La société EPSON FRANCE, S.A.S. au capital de 4.000.000,00 € dont le siège social se situe actuellement 150 rue Victor Hugo - 92300 Levallois-Perret, représentée à ce jour par Monsieur xxxx, Directeur Pays EFS
d'une part, Et
Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, représentées respectivement par leur délégué syndical, à savoir :
Syndicat FO Métaux
Syndicat CFDT
d'autre part,
Il a été convenu de signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.
Préambule Afin de faciliter les démarches relatives au vote à l’occasion de l’élection du comité social et économique et d’augmenter la participation des salariés, les parties conviennent d'autoriser la réalisation des élections par voie électronique, au moyen d'un vote par internet. A cet effet, le présent accord et le cahier des charges y étant annexé comportent notamment des dispositions relatives :
aux modalités de vote applicables ;
à la confidentialité des données ;
au contrôle du fonctionnement du système.
Article 1 : Dispositions générales Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d'accord préélectoral. Le protocole d'accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales. Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail pour les salariés munis d'un accès internet ou lorsque le site d'appartenance aura été doté d'un poste en libre accès.
Article 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.
Article 3 : Choix du prestataire La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur et respectant le cahier des charges figurant en annexe du présent accord. Les coordonnées du prestataire, précisées dans le protocole d'accord préélectoral, sont les suivantes : People Vox, SAS au capital de 14 460 € Grande Rue Saint-Michel 31400 Toulouse (France) SIRET : 530 169 036 00049 - TVA Intracommunautaire : FR60 53 01 69 036 Le système de vote proposé par People Vox a été soumis à un audit technique par le cabinet Demaeter (RCS Paris 509 433 389 – 121 avenue d’Italie, 75013 Paris) et une grille de conformité aux Recommandations de la CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 a été établie à l’issue de celui-ci.
Ces documents figurent en annexe du présent accord.
Article 4 – Le déroulement des opérations électorales
4.1 Dates du scrutin
Il est décidé, par le présent accord, d'adopter un processus de vote électronique, se déroulant, pour le premier tour, le 20 et le 21/11/2023 de 9 heures à 17 heures.
Le 2e tour, le cas échéant, se déroulera le
5 et 6/12/2023 de 9 heures à 17 heures.
Les électeurs ont ainsi la possibilité de voter à tout moment pendant la période d'ouverture du vote électronique, à partir de n'importe quel terminal internet ou intranet via un lien direct avec le site du prestataire, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections. Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.
La Direction et les organisations syndicales recommandent aux électeurs à voter pendant le temps de travail même s’il n’y a pas d’interruption du service du vote électronique qui sera ouvert le 20/11/2023 à 9 heures au 21/11/2023 à 17 heures.
4.2 Communication des listes électorales et des listes de candidats
La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral. Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.
4.3 Bulletins de vote
Le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins par collège. La liste électorale visible sur la plateforme doit comporter l’âge et l’ancienneté des salariés. Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs. Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique. Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.
4.4 Note explicative sur les règles de fonctionnement du vote électronique
Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l'entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.
Article 5 Les modalités de participation des électeurs Avant l’ouverture du premier tour de scrutin, le prestataire procède à l’envoi par mail des cartes électorales contenant l’identifiant de connexion à la plateforme de vote. Les identifiants propres à chaque électeur sont générés aléatoirement par la plateforme People Vox. Le prestataire et la Société n’ont jamais connaissance du contenu des cartes électorales. Les identifiants ainsi générés sont strictement personnels et confidentiels. Les cartes électorales comportent les informations suivantes : - informations relatives à l’élection : dates et horaires d’ouverture et de fermeture de chaque tour de scrutin ; - adresse URL du site de vote en ligne ; - code élection permettant l’identification du projet de vote de l’entreprise sur la plateforme ; - identifiant personnel de connexion. Une notice d’information détaillant les étapes à respecter pour voter sur la plateforme People Vox sera intégrée à chaque carte électorale (mail).
5.1 Authentification et connexion à la plateforme de vote
Pour pouvoir voter, les électeurs doivent saisir dans la barre d’adresse de leur navigateur Internet l’URL indiqué dans le mail Les électeurs sont d’abord invités à renseigner dans un champ dédié le « code élection » qui leur aura été communiqué avec leur identifiant personnel. Ce code, qui commence toujours par la lettre « v », est nécessaire à l’identification du projet d’élection rattaché à leur entreprise et permet ainsi de rediriger les électeurs sur une page d’authentification dédiée et personnalisée. Une fois redirigé à l’aide du « code élection », l’électeur doit saisir son identifiant de connexion confidentiel dans le champ correspondant du cadre d’authentification. A chacune de ses connexions, l’électeur devra répondre à une question secrète d’authentification, issues de données personnelles communiquées par la société. Le mot de passe sera envoyé par SMS, lors de sa première connexion, le salarié devra saisir un numéro de téléphone portable (personnel ou professionnel). Il sera stocké de manière cryptée et sécurisée sur les serveurs du prestataire de People Vox. Ainsi, à chaque connexion, l’électeur recevra un mot de passe temporaire (valide 4 minutes) qui, une fois renseigné, lui permettra d’accéder à son espace de vote.
Une fois connecté, l'électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d'émargement dès réception du vote dans l'urne électronique.
5.2 Procédure de réédition des codes
En cas de perte ou de non-réception de son identifiant, l’électeur pourra regénérer de nouveaux codes d’accès selon une procédure sécurisée. La demande de réédition des codes d’accès se fait par le biais d’un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion du site de vote. Pour récupérer ses codes, l’électeur devra renseigner son nom, son prénom, sa date de naissance, un numéro de téléphone portable, une adresse mail valide et la réponse à la question secrète d’authentification afin de permettre son identification par le système de vote électronique. Il recevra alors un nouvel identifiant directement par mail. Une hotline téléphonique, joignable 24h/24 et 7/7 est également mis à la disposition des électeurs.
5.3 Ouverture et fermeture du scrutin
A la date et aux heures fixées dans le protocole d’accord préélectoral, le vote est clos et il n’est alors plus possible pour un électeur, qui n’aurait pas encore participé à l’élection, de voter. Ainsi, aucune durée « tampon » n’est paramétrable. Un électeur, en cours de vote, ne pourra pas injecter son bulletin dans l’urne une fois l’heure de clôture dépassée.
5.4 Consultation des listes d’émargement
Conformément aux dispositions légales en vigueur, les listes d’émargement ne seront accessibles qu’aux seuls membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Les listes d’émargement, distinctes par scrutin et par collège électoral, mentionneront la date et l’heure de chaque vote enregistré dans le système de vote électronique.
5.5 Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin
Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales. Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'entreprise et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation.
Article 6 Le rôle des membres du bureau de vote Avant le 1er tour de scrutin, les membres de chaque bureau de vote, en présence d’un représentant de l'entreprise et d’un délégué de chaque liste bénéficieront d’une formation sur le système de vote People Vox ainsi qu’à un test par le prestataire du système de vote électronique. Lors de la réunion de scellement du premier tour de scrutin, le prestataire effectue un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé (vérification que l'urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet). Il sera contrôlé par le prestataire, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.
6.1 Génération des clés de dépouillement
Les clés de déchiffrement des membres des bureaux de vote seront générées, préalablement à l’ouverture du scrutin, lors de la réunion de scellement du premier tour de scrutin (les clés restant strictement identiques, sans régénération possible, en perspective du second tour).
Conformément aux dispositions légales en vigueur, trois clés seront générées par bureau de vote constitué (une clé revenant à chaque membre du bureau). Les clés de déchiffrement seront générées de la façon suivante :
Le président du bureau de vote et un des assesseurs se connectent à la plateforme People Vox et accèdent à l’interface de génération des clés de déchiffrement ;
Ils génèrent les fichiers permettant le dépouillement de l’urne et les conservent sur un support permettant de garantir leur intégrité : dossier protégé par un mot de passe, messagerie sécurisée, clé USB, disque dur externe, etc. ;
Une fois les clés de dépouillement générées, trois parmi elles sont remises à chacun des membres du bureau vote tandis que la dernière, constituant la clé de sauvegarde, est conservée par le responsable de la Société (là aussi, sur tout support permettant de garantir l’intégrité de ladite clé). La clé de sauvegarde devra être conservée et placée sous la surveillance du responsable de la Société, ou de la personne en charge des élections qu’il aura désigné à cet effet. Pour rappel, les clés de déchiffrement générées avant l’ouverture du premier tour de scrutin seront réutilisables en cas de survenance d’un second tour. Ainsi, elles pourront déchiffrer les résultats des deux tours des élections. En revanche, les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu’une fois les votes clos et le scellement du système de vote contrôlé par la cellule d’assistance technique. Ainsi, il ne sera pas possible de déchiffrer le contenu de l’urne avant que le scrutin ne soit terminé et donc accéder à des résultats partiels.
6.2 Tests du système de vote
Au cours de la réunion de scellement organisée avant chaque tour de scrutin, la cellule d’assistance technique procèdera à des tests dits à blanc : - test de la plateforme de vote ; - test du système de dépouillement.
A l’issue de ces deux contrôles, la cellule d’assistance technique procèdera à la réinitialisation de l’urne. Le système de vote électronique sera alors scellé. Des empreintes numériques sont alors prises sur l’ensemble des éléments de l’élection : listes électorales, listes de candidats, composition du bureau de vote, dates et heures du scrutin, code source de l’application. Elles seront comparées lors de la réunion de dépouillement afin de prouver l’intangibilité du système de vote et de ses données pendant l’élection. Conformément aux dispositions légales en vigueur, seront libres d’assister à ces tests les représentants des listes de candidats. Ils devront avoir été expressément désignés comme tels au moment du dépôt des listes auprès de la Direction. Le représentant de la Direction présent à la réunion devra s’assurer de l’identité des représentants de liste ayant décidé d’y participer. Ces derniers seront alors tenus d’émarger le procès-verbal de réunion certifiant de la réalisation des contrôles précités.
Article 7 Contrôle des opérations électorales Au cours du processus électoral, divers acteurs internes et externes à l’entreprise seront amenés à s’assurer du bon déroulement des élections.
7.1 le Bureau de vote
Le bureau de vote est compétent pour s’assurer de la régularité et du secret du vote. Il est également chargé de proclamer les résultats. Au titre de leurs différentes missions, les membres du bureau de vote seront en mesure de contrôler les informations mises à leur disposition sur la plateforme de vote : Composition de la liste électorale, composition des listes de candidats, documents rattachés aux listes de candidats (professions de foi), consultation des listes d’émargement, journal des événements intervenus pendant le scrutin et empreintes numériques attestant de l’intégrité du système de vote. Ils pourront également demander, en cas d’atteinte grave entravant la poursuite de l’élection, une suspension de celle-ci. Ils auront également accès au suivi de la participation, pour le(s) collège(s) électoral(aux) placé(s) sous leur contrôle.
7.2 Les Représentants de liste
Les représentants des listes de candidats ont des accès observateurs sur la plateforme de vote électronique. Ces accès, créés par People Vox, sont strictement personnels (les identifiants ne doivent pas être communiqués à d’autres représentants de liste par exemple). Ils seront en mesure de contrôler les informations mises à leur disposition sur la plateforme de vote : composition des listes de candidats, documents rattachés aux listes de candidats (professions de foi) et empreintes numériques attestant de l’intégrité du système de vote. Ils auront également accès au suivi de la participation, pour l’ensemble des collèges électoraux de l’élection, en temps réel. Les représentants de listes de candidats pourront également assister aux tests à blanc effectués sur le système de vote par la cellule d’assistance technique.
7.3 Les Membres de la Direction
Les membres de la Direction ont des accès observateurs sur la plateforme de vote électronique. Ces accès, créés par People Vox, sont strictement personnels (les identifiants ne doivent pas être communiqués à d’autres membres de la Direction par exemple). Ils seront en mesure de contrôler les informations mises à leur disposition sur la plateforme de vote : composition de la liste électorale (si accès activé par People Vox), composition des listes de candidats, documents rattachés aux listes de candidats (professions de foi) et empreintes numériques attestant de l’intégrité du système de vote. Ils auront également accès au suivi de la participation, pour l’ensemble des collèges électoraux de l’élection, en temps réel. Les membres de la Direction, en outre de celui représentant l’employeur, pourront également assister aux tests à blanc effectués sur le système de vote par la cellule d’assistance technique.
7.4 Le Représentant du prestataire
Le représentant du prestataire s’assure, pendant toute la durée des élections, du bon fonctionnement du système de vote électronique. A ce titre, il a accès aux informations suivantes : données contenues dans la Base électorale, listes électorales, listes de candidats, documents attachés aux listes de candidats (logo, professions de foi), composition du bureau de vote, liste des observateurs, documents liés à l’élection (protocole d’accord préélectoral, affichages…). En plus de sa mission de surveillance du système de vote électronique, le représentant du prestataire accompagne le représentant de l’entreprise en charge des élections dans le déroulement de son scrutin (conseil, rédaction des documents légaux, gestion de la communication interne et externe à l’entreprise…).
Article 8 – Dépouillement du scrutin Les membres du bureau de vote, le représentant de l’entreprise, le représentant du prestataire et, s’ils souhaitent être présents, les représentants de listes se réunissent afin de procéder au dépouillement des urnes. Les membres du bureau de vote se connectent et lancent la cérémonie selon la procédure communiquée par le prestataire (lancement par le Président et validation par au moins l’un des deux assesseurs, via connexion distante). Cette cérémonie doit être lancée obligatoirement depuis un ou plusieurs ordinateur(s). La cellule d’assistance technique vérifie que les différentes empreintes numériques relevées à l’issue du scrutin sont identiques à celles constatées lors de la réunion de scellement. Si tel est le cas, le bureau de vote autorise le dépouillement de l’urne / des urnes. Pour pouvoir compiler les résultats et les proclamer, les membres du bureau de vote injectent deux des trois clés de déchiffrement détenues en leur possession. Les résultats s’affichent immédiatement à l’écran (résultats titulaires dans un premier temps puis résultats suppléants). Pour chaque collège électoral, il sera d’abord procédé au dépouillement de l’urne des titulaires avant celle des suppléants. Article 9 – Affichage des résultats Une fois l’urne déverrouillée par l’insertion des clés de déchiffrement, les résultats s’affichent instantanément à l’écran. Pour chaque collège électoral, apparaissent les informations suivantes : - dates et heures d’ouverture et de fermeture du scrutin ; - nombre d’électeurs inscrits ; - nombre de votants ; - nombre de bulletins blancs ; - nombre de suffrages valablement exprimés ; - quorum atteint ou non ; - nombre de listes de candidats présentées ; - nombre de sièges à pourvoir ; - quotient électoral ; - nom et prénom de chaque candidat ; - nom du syndicat ou de la liste commune auquel le candidat est rattaché ; - nom de l’organisation syndicale d’affiliation du syndicat ; - nombre de bulletins recueillis par chaque liste ; - nombre de voix obtenues par chaque candidat ; - total des voix recueillies par les candidats de chaque liste ; - nombre de candidats présentés par chaque liste ; - moyenne des voix de chaque liste ; - nombre de sièges attribués à chaque liste ; - identification des candidats élus ; - nombre de candidats élus par liste.
Article 10 – Edition des procès-verbaux Une fois les résultats du scrutin consultés et approuvés par les membres du bureau de vote, les procès-verbaux sont édités numériquement par People Vox à partir des informations précédemment listées.
Les membres du bureau de vote procèdent alors à la vérification de leur contenu.
Les procès-verbaux sont ensuite signés par les membres du bureau de vote (signature électronique). Le système de vote électronique utilisé est agréé par le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion : cet agrément permet la télétransmission des résultats au CTEP et le téléversement des procès-verbaux signés directement en ligne. En cas de refus de télétransmission, ou d’échec de celle-ci dans son exécution, les procès-verbaux devront être envoyés par voie postale au CTEP. Les procès-verbaux seront alors nécessairement imprimés en deux exemplaires (un exemplaire conservé par la Direction et un exemplaire adressé au CTEP par voie postale). Dès l’établissement des procès-verbaux, le président du bureau de vote proclamera publiquement les résultats au cours de la réunion de dépouillement.
Les résultats sont accessibles, directement, pour l’ensemble des électeurs (visualisation des résultats de leur collège d’appartenance uniquement), des membres du bureau de vote et pour les observateurs. Article 11 – Signature de la liste d’émargement Parallèlement à la génération des procès-verbaux, les membres du bureau de vote téléchargent la liste d’émargement mise à leur disposition sur la plateforme People Vox. Chaque membre du bureau de vote doit apposer sa signature (électronique) ; il en est de même pour le représentant de la Direction.
Article 12 – Archivage des résultats A l’issue du processus électoral, le contenu des urnes, les listes d’émargement, les résultats des élections, le paramétrage des élections et l’intégralité des programmes sources de la plateforme de vote électronique seront archivés par People Vox au sein de ses serveurs.
Ces éléments seront figés, horodatés et scellés.
Conformément aux dispositions légales en vigueur, à l’expiration du délai de recours ou, en cas de contestation, au jour où la décision juridictionnelle sera devenue définitive, l’ensemble des archives conservées par People Vox seront détruites.
Article 13 Conservation et destruction des fichiers supports Le prestataire conservera dans une archive scellée, jusqu’à l’expiration d’un délai de 30 jours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.
A l’expiration du délai de 30 jours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procèdera à la destruction des fichiers supports et transmettra, sur simple demande, une attestation de destruction des données au représentant de l’entreprise en charge des élections. Article 14 Accessibilité du système de vote électronique Le système de vote électronique People Vox est accessible sur tout ordinateur équipé d’une connexion Internet. Les navigateurs Internet compatibles avec la plateforme de vote sont les suivants : -
Chrome : v37.0 (2014) et suivantes
-
Safari : v10.1 (2017) et suivantes
-
Mozilla Firefox : v34.0 (2014) et suivantes
-
Opera : v24.0 (2014) et suivantes
-
Edge : v12 et suivantes
-
Android : v37.0 et suivantes
-
Chrome for Android : v37.0 et suivantes
-
Firefox for Android : v34.0 et suivantes
-
Opera for Android : v24.0 et suivantes
-
Safari on iOS : v10.3 et suivantes
-
Samsung Internet : v3.0 et suivantes
Article 15 Durée, entrée en vigueur, dénonciation, révision, dépôt et publicité Le présent accord est applicable à l'ensemble des établissements de l'entreprise pour les élections des membres du comité social et économique.
Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2023 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l'élection desdits représentants réalisée et définitive (c'est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).
Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Conformément au décret n° 2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, le présent accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/ en deux versions :
Une version intégrale signée des parties au format PDF ;
Une version au format .docx ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.
Un exemplaire original de l’accord sera également déposé auprès du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes de Nanterre
