistance 9h00-19h00 heure de Paris, 7/7jours), -assister le bureau de vote le jour du dépouillement.
Article 10 - Dates et horaires des votes par internet
La participation aux scrutins n'implique aucune perte de salaire.
Les plages horaires de vote par internet pour le premier tour sont les suivantes :
Électeurs Du au [...] SAS 03/10/2023 10H00 06/10/2023 15H00
Les plages horaires de vote par internet pour l'éventuel second tour sont les suivantes :
Électeurs Du au [...] SAS 23/10/2023 10H00 26/10/2023 15H00
10.1 – Tolérance de dépassement
Conformément à une pratique courante dans les bureaux de vote traditionnels, une tolérance est accordée aux électeurs s'identifiant quelques instants avant l'horaire de clôture prévu article 10, leur permettant d'enregistrer leurs bulletins de vote après cet horaire. Cette tolérance ne permet donc pas de s'identifier, et elle reste limitée à une durée de 5 minutes afin de ne pas retarder les opérations de dépouillement.
Article 11 - Dates, horaires et lieux des votes sur place
La participation aux scrutins, ainsi que le temps consacré aux missions de Président ou d'assesseur, n'impliquent aucune perte de salaire.
Vote par internet
Le bureau est constitué d'un Président et de deux assesseur désignés avant la date du scellement par la Direction des Ressources Humaines, si possible le(s deux) plus âgé(s) et le plus jeune parmi les électeurs présents, et si possible également représentant les différents collèges précisés article 3. En cas de nécessité, le bureau ainsi constitué peut accepter des remplaçants, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.
Dans la mesure du possible, le bureau constitué pour le premier tour est conservé à l'identique pour l'éventuel second tour.
Le rôle du bureau de vote est d'assister au scellement du système (article 9.8), de superviser la restitution de moyens de connexion perdus (article 9.7), d'autoriser le descellement (article 16), de signer les procès-verbaux (article 18) et de proclamer oralement les résultats (article 19).
Chaque point de vote géographiquement indépendant comporte 1 tablette ou 1 ordinateur en libre-service.
Chaque tablette en libre-service au sein des magasins permet à tout électeur de s’isoler et de voter sur Internet pendant les places horaires qui lui sont autorisées conformément à l’article 10.
Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent pas voter sur un poste en libre-service.
Un bureau de vote est un lieu où sont présents les membres du bureau de vote, alors qu'un point de vote est juste un lieu où un ordinateur est mis à la libre disposition des électeurs. Les bureaux et points de vote sont ouverts aux lieux et dates suivants pour le premier tour :
Etablissement Bureau/point Collège Lieu du au Siège social Point de vote Tous Longueau – Service des Ressources humaines 03/10/2023 10H00 06/10/2023 15H00 Magasins Point de vote Tous Liste des magasins (Cf. Annexe) 03/10/2023 10H00 06/10/2023 15H00
Les bureaux et points de vote sont ouverts aux lieux et dates suivants pour l'éventuel second tour : Etablissement Bureau/point Collège Lieu du au Siège social Point de vote Tous Longueau – Service des Ressources humaines 23/10/2023 10H00 26/10/2023 15H00 Magasins Point de vote Tous Liste des magasins (Cf. Annexe) 23/10/2023 10H00 26/10/2023 15H00
En cas d'absence de bureau de vote constitué pendant la période de vote par internet précédant le jour du dépouillement, il est ici convenu de la constitution par la Direction des Ressources Humaines d'un bureau de vote exceptionnel en cas d'évènement de tout type nécessitant une prise de décision lui incombant et concernant le déroulement du scrutin.
Article 12 - Propagande électorale
Les listes en présences (organisations syndicales, candidats sans étiquette au second tour) remettent à la Direction leurs professions de foi aux mêmes dates limites que celles de dépôt des listes de candidats, fixées article 7 de ce protocole.
Elles sont obligatoirement écrites en langue française.
Les professions de foi sont mises à la disposition des électeurs sur : -le site internet du prestataire, […] - MyPrimobox – Coffre fort salarié
Les éléments nécessaires à la mise en ligne sont pour chaque liste en présence : -un logo au format GIF ou JPG, hauteur 70 pixels, largeur 70 pixels (à défaut, et en particulier pour les listes sans étiquette, un logo générique est fourni par le prestataire), -une profession de foi au format PDF, 4 pages maximum pouvant inclure la liste des candidats, d'une taille maxi conseillée de 1 Mo.
Les professions de foi sont proposées aux électeurs dans le même ordre que celui retenu pour les listes sur le site de vote, précisé article 9.2.
Dans le cas d'un second tour, les professions de foi des listes qui ne présentent aucun candidat sont retirées du site internet du prestataire.
12.1 – Profession de foi « papier »
Un logo
Une profession de foi au format PDF, 4 pages incluant la liste des candidats
Les professions de foi seront envoyées par courrier simple à chaque électur, our chacun des crutins, en sus de la mise à disposition sur le site du prestataire […] et sur […]
Article 13 - Vote par correspondance
Le vote par internet est une forme de vote par correspondance, dans le sens où il n'est pas un vote physique.
Le vote par correspondance sous la forme papier doit rester possible, mais exceptionnel, pour le cas où le vote par internet s'avère impossible.
Les électeurs absents pour maladie, maternité, congé, accident, déplacement sans possibilité d'accès à internet, ou dont les horaires de travail sont incompatibles avec les horaires d'ouverture du vote par internet, sont autorisés à demander à bénéficier du matériel de vote par correspondance, à la Direction des Ressources Humaines qui se rapprochera du prestataire pour l’envoi.
Chacun de ces électeurs reçoit en retour à son domicile le matériel composé de : -un courrier explicatif, -un bulletin de vote de chacune des listes "Titulaires" et "Suppléants" de son collège, -deux enveloppes destinées à recevoir l'expression de ses votes, -une enveloppe d'émargement/expédition, capable de contenir les enveloppes de vote correspondantes, et comportant l'indication du bureau de vote et de l'identité de l'électeur. Chaque enveloppe est pré-timbrée et doit être cachetée et signée par l'électeur sous peine de nullité, -une enveloppe d'émargement, capable de contenir les enveloppes de vote correspondantes, et comportant l'indication du bureau de vote et de l'identité de l'électeur. Chaque enveloppe d'émargement doit être cachetée et signée par l'électeur sous peine de nullité,
une enveloppe d'expédition pré-timbrée destinée à recevoir les enveloppes d'émargement,
le cas échéant une note précisant la répartition inégalitaire des voix des listes communes,
-les professions de foi "papier" ou un tirage couleur des professions de foi électroniques.
La date limite fixée pour demander le matériel de vote par correspondance est fixée : -pour le premier tour :au22/09/2023à12H00 -pour le second tour :au13/10/2023à12H00
L'envoi du matériel de vote par correspondance est réalisé par le prestataire : -pour le premier tour :le26/09/2023 -pour le second tour :le16/10/2023
L'adresse retenue pour la réception du vote par correspondance est : -[…]
La date limite de réception des enveloppes de vote par correspondance est fixée : -pour le premier tour :au06/10/2023à12H00 -pour le second tour :au26/10/2023à12H00
Il est ici précisé que les parties s'entendent pour décider formellement que les éventuelles enveloppes de vote reçues après ces dates ne sauraient être ni comptabilisées ni prises en compte sous aucune forme, quelles que soient les potentielles influences qu'elles auraient pu avoir sur les résultats.
Émargement
Après fermeture du site de vote électronique, le Président confie au prestataire le soin de procéder à l'ouverture des enveloppes d'expédition reçues. L'émargement électronique est réalisé en une fois pour les différentes enveloppes de vote adressées par l'électeur. Les enveloppes de vote sont ainsi accumulées en attente du dépouillement.
Article 14 - Bulletins de vote
Nécessaires pour le vote par correspondance, les bulletins de vote et enveloppes sont fournis par le prestataire.
Ils sont d'une même couleur pour un même scrutin, mais de couleurs différentes pour des scrutins différents.
Établissement Collège Titulaires/Suppléants Couleur Tous Tous Titulaires Jaune
Suppléants Bleu
Les dimensions des bulletins, les tailles et polices de caractères, les mises en page, sont identiques pour toutes les listes dans un même collège.
Chaque bulletin porte très lisiblement : -le sigle ou le logo de l'organisation syndicale qui présente la liste, -la mention "liste sans étiquette" le cas échéant au second tour, -le nom de l'établissement, -la date et le tour, -la mention "Élections CSE", -le collège, -la mention "Titulaires" ou "Suppléants", -les nom et prénom des candidats.
Chaque enveloppe porte très lisiblement : -le nom de l'établissement, -la mention "Élections CSE", -le collège, -la mention "Titulaires" ou "Suppléants".
Article 15 - Priorité des votes
Chaque électeur peut avoir selon le contexte jusqu'à deux possibilités pour exprimer ses votes : -vote par internet (y compris dans l'isoloir ou équivalent comme prévu article 11), -vote par correspondance.
Le vote par correspondance n'est jamais prioritaire sur le vote par internet, car il est traité après fermeture du site de vote électronique. Lors de l’ouverture des enveloppes d'émargement, seules les enveloppes de vote correspondant à des scrutins non encore émargés sont conservées pour être dépouillées, et l'émargement électronique est réalisé pour chaque enveloppe de vote admise au dépouillement. Les enveloppes de vote correspondant à des scrutins déjà émargés sont écartées et conservées pour destruction ultérieure. Dans le cas où deux enveloppes d'émargement sont reçues pour un même électeur, la priorité est donnée à la dernière postée, le cachet de la poste faisant foi. Si la seconde contient des enveloppes de vote correspondant à des scrutins non encore émargés, ces enveloppes de vote sont conservées pour être dépouillées, et l'émargement électronique est réalisé.
Article 16 - Dépouillement
Après clôture du site de vote et émargement des votes par correspondance, le Président autorise les opérations de dépouillement :
Vote par correspondance
Est comptabilisé comme vote blanc : -une enveloppe de vote vide, -un bulletin de vote blanc, sans aucune mention, -un bulletin de vote sur lequel tous les noms de candidats sont raturés.
Est comptabilisé comme vote nul : -une enveloppe de vote annotée, portant une marque ou une inscription, -un bulletin de vote modifié, annoté, portant une marque ou une inscription, -plusieurs bulletins de vote différents (s'ils sont identiques, un seul est conservé et le vote est valable), -un bulletin de vote modifiant l'ordre des candidats, -un bulletin de vote sans enveloppe, -un bulletin de vote ne correspondant pas au scrutin, -une enveloppe d'émargement vide, non signée ou non cachetée (vote nul pour chaque scrutin pour lequel l'électeur pouvait s'exprimer, exception faite des scrutins pour lesquels il s'est éventuellement exprimé par internet).
Un ou plusieurs candidats peuvent être raturés sur un bulletin de vote sans que celui-ci ne soit invalidé. La découpe du nom d'un candidat constitue une rature valable, de même qu'une rature multiple en forme de Z.
Le résultat du dépouillement est enregistré grâce au logiciel prévu à cet effet : -nombre de votes valablement exprimés, -nombre de votes blancs, -nombre de votes nuls, -nombre de voix pour chaque liste, et pour chaque candidat.
Vote par internet
Le prestataire exécute le dépouillement automatisé de l'urne électronique, génère les résultats et justificatifs et les transmet au Président pour la proclamation.
Article 17 - Départage
En cas d'égalité entre plusieurs listes lors de l'attribution des sièges, les critères de départage seront appliqués dans cet ordre : - critère d'ancienneté, le plus ancien des candidats - critère d'âge, le plus âgé des candidats -tirage au sort électronique en dernier recours dans tous les cas.
Article 18 – établissement et signature des procès-verbaux
Afin de garantir leur totale conformité aux résultats proclamés, il est ici convenu que tous les procès-verbaux sont générés par les logiciels du prestataire, puis imprimés à la demande du Président du bureau de vote. Ces procès-verbaux sont ensuite contrôlés et signés par tous les membres du bureau de vote. Les délégués de listes lorsqu'il en existe sont également invités à les contresigner. Une copie de tous les procès-verbaux signés est remise par la Direction dans les meilleurs délais à toutes les Organisations Syndicales ayant présenté au moins une candidature, ainsi qu'à toutes les Organisations Syndicales ayant participé à la négociation du présent protocole.
Télétransmission des résultats à l'administration Conformément au contrat établi avec [...] qui y est autorisée par la Direction Générale du Travail, les résultats des élections sont télétransmis à l'administration dans les conditions suivantes : -dans les 48 heures ouvrées suivant le dépouillement, toutes les données relatives aux élections sont automatiquement mises au format informatique attendu par l'administration, et télétransmises par [...] sur la plateforme dédiée sécurisée, -à réception, les services du Ministère adressent au signataire du contrat et à chaque correspondant RH indiqué sur les CERFA un lien de téléversement par établissement CSE concerné par les élections, -la version signée par les membres du bureau de vote de chaque CERFA est scannée par la Direction, - dans les 15 jours suivant le dépouillement, et pour chaque établissement, la Direction utilise le lien qui lui a été adressé pour téléverser un à un chaque CERFA signé.
Article 19 - Proclamation
Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote après signature des procès-verbaux.
Le Président du bureau de vote bénéficie d’un accès sécurisé à un site internet lui permettant de télécharger pour chaque scrutin : -le procès-verbal intégralement renseigné, - un document indiquant le résultat, destiné à la proclamation orale, -un justificatif de tous les calculs réalisés par le logiciel de dépouillement, -le cas échéant le procès-verbal de carence. Le téléchargement ne nécessite aucun logiciel particulier, mais le Président doit avoir connaissance du mot de passe lui permettant d’accéder aux résultats sur le site internet dédié. Ce mot de passe est généré préalablement par le prestataire, puis communiqué à la Direction des Ressources Humaines, qui le transmet au Président du bureau de vote lorsque celui-ci a été désigné.
Les résultats sont proclamés par voie électronique et Affichage via une note RH, après signature des procès-verbaux par les Présidents des bureaux suivants :
Établissement Collège Proclamation [...] SAS Tous Par le Président du bureau de vote
Article 20 - Second tour
Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants : -1 - carence de candidat au premier tour, -2 - quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits), -3 - un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.
En l'absence de retrait de liste ou de dépôt de liste modifiée, chaque liste prise en compte au premier tour est automatiquement reconduite à l'identique pour le second tour, sous réserve des dispositions suivantes : -tous les candidats déjà élus pour les mêmes postes en sont automatiquement retirés, -tous les candidats déjà élus en qualité de titulaires sont automatiquement retirés des listes pour les postes de suppléants ; dans ce cas très précis, il est ici convenu que s'il était demandé au juge de statuer sur le respect des règles de répartition équilibrée des candidatures du second tour, ce sont les listes de candidats du premier tour qui lui seraient remises, - tout candidat déjà élu en qualité de suppléant peut être candidat à un poste de titulaire encore vacant, ce qui peut avoir pour conséquence en cas d'élection d'attribuer le siège de suppléant au candidat suivant du premier tour, voire d'augmenter le nombre de sièges à pourvoir au second tour, -toute liste reconduite automatiquement, mais présentant en conséquence plus de candidats qu'il ne reste de sièges à pourvoir est interdite et donc éliminée.
Article 21 - Prorogation des mandats en cours
Si à la date d'expiration des mandats en cours les institutions n'ont pu être renouvelées, et quelle qu'en soit la raison, les parties décident à l'unanimité que ces mandats sont automatiquement prorogés jusqu'à leur renouvellement.
Article 22 – Prise d'effet des mandats
Les mandats prennent effet le lendemain de la proclamation des résultats du premier tour si tous les scrutins sont clos, du second tour dans le cas contraire.
La représentativité des Organisations Syndicales et l'audience personnelle des candidats sont mesurées et produisent leurs effets dès la proclamation des résultats du premier tour.
Article 23 – Règles de suppléance
Il est ici rappelé que les règles de suppléance établies par le Code du Travail sont d'ordre public et qu'elles ne peuvent donc pas être modifiées. Elles peuvent toutefois être complétées pour répondre aux différents cas qui pourraient donner lieu à interprétation, dans le but de limiter les contentieux et aussi de permettre aux candidats de déposer leurs listes en totale connaissance des règles applicables.
Pour les remplacements temporaires, retenant que le temps de trouver un suppléant disponible peut être court et que les preuves d'indisponibilités peuvent être difficiles à réunir, les parties conviennent que le titulaire absent, à défaut son syndicat, ou encore à défaut le premier suppléant disponible dans l'ordre établi par le présent article, peut désigner le suppléant de son choix, sous réserve qu'il apparaisse parmi les suppléants potentiels du titulaire absent, et en précisant que s'il s'agit d'un candidat non élu ce remplacement ne lui octroie en aucune façon le statut de salarié protégé.
Les parties conviennent ainsi des dispositions suivantes pour les remplacements définitifs :
un titulaire "promu" doit être différencié d'un titulaire "élu" en ce qu'il n'est devenu titulaire que par l'application des règles de suppléance,
toutes les règles ci-après définies s'appliquent au titulaire élu, plusieurs fois le cas échéant, et non au titulaire promu,
les règles de protection des salariés élus s'appliquent aux candidats non élus dès lors qu'ils sont promus en qualité de titulaires,
aucun remplacement ne peut être réalisé s'il conduit à réduire le nombre de sièges réservés pourvus pour la catégorie concernée en deçà du nombre de sièges réservés imposé par le protocole d'accord préélectoral pour cette catégorie,
en distinguant le cas échéant les candidatures pour les postes de titulaires de celles pour les postes de suppléants, l'éventuelle étiquette syndicale, le collège et le nombre de voix pris en considération sont :
.pour un suppléant élu, ceux du tour (premier ou second) à l'issue duquel il a été élu, ce qui en conséquence fait perdre la priorité syndicale accordée à un suppléant élu sans étiquette au second tour après avoir été candidat non élu présenté par un syndicat au premier tour, .pour un candidat non élu présent au seul premier tour, ou présent seulement au second tour, ceux de ce seul tour auquel il a participé, .pour un candidat non élu présent aux deux tours, ceux du second tour, .et pour un candidat présent seulement au premier tour alors qu'un second tour a été nécessaire pour un siège auquel il aurait pu prétendre, aucun, il perd tout droit à être promu, .en cas d'élections partielles, et seulement en l'absence de candidature pour celles-ci, ceux de l'élection principale,
l'ordre de remplacement d'un titulaire élu est établi par priorité selon les critères suivants : même OS – même collège – même catégorie – suppléant élu – rang sur la liste
avec les précisions suivantes : .même OS signifie qu'il s'agit du même syndicat, ou de la même liste commune si les candidats n'ont pas précisé le syndicat porté par chacun d'entre eux, .même liste commune signifie que les OS composant la liste de candidats suppléants sont les mêmes ou au moins une partie de celles ayant composé la liste de candidats titulaires, .les candidats sans étiquette sont tenus pour appartenir tous à la même "OS" s'ils se sont présentés au nom d'un collectif, et dans ce cas les candidats non élus de ce collectif sont susceptibles d'être promus, .les candidats sans étiquette qui se sont présentés à titre individuel sont tenus pour appartenir à une "OS" particulière n'ouvrant pas droit au remplacement par un candidat non élu.
Article 24 - Contestations
L'Inspection du Travail est compétente pour toute contestation concernant la répartition du personnel et des sièges dans les collèges. Le Tribunal Judiciaire est compétent pour tout autre type de contestation, concernant notamment le nombre et la composition des collèges, les modalités pratiques du vote, les conditions pour être électeur et pour être éligible, ...
Article 25 - Publicité
Le présent protocole d’accord préélectoral sera transmis à sa demande à l’Inspecteur du Travail.
Fait à […]
La Société [...]
Signature précédée de la mention manuscrite Représentée par
M. [...] [...], «lu et approuvé »
Directeur des Ressources Humaines de la Société [...]
M. [...] [...],
Signature précédée de la mention manuscrite Délégué Syndical […] de la Société [...] «lu et approuvé »
M. [...] [...],
Signature précédée de la mention manuscrite
Délégué Syndical […] de la Société [...] «lu et approuvé ».
