POUR L’ELECTION DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE D’ETABLISSEMENT
DU PERIMETRE EIFFAGE ENERGIE SYSTEMES - ELECTRONIQUE
Entre les soussignés :
La Société EIFFAGE ENERGIE SYSTEMES – ELECTRONIQUE, SAS au capital de 200 000 €, immatriculée sous le numéro 403748379 au RCS d’Arras, dont le siège social est situé Route départementale 937 – 62131 VERQUIN, représentée par Monsieur XXXXXX agissant en qualité de Directeur
D’une part,
ET
Les représentants des Organisations Syndicales soussignées
Pour la CGT, XXXXXX,
Pour FO, XXXXXX,
D’autre part,
A été convenu le présent protocole en vue de l’élection des membres du Comité social et économique (CSE) d’établissement.
PREAMBULE
L’accord sur le dialogue social et le droit syndical au sein de l’Unité Economique et Sociale (UES) Eiffage Energie, signé le 12 février 2019, a pour objet de régir l’organisation de l’UES, l’organisation de la représentation du personnel et d’organiser les modalités du dialogue sociale au sein de l’UES. A ce titre, il encadre la mise en place des premiers Comités Sociaux et Economiques (CSE) d’établissement au sein des sociétés composant l’UES, notamment en définissant le nombre, le périmètre et le fonctionnement des CSE. Par ailleurs, conformément à l’accord du 11 avril 2019, l’échéance de l’ensemble des mandats de l’UES a été harmonisée au 30 novembre 2019.
Dans la poursuite de la mise en place de cette nouvelle instance, le présent protocole d’accord a pour objet de définir les modalités d’organisation des élections en vue de mettre en place le CSE d’établissement au sein du périmètre EIFFAGE ENERGIE SYSTEMES -ELECTRONIQUE.
Dans ce cadre, il a été convenu des modalités suivantes pour régir les élections des membres titulaires et suppléants du CSE du périmètre EIFFAGE ENERGIE SYSTEMES –ELECTRONIQUE.
ARTICLE 1er – ELECTIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, EIFFAGE ENERGIE SYSTEMES -ELECTRONIQUE souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedicom a été retenue. Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.
L’accord sur le dialogue social et le droit syndical conclu le 12 février 2019 prévoit la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé au présent protocole d’accord préélectoral.
La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.
ARTICLE 2 – LIEU(X) DU SCRUTIN
Les élections (gestion et dépouillement) se tiendront au sein de l’établissement de Verquin situé : Route Départementale 937 – 62131 VERQUIN.
Par nature, le vote électronique peut être exercé en tous lieux, hors des locaux de l’entreprise ou au sein de ceux-ci dans les conditions déterminées à l’article 14.
ARTICLE 3 – DATE DU SCRUTIN
Pour le premier tour de scrutin, réservé aux candidats présentés par les organisations syndicales mentionnées à l'article L. 2324-4 du Code du travail, les élections par voie électronique seront ouvertes le jeudi 07 novembre 2019 à 08h00 et seront clôturées le mercredi 13 novembre 2019 à 12h00. En cas de second tour de scrutin, les élections par voie électronique seront ouvertes le mardi 26 novembre 2019 à 08h00 et seront clôturées le lundi 02 décembre 2019 à 12h00.
ARTICLE 4 – DUREE DES MANDATS
La durée des mandats des membres titulaires et suppléants du CSE est fixée à 4 ans.
ARTICLE 5 – LISTES ELECTORALES
La liste des électeurs et éligibles pour les élections des membres du CSE d’EIFFAGE ENERGIE SYSTEMES -ELECTRONIQUE du 13 novembre 2019 sera établie conformément aux dispositions des articles L.2314-18 et L.2314-19 du Code du travail.
La Direction établira par collège, la liste des électeurs et des éligibles (nom, prénom, sexe, âge à la date du 1er tour, ancienneté Groupe à la date du 1er tour, bureau de vote de rattachement et répartition femmes-hommes telle que définie à l’article 10) conformément aux règles en vigueur. Elle procédera à leur affichage sur les panneaux réservés à cet effet, dans tous les sites au plus tard le 10 septembre 2019 et les remettra le même jour aux Organisations Syndicales intéressées au présent protocole.
Sont électeurs, les salariés qui à la date du scrutin remplissent les conditions suivantes :
16 ans,
3 mois de présence,
absence de condamnation privant du droit de vote,
Sont éligibles, les électeurs qui à la date du scrutin remplissent les conditions suivantes :
18 ans,
travaillent depuis un an dans l'entreprise,
absence de condamnation privant du droit de vote.
ARTICLE 6 – LISTES DES CANDIDATS
Les listes de candidats devront être établies par collège en distinguant titulaires et suppléants, et dans le respect de la représentation équilibrée entre les hommes et les femmes telle que prévue par l’article L.2314-30 du Code du travail et plus précisément, dans le cadre du présent protocole, selon les proportions visées à l’article 10, et contenir les informations suivantes : nom et prénom.
Les Organisations Syndicales mentionnées à l’article L.2314-5 du Code du travail qui décideraient de faire une liste commune de candidats s’engagent, lors du dépôt de celle-ci, à systématiquement porter à la connaissance de l’employeur et des salariés la répartition des suffrages au sein de la liste telle que décidée entre elles. A défaut, cette répartition sera établie à parts égales. A cet effet, les parties conviennent que l’information relative à cette clé de répartition des voix entre les Organisations Syndicales concernées sera indiquée sur les bulletins de vote.
Les listes des candidatures pour le premier tour devront être reçues au plus tard le 7 octobre 2019 à 17h00 par XXXXXX et XXXXXXX en recommandée avec AR à l’adresse suivante : Route départementale 937 – 62131 VERQUIN ou en main propre contre récépissé, ou par email avec AR à l’adresse suivante : xxxxxxx@eiffage.com ou à l’adresse mail suivante : xxxxxxxx@eiffage.com. Ces listes seront affichées le 14 octobre 2019. En cas d’envoi par email, la liste des candidatures devra figurer dans un fichier au format PDF en pièce jointe.
En cas de second tour, les listes de candidats devront être reçues selon les mêmes modalités avant le 18 novembre 2019 à 12h00. Les candidats présentés au 1er tour seront considérés comme maintenus au 2nd tour si les Organisations Syndicales ne déposent pas de nouvelles listes à la date ainsi fixée.
Un candidat élu au 1er tour ne peut valablement se présenter au 2nd tour qu’à la condition de s’être désisté de son mandat dans les 48 heures suivant la proclamation des résultats du 1er tour. Son remplacement sera assuré le cas échéant par le suppléant élu qui est appelé à le remplacer en application des règles légales.
La propagande électorale sera assurée par les Organisations Syndicales mentionnées à l’article L.2314-5 du Code du travail dans le respect des principes légaux, réglementaires et conventionnels. La date limite de dépôt des professions de foi est fixée au lundi 07 octobre 2019 à 17h00 pour le premier tour et au lundi 18 novembre 2019 à 12h00 pour le second tour. Les professions de foi devront être adressées dans le format mentionné à l’article 14 du présent protocole préélectoral.
ARTICLE 7 - EFFECTIFS
L'effectif est calculé à la date de clôture du premier tour des élections.
Effectif projeté de la société au premier tour des élections : 91 (1) (ensemble du personnel salarié de l’entreprise présent, y compris Directeur et CDD).
Nombre d’emplois intérimaires et mis à disposition en équivalent temps plein sur une année : 6 (2)
Effectif pour déterminer le nombre de sièges : 97 (1+2) dont 60 ouvriers et employés, 19 techniciens et agents de maîtrise et 18 cadres.
ARTICLE 8 – NOMBRE DE SIÈGES
Au regard de l’effectif total à prendre en compte au sein d’ EIFFAGE ENERGIE SYSTEMES -ELECTRONIQUE le nombre de représentants à élire au CSE est de : 5 titulaires et 5 suppléants.
ARTICLE 9 – COLLEGES ELECTORAUX
Conformément aux règles en vigueur, les représentants du personnel au sein des CSE sont élus :
1er collège :Tous les ouvriers et les employés
2ème collège :Tous les TAM
OU TAM/IAC si collège confondu. Dans les entreprises de 501 salariés et plus où il n’y aurait pas de 3ème collège, les ingénieurs, les chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés ont au moins un siège titulaire au sein du 2nd collège, élu dans les mêmes conditions
3ème collègeTous les IAC
Un 3ème collège, spécial cadre, doit être constitué dans les entreprises, quel que soit leur effectif, dont le nombre d’ingénieurs, chefs de services et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification est au moins égal à 25 au moment de la constitution ou du renouvellement du Comité.
En conséquence, les collèges électoraux pour l’élection des CSE d’ EIFFAGE ENERGIE SYSTEMES -ELECTRONIQUE dont le personnel relève de la classification prévue par la convention collective des Travaux Publics seront composés ainsi :
COLLEGE 1
COLLEGE 2
Ouvriers
Employés (ETAM de A à D)
Techniciens
Agents de maîtrise quel que soit le coefficient (ETAM à partir de E)
Cadres
ARTICLE 10 – RÉPARTITION DES SIÈGES
Conformément aux dispositions légales applicables, les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :
-arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; -arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.
En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.
En vue d’assurer une représentation équilibrée entre les femmes et les hommes telle que prévue par l’article L.2314-30 du Code du travail, il est précisé que la proportion de femmes et d’hommes est la suivante :
1er collège : les femmes représentent 73,33 % de l’effectif du 1er collège soit 2.93 sièges - les hommes représentent 26,67% de l’effectif du 1er collège soit 1.07 sièges 2ème collège : les femmes représentent 29.73 % de l’effectif du 2ème collège soit 0.59 siège - les hommes représentent 70.27% de l’effectif du 2ème collège soit 1.41 siège
EFFECTIFS LISTES ELECTORALES : PROJECTION A LA DATE DU 1ER TOUR
COLLEGE 1 COLLEGE 2 Taux de femmes Taux d’hommes Taux de femmes Taux d’hommes 73% 27% 30% 70%
Conformément à l’article L2314-7 du code du travail, le protocole préélectoral peut modifier le nombre de sièges ou le volume des heures individuelles de délégation dès lors que le volume global de ces heures, au sein de chaque collège, est au moins égal à celui résultant des dispositions légales au regard de l'effectif de l'entreprise.
Ainsi, le nombre de représentants du personnel à élire au sein du CSE est réparti tel que :
Les parties conviennent que la commission CSSCT sera composée de 3 membres issus des membres du CSE (dont 1 membre issu du 2ème collège), conformément à l’accord de l’UES Eiffage Energie signé le 12 février 2019.
ARTICLE 11 – HEURES DE DELEGATION
Les membres élus titulaires disposeront d’un volume global de 95 heures de délégation par mois, se répartissant individuellement conformément à l’article L2314-7 du code du travail et aux dispositions conventionnelles applicables.
ARTICLE 12 – LIMITATION A 3 MANDATS SUCCESSIFS
Les parties s’engagent à étudier, à l’échéance du cycle électoral, l’opportunité de revenir sur la limitation à trois mandats successifs posée par l’article L2314-33 du code du travail.
ARTICLE 13 – BUREAU DE VOTE
Les parties conviennent qu’un bureau de vote unique centralisateur sera constitué pour l’ensemble des collèges. Il est chargé de contrôler le bon déroulement des opérations électorales et doit s’assurer de la régularité et du secret du vote.
Ce bureau de vote sera composé de 1 président et 2 assesseurs.
Sous réserve que chaque collège électoral soit bien représenté au sein de ce bureau de vote, le président sera choisi parmi les électeurs les plus âgés, le 1er assesseur parmi les électeurs les plus âgés, le 2nd assesseur parmi les électeurs les plus jeunes.
Si toutefois, aucune des personnes ne correspondait aux critères ci-dessus, le président et les 2 assesseurs seront choisis parmi les électeurs se rapprochant le plus des critères énoncés.
Il conviendra de veiller à ce qu’il n’y ait jamais moins de 2 membres présents et que ceux-ci puissent se consacrer à leur activité sans être interrompus.
ARTICLE 14 – DEROULEMENT DU VOTE
Au 1er tour, le quorum est atteint lorsque le nombre de suffrages valablement exprimés est supérieur ou égal à la moitié des électeurs inscrits. Les représentants du personnel sont élus à la représentation proportionnelle avec attribution des sièges restants à la plus forte moyenne. Le vote par procuration et le panachage sont interdits, conformément au droit commun.
Les électeurs ont la possibilité de raturer un ou plusieurs noms de la liste. Toutefois, par application de la loi, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste.
Un représentant de la Direction peut assister aux opérations électorales. Les candidats peuvent également assister aux opérations électorales. Chaque liste a le droit de désigner, parmi le personnel, un délégué habilité à observer le déroulement des élections au sein du bureau de vote.
Il sera remis un exemplaire du procès-verbal à chaque Organisation Syndicale ayant présenté une liste de candidats aux scrutins concernés ou ayant participé à la négociation du présent protocole d’accord préélectoral.
ARTICLE 15 – VOTE ELECTRONIQUE
Conformément à l’article 8.1 de l’accord sur le dialogue social et le droit syndical du 12 février 2019, le vote électronique est mis en œuvre pour ces élections. La solution de vote par internet de la société Gedicom a été retenue. Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition. Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret du n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique. En application de la délibération Cnil n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, l’intégralité du dispositif de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante. Le cahier des charges respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants est annexé au présent protocole d’accord préélectoral. La description du déroulement des opérations électorales et du fonctionnement du système de vote électronique est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral.
Un mode opératoire, précisant les modalités du vote électronique, sera affiché au sein de l’établissement et les salariés intéressés pourront également contacter pendant la période du scrutin un numéro vert pour toute information relative au vote. Préalablement à l’ouverture des scrutins, une présentation du dispositif de vote électronique et de son mode d’utilisation sera organisée pour les salariés qui le souhaitent. De plus, conformément à l’annexe 5 de l’accord sur le dialogue social et le droit syndical du 12 février 2019, pendant la période ouvrée du scrutin, des ordinateurs ou tablettes avec une connexion au site du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l’entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote. D’autre part, il sera déterminé pendant la période du scrutin, une journée pour que les salariés ne disposant pas d’un ordinateur puissent, s’ils le souhaitent, se rendre pendant leurs horaires de travail auprès d’un ordinateur ou tablette mis à la disposition de l’entreprise afin de voter. Au cours de cette journée, l’organisation des modalités d’utilisation du terminal informatique dédié devra garantir la confidentialité du vote et la sincérité de scrutin.
Pour EIFFAGE ENERGIE SYSTEMES – ELECTRONIQUE, cette journée est fixée : Le vendredi 08 novembre 2019 pour le 1er tour et le vendredi 29 novembre 2019 pour le 2ème tour.
Protection des données à caractère personnel
Les élections professionnelles au sein du périmètre EIFFAGE ENERGIE SYSTEMES -ELECTRONIQUE amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficient de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679. EIFFAGE ENERGIE SYSTEMES -ELECTRONIQUE informera les électeurs et les candidats de leur droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles, ainsi que de toutes les autres informations mentionnées à l’article 32 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et de l’article 13 du règlement européen n° 2016/679. Gedicom, à qui EIFFAGE ENERGIE SYSTEMES -ELECTRONIQUE fait appel pour la réalisation de ce traitement, présente toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Vote électronique, principes généraux
Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral. Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :
vérifier l’identité des électeurs,
s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,
respecter le secret du vote électronique,
permettre la publicité du scrutin.
Matériel de vote
Le matériel de vote sera adressé au domicile de chaque salarié par Gedicom et sera constitué d’une lettre précisant les modalités du scrutin, les codes confidentiels de l’électeur et le processus de sécurisation particulier. Les professions de foi seront par ailleurs jointes au courrier adressé aux électeurs et contenant la notice explicative des élections ainsi que les codes confidentiels d’accès au vote. Les textes devront être établis sur un feuillet format A4 recto verso. L’impression des documents se fera en couleur. L’ordre de mise sous pli se fera par ordre alphabétique. Pour un rendu optimal les professions de foi et les logos des syndicats devront se rapprocher des formats, poids et résolutions exposés ci-après :
Format
Poids (Ko)
Dimensions
Professions de foi
.pdf 1 000 (1 Mo) A4*
Logos OS
.png 100 65*62 (minimum) *Obligatoire
Déroulement du vote par Internet
Les électeurs pourront voter depuis tout terminal informatique (ordinateur, smartphone, tablette) connecté à Internet à tout moment pendant la période du scrutin qui se déroulera du 07/11/2019-08h00 au 13/112019-12h00. Cette heure limite concerne le vote. Cela signifie que le vote devra être terminé à 12h00. Tout vote non finalisé à 12h00 ne sera pas pris en compte.
En cas de second tour, les électeurs voteront par Internet à tout moment pendant la période du scrutin qui se déroulera du 26/11/2019-08h00 au 02/12/2019-12h00. Cette heure limite concerne le vote. Cela signifie que le vote devra être terminé à 12h00. Tout vote non finalisé à 12h00 ne sera pas pris en compte.
L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.ees-electronique.webvote.fr.
Après s’être identifiés à l’aide de leurs codes confidentiels (identifiant + code secret) et avoir saisi leur date de naissance, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote. Les listes de candidats seront présentées dans un ordre alphabétique. Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier. Les électeurs auront à tout moment la possibilité d’obtenir un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application. Pendant la période ouvrée du scrutin un ordinateur ou une tablette avec une connexion au site du prestataire sera mis à la disposition des électeurs par l’entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.
Assistance téléphonique
Durant la période de vote un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égarés leurs codes. L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.
Procédure de restitution de codes
Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès de participer au vote. Les modalités pratiques d'authentification et de renvoi des codes sont définies dans l'annexe 3 du présent protocole.
Cellule d’assistance technique
Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des Organisations Syndicales, des représentants de la Direction et du prestataire. Chaque organisation syndicale et chaque liste libre le cas échéant, pourra désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique. Lors du scrutin à blanc il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.
Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement
La veille de l’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote. Le scrutin à blanc vise à tester l’application client en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations Syndicales et la Direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats. Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test les membres du bureau de vote unique valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement. Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.
Chiffrement et déchiffrement des votes
Lors de la cérémonie d'ouverture une clé publique de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote unique. Durant le scrutin aucun dépouillement partiel ne sera possible. La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote unique. Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :
un exemplaire de ses codes,
une copie de sa séquence secrète,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :
une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,
une copie de l'empreinte du scellement de l'application.
Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique
Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote unique pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement. Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote unique d’au moins deux séquences secrètes. Il sera alors possible d’accéder :
aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),
aux Procès-Verbaux des résultats,
aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.
Durée de conservation des données
Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai légal de contestation des élections (15 jours), augmenté d’un délai prévisible de traitement d’une éventuelle requête en contestation des élections et de communication d’une convocation afférente par le tribunal d’instance compétent, soit un mois à compter de la date de la proclamation des résultats.
La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.
ARTICLE 16 – PUBLICITE DU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL
Le présent protocole d’accord préélectoral est conclu pour les élections des membres du comité social et économique de l'année 2019. Il s’appliquera également en cas d’élections partielles se déroulant en cours de mandat ou de report d’élections consécutif à un litige ou à une saisine de la DIRECCTE. Il fera l’objet d’un affichage dans l’entreprise sur les panneaux prévus à cet effet et sera établi en autant d'exemplaires originaux que de parties à la négociation.
Fait à Verquin Le 26 juillet 2019
Pour la Direction XXXXXXX,
Pour la CGT, XXXXXX,
Pour FO, XXXXXX,
ANNEXE 1 : CAHIER DES CHARGES DU VOTE ELECTRONIQUE
4Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections PAGEREF _Toc506187541 \h 13
4.1Étapes PAGEREF _Toc506187542 \h 13
5Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote PAGEREF _Toc506187543 \h 13
5.1Étapes PAGEREF _Toc506187544 \h 13 5.2Scellement du système. PAGEREF _Toc506187545 \h 14 5.3Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique PAGEREF _Toc506187546 \h 14 5.4Liste des émargements PAGEREF _Toc506187547 \h 14
6Assistance technique PAGEREF _Toc506187548 \h 14
7Dispositifs de secours PAGEREF _Toc506187549 \h 14
8Autres prestations à fournir PAGEREF _Toc506187550 \h 14
8.1Préparation des élections PAGEREF _Toc506187551 \h 14 8.1.1Constitution du fichier électeurs PAGEREF _Toc506187552 \h 14 8.1.2Objet du fichier électeurs PAGEREF _Toc506187553 \h 14 8.1.3Transmission du fichier électeurs PAGEREF _Toc506187554 \h 15 8.1.4Confidentialité du fichier électeurs PAGEREF _Toc506187555 \h 15 8.1.5Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique PAGEREF _Toc506187556 \h 15 8.1.6Composition des codes d’accès au système de vote électronique PAGEREF _Toc506187557 \h 15 8.1.7Adressage des moyens d’authentification PAGEREF _Toc506187558 \h 15 8.1.8Contrôle des listes électorales électroniques PAGEREF _Toc506187559 \h 15 8.1.9Mise à jour du fichier électeurs PAGEREF _Toc506187560 \h 15 8.2Prestations liées aux listes de candidats. PAGEREF _Toc506187561 \h 15 8.2.1Généralités PAGEREF _Toc506187562 \h 15 8.2.2Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique PAGEREF _Toc506187563 \h 15 8.2.3Contrôles de conformité des listes de candidats PAGEREF _Toc506187564 \h 16 8.3Phase de test et de recette du système de vote électronique PAGEREF _Toc506187565 \h 16 8.3.1Objectifs des tests PAGEREF _Toc506187566 \h 16 8.3.2Période de test PAGEREF _Toc506187567 \h 16 8.4Scrutin à blanc PAGEREF _Toc506187568 \h 16 8.4.1Objectifs du scrutin à blanc PAGEREF _Toc506187569 \h 16 8.4.2Étapes du scrutin à blanc PAGEREF _Toc506187570 \h 16 8.5Prestation de conseil et d’assistance de la DRH PAGEREF _Toc506187571 \h 16 8.6Remise des résultats. PAGEREF _Toc506187572 \h 16 8.6.1Listes d’émargement PAGEREF _Toc506187573 \h 16 8.6.2Résultats bruts PAGEREF _Toc506187574 \h 16 8.6.3Procès-Verbaux des élections PAGEREF _Toc506187575 \h 16 8.6.4Calcul de la représentativité syndicale PAGEREF _Toc506187576 \h 17
9Gestion informatique et technique du système de vote électronique PAGEREF _Toc506187577 \h 17
9.1Disponibilité du système de vote électronique PAGEREF _Toc506187578 \h 17 9.2Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire PAGEREF _Toc506187579 \h 17 9.3Ticket d’enregistrement du vote PAGEREF _Toc506187580 \h 17 9.4Conservation des données PAGEREF _Toc506187581 \h 17
Présentation générale des besoins : vote électronique
Contexte de mise en œuvre du vote électronique
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles au sein de son entreprise, Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet. Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L 2314-4 à L 2314-10. Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique. Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL.
Nature des prestations attendues.
Le prestataire aura en charge :
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines;
la mise en œuvre du système de vote électronique;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Fonctionnalités attendues du système de vote électronique
Système de vote électronique distant.
Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE mais chez un prestataire externe. Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.
Période des élections.
La durée du premier tour de scrutin et d’un éventuel second tour sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles. Durant cette période, les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.
Nature des élections.
L’élection à organiser est l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, titulaires et suppléants. Les électeurs pourront participer à l'ensemble des élections pour lesquelles ils détiennent des droits de vote.
Sécurisation du système proposé.
Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):
Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.
Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.
Le dispositif doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Par ailleurs, le prestataire fournira à Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique s’il existe, ou s’engagera à mettre à disposition de Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE les documents nécessaires pour la réalisation d’une expertise indépendante mandatée par Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE. Dans ce second cas, le prestataire acceptera de collaborer avec l’expert désigné afin de permettre une expertise de son système effectuée selon les règles de l’art.
Scénario de vote
Étapes
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote.
une étape de présentation des listes de candidatures en présence.
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc ».
la possibilité de raturer des candidats présents dans la liste choisie.
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats raturés.
la confirmation par l’électeur du choix effectué.
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote.
la possibilité pour l’électeur d’obtenir un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote.
Émargement électronique, unicité du vote
Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
Enchaînement des élections
Par contre, si l’électeur a la possibilité de participer à plusieurs élections, le système proposera à l’électeur de participer aux élections pour lesquelles il n’a pas voté.
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :
L’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur.
L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
Programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections
La programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.
Étapes
La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification.
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote.
le contrôle du scellement du système de vote électronique.
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides.
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection.
le contrôle de la liste des émargements.
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète.
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote
Étapes
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses Assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification.
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote.
l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat.
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa.
la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.
Scellement du système.
Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le contrôle du scellement doit pouvoir être effectué à tout moment durant la période de vote par les membres du bureau de vote.
Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique doivent être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique. La clé de déchiffrement sera tenue secrète durant toute la période des élections. Elle sera remise au prestataire à l’issue des élections afin de permettre le dépouillement de l’urne électronique. Le prestataire proposera un système permettant aux seuls Président et Assesseurs de détenir les clés secrètes permettant le dépouillement des urnes électroniques.
Liste des émargements
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. La liste d’émargement comprendra :
Les noms et prénoms des électeurs,
Le collège de l’électeur.
Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.
Assistance technique
Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, le représentant de la Direction et éventuellement les représentants des Organisations Syndicales. Cette formation pourra se dérouler lors de la programmation de l’ouverture et de la fermeture des élections. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Il mettra en œuvre, par ailleurs, un service d’assistance téléphonique dans le but de renseigner les électeurs.
Dispositifs de secours
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des organisations syndicales et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Pour ce faire le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.
Autres prestations à fournir
Préparation des élections
Constitution du fichier électeurs
Les listes électorales sont constituées par Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections. Elles sont établies par établissement et par collège.). Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du fichier électeurs. Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un fichier électeurs par Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE et seront ensuite fournies au prestataire. Ainsi, le fichier électeurs contiendra notamment, pour chaque électeur :
La civilité de l’électeur,
Les nom et prénom de l’électeur,
La date de naissance de l’électeur,
Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),
Le collège d’appartenance de l’électeur,
Les droits de vote de l’électeur,
Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),
Des informations d’authentification (éventuellement).
Objet du fichier électeurs
Le fichier électeurs sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,
contrôler les accès au système de vote électronique,
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,
éditer les listes d’émargement.
Transmission du fichier électeurs
Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs. Le prestataire proposera, par exemple, le dépôt en ligne du fichier des électeurs au sein de la solution webvote sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE et lui-même.
Confidentialité du fichier électeurs
Le prestataire devra s’engager à conserver de manière confidentielle et sécurisée toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le fichier électeurs pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. Le prestataire devra s’engager à détruire le fichier électeurs à l’issue de l’opération de vote électronique et à ne conserver aucune de ses données et à préciser le procédé de destruction.
Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique
A partir des informations du fichier électeurs, le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document. Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.
Composition des codes d’accès au système de vote électronique
Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :
un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,
un code secret qu’il sera seul à connaître.
Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, l'électeur devra renseigner sa date de naissance.
Adressage des moyens d’authentification
Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique. Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.
Contrôle des listes électorales électroniques
Afin de permettre une vérification par Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE, les représentants des organisations syndicales et les membres du bureau de vote, le prestataire fournira à Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, un document de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique. La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle seront définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.
Mise à jour du fichier électeurs
Le fichier électeurs pourra subir des modifications jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales. Le prestataire devra permettre ces modifications et notamment assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
Prestations liées aux listes de candidats.
Généralités
Les listes de candidats sont établies par les représentants du personnel de Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE et seront transmises au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE ou par des candidats non affiliés. Les listes de candidats mentionnent notamment :
Le collège électoral concerné (techniciens, cadres, employés…)
L’appartenance syndicale le cas échéant
Les nom et prénom de chaque candidat
L’ordre de présentation des candidats dans les listes
Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique
Le prestataire proposera un système de mise à jour en ligne via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de test du vote électronique et la recette du système. Ce système permettra par ailleurs l’intégration en ligne des professions de foi sur le site.
Contrôles de conformité des listes de candidats
Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection. Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.
Phase de test et de recette du système de vote électronique
Objectifs des tests
Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection.
Période de test
Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. Cette période de test sera déterminée d’un commun accord entre Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE et le prestataire. Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
Scrutin à blanc
Objectifs du scrutin à blanc
Le scrutin à blanc a lieu après la période de test qui vise à contrôler et valider les scénarios d’élections et la bonne intégration des listes de candidats, professions de foi. Il doit être effectué sur le système de vote électronique définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote électronique avant l’ouverture effective des élections.
Étapes du scrutin à blanc
Le scrutin à blanc vise à tester l’application en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote. Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués. Au terme de ce test, les membres du bureau de vote valideront l’intégrité du dispositif. Tout au long du scrutin le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’a été sujette à aucune modification. Une fois le scrutin à blanc validé, le bureau de vote programmera l’ouverture et la fermeture des élections. Les étapes de contrôle seront les suivantes :
création par les Président et Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote électronique du prestataire,
ouverture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote,
réalisation de plusieurs votes,
fermeture des élections par les Président et Assesseurs du bureau de vote,
remise au prestataire des clés secrètes permettant de déchiffrement des bulletins de vote,
déroulement du dépouillement des urnes électroniques, édition des résultats et génération des Procès-Verbaux,
contrôles de la conformité des résultats et des états obtenus,
scellement de l’application de vote électronique.
Prestation de conseil et d’assistance de la DRH
Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :
la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction du protocole d’accord intégrant les modalités du vote électronique,
la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,
la présentation du système aux partenaires sociaux.
Remise des résultats.
Listes d’émargement
Les listes d’émargements définitives seront téléchargeables en ligne à l’issue des élections.
Résultats bruts
Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat. Ils seront consultables en ligne dès la fermeture des élections et le dépouillement des urnes électroniques. Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats en ligne.
Procès-Verbaux des élections
Les Procès-Verbaux officiels des résultats complétés, conformes aux modèles Cerfa, seront mis à la disposition de Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE par le prestataire.
Calcul de la représentativité syndicale
Le calcul de la représentativité syndicale sera automatiquement réalisé une fois le dépouillement effectué. Lors de la remise des listes de candidats et en cas de liste commune Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE fournira au prestataire les règles de répartition des suffrages.
Gestion informatique et technique du système de vote électronique
Disponibilité du système de vote électronique
Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant deux périodes correspondantes à la préparation et à l’ouverture du vote pour deux tours d’élections. Durant ces périodes, le système sera disponible 24h/24. Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.
Accès aux informations sur les matériels et dans les locaux du prestataire
Le prestataire indiquera comment sont protégés les locaux d’hébergement des matériels sur lesquels sont stockés les fichiers sensibles tels que le fichier des électeurs, les urnes électroniques et les émargements, et de manière générale, comment sont protégées les informations liées à la gestion des élections de Eiffage Energie Systèmes - ELECTRONIQUE (stockage et accès).
Ticket d’enregistrement du vote
L’électeur dispose de la possibilité d’obtenir un ticket attestant de la prise en compte de ses suffrages par le système de vote. Cette possibilité lui est offerte à l’issue de la séquence de vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application. Il mentionne les élections concernées ainsi que la date et l’heure d’émission de chaque suffrage. Ce ticket comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Conservation des données
Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel préalablement défini et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à l’épuisement des voies de recours, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de conservation des données à caractère personnel ou de l’épuisement des voies de recours, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, , l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
ANNEXE 2 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS
Dates
Tâche
11 juin 2019 Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral
12 février 2019 Signature de l’accord d’entreprise sur la mise en œuvre du vote électronique avec les organisations syndicales représentatives 26 juillet 2019 Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales 5 août 2019 Publication du protocole d’accord préélectoral Mardi 10 septembre 2019 Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures) Mardi 10 septembre 2019 Affichage des listes électorales Vendredi 13 septembre 2019 Date limite de réclamations relatives aux listes électorales Lundi 7 octobre 2019 Avant 17h00 : - Date limite de dépôt des candidatures et de la propagande Date limite de désignation du délégué de liste par chaque OS et communication à l’employeur Lundi 14 octobre 2019 Affichage des listes de candidats Du 14 au 21 octobre 2019 Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales Mardi 29 octobre 2019 Envoi du matériel de vote aux électeurs Mercredi 30 octobre 2019 Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
07/11/2019
08H00 : Ouverture du scrutin 1er tour
13/11/2019
12H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
13/11/2019 Dépouillement et proclamation des résultats 13/11/2019 Affichage des résultats Lundi 18 novembre 2019 Avant 12h00 : Date limite de dépôt des candidatures et de la propagande 20/11/2019 Affichage des listes de candidats 20/11/2019 Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales 25/11/2019 Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
26/11/2019
08H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
02/12/2019
12H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
02/12/2019 Dépouillement et proclamation des résultats 02/12/2019 Affichage des résultats
ANNEXE 3 : PROCEDURE DE RESTITUTION DE CODES
PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES AUPRES DU SERVICE D’ASSISTANCE TELEPHONIQUE
Eléments d’authentification
Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Matricule Adresse postale
Modalité de restitution prioritaire
Code identifiant
Par téléphone
Code secret
Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
Modalité de restitution secondaire
Code identifiant
Par téléphone
Code secret
Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS.
. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.
PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES EN LIGNE SUR LE SITE DE VOTE
Eléments d’authentification
Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Matricule
Modalité de restitution
Code identifiant
Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
Code secret
Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS.
. Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.
ANNEXE 4 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE
Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :
FONCTIONNALITES
BUREAU DE VOTE UNIQUE
REPRESENTANTS DE LA DIRECTION
DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION
OUI OUI OUI
CONSULTATION DES
LISTES D’EMARGEMENTS
Pendant le scrutin NON NON NON A l’issue du scrutin OUI OUI OUI auprès de la Direction des Ressources Humaines Téléchargement des états à l’issue du scrutin (Excel/pdf) OUI OUI NON
RESULTATS
Etats en ligne et états de synthèse OUI OUI OUI Procès-Verbaux Cerfa OUI OUI OUI remise d’une copie après signature par le bureau de vote
JOURNAL DES EVENEMENTS
Journal des évènements de l’application OUI OUI OUI Journal de la hotline OUI OUI NON Journal des Plis Non Distribués NON OUI NON
PROGRAMMATION APPLICATION
Ouverture et fermeture du scrutin OUI NON NON Création de la clé de chiffrement des votes OUI NON NON Déchiffrement des votes OUI NON NON
