Exane SA, société anonyme au capital de 30.691.800 euros Rcs Paris B 342 040 268 dont le siège est situé au 6, rue Ménars 75002 Paris,
Exane Asset Management, S.A.S au capital de 3.000.000 euros Rcs Paris B 434 692 828 dont le siège est situé au 6, rue Ménars 75002 Paris,
Exane Derivatives, société en nom collectif au capital de 15.037.000 Rcs Paris 491 294 567 dont le siège est situé au 6, rue Ménars 75002 Paris,
Exane Finance, société anonyme au capital de 2.400.000 euros Rcs Paris 339 563 215 dont le siège est situé au 6, rue Ménars 75002 Paris,
Exane Derivatives Gérance, société anonyme au capital de 16.807.552 euros Rcs Paris 652 022 575 dont le siège est situé au 6, rue Ménars 75002 Paris,
Ellipsis Asset Management, société anonyme au capital de 2.307.000 euros Rcs Paris 504 868 738 dont le siège est situé au 6, rue Ménars 75002 Paris,
Composant l’ensemble des sociétés de l’UES Exane, en l’état actuel, ci-nommée Exane. Ensemble représenté par ………………, en vertu des mandats dont il dispose à cet effet. D’une part,
Et
L’organisation syndicale représentative au plan de l’UES Exane suivante, dûment habilitée à effet de négocier et conclure le présent accord :
CFTC représentée par ………………, en sa qualité de délégué syndical de l’UES.
D’autre part,
Il a été conclu le présent accord.
Vu la Charte sociale européenne. Vu la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne. Vu la loi travail n° 2016-1088 du 8 août 2016. Vu le Code du travail. Vu la convention collective des marchés financiers. Vu l’avis favorable à l’unanimité du CHSCT en date du 7 septembre 2017. Vu l’avis favorable à l’unanimité de l’Instance Commune du Personnel disposant des prérogatives du Comité d’Entreprise du 15 septembre 2017. Vu l’accord sur le temps de travail en date du 3 mars 2000. Vu le règlement intérieur en date du 15 décembre 2011 et la charte informatique en date du 2 juillet 2017. Et après communication à la Direccte et au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes de Paris
Préambule
L’UES Exane a pour activité principale l’intermédiation et l’exécution d’ordres de bourse pour le compte de clients institutionnels, le trading de valeurs mobilières et instruments financiers sur le marché secondaire des actions, produits dérivés sur actions et obligations, principalement européens ainsi que la gestion de fonds dont des fonds convertibles, crédits et diversifiés. Certaines des sociétés la composant disposent de filiales et succursales implantées à l’étranger dont notamment aux Etats-Unis, à Singapour, en Angleterre ou encore en Espagne.
L’UES entend rappeler son attachement au respect des règles sociales et au bien-être des salariés au travail dans le respect des règles européennes et nationales en vigueur.
Conformément au 7° de l’article L.2242-8 du Code du travail issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016, dite « loi travail », l’UES Exane a engagé une négociation portant sur le droit à la déconnexion. Cette négociation a été menée :
1° dans le but à la fois :
de réaffirmer l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé,
de permettre aux salariés de mieux articuler leur vie personnelle et leur vie professionnelle,
2° sur la base d’un diagnostic réalisé en avril 2017 afin de mesurer le taux d’équipement d’outils de communication des salariés de l’UES Exane par département,
3° en prenant en compte les spécificités de l’activité des sociétés composant l’UES Exane, notamment la présence de certaines filiales et succursales situées à l’étranger et sur des fuseaux horaires différents ou encore des salariés amenés à effectuer des déplacements professionnels.
II. Objet de l’accord
1° Le droit à la déconnexion vise à assurer le respect des temps de repos et de congés des salariés entrant dans son champ d’application.
La généralisation et l’évolution des outils numériques permettent désormais un accès facilité des collaborateurs aux données et communications professionnelles en dehors de leur lieu de travail. Toutefois, ces évolutions technologiques ne doivent pas se faire au détriment de leur temps de repos et de congés et/ou de leur vie personnelle et familiale. Ces outils ont pour but de faciliter l’exercice de leur activité professionnelle et permettent une flexibilité appréciée par les salariés toutefois, ils ne doivent en aucun cas interférer dans leur vie personnelle et familiale et en dehors de leur temps de travail.
2° De manière plus générale, le droit à la déconnexion a pour finalité la protection de la santé des salariés au travail :
en leur permettant d’exercer leur activité dans un environnement respectueux de leur temps de repos et de congés et de leur vie personnelle et familiale,
de lutter contre la surcharge d’informations liée à l’utilisation des outils de communication,
de prévenir le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels.
3° Le présent accord a pour but de mettre en place les modalités permettant aux salariés d’exercer leur droit à la déconnexion et des actions de sensibilisation pour s’assurer de la mise en œuvre de ce droit.
III. Champ d’application et conditions du droit à la déconnexion
1° Le présent accord a été conclu dans le cadre du 7° de l’article L.2242-8 du Code du travail issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016, dite « loi travail ».
Il est signé au niveau de l’UES Exane et s’applique à l’ensemble des entités juridiques la composant à la date de signature ainsi qu’aux entités pouvant ultérieurement y être intégrées.
2° Le droit à la déconnexion est un droit reconnu à l’ensemble des salariés de l’UES Exane soumis à la durée du travail, à l’exception des cadres dirigeants tels qu’ils sont définis à l’article L. 3111-2 du Code du travail.
Les parties ont également souhaité porter une attention particulière aux salariés bénéficiant d’une convention de forfait-jours dont la durée de travail ne peut être prédéterminée du fait de leur autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et de la nature de leurs fonctions. Tout en maintenant leur autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps, les parties ont rappelé que la reconnaissance du droit à la déconnexion à ces salariés était essentielle. Elles s’assurent qu’elles ont connaissance de l’ensemble des modalités d’exercice de ce droit prévues dans le présent accord.
Les parties rappellent que le droit à la déconnexion est également reconnu aux salariés bénéficiant d’une organisation de travail dite « télétravail ». Les salariés en situation de télétravail n’exercent pas leur activité dans les locaux habituels de l’entreprise et utilisent donc des moyens de communication à distance. Cette organisation de travail ne doit pas perturber ni créer d’éventuelles dérives ou pratiques intrusives ayant pour conséquences le non-respect des périodes de repos et de congés ou de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle.
3° Tous les salariés, titulaires d’un contrat de travail, actifs dans l’entreprise, accéderont à l’information complète du dispositif par le biais d’une communication de la Direction des ressources humaines, de leur management ou par consultation du site intranet.
Il est expressément convenu que les termes utilisés et les outils cités dans le présent accord peuvent être modifiés, seuls les changements significatifs devant faire l’objet d’un avenant à l’accord.
IV. Définitions
La loi n°2016-1088 du 8 août 2016 ne définit pas les termes de cette nouvelle obligation de négociation qu’elle introduit. Les parties ont en conséquence jugé utile de les définir dans le présent accord.
1° Les parties entendent par droit à la déconnexion, le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques et/ou de communication professionnels en dehors de son temps de travail (repos, congés, absences, …).
2° Les outils numériques ou outils de communication visés dans le présent accord sont ceux permettant un accès aux données professionnelles et sont les suivants :
les outils physiques (ordinateurs, tablettes, téléphones portables, …),
les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance (messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, intranet/internet…).
A l’occasion du diagnostic préalable réalisé dans le cadre des négociations de cet accord, les parties ont identifié trois outils numériques qui peuvent potentiellement favoriser une « surconnexion » des salariés :
les téléphones portables professionnels, dont conformément à la charte informatique de l’UES Exane, l’usage personnel est autorisé (système communément appelé « COPE »),
l’accès à la messagerie professionnelle depuis un terminal personnel (système communément appelé « BYOD »),
l’accès à distance au réseau interne d’Exane et au poste de travail professionnel (au moment de la rédaction du présent accord, cette connexion est réalisée par le biais de clés RSA).
Il est rappelé que ces trois outils ne sont mis en place qu’avec l’accord des salariés et de leur management. En aucun cas ils ne pourront être imposés de manière permanente si l’activité du salarié ne le justifie pas, les salariés peuvent en demander le retrait à tout moment.
3° Le temps de travail se définit comme les horaires ou jours de travail du collaborateur durant lesquels il est à la disposition de son employeur et comprenant notamment :
les heures de travail,
les heures supplémentaires,
les jours de travail dans le cadre de la convention de forfait annuel jours dans le respect des amplitudes quotidiennes et hebdomadaires de travail,
les astreintes,
à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaire, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés, des jours de repos, des arrêts justifiés, …
Le droit à la déconnexion s’applique pendant
les périodes de repos et de congés (congés payés, jours de réduction du temps de travail, congé maladie, congé maternité, congé parental, …).
Les parties ont souhaité rappeler que conformément aux dispositions du Code du travail, tout salarié bénéficie en principe d’un repos quotidien d’une durée minimale de onze heures consécutives et que le repos hebdomadaire a une durée minimale de vingt-quatre heures consécutives auxquelles s’ajoutent les heures consécutives de repos quotidien.
Modalités d’exercice du droit à la déconnexion
Les parties ont souhaité construire les modalités d’exercice du droit à la déconnexion sur deux axes :
le rappel des règles de bonne conduite qui devraient être appliquées par tout un chacun,
l’introduction et la mise en place de bonnes pratiques au sein de l’UES Exane.
Afin de s’assurer de la connaissance de ces règles et bonnes pratiques, les parties souhaitent qu’elles soient compilées dans un document qui sera remis à l’ensemble des collaborateurs entrant dans le champ d’application du droit à la déconnexion et du présent accord.
Rappel des principes de bonne conduite
Les parties souhaitent que soient rappelées aux collaborateurs (aux managers comme aux membres de leurs équipes) les règles de bonne conduite suivantes :
les règles générales en matière de repos,
le principe de la connexion choisie : aucun salarié n’est tenu de répondre à ses courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel pendant ses périodes de repos, d’absences et de congés.
l’utilisation des outils professionnels qui ont pour seul objet de pouvoir être mobiles pendant le temps de travail,
l’envoi des emails : s’interroger lors d’un envoi sur la pertinence des destinataires des courriels pour éviter la surinformation et l’encombrement des messageries électroniques ainsi qu’indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu d’un courrier et le degré d’urgence de l’envoi,
la vigilance nécessaire de la part des managers notamment sur la charge de travail de leurs équipes, leur temps de travail, le respect des périodes de repos et de congés,
l’activation d’un message d’absence automatique avec mention de la personne à contacter en cas d’urgence pendant les périodes de congés et d’absence,
la possibilité de
mise en place d’une délégation de la boîte email, permanente ou le temps de l’absence,
une priorisation des demandes en ne sollicitant pas de réponse immédiate sauf en cas de réelle nécessité,
l’optimisation du temps de réunion, en s’abstenant notamment d’utiliser des outils de communication pour une meilleure concentration et le respect de ses interlocuteurs, à cet effet, il pourra être demandé par exemple aux participants de laisser les téléphones portables à l’extérieur de l’espace de réunion,
le respect des périodes de repos, congés et suspension du contrat de travail par l’ensemble des acteurs de l’entreprise, lorsqu’elles sont connues et quel que soit le lien hiérarchique,
l’usage raisonné des outils de communication, notamment en évitant l’émission d’emails, de SMS et d’appels à l’attention de salariés en période de repos ou de congés.
Mise en place de bonnes pratiques
Les parties souhaitent également aller plus loin que le simple rappel des règles de bonne conduite, elles souhaitent également que soient mises en place au sein de l’UES Exane les bonnes pratiques suivantes :
l’ajout d’un thème « exercice du droit à la déconnexion » dans la partie « environnement de travail » de l’entretien annuel, afin de s’assurer de la connaissance des modalités par les salariés et la possibilité de faire état à cette occasion des éventuelles difficultés rencontrées,
l’information des salariés et des managers
sur la mise à disposition d’interlocuteurs au sein d’Exane (notamment la Direction des ressources humaines) en cas de difficultés rencontrées dans la mise en œuvre du droit à la déconnexion,
la déconnexion automatique des accès à distance après information du manager pour les salariés dont le contrat de travail est suspendu pour une période initiale supérieure à un mois (congés maternité, congé sabbatique, congé pour création d’entreprise…),
une déconnexion manuelle des accès à distance pourra être effectuée en cas de situation exceptionnelle notamment dans un but de protection du salarié.
Information et sensibilisation des collaborateurs
Information des collaborateurs sur les modalités d’exercice de leur droit à déconnexion
Afin de s’assurer que les règles de bonne conduite et les bonnes pratiques soient connues de tous les collaborateurs , aussi bien les managers que les collaborateurs, les parties souhaitent les compiler dans un «guide du droit à la déconnexion».
A cet effet, il sera procédé à :
la rédaction d’un document qui sera effectuée par la Direction des ressources humaines, après avis du CHSCT et de l’Instance Commune du Personnel,
la diffusion du document qui sera réalisée auprès de tous les salariés par voie d’email et mis en ligne sur le site intranet de la société Exane. Il sera remis (soit en version papier soit dans le pack d’entrée numérique) à chaque nouvel entrant.
Il sera également remis aux prestataires amenés à travailler avec les salariés d’Exane, par le biais du contrat de prestation, afin de s’assurer du respect des règles de bonnes conduites et des bonnes pratiques vis-à-vis des salariés de l’UES Exane.
Mise en place d’actions de sensibilisation
1° Afin de s’assurer de la bonne compréhension et de la mise en œuvre des règles éditées dans le guide mentionné au présent article, les parties souhaitent que soient mises en œuvre des actions de sensibilisation aussi bien à l’attention des managers que des collaborateurs.
Dans ce cadre, l’UES s’engage notamment à :
sensibiliser chaque collaborateur à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques,
d’étudier l’impact de l’évolution numérique des postes de travail notamment préalablement à l’introduction de nouvelles technologies et/ou d’outils numériques, à la lumière du droit à la déconnexion.
Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux demandes et besoins des salariés et devront faire l’objet d’une concertation annuelle entre l’employeur et les partenaires sociaux.
2° Plus précisément, les actions de sensibilisation :
A l’attention des collaborateurs, ces actions auront pour but de les sensibiliser à l’utilisation des outils numériques afin de s’assurer qu’ils puissent pleinement exercer leur droit à la déconnexion.
A l’attention des managers, ces actions auront pour but de leur permettre la mise en œuvre de l’ensemble des modalités d’exercice du droit à la déconnexion par leurs collaborateurs et d’identifier les éventuelles situations à risques.
Indicateurs de suivi
Afin de pouvoir suivre l’évolution du taux d’équipement et de la connectivité des salariés, les parties ont décidé de mettre en place les indicateurs annuels suivants :
nombre de salariés équipés d’un ordinateur portable,
nombre de salariés équipés d’une clé RSA (permettant une connexion à distance),
nombre de salariés ayant accès à leur messagerie professionnelle depuis un équipement mobile (COPE et BYOD).
De plus, une fois les actions de sensibilisation choisies et mises en œuvre,
un bilan annuel sera réalisé faisant état du nombre d’actions menées et du nombre de salariés sensibilisés.
Ces indicateurs seront présentés annuellement à l’Instance Commune du Personnel.
Durée de l’accord et publicité
1° Le présent accord est conclu pour une durée de trois ans. Les dispositions cesseront automatiquement et de plein droit soit 3 ans après sa date d’application.
2° Il entrera en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt réalisées. Un exemplaire original sera remis à chaque organisation syndicale représentative au sein de l’UES.
Mention de cet accord figurera sur les tableaux d’affichage et une copie sera remise aux représentants du personnel.
3° Cet accord peut être consulté par chaque salarié auprès de la Direction des ressources humaines.
Les formalités de publicité et de dépôt du présent accord sont réalisées conformément aux dispositions de l’article L.2231-6 et de l’article D.2231 du code du travail. Un exemplaire de l’Accord sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris et deux exemplaires seront déposés, dont une version originale sur support papier et une version sur support électronique, auprès de la DIRECCTE de Paris.
Calendrier de suivi des mesures de l’accord
Afin d’assurer la mise en œuvre du présent accord, les parties se sont entendues sur le calendrier suivant :
rédaction et diffusion du guide prévu à l’article VI. : janvier 2018 au plus tard,
mise en place des actions de sensibilisation prévues à l’article III : janvier 2018 au plus tard,
bilan du présent accord : premier trimestre 2022, sous réserve des dispositions de l’article L. 2242-8 du Code du travail relatif à la négociation annuelle sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail.
Révision de l’accord
L’Accord constitue un tout indissociable. Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie de l’accord sous réserve de respecter un préavis de trois mois. L’Accord peut être révisé sous forme d’avenant selon les modalités des articles L. 2261-7 et suivant du Code du travail sous réserve de respecter un préavis de trois mois.
Règlement des litiges
Les différends qui viendraient à se produire à propos de la validité, de l'interprétation, de l'exécution ou de l'inexécution, de l'interruption ou de la résiliation du présent Accord, seront soumis à la médiation conformément à l’article L.2523-1 du Code du travail.
Pendant toute la durée du différend, l’application de l’Accord se poursuit conformément aux règles qu’il a énoncées.
Fait à Paris, le 9 octobre 2017. En 4 exemplaires originaux dont un pour chaque partie, Et un pour la DIRECCTE, un pour le Conseil des Prud’hommes de Paris.
