Représentée par, en qualité de Directeur Opérationnel,
D’une part
Et
L’organisation syndicale représentative,
Représentée par :
, Déléguée Syndicale du syndicat,
D’autre part.
Préambule
Les développements des technologies de l’information et de la communication ont permis l’essor de nouvelles formes de travail tant à l’intérieur de l’entreprise qu’à l’extérieur. Le télétravail constitue une de ces nouvelles modalités d’exécution du contrat de travail.
Outre les changements intervenant dans le cadre de l’exécution de la prestation de travail, le télétravail emporte des conséquences dans divers domaines.
Ainsi, la mise en place du télétravail permet notamment aux salariés concernés de réduire le temps de déplacement entre le domicile et le lieu de travail, temps souvent considéré par ces derniers comme un facteur de stress, d’anxiété ou de fatigue. La réduction de ce temps de déplacement contribue à la réduction du risque routier ainsi que de l’empreinte environnementale de l’entreprise et permet également une réduction des frais engagés pour le salarié notamment en matière de déplacement.
En outre, la mise en place de cette forme de travail peut apporter une meilleure articulation entre l’exercice d’une activité professionnelle et la vie personnelle des salariés et peut offrir au télétravailleur une plus grande autonomie dans l’accomplissement de ses tâches.
Enfin, le télétravail dans le but de permettre la continuité de l’activité de la mutuelle ou de garantir la protection des salariés, présente une réponse adéquate aux situations exceptionnelles telles que les menaces d’épidémie et les cas de force majeure.
Dès lors, la Mutuelle et les organisations syndicales se sont rencontrées et ont conclu le présent accord.
Cet accord a pour objectifs de :
mettre en place le télétravail en adaptant celui-ci aux contraintes de l’organisation de la mutuelle et en assurant aux salariés concernés l’exécution de leurs fonctions dans les meilleures conditions de travail possible,
répondre à une demande croissante des salariés de bénéficier d’une telle organisation du travail.
A cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :
les catégories de salariés concernés,
les conditions de déroulement de l’activité sous forme de télétravail,
les cas de mise en œuvre du télétravail en cas de survenance de situations exceptionnelles,
l’existence d’une période d’adaptation,
les conditions d’un retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail,
les modalités de contrôle du temps de travail,
la détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail,
les conditions de préservation de l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
Titre I : Champ d’application et définitions Article 1 : Champ d’application
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Mutuelle, à l’exception des salariés occupant les fonctions citées en Annexe 1. Il est rappelé qu’en cas de circonstances exceptionnelles (comme une pandémie) ou un cas de force majeure, le recours au télétravail peut être considéré comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. Dans ce cas, la décision relève du pouvoir de direction de l’employeur dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur et l’application du présent accord est suspendu. Par ailleurs, dans de telles circonstances, un plan d’organisation du travail, soumis à consultation du CSE organisera les modalités d’organisation du travail en général incluant les modalités de télétravail. Article 2 : Définitions Conformément aux dispositions légales, le télétravail se définit comme toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Le télétravailleur désigne tout salarié de la mutuelle qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail.
Titre II : Salariés éligibles au télétravail
Article 3 : Volontariat
Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.
Si l’employeur peut refuser d’octroyer le télétravail à un salarié pour des raisons objectives, il ne peut pas imposer au salarié de télétravailler : même s’il est prévu dans un accord, le télétravail repose sur le volontariat (Article L. 1222-9 du code du travail) et nécessite l’accord du salarié.
Le nombre de jours de télétravail octroyé fait l’objet d’un accord entre le salarié et son responsable.
Article 4 : Critères d’éligibilité au télétravail
Article 4.1 : Critères individuels d’éligibilité
Seuls sont éligibles au télétravail les salariés :
embauchés à temps complet ou à temps partiel, en CDI ou en CDD,
n’étant plus en période d’essai initiale,
disposant d’un téléphone professionnel ou, à défaut, autorisant l’utilisation de leur téléphone personnel pour une double authentification,
pouvant exécuter leurs prestations de travail en toute autonomie et hors des locaux de la mutuelle,
appartenant à un service dont le fonctionnement est conciliable avec le télétravail,
exerçant des fonctions compatibles avec le télétravail,
pouvant exercer une activité par télétravail dans des espaces adaptés à cette forme de travail tels que définis à l’article 7.
En outre, compte tenu de la spécificité de cette organisation de travail, il est convenu entre les signataires de l’accord, que le salarié dispose d'une capacité d'autonomie suffisante dans le poste occupé et qui ne nécessite pas de soutien managérial pendant le temps du télétravail. Ces conditions sont cumulatives.
Outre les salariés ne répondant pas aux conditions précédentes, sont également exclus du télétravail les salariés :
dont la présence continue au sein de la mutuelle du salarié est nécessaire,
occupant des fonctions soumises à des contraintes techniques et matérielles spécifiques.
Ces conditions sont alternatives.
Les salariés en contrat de formation par alternance (apprentissage, contrat de professionnalisation), ainsi que les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail eu égard à l’objet de leur contrat ou convention qui impose une présence et un accompagnement individuel au sein de l’entreprise.
Article 4.2 : Limitation du nombre de télétravailleurs absents simultanément
Sauf survenance de circonstances exceptionnelles, le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de nuire au bon fonctionnement de la mutuelle et des services qui la composent.
Un nombre maximal de salariés pouvant simultanément être en situation de télétravail au sein d’un même service est fixé par le Responsable de service, qui établira un planning de roulement. Le Responsable de service veillera à garantir une équité dans la fixation des jours de télétravail.
Titre III : Lieu d’exercice du télétravail
Article 5 : Lieu d’exercice principal du télétravail Le télétravail s’exerce en France, en principe, au domicile du salarié.
Le lieu ainsi retenu est spécifié au sein du contrat de travail ou de l’avenant mettant en place le télétravail. Le salarié s’engage à informer l’employeur sans délai de tout changement de domicile ou de lieu où se réalise le télétravail. Le nouveau domicile devra répondre aux conditions prévues par le présent accord pour l’exercice du télétravail. Les justificatifs afférents devront être fournis.
Article 6 : Lieux d’exercice annexe du télétravail
Le télétravailleur pourra ponctuellement travailler dans un autre lieu que celui contractuellement indiqué sous réserve de porter, sans délai, cette information à la connaissance de la Direction.
La prise en charge des coûts du télétravail dans les conditions fixées ci-après n’est valable que pour le lieu principal d’exécution du télétravail. En conséquence, le salarié qui désire ponctuellement organiser le télétravail à partir d’un autre lieu s’assure de la possibilité matérielle de le faire et atteste d’une telle possibilité auprès de la Direction. Le télétravailleur s’assure aussi que le télétravail dans un autre lieu garantisse le respect des règles d’hygiène et sécurité, la protection et la sécurité des données auxquelles il a accès et de l’équipement mis à sa disposition.
Article 7 : Organisation et conformité des lieux de travail
Pour pouvoir bénéficier du télétravail, le salarié doit disposer d’un espace de travail lui permettant :
d’exercer ses missions professionnelles dans des conditions optimales, exclusives de nuisance extraprofessionnelle,
d’exercer son travail dans des conditions conformes aux règles d’hygiène et de sécurité applicables à tout travailleur,
de se consacrer à son activité lors de son temps de travail,
d’installer les outils informatiques et de communication nécessaires à son activité.
Le salarié s’engage à fournir une attestation sur l’honneur sur le fait qu'il dispose :
d’un espace répondant à ces exigences,
d’une installation technique et électrique conforme aux normes en vigueur.
Le salarié devra en outre disposer d’une connexion internet haut débit.
Article 8 : Assurance
Le salarié fournit une attestation d’assurance garantissant les risques liés au télétravail applicable au lieu où celui-ci sera exécuté. Il adresse annuellement cette attestation au moment du renouvellement de son assurance. La mise en place et le maintien du télétravail est conditionnée par cette formalité.
Le surcoût éventuel de la prime d’assurance est pris en charge par la mutuelle sur présentation d’un justificatif.
Titre IV : Mise en place du télétravail Article 9 : Planification des jours de télétravail
Le choix des jours de télétravail fera l’objet d’une concertation entre le salarié et son responsable hiérarchique, dans la limite de deux jours de télétravail par semaine.
A défaut d’accord, les jours de télétravail seront fixés par le responsable hiérarchique. Ce dernier pourra, par ailleurs,
imposer des jours de présence en fonction des besoins et du bon fonctionnement du service (réunion d’équipe, formation…).
Un minimum de 2 jours de présence sur site est requis. Les jours de télétravail devront impérativement être positionnés sous Horoquartz 48h avant pour des raisons organisationnelles de sécurité.
Le télétravailleur pourra solliciter l’autorisation auprès de son manager de venir travailler sur site lors d’une journée initialement prévue en télétravail. Ce dernier donnera sa réponse par tout moyen et la confirmera par email au salarié et au service RH.
La journée de télétravail non effectuée ne pourra cependant pas être reportée d’une semaine sur l’autre.
Article 10 : Mise en place d’un commun accord Sauf circonstances exceptionnelles, le télétravail ne peut être mis en place que d’un commun accord entre la mutuelle et le salarié sur initiative de ce dernier. Il est ainsi rappelé que le fait d’être éligible au télétravail dans les conditions précédemment énoncées ne permet pas au salarié de prétendre, de ce seul fait, au bénéfice du télétravail.
L’accord de la Direction est nécessaire.
Article 11 : Mise en place sur demande du salarié Lorsque le salarié souhaite bénéficier du télétravail, il adresse sa demande auprès du Responsable de son service par :
ou courrier remis en main propre,
ou courrier électronique avec accusé de réception,
Une copie est adressée au service RH.
La Direction de la mutuelle, par le biais du Responsable du service du salarié souhaitant bénéficier du télétravail, dispose d’un délai de 1 mois après réception de la demande pour faire part de sa réponse au salarié concerné.
Tout refus opposé à un salarié éligible au télétravail dans les conditions prévues par le présent accord fait l’objet d’une réponse motivée.
Article 12 : Formalisation de l’accord Un avenant au contrat de travail formalise l’acceptation des deux parties du télétravail ainsi que ses conditions d’exécution.
Article 13 : Changements de fonctions Lors d’un changement de fonction, le maintien du télétravail n’est pas de droit. Il est procédé par le responsable hiérarchique à une étude sur le caractère adapté du télétravail aux nouvelles fonctions. Le cas échéant, le changement de fonction pourra être subordonné à l’abandon du télétravail par la personne concernée.
Article 14 : Télétravail à titre temporaire
Les salariés, à l’exception de ceux dont la fonction ne permet pas le télétravail, peuvent bénéficier, sur leur demande, à titre exceptionnel et temporaire, du statut de télétravailleur lorsque se présente notamment l’une des situations suivantes :
garde d’un enfant atteint d’une pathologie nécessitant la présence de son parent, sur justificatif et dans la limite de 1 an renouvelable,
situation d’aidant d’un proche atteint d’une pathologie sur justificatif et dans la limite de 1 an renouvelable,
situation personnelle exceptionnelle nécessitant impérativement l’organisation du travail sous forme de télétravail,
nécessité de suivre un protocole de soins médicaux en dehors d’un arrêt maladie.
Le télétravail à titre temporaire, dans les conditions du présent article, ne peut être sollicité que par le salarié. Celui-ci adresse sa demande à son manager par :
ou courrier remis en main propre,
ou courrier électronique avec accusé de réception.
Une copie est adressée au service RH qui en informe la direction.
La mutuelle dispose d’un délai de 2 semaines pour faire part de sa réponse par le biais sur service RH. A défaut de réponse au terme de ce délai, la demande est réputée refusée.
Tout refus fait l’objet d’une réponse motivée.
Le nombre et le choix des jours de télétravail feront l’objet d’une concertation entre le salarié et son responsable hiérarchique. A défaut d’accord, les jours de télétravail seront fixés par la Direction.
Article 15 : Circonstances exceptionnelles Comme évoqué dans l’article 1 du présent accord, des circonstances exceptionnelles (telles que, notamment, une menace d'épidémie, un cas de force majeure,) peuvent temporairement rendre le télétravail nécessaire afin de permettre la continuité de l'activité de la mutuelle et garantir la protection des salariés.
Dans ces hypothèses, le télétravail peut être mis en place unilatéralement et temporairement par la Direction de la mutuelle pour la seule durée des événements exceptionnels. Les modalités de recours au télétravail (durée, salariés concernés, matériel mis à disposition, etc.) sont fixées par la Direction de la mutuelle au regard de la situation rencontrée.
Cet aménagement du poste de travail ne constitue pas une modification du contrat de travail nécessitant l’accord du salarié.
Article 16 : Pic de pollution Lorsque l’autorité administrative prend des mesures propres à limiter l'ampleur et les effets d’une pointe de pollution dans les conditions à l'article L.223-1 du code de l'environnement, l’employeur ou le salarié dont le poste n’est pas incompatible, pourra proposer, pour la durée de l’épisode de pollution, l’exécution de la prestation de travail sous forme de télétravail sous réserve que le salarié dispose de conditions de travail conformes à son domicile.
Dans cette situation, l’accord des parties sera formalisé par courrier électronique.
Titre V : Conditions d’exécution du télétravail
Article 17 : Période d’adaptation Une période d’adaptation de 2 mois, renouvelable une fois sur initiative de la mutuelle ou du salarié, est observée lors de la mise en place du télétravail que cette situation résulte du contrat de travail initial ou bien d’un avenant à ce contrat. La période d’adaptation a pour objet de permettre à chacune des parties de vérifier l’adéquation du télétravail à l’exécution du contrat de travail. Au cours de la période d’adaptation, chacune des parties peut mettre un terme au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 2 semaines sans qu’il soit besoin de justifier ni de motiver cette décision. Cette décision est notifiée par :
ou courrier remis en main propre,
ou courrier électronique avec accusé de réception.
Le salarié retrouve alors les conditions initiales d’exercice de son travail en présentiel. La période d’adaptation s’entend d’un travail effectif. Toute suspension de l’exécution du contrat, quel qu’en soit le motif, entraîne une prolongation de la période d’adaptation d’une durée équivalente à celle de la suspension.
Article 18 : Droits et obligations du télétravailleur Le télétravail constitue simplement une modalité particulière d’exécution de la prestation de travail. Le télétravailleur demeure un salarié de la mutuelle.
Sous réserve des particularités liées à son statut, le télétravailleur :
bénéficie de l’égalité de traitement avec les autres salariés de la mutuelle,
dispose des mêmes droits individuels et collectifs, avantages légaux et conventionnels, et est tenu aux mêmes obligations que ceux applicables aux salariés placés dans une situation comparable.
a notamment accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière dans les mêmes conditions que les autres salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.
Article 19 : Présence obligatoire en entreprise Le télétravailleur doit, sans pouvoir opposer à la Direction de la mutuelle son statut, se rendre obligatoirement à la mutuelle ou tout autre lieu porté à sa connaissance lorsque sa présence est obligatoire. Il s’agit notamment des hypothèses suivantes :
réunion d’équipe,
formation,
rencontre avec des clients,
rencontre avec la hiérarchie,
réunion interservices,
être présent au sein du service au minimum 2 jours pleins par semaine. La prise de congés ou de RTT ne modifie pas cette obligation.
Article 20 : Lutte contre l’isolement
Le télétravail peut avoir pour conséquence d’entraîner l’isolement du salarié en raison de l’éloignement de son lieu de travail.
C’est pourquoi les parties conviennent de limiter la durée maximale de télétravail à 2 jours par semaine.
Par ailleurs, la Direction sera vigilante à la mise en place par les managers de modalités de fonctionnement favorisant la cohésion d’équipe (exemple : journées communes en présentiel, points d’équipe réguliers en visio…). Ces modalités sont laissées à l’appréciation du manager.
Le salarié qui ressentirait un sentiment d’isolement devrait alerter son manager par tout moyen. Ce dernier se rapprochera des Ressources Humaines afin de trouver les solutions permettant d’y remédier.
Article 21 : Temps de travail
Le temps de travail du télétravailleur s’articule dans les mêmes conditions que le temps de travail des autres salariés de la mutuelle.
Le télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels de service auquel le salarié est affecté, et dans le respect des dispositions légales en vigueur.
Ainsi, le télétravailleur effectue sa prestation de travail selon le régime du temps de travail qui lui est applicable (temps complet, temps partiel, forfait en heures ou en jours…), et dans le respect de ses horaires habituels.
Le temps de travail d’un télétravailleur est évalué au regard du temps de présence à la mutuelle et de celui réalisé en situation de télétravail.
Le temps de travail est suivi au moyen du système habituel en place à la mutuelle, via l’outil Horoquartz.
Les signataires rappellent que le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’entraîner un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non-respect des durées minimales de temps de repos. Il appartient conjointement à la Direction de la mutuelle et au télétravailleur, en raison de la spécificité de sa situation de travail, de veiller au respect des dispositions légales ou conventionnelles relatives au temps de travail et de repos.
Ces règles s’appliquent indifféremment selon que le salarié est présent sur site ou exerce sous forme de télétravail.
Il est aussi rappelé qu’ont le caractère d’heures supplémentaires, et sont rémunérées en tant que telles, les seules heures, accomplies au-delà de la durée légale hebdomadaire de travail et effectuées à la demande de la Direction.
Article 22 : Régulation de la charge de travail Article 22.1 : Organisation de la charge de travail L’activité des télétravailleurs doit être équivalente à celle des autres travailleurs placés dans une situation identique. Le télétravail ne doit pas entraîner de surcharge de travail. Dès lors, le cas échéant, les objectifs fixés, les résultats attendus et les modalités d’évaluation sont similaires à ceux des salariés ne relevant pas du statut de télétravailleur. La hiérarchie et le salarié veilleront à ce qu’un équilibre, proportionné au temps de télétravail, soit assuré entre la charge de travail à la mutuelle et celle en télétravail.
L’organisation du travail, la charge de travail et la répartition dans le temps de travail des salariés fait l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veillera notamment à ce que :
le salarié ne soit pas placé dans une situation de surcharge de travail,
les durées maximales de travail, l’amplitude maximale de travail et les durées minimales de repos soient respectées.
Ce suivi est notamment assuré par :
la saisie des temps de travail sur Horoquartz,
la tenue des entretiens annuels.
Article 22.2 : Entretien annuel Au cours de l’entretien annuel, un échange sera dédié au télétravail, et abordera les thèmes suivants :
la charge de travail du salarié,
les conditions d’activité du télétravailleur,
le respect des durées maximales de travail et d’amplitude, le respect des durées minimales des repos, et le rappel du respect des horaires habituels de travail,
l’articulation entre vie privée et professionnelle,
En complément de l’entretien annuel, chaque salarié pourra demander l’organisation d’un entretien supplémentaire en cours d’année, en vue d’aborder les thèmes précédemment énoncés.
Article 22.3 : Dispositif d’alerte
Le salarié qui, du fait du télétravail, rencontre des difficultés inhabituelles dans l’organisation de son travail, dans la prise de ses congés ou temps de repos ou estime que sa charge de travail est trop importante a le devoir d’alerter immédiatement sa hiérarchie en transmettant des éléments sur la situation invoquée.
Un entretien sera organisé dans les plus brefs délais afin que la situation soit analysée.
Lors de cet entretien, il sera procédé à un examen de l’organisation du travail du salarié, de sa charge de travail, de l’amplitude de ses journées d’activité, avant d’envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées. A l’issue de cet entretien, un compte-rendu écrit sera établi. Il prévoira les mesures qui seront mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. L’alerte écrite initiale sera annexée à ce compte-rendu.
Article 22.4 : Dispositif de veille Un entretien est organisé dans les mêmes conditions et avec les mêmes objectifs que l’entretien organisé au titre du dispositif d’alerte lorsqu’un supérieur hiérarchique :
estime qu’un salarié est dans une situation de surcharge de travail,
estime qu’une bonne répartition du travail en entreprise et en télétravail n’est pas respectée,
constate que les durées maximales d’amplitude ou minimales de repos ne sont pas respectées,
constate que le salarié ne prend pas les jours de repos et congés dont il bénéficie.
La participation du salarié à cet entretien est impérative.
Article 23 : Droit à la déconnexion
Les salariés en télétravail pourront exercer leur droit à la déconnexion conformément aux dispositions de la charte informatique et téléphonique en date du 18 décembre 2025 ainsi que de tout texte s’y substituant. Cette charte est annexée au présent accord.
Article 24 : Respect de la vie privée Le télétravail doit s’articuler avec le principe du respect de la vie privée du salarié.
Dans ces conditions, les signataires prévoient plusieurs mesures destinées à assurer au mieux cette articulation.
Les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut habituellement être contacté lorsqu’il est en situation de télétravail correspondent aux horaires de travail applicables au salarié.
Le télétravailleur doit, pendant son temps de travail, consulter régulièrement sa messagerie et répondre, sauf circonstances exceptionnelles, aux diverses sollicitations de la mutuelle dans les meilleurs délais sous respect des règles relatives aux durées maximales de travail et aux temps de repos. Afin de préserver dans les meilleures conditions le respect de la vie privée, il est convenu que :
la mutuelle ne diffusera pas les coordonnées personnelles du télétravailleur.
lorsqu’une réunion est organisée à distance au moyen de l’outil informatique le télétravailleur peut flouter son arrière-plan afin de faire fonctionner sa webcam.
Article 25 : Suspension temporaire du télétravail Le manager, en accord avec la Direction, pourra suspendre temporairement le télétravail d’un salarié en cas d’impératifs opérationnels (ou impératifs de service) rendant indispensable la présence physique du salarié au sein de la mutuelle, notamment dans l’une des hypothèses suivantes :
remplacement d’un salarié absent,
surcroît exceptionnel d’activité,
panne de matériel nécessaire au télétravail.
La suspension temporaire s’inscrit dans une durée maximale de 3 mois éventuellement renouvelable une fois à la demande du manager pour une durée égale, inférieure ou supérieure à la durée de suspension temporaire initiale du télétravail. Le renouvellement de la suspension ne résulte pas nécessairement du motif ayant donné lieu à la suspension temporaire initiale.
La suspension temporaire sera formalisée par écrit.
Le cas échéant, la mutuelle organisera un roulement entre les personnes dont le télétravail sera temporairement suspendu. Article 26 : Suspension du contrat de travail Lorsque le contrat de travail est suspendu, et ce quelle que soit la cause de cette suspension (arrêt maladie, congés payés…), le télétravailleur ne doit pas fournir de prestation de travail que ce soit à la mutuelle ou sous forme de télétravail.
En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou accident, professionnel ou non, le télétravailleur est tenu d’informer son manager et le service RH dans les mêmes conditions, délais et forme que celles applicables pour l’ensemble des salariés.
Titre VI : Fin du télétravail
Article 27 : Caractère réversible du télétravail La Direction et le salarié peuvent, à l’initiative de l’une ou de l’autre partie, convenir de mettre un terme au télétravail et d’organiser le retour du salarié dans les locaux de la mutuelle. Un avenant au contrat de travail est conclu entre les parties. Le retour s’effectue selon les modalités prévues par cet avenant.
Titre VII : Hygiène et sécurité
Article 28 : Santé et sécurité du télétravailleur La mutuelle s’assure de la santé et la sécurité du télétravailleur et en organise la prévention. Ce dernier est lui-même tenu à cette obligation vis-à-vis de sa propre personne. En conséquence, les lieux dans lesquels s’exerce le télétravail doivent répondre aux règles relatives à l’hygiène et la sécurité applicables à tout travailleur.
Les responsables hiérarchiques de télétravailleurs ainsi que les salariés télétravaillant suivront une formation à la gestion des situations de télétravail.
Article 29 : Accident L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail.
Le salarié doit fournir des éléments matériels précis sur le contexte de la survenance de cet accident. Ces éléments serviront de base à la déclaration d’accident du travail.
La présomption instituée par le présent article est une présomption simple. La Direction peut contester les déclarations d’accident du travail.
Le télétravailleur doit prévenir la mutuelle dans les plus brefs délais de la survenance de cet accident.
Lorsqu’un accident survient en dehors du lieu où doit être exécuté le télétravail ou bien en dehors des plages horaires de travail, l’accident ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail. Il appartient alors, le cas échéant, au salarié de prouver que celui-ci est d’origine professionnelle.
Titre VIII : Equipement du télétravailleur
Article 30 : Equipement mis à disposition du télétravailleur
Dans le cadre du télétravail, la mutuelle met à la disposition du télétravailleur les équipements suivants :
un ordinateur portable,
un casque.
Ces équipements sont la propriété de la Mutuelle.
Les équipements sont soit affectés individuellement au salarié, soit affectés au service dont le salarié dépend, relativement aux fonctions occupées et aux besoins afférents.
Il est autorisé de connecter un écran supplémentaire sur le poste de travail du télétravailleur. Cet écran supplémentaire ne sera pas fourni par l’employeur, il est un matériel personnel du salarié et cette connexion ne pourra pas être réalisée par le service informatique de la mutuelle.
En cas de panne ou de dysfonctionnement de l’équipement mis à disposition, le salarié informe la mutuelle sans délai afin qu’une solution soit apportée au problème rencontré. Il pourra éventuellement être demandé au salarié de transporter l’équipement défectueux dans les locaux de la mutuelle. Si la panne rend impossible la poursuite du télétravail, les conditions de travail s’exécutent temporairement, jusqu’au rétablissement des conditions permettant la poursuite du télétravail, dans les conditions suivantes :
lorsque la panne constatée résulte d’un dysfonctionnement des équipements fournis par la mutuelle, le télétravailleur est réputé pendant la durée de la panne, et dans la limite de la journée où celle-ci intervient, être en situation de travail. Ce temps n’est pas récupérable par la mutuelle. Si la panne persiste au-delà de la journée, le télétravailleur est tenu de se rendre le jour ouvré suivant au sein de la mutuelle pour réaliser sa prestation de travail jusqu’à la résolution du problème.
lorsque la panne constatée ne résulte pas d’un dysfonctionnement des équipements fournis par la mutuelle, ce temps est récupérable. De plus, si la panne persiste au-delà de la journée, le télétravailleur est tenu de se rendre le jour ouvré suivant au sein de la mutuelle pour réaliser sa prestation de travail jusqu’à la résolution du problème. Dans cette situation, le salarié a la possibilité de reprendre immédiatement le travail dans les locaux de la mutuelle, le jour même de la survenance de la panne.
Article 31 : Utilisation professionnelle de l’équipement mis à disposition Le matériel mis à disposition du télétravailleur par la mutuelle doit faire l’objet d’une utilisation conforme à la charte informatique et téléphonique en vigueur au sein de la mutuelle.
Ils sont réservés à un usage professionnel exclusif.
Article 32 : Protection des données informatiques
L’utilisation du matériel informatique, l’accès au réseau internet et la protection des données auxquelles le salarié a accès dans le cadre du télétravail se réalisent conformément aux dispositions de la charte informatique et téléphonique de la mutuelle. Article 33 : Sanction d’une utilisation non conforme de l’équipement Toute utilisation non conforme des équipements et des abonnements pourra être sanctionnée dans les conditions prévues par la charte informatique et téléphonique et le règlement intérieur.
Article 34 : Prise en charge des frais liés au télétravail La mutuelle prend en charge les surcoûts découlant de l’exercice du télétravail. Il s’agit notamment des frais suivants : abonnement internet, frais d’électricité, chauffage. Ces frais seront pris en charge par la mutuelle au travers d’un forfait d’un montant de 10€ par mois pour 1 jour de télétravail par semaine et 20€ par mois pour 2 jours de télétravail par semaine. Ces montants seront revus en négociation annuelle obligatoire, dans le respect des barèmes URSSAF.
La prise en charge de ces frais n’est applicable qu’au logement au sein duquel le salarié s’est engagé à exécuter principalement le télétravail. Le télétravailleur qui désire installer temporairement son lieu de travail dans un autre lieu que celui où il exécute normalement le télétravail en informe la mutuelle sans délai. Les frais liés à l’exécution du télétravail dans un lieu d’exercice annexe sur décision unilatérale du salarié sont à la charge exclusive de ce dernier.
Les jours de télétravail induiront une réduction au prorata de l’indemnité de transport, calculée forfaitairement en fonction du nombre de jours de télétravail prévus au contrat. La règle de calcul est la suivante :
Montant brut x (nb de jours de travail hebdomadaire -nb de jours de télétravail hebdomadaire prévus au contrat) / nb de jours de travail hebdomadaire. Exemple 10,60 € x 4/5 = 8,40€ dans le cas d’un salarié à temps plein ayant demandé le bénéfice d’un jour de télétravail.
En cas de déménagement, le salarié devra fournir une nouvelle attestation sur l’honneur de conformité électrique (cf. article 7) et une nouvelle attestation d’assurance (cf. article 8).
Titre IX : Dispositions spécifiques pour les salariés bénéficiant d’une reconnaissance de travailleur handicapé
Article 35 : Mesures facilitant le télétravail Afin que le recours au télétravail soit plus facilement accessible aux salariés bénéficiant d’une reconnaissance de travailleur handicapé les parties conviennent de retenir les mesures suivantes :
le nombre de jours télétravaillables est majoré de 1 jour,
les jours de télétravail sont fractionnables,
les limites au nombre de télétravailleurs simultanément absents ne leur est pas opposable,
un ordinateur dédié est mis à leur disposition afin d’éviter le transport de cet équipement entre leur domicile et lieu de travail,
la mise en place d’outil de travail spécifique à domicile (écran, périphériques informatiques et fauteuils adaptés si besoin).
Ces mesures sont également applicables aux salariés faisant l’objet d’une recommandation de la médecine du travail.
Titre X : Dispositions finales
Article 36 : Consultation du comité économique et social Le présent accord est soumis avant sa signature à la consultation du comité économique et social (CSE).
Article 37 : Durée de l'accord Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prend effet le 1er janvier 2026.
Article 38 : Adhésion Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la DIRECCTE.
Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée ou remise en main propre, aux parties signataires.
Article 39 : Interprétation de l'accord Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 15 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.
Les avenants interprétatifs de l’accord sont adoptés à l’unanimité des signataires de l’accord.
Les avenants interprétatifs doivent être conclus dans un délai maximum de 2 mois suivant la première réunion de négociation. A défaut, il sera dressé un procès-verbal de désaccord.
Jusqu'à l'expiration de la négociation d'interprétation, les parties contractantes s'engagent à ne susciter aucune forme d'action contentieuse liée au différend faisant l'objet de cette procédure.
Article 40 : Clause de rendez-vous
Les parties signataires s’engagent à se rencontrer tous les ans suivant l’application du présent accord en vue d’entamer des négociations relatives à son adaptation.
En cas de modification substantielle des textes régissant les matières traitées par le présent accord, les parties signataires s’engagent à se rencontrer dans un délai de 1 mois suivant la demande de l’une des parties signataires en vue d’entamer des négociations relatives à l’adaptation du présent accord.
Article 41 : Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.
La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par écrit avec accusé de réception à l'autre partie. La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.
Article 42 : Communication de l'accord
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales disposant d'une section syndicale à la mutuelle.
Article 43 : Dépôt de l’accord Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail. Il sera déposé :
sur la plateforme de téléprocédure dénommée « TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du Code du travail,
et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Toulon.
Article 44 : Information des salariés
Les salariés sont informés du contenu du présent accord par note interne transmise par mail, et mise à disposition sur le site intranet de la mutuelle.
Article 45 : Transmission de l’accord à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche
Après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, la partie la plus diligente transmettra cet accord à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche et en informera les autres parties signataires.
Article 46 : Publication de l’accord
Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires. Article 47: Action en nullité Conformément aux dispositions de l’article L. 2262-14 du Code du travail, toute action en nullité de tout ou partie du présent accord doit, à peine d'irrecevabilité, être engagée dans un délai de deux mois à compter :
de la notification de l'accord aux organisations disposant d'une section syndicale à la mutuelle,
de la publication de l'accord prévue à l'article L. 2231-5-1 dans tous les autres cas.
Fait à Six-Fours-les-plages, le 18/12/2025.
En 4 exemplaires originaux.
Pour la Mutuelle :,
Pour le syndicat :
.
ANNEXE 1 : Liste des fonctions ne pouvant pas bénéficier du présent accord relatif au télétravail
Compte-tenu du contenu de leurs missions les salariés occupant les fonctions suivantes ne peuvent pas bénéficier du présent accord relatif au télétravail :
Au sein du Département Production :
Gestionnaire éditique.
Au sein du Département Développement :
Conseiller mutualiste agence,
Conseiller mutualiste agence itinérant,
Conseiller mutualiste TNS TPE,
Conseiller mutualiste entreprises,
Chargé d’Affaires Grands-comptes.
ANNEXE 2 : Charte informatique et téléphonique
center
CHARTE INFORMATIQUE
DE LA MUTUELLE
CHARTE INFORMATIQUE
DE LA MUTUELLE
Service Emetteur
Direction
A l’attention de
Tous services
Date
18/12/2025
Nombre de pages
21
Annexe
Néant
SOMMAIRE
TOC \o "1-3" \h \z \u 1.HISTORIQUE DU DOCUMENT PAGEREF _Toc216960348 \h 3 2.Objet PAGEREF _Toc216960349 \h 3 3.Définitions PAGEREF _Toc216960350 \h 3 4.Références PAGEREF _Toc216960351 \h 5 5.Principes généraux PAGEREF _Toc216960352 \h 6 5.1.Principes généraux applicables au droit d’accès et à l’utilisation des ressources informatiques et téléphoniques PAGEREF _Toc216960358 \h 6 5.2.Principes généraux applicables à l’utilisation des informations PAGEREF _Toc216960359 \h 7 5.3.Sécurité en télétravail et en mobilité PAGEREF _Toc216960360 \h 8 6.Conditions d’utilisation des ressources informatiques PAGEREF _Toc216960361 \h 8 6.1.Règle d’utilisation de l’identifiant et du mot de passe PAGEREF _Toc216960368 \h 8 6.2.Préservation de l’intégrité du système informatique PAGEREF _Toc216960369 \h 9 6.3.Respect de la confidentialité et de l’intégrité PAGEREF _Toc216960370 \h 9 6.4.Limites du droit d’usage PAGEREF _Toc216960371 \h 10 6.5.Usage raisonnable des ressources informatiques PAGEREF _Toc216960372 \h 12 6.6.Respect de la déontologie par l’utilisateur PAGEREF _Toc216960373 \h 12 6.7.Respect des procédures par l’utilisateur PAGEREF _Toc216960374 \h 12 6.8.Comportement général de l’utilisateur PAGEREF _Toc216960375 \h 13 7.Conditions d’utilisation de la messagerie électronique, d’Internet et de la téléphonie et de l’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE (IA) PAGEREF _Toc216960376 \h 13 7.1.Conditions d’utilisation de la messagerie électronique PAGEREF _Toc216960384 \h 14 7.2.Conditions d’utilisation d’Internet PAGEREF _Toc216960385 \h 15 7.2.1.Téléchargement et impression de documents ou fichiers PAGEREF _Toc216960386 \h 16 7.2.2. Participation à des listes de diffusion, forums de discussions ou discussions en ligne, jeux en réseau PAGEREF _Toc216960387 \h 16 7.2.3. Visioconférence PAGEREF _Toc216960388 \h 16 7.3.Conditions d’utilisation de la téléphonie PAGEREF _Toc216960389 \h 17 7.4.Conditions d’utilisation de l’Intelligence Artificielle (IA) PAGEREF _Toc216960390 \h 17 8.Contrôle de l’utilisation des ressources informatiques et téléphoniques et accès aux données de contrôle PAGEREF _Toc216960391 \h 18 9.Limite au droit d’accès de l’utilisateur PAGEREF _Toc216960392 \h 19 10.Garantie d’un droit à la déconnexion PAGEREF _Toc216960393 \h 20 11.Violation de la charte PAGEREF _Toc216960394 \h 21
Préambule
La Mutuelle exerce une activité d’assurance soumise à des obligations réglementaires renforcées en matière de sécurité des systèmes d’information, de protection des données personnelles et de continuité d’activité, auxquelles elle doit se conformer. La présente charte constitue une mesure essentielle du dispositif global de gouvernance du système d’information (PSSI, procédures sécurité, gestion des incidents, plan de continuité, registre DORA, registre RGPD) et participe directement à la maîtrise des risques cyber et opérationnels.
Elle s’inscrit dans le respect des dispositions du Code de la Mutualité ainsi que des instructions, recommandations et lignes directrices édictées par l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR) en matière de contrôle interne, de maîtrise des risques et de sécurité opérationnelle.
HISTORIQUE DU DOCUMENT
Version
Date
Objet
Diffusion
1 1er janvier 2017 Création Service RH 2 1er janvier 2019 Modification Service RH 3 18 décembre 2025 Modification Service RH
Objet La présente charte a pour vocation :
De formaliser au sein de la mutuelle les règles générales de déontologie et de sécurité relatives à l’utilisation des ressources informatiques et téléphoniques.
De préciser la responsabilité des utilisateurs des ressources informatiques et téléphoniques.
Chaque utilisateur doit appliquer l’ensemble des dispositions de la présente charte. En complément de cette charte, la mutuelle a mis et continuera à mettre en place des moyens, en particulier informatiques, des procédures et des recommandations pour l’utilisation de ces ressources.
Définitions
Données à caractère personnel
Conformément à l’article 4 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), constitue une donnée à caractère personnel toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après « personne concernée »), directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant (nom, numéro d’identification, identifiant en ligne) ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Sont notamment visées, au sein de la Mutuelle, les données relatives aux adhérents, bénéficiaires, prospects, salariés, prestataires et partenaires.
Extranet
Site à accès sécurisé permettant à une entreprise de n'autoriser sa consultation qu'à certaines catégories d'intervenants externes, en général ses clients.
Forum
Espace de discussion consacré à un sujet particulier. L’utilisateur y pose une question. La ou les personnes autorisées à répondre y déposent la réponse et tous les membres du forum peuvent y lire l’ensemble des questions et des réponses.
Identifiant
Nom servant à se connecter à un système, un hôte, souvent protégé par un mot de passe. Utilisé au pluriel, « identifiants » signifie l’identifiant et le mot de passe.
Incident de Sécurité / Incident TIC
Événement affectant ou susceptible d’affecter la confidentialité, l’intégrité ou la disponibilité des données ou des systèmes, incluant notamment : cyberattaques, virus, ransomware, perte de matériel, erreur de manipulation, fuite ou destruction de données.
Informations
Ensemble des données accessibles par les ressources informatiques et téléphoniques et qui sont réputées confidentielles pour l’application de la présente charte.
Internet
Ensemble ouvert de réseaux d'ordinateurs reliés entre eux à l'échelle de la planète qui, à l'aide de logiciels basés sur le protocole TCP/IP, permet à l’ensemble des réseaux locaux de s’interconnecter pour échanger des informations.
Intranet
Réseau interne à une entité dont les informations sont acheminées selon le même protocole qu’internet et dont les applications sont consultables par un navigateur.
Messagerie électronique
Permet l’envoi de messages (« e-mails ») d’un ordinateur à un autre, via un réseau de télécommunication.
Mot de passe
Désigne une séquence de signes utilisée par un utilisateur pour valider son accès à des ressources. Plus la séquence est aléatoire, plus le mot de passe est sûr.
Prestataire TIC / fournisseur de services cloud
Toute entité externe fournissant à la Mutuelle des services numériques, hébergés ou infogérés, soumis à des obligations de sécurité définies contractuellement dans le cadre du règlement DORA.
Réseaux sociaux
Plateformes en ligne permettant de publier des contenus, d’échanger avec d’autres utilisateurs et de diffuser des informations de manière publique ou privée.
Ressources informatiques
Ensemble des éléments matériels et logiciels qui permettent notamment le transfert, la mémorisation, la saisie, l’affichage, la communication, l’impression ou le traitement informatisé de l’information (tels que les réseaux, les serveurs, les micro-ordinateurs fixes et portables, y compris les assistants portables numériques, PDA et smartphone), les scanners, les imprimantes, les applications métiers, les systèmes d’exploitation, les logiciels de bureautique et de communication,… appartenant à la Mutuelle.
Ressources téléphoniques
Ensemble des installations de téléphonie comprenant notamment l’autocommutateur, les postes fixes, les appareils de télécopie, les téléphones portables appartenant à la Mutuelle et les matériels informatiques permettant de gérer les données téléphoniques ou de s’interfacer avec le système informatique.
Système d’Information (SI)
Ensemble structuré de ressources matérielles, logicielles, applicatives, réseaux, données, services cloud ou SaaS, ainsi que les moyens de télécommunication permettant la gestion et le traitement des activités de la Mutuelle.
Technologies de l'Information et de la Communication (TIC)
Outils et systèmes qui permettent de créer, transmettre, stocker et partager des informations.
Utilisateur
Toute personne, quel que soit son statut, salariée ou non, autorisée à utiliser les ressources informatiques et/ou téléphoniques de la Mutuelle, ainsi que les données qu’elles contiennent.
Références La présente charte s’appuie sur un ensemble de textes législatifs, réglementaires et normatifs qui s’imposent à tout utilisateur des outils informatiques et sont présumés connus par eux. Leur respect est obligatoire et toute violation est susceptible d’engager, sans délai, la responsabilité civile, pénale et disciplinaire de leur auteur, conformément aux dispositions en vigueur. Les principaux textes de référence sont les suivants :
Textes relatifs à la protection des données personnelles (RGPD / Informatique & Libertés)
Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Textes relatifs à la cybersécurité, à la sécurité des systèmes d’information et à la lutte contre la fraude
Loi n° 88-19 du 5 janvier 1988 modifiée, sur la fraude informatique.
Règlement (UE) 2022/2554 (DORA) relatif à la résilience opérationnelle numérique du secteur financier.
Référentiels et guides de l’ANSSI en matière de sécurité des systèmes d’information.
Référentiels, guides et délibérations de la CNIL en matière de cybersécurité et de protection des données.
3. Textes relatifs à la propriété intellectuelle et aux contenus numériques
Loi n° 2006-961 du 1er août 2006 modifiée, relative à la protection des droits d’auteur et des droits voisins.
Loi n° 2009-669 du 12 juin 2009 modifiée, sur la diffusion et la protection de la création sur Internet.
Principes généraux
Les ressources informatiques et téléphoniques mises à disposition, ainsi que les informations qu’elles contiennent et qui sont créées par leur moyen, sont et demeurent la propriété de la Mutuelle.
Principes généraux applicables au droit d’accès et à l’utilisation des ressources informatiques et téléphoniques
La sécurité informatique dans la mutuelle est un objectif qui doit être partagé par tous et qui nécessite la responsabilisation de chaque utilisateur.
Chaque utilisateur est responsable de l’utilisation qu’il fait de tout type de ressources informatiques et téléphoniques auxquelles il pourrait avoir accès, qu’elles soient locales ou distantes. L’utilisateur s’engage à veiller et à contribuer à la sécurité générale de ces ressources, à la confidentialité et à la qualité des informations qu’elles contiennent. Il se doit de respecter la législation applicable (notamment la loi dite Informatique et Libertés, les droits relatifs à la propriété intellectuelle, le droit de propriété, les interdictions relatives aux publications à caractère illicite, injurieux, raciste, pornographique, diffamatoire…).
L’utilisateur bénéficie d’un droit d’accès aux ressources informatiques, dans les limites déterminées par l’employeur. L’accès à ces ressources est soumis à l’autorisation préalable des personnes habilitées et permis par l’attribution d’un identifiant et d’un mot de passe personnel.
L’attribution des identifiants et des droits d’accès de chaque collaborateur est documentée via la fiche de demande de matériel et d’habilitations établie lors de l’embauche et validée par son manager direct. Les droits d’accès sont attribués selon le principe du moindre privilège et révisés régulièrement.
Ces autorisations d’accès sont strictement personnelles et ne peuvent en aucun cas être cédées, même de façon temporaire, à un tiers.
Par conséquent, aucun utilisateur ne doit utiliser, pour accéder au système d’information de la mutuelle, d’autres accès que ceux qui lui sont attribués.
Il ne doit pas non plus déléguer à un tiers les droits d’utilisation qui lui sont attribués.
Les droits d’accès des utilisateurs font l’objet d’une revue régulière, notamment lors des mouvements internes (mobilité, changement de fonction) et systématiquement lors du départ d’un collaborateur.
Cette revue s’inscrit dans le dispositif DORA de gestion des accès et du cycle de vie des habilitations. Principes généraux applicables à l’utilisation des informations L’utilisateur s’engage à respecter la confidentialité de l’ensemble des informations, dont il pourrait avoir connaissance grâce aux ressources informatiques et téléphoniques. L’utilisateur s’interdit par conséquent de divulguer ou de céder directement ou indirectement tout ou partie des informations à tout tiers, que ce soit à titre gracieux ou onéreux.
L’utilisateur s’interdit d’effectuer une copie ou tout autre mode de reproduction des informations à des fins personnelles. Il s’interdit notamment de transférer ses messages professionnels vers d’autres messageries, notamment personnelles, sauf accord spécifique de sa hiérarchie.
L’utilisateur s’interdit de faire usage des informations d’une manière qui pourrait porter préjudice à la Mutuelle, il s’interdit notamment d’en user dans le but de concurrencer cette dernière.
Sécurité en télétravail et en mobilité
Le collaborateur doit travailler dans un environnement sécurisé et confidentiel. Les connexions à distance doivent utiliser les canaux sécurisés approuvés (VPN, MFA).
Lorsqu’il exerce en télétravail, en déplacement ou dans tout autre contexte extérieur aux locaux de la Mutuelle, l’utilisateur doit appliquer les mêmes exigences de sécurité qu’au sein de la mutuelle. À ce titre, il doit notamment :
utiliser exclusivement les moyens fournis par la Mutuelle ;
éviter tout recours à des réseaux Wi-Fi publics ou non sécurisés ;
se connecter via un VPN et une authentification multifacteur (MFA) lorsque ces dispositifs sont mis en œuvre ;
veiller à ce qu’aucun document, appareil ou écran ne soit accessible ou visible par des tiers.
Ces mesures s’inscrivent dans les exigences de résilience opérationnelle définies par le règlement DORA.
Conditions d’utilisation des ressources informatiques
Règle d’utilisation de l’identifiant et du mot de passe Chaque utilisateur est responsable de ses identifiants et mots de passe et de l’usage qui en est fait. La création d’un accès donne lieu à l’attribution d’un identifiant et d’un mot de passe à l’utilisateur désigné. Le mot de passe, personnel et confidentiel, ne doit être divulgué à aucun tiers (ni en interne ni en externe). Le service informatique ne doit en aucun cas connaître ou demander le mot de passe de l’utilisateur. En cas de besoin, le service informatique procède à une réinitialisation du mot de passe, sans jamais en connaître la valeur. Dans la mesure du possible, l’utilisateur veillera à changer son mot de passe dès son obtention, puis régulièrement et, à tout moment, sur simple demande du service Informatique.
L’authentification multifacteur (MFA) si elle est mise en place au niveau de la mutuelle, est obligatoire pour tout accès distant, pour les applications contenant des données sensibles et pour les comptes à privilèges. A cet effet, en l’absence de téléphone professionnel mis à disposition par la mutuelle, le collaborateur pourra être amené à utiliser son téléphone personnel.
En cas d’absence à son poste, l’utilisateur veillera, selon la durée de cette absence, soit à déconnecter son poste du réseau, soit à activer un écran de veille protégé par un mot de passe. Préservation de l’intégrité du système informatique L’utilisateur s’engage à ne pas effectuer d’opérations de quelque nature que ce soit, pouvant nuire au fonctionnement du réseau, à l’intégrité des ressources informatiques et des informations, et aux relations internes et externes de la Mutuelle. Si l’utilisateur constate un dysfonctionnement ou une anomalie de la ressource utilisée, il doit en avertir le service informatique.
Les seuls logiciels susceptibles d’être utilisés sur les postes de travail informatiques sont ceux qui sont installés sur les ordinateurs en local avec l’accord du service informatique, ou sur les serveurs du réseau informatique de la Mutuelle. En conséquence, aucune autre installation, utilisation ou activation de logiciel n’est tolérée sans demande communiquée préalablement au Responsable du service Informatique et autorisation délivrée par celui-ci.
Les logiciels doivent être installés uniquement par le service informatique. L’utilisation d’applications non validées aussi nommées « Shadow IT » est strictement interdite : WhatsApp, outils non approuvés, etc... Ces pratiques exposent la Mutuelle à des risques de sécurité et de non-conformité réglementaire et peuvent faire l’objet de sanctions disciplinaires.
De manière générale, l’usage de supports d’information externes à la Mutuelle (CD ou DVD-ROM, clé USB,…) ou fichiers téléchargés doit faire l’objet, au préalable et dans tous les cas, d’un contrôle par le logiciel antivirus de la mutuelle ou pour les matériels appartenant à des tiers, par un logiciel antivirus à jour conforme aux attentes de la Mutuelle.
Respect de la confidentialité et de l’intégrité
L’utilisateur s’interdit de prendre connaissance, sans y avoir été autorisé, d’informations professionnelles contenues dans les ressources informatiques et détenues par d’autres utilisateurs, qui ne s’inscriraient pas dans ses attributions. En tout état de cause, aucun utilisateur ne peut prendre connaissance des informations personnelles d’un autre utilisateur portant l'indication manifeste de leur caractère privé, par la mention « personnel ». Par ailleurs, l’utilisateur s’engage à ne pas modifier ou détruire d’autres informations que celles dont il est responsable. L’utilisateur est responsable de la sauvegarde des informations qu’il stocke. Il veillera à ce que toutes les informations sensibles pour la Mutuelle soient enregistrées sur les espaces prévus à cet effet (serveurs de fichiers, OneDrive, Teams, SharePoint,…). Ces éléments devront être stockés sous une appellation permettant de les identifier et de les distinguer des données personnelles.
L’utilisateur qui constate une tentative de violation de son poste de travail ou de ses fichiers et données, doit en avertir le service informatique dès qu’il en a connaissance.
S’il est amené à constituer un fichier ou mettre en place un nouveau traitement contenant des données personnelles susceptibles de relever de l’application de la réglementation concernant la protection des données personnelles, l’utilisateur devra en informer son responsable pour validation par le responsable des traitements de la mutuelle. Le responsable des traitements a la responsabilité d’assurer la mise à jour du registre des traitements « RGPD » et d’informer le Data Protection Officer « DPO ». La fonction de responsable des traitements est assurée par le Directeur opérationnel.
Limites du droit d’usage
L’utilisateur s’engage à :
Ne rien faire qui puisse porter atteinte à l’image de la Mutuelle, à ses intérêts et à la déontologie à laquelle il est soumis d’une manière générale,
Adopter en toutes circonstances une attitude respectueuse de l’image et des valeurs de la Mutuelle, y compris sur les réseaux sociaux.
S’assurer que ses propos, publications ou interactions publiques ne portent pas atteinte à la réputation de la mutuelle ni à la relation de confiance avec les adhérents, d’autant plus s’il est identifiable comme appartenant à la Mutuelle.
Ne pas accéder aux données d’un autre utilisateur sans autorisation préalable de ce dernier,
Ne pas porter atteinte à l’intégrité ou à la vie privée d’autres utilisateurs par la transmission de messages injurieux ou provocants,
Ne pas masquer, ou chercher à masquer, sa véritable identité, notamment en se connectant sous le nom d’un autre utilisateur ou en utilisant son nom,
Ne pas contourner, ou chercher à contourner, les sécurités informatiques,
Ne pas transférer d’e-mails en l’absence de but professionnel légitime, dans des circonstances de nature à porter préjudice à l’auteur du message originel,
Ne pas envoyer et ne pas ouvrir, en cas de réception, de fichier exécutable (.exe, .bat,…) sans s’être assuré de leur origine et de leur intégrité en raison de la menace qu’il constitue pour la sécurité,
Ne pas stocker de documents et ne pas consulter de sites internet :
à caractère violent, pornographique ou contraire aux bonnes mœurs,
susceptibles de porter atteinte au respect de la personne humaine et de sa dignité, ainsi qu’à la protection des mineurs,
à caractère injurieux ou diffamatoire,
à caractère sexiste ou discriminatoire,
à caractère raciste, négationniste ou xénophobe,
susceptibles de porter atteinte à la vie privée des personnes,
ou de manière générale interdits par la loi ou des règlements en vigueur et/ou sanctionnés pénalement.
ne pas participer à des « chaînes de lettres »,
ne pas accéder à des sites de jeux ou de paris en ligne,
ne pas développer, télécharger, installer ou utiliser des outils mettant en cause l’intégrité du système d’information et de manière plus générale de la Mutuelle,
ne pas effectuer de copie de logiciels commerciaux (code de la propriété intellectuelle),
ne pas installer de logiciels à des fins privées ni contourner les limites d’un logiciel (crackage),
ne pas utiliser le réseau à des fins politiques, religieuses ou sectaires, ou pour exposer publiquement ou en nombre une revendication individuelle ou collective (diffusion de tracts ou autres documents, information, …),
Conformément aux articles L.2142-6 et L.2315-25 du Code du travail, la mutuelle reconnaît le droit aux délégués syndicaux et aux membres élus du CSE d’utiliser les outils numériques mis à disposition (notamment la messagerie électronique et, le cas échéant, l’intranet) pour l’exercice de leur activité. Cet usage s’exerce dans des conditions raisonnables, sans porter atteinte à la sécurité des systèmes d’information, au bon fonctionnement des services, ni aux obligations légales et réglementaires, notamment en matière de protection des données à caractère personnel et de cybersécurité. Les communications émises dans ce cadre bénéficient du respect de leur confidentialité et ne font l’objet d’aucune surveillance spécifique.
Sauf autorisation de la Direction, l’accès au système d’information avec du matériel n’appartenant pas à la mutuelle et permettant des connexions à distance (assistants personnels, smartphone, VPN, …) est interdit.
Dans le cas où il aurait été autorisé, il appartient à l’utilisateur de veiller à la sécurité du matériel utilisé et à son innocuité. De même, la sortie de matériel appartenant à la mutuelle doit être justifiée par des obligations professionnelles et nécessite l’accord de la Direction. Usage raisonnable des ressources informatiques L’utilisateur doit avoir conscience que, même au sein de la Mutuelle, lorsqu’il fait un usage professionnel ou privé par tolérance des ressources informatiques, il est soumis à la loi et ses actes sont susceptibles non seulement d’engager sa responsabilité personnelle pour les délits (contrefaçon, injures, piratages, …) qu’il commet ou les préjudices qu’il cause, mais aussi d’engager la responsabilité de la Mutuelle. Les serveurs de fichiers, espaces partagés, OneDrive, SharePoint et disques réseaux sont réservés à un usage professionnel. Il est strictement interdit d’y stocker des informations personnelles sans lien avec l’activité professionnelle : photos, vidéos, musiques, documents administratifs ou privés, etc. Ces espaces font l’objet de sauvegardes et de contrôles de sécurité ; leur contenu peut être lu ou restauré dans le cadre d’un incident.
Respect de la déontologie par l’utilisateur
La Mutuelle est soumise aux règles professionnelles régissant la profession (code de la Mutualité en particulier). L’utilisateur doit garder à l’esprit qu’il reste tenu par ces mêmes règles dans l’utilisation des outils informatiques, qu’elle soit extérieure ou intérieure à la Mutuelle. L’utilisateur reste tenu notamment au secret professionnel pour les informations dont il a connaissance par le biais des outils informatiques et dont il est dépositaire. Les données manipulées (adhérents, cotisations, santé, etc.) sont confidentielles et ne peuvent être transmises qu’à des personnes habilitées.
Les transferts hors UE doivent être validés par le DPO et le RSSI. Les données doivent être détruites de manière sécurisée à la fin de leur durée de conservation.
Respect des procédures par l’utilisateur L’utilisateur doit respecter les procédures établies par la Mutuelle, notamment en matière informatique. Ces procédures internes précisent les modalités d’application de la présente charte, notamment en ce qui concerne l’utilisation des outils numériques, la sécurité des systèmes d’information, la gestion des accès et le traitement des incidents. Ces obligations s’inscrivent dans le cadre de la résilience opérationnelle numérique.
Comportement général de l’utilisateur
Tout utilisateur est responsable de l’usage qu’il fait des ressources informatiques auxquelles il a accès ; il doit donc contribuer, à son niveau, à la sécurité des ressources de la Mutuelle.
Chaque collaborateur contribue à la cybersécurité collective. La participation aux formations et campagnes de sensibilisation est obligatoire. Le non-suivi peut être considéré comme un manquement aux obligations de sécurité. L’utilisateur doit donc :
protéger ses informations en utilisant les moyens de sauvegarde mis à sa disposition,
signaler toute anomalie, dysfonctionnement, utilisation ou tentative d’utilisation de son compte,
utiliser des mots de passe sécuritaires, ne pas les communiquer ou les laisser à la vue des tiers et, dans la mesure du possible, les modifier régulièrement,
ne pas quitter son poste de travail sans s’être déconnecté ou avoir verrouillé son compte,
de façon générale, appliquer la sécurité de la Mutuelle,
avoir conscience que son comportement reflète l’image de la Mutuelle puisqu’il est identifié comme membre par son adresse électronique,
avoir un comportement compatible avec la profession, le respect et la dignité de la personne humaine,
ne pas transmettre des informations confidentielles ou sensibles afin de ne pas porter préjudice aux droits des tiers dans le cadre de la réglementation « RGPD »,
Signaler toute perte ou vol immédiatement au service informatique,
Signaler tout incident (virus, ransomware, phishing, perte de matériel, etc.) immédiatement au service informatique.
L’utilisateur n’est pas autorisé à utiliser son adresse e-mail professionnelle à des fins personnelles (dépôt à titre personnel de son adresse professionnelle sur des sites d’emailing ou sur des forums par exemple), sauf dérogation expresse des personnes habilitées. L’adresse e-mail professionnelle ne doit être utilisée que dans un cadre professionnel strict.
Conditions d’utilisation de la messagerie électronique, d’Internet et de la téléphonie et de l’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE (IA)
Conditions d’utilisation de la messagerie électronique
Les outils de messagerie électronique et de transfert de fichiers sont mis à la disposition de l’utilisateur par la mutuelle essentiellement à des fins professionnelles, dans le cadre des fonctions exercées par l’utilisateur au sein de la mutuelle.
Leur utilisation doit être conforme aux dispositions de la présente charte.
Le message électronique est un écrit pouvant engager la mutuelle, voire son auteur à titre individuel. Il peut être reconnu comme preuve valable pour établir un fait ou un acte juridique. Chaque utilisateur doit donc porter une attention toute particulière à la rédaction d’un courriel et à sa diffusion.
Les risques d’erreurs, de divulgation d’information et d’atteinte à l’image de marque de la mutuelle imposent la plus grande prudence. Il incombe à tout utilisateur de veiller à préserver toute information à caractère confidentiel relevant de l’activité professionnelle ou de la vie privée détenue par la mutuelle. Chaque utilisateur doit notamment vérifier rigoureusement l’adresse des destinataires lors de l’envoi d’un message à l’extérieur de la mutuelle. Les pièces jointes sensibles doivent être protégées par mot de passe ou chiffrement.
L’utilisateur ne doit jamais envoyer des messages en masse (plus de 20 destinataires, sauf listes de diffusion internes validées), ou en chaîne (messages reçus individuellement dans le cadre d’une diffusion collective avec invitation à le renvoyer également collectivement) sauf demande de la Direction. Les informations diffusées via la messagerie engagent la responsabilité civile et/ou pénale de leur auteur.
L’utilisateur s’interdit de recourir à des procédures automatiques de renvoi de courriels à destination d’une messagerie externe.
L’utilisateur veille à respecter les règles définies par la Direction pour ce qui concerne la mise en forme des messages ainsi que la signature électronique de ceux-ci.
Toute utilisation de la messagerie à des fins autres que professionnelles est tolérée dans le respect du cadre suivant :
d’indiquer, dans l’objet de tout message électronique, son caractère personnel en indiquant les mentions « Privé » ou « Personnel » et d’inviter ses correspondants à faire de même (à défaut d’une telle mention, le message électronique sera réputé à caractère professionnel et ne bénéficierait pas, conformément à la loi et à la jurisprudence applicables, de la protection réservée aux correspondances privées). Il est rappelé que l’utilisation du terme « privé » ou « personnel » dans le titre d’un mail ou d’un fichier ne doit concerner que des messages à caractère réellement personnel et non pas professionnel,
d’éviter toute indication qui pourrait laisser croire à son destinataire que le message est rédigé dans le cadre de l’exercice professionnel,
de classer ses courriers électroniques privés (reçus ou envoyés) dans un répertoire à part portant la mention « Personnel » de manière à prévenir les gestionnaires de la messagerie électronique de la nature particulière des informations qu’il contient. Les gestionnaires de la messagerie s’interdiront la lecture de tels messages, sauf à y être autorisés conformément à la loi (par exemple demande par une autorité etc.).
Le nombre et le volume de messages électroniques mentionnés « Privé » ou « Personnel » ne doivent pas dépasser un nombre et un volume raisonnable. Les gestionnaires du système d’information peuvent demander à tout utilisateur d’effacer tout ou partie de ses messages extraprofessionnels présents dans les systèmes d’information de la mutuelle. En cas d’urgence ou au cas où l’utilisateur ne donnerait pas suite dans les 24 heures suivant la demande, les messages sortant signalés comme « privé » ou « personnel », les messages identifiables par leur mention « privé » ou « personnel » pourront être effacés par l’administrateur du système d’information sans nouvel avertissement préalable. Sauf accord exceptionnel de la Direction, il est interdit de recourir à partir de son poste de travail et via une connexion internet (même dans le cas où cette connexion est autorisée) à un « webmail » dans le but d’accéder ou d’aller chercher ses messages extraprofessionnels dans une messagerie privée. Cette interdiction est fondée sur la prévention du risque, réel et fréquent, d’introduction de virus dans le système d’information à partir de messageries privées externes insuffisamment protégées.
Conditions d’utilisation d’Internet
L’usage d’internet par les utilisateurs est réservé à des fins professionnelles. Il est interdit de connecter les ressources informatiques à internet via un autre moyen que celui de la Mutuelle.
Un dispositif préventif empêchant ou restreignant l’accès à certaines catégories de sites non professionnels est mis en place ; l’utilisateur s’engage à ne pas contourner ce dispositif. En tout état de cause, l’accès volontaire, quel qu’en soit le moyen, à des sites bloqués par le dispositif de sécurité de la Mutuelle est interdit.
7.2.1.Téléchargement et impression de documents ou fichiers
Le téléchargement de fichiers et l’impression de documents à titre privé ne sont autorisés qu’à titre exceptionnel et pour répondre à des situations d’urgence ou liées à des contraintes particulières justifiées. De telles opérations sur des fichiers ou documents volumineux sont cependant strictement interdites. De même, sont interdites les pratiques reposant sur le partage du disque dur de l’ordinateur, telle que la pratique du « peer-to-peer ».
7.2.2. Participation à des listes de diffusion, forums de discussions ou discussions en ligne, jeux en réseau
La participation à des listes de diffusion, forums de discussions ou de discussions en ligne engage la responsabilité de l’auteur de la contribution ; il est par conséquent interdit de participer à de telles activités à des fins autres que professionnelles. L’installation de logiciels permettant de participer à des jeux en réseau ainsi que la participation à ce type de jeux sont prohibées.
7.2.3. Visioconférence Conformément aux dispositions du RGPD et de la loi Informatique et Libertés, l’enregistrement de l’image ou du son des participants dans le cadre d’une visioconférence ne peut intervenir qu’après recueil préalable de leur consentement exprès. De la même manière, tout enregistrement ou traitement automatisé de données, notamment au moyen d’outils d’intelligence artificielle (tels que la génération automatique de comptes rendus), est subordonné à l’obtention de ce même consentement préalable.
Les enregistrements éventuellement réalisés sont strictement limités à un usage interne, exclusivement destinés à favoriser la diffusion d’informations, la continuité de l’activité ou l’accompagnement des équipes. Ils ne peuvent faire l’objet d’aucune exploitation externe ou détournée de leur finalité initiale.
La participation à un enregistrement repose sur un consentement libre, spécifique, éclairé et révocable à tout moment, sans que l’exercice de ce droit ne puisse entraîner de conséquence défavorable. En cas de refus ou de retrait de consentement, il appartient au collaborateur de désactiver sa caméra et/ou son micro ; il conserve la faculté de participer par tout moyen alternatif mis à disposition, tels que le tchat ou la messagerie interne.
Conditions d’utilisation de la téléphonie
L’usage de la téléphonie fixe et mobile par les utilisateurs est réservé à des fins professionnelles. Les numéros appelés à partir des téléphones mobiles, appartenant à la mutuelle et mis à disposition des salariés au titre de leur activité professionnelle, sont enregistrés sur les factures détaillées remises à la mutuelle. Ces éléments pourront servir à la mutuelle afin de contrôler l’usage fait par l’utilisateur de la téléphonie. L’usage du réseau téléphonique à titre privé est toléré à condition qu’il soit justifié par une situation d’urgence et à titre exceptionnel. Un système d’écoute et/ou d’enregistrement des communications des centres d’appels téléphoniques est mis en place dans un but de formation et de contrôle de la qualité du service téléphonique rendu. Dans ce cas, les utilisateurs concernés seront préalablement informés de sa mise en œuvre et pourront prendre connaissance du compte rendu de la conversation écoutée/enregistrée et formuler leurs observations. Les enregistrements effectués ne seront conservés que durant le délai strictement nécessaire à l’objectif poursuivi et sous couvert du respect des règles législatives et jurisprudentielles en vigueur.
Conditions d’utilisation de l’Intelligence Artificielle (IA)
L’usage d’outils d’intelligence artificielle (IA) — tels que ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Claude, Perplexity ou tout autre service similaire — est strictement encadré par la Mutuelle. L’utilisation d’outils d’IA disposant de licences professionnelles validées par le service informatique peut être autorisée pour traiter certaines données internes de la Mutuelle, sous réserve du respect strict des règles suivantes :
ne concerner que des données strictement nécessaires au traitement (principe de minimisation),
exclure toute donnée de santé ou catégorie de donnée considérée comme sensible au sens du RGPD, sauf autorisation formelle et exceptionnelle par la hiérarchie,
faire l’objet d’une vérification humaine systématique du contenu produit avant diffusion ou intégration dans un livrable officiel,
L’usage d’outils d’IA externes gratuits, personnels ou non validés (versions free de ChatGPT, Copilot gratuit, Gemini gratuit, Perplexity free, etc.) est strictement limité à :
des recherches documentaires générales,
des reformulations ou réécritures de texte ne contenant aucune information interne, confidentielle ou personnelle de la Mutuelle.
Il ne doit en aucun cas être utilisé pour traiter, copier, coller, analyser ou décrire :
des données internes,
des informations confidentielles,
des données personnelles ou de santé,
des documents liés aux adhérents, collaborateurs, partenaires ou contrats.
Toute utilisation d’un outil IA gratuit en dehors de ces usages est interdite.
Contrôle de l’utilisation des ressources informatiques et téléphoniques et accès aux données de contrôle
Les opérations de journalisation, de surveillance, ou d’analyse des flux et des échanges sont fondées :
sur l’intérêt légitime de la Mutuelle à assurer la sécurité de son système d’information,
sur ses obligations légales et réglementaires (notamment RGPD, DORA, Code de la Mutualité).
Dans ce cadre, elles peuvent être analysées et contrôlées par le service Informatique dans le respect de la réglementation applicable et de la présente charte, après demande de la Direction.
L’accès aux données issues des logs et contrôles est strictement limité aux personnes habilitées (RSSI, DSI, DPO, direction générale, audit interne) dans le cadre de leurs missions.
En cas d’urgence, le service informatique a la possibilité de modifier temporairement les conditions d’utilisation d’une ressource informatique et/ou téléphonique afin d’en optimiser le fonctionnement ou de maintenir le bon état de cette ressource. Chaque modification fera l’objet d’une information et/ou d’une validation de la Direction.
S’agissant de ressources informatiques, un système de journalisation des connexions par utilisateur, destiné à sécuriser l’accès au réseau et aux fichiers informatiques, est mis en œuvre de façon permanente.
Lorsque des dérives de nature à porter préjudice à l’intérêt de la mutuelle seraient constatées ou en cas de nécessité, la Direction de la Mutuelle pourra requérir du service informatique toutes mesures de surveillance portant sur les ressources informatiques ou téléphoniques, dans le respect de l’information personnelle de l’utilisateur et de la réglementation définie par la CNIL.
Des contrôles peuvent être réalisés sur l’usage de la messagerie. Ils portent en particulier sur :
les volumes/nombre de messages échangés,
les tailles des messages,
le format des pièces jointes (images, vidéos, exécutables, fichiers compressés, …),
la quantité d’espace disque utilisée,
une analyse sémantique des messages (sélection de mots à caractère pornographique, raciste, ...).
Au niveau du pare-feu (ou firewall), la mutuelle aura la possibilité de vérifier le trafic sortant et entrant dans la mutuelle. Sont détenues toutes les traces de l’activité qui transite par le pare-feu (sites visités, heures des visites, éléments téléchargés, nature du texte, images, vidéos ou logiciels).
Des contrôles peuvent ainsi être réalisés sur l’usage d’internet ; ils portent sur :
la durée de connexion,
les volumes transférés,
les sites visités.
Un outil permettant d’analyser les contenus des sites visités est mis en place.
La mutuelle attire l’attention de chaque utilisateur sur le fait que les outils informatiques génèrent aujourd’hui automatiquement des traces, sans que celles-ci aient été spécifiquement conçues pour permettre d’exercer une surveillance, même si certaines de ces données peuvent être utilisées à des fins de contrôle, tel qu’indiqué ci-dessus. L’utilisateur s’interdit d’effacer toute trace liée à son activité.
D’une manière générale, l’utilisateur admet que toute connexion aux réseaux internes de la mutuelle l’identifie et accepte l’enregistrement automatique des traces de son activité.
Limite au droit d’accès de l’utilisateur
Le matériel fourni reste la propriété de la Mutuelle qui est maître des droits d’accès qu’elle accorde à chaque utilisateur.
Le droit d’accès peut être total ou partiel. À tout moment ce droit peut être modifié ou retiré. Ce droit d’accès cesse lorsque l’utilisateur quitte la Mutuelle ou n’a plus de relations contractuelles avec celle-ci.
Afin d’assurer la continuité de service, la Mutuelle peut, en cas d’absence temporaire ou prolongée d’un collaborateur, autoriser un accès nécessaire aux informations professionnelles auxquelles il avait accès dans le cadre de ses fonctions.Lorsque cela est nécessaire à la poursuite de l’activité, l’employeur peut demander la restitution temporaire du matériel professionnel, dossiers ou documents.
En cas de fin ou de suspension du contrat de travail, le collaborateur doit restituer l’ensemble du matériel informatique, supports, documents ou accès mis à sa disposition.Il s’engage à faciliter l’organisation matérielle de cette restitution, dans des délais raisonnables fixés par l’employeur. Seuls les éléments strictement professionnels peuvent être récupérés par la Mutuelle ; les données identifiées comme personnelles doivent être supprimées par le collaborateur avant restitution.
Garantie d’un droit à la déconnexion
En dehors de ses périodes habituelles de travail, tout salarié de la mutuelle bénéficie du droit de se déconnecter des outils numériques mis à sa disposition par la mutuelle. L’effectivité de ce droit suppose une régulation de l’utilisation des moyens de communication électroniques par les émetteurs et par les receveurs de messages électroniques et téléphoniques, et ce, dans le cadre défini par la mutuelle favorisant cette utilisation régulée.
Sauf en cas d’urgence, ou de nécessité impérieuse de service, le salarié veillera, pendant ses temps de repos, de congés et plus généralement pendant toute période de suspension du contrat de travail quelle qu’en soit la nature, à ne pas utiliser, pour exercer une activité professionnelle, les outils numériques professionnels mis ainsi à sa disposition, ni à se connecter au réseau professionnel par quelque moyen que ce soit.
Pendant ces périodes, le salarié n’est également pas tenu, sauf en cas d’urgence ou de nécessité impérieuse de service, de répondre aux appels et différents messages qui lui sont destinés. Le collaborateur ne peut subir aucune conséquence immédiate ou différée liée à l’exercice de son droit à la déconnexion.
Chaque salarié doit veiller au respect de son droit propre à la déconnexion mais également à celui des autres salariés de la mutuelle. Ainsi, sauf en cas d’urgence ou de nécessité impérieuse de service, il est souhaitable de ne pas contacter, sous quelque forme que ce soit, un autre salarié de la mutuelle en dehors de ses horaires de travail.
Violation de la charte
Le non-respect des règles et mesures de sécurité figurant dans la présente charte engage la responsabilité personnelle de l’utilisateur, dès lors qu’il est prouvé que les faits fautifs lui sont personnellement imputables et l’expose, éventuellement et de manière appropriée et proportionnée au manquement commis, aux sanctions disciplinaires définies par le règlement intérieur.
La procédure disciplinaire et les sanctions resteront de la compétence de la mutuelle qui emploie toutes personnes extérieures intervenant au sein de la mutuelle à quelque titre que ce soit.
L’utilisateur est seul responsable de l’utilisation des ressources informatiques qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès, et ce, notamment lorsque cette utilisation va à l’encontre des dispositions prévues par la présente charte.
Dans l’hypothèse où l’utilisateur engagerait tout de même la responsabilité civile ou pénale de la mutuelle, cette dernière pourrait exercer un recours contre l’utilisateur responsable conformément au droit commun.
La présente charte entrera en vigueur le 18/12/2025
