Suite aux ordonnances travail n°2017-1387 du 22/09/2017 et à la refonte importante des dispositions du code du travail en la matière, il convenait de poser le cadre de fonctionnement des IRP au sein de DOMIAL.
Le présent accord fixe les modalités de fonctionnement du dialogue social dans l’entreprise, les modalités de fonctionnement du CSE, les communications syndicales et du CSE, l’organisation des consultations périodiques et récurrentes du CSE et le fonctionnement de la BDES.
TITRE I : MISE EN PLACE ET FONCTIONNEMENT DU CSE
Article 2.1 - Durée du mandat
Le mandat des membres du CSE est fixé à 4 ans.
Article 2.2 - Nombre de réunions
Le CSE se réunira au moins 6 fois dans l’année. Au moins 4 de ces réunions aborderont les sujets santé sécurité et conditions de travail.
Une ou plusieurs réunions supplémentaires pourront être organisées à l’initiative du Président de l’instance ou sur demande d’une majorité des élus du CSE.
Article 2.3 - Présidence
Le CSE est présidé par le Directeur Général ou son représentant. Le Président peut être assisté par 3 collaborateurs maximum ayant voix consultative.
Article 2.4 - Convocations et ordre du jour
Les convocations seront adressées par voie électronique aux titulaires et aux représentants syndicaux au moins 8 jours calendaires avant la réunion sauf en cas d’urgence. Elles seront également envoyées pour information aux suppléants sans valeur de convocation à moins qu’ils ne remplacent un titulaire.
À noter qu’à compter de la mise en place du CSE et conformément à l’article L.2314-1 du Code du Travail, seuls les titulaires et les représentants syndicaux siègent.
Dans la mesure du possible, le titulaire empêché informe la DRH 48h avant la réunion du suppléant qui le remplacera.
L’ordre du jour, arrêté conjointement par le Président et le Secrétaire, sera envoyé par voie électronique au moins 3 jours calendaires avant la réunion. Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail sont inscrites de plein droit à l'ordre du jour par le Président ou le Secrétaire.
L’ordre du jour sera également envoyé à titre d’information aux suppléants.
Article 2.5 - Questions relatives aux réclamations individuelles ou collectives
Les questions relatives aux réclamations individuelles ou collectives en matière d’application de la réglementation du travail (ex. questions DP) seront transmises avec l’ordre du jour au moins 3 jours calendaires avant la réunion.
De manière dérogatoire, pour les situations urgentes ou courantes qui ne peuvent attendre la réunion, un mail sera adressé à la Direction des Ressources Humaines.
La réponse apportée par la Direction sera consignée par écrit dans un dossier spécifique de la BDES dans la semaine qui suit la réunion.
Article 2.6 - Procès-verbal
Le PV de la réunion sera produit par le/la Secrétaire dans les 15 jours calendaires qui suivent la réunion. Il sera ensuite transmis à la Direction des Ressources Humaines qui pourra faire part de ses observations dans un délai de 8 jours. Le PV pourra être diffusé en mode projet dans l’intranet avant d’être validé lors de la prochaine réunion du CSE.
Article 2.7 - Composition du bureau et règlement intérieur
Le bureau du CSE sera composé de 4 personnes : Secrétaire, Trésorier et leurs adjoints (les Secrétaire et Trésorier doivent être désignés parmi les membres titulaires).
Le règlement intérieur du CSE rédigé par le CSE devra traiter des obligations comptables, des modalités de fonctionnement du bureau et des rapports du CSE avec les salariés. Après consultation du Président il sera soumis à l’approbation du CSE.
Article 2.8 - Commissions du CSE
Les commissions du CSE sont les suivantes :
Commission santé, sécurité et conditions de travail
Cette commission est créée de manière volontaire, les effectifs de DOMIAL ne la rendant pas obligatoire. Elle comprend 3 membres du CSE + 1 responsable sécurité de l’entreprise. Au moins un des 3 membres doit être élu du collège maîtrise ou cadre. Elle est présidée par un représentant de l’employeur. Elle sera chargée de :
préparer les réunions du CSE sur les points relevant des domaines santé, sécurité et conditions de travail
de proposer des mesures liées à la prévention et à la protection de la santé, à l’amélioration des conditions de travail
procéder à des visites des locaux professionnels, des inspections ou enquêtes,
d’exercer le droit d’alerte en cas de danger grave ou imminent,
d’analyser les risques professionnels et de proposer des actions pour les réduire
de gérer les dotations des équipements de protection individuels et des vêtements professionnels.
La commission se réunira au moins 2 fois dans l’année à l’initiative de l’employeur.
Commission formation
Cette commission est également créée de manière volontaire. Elle sera composée de 3 membres du CSE et présidée par un représentant de la DJRH. Elle veillera notamment à l’examen des plans de développement des compétences.
La commission se réunira au moins 1 fois dans l’année à l’initiative de l’employeur.
Commission action sociale
Composée de 3 membres du CSE, elle gère les demandes des salariés connaissant des difficultés financières. Un règlement de fonctionnement du fond social du CSE sera élaboré par la commission et approuvé en réunion CSE.
La commission se réunira autant de fois que nécessaire, à l’initiative de ses membres.
Commission facultative
Une commission facultative pourra être créée pour l’examen d’un problème particulier.
Les membres des commissions utiliseront leur crédit d’heure ou celui des suppléants pour ces commissions hormis les réunions à l’initiative de l’employeur non imputées sur le crédit d’heures. La commission d’action sociale se réunira donc en utilisant les heures de délégation.
Article 2.9 - Représentants au CA
Lors de sa première réunion, le CSE désigne ses représentants au Conseil d’Administration conformément aux dispositions légales.
Article 2.10 - Moyens alloués
Un
local CSE est mis à disposition du CSE sur le site de COLMAR. Le CSE peut également utiliser les salles de réunion de l’entreprise pour ses réunions préparatoires. Pour les locaux mis à disposition, la structure juridique propriétaire des locaux exerce les responsabilités et prérogatives du propriétaire alors que le CSE exerce celle du locataire. La Direction pourra en fonction de sa politique d'implantation ou à la demande du CSE modifier les locaux attribués au Comité. Toutefois, les nouveaux locaux seront définis en concertation entre la Direction et les membres du CSE.
Les membres titulaires du CSE disposent d’un
crédit d’heures tel que défini dans la loi, soit 21 heures au moment de la mise en place du CSE.
Ce crédit d’heures est mutualisable et cumulable dans la limite 12 mois glissants avec un report maximum de 1,5 fois le crédit mensuel sur chaque mois (cf. conditions fixées par la loi). Si le titulaire souhaite donner des heures à un suppléant, il doit en informer la DRH 8 jours avant l’utilisation par le suppléant. Les membres du CSE informeront systématiquement leurs responsables et la DRH de l’utilisation de leur crédit d’heure, dans la mesure du possible 48h à l’avance.
La
formation des membres au titre des missions santé, sécurité et conditions de travail (formation mentionnée à l’article L. 2315-18 du Code du Travail) sera prise en charge par l’employeur. La formation au titre des missions économiques et sociales sera prise en charge sur le budget fonctionnement du CSE mais l’employeur prendra en charge le maintien de salaire durant la formation.
Les suppléants peuvent participer aux
réunions préparatoires à condition qu’ils aient reçu au préalable des heures de délégation d’un titulaire.
Déplacements : la Direction autorise les représentants du personnel à utiliser les véhicules de service dans le cadre de leur déplacement dans l’exercice de leur mission de représentant du personnel. Ces déplacements doivent être en étroite relation avec les missions du CSE et ce dans la limite géographique de l’implantation de DOMIAL. L’assurance souscrite par l’employeur couvre ces déplacements.
En cas d’indisponibilité d’un véhicule de service, les membres du CSE pourront utiliser leur véhicule personnel en respectant la procédure établie par les Moyens Généraux. Dans ce cas de figure, ces déplacements donneront lieu à remboursement de frais par l’entreprise.
Informatique, télécommunication et reprographie : la Direction autorise le CSE à utiliser les moyens de reprographie de DOMIAL ainsi que les moyens de télécommunications de la société (téléphone et fax). Les consommations courantes (fournitures de bureau…) restent à la charge du CSE. Compte tenu de la dispersion du personnel sur de nombreux sites, la Direction ne met pas à disposition du CSE une ligne téléphonique particulière ni de poste informatique propre. En contrepartie, les membres du CSE sont autorisés à utiliser leurs ordinateurs et leurs lignes professionnels pour leurs besoins de représentants du personnel.
Boîte mail : concernant la messagerie électronique, une boîte mail est mise à disposition du Secrétaire du CSE, du Secrétaire adjoint et du Trésorier. Ce n’est qu’à travers cette boîte mail que les élus pourront diffuser des informations aux salariés.
Liberté de circulation des élus : pour l’exercice de leurs fonctions, les membres élus du CSE disposent d’une liberté de déplacement, durant leurs heures de délégation, tant en-dehors de l’entreprise que dans tous les établissements de DOMIAL ESH et cela dans le respect de l’article L.2325-11 du Code du Travail. Dans le cadre des missions qui lui sont dévolues, le CSE peut donc être amené à consulter les salariés à leur poste de travail sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement de leur travail. Les membres du CSE peuvent également consulter les salariés via la messagerie électronique mis à la disposition du Secrétaire.
Organisation de réunion : le CSE peut organiser dans le local mis à sa disposition des réunions d’information, internes au personnel, portant sur des problèmes d’actualités. Ces réunions devront se conformer aux dispositions du Code du Travail.
Article 2.11 - Budget
Le CSE disposera d’un budget de fonctionnement de 0,20% de la masse salariale brute et d’un budget des activités sociales et culturelles de 1,10% de la masse salariale brute annuelle.
Au maximum 90% du budget prévisionnel sera décaissé sur l’exercice au CSE. Le solde sera calculé et versé en janvier N+1 sur la base de la masse salariale de l’année N.
La DUP procédera par voie de délibération au transfert de son patrimoine vers le CSE (avoirs, matériels…).
Article 2.12 - Fin de mandat
Un entretien de fin de mandat sera réalisé par la DRH pour les titulaires disposant d’heures de délégation sur l’année représentant au moins 30 % de la durée de travail fixée dans son contrat, ou, à défaut, de la durée applicable dans l’établissement.
Cet entretien a pour objet de procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise.
TITRE III : ORGANISATION DES CONSULTATIONS
Pour les consultations récurrentes et ponctuelles, les informations seront communiquées via la BDES (cf. Titre IV).
Article 3.1 - Organisation des consultations récurrentes
Le CSE doit être consulté de manière récurrente sur les orientations stratégiques de l’entreprise, la situation économique et financière de l’entreprise et enfin sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
La consultation sur les orientations stratégiques aura lieu chaque année. La première consultation du CSE aura lieu au plus tard en mars 2020.
Les consultations au titre de la situation économique et financière et sur la politique sociale de l’entreprise sont regroupées. Cette consultation aura lieu chaque année au plus tard en juin au cours d’une réunion spécifique. Les documents communiqués figurent dans le titre IV relatif à la BDES.
Pour cette réunion spécifique, les suppléants seront autorisés à assister à la séance pour disposer d’une bonne compréhension de la situation économique, financière et sociale de l’entreprise.
Les données seront déposées au plus tard 15 jours calendaires avant la réunion dans la BDES. L’avis sera alors rendu en réunion.
Les membres pourront demander l’organisation d’un vote à bulletin secret.
Ce délai s’entend hors délais propres aux éventuelles expertises.
Article 3.2 - Organisation des consultations ponctuelles
Pour les consultations ponctuelles, les membres disposeront d’une information écrite 10 jours calendaires avant la réunion. Si l’information est réalisée en réunion ou qu’un complément d’information est apporté en réunion, le délai pour rendre l’avis est porté jusqu’à 10 jours calendaires après la réunion. L’avis sera alors rendu par expression individuelle des titulaires par mail.
Les membres pourront demander l’organisation d’un vote à bulletin secret.
Ces délais s’entendent hors délais propres aux éventuelles expertises.
TITRE IV : LA BASE DE DONNEES ECONOMIQUE ET SOCIALE (BDES)
Conformément à l’article L.2312-18 du Code du Travail, DOMIAL met en place une BDES. Celle-ci rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du Comité Social et Économique.
Ce recueil de données servira entre autre de support à la préparation de certaines
consultations annuelles et notamment celles portant sur la situation économique et financière et sur la politique sociale.
La BDES servira également pour la communication des informations relatives aux
consultations ponctuelles.
Article 4.1 - Contenu
La BDES sera structurée selon le schéma suivant :
Données récurrentes (toutes ces informations correspondent aux informations utiles pour les consultations récurrentes)
investissement social :
tableau de bord RH
plan de développement des compétences année écoulée
investissement matériel et immatériel :
bilan comptable
égalité professionnelle entre les femmes et les hommes :
bilan annuel de suivi de l’accord égalité H/F
analyse annuelle des salaires moyens par catégorie et par sexe
fonds propres, endettement et impôts :
bilan comptable
compte de résultats
PMT
rémunération des salariés et dirigeants :
évolution de la masse salariale
montant global des rémunérations versées aux 10 personnes les mieux rémunérées au-delà de 200 salariés
intéressement versé
activités sociales et culturelles :
montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d'entreprise
mécénat
rémunération des financeurs :
actionnaires (revenus distribués)
flux financiers à destination de l'entreprise :
cf. compte de résultats
partenariats :
partenariats conclus avec d’autres entreprises
transferts commerciaux et financiers entre les entités d'un même groupe :
transferts de capitaux,
cessions,
fusions,
acquisitions réalisées.
Informations relatives aux consultations ponctuelles
Réponses aux questions relatives aux réclamations individuelles ou collectives
PV des réunions DUP
Données liées aux commissions
Article 4.2 - Années concernées
La BDES présentera les informations de l’année écoulée. Le point de départ de cette nouvelle BDES sont les données de l’année 2018.
Seront ensuite stockées jusqu’à 3 années de données selon le schéma suivant :
2020 = 2018 + 2019
2021 = 2018 + 2019 + 2020
2022 = 2019 + 2020 + 2021
…
Article 4.3 - Support, accès et confidentialité
La BDES sera disponible sur les serveurs de l’entreprise dans un
dossier sécurisé dont l’accès sera réservé aux membres du CSE et aux délégués syndicaux.
Les utilisateurs de la BDES doivent respecter une
obligation de discrétion (article L.2312-36 du Code du Travail). Certaines informations pourront même être identifiées comme confidentielles.
TITRE V : COMMUNICATIONS SYNDICALES ET DU CSE – CONFORMITE RGPD
Le contenu des affiches, publications, tracts, pages intranet est librement déterminé par la section syndicale sous réserve d’une part, qu’il revête un caractère exclusivement syndical et d’autre part, qu’il ne contienne ni injure, ni diffamation conformément aux dispositions législatives relatives à la presse. La protection de la vie privée et notamment le droit à l’image, doivent être respectés dans les publications syndicales.
Par ailleurs, les logos DOMIAL et ACTION LOGEMENT, propriété de l’entreprise et du Groupe, ne peuvent être ni utilisé ni modifié sans accord de l’entreprise ou du Groupe et ce, conformément aux dispositions du code de la propriété intellectuelle, notamment concernant la protection de la marque.
Les organisations syndicales sont libres de diffuser la presse syndicale et les tracts syndicaux dans l’entreprise sous réserve que cela se fasse en dehors du temps de travail et des locaux qui y sont réservés.
Les organisations syndicales et le CSE sont autorisés à utiliser les boîtes mails professionnelles des collaborateurs pour diffuser des informations sous réserve de respecter les règles liées au RGPD.
Pour mémoire, l’article L.2142-6 du Code du Travail stipule que l'utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes : -être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise -ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise -préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message.
Pour le respect des droits d’information, de rectification ou d’opposition, les salariés doivent être clairement et préalablement informés de leurs droits afin de pouvoir manifester leur accord ou leur opposition à l’envoi de tout message sur leur messagerie professionnelle. En tout état de cause, le droit d’opposition ainsi que ses modalités d’exercice doivent être systématiquement rappelés dans tout message ultérieur afin que les salariés puissent à tout moment leur volonté de s’opposer à la réception de message syndicaux.
De plus, l’indication du caractère syndical du message doit être systématiquement mentionnée en objet du message électronique adressé, de façon à informer clairement les salariés sur l’origine et la nature du message.
Les adresses de messagerie électronique des salariés ne peuvent être utilisées par les organisations syndicales pour d’autres raisons que la mise à disposition de publications et tracts de nature syndicale.
Toute mesure de sécurité doit être prise afin d’assurer la confidentialité des échanges électroniques éventuels des salariés avec les organisations syndicales.
Enfin, le CSE est amené à collecter et à traiter des données personnelles des salariés relatives à leur vie familiale et professionnelle et le CSE doit donc être en conformité avec le RGPD (recueil de consentement, information des salariés sur leurs droits, confidentialité, registre de traitement,…).
TITRE VI : VALIDITE DE L’ACCORD
Article 6.1 - Durée et conditions d’application de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet à compter de sa date de signature.
Conformément aux dispositions légales, les mesures du présent accord se substituent de plein droit à celles ayant le même objet résultant d’usages, d’engagement unilatéraux, d’accords atypiques, d’accords collectifs d’entreprise et d’établissement compris dans son champ d’application.
Article 6.2 - Notification
Le présent accord est notifié à chacune des organisations syndicales représentatives dans les conditions légalement prévues.
Article 6.3 - Dépôt et publicité
Le présent accord est déposé dans les formes requises à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) et au secrétariat greffe du conseil de prud’hommes compétent.
Article 6.4 - Révision
Pendant sa durée d’application, le présent accord peut faire l’objet d’une révision dans les conditions fixées par les textes légaux et réglementaires applicables (articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail, à la date de conclusion du présent accord).
Toute demande de révision doit être notifiée à chacune des parties signataires et adhérentes, et devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.
Article 6.5 - Dénonciation
Le présent accord pourra également être dénoncé, de manière totale ou partielle titre par titre, à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires, selon les dispositions légales applicables (à la date de signature du présent accord, il convient de se reporter aux articles L.2261-9 et suivants du code du travail).
