Entre dont le siège est sis, représentée par agissant en sa qualité de Président, et par délégation par Directrice Générale, d'une part, D’une part,
ET
L’organisation représenté(e) s respectivement par : , Déléguée syndicale pour, d’autre part.
D’autre part, Il est conclu le présent avenant à l’accord relatif au dialogue social signé le 5 septembre 2019.
PREAMBULE
L'ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'Association et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, modifie en profondeur les règles de dialogue social et l'architecture des instances représentatives du personnel, laissant aux partenaires sociaux dans l'Association un large champ ouvert à la négociation. Comme le propose la loi pour la confiance dans l'économie numérique, les parties signataires conviennent, pour les prochaines élections professionnelles d'aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique. L'Association et les organisations syndicales définissent dans le protocole d'accord préélectoral notamment les modalités techniques et fonctionnelles de vote, le calendrier électoral et la répartition des sièges.
Le présent avenant à accord relatif au dialogue social a plus précisément pour objet d’organiser le renouvellement de l’instance CSE au sein d’, notamment : -le renouvellement du CSE unique ; -la délégation du personnel organisée en collège unique ; -les règles de renouvellement de l’instance en cours de mandat ; -préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.
Partie 1 - Composition du CSE
Article 1 - Renouvellement d'un CSE uniqueL'Association est composée des établissements précisés en Annexe: Compte tenu de l'absence d'autonomie de gestion de ces établissements, les parties conviennent qu'un CSE unique sera renouvelé.
Article 2 - Délégation au CSE et collège unique Le nombre de membres composant la délégation du personnel est fixé dans le protocole d'accord préélectoral. La délégation du personnel comporte autant de titulaires que de suppléants au sein d'un
collège unique . Ainsi, l'ensemble des salariés vote sans distinction de collège pour élire le(s) membre(s) titulaire(s) et/ou suppléant(s) qui le représentera.
Article 3 – Renouvellement de l’instance en cours de mandat Rappel des dispositions du Titre I, article 1.1.1 de l’accord relatif au Dialogue Social : « Pendant la durée des mandats, fixée à 4 ans, il est possible qu’un titulaire ne puisse pas continuer à tenir ses fonctions ou soit momentanément absent. Dans ces hypothèses, il est alors remplacé par un suppléant dans les conditions prévues par le Code du travail. Un suppléant quittant ses fonctions de manière définitive n’est pas remplacé. » La règle ci-dessus est maintenue.
L’article L2314-10 du Code du travail prévoit lorsque le CSE a perdu la moitié de ses membres titulaires ou plus, que l'employeur organise des élections partielles. Les membres doivent avoir cessé définitivement leur mandat ou avoir quitté l'Association. Par exemple, démission de la fonction de représentant du personnel, démission ou licenciement du salarié. La règle prévoit qu’il n'y ait alors plus de suppléants pouvant remplacer les titulaires. Tous les sièges vacants de tous les collèges sont concernés par cette élection. Des listes distinctes sont établies pour les titulaires et les suppléants. Les élections partielles s'organisent dés lors que la durée du mandat restant à courir est égale ou supérieure à 6 mois et se déroulent selon les mêmes règles que les élections ordinaires. L'élection se déroule dans les conditions fixées par le protocole préélectoral conclu lors de l'élection initiale. Les candidats sont élus pour la durée des mandats restant à courir. L'employeur doit mettre à jour la liste électorale pour prendre en compte : Les nouveaux salariés Les salariés qui ne remplissaient pas les conditions pour être électeurs lors de la précédente élection Les salariés qui ont quitté l'Association Les changements de qualification des salariés. Par exemple, un salarié devenu cadre suite à une promotion doit voter pour le collège des cadres, même s'il avait voté pour le collège des techniciens et agents de maîtrise lors de l'élection initiale.
Par cet avenant, les parties conviennent que des élections partielles seront organisées de manière plus favorable dans les conditions énoncées ci-dessus, dés lors que 50% des postes Titulaires et Suppléants seront vacants. Par exemple lorsque sur 7 titulaires et 7 Suppléants, soit 14 élus, il n’en reste que 7.
Partie 2 – Recours au vote électronique
Article 4 - Principe du recours à un prestataireLes signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire »), l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique. La société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir : - la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique, - l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur, - l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin, - la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure. Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés. Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord. Article 5 - Respect de la loi informatique et libertésPour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'Association sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'Association. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'Association en seront informées. Le système de vote électronique mis en place par le prestataire doit avoir fait l'objet d'une déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés environ un mois avant l'ouverture du vote. L'accomplissement de ces formalités déclaratives sera communiqué aux organisations syndicales.Article 6 - Modalités de vote Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour.
Les mardi et mercredi 5 et 6 décembre 2023
Le second tour, le cas échéant, se déroulera
Les mardis et mercredi 19 et 20 décembre 2023
Les horaires seront précisés dans le protocole d'accord préélectoral.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet. Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège. Article 7 - Communication des listes électorales et des listes de candidatsLa première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral. Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi éventuelles, sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral. Les professions de foi devront être fournies sous la forme d'un fichier au format PDF couleur sur une ou deux pages. Le logo sera communiqué en format GIF, PNG ou JPEG. Pour assurer l'égalité de traitement entre les listes de candidats, tous les logos apparaîtront à l'écran en respectant le même format. Article 8 - Bulletins de vote
Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.
Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes. Article 9 - Déroulement des opérations de voteUne note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'Association afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment. Préalablement à la mise en service du site, la présentation de la plateforme sera transmis pour avis aux organisations syndicales au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire. Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert : - par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;
- par les membres du bureau de vote, à la vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet. Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système. Article 10 - Modalités d'accès au serveur de voteChaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse personnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l'identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d'un envoi papier à son adresse personnelle précisant l'adresse électronique permettant l'accès au site de vote ainsi que les codes d'accès. Afin de garantir l’envoi efficace des courriers, une campagne d’actualisation des adresses mails et postales sera réalisée jusqu’au 10 novembre 2023 auprès des salariés. Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe. Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour. Après avoir cliqué sur le lien, l'électeur devra répondre à une question (date de naissance par exemple) pour s'authentifier. Cette information personnelle, préalablement communiquée par l'employeur au prestataire lors de la constitution des listes, permettra à l'électeur d'obtenir les informations qui lui seront nécessaires pour voter. Toute personne non reconnue n'aura pas accès aux pages du serveur de vote. Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique. En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l'électeur) soit par SMS par appel du service administrateur du prestataire disponible 24H/24, 7J/7. Article 11 - Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutinAfin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'Association et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Un rappel du vote et des délais sera réalisé dans l’intervalle des 2 jours ciblés pour encourager au vote. Afin de permettre aux salariés en insertion répondant aux conditions d’électorat d’accéder au vote électronique avec plus de facilité, un partenaire spécialisé dans l’accompagnement au numérique, extérieur à l’Association réalisera une permanence. Ce partenaire sera soumis à confidentialité, neutralité et respect du libre choix par le salarié en insertion. Un premier temps, en amont de l’envoi des courriers contenant les identifiants et codes d’accès, permettra au salarié en insertion d’être épaulé dans la prise en main d’une boite mail personnelle. Le deuxième temps, renouvelé le cas échéant, à chaque tour, visera à proposer un accompagnement à la connexion et à la prise en main du site de vote. Laissant au salarié en insertion le choix d’y recourir ou pas et bien entendu le choix du vote. Au sein de l’Association, au moins un ordinateur, sera mis à disposition sur chaque site au sein d’un lieu isolé respectant la confidentialité de l’acte de vote durant le temps d’ouverture du bureau de vote pour chaque tour d’élection. Article 12 - Dépouillement - Procès-verbaux - RésultatsA l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant. Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas. Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste. Ainsi, dans chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur. Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe. Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.
Partie 3 - Dispositions finales
Le présent avenant est conclu pour une durée de 4 ans, suivant la durée du mandat des élus Le présent accord est applicable à pour les élections de renouvellement des membres du comité social et économique 2023. Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt. L'accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L. 2261-7-1 du code du travail. Il fera l'objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L. 2231-5 et suivants du code du travail.
