DÉCISION UNILATÉRALE RELATIVE À LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE LORS DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES
MERGEFIELD INTROsté1 La SAS ENIOKA CONSEIL, société par actions simplifiée au capital de 1.093.445 euros, dont le siège social est situé : 13 rue du mail 75002 Paris, MERGEFIELD INTROSté2 immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 840 677 801, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXX, directeur général
Ci-après quelquefois dénommée « la Société » ou « l’entreprise » pour des raisons de commodités de rédaction,
Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
En application de la loi pour la confiance dans l'économie numérique (Loi n°2004-575 du 21 juin 2004) et afin de faciliter les démarches relatives au vote des élections professionnelles, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections de la SAS ENIOKA CONSEIL d’autoriser le vote par voie électronique.
Cet accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Il comporte notamment les dispositions relatives : modalités de votes applicables, confidentialité des données, contrôle du fonctionnement.
L’entreprise et les organisations syndicales définissent dans le protocole préélectoral les modalités techniques et fonctionnelles du vote, à savoir : les modalités générales d’organisation, la répartition des sièges, la mention de la proportion hommes/femmes composant chaque collège électoral.
ARTICLE 1.Champ d’application du présent accord
Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la SAS ENIOKA CONSEIL ayant la qualité d’électeur à la date du premier tour de scrutin des élections professionnelles de l’année 2024 se déroulant : le 30/05/2024, de 9h00 à 15h00.
ARTICLE 2.Objet de l’accord
Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique pour les élections professionnelles bien que ce dispositif doive être prévu par le protocole d’accord préélectoral pour chaque scrutin.
L’accord préélectoral comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.
ARTICLE 3.Durée, adhésion et entrée en vigueur de l’accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt au greffe du conseil des prud’hommes compétent et à la DREETS.
Il fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L2231-5 à L2231-7 du Code du travail.
Conformément à l’article L2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.
L’adhésion produira effet sous réserve :
de sa rédaction sous forme d’acte écrit et signé par le représentant légal de l’organisation syndicale désireuse d’adhérer ;
des formalités de dépôts et publications prévues conformément à la réglementation en vigueur (article L2261-1 du Code du travail) ;
de la notification de cet acte, aux parties signataires, dans un délai de 8 jours.
ARTICLE 4.Choix du prestataire
Les signataires conviennent de confier à une société prestataire l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.
La prestataire qui sera retenu pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :
la
sincérité et l’intégrité du vote (conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique) ;
l’
anonymat et le secret du vote (impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier) ;
l’
unicité du vote (impossibilité de voter à nouveau pour un même scrutin avec les mêmes moyens d’authentification) ;
la
confidentialité et la liberté du vote (exercice du droit de vote sans pression extérieure).
Le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires des articles R2314-9 à R2314-21 et R2324-5 à R2324-17 du Code du travail. Les coordonnées du prestataire seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral. Ce dernier fera mention de la conclusion du présent accord.
ARTICLE 5.Modalité d’organisation du vote électronique
Les signataires du présent accord conviennent que les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique, mentionnée ci-dessous, et dans les conditions mentionnées ci-dessous.
Afin de pouvoir se connecter sur place ou à distance, chaque électeur recevra un moyen d’authentification confidentiel. La sécurisation et le chiffrement des données seront assurés par le prestataire choisi conformément au cahier des charges figurant en annexe du présent accord.
ARTICLE 6. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique
Le système de vote électronique ainsi que les procédures relatives à sa mise en place doivent avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur (articles R2314-5 à R2314-8 du Code du travail).
L’expert aura pour obligation d’effectuer les vérifications suivantes :
l’existence d’un accord collectif autorisant le recours au vote électronique ;
l’existence d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R2314-6 et suivants du Code du travail ;
la confidentialité et la sécurité du dispositif ;
l’accessibilité aux données et la présence de fichiers dédiés (clé de chiffrement, éléments d’authentification des électeurs, etc.) ;
les conditions et modalités de scellement du dispositif de vote retenu.
ARTICLE 7.Dates et horaires de vote
Pour chaque tour de scrutin, il a été convenu que le vote électronique se déroule durant une période délimitée.
Pour le premier scrutin, cette période débutera le 30/05/2024, à 9h00, pour se terminer le 30/05/2024, à 15h00.
Le cas échéant, pour le second tour de scrutin, cette période débutera le 13/06/2024, à 9h00, pour se terminer le 13/06/2024, à 15h00.
ARTICLE 8.Transmission des listes électorales et des listes de candidats
La charge d’établir les listes électorales mentionnant les électeurs appelés à prendre part au vote pour les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, est à la charge de la SAS ENIOKA CONSEIL.
Pour ce faire, la Société assurera la transmission des contenus au prestataire visé à l’article 4 du présent accord conformément aux dispositions fixées par le protocole d’accord préélectoral.
Les listes de candidats seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral venant préciser les modalités d’organisation des élections professionnelles. Ces listes seront adressées au prestataire pour intégration dans le système informatique à la date prévue par le protocole préélectoral.
ARTICLE 9. Bulletin de vote
Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire, mentionné à l’article 4 du présent accord, devra s’assurer que la typographie utilisée est identique pour l’ensemble des listes.
De plus, le prestataire veillera à ce que le système de vote électronique retenu fasse apparaître la présentation des listes sur les écrans dans l'ordre communiqué.
ARTICLE 10.Dépouillement et résultat des votes
À compter de la clôture du scrutin prévue le 30/05/2024, à 15h00, le site de vote ne sera plus accessible aux électeurs. De plus, le contenu de l’urne, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007, le dépouillement ne doit être possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes.
Le décompte des voix devra apparaître à l'écran et faire l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote électronique devra être scellé après le dépouillement, afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
ARTICLE 11. Conservation des fichiers après le scrutin
L’employeur ou le prestataire qui a été retenu, conserve sous scellés et dans les délais prévus par l’article R2314-17 du Code du travail, les fichiers supports comprenant la copie des programmes, les matériels de votes, les fichiers d'émargements, de résultats et de sauvegarde. À l’expiration des délais, l’employeur ou, le cas échéant, le prestataire, procède à la destruction des fichiers.
ARTICLE 12. Révision de l’accord
Le présent accord pourra faire l'objet d’une révision conformément aux articles L2261-7 et suivants du Code du travail.
Toute demande de révision sera obligatoirement accompagnée d'une proposition de rédaction nouvelle. Celle-ci sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.
Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de trois mois à partir de l'envoi de cette lettre, les parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision.
Les stipulations qui font l’objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant. Cet avenant est soumis aux mêmes règles de validité et de publicité que le présent accord.
ARTICLE 13.Dénonciation de l’accord
Le présent accord pourra être dénoncé conformément aux dispositions des articles L2261-9 et suivant du Code du travail.
L’accord peut être dénoncé par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres signataires. La dénonciation s’appliquera après un préavis de trois mois. Les autorités administratives compétentes en seront informées dans le respect des lois et règlements.
Les parties conviennent de se réunir lors du préavis afin de négocier un éventuel nouvel accord.
Fait à Paris, le 04/04/2024
Pour la SAS ENIOKA CONSEIL, représentée par XXXXXXXXXXXX agissant en qualité de Directeur Général.
ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE
Préambule
Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, la Société a souhaité mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.
Les élections concernées sont l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues au code du travail, spécialement aux articles L2314-4 à L2314-10.
Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique, pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.
Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet). Un rapport d’expertise mené par un expert indépendant attestant de la conformité de la solution par rapport aux recommandations de la CNIL est tenu à la disposition de celle-ci.
Les élections professionnelles au sein de la Société amènent un traitement des données personnelles. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.
Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engage à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.
Missions du prestataire
Le prestataire aura en charge :
La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,
La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.
Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.
Sécurité du système de vote
Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides. A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.
Confidentialité des données transmises
Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le système retenu répond en tous points :
à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet
aux dispositions relative à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))
Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par la Société et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.
A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données. Un certificat de destruction des données pourra être transmis à la Société, sur demande.
Cellule d’assistance technique
La cellule d’assistance technique est conforme à l’Article R. 2314-15 du Code du travail.
Les fichiers
En référence à l’Article R. 2314-7 du Code du travail, Le traitement «fichier des candidats» et «fichier des électeurs» est établi à partir d’un référentiel fourni par le Société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.
Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargements.
L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargements sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.
Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.
Contenu des fichiers
Les données devant être enregistrées sont les suivantes :
pour les listes électorales : mentions déterminées dans le protocole d’accord pré-électoral ;
pour le fichier des électeurs : établissement, sexe, nom, prénom, date de naissance, date d’entrée, coordonnées électronique, collège, droit de vote, éligibilité,
pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;
pour les listes d'émargements : nom, prénom, collège, scrutin, date et heure de l’émargement
pour les résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats élus, nombre de voix obtenues, collège, scrutin.
Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :
pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaire d’élections
pour le fichier des électeurs : gestionnaire de l’élection
pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaire d’élections après le scrutin
pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaire d’élections
pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections
En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.
Listes électorales
Les listes électorales sont établies par la Société. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité de enioka Haute Couture.
L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.
Bureaux de vote et pilotage centralisé
Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges.
Il est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.
Les membres du bureau de vote sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.
Tests à blanc - Scellement du Paramétrage
Phase de tests « à blanc » - Objectifs Les tests dits « à blanc » ont lieu pendant le processus de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.
Le prestataire s’engage à fournir un module permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.
Étapes du processus de scellement Les étapes de contrôle seront les suivantes :
Validation des données de paramétrage et des listes de candidats ;
Réalisation de plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;
Dépouillement fictif des urnes électroniques et affichage des résultats ;
Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;
Scellement du paramétrage par les membres du bureau de vote.
Communication des identifiants et mots de passe
Le site du prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées mail contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :
L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;
L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;
Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct (SMS) pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.
Le vote
Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.
Conformément à l’ Article R. 2314-16 du Code du travail, pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, seuls les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.
Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par son identifiant, ainsi qu’un code secret qu’il sera seul à connaître.
Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.
L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral.
Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.
La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes. Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.
Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.
Clôture et dépouillement
Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé «contenu de l’urne électronique» et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote, à la création de leur mot de passe.
La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.
Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.
Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.
Le dépouillement n'est possible que par l'activation conjointe de deux clés de chiffrement sur les trois clés initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants. Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.
Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.
Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.
La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.
Conservation des données
Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.
A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.
A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à enioka Haute Couture. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.
