accord d’entreprise mettant en place une procédure interne de recueil et de traitement des signalements d’alerte professionnelle
ENTRE LES SOUSSIGNES :
L’Association espérance hauts de seine (ehs), association déclarée, inscrite au Répertoire National des Associations sous le numéro W921001864, dont le numéro Siret est le 330 803 123 00059, code APE 88.10C, et dont le siège social est sis 1 rue de l’égalité, 92220 Bagneux, représentée par Madame, Directrice générale,
(ci-après « ehs »)
D’une part,
ET :
Le syndicat SUD SANTE, représenté par
D’autre part,
(Ci-après ensemble « les Parties »)
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
Préambule
Le présent accord est conclu pour la mise en place de la procédure interne de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d'alerte au sein de l’association. La notion de lanceur d’alerte a été tout d’abord introduite par la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique (dite « Sapin 2 ») puis complétée par le décret n° 2017-567 du 19 avril 2017 relatif aux procédures de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte au sein des personnes morales de droit public, ou de droit privé, ou des administrations de l’état, et enfin finalisée par le décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022.
Article 1 - OBJET DE L’ACCORD
Cet accord a pour objectif de déterminer les modalités de recueil et suivi des signalements et alertes au sein de l’association espérance hauts de seine, pour faciliter dans un premier temps la dénonciation des pratiques et comportement illégaux et prohibés énoncés à l’article 3 du présent accord.
L’association espérance hauts de seine a également pour objectif de garantir une meilleure protection des lanceurs d’alerte, la confidentialité et le respect des droits de chacun dans le traitement des informations dénoncées.
Article 2 - DÉFINITION
Le lanceur d’alerte est défini par l’article 6 de la loi du 9 décembre 2016 comme « une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, des informations portant sur un crime, un délit, une menace ou un préjudice pour l'intérêt général, une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, du droit de l'Union européenne, de la loi ou du règlement ».
Lorsque les informations n'ont pas été obtenues dans le cadre des activités professionnelles mentionnées au I de l'article 8 de ladite loi du 9 décembre 2016 (qui a été modifié par l’article 1er de la loi du 21 mars 2022), le lanceur d'alerte doit en avoir eu personnellement connaissance.
La qualification de « lanceur d’alerte » doit respecter 3 conditions préalables :
un agissement du lanceur d’alerte « désintéressé » (par opposition à l’informateur rémunéré, la vengeance ou l’attente d’un profit personnel), et sans contrepartie financière directe ;
la bonne foi (avoir la croyance raisonnable que les faits sont vrais au moment de l’énoncé) ;
et avoir eu personnellement connaissance des faits (être la source de l’information).
Article 3 - DOMAINE DE L’ALERTE
Pour rappel, l’objectif de la procédure interne de recueil et de traitement des alertes est de pouvoir divulguer ou signaler de bonne foi :
Un crime ou un délit ;
Une violation grave et manifeste d’un engagement international, de la loi ou d’un règlement ;
Une violation ou une tentative de dissimulation d'une violation d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, ou d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement ;
Une menace ou un préjudice pour l'intérêt général.
Les faits peuvent être rapportés par la personne, seulement si, elle en a eu personnellement connaissance ou s’ils lui ont été rapportées (pas de déduction ou de supputation).
Il existe aussi des
limites à cette alerte en matière de :
secret médical ;
secret de la défense nationale ;
secret liant un avocat à son client, aucune information ne pouvant faire l’objet d’une alerte en raison de confidentialité ;
secret des délibérations judiciaires ;
secret de l’enquête ou de l’instruction judiciaires.
Article 4 - LE RÉFÉRENT
Les parties ont procédé à la désignation d’un référent ayant pour mission de réceptionner les alertes et d’assurer leur traitement.
Il a été décidé d’attribuer ces missions à Monsieur XXXXXXX (DRH), identifié comme le « référent » de l’association espérance hauts de seine.
Les parties conviennent ainsi que le référent dispose dans le cadre de ses fonctions du positionnement, de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants à l’exercice de ses missions.
Article 5 - SIGNALEMENT DES ALERTES AU RÉFÉRENT
Lorsque le lanceur d’alerte souhaite signaler, sans contrepartie financière et de bonne foi, la survenance d’un crime ou d’un délit selon les critères mentionnés dans l’article 3 du présent accord, il convient de contacter le référent désigné.
L’alerte se fait par écrit au moyen de la «
fiche de signalement » annexée au présent accord, renseignée et envoyée par mail à XXXXX@ehsasso.com ou par courrier recommandé avec avis de réception adressé à son nom, mention « CONFIDENTIEL ET PERSONNEL » au siège de l’Association, par l'auteur du signalement. Une visioconférence ou d'une rencontre physique est organisée au plus tard 10 jours ouvrés après réception de la fiche de signalement.
Si une personne au sein d’espérance hauts de seine qui n’est pas référente, recueille un signalement d’alerte, elle doit transmettre ce signalement au référent désigné par les mêmes voies.
Les parties privilégient une information qui transite par le
référent.
Cependant, le lanceur d’alerte peut choisir de ne pas aviser directement le référent pour des raisons qui lui sont propres. Dans un tel cas, il a la possibilité de contacter l'une ou l'autre des 2 autres personnes mentionnées ci-dessous :
son responsable hiérarchique direct ou indirect ;
l’employeur ou l’un de ses représentants.
Avant de lancer une alerte, la personne doit s’assurer de disposer d’éléments concrets sur les informations qu’elle souhaite signaler ou divulguer (mails, documents comptables…).
Hormis les cas de signalement anonyme, dans le cadre de la procédure interne, le lanceur d’alerte doit transmettre en même temps que son signalement tout élément justifiant qu'il appartient au personnel d’espérance hauts de seine ou qu’il possède le droit de réaliser cette alerte en raison de son identité.
Article 6 - PROCÉDURE ET TRAITEMENT
Hormis le cas de signalement anonyme, le lanceur d’alerte est informé par écrit de la réception de la notification émise. En outre, il est informé du délai estimé nécessaire pour apprécier la validité de la notification, ainsi que de la manière dont il sera tenu informé des suites données à sa déclaration. Le référent doit informer le lanceur d’alerte dans un délai de
10 jours ouvrés.
Le référent vérifie que le signalement est conforme au présent accord et à la loi en vigueur et peuvent, à cette fin, demander tout complément d'information au lanceur d’alerte. Si le référent considère les allégations comme avérées, l’association espérance hauts de seine mettra alors en œuvre les moyens à sa disposition pour examiner la situation et remédier à l'objet du signalement.
Une enquête peut être menée et, dans ce cas, l’association espérance hauts de seine peut mettre en place une équipe interne, ou, si les faits le justifient, elle peut avoir recours à des tiers spécialisés dans la conduite d’enquêtes ou dans certains domaines utiles à l’enquête (par exemple, domaines informatique, juridique, financier, comptable).
À l’issue de l’examen, l’association espérance hauts de seine peut décider de mettre en place une procédure disciplinaire et/ou judiciaire à l’encontre de la ou des personne(s) visée(s) par l’alerte. Cette procédure ne peut avoir lieu qu’après une notification ainsi qu’une discussion avec le directeur des ressources humaines et le responsable direct de la personne visée.
Hormis le cas de signalement anonyme, le référent communique par écrit au lanceur d’alerte, dans un délai raisonnable n'excédant pas
3 mois à compter de l'accusé de réception du signalement, des informations sur les mesures envisagées ou prises par l’association espérance hauts de seine pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement, ainsi que sur les motifs de ces dernières.
Le présent accord rappelle que pour que le signalement soit accepté, il doit être exhaustif dans ses détails. La date de l'incident, le lieu et l'identité des personnes impliquées devront être précisés. Une description détaillée de la violation signalée est également attendue et tous les documents justificatifs pertinents qui valident le signalement doivent être joints.
Dans le cas contraire, si ces formalités ne sont pas respectées, le signalement pourra être considéré comme
insuffisant et ne pas être traité.
Le référent peut procéder à la clôture du signalement lorsque les allégations sont inexactes ou infondées, ou lorsque le signalement est devenu sans objet. Sauf en cas de signalement anonyme, le référent informe le lanceur d’alerte par écrit de la clôture du dossier dans les plus brefs délais, ou le cas échéant, des raisons pour lesquelles l’association espérance hauts de seine estime que son signalement ne respecte pas les conditions mentionnées dans le présent accord.
L’association espérance hauts de seine recommande au lanceur d’alerte, en cas d’envoi de documents par voie postale, de privilégier les envois en recommandé avec accusé de réception.
Le lanceur d’alerte peut avoir recours au système de la double enveloppe : en insérant les éléments de l’alerte dans une enveloppe fermée portant exclusivement la mention « SIGNALEMENT D’UNE ALERTE » avec l’introduction de cette enveloppe dans une seconde enveloppe sur laquelle figure l’adresse de l’autorité saisie pour le traitement de l’alerte.
Cette précaution permet de garantir que seules les personnes autorisées auront accès aux informations confidentielles de votre alerte.
Le lanceur d’alerte ne doit adresser que des copies, et conserver les originaux.
Article 7- CONFIDENTIALITÉ
Le réfèrent s'engage à respecter le
caractère confidentiel des données confiées et à ne pas en faire un usage abusif.
En outre, il s’assure que les données ne seront pas conservées au-delà de la durée stipulée et que tous les supports manuels ou numériques contenant des données personnelles seront soit détruits, soit restitués à l'issue de leur mission.
La procédure interne interdit la divulgation des identités et des événements faisant l'objet de l'alerte, sauf dans des circonstances extrêmes qui exigent une action immédiate (notamment en présence de danger grave et imminent, de risque de dommages irréversibles, ou de particulière gravité).
L’intervention du lanceur d’alerte se limite uniquement à la vérification des faits qu'il a présentés. Le processus d'enquête, ses détails, le résultat final et le rapport ultérieur sont tous traités de manière hautement confidentielle, y compris toute information relative à la personne qui a déposé l'alerte.
La procédure interne garantit l'intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l'identité du lanceur d’alerte, des personnes visées par celui-ci et de tout tiers qui y est mentionné.
La procédure interne interdit l'accès à ces informations aux membres du personnel de l’association espérance hauts de seine qui ne sont pas autorisés à en connaître, c’est-à-dire qui ne seraient pas référents.
Néanmoins, la contrainte de confidentialité pourrait être levée dans les cas de nécessité mis en avant par une autorité administrative ou judiciaire.
Article 8 - SANCTIONS
Toute personne qui porte atteinte à l'obligation de confidentialité des alertes énoncées à l’article 7 du présent accord ou qui discrimine/sanctionne le lanceur d'alerte, sera exposée aux sanctions disciplinaires prévues par le règlement intérieur de l'association espérance hauts de seine.
Article 9 - LA PROTECTION DES LANCEURS D’ALERTE
Les lanceurs d’alerte ayant signalé ou divulgué des informations dans les conditions prévues au présent accord, ne sont pas civilement responsables des dommages causés du fait de leur signalement ou de leur divulgation publique, et bénéficient de
l'irresponsabilité pénale prévue à l'article 122-9 du Code pénal, hormis les cas où l’alerte porte sur un des thèmes cités comme « limite » à l’article 3 du présent accord.
L’association espérance hauts de seine garantit que :
aucune mesure de représailles ne pourra être prise à l'encontre d'un lanceur d’alerte,
aucune personne ne pourra être écartée d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation professionnelle, ou être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, au sens de l'article L. 3221-3 du Code du travail, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat, pour avoir signalé une alerte.
L’association espérance hauts de seine s’engage à assurer un traitement des alertes dans le respect des droits des lanceurs d’alerte et garantit par la même une protection absolue du lanceur d’alerte ainsi que la protection des
facilitateurs (c’est-à-dire des personnes physiques qui fournissent une aide au lanceur d'alerte pour réaliser un signalement ainsi que les personnes physiques en lien avec le lanceur d'alerte) contre les mesures de représailles, et menaces.
Toute personne interdisant au lanceur d'alerte de signaler une alerte encourt un an d'emprisonnement et 15 000 € d'amende pour entrave.
Article 10 - COMMUNICATION ET INFORMATION
L'association espérance hauts de seine s'engage à communiquer régulièrement avec les salariés sur la procédure d'alerte ainsi que son organisation, ses modalités de fonctionnement et la protection dont les lanceurs d'alerte bénéficient.
Article 11- CONSERVATION DES DONNÉES COLLECTÉES
Les informations données dans le cadre d’un signalement ainsi que les données personnelles appartenant aux lanceurs d’alerte ne seront conservées par l’association espérance hauts de seine que le temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et, si applicable, des tiers qu'ils mentionnent.
Le référent s’assure que seules les informations pertinentes et nécessaires sont collectées et/ou conservées dans le dispositif d’alerte, notamment :
l’identité, fonctions et coordonnées de l'émetteur de l'alerte ;
l’identité, fonctions et coordonnées des personnes faisant l'objet de l’alerte ;
l’identité, fonctions et coordonnées des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement de l'alerte ;
les faits signalés ;
les éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;
les comptes rendus des opérations de vérification ;
les suites données à l'alerte.
L’association espérance hauts de seine garantit que les données personnelles seront uniquement rendues accessibles aux personnes habilitées à en connaître au regard de leurs attributions et de leurs missions ou fonctions, elles doivent ainsi pouvoir accéder aux données à caractère personnel traitées.
Il pourra s’agir, par exemple :
des personnes spécialement chargées de la gestion des alertes au sein de l’établissement
du référent ou prestataire de service chargé de recueillir et de traiter les alertes.
L’association espérance hauts de seine s’engage à ce que le référent ou le prestataire de services éventuellement désigné pour gérer tout ou partie de ce dispositif s'engage notamment, par voie contractuelle, à ne pas utiliser les données à des fins autres que la gestion des alertes.
Les parties conviennent que le référent doit informer les personnes concernées de la durée de conservation de données ou, lorsque ce n'est pas possible, des critères utilisés pour déterminer cette durée.
11-1. Les durées et modes de conservation des données
Au regard des finalités pouvant justifier la mise en place d’un dispositif d’alerte professionnelle, et sauf disposition légale ou réglementaire contraire, l’association espérance hauts de seine garantit que :
Les données relatives à une alerte considérée par le responsable du traitement comme n'entrant pas dans le champ du dispositif,
seront détruites sans délai ou anonymisées.
Lorsqu’aucune suite n’est donnée à une alerte rentrant dans le champ du dispositif, les données relatives à cette alerte seront détruites ou anonymisées par l'organisation chargée de la gestion des alertes, dans un délai de
2 mois à compter de la clôture des opérations de vérification.
Les données relatives à une alerte pourront être conservées en base active jusqu'à la prise de la décision définitive sur les suites à réserver à celle-ci. Cette décision devra intervenir dans un délai raisonnable à compter de la réception du signalement.
Après la prise de la décision définitive sur les suites à réserver à l'alerte, les données pourront être conservées sous forme d'archives intermédiaires, « le temps strictement proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent, en tenant compte des délais d'éventuelles enquêtes complémentaires » ;
Lorsqu’une procédure disciplinaire ou contentieuse sera engagée à l'encontre d'une personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte peuvent être conservées par l'organisation chargée de la gestion des alertes jusqu'au terme de la procédure ou de la prescription des recours à l'encontre de la décision intervenue.
Les données pourront être conservées plus longtemps, en archivage intermédiaire, si le référent en a l'obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales), ou à des fins probatoires dans l'optique d'un contrôle ou d'un contentieux éventuel, ou encore à des fins de réalisation des audits de qualité des processus de traitement des signalements.
11-2. Protection des données à caractère personnel
Toute personne concernée pourra exercer :
Son droit d’accès, sachant que l’exercice du droit d'accès ne doit pas permettre à la personne qui l’exerce, d’accéder aux données à caractère personnel relatives à d’autres personnes physiques.
Son droit de rectification, mais qui ne doit pas permettre la modification rétroactive des éléments contenus dans l’alerte ou collectés lors de son instruction. Il ne doit pas aboutir à l’impossibilité de reconstitution de la chronologie des éventuelles modifications d’éléments importants de l’enquête. Aussi, ce droit ne peut-il être exercé que pour rectifier les données factuelles, dont l’exactitude matérielle peut être vérifiée par le responsable du traitement à l’appui d’éléments probants, et ce sans que soient effacées ou remplacées les données, même erronées, collectées initialement.
Ce dispositif de signalement, en raison de sa nature, entraîne la collecte de données à caractère personnel. Il a fait l’objet d’une étude d’impact diligentée par le Délégué à la Protection des données (DPO) de l’association.
Une stricte confidentialité de l’auteur du signalement, des faits objets du signalement ainsi que des personnes visées, devra être observée y compris en cas de communication à des tiers dès lors que celle-ci est nécessaire pour les seuls besoins de la vérification ou du traitement du signalement.
11-3. Suites données à l’alerte
Dans le cas où une décision sur les suites à donner à l'alerte serait prise par l’association espérance hauts de seine, seules les données nécessaires aux finalités suivantes seront conservées :
Les données assurant la protection des différentes parties prenantes (auteurs des signalements, facilitateurs, personnes mentionnées ou visées dans l'alerte) contre le risque de représailles ;
Les données qui permettent de constater, exercer et défendre ses droits en justice ;
les données qui permettent de réaliser des audits internes ou externes de ses processus de conformité.
Les parties s’engagent à veiller à ce que les modalités de conservation de ces éléments écartent la probabilité d'un détournement des finalités de la conservation.
Article 12 - DONNÉES D’IDENTIFICATION DES PERSONNES FAISANT L’OBJET D’UNE ALERTE
Les personnes signalées dans l'alerte seront dûment informées du type de données collectées, de la durée de leur conservation.
Les personnes inscrites au système d'alerte professionnelle disposent d'un droit d'accès aux informations les concernant. En outre, elles ont le pouvoir de demander la rectification ou la suppression desdites données s'il s'avère qu'elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.
En aucun cas, il n’est possible pour la personne mentionnée dans un signalement, d’user de son droit d'accès pour obtenir des informations sur l'identité de la personne qui a émis l'alerte.
Les parties informent par le présent accord, de l’existence d’un droit d’opposition qui peut être exercé et le référent en assurera le respect.
Une personne voulant se prévaloir de ce droit devra caractériser l’existence de « raisons tenant à sa situation particulière ».
S’agissant des personnes dont les données sont mentionnées dans l’alerte ou apparaissent durant son instruction, le droit d’opposition peut être exercé, mais le référent peut refuser d’y faire droit s’il existe des motifs légitimes et impérieux qui prévalent sur les intérêts et les droits et intérêts de la personne concernée dont le traitement est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Il reviendra à l’association d’examiner chaque opposition.
Article 13. Dispositions finales
Article 13.1. Interprétation de l’accord
Les Parties conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 8 jours suivant la demande, pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif relatif à l’interprétation ou l’application du présent accord.
La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction. Le document est remis à chacune des Parties signataires.
Les Parties s’engagent à n’initier aucune action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure interne, jusqu’au terme de la réunion.
Article 13.2. Suivi de l’accord
En cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les Parties conviennent de se réunir, dans un délai convenu d’un mois après la publication de ces textes, afin d’adapter lesdites dispositions.
Article 13.3. Clause d’indivisibilité du présent accord
Les Parties reconnaissent expressément que le présent accord constitue un tout indivisible et équilibré qui ne saurait être mis en cause de manière fractionnée.
En outre, l’adhésion ultérieure d’une organisation syndicale représentative dans l’entreprise ne pourra être partielle et intéressera donc l’accord dans son entier.
Article 13.4. Durée de l'accord
Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à la date de conclusion des présentes.
Article 13.5. Révision de l’accord
Chacune des Parties pourra demander la révision du présent accord, notamment si les dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles dans le cadre desquelles il a été conclu venaient à être modifiées ou supprimées, remettant en cause l’esprit même et l’équilibre de ce dernier.
La demande de révision peut intervenir à tout moment, à l’initiative de l’une des Parties signataires. Elle doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire.
L’ensemble des organisations syndicales dans l’entreprise seront invitées à la négociation en vue d’une éventuelle révision de l’accord.
A l’issue du cycle électoral au cours duquel le présent accord est conclu, seront habilitées à engager une procédure de demande de révision toutes les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.
Article 13.6. Dénonciation de l’accord
Chaque Partie signataire peut dénoncer le présent accord.
La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires et faire l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.
Cette dénonciation prendra effet trois mois après la réception de cette demande.
Article 14.7. Notification, dépôt et publicité
Le présent accord donnera lieu à dépôt conformément aux dispositions du code du travail :
Un exemplaire du présent accord sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.
Un exemplaire sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail par le représentant légal de l’entreprise, accompagné d’un exemplaire anonymisé afin qu’il soit publié sur la base de données nationale.
Toutefois, les Parties pourront acter qu'une partie de l'accord ne devra pas faire l'objet de cette publication. Cet acte devra être signé par les organisations syndicales signataires et par le représentant légal d’ehs et sera porté en annexe au présent accord. Cet acte sera déposé dans les conditions mentionnées ci-dessus avec la version destinée à la publication. Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, le présent accord sera également notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.
En application de l’article R.2262-2 du Code du travail, un exemplaire sera remis au comité social et économique. Il sera affiché sur les panneaux du personnel prévus à cet effet. Il sera également diffusé sur le « Portail salarié ». Fait à Bagneux, le 13 mai 2025
