Accord relatif aux conditions et aux modalités de vote par vole électronique
Entre:
la société DMF SALES AND MARKETING SAS au capital de 120 000 euros R C.S NANTERRE 43925243800023 4 Avenue Laurent CELY - 92 600 Asnières-sur-Seine Représentée par XXXXX, Directeur Administratif et Financier, dument mandaté pour conclure le présent accord ;
Et les organisations syndicales suivantes :
-CFTC représentée par XXXXX Préambule
Afin de faciliter l'organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel du Siège Social DMF (Comité économique et social), le vote électronique par Internet.
Ce dispositif s'inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (Loi N°2004-575 du 21 juin 2004), de son décret d'application (N°2007-602) et de l'arrêté du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise..
Les articles L.2314-26, 2314-12 à R2314-18 du Code du travail, autorisent et fixent les conditions d'organisation du vote électronique.
E at n ·t
donna la situation géographique d, essalariés deDMF SAM qui interviennent dans
toute la France et ne sont présents dans un établissement, le vote électronique est le moyen d'atteindre l'ensemble du personnel de DMF SAM travaillant à l'extérieur de l'entreprise.
les articles R 2314-5 et suivants prévoient « L'élection Du CSE peut êtr'e réalisé par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance >>. La possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d entreprise ou par un accord de groupe respectant les dispositions légales. La mise en place du vote électronique n'interdit pas le vote à bulletin secret sous enveloppe si l'accord n'exclut pas cette modalité>>
les salariés n'ayant pas accès à Internet auront la faculté de voter par correspondance; les modalités seront déterminées dans le protocole d'accord préélectoral.
Page1sur8 les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans ,,organisation et la mise en œuvre de processus êlectoraux. Le prestataire choisi est la société AGRUME 110 av B BUYER 69009 LYON.
Le
système retanu par la société DMF SAM doit reposer sur les principes généraux du droit
électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont : -L'anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur -l'intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par· le salarié et le bulletin
enreg1.st
re.,
.,L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin
-La confidentialité, le secret du vote
Artf le 2. Champ d aDplication
Le présent accord estapplicable à l'ensemble du personnel de l'entreprise, employés et cadres., ainsi qu'aux intervenants terrains. Les intervenants terrains voteron:tdemanière électroniqueetlepersonnel destructure également.
Artjcle 3. Mod Jités, qr.&anisation des opérptfons 1 1
3.1-Protocole d'accord préélectoral
Dans le cadre de chaque électionJ les parties signeront un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoirês et la répartition des sièges. , ,
3,,2-Dédaration à la CNIL
Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l'accord sont tenues informées par l'entreprise de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Cnil.
3.3 -
Expertise Indépendante
Préalablemen-t à sa mise en place, le système de vote électronique peut-être soumis à une , expertise indépendante. Dans ce cas, le rapport d'expertise est tenu à la disposition de la Cnil.
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3.4-Cellule trassistanœ technique
L'entreprise meten place une cellule d'assistancetechniquechargée deveiller aubon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.
Celle-ci est assurée par le prestataire AGRUME.
A,Jtid e4. Déroulement des oQérations de vote
4.1 -Etablissement des listes électorales et transmission
Les listes électorales seront transmises au prestataire dans le système de vote électronique sous la responsabilité de l'entreprise.
4.Z-Lieu et temps duscrutin
levoteélectroniquesedéroule,pourchaq,ue tourduscrutin,pendantunepériode délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d1 accord électoral.
Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du scrutin, de n'importe quai terminal, de leur lieu de travail 1 1 deleur domicile ou autre lieu, en
se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.
Les heures d ouvert ur e et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. 1 1
Le scellement des urnes intervient à f'ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute111 durée du scrutin•
• Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin
Tous les moyens seront mis en œuvre pour facHJter l'appropriation de cette technique de vote par les salaritls.,, L'entreprise établira ainsi une note d'information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs avant l'ouverture du premier tour descrutin.
4.3-Modalités d#accès ousiœde"ote
Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, par mail et SMS, radresse du site et les moyens d'authentification générés de manière aléatoire par le prestataire AGRUME.
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A f-'aide de ses identifiants, l'électeur peut voter en toute confi·d e n t ia litéenseconnectant sur le site sécurisé des élections..
L'identification de l'électeur· est assurée par un serveur dédié, après saisie par l'utilisateur de ses codes accès&
d'accèsausystème électronique seront précisées dans le protocole préélectoral
4.4 ...Déroulement du vote
Le moyen d'authentification permettraau serveurde vérifierl'identité del'électeuret garantira l'unicité de son vot•e
• Lorsque l'électeuraccèdeauxlistesde candidatsetexprime sonvote, son choixdoit apparaître clairement à l"écran.. A réception du vote, la
saisie du code d'accès et du mot de passe par l'électeur vaut ainsi si.gnature de la liste d'émargeme·ndtès 11 enregistrement :du ou des votes; cette saisie clôt définitivement l'accès à l'élection pour laquelle le ou les votes viennent d'être réalisés.
4.4-Mise en place etMode opératoire
la mise en place de l'organisation sera effectuée par l"employeur, qui fournira les listes électorales au prestataire, qui mettra en ligne une notice explicative, les professions de foi des différentes listes et qui mettra en lig-ne les listes des candidats.
Le prestataire intègre les éléments fournis par les représentants des listes. Ces représentants fournissent les éléments nécessaires {liste, documentation, profession de foi) à l'entreprise qui les transmettra au prestataire.
L'administrateur des élections crée une élection. A chaque élection l#administrateur associe:
un certain nombre de documents à consulter avant de pouvoir voter
une date de début et de fin pour consulter les documents
une date avec heure de début et de fin pou·r I' ouverture fermeture du vote
une liste de votants (nom, prénom, adresse mail}
Les votants reçoivent un mail et un SMS contenant : -les informations sur l'élection et de la date de·vote
un login et mot de passe pour accéder à leur espace afin de consuJter les documents
une clé de vote qui doit être utilisée le jour du vote
Le vote n'est possible que dans l'intervalle prescrit par le protocole préélectoral.
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Le jour du vote :
le votant doit saisir son code da vote..
Il peut choisir dans les listes présentées, les candidats voulus
-Il valide son vote -Un message lui estaffiché etun mail envoyé conflrm,ant son vote avec la date et l'heure -Après validation Il ne peut plus voter A la fin clôture du scrutin (et uniquement à la fin), le bureau de vote peut consulter les
résultats des votes.
4.5 Intégration des votes par correspondance
Les enveloppés par correspondance seront dépouillées par une personne extérieure de confiance (huissier). Le résultat de ce dépouillement sera saisi dans le système de vote avec fa liste des électeurs ayant voté par correspondance par cette même personne, avant le dépouillement général
5.1- Clôture
Dès la clôt u,re
AW'!fll'llfrRMftll. :imcu le S. Ch!i!Jil!!i!Iô! M!JUtMure et Résultats
du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargements et les états courants
gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés autom,atiquement sur l'ensemble des serveurs.•
5.2-Décompte et attribution dessièges
Le dépouillementn'estpossible que par l'activationconjointe d'au moins deux clés de
déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées
la génération de ces clés, avant l'ouverture du vote1 est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seul le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l'exclusion deto, ut e autre personne-
La Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parrni les électeurs à défaut d'accord), reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.
Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être portée au procès verbale Le aystème de vote électronique est' scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
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Pour les membres du bureau un ordinateur sera mis à disposition dans le bureau de vote.
5.3- Délais de recours etdestrudion des données
leprestataire AGRUME conserve so.u s scellés jusqu'à l'expirationdu délai de rêcours. •t, lorsqu'une action contentieuse a étéengagée jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive,lesfichierssupportscomprenantlacopiedesprogrammessourcesetdes programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l'e x·pirat ion de ces délais, le prestataire AGRUME, procède à la destruction des fichiers supports.
Article 6.Sécurité et confidentialité
-Anonymat et confidentialité des suffrages
Les données relatives aux électeurs inscrits sur· les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé << fi c .hi er des électeurs >> distinct de celui de l'urne électronique dénommé << contenu da l'urne électronique >>, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant..
Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur..
Le· fichier dénommé << contenu. de .l' urn e électronique >> recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
6.2-Existence et contenu des fichiers
Les données devant être e, nr egisrtées sont :
Pour les listes électorales: noms et prénoms des inscrits, collège, date d'entrée dans
l'entreprise, date de naissance ;
Pour le fichier des électeurs ·: noms, prénoms, collège, adresses mails, et numéro de
téléphone.
Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats,
Pour les résultats : électeurs, inspection du travail, centre de traitement des élections
professionnelles., syndicats, agents habilités des services du personnel.
6.3- Dispositif de secours
Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant tes mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d'une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l organis m·e m.ettant en place le vote, pour prendre toute mesure d'information et de 1 1
sauvegarde et notamment pour décider la suspensoi n·-desopérations de vote.
6.4 ...Hébergement
;p
L'hébergement du système de vote, du programme, et des résultats e.st effectué à l'extérieur de l'entreprise sur un serveur basé sur le territoire Français
Les bases étant hébergées à l'extérieur, elles ne peuvent être accessibles par des personnes internes à l'entreprise. Le principal risque que courent les données lorsqu'elles sont stockées en interne1 c'est qu'elles soient accessibles par des utilisateurs, les mécanismes de 'social engineering' étant par définition extrêmement simples et répandus au sein d'une structure cfose qu'est une société.
Arti le 7,. Duré,e, dégôt et publicité.d.e l'accord
Le présentaccordestvalablepour une durée indéterminéesaufdénonciationpour les élections du CSE.
Dès sa notification aux organisations syndicales représentatives au sein de la société DMF SAM, celles-ci disposeront selon l'article L 2232-12 du code du travail, d'un délai de
8 jours pour exercer leur éventuel droit d'oppositiont Cette opposition notifiée aux signataires devra être exprimée pa.r écrit, motivée et préciser les points de désaccord.
Après la fin du présent délai, l'accord sera adressé en 9 exemplaires, dont :
