Accord relatif aux conditions d'accès et d'utilisation des ressources numériques par les organisations syndicales et les représentants du personnel d'Enedis
Application de l'accord Début : 13/11/2023 Fin : 01/01/2999
ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS D’ACCES ET D’UTILISATION DES RESSOURCES NUMERIQUES PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES ET LES REPRESENTANTS DU PERSONNEL D’ENEDIS
PREAMBULE Enedis ainsi que les Organisations Syndicales Représentatives signataires reconnaissent que l’accès et l’utilisation des ressources numériques constituent une condition importante de l’exercice de leur activité. Cet accord s’inscrit ainsi dans une perspective d’enrichissement de la qualité et de la fluidité du dialogue social.
Les signataires du présent accord sont conscients que les ressources informatiques font partie intégrante du patrimoine de l’Entreprise. Ils actent que l’utilisation des outils mis à disposition par le présent accord s’inscrira dans le respect des dispositions applicables à Enedis (UMS compris).
Table des matières TOC \o "1-3" \h \z \u PREAMBULE PAGEREF _Toc149140317 \h 1 Article 1 – Principes Généraux PAGEREF _Toc149140318 \h 3 Article 2 – Accès aux sites internet des organisations syndicales présentes dans l’entreprise PAGEREF _Toc149140319 \h 3 2.1 – Principes PAGEREF _Toc149140320 \h 3 2.2 – Conditions d’utilisation PAGEREF _Toc149140321 \h 3 2.3 – Condition de mise en œuvre PAGEREF _Toc149140322 \h 4 Article 3 – L’accès à la messagerie de l’entreprise par les organisations syndicales et les représentants du personnel PAGEREF _Toc149140323 \h 4 3.1 Communication avec la direction et entre les bénéficiaires PAGEREF _Toc149140324 \h 4 3.2 Bénéficiaires PAGEREF _Toc149140325 \h 4 3.3 Communication auprès des salariés PAGEREF _Toc149140326 \h 5 3.4 Création d’un espace collaboratif pour le fonctionnement de l’organisation syndicale PAGEREF _Toc149140327 \h 5 3.5 Création d’une communauté sur l’Intranet Social de l’Entreprise PAGEREF _Toc149140328 \h 6 Article 4 – Utilisation de l’Intranet et d’Internet PAGEREF _Toc149140329 \h 6 Article 5 – Dotation en matériel PAGEREF _Toc149140330 \h 6 Article 6 – Téléphonie PAGEREF _Toc149140331 \h 7 Article 7 – Utilisation des outils mis à disposition PAGEREF _Toc149140332 \h 8 Article 8 – Dispositions finales PAGEREF _Toc149140333 \h 8 8.1 Champ d’Application PAGEREF _Toc149140334 \h 8 8.2 Entrée en vigueur et durée de l’Accord PAGEREF _Toc149140335 \h 9 8.3 Groupe de Suivi PAGEREF _Toc149140336 \h 9 8.4 Révision PAGEREF _Toc149140337 \h 9 8.5 Communication et publicité de l’accord PAGEREF _Toc149140338 \h 10 ANNEXE 1 – PACKS ET EQUIPEMENT PAR TYPE DE MANDATS PAGEREF _Toc149140339 \h 11 Article 1 – Principes Généraux
Les signataires souhaitent s’inscrire dans la continuité des dispositions conventionnelles antérieures.
Pour autant, certaines adaptations doivent être apportées au regard des accords collectifs en vigueur dans l’Entreprise concernant les Institutions Représentatives du Personnel et le droit syndical ainsi que des évolutions des standards technologiques de l’entreprise.
Article 2 – Accès aux sites internet des organisations syndicales présentes dans l’entreprise
2.1 – Principes
L’entreprise ouvre la possibilité à chaque salarié de consulter, pour chacune des tendances syndicales représentées dans l’entreprise, le site internet de leur organisation syndicale ou de leur fédération. A cet effet, les organisations syndicales d’une même tendance syndicale ayant constitué au moins une section syndicale d’établissement dans l’entreprise, fourniront à l’administrateur désigné l’adresse du site de leur organisation qu’elles souhaitent ouvrir à la consultation des salariés de l’entreprise ainsi que le nom de la personne désignée comme responsable et interlocuteur du représentant d’Enedis.
2.2 – Conditions d’utilisation
Les contenus des sites identifiés conformément à l’article 2.1 sont librement déterminés par les organisations syndicales dans le respect des conditions d’exercice du droit syndical.
Les informations figurant sur ces sites pourront être librement consultées par les salariés dans le respect des dispositions applicables à Enedis.
Il est par ailleurs précisé que pour assurer la sécurité du système d’information et sa disponibilité, certaines ressources figurant sur ces sites pourraient ne pas être accessibles pour des raisons techniques liées à leur format (certains fichiers audio ou vidéo, par exemple). De même, les liens figurant sur ces sites se référant à des contenus externes au site de l’organisation syndicale pourraient ne pas être activés. 2.3 – Condition de mise en œuvre
Le processus de gestion technique est confié à l’opérateur informatique et télécommunications de l’entreprise.
Article 3 – L’accès à la messagerie de l’entreprise par les organisations syndicales et les représentants du personnel
3.1 Communication avec la direction et entre les bénéficiaires
Des adresses emails, génériques et non nominatives (BAL fonctionnelle), sont attribuées aux sections syndicales d’établissement. Une adresse email générique au périmètre des délégués syndicaux centraux sera également attribuée et utilisable par les personnes habilitées. 3.2 Bénéficiaires
L’utilisation de la messagerie, mise à disposition dans le cadre de l’article 3.1, est strictement réservée à l’exercice des activités syndicales ou représentatives au sein d’Enedis, dès lors qu’elle est utilisée au titre de l’un des mandats ci-dessous :
de Délégué Syndical Central (DSC), d’Adjoint au Délégué Syndical Central, de Délégué Syndical (DS), de Délégué Syndical Supplémentaire (DSS), de Représentant de Section Syndicale (RSS), de Coordinateur Syndical ;
de Membre au Comité Social et Economique (CSE) ou Représentant Syndical au CSE (RS CSE) ;
de Membre au Comité Social et Economique Central (CSE-C) ou Représentant Syndical au CSE Central (RS CSE-C) ;
de Membre de la Commission Questions Individuelles et Collectives
de Représentant de Proximité (RP) ;
de Membre de la Commission Secondaire du Personnel (CSP).
L’utilisation de la messagerie de la section syndicale ou du salarié mandaté, sera privilégiée dans l’échange des communications écrites entre les sections syndicales, les représentants syndicaux, les représentants du personnel et la direction de l’établissement. Cette utilisation pourra conduire dans le cadre des politiques de développement durable de l’entreprise à une réduction des consommations de papier.
3.3 Communication auprès des salariés
La messagerie fonctionnelle peut être aussi utilisée pour communiquer auprès des salariés ; dans ce cas, son utilisation est autorisée dans le respect des conditions suivantes :
La diffusion est strictement limitée au périmètre de l’établissement concerné dans lequel une section syndicale a été constituée (existence de DS, DSS, RSS ou coordinateur syndical) ou dans lequel l’IRP est compétente ;
La direction mettra à disposition des Organisations Syndicales les listes à jour des salariés d’Enedis dont l’UMS (nom et prénom des salariés, collège, UM, Département, Commune, ainsi que leur adresse mail, sous format Excel. Pour les l’établissements Fonctions Centrales et Dir2S, le DUM sera ajouté), à raison de 4 fois par an, qu’elles conservent pour leur propre usage. Les listes seront envoyées, à la maille appropriée : par la DRHTS aux délégués syndicaux centraux pour la maille nationale et par les Unités aux délégués syndicaux et aux représentants de section syndicale ;
Chaque message diffusé par les DS, DSS, RSS, les représentants du personnel ou le coordinateur syndical devra comporter une mention précisant que le récepteur a la possibilité de demander à ne plus recevoir ce type de message ;
Le volume de chaque message diffusé dans ce cadre devra respecter les limites des messageries de l’entreprise sans dépasser 10 Méga octets. Seules les pièces jointes compatibles avec les paliers techniques en vigueur (de type Word, Powerpoint, Excel, pdf, jpeg, Zip, etc.) sont autorisées. La création d’un lien vers un document d’un SharePoint ou d’une communauté sera privilégiée par rapport à l’envoi de pièces jointes ;
Afin d’optimiser le fonctionnement de cette boite aux lettres, les utilisateurs s’engagent à archiver régulièrement leur messagerie.
3.4 Création d’un espace collaboratif pour le fonctionnement de l’organisation syndicale
Afin de faciliter le fonctionnement du collectif, un espace collaboratif SharePoint sera créé, sur demande de la section syndicale et animé / administré sous la responsabilité des DS ou des RSS.
Dans ce cadre, les organisations syndicales bénéficieront d’un accompagnement de l’entreprise.
3.5 Création d’une communauté sur l’Intranet Social de l’Entreprise
Une communauté publique sera créée, pour chaque organisation syndicale représentative à la maille nationale dans l’Intranet social de l’entreprise.
Cette communauté, unique pour chacune des organisations syndicales, sera animée / administrée sous la responsabilité et la modération du Délégué Syndical Central.
Dans ce cadre, les organisations syndicales bénéficieront d’un accompagnement de l’entreprise.
Article 4 – Utilisation de l’Intranet et d’Internet
L’utilisation de l’Intranet et d’Internet est réservée à l’exercice des activités des sections syndicales d’établissement et des personnes titulaires d’un des mandats précisés à l’article 3.2, dans le respect des dispositions applicables à Enedis et des dispositions légales.
Ainsi, en accédant à ces services, l’utilisateur s’engage à :
Utiliser les données mises en ligne sur l’Intranet qui sont et restent la propriété d’Enedis dans des conditions qui ne nuiront pas aux intérêts de cette dernière,
Utiliser l’accès Internet dans le seul cadre de l’exercice de leur activité syndicale et/ou représentative.
Respecter la charte d’utilisation des ressources numériques et les consignes de sécurité et de bon usage en vigueur à Enedis et dans ses établissements. L’opérateur informatique de l’entreprise sera chargé de veiller au respect de ces dispositions.
Article 5 – Dotation en matériel
Afin de permettre la mise en œuvre des articles 3 et 4 de l’accord, l’entreprise mettra à disposition ou donnera accès à du matériel informatique dans les plus brefs délais, conformément au tableau figurant à l’annexe 1. Ces équipements par type de mandat ou type de local sont fixés au niveau national et ne pourront pas faire l’objet d’adaptation locale.
En cas de situation particulière justifiant un examen spécifique, celui-ci sera réalisé par la DRHTS d’Enedis en liaison avec l’Unité employeur.
Les salariés en situation de handicap et relevant du présent accord bénéficieront des équipements adaptés.
Il sera mis à disposition de chaque section syndicale dans l’établissement, et de chaque représentant du personnel qui n’en dispose pas déjà au titre de son emploi, un micro-ordinateur (Cf. Annexe), configuré dans un environnement logiciel standard, connecté au réseau téléinformatique de l’entreprise, ainsi que d’un accès au système de messagerie de type Microsoft Office.
Par principe, le matériel fourni est équivalent au standard déterminé au sein de l’établissement pour ses salariés. S’agissant du poste mis à disposition du Délégué Syndical (ou d’une tierce personne désignée par ses soins), il pourra être installé, à sa demande : un logiciel permettant la modification de fichiers de type PDF, un logiciel de Publication Assistée par Ordinateur (PAO) et de retouche d’image conforme au cadre de référence de l’entreprise (avec les didacticiels associés).
Tout autre matériel ou logiciel ne peut être installé qu’après accord de l’opérateur informatique en conformité avec le cadre de référence d’entreprise.
L’entretien courant, les mises à niveau et les remplacements des matériels sont réalisés par l’opérateur informatique dans les conditions du cadre de référence défini par l’entreprise pour l’ensemble de ses salariés.
L’ensemble des matériels et logiciels demeure la propriété de l’entreprise. Ces matériels sont sous l’entière responsabilité de leur bénéficiaire qui devra prendre toute mesure nécessaire pour éviter le vol ou la détérioration. En cas de détérioration liée à un non-respect des consignes de sécurité, le matériel ne sera pas remplacé sauf situation particulière validée par la Direction de l’Unité concernée.
Article 6 – Téléphonie Dans le cadre de leur mission, les représentants du personnel ou les représentants syndicaux visés dans l’annexe du présent accord, disposent d’un téléphone portable professionnel (Smartphone) ainsi que d’un forfait illimité.
Conformément à la Politique Téléphonie Mobile en vigueur au sein d’Enedis, les mandatés éligibles bénéficieront de l’offre 100% pro. Les salariés détenant un mandat électif ou syndical disposeront d’une ligne téléphonique excluant toute possibilité d’interception de leurs communications ou d’identification de leurs correspondants, en raison du principe de libre exercice des fonctions syndicales.
Ces dispositions s’appliqueront également aux lignes fixes mises à disposition dans les locaux syndicaux dans le cadre du présent accord.
Conformément aux dispositions de la charte sur les ressources numériques et la politique de protection des Données à Caractère Personnel (DCP) et de conformité au règlement général sur la conformité des données (RGPD), la confidentialité liée à l’exercice des mandats est préservée.
Les smartphones mis à disposition dans le cadre de cet accord ne font l’objet d’aucune mesure de géolocalisation ni d’écoute des conversations ni de lecture des SMS.
Toutes les évolutions technologiques qui pourraient intervenir, devront garantir la préservation de la confidentialité liée aux mandats. Article 7 – Utilisation des outils mis à disposition
Les outils et ressources informatiques mis à disposition dans le cadre du présent accord font partie intégrante du patrimoine de l’entreprise.
Toute utilisation non conforme aux dispositions du présent accord ainsi qu’aux règles en vigueur à Enedis, relatives notamment à l’exercice du droit syndical, à l’utilisation des outils informatiques et à la protection des données, fera l’objet d’un rappel à la règle par la Direction des Ressources Humaines de l’établissement concerné ou de la DRHTS.
Le groupe de suivi constitué à l’article 8.3 sera informé des utilisations non-conformes.
En cas de nouvelle utilisation irrégulière dans un délai de 6 mois, la suspension de ces services sera effectuée pour une durée d’un mois afin de faire cesser l’usage non conforme à la charte d’utilisation des ressources numériques, des accès numériques attribués à la section syndicale.
En cas de nouvelle récidive, il sera procédé à la fermeture définitive des connexions réseaux. Le matériel devra être immédiatement restitué.
Par ailleurs, les logos et autres éléments d’identités visuelles d’Enedis ne pourront être utilisés par les bénéficiaires du présent accord sauf autorisation expresse de l’employeur.
Article 8 – Dispositions finales
8.1 Champ d’Application
Le présent accord fixe les conditions d’accès aux ressources numériques par les Organisations Syndicales et les représentants des salariés au sein des IRP pour Enedis (UMS compris).
Il concerne tous les salariés titulaires de mandats représentatifs et/ou syndicaux selon sa situation au regard de son ou de ses mandats
8.2 Entrée en vigueur et durée de l’Accord
Le présent accord entrera en
vigueur à compter du 13 novembre 2023 après avoir été régulièrement et préalablement déposé auprès des autorités compétentes.
Il est conclu pour une durée déterminée
de 4 ans.
Trois mois avant l’arrivée au terme, les parties signataires conviennent de se réunir afin d’examiner les éventuelles suites à donner.
8.3 Groupe de Suivi
Un groupe de suivi composé de trois représentants maximum par organisation syndicale représentative signataire de l’accord et de représentants de la Direction est mis en place. Il veillera à la mise en œuvre de l’ensemble des dispositions de l’accord et pourra, en cas d’inobservation ou de manquement à ces dispositions, proposer toute recommandation compatible avec le présent accord, et de nature à résoudre les difficultés constatées. Il dressera, à l’issue de la période d’application, un bilan afin de proposer les éventuelles adaptations nécessaires.
Ce groupe se réunira au moins 1 fois au cours de la mandature et avant la fin de la troisième année. Il peut également se réunir sur demande de la Direction ou d’une des organisations syndicales représentatives signataires, notamment en fonction des évolutions technologiques.
8.4 Révision
A la demande d’une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ou de l’employeur, il peut être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L.2261-7-1 du Code du travail.
La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée motivée aux autres parties.
Cette lettre devra indiquer les points concernés par la demande de révision et être accompagnée de propositions écrites de substitution. A compter de la réception de la demande de révision, les parties se rencontreront dans un délai de deux mois.
8.5 Communication et publicité de l’accord
Le présent accord, une fois signé, sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives conformément aux dispositions de l’article L 2231-5 du Code du travail.
Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.
Fait à Courbevoie, le 26 octobre 2023
Pour Enedis :
Directeur des Ressources Humaines, Transformation, Santé Sécurité
Pour les Organisations Syndicales Représentatives :
CFDT
CFE-CGC
CGT
FO
ANNEXE 1 – PACKS ET EQUIPEMENT PAR TYPE DE MANDATS Type de Pack Moyens NTIC Associés Mandats Eligibles
Locaux syndicaux
Micro Fixe en libre accès sur demande
Services : Messagerie Outlook 50Go, Microsoft Teams, ligne fixe, Internet Web2, Intranet ;
Accès aux imprimantes partagées
Conférencier collaboratif sur demande.
Local CSE Central
Local CSE
Local Section Syndicale
Local commun section syndicale
Tertiaire
Ordinateur Ultra Portable (clavier, souris, adaptateur VGA et HDMI) ;
Ecran déporté sur les postes de travail et adaptateur secteur
Outil de connexion à distance
Smartphone avec forfait entreprise et accès MMO ;
Services : Messagerie Outlook 50Go, Microsoft Teams, WIFI, Security Box, Internet Web2, Intranet ;
Coque de téléphone et verre trempé sur demande
Casque collaboratif sur demande
Filtre de confidentialité sur demande
Sacoche ou sac à dos sur demande
Accès aux imprimantes partagées
Délégués Syndicaux Centraux et Adjoints
Coordinateurs Syndicaux
Membres du CSE Central (Titulaires, Suppléants, Représentants syndicaux)
Membres de CSE (Titulaires, Suppléants et Représentants syndicaux)
Délégués Syndicaux, Délégués Syndicaux Supplémentaires, Responsable de Section Syndicale
Membres de la Commission Questions Individuelles et Collectives
Représentants de proximité
Membres CSP Maille nationale et locale
NB :
Tout titulaire d'un mandat disposant au titre de son emploi d'un des matériels énumérés ci-dessus ne se verra pas doté d'un nouveau matériel mais sera mis en conformité si nécessaire.
