ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
ENTRE :
La société "EMITECH", société par actions simplifiée au capital de 1.560.000 euros, immatriculée au RCS de VERSAILLES sous le numéro 344 545 645 dont le siège social est situé 3, rue des Coudriers à MONTIGNY LE BRETONNEUX (78180), représentée par la société EMITECH FINANCE, présidente, elle-même représentée par XXX , ayant tout pouvoir à l’effet des présentes.
Ci-après dénommée "la société"
d'une part,
ET :
XXXXXXXXXXXXX
d'autre part,
IL A ETE CONVENU LES DISPOSITIONS CI-APRES CONCERNANT
LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE
PREAMBULE
Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique dans le cadre des élections professionnelles du Comité Social et Economique.
Il découle d'une volonté de la direction et des salariés de s'inscrire pleinement dans les évolutions actuelles des organisations de travail et des modes de communication, auxquelles est associé l’ensemble du personnel de l’entreprise.
Dans cet esprit, et conformément au décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique aux articles R. 2314-5 à R. 2314-17 du Code du Travail, le présent accord s’articule autour de plusieurs objectifs :
Simplifier et faciliter le vote pour les salariés : ils peuvent voter plus facilement sans être soumis aux horaires d’ouverture du bureau de vote et aux aléas de la Poste pour les votes par correspondance
Obtenir des résultats sécurisés et affichés en fin de scrutin en quelques minutes en garantissant l’anonymat du vote et également son unicité
Favoriser l'accès au scrutin et optimiser la participation des électeurs
Sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats
Favoriser une démarche de préservation de l’environnement.
ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX ET CHAMPS D’APPLICATION
Le présent accord vise à mettre en place le recours au vote électronique à titre exclusif au sein d’EMITECH SAS dans le cadre des élections des membres du comité social et économique. Les Parties conviennent de recourir au vote électronique comme moyen unique de procéder au vote lors des prochaines élections professionnelles. Ce système de vote numérique remplace ainsi le vote par correspondance et vote physique à bulletin secret.
ARTICLE 2 – CARACTERISTIQUE DU SYSTEME DE VOTE
Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la mise en place du système de vote électronique sera confiée à un prestataire externe spécialisé choisi par l’entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.
Celui-ci devra y être conforme et fournir un système respectant les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :
La sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,
L’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,
L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,
La confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.
Le nom du prestataire choisi sera mentionné dans le protocole d’accord pré-électoral qui reprendra également les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges selon les collèges. Le système de vote électronique mis en place devra être conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électroniques). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant au prestataire retenu attestera de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL. ARTICLE 3 – ACCES AU VOTE
Tous les moyens seront mis en œuvre afin de faciliter l’appropriation de ce système de vote par les salariés électeurs.
Avant le premier tour du scrutin, chaque salarié bénéficiera :
d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations de vote. Celle-ci précisera les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique.
Des codes d’accès personnels garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et ainsi d’assurer l’unicité de son vote. Toute personne non reconnue ne pourra pas avoir accès au serveur de vote. Ces identifiants seront valables pour les deux tours.
Un service d’assistance téléphonique sera mis en place pour renseigner les électeurs, notamment en cas de perte d’identifiants. ARTICLE 4 – DEROULEMENT DU SCRUTIN Afin d’assurer un taux de participation optimale, les Parties conviennent pour les 2 tours de scrutin, que les opérations électorales par voie électronique auront lieu sur plusieurs jours pendant une période délimitée et ce, conformément au calendrier défini par le protocole préélectoral.
Les électeurs pourront voter, durant la période de vote, depuis tout poste informatique connecté à Internet, sur le lieu de travail ou à distance. Les électeurs seront au préalable informés de la date et de l’heure d’ouverture et de fermeture des périodes de vote. Celles-ci seront contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.
Lorsque l’électeur aura exprimé son vote, son choix devra apparaître clairement à l’écran. Chaque vote de l’électeur pourra être modifié avant validation.
La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection. La transmission du vote et l’émargement feront l’objet d’un accusé de réception que l’électeur aura la possibilité de conserver.
ARTICLE 5 – DEPOUILLEMENT DU SCRUTIN
Les opérations de dépouillement seront centralisées au sein d’un bureau de vote unique dont la composition sera définie dans le protocole d’accord pré-électoral.
A l’issue des opérations de vote et avant le dépouillement, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.
Le scellement des urnes sera effectué par le prestataire choisi, et en présence des membres du bureau de vote et de la Direction. Ainsi, les membres des bureaux de vote pourront contrôler la fermeture du scrutin.
Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de modifier les résultats.
Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits conformément aux dispositions légales en vigueur.
ARTICLE 6 – SECURITE ET CONFIDENTIALITE
Une cellule d’assistance technique sera mise en place par le prestataire choisi et assurée par le prestataire ou un représentant du prestataire. Cette cellule d’assistance technique sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique avant chaque scrutin, pendant et à l’issue des opérations de vote.
Avant chaque scrutin, un test à blanc du système de vote sera effectué par les membres des bureaux de vote avec la supervision de la cellule d’assurance technique.
A la fin du test à blanc du système de vote, les membres du bureau de vote procèderont au scellement du système de vote à l’aide de leur clé de scellement, avec la supervision de la cellule d’assurance technique.
A l’issue des opérations de vote, et avant les opérations de dépouillement, la cellule d’assistance technique sera chargée de contrôler le scellement du dispositif de vote.
Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.
En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des Représentants des salariés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.
La mise en place d’un vote électronique implique le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. De ce fait, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n°2016/679.
Le prestataire s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du Règlement Européen n°2016-679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin de certifier un niveau de sécurité adapté au risque.
ARTICLE 7 - DUREE ET VALIDITE DE L’ACCORD
Le présent accord est conclu dans sa globalité pour une durée indéterminée et prend effet à compter du jour de sa signature.
ARTICLE 8 –DISPOSITIONS GENERALES
8.1 - Révision de l’accord
Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions des articles L. 2222-5 et L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail, sur demande de l’un des signataires.
8.2 -Dénonciation de l’accord
L’Accord pourra être dénoncé à tout moment, conformément aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail.
8.3 – Dépôt, entrée en vigueur et publicité de l’accord
Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions de l’article L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail :
Au greffe du Conseil des Prud’hommes de Versailles, en un exemplaire sur support papier.
À la DIRECCTE d’île de France (Unité territoriale des Yvelines).
Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt étant entendu qu’un certain nombre de mesures nécessitent un nouveau paramétrage du logiciel de gestion des temps et ne pourront être appliquées qu’une fois que ce changement aura été effectué. La publicité de l’accord sera assurée :
auprès des salariés par sa mise en ligne sur le réseau de l’entreprise ;
de façon anonymisée, sur la base de données nationale sur le site www.legifrance.gouv.fr (rubrique : accords collectifs).
Fait à Montigny le Bretonneux, le 04/01/2019. En 8 exemplaires originaux, dont un pour chaque partie signataire, Pour la Direction, M. XXXXX Pour le Comité d’Entreprise :
XXXXXXXXXXX
ANNEXE
CAHIER DES CHARGES
Conformément à l’article R. 2314-5 du Code du Travail, un cahier des charges est établi par l'employeur respectant les dispositions des articles R. 2314-6 et suivants du Code du Travail.
Le prestataire s’engage à respecter le présent document.
Le prestataire choisi aura en charge :
la gestion de la préparation des élections par vote électronique, sous le contrôle de la société
la mise en œuvre du système de vote électronique ;
la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique
l’élaboration des résultats permettant l’attribution des sièges.
Article 1. Fonctionnalités générales
Le système de vote électronique retenu sera hébergé chez un prestataire externe. Le nom du prestataire choisi par la Direction sera fixé dans le protocole d’accord pré-électoral.
Le système de vote électronique sera accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via internet.
Article 2. Confidentialité et sécurité des données et du système
Le prestataire devra proposer un système de vote électronique répondant aux exigences minimales suivantes :
le système devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes ;
les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne devront être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;
le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin ;
le dispositif devra garantir que l’identité de l’électeur ne pourra pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.
Par ailleurs, le prestataire fournira à la société les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique.
Article 3. Paramétrage de la solution
Fichier des électeurs et des candidats
Les listes électorales sont constituées par la société. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer aux élections.
Elles sont regroupées sous un fichier, dénommé « fichier électeurs » qui contient pour chaque électeur les données suivantes :
la civilité de l’électeur ;
les nom et prénom de l’électeur ;
la date de naissance de l’électeur ;
le collège de l’électeur ;
l’adresse de l’électeur.
Ce fichier sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :
permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé.
contrôler les accès au système de vote électronique
enregistrer les émargements électroniques après chaque vote
éditer les listes d’émargement.
Le fichier électeurs pourra subir des modifications de la part de la société jusqu’à l’ouverture des élections notamment suite à la suppression ou à l’ajout d’électeurs sur les listes électorales. Le prestataire devra assurer que les codes d’accès fournis à des électeurs supprimés des listes soient invalidés, et que les nouveaux électeurs inscrits sur les listes avant l’ouverture des élections puissent disposer de codes d’accès au vote électronique. Le protocole d'accord préélectoral pourra éventuellement prévoir une date limite de prise en compte de ces modifications.
En outre, la société adressera au prestataire la liste de candidats qui contient les données suivantes :
l’élection concernée, titulaires ou suppléants, et le collège ;
l’appartenance syndicale le cas échéant ;
les nom et prénom de chaque candidat ;
l’ordre de présentation des candidats dans les listes.
Les listes de candidat seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le prestataire s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ces fichiers sur ses propres systèmes et s’engage à limiter la consultation de ces informations aux seules personnes chargées de la gestion du vote électronique. Le prestataire devra détruire lesdits fichiers à l’issue de l’opération de vote électronique et ne conserver aucune de ses données.
Test du vote électronique
Une procédure de test du vote électronique sera proposée afin de permettre aux représentants de la Direction, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs pour chaque élection. Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture des élections. Le prestataire devra proposer les moyens de tester l’ensemble des scénarios durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections. Cette période de test sera effectuée à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote électronique intégrant les listes de candidats.
Dispositif de secours
Le système de vote électronique devra pouvoir garantir une continuité en cas de panne du système principal. Un dispositif de secours devra prendre le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants de la direction, des représentants du personnel et du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Pour ce faire, le bureau de vote possède les clés permettant à tout moment d’opérer la clôture du scrutin.
Article 4. Déroulement des élections
Ouverture et fermeture des élections
L’ouverture et de la fermeture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la société. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs. La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes en ligne suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le Président et ses assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;
le contrôle du scellement du système de vote électronique ;
le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;
le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;
le contrôle de la liste des émargements ;
la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise en ligne au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;
la programmation par les membres du bureau de vote des jours et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin.
Etapes du vote
Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes pour chaque élection :
une étape d’authentification de l’électeur : celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret et sa date de naissance qui seront contrôlés avant d’accéder au vote ;
une étape de présentation des listes de candidatures en présence ;
le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc » ;
la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie ;
la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés ;
la confirmation par l’électeur du choix effectué ;
la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote : le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote pour cette même élection (unicité du vote).
la possibilité pour l’électeur d’imprimer un accusé de réception confirmant l’enregistrement de son vote : Il mentionne les élections concernées, la date et l’heure d’émission de chaque suffrage ainsi qu’une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.
Traitements sous-jacents
Lors de la prise en compte d’un vote, le système devra assurer :
l’unicité et la confidentialité des votes : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote pour chaque élection à laquelle participe cet électeur ;
l’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés.
A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé après une phase de test et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.
Article 5. Dépouillement et résultats
Les bulletins de vote enregistrés dans le système de vote électronique devront être chiffrés avec une clé de chiffrement selon un algorithme asymétrique.
L'émargement indiquera la date et l'heure du vote. Les listes seront enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
La liste d’émargement comprendra :
les noms et prénoms des électeurs,
le collège de l’électeur.
Dès la clôture du scrutin, les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services du personnel.
La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprendra les étapes suivantes :
l’accès sécurisé à la procédure : le Président et ses assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;
la remise en ligne au prestataire de la clé de déchiffrement permettant le dépouillement des bulletins de vote ;
l’édition en ligne des résultats des élections : compteurs de voix par élection, par liste et par candidat ;
la remise par le prestataire des Procès-Verbaux complétés et conformes aux modèles Cerfa ;
la fourniture par le prestataire de l’état présentant la représentativité syndicale.
A l’issue du déchiffrement des bulletins de vote par le bureau de vote, les résultats seront consultables en ligne. Plusieurs états seront générés automatiquement :
les résultats bruts qui présentent les compteurs de voix par élection, par liste, par candidat ;
les Procès-Verbaux complétés conformes aux modèles Cerfa ;
l’état de la représentativité syndicale et de l’audience électorale des syndicats.
Article 6. Conservation des données
Le Prestataire conservera les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde jusqu’à l’expiration du délai de recours de contestation des opérations électorales.
À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports.
